PETUNJUK PENGGUNAAN

SUB SISTEM MANAJEMEN PROPOSAL

SISTEM INFORMASI KEMAHASISWAAN

DIREKTORAT KEMAHASISWAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2011

Flowchart SOP Pengajuan Bantuan Dana

User dan Password

!
User dan password bisa didapatkan dengan datang langsung ke Direktorat
Kemahasiswaan UGM.

Setelah login, muncul link Settings dan Manage. Settings untuk mengubah password,
sedangkan Manage untuk masuk ke dalam sistem.

Di halaman awal sistem informasi kemahasiswaan(SIMAWA) terdapat links menuju

modul-modul sistem informasi kemahasiswaan dirmawa, dan juga ada news feed posting
dari dirmawa.ugm.ac.id. Berikut ini tampilan awal sistem informasi kemahasiswaan.

Module Manajemen Proposal SIMAWA

Module manajemen proposal dalam Sistem Informasi Kemahasiswaan (SIMAWA)
mempunyai fitur untuk memasukkan data proposal secara online, dan juga melakukan
pemantauan status dalam proses review proposal.

Entry/Input Proposal
Setelah proposal selesai dibuat, data-data proposal dimasukkan dalam modul Proposal
SIMAWA.
Langkah-langkah input proposal sebagai berikut:
1. Input data proposal
2. Input pengajuan bantuan dana
3. Kunci Proposal

1. Input data proposal

Data yang perlu diinputkan adalah:
a. Judul Kegiatan
b. Tanggal mulai dan tanggal berakhirnya pelaksanaan kegiatan (entry maksimal 10 hari
sebelum tanggal mulai kegiatan)
c. Tempat kegiatan
d. Jumlah mahasiswa yang terlibat
e. Jumlah dosen yang terlibat
f. Contact person yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan tersebut.

2. Input pengajuan bantuan dana

Input pengajuan bantuan dana dibagi dalam beberapa macam kategori biaya. Masingmasing pengajuan bantuan dana dimasukkan dalam kategori yang sesuai. Kategori biaya
antara lain:
a. Sewa
b. Transportasi
c. Publikasi dan dokumentasi
d. Perlengkapan
e. Konsumsi
f. Honor Narasumber
g. Ijin dan Pendaftaran
h. Kesekretariatan
i. Lain-lain

Dibawah ini contoh memasukkan biaya dengan kategori sewa

3. Kunci proposal
Setelah selesai memasukkan semua pengajuan dana/biaya, maka harus mengunci
proposal dengan cara klik KUNCI PROPOSAL.

Kalau tidak dikunci, maka proposal tidak akan terproses ke sistem.

Pemantauan status proposal

Proposal yang telah dikunci akan diproses lebih lanjut oleh sistem untuk kemudian
direview oleh staff dan pimpinan di Direktorat kemahasiswaan UGM.
Cara untuk melihat status proposal adalah masuk ke menu Manage yang terletak di
navigasi header atas.

Status diatas menunjukkan data telah diinput secara lengkap dan harus segera
melakukan verifikasi dengan cara membawa hard copy proposal ke Direktorat
Kemahasiswaan.
Contoh status dalam proses review di dalam sistem,