Principii Lean
2.
3.
4.
5.
6.
29
7.
Principiile Lean
Abordarea Lean Manufacturing, aa cum a fost descris de James P.
Womack i Daniel T. Jones pentru a ghida managerii n demersul lor de
introducere a principiilor Lean n producie, n Lean Thinking: Banish Waste
and Create Wealth in Your Corporation, carte aprut n SUA n 2003,
nseamn un proces de gndire i aciune n 5 pai, respectiv:
1.
2.
3.
4.
5.
Instrumente Lean
29
29
29
Kanban
Control al produciei pe flux, prin carduri, semne, containere, cutii, stocuri
tampon, , care declaneaz micarea pe fluxul de proces n aval a produselor
ntre posturile de lucru.
Management vizual
Setul de metode i de mijloace utilizate pentru a uura realizarea activitilor i
pentru a evidenia pierderile ce trebuie eliminate. Include prezentarea vizual a
elementelor ce trebuie cunoscute de toat lumea pentru buna desfurarea a
sarcinilor de lucru, dar i mijloace de control vizual, pentru a facilita luarea
deciziilor n caz de abatere fa de situaia normal.
5S
5S este o metodologie de organizare, curenie i disciplin la locul de lucru, cu
efecte benefice: creterea siguranei i a productivitii muncii, condiii mai
29
29
Kaizen
Termen japonez pentru mbuntire continu prin implicarea tuturor. Este o
metodologie de lucru n echip pentru rezolvarea sistematic a problemelor i
aplicarea de soluii de mbuntire. Opusul conceptului Kaizen este Kaikaku,
adic mbuntirea radical / reforma complex care afecteaz major fluxul de
valoare. O alt metod venit tot din Japonia este Yokoten, care permite
aplicarea Kaizen pentru a copia, extinde sau generaliza anumite bune practici
din alte domenii de activitate.
Heijunka
Este o metodologie tradiional de planificare a produciei pentru un mix
repetitiv de produse sau pentru o familie de produse, urmrind nivelarea
ncrcrii postului/liniei de produciei. Cutia Heijunka este un dispozitiv (raft,
cutie, panou, etc.) utilizat pentru a nivela producia, ca volum i varietate de
tipuri de produse pe o anumit perioad specificat de timp. Se utilizeaz ca
mijloc de control vizual al produciei, folosind locaii pentru kanban-uri
corespunztoare comenzilor clienilor.
n subpaginile cu instrumente ncerc s detaliez cteva dintre cele mai
cunoscute. Dac cineva are ntrebri specifice, le atept i voi ncerca s
rspund cum voi ti mai bine.
5S
Pentru a fi eficace, n zonele n care se aplic managementul vizual,
procesele trebuie s fie clar identificate i controlate. In primul rind, este nevoie
de ordine, curatenie si reguli de pastrare a curateniei.
Un instrument util pentru organizarea locurilor de munc este 5S.
Denumirea vine de la cinci cuvinte japoneze care ncep cu litera S, respectiv
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke.
5S este un program structurat pentru a obine n mod sistematic:
organizare, curenie i standardizare la locul de munc, contribuind astfel la
mbuntirea productivitii i la reducerea problemelor de calitate i de
securitatea muncii.
Procesul celor 5S include 5 etape:
1. Seiri (Sortare)
Primul pas al procesului se refer la eliberarea spaiului de la locul de munc i
eliminarea tuturor materialelor i obiectelor ne-necesare (de exemplu,
programe, piese de prob, desene, scule vechi sau defecte, accesorii, materiale
nefolosite, etc.). Sortarea are impact la nivelul mentalitii oamenilor, care
trebuie s renune la obiceiul de a strnge i de a pstra fr rost fel de fel de
materiale i obiecte. Iar n tradiia romneasc se tie c orice gospodin
29
29
29
conine, dac toat lumea poate s caute ceea ce are nevoie? i de cte ori nu
ne-am surprins fcnd referire la celebrul principiu de via Nu lsa pe mine
ce poi face azi, c fie nu mai trebuie, fie o va face altul!?
