Anda di halaman 1dari 6

Tata Cara Menerima Tamu Kantor

MENERIMA TAMU KANTOR


A. Pengertian Tamu Kantor
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk
kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan
dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji,
konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris,
tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima
tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana
yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai
kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui
dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor.
Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan
pimpinan yang akan ditemuinya.
B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah
sebagai berikut :
1. Penanganan ruangan tamu
sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan
langsung dalam hal-hal berikut :
Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan
fisik tamu dari atas sampai bawah.
Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap
yang ramah.
Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap
acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas
dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk
dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak
keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.
Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu
yang sudah disediakan oleh kantor.
C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh
dengan pintu.
b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk
miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan
orang yang dimaksud.
d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan
pesan tertulis dikertas catatan.
e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang
organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.
Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Ekspresi wajah yang hangat
d. Menghafal nama tamu
e. Senang bergaul dan luwes
f. Menjadi pendengar yang baik
g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit
kuku
h. Bersikap hormat kepada tamu
i. Memiliki semangat kerja yang tinggi
j. Nada suara yang enak dan jelas
k. Tenang dan menangani complain secara profesional
l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
m. Tulus melayani tamu

D. Cara pelayanan tamu kantor


Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena
itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin
goodwill yang baik.
Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan
pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai
dengan kebijkan kantor.
Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu
dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat
meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.
Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :
1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan
percaya diri.
2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima
tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya
tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan
menyambutnya.
4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti selamat siang ada yang
bisa saya bantu.
5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan
ramah dan menyenangkan.
6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu
merasa benar-benar di perhatikan.
7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama
dan dari mana, seperti bolehkah saya tahu nama bapak? atau bapak dari perusahaan
mana?
E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:
Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:
No Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap sekretaris
Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.1. Tamu dengan perjanjian
Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.
Sapa dan tanyakan keperluanya.2. Tamu tak dikenal
Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.
Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih
dahulu.

Persilahkan tamu untuk3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya mengisi
formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.
Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggal Bersikap taktisan yang datang tanpa perjanjian untuk
memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan
pimpinan
Bila yang bersangkutan masuk5. Anggota keluarga atau teman atasan pada saat atasan
sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.6. Tamu
yang tak diingikan
Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap
yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.
Perlakukan dengan baik.7. Pramuniaga atau salesman
Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.8. Tamu lanjut
usia atau cacat fisik
Terima secara wajar, tidak gaduh.9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris
Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.
Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.
Meminta maaf dan jelaskan alasanya.10. Tamu ketika atasan membatalkan janji
Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.
Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:
Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.
Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik
sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan
tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturanperturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada
setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.
Melayani tamu menurut kepentingannya.
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung
dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini
adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang
harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud
sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa
pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya
bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lainyang
memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para

penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur
taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk
diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu,
bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin
membeli barang.
Tamu aparat pemerintah.
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka
menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila
sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk
menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan
membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal
ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk
dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu
turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala
sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenangkenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel
yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak
dapat disalahkan.
Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu
tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris
harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada
pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang
sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya
yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
saat menerima tamu : selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan
seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu
saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : mohon maaf Bapak/Ibu untuk
kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.atau, jika berkenan, saya
bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.
saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan
kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan
kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya atau, mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini
pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu
dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?(sebautkan hari dan jam lain
sesuai dengan agenda yang tersedia).
F. Formulir Kedatangan Tamu

Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon,
informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan
informasi selanjutnya.
secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke
perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh
penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.
Contoh Formulir Kedatangan Tamu

PENUTUP

Kesimpulan
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan
bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima
kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan
sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap
perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan
dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara
menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada
di tempat.