PENCIPTAAN ARSIP

Makalah
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan
semester empat dengan dosen pengampu mata kuliah Drs. Endang Supardi, M.Si.
dan Dr. Janah Sojanah, M.Si.

oleh :
Dini Dwiyani

1304421

Dhiani Desi P

1300863

Wanda Lupita

1305740

JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2015

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji syukur kehadirat Allah swt. Karena atas

karunia-Nya makalah ini dapat diselesaikan tepat waktu. Dalam makalah ini
dibahas mengenai penciptaan arsip.
Pada kesempatan ini, penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Drs.
Endang Supardi, M.Si. dan Dr. Janah Sojanah, M.Si. selaku dosen pengempu mata
kuliah Manajemen Kearsipan yang telah membimbing dalam proses penyelesaian
makalah ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang
telah membantu dalam penyelesaian makalah ini.
Akhir kata tiada gading yang tak retak, tiada karsa dan karya yang
sempurna sehinnga saran dan kritik yang membangun akan penulis terima demi
kesempurnaan makalah ini. Dan semoga amal kita selalu dapat diterima dan
diridhoi-Nya.

Bandung, Maret 2015

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI.............................................................................................. ii
BAB 1 PENDAHULUAN............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang............................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah...........................................................................1
1.3 Tujuan Penulisan............................................................................ 2
1.4 Manfaat Penulisan...........................................................................2
1.5 Ruang Lingkup............................................................................... 2
BAB 2 KAJIAN PUSTAKA...........................................................................3
2.1 Pengertian Arsip............................................................................. 3
BAB 3 PEMBAHASAN............................................................................. 12
3.1 Hasil Observasi (Wawancara) di SMA Negeri 4 Cimahi..........................12
BAB 4 PENUTUP..................................................................................... 16
4.1 Simpulan.................................................................................... 16
4.2 Saran......................................................................................... 16
DAFTAR PUSTAKA................................................................................. 17

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam kegiatan sebuah organisasi tidak terlepas dari dokumen-dokumen
penting yang dibutuhkan tidak hanya satu waktu, namun juga berkali-kali
dalam waktu yang berbeda. Maka dari itu setiap organisasi dituntut untuk
melakukan kegiatan pengarsipan untuk memudahkan pencarian arsip-arsip
yang dibutuhkan. Meskipun di era modern ini sudah banyak bermunculan
teknologi-teknologi canggih untuk membuat ataupun mengarsipkan setiap
dokumen penting organisasi. Tetapi banyak organisasi yang memilih tetap
mempertahankan pengarsipan secara manual. Kegiatan kearsipan erat

kaitannya dengan data-data atau dokumen-dokumen penting yang dimiliki

oleh sebuah organisasi.
Fungsi penting inilah yang menjadikan arsip perlu untuk dikelola agar
dapat tertata dan tersimpan dengan baik. Sehingga memudahkan dalam
pencarian atau penemuan kembali pada saat data diperlukan. Manajemen
kearsipan juga merupakan rangkaian kegiataan arsip sejak diciptakan sampai
arsip tersebut dimusnahkan. Penciptaan arsip merupakan tahap pertama dalam
kegiatan kearsipan. Dalam makalah ini akan dibahas mengenai penciptaan
arsip dan implementasinya di SMA Negeri 4 Cimahi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat
rumusan masalah berupa pertanyaan berikut:
1.
2.
3.
4.

Bagaimana kegiatan penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi?

Bagaimana alur penciptaan arsip yang ada di SMA Negeri 4 Cimahi?
Dokumen apa saja yang dibuat di SMA Negeri 4 Cimahi?
Hal-hal apa yang harus diperhatikan ketika membuat sebuah arsip?

1.3 Tujuan Penulisan

Bedasarkan rumusan masalah diatas tujuan penulisan makalah ini adalah
1. Untuk mengetahui kegiatan penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi.
2. Agar dapat memahami alur penciptaan arsip di SMA Negeri 4 Cimahi.
3. Untuk mengetahui dokumen apa saja yang dibuat di SMA Negeri 4
Cimahi.
4. Untuk mengetahui hal-hal yang harus diperhatikan ketika membuat sebuah
arsip.