6Sigma
Mai multi experti, mai multe carti si multe discutii incearca sa clarifice ce este
mai bine sa se utilizeze: TQM? 6Sigma? Lean? BSC? Modelul EFQM de
excelen? Sau Shingo? Sau Balridge
TQM inseamna imbunatatire continua. Lean urmareste reducerea pierderilor pe
flux. 6Sigma este o metoda de imbunatatire a performantelor proceselor stabile.
Modelele de excelen se refer la includerea i corelarea tuturor aspectelor
eseniale pentru o organizaie ntr-un sistem de management capabil s
satisfac toate prile interesate.
Deci, ce trebuie aplicat cind ne decidem ca este momentul sa obtinem rezultate
mai bune?
Probabil ca fiecare va avea un raspuns specific. Eu cred ca trebuie pornit de la
TQM adica la inceput trebuie sa cream intr-o organizatie obisnuinta de a
aborda continuu problemele cu care ne confruntam. De fapt, Juran m-a convins
ca inainte de a lua decizii majore, este mai bine sa existe cadrul care sa permita
reducerea impotrivirii celor afectati de schimbarile necesare. Apoi trebuie
aplicate instrumentele Lean utile pentru identificarea si reducerea pierderilor.
Astfel, vom trece de la comportamente, motivare, cultura organizationala, la
organizare, clarificarea proceselor, rolurilor si responsabilitatilor, stabilirea
modurilor adecvate de lucru, nivelarea incarcarii. Iar atunci cind totul ne este
clar, putem aplica 6Sigma in zonele in care exista inca potential de
imbunatatire.
6Sigma este o metoda initial dezvoltata de Motorola, pentru a imbunatati
sistematic procesele prin eliminarea neconformitatilor (Bill Smith, 1986).
Dar 6Sigma inseamna si:
29
Bucket Brigades
Bucket Brigades se poate traduce prin brigzi de lucru i este o metod de
organizare a fluxurilor continue de proces, de regul pentru activiti
preponderent manuale. Ca metod de organizare, a aprut ca urmare a
observrii comportmentului albinelor i al furnicilor i a fost definit de John J.
Bartholdi III i Donald D. Eisenstein (1995, 1996)
Metoda const n divizarea muncii (aproximativ) proporional de-a lungul unei
linii (de exemplu, pentru liniile de asamblare, linii de culegere pentru comenzi
de produse la livrarea prin pot sau linii de asamblare), cu un numr mai mare
de opriri (posturi de lucru), fa de numrul muncitorilor. n fapt, n echipe de
3 8 membri, muncitorii se mic de-a lungul posturilor liniei i efectueaz o
parte a muncii n sensul de naintare. Cnd ultimul muncitor din ir i termin
munca la ultimul post de lucru al liniei, acesta se deplaseaz n amonte i preia
munca predecesorului su, care, la rndul lui, face acelai lucru i aa mai
departe. Regula este c nu este permis depirea ntre muncitori, care snt
ordonai de la cel mai lent (la postul de la nceputul liniei) ctre cel mai rapid
(aezat la captul liniei).
Avantajele brigzilor de lucru:
29
Celule Fluxuri
29
Dar este nevoie de echipamente flexibile sau mobile, este necesar pregtirea
operatorilor pentru respectarea consemnelor i o mare atenie trebuie s fie
acordat mentenana predictiv a liniei sau a celulei de fabricaie.
Astfel, obiectivul cheie este lotul unitar de producie, sau mcar lansarea n
producie a unor loturi din ce n ce mai mici.
Heijunka
29
Hoshin
Hoshin este un instrument util pentru planificare, comunicare i control.
