Anda di halaman 1dari 15

KOMUNIKASI KANTOR

LOCHA GILANG SAPUTRI


NUR FITRIANI

KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan
kasih-Nya. Sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Walaupun
disertai oleh tantangan dan rintangan. Adapun judul makalah ini adalah Kimunikasi Kantor.
Adapun tujuan dari makalah ini adalah untuk menyelesaikan tugas pembelajaran Pengantar
Manajemen yang bertujuan untuk mengetahui bagaimana ruang lingkup manajemen perkantoran.
Penulisan makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan.
Akhirnya pada kesempatan ini saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesarbesarnya kepada pihak yang telah membantu saya menyelesaikan makalah ini. Dengan hati yang
ikhlas, pada kesempatan ini saya menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Yang teristimewa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2. Kepada dosen pembimbing yang telah memberikan dorongan dan semangat selama

penyelesaian makalah ini.


3. Kepada orangtua yang selalu mendukung saya dalam penyelesaian tugas ini.
4. Kepada teman-teman yang telah memberikan inspirasi kepada saya sehingga saya dapat
menyelesaikan makalah ini.
Meskipun saya berusaha semaksimal mungkin, tetapi saya menyadari bahwa makalah
ini masih jauh dari harapan, saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Madiun, 28 Maret 2012


Penulis

Locha Gilang Saputri

INTISARI

Dalam konteks organisasi, jalinan kemitraan yang harmonis antara atasan dengan
bawahan memegang peranan yang strategis, sebab pencapaian tujuan organisasi membutuhkan
suatu kerjasama yang saling mendukung dan mempengaruhi.Kondisi ini hanya bisa terwujud
melalui komunikasi. Pentingnya komunikasi ini antara lain diungkapkan oleh Chester Barnard
(The Liang Gie:1992,19) bahwa komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap
organisasi. Dalam konteks lain dapat dikatakan bahwa komunikasi merupakan urat nadi
pelaksanaan aktivitas organisasi. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi
juga memungkinkan perintah/instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan
secara cepat dan jelas, sehingga efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi akan
terwujud.

PENDAHULUAN
Untuk memahami komunikasi kantor terlebih dahulu dijelaskan tentang pengertian
kantor. Apabila kita mendengar istilah kantor yang ada dalam pikiran kita adalah tempat atau
ruangan, bangunan atau gedung yang digunakan untuk kegiatan usaha. Dalam kenyataan seharihari kantor digunakan dengan arti kata yang berbeda, perbedaan itu karena pemahaman
terhadap istilah kantor yang tidak sama, sehingga dalam pemakaiannya menimbulkan istilah
yang berbeda-beda. Sedikitnya ada lima kata searti untuk istilah kantor yang ditemukan dalam
percakapan sehari-hari, menurut Komaruddin (1993:9) yaitu: Jasa, Jabatan, Gedung kantor,
Ruang kerja, dan Biro. Banyaknya kata yang searti dalam istilah kantor tentu saja membuat kita
semakin sulit untuk dapat memahaminya dengan benar. Untuk itu kita harus mengkajinya dari
definisi kantor agar pemahaman terhadap istilah kantor tidak salah.
The Liang Gie (1996:151) mengemukakan bahwa kantor adalah keseluruhan gedung
dengan ruangan-ruangan kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatankegiatan manajemen maupun berbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan organisasi.
Komaruddin (1993:9) mengemukakan kantor dalam ilmu manajemen berarti keseluruhan ruang
yang menjadi tempat melaksanakan kegiatan tata usaha dan kegiatan manajemen atau tugas
pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.
Dari pengertian tersebut, jelaslah kiranya apa yang dimaksud dengan kantor yaitu
ruangan sebagai tempat menyelenggarakan kegiatan tata usaha atau tugas pimpinan lainnya
dalam sebuah organisasi.
Setelah pengertian kantor, untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa
yang dimaksud dengan komunikasi. Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut:
komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan
suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya. The Liang Gie
(1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung
macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikasi itu sekaligus
tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga
tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.
Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian
pikiran, informasi, peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan

hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Untuk kantor, informasi, peraturan atau instruksi
dalam bekerja, biasanya dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus
dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor.
Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu
perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti, memahami
informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara
tidak langsung dengan menggunakan media.
Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi, selanjutnya akan
dibahas mengenai pengertian komunikasi kantor. I.G. Wursanto (1987:25) mengemukakan
pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi
dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office
communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain
(dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang
terjadi dalam suatu kantor.
Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie mengemukakan bahwa
pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi.
Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie, 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi
kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social
or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a
speaker, sender, issuer) who transmits (says, sends, issues) messages (orders, reports,
suggestions) to communicate (addressee, respondent, audience) to influence the behavior of the
communicate, as seen in his response (reply, reaction).
Berdasarkan pendapat di atas, pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut:
Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi
sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator
(seorang pembicara, pengirim, penyiar) yang menyampaikan (berkata, mengirim, menyiarkan)
warta (perintah, laporan, saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi, penjawab,
hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam
tanggapannya (jawaban, reaksi). Definisi lain menyebut bahwa Administrative communication
is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes
of eliciting actions which will accomplish company goals effectively (William G. Scott, dalam
The Liang Gie, (1962:173).

RUMUSAN MASALAH
1. Pengertian Komunikasi Kantor
2. Unsur Komunikasi
3. Proses Komunikasi Kantor
4. Fungsi Komunikasi Kantor
5. Jenis Komunikasi Kantor
6. Bentuk Komunikasi Kantor
7. Asas Komunikasi
8. Media Komunikasi
9. Media Komunikasi Yang Biasa Digunakan Dikantor
10. Komunikasi Eksternal dan Internal
11. Efektifitas Komunikasi Kantor
12. Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya
13. Etika Komunikasi Kantor

Tujuan : untuk lebih memahami materi komunikasi kantor


Manfaat : membantu pembaca untuk mengetahui apa saja yang termasuk komunikasi kantor.

PEMBAHASAN
1. Pengertian
Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif
apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong
orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut (Bovee, 2003)

Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat
pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi
lainnya dari pimpinan suatu organisasi.

Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak
kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit ke
unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.

2. Unsur Komunikasi
a. Pengirim pesan (comunicator)
Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk
berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang
individu,kelompok,organisasi,maupun suatu negara sebagai komunikator.
b. Pesan, keterangan, atau buah pikiran
Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari
sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non
verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi.
c. Alat dan sarana untuk menyampaikan pesan
alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada
komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak
langsung(melalui media cetak/elektronik dll)
d. Penerima pesan (communicate)
Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari
sumber.Disebut
tujuan(destination)/pendengar(listener)/khalayak(audience)/komunikan/penafsir/peny
andi balik(decoder).
e. Timbal balik (feedback)
Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan
dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll
.
3. Proses Komunikasi Kantor

Proses komunikasi, menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua
tahap, yakni secara primer dan secara sekunder.
a. Proses komunikasi secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media.
Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat,
gambar, warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu menerjemahkan pikiran
dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.
b. Proses komunikasi secara sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain
menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena
komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat,
telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film dan banyak lagi adalah media kedua
yang sering digunakan dalam komunikasi.
4. Fungsi Komunikasi Kantor
1.

Fungsi kontrol
Komunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah

orang lain tetap sesuai pada jalur yang di tetapkan oleh kita atau tidak, dan juga mengetahui
bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa memutuskan sesuatu yang sesuai dengan
keadaan orang tersebut
2. Informasi
Komunikasi merupakan sebuah proses untuk memberikan informasi dari sumber kepada
tujuan yang pada akhirnya melahirkan feedback (tanggapan atau umpan balik).
3. Motivasi
Fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain, fungsi
motivasi dan control pada komunikasi, menurut saya agak hampir sama tujuannya, yaitu untuk
memastikan, apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, jika fungsi kontrol
menggunakan cara yang lebih force(memaksa dan memberikan konsekuensi2 nyata), fungsi
motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya soft, lembut namun biasanya langsung mengarah
kepada nuraninya
4. Ekspresi emosi

Kita bisa menyampaikan apa yang emosi kita rasakan melalui komunikasi, pada level ini, kita
biasanya hanya butuh untuk didengar untuk membagi beban emosi kita kepada orang lain,
namun tak jarang kita mengharapkan advice dan tanggapan lisan dari orang lain.
5. Jenis Komunikasi Kantor
a. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication)
dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic

KOMUN
IKASI
KE
ATAS

communication). (Onong Uchjana Effendy, 2001:123).

b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, biasanya komunikasi ini
dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal
pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan
dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah.
Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi.
Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah
komunikasi secara mendatar, antara anggota staf, karyawan sesama karyawan dan sebagainya.
Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal
seringkali berlangsung tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu
mereka sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang
kerja (2001:124).
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi
silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi

lain. Kemudian I.G. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi
yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi
yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53).
Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun
berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan
memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.