1.4 Manfaat Penulisan

1. Untuk mengetahui bagaimana kegiatan penciptaan arsip di SMA Negeri 4
Cimahi.
2. Agar dapat lebih mengetahui dan memahami alur penciptaan arsip di SMA
Negeri 4 Cimahi.

3. Agar dapat mengetahui dokumen-dokumen yang dibuat di SMA Negeri 4

Cimahi.
4. Untuk mengetahui hal-hal yang harus diperhatikan ketika membuat sebuah
arsip.

1.5 Ruang Lingkup

Mengingat keterbatasan waktu dan kemampuan yang penulis miliki maka
ruang lingkup karya tulis ini terbatas pada pembahasan mengenai penciptaan
arsip.

BAB 2
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kearsipan, arsip dinamis dikatakan sebagai arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara. Dengan kata lain, arsip dinamis adalah
arsip milik organisasi pemerintah dan/atau swasta yang masih dipergunakan
dalam rangka melaksanakan fungsi dan kegiatan organisasi tersebut.
Menurut undang-undang no. 43 tahun 2009 arsip merupakan rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yaang dibuat dan diterima
oleh

lembaga

kemasyarakatan,

negara,

perusahaan,

pemerintahan

daerah,

organisasi
lembaga

politik,

organisasi

pendidikan,

dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip

memiliki fungsi penting dalam keberlangsungan sebuah organisasi.
Penn (1992:14) menguraikan bahwa arsip diciptakan/diterima dalam
bentuk apapun, seperti surat, formulir, laporan, gambaran, microform,
maupun input/ouput computer: Arsip tersebut dapat didistribusikan baik
internal maupun eksternal, untuk kemudian digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan, pendokumentasian, merspon berbagai pertanyaan,
referensi, atau sebagai pendukung keperluan yang bersifat hukum.
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Penciptaan Arsip
meliputi kegiatan pembuatan dan penerimaan arsip yang dilaksanakan
berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip. Pencipta arsip sendiri merupakan pihak yang
mempunyai kemandirian atau otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan
tanggung jawab dalam bidang pengelolaan arsip dinamis.

Berdasarkan pedoman pengelolaan arsip dinamis Universitas Negeri

Semarang ada empat kegiatan dalam penciptaan arsip.
1. Pembuatan
Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media
rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi
dan tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.
2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan
dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik.
3)

Untuk

memenuhi

autentisitas

dan

reliabilitas

arsip,

serta

pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam

pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi
arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.
4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai
dengan peraturan perundangundangan.
5) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi yang
dilakukan oleh arsiparis.
2. Penerimaan
Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan
arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu).
Dalam penerimaan arsip yang perlu diperhatikan adalah:
1) Arsip yang diterima dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas
terbaca.
2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip
yang berwenang.

3) Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima setelah tercetak

oleh mesin faks penerima arsip.
4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak
dan penerimaan arsip itu harus didokumentasikan dengan cara
diregistrasi oleh unit yang mewadahi fungsi persuratan untuk kemudian
ditindak lanjuti oleh unit pengolah.
5) Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk
dipelihara, disimpan, dan digunakan.
3. Registrasi
Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima
ke dalam sistem kearsipan, dengan memperhatikan berikut ini:
1) Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten .
2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan untuk
merekam informasi yang ringkas mengenai arsip.
3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila diperlukan
perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan
pencatatan perubahan. Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat
informasi arsip seuai dengan standar metadata kearsipan, dan sekurangkurangnya meliputi nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal
arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima dan
pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi.
4. Pendistribusian
Pendistribusian arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian
pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain, dengan
memperhatikan:
1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan
lengkap.

2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman.

