Anda di halaman 1dari 24

28

BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Perancangan sistem merupakan tahap yang sangat penting dalam


pembangunan sebuah sistem, karena pada tahap ini akan menentukan
tahapan selanjutnya serta baik atau tidaknya hasil perancangan yang
akan diperoleh.
Tahap perancangan sistem dapat digambarkan sebagai tahap
perancangan untuk membangun suatu sistem dan mengkonfigurasikan
komponen-komponen

perangkat

lunak

dan

perangkat

kerasnya,

sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik bagi pemakai. Tahap


perancangan sistem ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai,
selain itu juga memberikan gambaran yang jelas dan mudah dimengerti
untuk tahap pembuatan programnya.
Diharapkan dengan adanya rancangan ini, waktu proses akan lebih
cepat,

yang

pengambilan

berarti

juga

keputusan

akan

yang

menghasilkan

lebih

cepat,

informasi

efektif,

efisien

serta
dan

memperkecil terjadinya kesalahan.

4.1 Gambaran Sistem


Perancangan sistem ini akan menjelaskan perancangan arus
dokumen (flow map), perancangan perangkat lunak yang digambarkan

29

dalam bentuk diagram konteks, diagram arus data (DFD), Entity


Relationship Diagram (ERD), struktur file dan struktur program.
Berdasarkan pengidentifikasian masalah terhadap kebutuhan sistem
yang ada pada Toko Sinar Padang Sambean, maka dilakukan suatu
perancangan sistem. Sistem tersebut akan dirancang menyangkut
pengolahan data persediaan barang, pembelian barang dan penjualan
barang. Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada di Toko Sinar
Padang Sambean berupa kurang efisiennya waktu, kurang terjaminnya
keamanan data, proses yang masih dilakukan secara manual, lambatnya
proses pembuatan laporan dan sebagainya, maka dirancang suatu
program yang mampu mengatasi masalah-masalah tersebut, yang mana
program tersebut dapat memproses dan mengolah data yang disimpan
kedalam database, serta dapat dijadikan sebagai bahan acuan untuk
sebuah laporan.

4.2 Analisis Sistem Yang Berjalan

Dilihat dari sistem yang sedang berjalan di Toko Sinar ini, transaksi
yang dilakukan dapat dijelaskan seperti di bawah ini :
1. Konsumen akan mencari barang yang akan dicari kemudian
menyerahkan barang tersebut ke kasir untuk dilakukan transaksi
pembayaran.

30

2. Untuk

Prosedur

Pembelian

atau

pengadaan

barang

yang

melakukan trasnsaksi ini adalah pimpinan dimana barang akan


dibeli langsung ke supplier sesuai list pesanan barang dipesan.
3. Didalam Prosedur pembuatan laporan kasir harus mencatat hasil
transaksi laporan setiap harinya untuk menentukan barang yang
terjual dan laporan tersebut akan diperiksa oleh pimpinan.
Untuk lebih jelasnya, berikut gambar flowmap berjalan dari prosedur
proses yang terjadi pada Toko Sinar, sebagai berikut :

31

Gambar 4.1 Flow Map pembelian barang (yang sedang berjalan)

4.2.1 Prosedur Pembelian Barang


Keterangan :
LPB : List Pesanan Barang
DPB : Data Pembelian Barang

32

Pada gambar 4.1 dapat dijelaskan tentang prosedur pemasukan barang ke


Toko Sinar, yaitu sebagai berikut :
1. Pimpinan mencatan

daftar yang akan dibeli ke supplier, kemudian

dibuatkan list pembelian barang yang akan diserahkan ke supplier.


2. Supplier menerima list pembuatan barang lalu dibuatkan faktur
sebanyak dua rangkap.
3. Faktur di terima oleh pimpinan, kemudian dilakukan pengecekan
barang.

Jika

barang

tidak

sesuai

maka

faktur

tersebut

akan

dikembalikan kepada supplier. Jika barang sesuai dengan pesanan


makan faktur tersebut ditanda tangani oleh pimpinan.
4. Faktur yang sudah ditanda tangani, rangkap pertama digunakan oleh
pimpinan untuk membuat data pembelian barang untuk di catat ke data
barang masuk serta diarsipkan. Sedangkan rangkap kedua diserahkan
kepada supplier.