Cum este uor de presupus doar vzndu-i numele, metoda Hoshin a aprut n
Japonia, unde de fapt se utilizeaz denumirea Hoshin Kanri. Etimologic,
cuvntul Hoshin face referire la acul unei busole, respectiv metoda este folosit
pentru a indica tuturor departamentelor sau membrilor unei organizaii direcia
ctre atingerea scopului comun. Kanri se poate traduce prin plan sau
planificare.
n practic, Hoshin este procesul de traducere a obiectivelor strategice i
calitative stabilite la cel mai nalt nivel ierarhic al unei organizaii n obiective
cantitative i planuri de aciune specifice pentru fiecare dintre celelalte niveluri
ale organigramei. n englez, se folosete sintagma Policy Deployment. n
romn, n locul unei traduceri de genul Detalierea politicilor, se prefer n
general pstrarea denumirilor originale ale metodei.
n aplicarea Hoshin se pornete de la viziunea stabilit de top management i se
traduce apoi de fiecare nivel (organizaie, departament, echip de lucru) n
obiective i strategii de lucru pe termen scurt i mediu, care s fie pe nelesul
respectivului nivel, dar care s contribuie toate la atingerea viziunii pe termen
lung.
Dac ar fi s ne gndim la viziunea unei firme (ceva de genul Viziunea firmei
este s realizeze produse de calitate n orice moment, n orice loc i
indiferent de client., sau ntotdeauna va exista un calculator personal pe
fiecare birou, navignd cu soft Microsoft Bill Gates) i dac am fi angajai ai
acelei firme (s zicem la departamentul contabil sau la marketing), ce ai neles
c am avea efectiv de fcut pentru a contribui la realizarea viziunii? Aceeai
ntrebare se poate reformula: Cum ar putea fi evaluat contribuia noastr la
performanele obinute de organizaie?.
Rspunsuri clare se pot obine prin aplicarea metodei Hoshin, care, pornind de
la un enun generat la cel mai nalt nivel de conducere al unei organizaii, l
detaliaz pe msur ce parcurge treptele spre baza piramidei ierarhice,
obiectivele strategice pentru fiecare nivel fiind transformate n strategii i
planuri de lucru pentru nivelul imediat urmtor.
Hoshin este un proces evolutiv, care respect principiile ciclului PDCA (Plan-DoCheck-Action).
1. Doar c ncepe cu etapa de ACIUNE, n care se stabilesc, la vrful ierarhiei,
obiectivele i prioritile strategice.
2. Al doilea pas este cel de PLANIFICARE, n care fiecare divizie, departament,
secie, atelier, serviciu, etc. stabilete obiectivele, resursele i mijloacele
necesare pentru sarcinile de lucru specifice, ce decurg din obiectivele globale.
Tot n aceast faz se stabilesc indicatorii necesari pentru monitorizarea
progresului i se verific alinierea obiectivelor specifice, respectiv corelarea
dintre acestea i contribuiile lor specifice la realizarea obiectivelor globale.
29
29
Indicatori Lean
Nu tot ceea ce poate fi cuantificat conteaz, aa cum nu tot ceea ce conteaz
poate fi cuantificat. (Albert Einstein)
Lean implic luarea deciziilor pe baz de fapte i de date reale, nu pe intuiie i
preri proprii. Practic, un sistem de indicatori lean permite luarea deciziilor pe
baza analizei datelor i informaiilor, respectiv a unor dovezi obiective, obinute
prin: observare, msurare, ncercare, alte metode de cuantificare i estimare
adecvate.
Indicatorii Lean trebuie alei cu parcimonie, pentru c ei trebuie s fie puini la
numr, exprimai n mrimi fizice uor de neles, cuantificat i msurat (zilnic,
sptmnal, lunar, anual), orientai pe procese i destinai a fi folosii de ctre
personalul din producie i de ctre management, dar uor de neles i pe ct
posibil comuni tuturor operaiilor de producie i majoritii departamentelor.
De unde tiu c astzi lucrez mai bine ca ieri?
Rspunsul este posibil dac utilizez civa indicatori, pentru a putea s fac
comparaii n timp sau ntre departamente.