3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip di
lingkungan Universitas Negeri Semarang.
Pendistribusian arsip dilakukan melalui prosedur yaitu:
1) Penyampaian arsip ke unit kerja
2) Pengendalian arsip.
3) Penyampaian arsip ke pimpinan.
4) Pengendalian terhadap pergerakan arsip dilingkungan perguruan tinggi.
Dalam artikel yang dimuat di Suara Badar I 2001 oleh Mustari Irawan,
masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu active record (arsip
dinamis aktif). Menurut Suzan Z. Diamond, proses penciptaan arsip mulai
ketika perlu dituliskan diatas kertas, data dimasukkan ke dalam komputer atau
informasi ditangkap ke dalam film. Arsip dinamis dapat tercipta dalam media
kertas, media baru dan bentuk lainnya. Betty R. Ricks et al, dalarn bukunya
Information and Image Management. : A. Records System Approach,
menyatakan bahwa arsip - arsip tercipta pada seluruh level organisasi mulai
dari tingkat clerk sampai tingkat pimpinan eksekutif (1992 : 10).
Pada masa penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown and Maedke
dilaksanakan beberapa proses manajemen adalah manajemen desain formulir,
manajemen korespondensi dan manajemen pelaporan.
1. Manajemen dan Desain Formulir
Formulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi seluruh pekerjaan
yang administrative, dan dapat digunakan untuk transaksi, mentransmisi
keterangan-keterangan,
mengurangi

memberikan

kesalahan-kesalahan

data

untuk

administratif.

pengawasan
Formulir

dan
dapat

memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan

informasi dengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan padat. Formulir
merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir

menentukan informasi apa yang akan dikumpulkan dan disimpan (Smith

ill, 1986 : 1949). Formulir-formulir dinas harus dirancang terlebih dahulu
sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu suatu program manajemen formulir
sangat dibutuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu fungsi
menajemen

arsip

dinamis,

yang

dirancang

untuk

memperoleh

pengumpulan dan distribusi informasi secara efisien (Rikcs,et al 1992 :

58).
Menurut Smith III manajemen formulir bertujuan untuk membuat
desain, produksi dan distribusi formulir-formulir untuk suatu kegiatan
seefisien mungkin (1986 : 149). Manajemen formulir merupakan fase
penciptaan standarisasi dari desain formulir, akan menentukan data dan
infomasi apa saja yang layak direkam. Isi data dan informasi yang akan
direkam sebaiknya juga akan menentukan kualitas kertas dan formulir.
Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital bagi
keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas kertas yang
tinggi. Dengan demikian desain formulir merupakan fase yang penting di
dalam manajemen formulir.
2. Manajemen Korespondensi
Surat - surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk pernyataan
tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana komunikasi pada
dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat meningkatkan efisiensi dan
efektifitas organisasi. Pengelolaan terhadap surat bagi organisasi
merupakan hal yang penting. Hal ini berangkat pada efisiensi informasi
yang akan direkam dalam surat dinas, yang memberikan pengaruh
terhadap rasa simpan fisik dan informasi surat.
Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence management atau
yang seringkali disebut sebagai tata persuratan. Pada masa penciptaan,
tata persuratan akan merancang dan mengatur bentuk, sistematik dan
susunan, ukuran, kualitas kertas. Perancangan dan pengaturan sejak tahap
awal keberlangsungan hidup arsip, akan mempermudah penyimpanan
maupun pemilihan sarana simpannya dan membantu di dalam penemuan
kembali.
3. Manajemen Pelaporan
10

Pelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikan fakta fakta dan kejadian - kejadian secara actual dan tertulis didalam rangka
upaya pembinaan organisasi. Naskah laporan ini harus didistribusikan
dengan cepat dan tepat dan disimpan untuk bahan - bahan perencanaan,
pelaksanaan

dan

pengawasan.

