Anda di halaman 1dari 10

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

I.PENGANTAR
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Pertanyaan ini kerap
dilontarkan oleh mereka yang concern terhadap kajian fenomena komunkasi
maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala keorganisasian. Dalam
kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses
pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi,
yang berdampak kepada membangun budaya oranisasi, yaitu nilai dan
kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalamrangka membentuk
saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan
dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman. Masalah komunikasi di
dalam organisasi adalah masalah yang sangat penting. Sebab, kegagalan
komunikasi akan menghasilkan gonjang-ganjing di internal organisasi dan
berpotensi merusak reputasi organisasi. Di samping itu, akan terjadi penurunan
moral, etika, produktivitas, dan integritas.

II. PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Golddhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi adalah proses


penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling
tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau
yang selalu berubah-ubah. Pengertian tersebut mengandung konsep-konsep
sebagai berikut:
1. Proses, Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang
menciptakan dan saling menukar informasi diantara anggotanya. Karena
gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus
dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan, yang dimaksud pesan adalah susunan simbol yang penuh arti
tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan
orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan
pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi dapat
dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan bahasa,
penerimayang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari pesan.
Pengklasifikasian pesan menutut bahasa dapat dibedakan pesan verbal
dan non verbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya; surat, memo,
pidato, dan percakapan. Sedangkan pesan nonverbal dalam organisasi
terutama sekali yang tidak diucapkan atau dityulis seperti; bahasa gerak
tubuh, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dll.

3. Jaringan, organisasi terdiri dari satu seri orng yang tiap-tiapnya menduduki
posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran
pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suau set jalan kecil
yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini
mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan
organisasi.
Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara
lain; hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus
pesan, dan isi dari pesan.
4. Keadaan Saling Tergantung, Konsep kunci komunikasi organisasi keempat
adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian
lainnya. Hal ini telah menajadi sifat dari suatu organisai yang merupakan
suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami
gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin
juga kepada seluruh sistem organisasi. Implikasinya, bila pimpinan
membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi
keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.
5. Hubungan, Konsep kunci yang kelima dari omunikasi organisasi adalah
hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem
kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada
manusia yang ada dalam organisasi. Dengan kata laian jaringan melalui
mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia.
Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan
kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat suatu hubungan
perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari seseorang, mempengaruhi dan
dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi. Hubungan manusia
dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan
diantara dua orang sampai kepada hubungan yang kompleks. Jadi dalam
organisasi terjadi hubungan yang sifatnya individual, kelompok, dan
hubnganorganisasi.
6. Lingkungan, yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas secara fisik
dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan
mengenai individu dalam suatu sistem. Yang termasuk lingkungan internal
adalah personal/anggota, tujuan, produk, dll. Sedangkan lingkungan
eksternal adalah; langganan, saingan, teknologi, dll. Komunikasi organisasi
terutama bekenaan dengann transaksi yang terjadi dalam lingkungan
internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antar
organisasi dengan lingkungan ekternalnya. Yang dimaksud dengan kultur
organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi
yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku individu
dan kelompok dalam organisasi. Organisasi sebagai suatu sistem terbuka
harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti; teknologi,
ekonomi, undang-undang, dan faktor sosial. Karena faktor lingkungan
berubah-ubah, maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini

harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan


dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan
maupun terhadap kepentingan umum secara eksternal.
7. Ketidakpastian, adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan
informasi yang diharapkan. Misalnya; organisasi Karang Taruna
memerlukan informasi tentang Undang-undang tentang NAPZA untuk
disosialisaikan kepada anggotanya, kalau informasi tersebut didapatkan
maka tidak maslah, tetapi kalau informaasi itu tidak didapatkan maka
terjadi ketidak pastian. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini
organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggotaa,
melakukan suatu penelitian pengembangan organisasi, dan mengahapi
tugas-tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi. Ketidak pastian
dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terjadinya banyak informasi
yang diteima daripada sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi
lingkungan meeka. Jadi ketidakpastian dapat disebabkan oleh terlalu
sedikit informasi yang didapatkan dan juga karena terlalu banyak yang
diterima.
Pengertian lainnya :
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian
suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya
dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Unit Komunikasi
Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai setiap entitas
berkelanjutan yang mampu berada dalam duakeadaan atau lebih . Dalam
suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orangorang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tersebut adalah
hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit
mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan.
Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan,
pada saat yang sama jabatan tersebut dipersonalisasikan, menghasilkan
suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tersebut.
Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam
komunikasi, kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan
yang terjadi :
1. Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to
display menurut Random House Dictionary of The English Language
1987 : anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau
orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tesebut. dapat
terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .

2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to intepret :


menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu.
Contoh : Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari, anda
menciptakan pertunjukkan bagi diri anda sendiri. Anda menempatkan
diri anda sendiri, atau setidaknya apa yang anda rasa anda pikirkan
mengenai diri anda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda
menempatkan diri anda sendiri dalam suatru posisi yang
menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda, perhiasan,
dan hiasan wajah merepresentasikan diri anda sendiri kepada
orang lain.Ada aksioma komunikasi yang berbunyi seseorang tidak
dapat tidak Berkomunikasi
Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan
pesan. Apa yang anda
tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang merepresentasikan
anda. Anda
adalah suatu pertunjukkan pesan yang berjalan. Hal yang sama dapat
diterapkan kepada
kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi
mereka yang
mengunjunginya

III.PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi internal
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
[operasi dan manajemen]
Dua dimensi komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL ! Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari
staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
-> Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman, rapat, majalah intern.

->Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan


laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan.
Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak
berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh
terhadap operasional organisasi [perusahaan]. Organisasi terdiri atas sejumlah
orang; melibatkan keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan
koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan
organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan audience di luar
organisasi.
Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya
dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di
luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona [Interpersonal Role]
Peranan Tokoh [figurhead role]
Peranan Pemimpin [leader role]
Peranan Penghubung [liaison role]
2. Peranan Informasional [Informational Role]
Peranan Monitor [monitor role]
Peranan Penyebar [disseminator role]
Peranan Jurubicara [spokesman role]
3. Peranan Memutuskan [Decisional Role]
Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]
Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]
Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]
Peranan Perunding [negotiator role]
MODEL PROSES KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI
B. KOMUNIKASI HORISONTAL komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan
anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang
formal

Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja employee relation dan sering
timbul rumours, grapevine, gossip
C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan
khalayak audience di luar organisasi.
-> Komunikasi dari organisasi kepada khalayak bersifat informatif.
Contoh : Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah,
Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
-> Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis
To meet the challenge in the workplace today requires.
Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :
# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi
# Service Focused ! berpikir pada pelayanan
# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan
# Facilitative [media saluran/pendukung]
# Forward Thinking ! berpikir kedepan
# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan
komunikasi]
# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]
IV.HAMBATAN KOMUNIKASI
1.Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin
berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan
dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,
jenis hambatan teknis dari komunikasi :

->Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas


-> Kurangnya informasi atau penjelasan
-> Kurangnya ketrampilan membaca
-> Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.
2.Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian
pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi
atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian
[komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.
TIDAK ADANYA hubungan antara simbol (kata) dan yang disimbolkan, dapat
mengakibatkan kata yangdipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang
dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini,
seorang komunikator
HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik
komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang
dipakainya.
3.Hambtan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
Menurut Cruden dan Sherman :
-> Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.
Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan
mendengarkan,
perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.
->Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.Suasana
iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas
komunikasi organisasi.
V.MENGEMBANGKAN MEDIA KOMUNIKASI

Dalam berkomukasi dikenal adanya 2 cara, Formal dan Informal, juga 2 arah dari
Manajemen ke Karyawan atau sebaliknya. Jika 2 cara dan 2 arah komunikasi
tersebut diperpotongkan sehingga terbentuk matriks, maka akan terdapat 4
kuadran cara dan arah komunikasi.
Sifat komunikasi Formal adalah regular, terencana dan proaktif. Sedangkan
dalam komunikasi Informal lebih bersifat tak terduga, tanpa rencana, spontan
dan reaktif.
Sifat komunikasi Informal yang tak terkendali semacam ini, umumnya menjadi
akar penyebab ketidakseimbangan hubungan internal di dalam organisasi yang
pada gilirannya dapat berimbas negatif pada sisi eksternal organisasi dan tentu
saja berdampak pada nilai-nilai lain dalam organisasi yang kelak akan dirasakan
buruk bagi seluruh stakeholders.
Salah satu unsur penting dalam berkomunikasi adalah Karyawan, maka
perhatikanlah:
a. Dengarkan Karyawan, apapun yang mereka sampaikan jadilah pendengar
yang baik.
b. Beri informasi sebenarnya, Karyawan ingin pula mendengarkan kabar yang
benar.
c. Libatkan Karyawan, jangan lupa mengikutsertakan Karyawan dalam persoalan
mereka.
d. Cara komunikasi yang benar, pilih media yang sesuai kebutuhan bersama.
e. Dialog, berkomunikasi 2 arah menciptakan kejernihan suasana.
f. Fokus, berkomunikasilah pada pusat persoalan, sehingga efektif memanfaatkan
media.
Sebenarnya ada banyak contoh kejadian kegagalan komunikasi internal yang
menyebabkan tidak sehatnya pertumbuhan hubungan antar dan intern sebuah
organisasi. Bahkan lebih banyak kejadian kegagalan di dunia nyata sekitar kita
dibandingkan contoh-contoh keberhasilan sistem komunikasi yang dibangun
dalam sebuah organisasi. Di tempat dimana hubungan internal tercipta sehat,
maka sistem komunikasi internal yang berhasil selalu dibangun dengan sengaja.
Namun tidak berhenti disitu saja, sebab aplikasi sebuah sistem komunikasi
dalam dunia nyata menjadi kunci utama keberhasilan membangun sehatnya
hubungan internal antar anggota dan bagian dalam organisasi tersebut.
Jadi, ciptakanlah sistem komunikasi internal dalam organisasi Anda, misalnya
dengan beberapa cara dan arah sebagai berikut:
1. Survey Pendapat Karyawan, media tertulis dan verbal 2 arah yang memiliki
daya jangkauan paling luas dan obyektif, apalagi dilakukan anonim. Pengalaman
penulis setelah melakukannya beberapa kali di beberapa jenis perusahaan,
menghasilkan banyak temuan tak terduga yang dapat membantu menyusun
banyak program HR yang kontributif terhadap pencapaian tujuan bisnis
perusahaan tersebut.
2. Forum Terbuka, media verbal 2 arah yang membuka sumbat-sumbat
komunikasi birokratis mencair dan menjernihkan issue-issue destruktif dalam