Exemple de indicatori Lean:
29
Randament bine de prima dat -% nr. de buci care rezult bune din
proces de prima dat (FTT)
Productivitatea muncii
Satisfacia clienilor
Stocuri
Suprafaa liber
Suprafaa productiv
JIT
Producia Just-in-Time (JIT) este o filozofie de management aplicat pentru a
produce n conformitate cu solicitarea clientului, respectiv doar:
Ct este necesar
29
Management vizual
29
Activiti care adaug valoare sunt acele activiti care, din punctul de
vedere al clientului, fac un produs sau un serviciu mai valoros;
Activiti care nu adaug valoare sunt acele activiti care, din punctul
de vedere al clientului, nu fac un produs sau un serviciu mai valoros.
Totui, din punctul de vedere al furnizorului, nu toate activitile care nu
adaug valoare pentru client pot fi complet eliminate; astfel, ele se pot
mpri n:
o activiti care nu adaug valoare, dar care sunt indispensabile
(produc pierderi evidente)
o activiti care nu adaug valoare i care sunt nenecesare (produc
pierderi ascunse).
n general, cele apte tipuri de pierderi stabilite n teoria Lean snt:
1. activitile care consum resurse fr s adauge valoare
2. greelile care trebuie corectate
3. produsele sau serviciile realizate fr s fie cerute de cineva
4. operaiile inutile incluse n procesele de lucru
29
29
SMED
METODA SMED DE REDUCERE A TIMPULUI DE SCHIMBARE A FABRICAIEI
Definiia duratei de schimbare a produciei:
Timpul scurs de la
terminarea ultimei piese a unui lot i producerea primei piese bune
din lotul urmtor sau timpul necesar unui post sau sistem de lucru
pentru a trece la un alt tip de pies / produs.
SMED = Single Minute Exchange of Die (Concept dezvoltat la Toyota Motor
Corporation ncepnd din anii 50; metoda a fost descris de Shigeo Shingo n
cartea A Revolution in Manufacturing: the SMED System, 1985, The
Productivity Press, USA.)
SMED = O abordare de inginerie industrial pentru creterea capacitii
de producie
SMED = O tehnic folosit pentru reducerea timpului de reglaj la
schimbarea produciei
Avantajele SMED:
Obiectivele SMED
Obiectivul 1: Reducerea timpului de schimbare a fabricaiei
Obiectivul 2: Minimizarea volumului de munc necesar pentru atingerea
obiectivului 1
29
inta:
1 minut
5 min.
30 min.
1 minut
5 min.
30 min.
29
NU
29
Valoare
B.
Flux
C.
Hart.
29
29
2)
3)
Cum se poate asigura un flux continuu de materiale? Care este lotul
minim posibil?
29
4)
5)
Glosar
Utilizarea terminologiei Lean implic cunoaterea unei limbi specifice, de tip
rojapongleza. Muli termeni i multe denumiri nu pot fi traduse n romn
dect prin parafraze, ca ntr-un dicionar explicativ, fr a fi ns posibil s se
gseasc un echivalent suficient de clar i posibil de generalizat pentru a fi
neles n acelai fel de toi utilizatorii. Exemple de sintagme intraductibile n
romn: Lead Time sau Dock-to-Dock Time.
Asadar mai jos voi adauga o serie de termeni si concepte, cu interpretarea pe
care o accept eu. Puteti comenta sau infirma variantele propuse nu ezitati
asa ne va fi din ce in ce mai clar modul in care trebuie sa utilizam terminologia
Lean.
Taichi Ohno a fcut o distincie dintre eficiena aparent i eficiena real; el a
dat urmtorul exemplu: ntr-o secie de fabricaie, angajaii produc 100 de
produse pe zi. Dac, n urma mbuntirii procesului, ei vor putea produce 120
de buci pe zi, atunci s-ar putea spune c a crescut eficiena de 20%. ns
acest lucru este real dac i numai dac i cererea clienilor crete cu 20%.
Dac cererea rmne stabil la 100 de produse pe zi, singura modalitate de a
crete eficiena procesului este de a determina modul n care acelai numr de
piese poate fi produs cu mai puin efort i i mai puine resurse materiale.