Untuk

memperoleh

laporan

yang

berkualitas, diperlukan suatu sistem (manajemen) yang mengatur

keseluruhan proses penyusunan laporan. Manajemen pelaporan akan
memberikan batas batas sistematik di dalam menyusun dan merancang
suatu laporan, baik yang menyakut bahasa, materi dan format serta
prosedur pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya
harus memiliki kriteria, antara lain :
Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan.
Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opini - opini.
Laporan harus memberikan penjelasan yang rinci (exposition).
Laporan harus bersifat objektif sehingga hal hal yang bersifat
subjektif dan emosional harus dihindarkan.
Menurut Daryono yang termuat dalam lamannya, proses penciptaan arsip
dapat dilakukan dengan 2 carayaitu :
1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip
elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti
camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut
proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum
adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan
tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahapakan
memiliki aturan-aturan yang harusd ipatuhi, untuk menjaga keotentikan
arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses
penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang
simpan yang besar. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip
elektronik melalui beberapa tahapan berikut

11

a. Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara
lain :Waktu, Kegunaan, informasi dan penyelamatan. Pemilihan
berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu
pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip
dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering
digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti
pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi
arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan
memperhatikan kondisi fisik arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip,
semakin cepat untuk diselamatkan.
b. TahapPemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan
pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat
dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat
cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master
arsip elektronik.
c. TahapPenyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama
default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang
digunakan. Salah satu nama yang umum adalah scan xxxxx dengan
xxxxx adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak
mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian
nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar,
nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
d. Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya,
maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar
yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA).Informasi tersebut
diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang
dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah
satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
12

e. Tahap pembuatan berita acara

Dalamtahapiniadalahpembuatanberitaacara proses digitalisasi dari
arsip konvensional ke dalam arsip elektronik. Dalam tahap ini
mencantumkan penanggung jawab pelaksanaan dan legalisasi dari
pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail
dan jenis komputer yang digunakan.
Keuntungan Arsip Elektronik
Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa
keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan
arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip
elektronik adalah[5] :
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya
sebuah arsip, maka akan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin
besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem
penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam
media arsip elektronik.
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer &fotocopy)
Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah
penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan
tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun
pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
3. Efisiensi waktu akses
Seperti telah

kita

ketahui

bersama,

metode

pengarsipan

konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat

dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang
berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan
pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan
arsip elektronik, system penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu
kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita
melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

13

4. Pengematan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan
petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal
ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam system pencarian
arsip.Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan
penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi
tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi dapat
dilakukan dengan cepat.
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data,
sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang
dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh
bencana seperti banjir dan kebakaran.
BAB 3
PEMBAHASAN

3.1 Hasil Observasi (Wawancara) di SMA Negeri 4 Cimahi

Di bawah ini merupakan hasil wawancara mengenai penciptaan arsip di
SMA Negeri 4 Cimahi.
1. Dalam penciptaan arsip, surat atau dokumen apa saja yang biasa dibuat
setiap harinya?
Biasanya hanya surat-surat keluar seperti surat izin kegiatan,
surat tugas dan surat-surat keterangan lainnya.
2. Berapa lama waktu pembuatan surat atau dokumen itu berlangsung?
Pembuatan surat biasanya berlangsung hanya satu hari saja.
Untuk pembuatan dokumen didasarkan pada waktu dokumen tersebut
dibutuhkan. Tapi lama waktu tersebut juga bisa tergantung pada
seberapa pentingnya atau perlunya juga surat dan dokumen tersebut
dibuat.

