MANUAL EMAIL SETTING IN

MS. OUTLOOK 2010-2013

DEPARTEMEN TEKNOLOGI INFORMASI

2014
By Rendy Arie Ajisoko

BASIC KNOWLEDGE
1.

2.

3.
4.

5.
6.

Outlook merupakan salah satu software email client yang diproduksi oleh Microsoft dan tergabung kedalam
paket software Microsoft Office. Terdapat software email client yang lain yang bersifat gratis seperti Mozilla
Thunderbird, eM Client , dan masih banyak lagi.
Outlook menyimpan semua email (baik itu inbox-email masuk maupun sent -email keluar)kedalam satu buah
file berekstensi .pst . Secara default (pengaturan awal) outlook menyimpan file ini di dalam driv e (C:) , dan hal
ini tidak disarankan oleh kami karena bila sistem error, maka akan berakibat kepada file .pst tadi.
Secara tampilan, tata letak menu dan konfigurasi, Outlook 2010 mempunyai kemiripan dengan Outlook 2013.
Hanya desain dalam Outlook 2013 lebih flat ketimbang Outlook 2010,
Penggunaan email client sangat penting, karena disamping sebagai penyedia kotak email , juga dapat
sebagai software untuk menyimpan kontak dari rekan kerja dan juga sebagai software pengingat agenda
kegiatan (ev ent / to-do list).
Setiap karyawan Perumnas wajib memiliki email perusahaan dengan format nama.karyawan@perumnas.co.i d,
dan memiliki quota awal sebesar 100MB.
Bila karyawan ingin mengirim email dengan lampiran lebih dari 50MB, karyawan dapat mengupload file
lampiran kedalam Google Driv e atau Dropbox , kemudian memberikan link file hasil upload kedalam isi email.

OUTLOOK 2013 FRESH INSTALL

Ketika anda baru saja meng-install Microsoft Oulook 2013, secara default Outlook akan meminta anda untuk
melakukan pengaturan email. Sesuai point no. 2 pada bab sebelumnya, anda dapat melewati bagian ini dengan
mengklik tombol Next.

Gambar 1. Tampilan awal Outlook 2013 .

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

Pilih No , kemudian Next

Gambar 2. Menu Account Configuration

Beri tanda centang pada pilihan Use Outlook without na email support. Dan klik Finish.

Gambar 3. Menu Cancel Email Account Setup

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

Tahap Awal sudah anda lewati. Tampilan Dashboard outlook 2013 sebagai berikut.

Gambar 4. Menu Dashboard Microsoft Outlook 2013 .

MEMBUAT OUTLOOK DATA FILES (.PST)

Seperti dijelaskan di awal bab , outlook menyimpan data file nya kedalam file berbentuk .pst , dan kami
menyarankan agar file tersebut disimpan kedalam driv e diluar driv e sistem (C:\) untuk keamanan informasi email
anda.
Pada bab ini kita akan mempelajari langkah-langkah membuat dan menyimpan outlook data files yang baik dan
benar.
1.

Klik menu bar File

2.

Pilih tombol Account Settings , dan pilih Account Settings...

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

3.

Klik pada Tab Data Files Add

4.

Selanjutnya akan diminta menentukan lokasi dimana file .pst akan anda simpan. Kami sarankan untuk
menyimpannya kedalam folder khusus , dalam contoh ini kami mengambil lokasi pada driv e D: didalam folder
DATAEMAIL . ( D:\DATAEMAIL ) .
Baiklah kita akan membuat folder tersebut terlebih dahulu.
Menu Create or Open Outlook Data File , pada kolom kiri pilih driv e D: , Klik New Folder , Dan beri nama Folder
tersebut dengan nama DATAEMAIL , Tekan Enter.

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

Klik Open , untuk masuk kedalam folder DATAEMAIL , kemudian beri nama data file anda sesuai nama email
anda. Contoh : rendy@perumnas.co.id .

Klik OK .
5.

Selanjutnya anda akan dibawa kembali ke Menu Account Setting-Tab Data Files.

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

Dapat anda lihat terdapat 2 (dua) data files pada menu tersebut. Hapus salah satu yang bukan data files anda.
Untuk menghapusnya, Klik Data files anda terlebih dahulu, kemudian klik Set As Default . akan muncul informasi
permintaan restart software, Klik OK.

Kembali ke Menu Account Settings , klik tombol Close . Kemudian Tutup Aplikasi Outlook 2013 ini dan buka
kembali.

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

6.

Tampilan Dashboard, pada kolom sebelah kiri anda sekarang sudah terdapat folder atas nama anda dan
Personal Folders.