Eficienta: Satisfacerea tuturor necesitilor clienilor cu minimum de resurse
consumate.
Fluxul de valoare: Include toate activitile componente ale unui proces,
necesare pentru realizarea produsului sau serviciului cerut de client,
de la concept pn la lansare i de la comand pn la livrare. Fluxul
de valoare cuprinde att activitile care prelucreaz informaiile
referitoare la realizarea produsului, ct i activitile propriu-zise de
29
29
29
29
29
29
29
29
29
29
Lean n medicin
Dac ne gndim la una din definiiile Lean, muli vor fi de acord c i n sistemul
de sntate exist clieni (chiar dac de obicei ne gndim doar la pacieni, dar
nu ar trebui s-i omitem pe toi cei care cer ceva de la altcineva pe parcursul
realizrii activitilor specifice din organizaiile ce fac parte din sistemul
29
29
29
29
29
29
29
29
sau consecinele acestei legi vreau doar s atrag atenia c denumirea este
improprie ar fi trebuit s se numeasc Legea formrii profesionale a
adulilor, cu excepia celor care lucreaz n sistemul de sntate, n
sectorul public, n domeniul psihologiei, turismului, etc. i al tuturor
celorlali care au ocupaii reglementate prin alte legi. Practic, dac vrei
s autorizezi un curs de formare a adulilor, pentru a putea elibera un document
de absolvire acceptat de angajatori, care s permit desfurarea unei ocupaii
recunoscute n Romnia, trebuie s respeci n acelai timp regulile specifice
mai multor sisteme naionale care urmresc acelai lucru respectarea
regulilor proprii, fr niciun fel de preocupare referitoare la distorsiunile
produse n mediu (iar dac regulile ar fi similare, tot ar trebui pltite dou taxe
de autorizare, dou taxe de recunoatere a competenei formatorului, etc.).
Poate cineva s-mi explice care este eficiena acestor sisteme paralele?
Alte exemple vin de la administraia financiar, unde pentru a primi un certificat
c nu ai datorii la bugetul de stat trebuia s dovedeti c ai fcut plile la timp!
Sau de la ANOFM, unde cel care i schimb locul de munc trebuie s se duc
s cear repartiie pe respectivul loc nou de munc, chiar dac nu a avut nevoie
de alte servicii de la respectiva agenie din experiena mea recent, firma
angajatoare a anunat un loc nou liber de munc la agenia din zona sa
geografic, care a emis un document n original prin care anuna agenia local
din zona mea de domiciliu, pe care eu a trebuit s l duc personal pentru a fi
nregistrat i astfel am primit repartiie pe respectivul loc, pe care a trebuit apoi
s o dau angajatorului s o duc la agenia local din raza sediului su. Nu tiu
ct timp i-a luat persoanei de la angajator care s-a ocupat de acest traseu, dar eu
tiu c am avut nevoie de o or i jumtate, plus timpul i costurile aferente,
pentru c eu locuiesc in Bucureti, angajatorul era din alt jude, iar postul era
pe perioada determinat, pentru realizarea unui curs de formare. mi poate
cineva justifica eficiena, eficacitatea i, mai ales utilitatea procesului descris
mai sus?
Revenind la asemnrile i la deosebirile dintre sectorul privat i cel public, este
evident c n sectorul public s-au diluat pn la dispariie cerinele de
responsabilitate i responsabilizare. Astfel, la firmele private, dac un muncitor
stric un produs sau un echipament, se poate atepta s i se impute dauna
produs i s i se rein banii direct din salariu. n sectorul public, din ceea ce
tiu eu, dac cineva semneaz un contract dezavantajos pentru stat, este
eventual demis dac iese scandal i, dup un proces de civa ani, poate
eventual primi o hotrre judectoreasc pentru a plti o despgubire. Sau dac
cineva este angajat pe un post de control la Garda financiar sau la orice alt
agenie cu atribuii de control, lua bani ca salariat al instituiei, dar i
comisioane din sumele ncasate de stat. Din punctul meu de vedere, este vorba
de finanare dubl i sper s fi fost identificat i eliminat deja de guvern.
