Anda di halaman 1dari 13

Pert 01-02

Davenport & Perusak :


o Data, sekumpulan diskrit (elemen berbeda yg tdk bersambungan), fakta-fakta
obyektif tentang peristiwa.
o Informasi, sebuah pesan dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang
terdengar/terlihat.
o Pengetahuan (knowledge) dianggap sebagai komoditas yang berharga yang
tertanam dalam produk (khususnya yg hi-tech). Didefinisikan sebagai campuran nilai,
informasi, dan wawasan ahli yang mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman
baru dengan informasi. Berasal dan diterapkan pada pikiran seseorang. DI dalam
organisasi umumnya tidak hanya tersimpan dalam bentuk dokumen atau repository
tetapi juga rutinitas, proses & norma dalam organisasi.

Knowledge Management adalah proses menerapkan pendekatan sistematis untuk


menangkap, merestrukturisasi, mengelola dan menyebarkan pengetahuan pada
keseluruhan organisasi untuk dapat bekerja lebih cepat, menggunakan best practice,
mengurangi biaya berulang dari suatu proyek ke proyek lainya.

Berdasarkan pada 2 aktivitas kritis yaitu :


o Capture dan dokumentasi pengetahuan individu baik tacit maupun eksplisit
o Penyebarannya di dalam organisasi

Interdisciplinary Nature of KM

2 Tipe Knowldege
o Tacit, sulit untuk dijelaskan dalam kata-kata ataupun digambarkan. Contoh
pengalaman, pemikiran, komitmen, perbuatan. Sifatnya aktif. (sharing f2f,
beradaptasi, mentoring)
o Eksplisit, konten yang telah ditangkap dalam bentuk nyata yang sama seperti katakata, rekaman audio, atau gambar. Contoh data, informasi, rekaman. Sifatnya pasif.
(bikin SOP, guideline, transfer Knowlegde via produk atau dokumentasi)

Concept Analysis Technique : pendekatan analisis berdasarkan 3 konsep dimensi


yaitu, list key atribut, ilustratif example & illustrative non example

Key atribut dari KM

o
o
o
o
o
o
o
o

Membuat knowledge baru


Mengakses pengetahuan bernilai dari sumber eksternal
Menggunakan pengetahuan untuk pengambilan keputusan
Menanamkan knowledge dalam produk dan layanan
Merepresentasikan knowledge dalam dokumen, db, software
Fasilitasi pertumbuhan knowledge lewat budaya dan insentif
Transfer knowledge yang ada ke bagian lain organisasi
Mengukur nilai dari asset KM atau dampak KM

Fase perkembangan sejarah KM


Industry (1800) > transportasi (1850) > Komunikasi (1900) > Komputer/internet (1950) >
virtualisasi (1980) > personalisasi (2000)

Aset Fisik -> Knowledge asset


o Aset intelektual, diwakili dengan jumlah total apa yg karyawan organisasi ketahui
dan tahu bagaimana cara melakukanya. Nilainya kira2 sama dengan biaya saat
menciptakan pengetahuan tersebut

3 Generasi KM
o 1st Generation: if we only knew what we know IT
o 2nd Generation: if we only knew who knows about. PEOPLE
o 3rd Generation: if we could only organize our knowledge. CONTENT

3 Level Intellectual Capital :

Incre
S
asing
trT Com
aO
a plexit
tpe
c y
erat
ti
gio
c
i na
a
cll

Politi
cal
Nego
Tech
tiatio
nical
n
integr
Mainl
ation
y
Mainl
y Subje
ctive
Obje
ctive

3 Perspektif KM
o Perspektif Bisnis
: fokus pada mengapa, di mana, dan sejauh mana organisasi
harus berinvestasi dalam memanfaatkan pengetahuan. Strategi, produk dan jasa dll
harus dipertimbangkan dari sisi pengetahuan.
o Manajemen Perspektif: fokus pada penentuan, pengorganisasian, pengarahan,
memfasilitasi, dan pemantauan praktek-pengetahuan terkait dan kegiatan yang
dibutuhkan untuk mencapai strategi bisnis
o Hands-on Perspektif : berfokus pada penerapan keahlian untuk melakukan
pekerjaan eksplisit pengetahuan terkait dan tugas.