33

Gambar 4.2 Flow Map penjualan barang (yang sedang berjalan)

4.2.2 Prosedur Penjualan barang


Pada gambar 4.2 merupakan prosedur atau proses penjualan barang di
Toko Sinar yaitu sebagai berikut :
1. Konsumen menyerahkan barang yang akan dibeli kepada kasir.
2. Kasir melakukan pencatatan penjualan barang kemudian menghitung
total barang yang dibeli oleh konsumen. Serta mengkonfirmasikan
kepada konsumen total yang harus dibayarkan.

34

3. Setelah menerima pembayaran oleh konsumen kemudian kasir


membuatkan struk penjualan barang sebanyak dua rangkap. Rangkap
pertama diserahkan kepada konsumen. Sedangkan rangkap kedua
digunakan untuk pembuatan laporan penjualan yang akan diserahkan
kepada pimpinan.

4.3 Identifikasi Masalah Terhadap Sistem Yang Sedang Berjalan

Informasi mengenai

pengolahan data persediaan

barang dan

pembuatan laporannya di Toko Sinar masih menggunakan sistem yang


manual. Dengan sistem ini segala sesuatu dikerjakan dengan cara
manual seperti pembuatan laporannya, pencatatan pembelian dan
penjualan barang, serta proses-proses lainnya sehingga waktu yang
digunakan kurang efektif.
Ada beberapa permasalahan yang dihadapi didalam sistem yang
sedang berjalan saat ini, diantaranya :
1. Sistem yang berjalan saat ini masih manual dengan melakukan
pembelian dan penjualan barang secara tetulis maka akan
menghabiskan waktu yang cukup banyak.
2. Pada perhitungan data penjualan masih menggunakan manual,
sering terjadi kesalahan perhitungan dalam melakukan trasnsaksi.
3. Penyimpanan data barang, data transaksi penjualan, data
trasnsaksi pembelian masih tersimpan didalam buku.

35

4. Didalam pencarian data barang seorang pengelola sering


mengeluh karena data yang tersimpan didalam arsip sangat
banyak dan akan membutuhkan waktu yang lama.

4.4 Perubahan Prosedur


Maksud dari perubahan prosedur ini adalah perbaikan prosedur dari
sistem yang telah ada dan penambahan proses baru untuk menunjang
perbaikan dari sistem. Adapun perubahan prosedur tersebut dapat
dilihat pada Flow Map Sistem Informasi Penjualan yang diusulkan
dibawah ini :

Gambar 4.3 Flow Map pembelian barang (yang diusulkan)

36

Dari gambar 4.3 diatas dapat dijelaskan tentang prosedur pembelian


barang yang diusulkan di Toko Sinar Padang Sambean sebagai berikut:
1. Pimpinan membuat daftar kebutuhan barang dan membuat list
pesanan barang yang dibeli. Dimana list pesanan barang ini akan
diberikan ke supplier untuk dilakukan pemesanan barang.
2. List pesanan barang diterima oleh supplier kemudian dibuatkan
nota berupa faktur sebanyak dua rangkap.
3. Faktur

tersebut

kemudian

diterima

oleh

pimpinan

serta

melakukan pengecekan barang yang di pesan. Apabila barang


tidak sesuai maka faktur tersebut dikembalikan ke supplier.
Apabila faktur tersebut sesuai dengan pesanan maka faktur
tersebut akan ditandatangani. Faktur pertama akan diterima oleh
pimpinan sedangkan faktur kedua diserahkan ke supplier.
4. Dari

faktur

yang

sudah

ditanda

tangan.

Maka

pimpinan

melakukan pemasukan data pembelian ke database serta


membuat lamporan pembelian barang.

37

Gambar 4.4 Flow Map penjualan barang (yang diusulkan)

Dari

gambar

4.4

diatas

dapat

dijelaskan

tentang

prosedur

pengolahan penjualan barang yang diusulkan di Toko Sinar Padang


Sambean sebagai berikut:
1

Konsumen menyerahkan daftar barang yang akan dibeli kepada


kasir.