Ingat, kita masih dalam tahap menghapus Data Files yang bukan milik kita. Sekarang, kembali ke File-Account
Settings-Account Settings...-Tab Data Files. Pilih Personal Folders dan klik Remove . Klik Yes, bila muncul
pemberitahuan.

OK, tahap pengaturan Outlook Data Files telah selesai. Untuk memastikannya, anda dapat menutup menu
Account Settings ini, dan lihat Dashboard Outlook anda,pada sebelah kiri hanya tersisa Mail Folders email anda
saja.

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

SETTING AKUN EMAIL KE DALAM OUTLOOK 2013

Pada bab sebelumnya anda telah berhasil membuat Data Files untuk email anda dengan lokasi penyimpanan yang
benar. Ini dapat diibaratkan anda seperti sudah membuat sebuah lemari yang anda siapkan untuk tempat suratsurat (email) anda. Nah, pada bab ini kita akan men-setting agar outlook dapat terkoneksi dengan alamat email
anda.
1.

Buka File - Account Settings Account Settings... - Tab Email dan klik New

2.

Pilih Manually setup or additional server types, kemudian klik Next

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

3.

Pilih Pop or IMAP , kemudian klik Next

4.

Isi field kosongnya sesuai dengan informasi email anda

User Information
Your Name
: Rendy Ajisoko
E-mail Address
: rendy@perumnas.co.id
Server Information
Account Type
: POP3
Incoming mail serv er
: mail.perumnas.co.id
Outgoing mail serv er
: mail.perumnas.co.id
Logon Information
Username
: rendy@perumnas.co.id
Password
: *******

( Isi kan dengan nama anda )

( isi kan dengan alamat email anda)
(Pilih POP3)
(isi seperti contoh)
(isi seperti contoh)
(isi kan dengan alamat email anda-lengkap)
(isikan password email anda)

Setelah terisi semua, Pada bagian Deliver new messages to : , Pilih Existing Outlook Data File , kemudian klik
Browse

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

Setelah klik tombol Browse, akan muncul form untuk mencari lokasi dimana anda menyimpan Ike data PST
anda. Ingat pada Bab sebelumnya kita sepakat bahwa file PST kita simpan dalam Driv e D:\DATAEMAIL , dan
dalam manual ini pst kita beri nama rendy@perumnas.co.id.pst . Klik pada file pst anda kemudian Open.
Anda akan dibawa kembali ke Form Add Account , sekarang klik tombol More Settings

5.

Klik Tab Outgoing Server , beri tanda centang pada My Outgoing Server

6.
7.

Masih pada menu Internet E-mail Settings, klik tab Advanced.

Pada bagian Delivery,

beri tanda centang pada opsi Leave a copy mesages on the server

beri tanda centang pada Remove from server after

tambahkan jumlah hari sampai angka 30

(*) pengaturan ini mempunyai maksud bahwa inbox email anda yang ada dalam mail serv er akan
diambil dan disimpan kedalam outlook. Email-email yang ada dalam mail serv er kami akan terhapus
jika masa nya sudah berumur lebih dari 30 hari dari tanggal email diterima oleh serv er.

8.
9.

Klik OK , dan anda akan dibawa kembail Menu sebelumnya , (add new e-mail account) .
Klik Next, dan Klik Finish

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

selesai sudah pendaftaran email account anda. Kini software outlook anda terkoneksi dengan alamat email
anda.
Kembali pada menu Account Settings, dan tab Email. Anda lihat sekarang sudah ada informasi alamat email
anda terdaftar dalam Outlook.

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

FAQ (FREQUENTLY ASK QUESTIONS)

1.

Saya sudah melakukan setting sesuai petunjuk, tapi email inbox tidak berisi apa -apa?
Agar outlook anda mengambil email-email yang ada dalam mail serv er kami, Pada Dashboard Outlook klik
icon Send/Receiv es

atau pada keyboard anda tekan tombol F9 .

2.

Apabila saya sudah tidak mengunakan komputer saya sekarang dan berniat untuk memindahkan isi outlook
saya ke PC baru saya, bagaimana caranya?
Anda dapat meng-import file .pst anda kedalam PC baru anda. Caranya sama dengan yang di jelaskan pada
bab membuat outlook data files, namun anda tidak perlu membuat ulang tapi memilih .pst yang sudah anda
copy sebelumnya.

3.

Kenapa email saya tidak bisa terkirim? Kenapa email tidak bisa masuk ke alamat email saya?
Ke 2 (dua ) permasalahan tersebut kemungkinan dikarenakan kuota email anda telah mencapai batas.
Silahkan login kedalam mail serv er ( webmail.perumnas.co.id ) dan hapus email yang memiliki lampiran
berukuran besar.

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI
OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O