KM Penting Karena :
o Globalisasi dari bisnis, banyak bahasa, budaya, dll
o Organisasi Pembelajar, untuk bisa kerja cepat & benar, bersaing dll butuh
kemampuan
o Corporate Amnesia, pekerja sangat mobile dan tidak suka terikat

Kemajuan teknologi, merubah ekspektasi seseorang jadi selalu ingin cepat, dll

FUNGSI KM bagi :
o Individu :
menghemat waktu dengan problem solving & decision making yg cepat
membangun ikatan dengan organisasi
tetap up to date
memberikan kesempatan & tantangan u/ berkontribusi
o

COP

:
mengembangkan kemampuan professional
meningkatkan peer to peer mentoring
memfasilitasi jaringan yang lebih efektif dan kolaborasi
mengembangkan kode etik profesi
adanya istilah umum

Organisasi :
membantu menjalankan strategi
pemecahan masalah yg cepat
best practice
peningkatan knowledge yg tertanam pada produk & layanan
menyuburkan ide & dan peluang inovasi
membangun memori organisasi & kemampuan bersaing.

Komponen Utama KM :

Pert 03-04
KM Cycle :
Wiig : Berfokus pada 3 kondisi yaitu memiliki produk/jasa, memiliki SDM, capital, dan
fasilitas, memiliki kapabilitas

Mc Elroy : Siklus pengetahuan yang berisi mengenai proses produksi dan integrasi
pengetahuan

Bukowitz and William : Proses manejemen pengetahuan mengenai bagaimana


organisasi memperluas, mengolah, dan menjalankan strategi berdasarkan
pengetahuan

Meyer and Zack : Memberikan beberapa analogi seperti produk penyimpanan


pengetahuan dan sistem untuk memproses informasi

Integrated KM Cycle : Melibatkan 3 tahap penting yaitu knowledge capture /


creation, sharing and dissemination,
acquisition and application

KM Cycle Processes
Knowledge Capture
Knowledge Creation
Knowledge Codification
Knowledge Sharing
Knowledge Access
Knowledge Application
Knowledge Re-Use

Pert 05-06
MAJOR THEORETICAL KM MODELS : Model KM harus memiliki karakteristik sebagai
berikut :
Memberikan pendekatan yang holistik (pertimbangan antara people, process,
organization, dan technology)
Telah banyak di diskusikan secara mendalam oleh para ahli
Telah di implementasikan dan di uji coba sehingga memiliki reabilitas dan validalitas
The von Krogh and Roos Model of Organizational Epistemology
berfokus pada pengetahuan individual dan pengetahuan sosial dan menggunakannya
sebagai pendekatan untuk mengelola pengetahuan organisasi
The Nonaka and Takeuchi Knowledge Spiral Model
four modes of knowledge
conversion :
1. Dari tacit ke tacit : Sosialisasi (Mentoring,
coaching)
2. Dari tacit ke explicit : externalisasi (video
tape, know-how)
3. Dari explicit ke explicit : kombinasi
(evaluasi, laporan)
4. Dari explicit ke tacit : internalisasi (bekerja
dengan cara baru)

Knowledge Spiral : Pengetahuan bukan merupakan suatu proses yang bertahap tetapi
merupakan proses interaksi antara tacit dan explicit di antara 4 kuadran
1. Belajar sendiri dari sosialisasi
2. Menerjemahkannya sehingga dapat di komunikasikan (externalisasi)
3. Pengetahuan kemudian di standarisasi (kombinasi)
4. Member kemudian belajar untuk menambah pengetahuan tacit (internalisasi)
5. Kembali lagi ke sosialisasi