Kasir mencatat data penjualan ke database serta menghitung


total

barang

yang

dibeli

konsumen.

Kemudian

kasir

menginformasikan total harga barang yang harus dibayar.


3

Konsumen melakukan pembayaran barang yang dibeli kepada


kasir, kemudian kasir melakukan mencetakan struk penjualan
sebanyak dua rangkap. Dimana rangkap pertama diserahkan
kepada konsumen. Sedangkan rangkap kedua di arsipkan oleh
kasir.

Dari total keseluruhan penjualan. Kasir melakukan pembuatan


laporan penjualan barang. Dimana laporan ini nantinya akan
diserahkan kepada pimpinan.

4.5 Diagram Konteks


Diagram

Konteks

adalah

diagram

yang

digunakan

untuk

menggambarkan sistem secara keseluruhan yang mewakili seluruh

38

proses yang terjadi, dan menggambarkan bagaimana hubungan antara


proses utama dan entitas yang terlibat dalam pengolahan data
penjualan di Toko Sinar Padang Sambean. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada diagram konteks di bawah ini:

Gambar 4.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Penjualan

4.6 Data Flow Diagram (DFD)


Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang
akan

dikembangkan

secara

logika,

tanpa

mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik


dimana data tersebut akan disimpan. DFD juga dapat digunakan untuk
menggambarkan arus data terstruktur dan jelas mulai dari input data,
pemrosesan sampai dengan outputnya.

39

4.6.1 DFD Level 1

Gambar 4.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penjualan Barang

Dari gambar 4.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penjualan Barang


dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Input Data Supplier
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data supplier
baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian dan
penghapusan data supplier. Kemudian akan disimpan dalam
sebuah tabel.
2. Input Jenis Barang
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data jenis
Barang baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian

40

dan penghapusan data jenis Barang. Kemudian akan disimpan


dalam sebuah tabel.

3. Input Data Barang


Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data Barang
baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian dan
penghapusan data Barang. Kemudian akan disimpan dalam
sebuah tabel.
4. Input Pengguna
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data pengguna
sistem informasi baik itu untuk proses penginputan, pengeditan,
pencarian dan penghapusan data user. Kemudian akan disimpan
dalam sebuah tabel.
5. Input Pembelian Barang
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data pembelian
Barang

ke

supplier

baik

itu

untuk

proses

penginputan,

pengeditan, pencarian dan penghapusan data pembelian Barang.


Kemudian akan disimpan dalam sebuah tabel.
6. Input Penjualan Barang
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data Penjualan
Barang ke konsumen Kemudian akan disimpan dalam sebuah
tabel.
7. Pembuatan Laporan

41

Proses ini berfungsi untuk membuat laporan, yaitu laporan data


pemasok, data jenis Barang, data Barangl, data pengguna, data
pembelian barang dan data penjualan barang.