Mai mult, dac n sectorul privat cheltuielile trebuie s fie mereu corelate cu
veniturile, n sectorul public perspectiva de obicei era invers, cel puin pn
anul trecut i anume cum s facem s avem cheltuieli mai mari anul acesta,
pentru a putea justifica anul viitor necesitatea unui buget mai mare. Chiar dac
acum s-a declarat c s-a ajuns la fundul sacului, mentalitatea unor oameni nc
nu s-a rupt de ideea bugetului de stat ca sac fr fund. Ceea ce nseamn c
unii nu simt responsabilitatea pentru risipa cronic din sistem i m refer la
pierderile curente, zilnice, imediat observabile de fiecare. De exemplu, cum de
ntr-o cldire nou a unei agenii, frumos amenajat, plin de angajai, la
29
29
Cuvinte goale, doar ca s sune bine, vei gndi imediat, nu? Imposibil, vor spune
muli! i, mai ales, imposibil la noi! Cam aceasta este gama de reacii pe care le
primesc la nceput la cursurile de iniiere n lean adresate celor din sectorul
privat, ncepute de prin 2004. De ce ar fi diferite pentru cei din sectorul public?
Tot ce v pot spune este c Lean aplicat cu succes determin rezultate extrem
de bune i extrem de rapid, care apoi pot fi mbuntite n continuare.
Revenind la studiul de caz prezentat, echipa de mbuntire de la DHS a iniiat
procesul de analiz a proceselor interne, a identificat pierderi pe flux i le-a
redus sau eliminat cu ajutorul unor instrumente Lean, a schimbat procedurile
interne pentru a-i face pe angajai s se simt parte a activitilor i s i implice
pe clieni n rezolvarea problemelor.
Principalele neajunsuri observate au fost:
Durate lungi de ateptate pentru soluionarea cererilor clienilor
29
la 20 zile
Reducerea timpului de realizare a actelor adiionale la contractele
Lean
15% din angajai au participat la cursuri de iniiere n Lean (ntre 2
29
Pentru cei care nu snt familiarizai cu sistemul Lean de management, pot afla
mai multe detalii pe blog (https://leanromania.wordpress.com). Iar dac prima
reacie va fi c n sectorul public Noi nu avem japonezi i nici nu producem
maini!, sper c exemplul anterior i va fi fcut totui s fie curioi.
nva din greelile altora. Este imposibil, chiar ntr-o via lung, s ai timp s
faci tu singur toate greelile posibile. (Sidd Finch)
n realitate, este destul de uor de transferat i adaptat experiena deja
acumulat de la sectorul productiv la cel public, chiar dac n majoritatea
situaiilor este vorba de servicii. Aa cum atunci cnd cumprm un produs ne
dorim s avem la dispoziie i o serie de servicii asociate (de exemplu, dac
cumpr mobil de la un magazin, mi-ar plcea mai mult ca sigur s mi fie
livrat acas, s vin cineva s-o asambleze, s-o pot da napoi dac nu mi se mai
pare potrivit dup ce am aranjat-o n cas, s am pe cine suna pentru
schimbarea unui mner sau ndeprtarea unei zgrieturi), tot aa cnd vorbim de
servicii, acestea se pot concretiza n nite produse valoroase pentru client (un
proces de evaluare se concretizeaz prin primirea unei autorizaii sau a unei
certificri, sectorul public furniznd de asemenea diferite rapoarte, permise,
evenimente, licene, etc.).
De asemenea, muli nc mai consider c dac ofer servicii gratuite, atunci
nu au obligaii fa de clieni, fr s i dea de fapt seama c nu exist nimic
gratuit i c cheltuielile pentru respectivele servicii trebuie totui pltite de
cineva. Mai mult, dac n sectorul privat clientul poate fi relativ uor de
identificat, n sectorul public exist foarte multe i diverse categorii de clieni
de la cel care cere o informaie la un ghieu pn la fiecare cetean, de la
utilizatorul transportului n comun subvenionat de la bugetul local pn la
criminalul care are avocat din oficiu.