The Choo Sense-making KM Model


Fokus kepada bagaiamana elemen informasi dipilih dan kemudian di jalankan dalam
organisasi

The Wiig Model for Building and Using Knowledge


Pengetahuan akan berguna dan bernilai jika disimpan dan di kelola
Berfokus pada 4 dimensi penting :
1. Completeness,
2. Connectedness,
3. Congruency, and
4. Perspective and purpose.
5 tingkat internalisasi :

3 bentuk pengetahuan dan 4 tipe pengetahuan di gabungkan dalam KM Matrix :

The Boisot I-Space KM Model


Menjelaskan 2 poin penting :
Semakin mudah data dapat di strukturkan menjadi informasi, semakin dapat
disebarkan
Semakin sedikit data yang telah terstrukturkan sehingga membutuhkan konteks untuk
penyebaran, semakin
dapat disebarkan
3 dimensi kubus :
(1) Codifieduncodified;
(2) Abstract concrete;
(3) Diffusedundiffused

and

Complex Adaptive System Models


of KM
Proses kunci dari ICAS
model :
1. Understanding.
2. Creating new ideas.
3. Solving problems.
4. Making decisions.
5. Taking actions to achieve desired
results.

The European Foundation for Quality Management (EFQM) KM Model


Model yang memiliki keterkaitan sangat erat dengan
proses KM dan hasil yang di ekspektasikan oleh
organisasi

The
Inukshuk
Model

KM

Pert 07-08
Knowledge Capture and Codification

Tacit Knowledge Capture

Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels


Yang harus dilakukan knowledge enigneer untuk menangkap pengetahuan tacit :
1. Menganalisasi informasi dan aliran pengetahuan
2. Bekerja dengan para ahli untuk mendapatkan informasi
3. Desain dan mengimplementasikan expert system
Yang harus dapat para ahli berikan :
1. Menjelaskan pentingnya pengetahuan dan caranya
2. Bersikap introspektif dan sabar
3. Memiliki skill komunikasi
Parsaye , 3 pendekatan untuk mengakuisisi pengetahuan dari individual dan grup :
1. Interviewing experts.
2. Learning by being told.
3. Learning by observation.
Teknik tacit knowledge capture lainnya :
Ad hoc sessions.
Road maps.
Learning histories.
Action learning.

E-learning.
Belajar dari pembicara bisnis dan perbandingan best practice

Key Knowledge Acquisition Phases

Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level


Malhotra (2000), 4 tahapan akuisisi pengetahuan pada level organisasi :
1. Grafting
: Migrasi pengetahuan antar organisasi
2. Vicarious learning
: Satu organisasi mengamati prosedur dan teknik organisasi
lain
3. Experiential learning
: Akuisisi pengetahuan dengan cara melakukan dan berlatih
di dalam 1 organisasi
4. Inferential processes
: Akuisisi pengetahuan melalui kejadian tertentu
Explicit Knowledge Codification
Dapat dilakukan melalui beberapa teknik :
Cognitive mapping
: Representasi dari mental model, yaitu bagaimana proses
pikiran manusia

Decision trees
: Berbentuk flowchart, yang memberikan jalan alternatif yang
mengidentifikasi dampak dari pengambilan keputusan yang berbeda