4.7 Kamus Data


Nama arus data : Input barang
Alias

: Penambahan Barang

Aliran

: Proses 1.0 - Pimpinan


Proses 2.0 Tbl Jenis Barang

Penjelasan

: Untuk Penambahan Barang

Periode

: Setiap terjadi penambahan barang

Volume

: Tidak terbatas

Struktur Data

: Isi

Isi

= {Kode_Barang + Nama_Barang + Kode_Jenis + Satuan


+ Harga_Beli + Harga_Jual + Stok }

Kode_Barang

*Terdiri dari 5 digit*

Nama arus data : Pembelian barang


Alias

: Nota pembelian

Aliran

: Proses 1.0 - Pimpinan


Proses 4.0 Tbl Data Supplier

Penjelasan

: Untuk Pesanan Pembelian Barang

Periode

: Setiap terjadi pembelian barang

42

Volume

: Rata-rata perhari 10 pesanan pembelian

Struktur Data

: Header + Isi

Header

= No_Nota + Tgl_Pembelian + Nama_Supplier +


Alamat_Supplier

No_Nota

*Terdiri dari 20 digit*

Tgl_Pembelian = Tgl + Bln + Tahun


Isi

= 1{Kode_Barang + Nama_Barang + Qty + Harga }10

Nama arus data : Penjualan barang


Alias

: Nota penjualan

Aliran

: Proses 6.0 - Kasir


Proses 3.0 Tbl Barang

Penjelasan

: Untuk Penjualan Barang

Periode

: Setiap terjadi penjualan barang

Volume

: Tidak terbatas

Struktur Data

: Header + Isi

Header
No_Nota

= No_Nota + Tgl_Penjualan
*Terdiri dari 20 digit*

Tgl_Pembelian = Tgl + Bln + Tahun


Isi

= {Kode_Barang + Nama_Barang + Qty + Harga }

4.8 Entity Relationship Diagram (ERD)


Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah diagram yang
menggambarkan model relasi antara rancangan data tersimpan. Model

43

relasi ini dibutuhkan untuk menggambarkan relasi antara data yang


tersimpan pada DFD. Hubungan antara entitas atau ERD pada sistem
informasi ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram Sistem Penjualan Barang

Dari gambar 4.7 ERD Sistem Penjualan Barang dapat dijelaskan


sebagai berikut :
1. Supplier mensupplai barang. Hubungan ini menghasilkan tabel
sebanyak 2 buah yaitu Tabel Pembelian Barang dan Tabel
Pembelian Barang Detail. Adapun entitas dari masing masing
tabel adalah sebagai berikut:

Tabel Pembelian Barang : No_Nota, Tanggal, dan

Kode_Supplier,id_User.

44

Tabel

Pembelian

Barang

Detail

No_Nota,

Kode_Barang, Jumlah, Harga.


2. Barang yang dijual ke customer. Dari hubungan ini menghasilkan
tabel sebanyak 2 buah yaitu Tabel Penjualan Barang dan Tabel
Penjualan Barang Detail. Adapun entitas dari tabel-tabel tersebut
adalah sebagai berikut:

Tabel

Penjualan

Barang

No_Nota,

Tanggal,

Total,Diskon,Bayar, dan id_User.

Tabel

Penjualan

Barang

Detail

No_Nota,

Kode_Barang, Jumlah, Harga.


3. Tabel Supplier memiliki entitas : Kode_Supplier, Nama_supplier,
Alamat, Telp, dan Email.
4. Tabel Barang memiliki entitas : Kode_Barang, Nama_Barang,
Kode_Supplier, Jenis, Satuan, dan Harga.
5. Dari hasil transaksi pembelian dan penjualan barang, akan
mempengaruhi stok barang pada tabel barang. Tabel barang
memiliki

entitas

Kode_Barang,

Nama_Barang,

Jenis,

Satuan,jumlah, Harga_Beli,Harga_Jual.
Berdasarkan ERD diatas maka dalam Sistem Informasi Penjualan di
Toko Sinar Padangsambean akan menghasilkan 8 buah tabel.

4.9 Perancangan Basis Data

45

Dari sistem yang diusulkan, dapat ditentukan kebutuhan file


database berdasarkan data masukan dan data keluaran. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:
Nama Tabel

: TblSupplier

Field Kunci

: Kode_Supplier

Keterangan

: Tabel untuk mengolah data Supplier

Tabel 4.1 Struktur File Tabel Supplier


Nama
Kode_Supplier

Type
Varchar

Ukuran
5

Key
*

Keterangan
Kode Supplier
(Primary Key)

Nama

Varchar

20

Nama Supplier

Alamat

Varchar

100

Alamat Supplier

Telp

Varchar

20

Telp Supplier

Email

Varchar

50

Email Supplier

Nama Tabel

: TblJenis

Field Kunci

: Kode_Jenis

Keterangan

: Tabel untuk mengolah data Jenis Barang


Tabel 4.2 Struktur File Tabel Jenis Barang

Nama
Kode_Jenis

Type
Varchar

Ukuran
5

Key
*

Keterangan
Kode Jenis
(Primary Key)

Nama

Nama Tabel

Varchar

: TblBarang

20

Nama Jenis

46

Field Kunci

: Kode_Barang

Keterangan

: Tabel untuk mengolah Data Barang

Tabel 4.3 Struktur File Tabel Barang


Nama
Kode_Barang

Type
Varchar

Ukuran
5

Key
*

Keterangan
Kode Barang
(Primary Key)