14

3. Setiap surat atau dokumen selalu membutuhkan legalisasi berupa tanda

tangan kepala instansi terkait. Adakah surat atau dokumen yang sulit
mendapatkan legalisasi tersebut?
Tidak, karena setiap surat atau dokumen yang membutuhkan
legalisasi Kepala Sekolah sudah disortir terlebih dahulu, sehingga
tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan.
4. Pernahkan dibuat surat atau dokumen yang ditujukan ke intern
instansi?
Ya, pernah. Surat-surat atau dokumen yang ditujukan kepada
instansi berupa surat pemberitahuan kepada guru atau siswa dan
pembuatan surat tugas kepada guru yang akan ditugaskan diluar
sekolah.
5. Seberapa sering mengeluarkan surat atau dokumen kepada pihak
ekstern?
Surat atau dokumen yang ditujukan kepada pihak ekstern
dibuat ketika dokumen atau surat tersebut dibutuhkan. Tidak setiap
hari surat atau dokumen tersebut dibuat, biasanya dalam sebulan
kurang lebih bisa mencapai 50 surat atau dokumen. Tapi itu semua
tergantung kebutuhan saja.
6. Data apa saja yang biasanya menjadi acuan dalam pembuatan
dokumen atau arsip?
Dalam pembuatan dokumen atau arsip semuanya merujuk pada
peraturan pemerintah, dalam hal ini Pemerintah Kota Cimahi. Seperti
halnya ada peraturan baru mengenai tutup buku untuk surat keluar dan
surat masuk yang asalnya pertahun pelajaran, tapi menjadi perbulan
Januari. Dengan adanya peraturan tersebut, maka kami menyesuaikan
dan mengikuti aturan yang sudah ada.
7. Adakah persyaratan tertentu untuk membuat sebuah dokumen menjadi
arsip?
Persyaratan untuk membuat sebuah dokumen atau surat menjadi
sebuah dokumen atau arsip, (1) isi dari arsip meencerminkan tujuan
penciptaannya, (2) dokumen atau surat memiliki informasi yang rinci
sesuai dengan keadaan sebernarnya, (3) dibuat pada saat yang
15

berdekatan dengan peristiwa yang bersangkutan untuk memastikan

informasi yang akurat dan dapat diandalkan.
8. Seberapa jauh jarak dari pembuatan surat atau dokumen menjadi arsip?
Sejak diterima atau dibuatnya surat dan dokumen tersebut,
selanjutnya langsung diberikan kepada pihak yang bertanggung jawab
kepada proses kearsipan. Dilakukan pendataan terlebih dahulu, dan
langsung diarsipkan agar surat atau dokumen tersebut tidak tercecer
dan hilang.
9. Apakah setiap divisi kearsipan disini mempunyai kode arsip masingmasing untuk setiap dokumennya?
Tidak ada kode spesifik yang diberikan kepada masing-masing
divisi kearsipan yang ada disini. Tetapi mungkin setiap kegiatan yang
berbeda mempunyai penomoran yang berbeda juga.
10. Setelah membuat dokumen atau surat, adakah proses pemilahan yang
dilakukan sebelum mengarsipkannya?
Proses pemilahan dilakukan pada setiap dokumen atau surat yang
akan diarsipkan. Proses pemilahan ini juga sebagai proses pengecekan
apakah surat atau dokumen tersebut sudah memenuhi syarat atau
kelengkapannya. Seperti nomer surat, tanggal dan sebagainya.
11. Sistem apakah yang digunakan dalam memberikan ciri atau kode
kepada setiap arsip?
Sistem yang digunakan disini menggunakan sistem nomor kepada
setiap surat atau dokumen yang diarsipkan.
12. Apakah lebih banyak surat atau dokumen yang ditujukan kepada intern
atau ekstern instansi?
Banyaknya surat yang dibuat kembali lagi kepada kebutuhan akan
surat tersebut. Tidak dapat diprediksi berapa surat yang akan dibuat
untuk intern maupun untuk ekstern. Tapi biasanya surat atau dokumen
yang keluar lebih banyak dibanding surat masuk.
13. Kaidah apa yang menjadi pedoman untuk pembuatan surat atau
dokumen?
Pembuatan surat atau dokumen yang selanjutnya akan diarsipkan
berpedoman kepada peraturan pemerintah Kota Cimahi itu sendiri.

16

Karena sekolah ini pun berada di Kota Cimahi, mungkin beda halnya
jika sekolah ini berada di Kota Bandung atau sekitarnya.
14. Adakah instruksi khusus untuk surat atau dokumen yang dipakai di
instansi ini dalam prosesnya menjadi arsip?
Tidak ada. Semua dokumen atau surat yang ditujukan untuk intern
atau ekstern semuanya dijadikan sebagai arsip. Dan tidak lupa juga
dilakukan pendataan terhadap semua surat atau dokumen yang masuk
maupun keluar.
15. Adakah

pertimbangan-pertimbangan

saat

ingin

mengarsipkan

dokumen atau surat menjadi arsip?