Knowledge taxonomies
pengetahuan

Task analysis

: Konsep seperti blok-blok dari bangunan yang berisi

Pert 11-12
CoP : Sekelompok orang yang memiliki identitas yang sama yang tergabung untuk berlatih
dalam satu grup
The Value Added by Communities of Practice
Membantu mendorong jalannya strategi
Memulai unit bisnis yang baru
Memberikan solusi masalah dengan cepat
Mentransferkan best practice
Mengembangkan skill profesional
Membantu perusahaan merekrut dan mempertahankan bakat
Social Network Analysis (SNA) adalah pemetaan dan pengukuran relasi antar orang, grup,
organisasi, komputer, dan informasi
Types of Communities :
Joint enterprise : komunitas yang mengikat antar anggota, ikatannya adalah
mengapa mereka mau berinteraksi satu sama lain
Mutual engagement : Bagaimana anggota menjadi bagian dari komunitas. Mereka
tidak tergabung secara langsung tetapi karena memiliki suatu pekerjaan atau
mengenal seseorang
Shared repertoire : Yaitu tempat kerja yang dapat digunakan oleh anggota untuk
berkomunikasi.
Common Characteristics of COPs

: Goal yang sama, komitment, virtual workspace

Roles and Responsibilities in CoPs


Kim (2000) lists the key roles as
1. Visitors
: mengunjungi sesekali tetapi bukan anggota
2. Novices
: anggota baru yang baru mulai mempelajari CoP
3. Regulars : anggota yang secara berkala berinteraksi dengan yg lain
4. Leaders
: anggota yang memiliki waktu dan tenaga untuk
mengoperasikan CoP
5. Elders
: anggota yang dihargai dalam CoP dan mengelola sejarah
dari CoP

Nickols (2000) defines more official community roles:


1. A Champion
: Mendukung pada level yang tertinggi, berbagi,
mempromosikan, dan memberikan dampak
2. A Sponsor : Jembatan antara CoP dan organisasi, sebagai penyedia dana
3. A facilitatior
: Memberikan fasilitas agar anggota dapat saling
berinteraksi dengan baik
4. A Practice Leader : Memberikan langkah strategis, inovasi, dan best
practice
5. A Knowledge service center or office (KSO) : Integrator dalam CoP
yang menghapus duplikasi
6. Members : anggota dalam CoP yang berinteraksi, belajar, dan ikut serta
mempromosikan CoP

Pert 13-14
Knowledge Application
Penggunaan aktual dari suatu KM yang telah dibuat dan di simpan

Knowledge Application at the Individual Level


Blooms Taxonomy of Learning Objectives
Membagi pengetahuan ke dalam skema hirarki antara psychomotor skil, affective
domain (attitude), dan cognitive domain (knowledge).
Task Analysis and Modeling

Apa yang harus dilakukan oleh knowledge worker kepada beberapa aksi
Electronic Performance Support Systems (EPSS) : alat elektronik yang
terintegrasi yang dapat digunakan oleh karyawan untuk mengakses informasi,
software, panduan dll secara online agar dapat mengerjakan pekerjaan dengan
dukungan dan ganggung yang minimal dari orang lain.

Knowledge Application at Group and Organization Levels

1.
2.
3.
4.

Key characteristics of a KMS are support for:


Komunikasi antara berbagai macam user
Koordinasi aktivitas user
Kolaborasi antar grup untuk kreasi, modifikasi, dan diseminasi produk
Mengontrol proses untuk memastikan integritas

KMS memiliki fungsi dukungan untuk informasi, yaitu :


1. Acquiring and indexing, capturing, and archiving,
2. Finding and accessing,
3. Creating and annotating,
4. Combining, collating, and modifying,
5. Tracking.
Knowledge Reuse
3 peran :
Knowledge Producer : orang yang memproduksi dan mendokumentasikan
pengetahuan
Knowledge Intermediary : Mempersiapkan pengetahuan untuk digunakan kembali
Knowledge reuser
: menggunakan kembali, mengerti, dan melakukan
Knowledge Repositories
Davenport et al. (1998) :
- External knowledge (gathered from competitive intelligence, demographic, or
statistical data from data reseller, and other public sources)
- Internal knowledge repositories (Informal: Transcript of group discussions, e-mails,
or the other forms of internal communications)

Zack (1999) mengklasifikasikan repositori berdasarkan isinya:


General knowledge (e.g. Published scientific literature)
Specific knowledge (which includes knowledge of the local context of the
organization)