organisasi. Pengalaman penulis ketika bertugas memimpin sebuah Corporate HR


Department, memberi banyak peluang belajar dan mempertajam sensitifitas
baik terhadap perkembangan organisasi maupun perhatian persoalan-persoalan
kolektif para karyawan.
3. Media Kolektif Tertulis, bentuknya beragam, misalnya Mading (Majalah
Dinding), dan Buletin yang berisi berita-berita sukses pencapaian target
penjualan informasi produk baru curah pendapat/pengetahuan karyawan
sampai dengan interaksi tanya jawab dengan Manajer HR atas issue
kepersonaliaan internal. Di sini, lagi-lagi terbuka peluang bagi atasan terutama
Manajer HR upaya saling mempertajam kemampuan komunikatif. Penulis
beruntung berkesempatan mempraktekkannya di tempat yang telah mengenal
LAN, maka e-discussion, adalah media interaktif yang real-time dan menantang.
4. Media Individual Tertulis, biasanya berbentuk Individual Suggestion System,
sumbang saran individu Karyawan atas satu persoalan yang terjadi berulang di
lingkungan tempat kerjanya. Ada banyak alternatif media yang bisa dikaitkan
dengan sistem penilaian prestasi maupun penghargaan unik atas saran yang
aplikatif.
5. Kebersamaan, telah banyak dilakukan di banyak organisasi, misalnya
Outing/Gathering, mencakup kegiatan informil terencana yang merangkul
segenap lapisan Karyawan bahkan ada yang mengikutsertakan keluarga.
Kedekatan suasana kekeluargaan yang tercipta biasanya berdampak konstruktif
langsung pada pengambilan keputusan bisnis sehari-hari.
6. Prosedur keluh kesah, satu media sangat penting yang banyak kita lupakan.
Melalui prosedur ini seorang Karyawan memiliki jaminan dan juga keberanian
mengemukakan pendapat obyektiv dan terbuka ke atasan tanpa rasa segan.
Disebut prosedur karena ada tatacaranya yang dijamin oleh ketentuan
ketenagakerjaan kita. Melakukan ini sangatlah mudah dan akan ringan manakala
5 media pertama sebelumnya telah terlaksana.
Itu semua diluar apa yang telah biasa dan baik Anda lakukan, yang juga
merupakan bentuk media komunikasi, misalnya: SK Direksi, Pengumuman, Rapat
regular, Memo instruksi/pemberitahuan, SOP (Standard Operating Procedure),
Program orientasi Karyawan Baru, Evaluasi rencana tahunan, Presentasi proposal
proyek baru, Regular visit atasan ke anggota timnya sehari-hari, Coaching,
sampai dengan PE (Performance Evaluation) yang digunakan sebagai satu
bentuk umpan balik atasan-bawahan.
Ketika semua media komunikasi tersebut dapat sukses terlaksana berkala atas
dasar rencana, maka tak urung organisasi dapat mencapai tujuan bersama-sama
anggotanya, karena dukungan sepenuh hati dari tumbuh sehatnya loyalitas para
anggota tim dalam organisasi itu sendiri.
Tak terkecuali SURAT KALENG, tak bisa dipungkiri, ini adalah satu bentuk media
komunikasi, ketika suasana hubungan internal mandeg oleh tatanan beku
birokratik, haru biru oleh banjir gossip dan carut marut berebut panjang jilatan
lidah kepada sang penguasa di pucuk pimpinan organisasi.

Mana yang akan Anda pilih, hati Anda lebih tahu menjawabnya. Siapa yang
berperan memimpin, Anda terutama para Manajer HR. Milikilah hati, dan
limpahkan jawaban Anda melalui kreasi penciptaan media komunikasi di sekitar
Anda.