Nama

Varchar

20

Kode_Jenis

Varchar

Satuan

Varchar

10

Satuan Barang

Harga_Beli

Int

11,0

Harga Beli Barang

Harga_Jual

Int

11,0

Harga Jual Barang

Jumlah

Int

11,0

Jumlah Stok

Nama Tabel
Field Kunci
Keterangan

Nama Barang
**

Kode Jenis Barang

: TblPembelian
: No_Nota
: Tabel untuk mengolah Pembelian Barang
Tabel 4.4 Struktur File Tabel Pembelian Barang

Nama
No_Nota

Type
Varchar

Ukuran
20

Key
*

Keterangan
No Nota Pembelian
(Primary Key)

Tanggal

Date

Tanggal Transaksi

Kode_supplier

Varchar

**

Kode Supplier

Id_User

Varchar

**

Id Pengguna

47

Nama Tabel
Field Kunci
Keterangan

: TblPenjualan
: No_Nota
: Tabel untuk mengolah data Penjualan Barang
Tabel 4.5 Struktur File Tabel Penjualan Barang

Nama
No_Nota

Type
Varchar

Ukuran
20

Key
*

Keterangan
No Nota Penjualan
(Primary Key)

Tgl

Date

Tanggal Transaksi

Total

Int

11

Total Transaksi

Diskon

Int

11

Diskon

Bayar

Int

11

Bayar

Id_User

Varchar

Nama Tabel
Field Kunci
Keterangan

**

Id Pengguna

: TblPembelianDetail
: No_Nota
: Tabel untuk mengolah data Detail Pembelian Barang

Tabel 4.6 Struktur File Tabel Detail Pembelian Barang


Nama
No_Nota

Type
Varchar

Ukuran
20

Key
**

Keterangan
No Nota Pembelian
(Foreign Key)

Kode_Barang

Varchar

Jumlah

Int

11

Jumlah brg masuk

Harga

Int

11

Harga Barang

Nama Tabel
Field Kunci
Keterangan

**

Kode Barang

: TblPenjualandetail
: No_Nota
: Tabel untuk mengolah data Detail Barang Keluar

48

Tabel 4.7 Struktur File Tabel Detail Penjualan Barang


Nama
No_Nota

Type
Varchar

Ukuran
20

Key
**

Keterangan
No Nota Penjualan
(Foreign Key)

Kode_Barang

Varchar

Jumlah

Int

11

Jumlah brg

Harga

Int

11

Harga Barang

Nama Tabel

: TblUser

Field Kunci

: Id

Keterangan

**

Kode Barang

: Tabel untuk mengolah data User


Tabel 4.8 Struktur File Tabel User

Nama
Id_User

Type
Varchar

Ukuran
5

Key
*

Keterangan
Id Pengguna
(Primary Key)

Username

Varchar

10

Nama Pengguna

Password

Varchar

32

Password
Pengguna

Level

4.10 Relasi Tabel

Int

11

Level Pengguna

49

Relasi tabel memperlihatkan relasi atau hubungan antar tabel yang


digunakan dalam sistem ini. Relasi tabel tersebut dapat digambarkan
sebagai berikut :

Gambar 4.8 Relasi Tabel

4.11 Struktur Menu


Pada sub bab ini akan dijelaskan bentuk rancangan menu dari
aplikasi yang akan dibuat, bentuk rancangan pada menu utama dan sub
menu aplikasi yaitu sebagai berikut:

50

Gambar 4.9 Struktur Menu Sistem Penjualan Barang

4.12 Identifikasi Aliran Data


Adapun aliran data yang ada pada sistem ini adalah:
1. Input
Adalah

menu

yang

disediakan

untuk

menginputkan data supplier dan data barang.

mamasukan

atau

51

2. Transaksi
Adalah menu yang disediakan untuk jenis transaksi berupa
transaksi pembelian barang dan transaksi penjualan barang.
3. Laporan
Adalah menu yang disediakan untuk mencetak laporan bulanan
yang diperlukan yaitu laporan data barang masuk, laporan data
barang keluar, laporan data stok barang.