Iar o alt concepie care dezbin sectorul privat de cel public este concepia c
instituiilor publice nu ar trebui s li se cear s aib profit. Ca definiie, profitul
trebuie neles ca diferena pozitiv dintre venituri i costuri. Dac diferena
este negativ, vorbim despre pierderi, adic situaia n care avem cheltuieli mai
mari dect ceea ce ne-am permite s cheltuim. i aa apare deficitul bugetar de
care se vorbete tot mai mult. Care este acceptat fr clipire de toat lumea
aproape nu exist ar fr datorii publice, deci toate rile practic cheltuie mai
mult dect ncaseaz. Doar c de curnd a nceput s se vorbeasc din ce n ce
mai des despre incapacitate de plat, faliment de ar, insolvabilitate. Este cazul
s ajungem pn acolo, spernd mereu c nou nu ni se poate intmpla, sau ar fi
momentul s cutm soluii pentru diminuarea cheltuielilor publice?
Lean este un concept care urmrete reducerea continu a pierderilor, deci un
consum mai raional i mai eficient al resurselor, deci cheltuieli mai mici, dar
fr a afecta calitatea i eficacitatea serviciilor oferite, ba chiar cu efecte
pozitive asupra satisfaciei clienilor.
29
29
29
informaii necesare
Ateptri datorate unor proceduri de lucru prea complexe
aplicaie informatic
29
03. Transport
Pierderile prin transport se refer la micarea repetat sau pe distane prea
mari a produsului aflat pe fluxul de proces. Cum s-ar putea ns evidenia
transportul unor produse imateriale, cum snt de cele mai multe ori serviciile?
Dar faptul c snt dificil de observat nu nseamn c nu determin pierderi, ce
pot duce de multe ori la nerespectarea termenelor de livrare sau la alte tipuri
de pierderi.
Exemple de pierderi prin transport:
Pot, e-mail, transportul de documente
etc.
04. Procesare inadecvat (De ce simplu, cnd se poate i complicat?)
Procesarea inadecvat, inutil (sau supraprocesarea) nseamn a face mai mult
dect este necesar i suficient pentru a furniza valoarea cerut de client. Se tie
ns c mai binele este dumanul binelui! Astfel, n locurile unde se observ n
permanen stres, agitaie i suprasolicitare, unde se muncete pn la epuizare,
unde nimeni nu mai are timp s zmbeasc i s rspund politicos celor din jur,
trebuie cutate pierderile prin procesare inadecvat.
Exemple de procesare inadecvat:
Prelucrarea unor date neactualizate
29
similare n mai multe registre (ca n cabinetul medicului de familie, unde datele
pacientului se trec n cel puin trei registre diferite)
Utilizarea de softuri necorespunztoare
calculatoare
Copii multiple ale unui document, care se arhiveaz n mai multe
locuri
Multe e-mailuri necitite n csua de pot electronic
29
lucru (de exemplu, un text se poate alinia prin apsarea repetat a tastei de
spaiu sau prin utilizarea tastei Tab)
Salvarea unor fiiere pe desktop i apoi curirea periodic a
29
29
c)
Inflexibilitatea modului de furnizare a serviciilor publice
Birocraia excesiv ncarc costurile de realizare a serviciilor publice. La fel,
lipsa de flexibilitate a organizrii duce la pierderi de exemplu, numrul de
persoane pe schimb la spitale sau la poliie este egal n fiecare zi, chiar dac se
tie c numrul de evenimente nedorite este mai mare vinerea i smbta seara,
dect lunea seara.
Esenial este s nu se uite c pierderile snt doar efectul vizibil al unor cauze ce
trebuie identificate i eliminate prin aciuni de mbuntire.
2. Pentru a satisface cerinele, nevoile i ateptrile clienilor, organizaia
trebuie s defineasc clar activitile care constituie fluxul de valoare.