Tidak ada pertimbangan saat akan mengarsipkan dokumen. Karena
pada dasarnya dokumen yang masuk ke sekolah ini maupun yang
ditujukan untuk pihak luar merupakan data yang memuat informasi
penting dan pada suatu saat nanti pasti akan dibutuhkan baik sebagai
referensi maupun kepentingan-kepentingan lainnya.
16. Rintangan atau hambatan apa saja ketika melakukan kegiatan
pengarsipan terutama dalam penciptaan arsip itu sendiri?
Kesulitan yang terjadi biasanya pada teknis pengerjaan tugas-tugas
yang diberikan. Karena bagian tata usaha ini selalu berkaitan dengan
data-data sekolah yang sangat penting termasuk data pegawai dan lainlain. Dalam hal ini contohnya banyak sekali data yang harus
dilengkapi ketika akan melakukan akreditasi dan sebagainya. Dalam
penyimpanan data tak jarang mengalami kesulitan terutama jika ada
kelalaian atau lupa dalam menyimpan surat atau dokumen.

BAB 4
PENUTUP

4.1 Simpulan
Penciptaan arsip merupakan salah satu kegiatan dalam pengolahan
arsip dinamis. Penciptaan arsip merupakan kegitan menciptakan, merekam

17

setiap kegiatan dalam suatu organisasi baik secara manual tertulis maupun
menggunankan teknologi atau secara elektronik. Kegiatan penciptaan arsip
adalah kegiatan penting yang mengawali semua kegiatan pengelolaan arsip
dinamis. Dalam kegiatannya mengelola arsip dinami, penciptaan arsip
memiliki 4 tahap, yaitu tahap pembuatan, penerimaan, registrasi dan
pendistribusian. Adapun dua cara penciptaan arsip yaitu penciptaan secara
elektronik atau automasi dan penciptaan secara transformasi digital. Saat
ini banyak kegiatan penciptaan arsip yang menggunakan automasi karena
pertimbangan keuntungan yang didapatkan ketika menciptakan arsip
dengana cara ini. Namun tak sedikit pula yang tetap mempertahankan
untuk melakukan kegiatan penciptaan arsip secara manual dengan
mempertimbangkan keaslian arsip yang dimiliki.

4.2 Saran
Di dalam pembahasan makalah ini tidak terdapat
data yang lengkap mengenai penciptaan arsip di SMA
Negetri 4 Cimahi. Oleh karena itu penulis berharap hal
tersebut

bisa

menjadi

sarana

bagi

pembaca

untuk

mengembangkan materi untuk observasi selanjutnya.

Demikian makalah ini dibuat, jika terdapat banyak
kekurangan dan kesalahan

pada

makalah

ini

kami

menyatakan mohon maaf yang sebesar-besarnya. Kritik

dan

saran kami harapkan guna mengoreksi kesalahan

yang ada dimakalah ini agar kedepannya

menjadi

lebih

baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA

Ginintasasi, Rahayu. (2012). Kepemimpinan. [online]. Tersedia:

http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._PSIKOLOGI/195009011981032RAHAYU_GININTASASI/kepemimpinan.pdf yang direkam pada 8 Mar 2012.
[3 Oktober 2014].

18

NN. Tersedia: http://www.ut.ac.id/. [3 Oktober 2014]

Yuniarsih,Tjuju. (tanpa tahun). Handout Perkuliahan Kepemimpinan dan
Pengambilan Keputusan. Jurusan Pendidikan Manajemen Perkantoran: tidak
diterbitkan.
Sahertian, Piet A. 2008. Konsep Dasar & Teknik Supervisi Pendidikan. Jakarta:
Rineka Cipta.
Soemanto, Wasty. 1982. Kepemimpinan Dalam Pendidikan. Surabaya: Usaha
Nasional.

19