Pentru a satisface cerinele, nevoile i ateptrile beneficiarilor serviciilor
publice, este util s se identifice etapele de parcurs pentru realizarea
respectivului serviciu, pornind dinspre client n avalul fluxului i stabilind
fiecare om i fiecare activitate care contribuie la livrarea serviciului. Astfel,
trebuie vzut traseul urmat de o cerere pentru o autorizaie de construcie, de
exemplu la cine ajunge i cum, ct st n ateptare, unde este procesat, de
cine i cum, unde de cine i cum este aprobat, emis, nregistrat, comunicat,
etc. Astfel, se poate stabili durata efectiv de lucru i se poate compara cu
durata oficial de eliberare, se pot identifica informaiile i activitile
redundante sau lips, alte activiti care nu adaug valoare pentru client
(ateptri prin sertare sau pe birouri pentru o semntur sau pentru o tampil,
trasee lungi de transport ntre diferii funcionari aflai n birouri diferite, etc.
Ca i n mediul privat, singurul mod de a stabili fluxul de valoare este
observarea modului curent de lucru. n sectorul public, totul se bazeaz pe
competena oamenilor din sistem, i mai puin pe proceduri clare, scrise,
standardizate, care s ofere stabilitate i transparen oricrui proces. In alte
probleme ce apar n sectorul public se leag de faptul c orice decizie are
nevoie de obicei de 2 3 decideni, c orice document emis poart 2
semnturi, referine i tampile, c organizarea este funcional, deci procesul
pentru livrarea unui serviciu public este segmentat ntre diferite birouri i
servicii, astfel nct responsabilitatea se disipeaz aproape pn la dispariie, iar
durata de livrare i complexitatea procesului se amplific din ce n ce mai mult.
3. Fluxul de valoare trebuie s devin continuu, pentru a scurta durata
realizrii serviciului public.
Pentru a furniza servicii publice, toate persoanele implicate i informaiile
necesare trebuie s fie disponibile la momentul adecvat, conform procedurilor
stabilite de lucru, astfel nct procesul s nu se ntrerup i s fie realizat
continuu, pn la finalizarea lui. S ne imaginm c o persoan este condamnat
la executarea unei pedepse cu nchisoare, dar toate nchisorile snt
suprapopulate i nu mai exist locuri disponibile. Sau c este o perioad de
iarn i este o epidemie de grip, care face ca toate spitalele s intre n
carantin, iar cei cu boli cronice care au nevoie de intervenii periodice nu pot fi
spitalizai. Sau c la Parlament trebuie votate mai multe legi, dintre care unele
rmn i cte doi ani pe list, fr s intre n plen pentru discuii. Toate aceste
situaii provoac pierderi n sectorul public, pe care le putem cuantifica n
consumuri prea mari de resurse, respectiv risip de bani, timp, energie, fr a fi
corelate cu rezultatele obinute, dar de asemenea determin i alte efecte
29
29
1. 1.
2. 2.
Se creeaz o organigram i un set de roluri i fie de post pentru
persoanele cu principalele responsabiliti pentru trecerea la Lean
3. 3.
4. 4.
29
7. Presa scrie doar despre ceea ce nu merge bine. Dar nu renuna s trimii
comunicate de pres, cu rezultatele de succes n aplicarea Lean.
8. Legal nu vei putea face multe dintre schimbrile necesare. Dar nu renuna
s simplifici n continuare procedurile de lucru.
9. Dac i vei nva pe ceilali s fac lucrurile mai bine, vor pleca s ocupe
posturi mai bune. Dar nu renuna s i nvei n continuare.
10.
Ideile tale, n cel mai bun caz l pot face pe altul s fie apreciat i n
cel mai ru caz te poate cobor n ochii colegilor ti. Dar nu renuna s
mprteti n continuare ideile tale de mbuntire.
Deci, cine vrea s aplice Lean n sectorul public? Pentru c acum este momentul
cel mai potrivit pentru a mbunti performanele i calitatea serviciilor
publice, mai ales ca resursele disponibile nu vor mai fi niciodat la nivelul de
abunden din anii precedeni.