KARYAWAN

6. Bentuk Komunikasi Kantor


Uraian tugas
Buku pedoman (manual handbook)
Majalah atau buletin
Memo atao nota
Papan pengumuman
Laporan tahunan
Penyusunan anggaran
SP (Surat Peringatan)
7. Asas Komunikasi Kantor
Geoffery Mills dan Oliver Standing ford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi, agar
komunikasi itu dapat berjalan dengan efektif, antara lain :
a. Komunikasi berjalan antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain .
b. Orang hanya dapat memahami tentang suatu hal jika menghubungkan dengan hal lain
yang telah dimengerti
c. Orang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya
dimengerti
d. Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta
penjelasan

8. Media Komunikasi
Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan, kualitas media yang
baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi, untuk itu pemilihan media komunikasi itu
sangat penting. Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu
mempertimbangkan seperti berikut:

Kecepatan. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi.


Kecermatan. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan?
Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon, kesalahan dengar

hampir tak dapat dihindarkan.


Keamanan. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan?
Kerahasiaan. Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan

orang yang tidak berhak?


Catatan. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis,

sehingga catatan harus disiapkan?


Kesan. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat
menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah
panggilan

telepon

tidak

menyinggung

penerimanya?

Apakah

surat

justru

memperlambat penerimaan informasi, karena surat tersebut mungkin tidak

diperhatikan?
Biaya. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi?
Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media
komunikasi yang di pergunakan?

9. Media Komunikasi yang Biasa Digunakan di Kantor

Surat
Telepon
Teleks (Teleprinter Exchange)
Faksimilie
E-mail (Electronic Mail)
Buletin
Presentasi

10. Komunikasi Internal dan Eksternel

Internal

Formal
Komunikasi yang sudah

Informal
Komunikasi yang sudah

direncanakan masing-masing

direncanakan dengan pihak luar

bagian (surat, e-mail, memo)

(surat, laporan, memo, pidato,

mengikuti prosedur suatu

website, maupun press release)

organisasi
Eksternal

Komunikasi yang terjadi antar

Komunikasi yang berlangsung

anggota organisasi (e-mail, face

dengan pelanggan, penyalur, investor

to face, telepon) yang tidak

(e-mail, face to face, telepon)

mengikuti prosedur suatu


organisasi
11. Efektifitas Komunikasi Kantor
Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan
baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. Dalam usaha mencapai
komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya.Scot M. Cultip
dan Allen H. Center (dalam I.G. Wursanto, 1987:68-70), mengemukakan faktor-faktor yang
menyebabkan komunikasi efektif. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut
dengan the seven cs communication, yaitu sebagai berikut:
a. Credibility (kepercayaan)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau
tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat
komunikasi.
b. Context (perhubungan pertalian)
Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada
waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau
komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.
c. Content (kepuasan)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak. Kepuasan
ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya
pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator.
d. Clarity (kejelasan)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan
akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam
pengoperan lambang-lambang.

e. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi)


Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan
bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
f. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita)
Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima
berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh
pihak penerima berita.
g. Channels of distribution (saluran pengiriman berita)
Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa
dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum.Saluran komunikasi yang sering dipergunakan,
bisa melalui radio, televisi dan telepon.

12. Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya


Menurut Robbins ada 4 hambatan komunikasi yang akan memperngaruhi kualitas komunikasi
yang kita lakukan, yaitu :
a. perbedaan bahasa dan persepsi
b. gangguan komunikasi dibagi dalam 2 bentuk yaitu gangguan emosional dan gangguan fisik
c. overload informasi
d. penyaringan yang tidak tepat
Dari beberapa hambatan tersebut adapaun cara yang bisa dilakukan untuk meminimalisir dampak
hambatan tersebut :
a. melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens
b. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
c. komitmen untuk berkomunikasi secara etis
d. menggunakan pesan yang singkat dan efektif
13. Etika Komunikasi Kantor
Etika komunikasi kantor, merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian
tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi
kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata
usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.
Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan,
dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak
langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan

surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya.etika
merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor
dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:
a. Kesusilaan,dan atau budi pekerti yang baik
b. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
c. Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi

KESIMPULAN

Komunikasi merupakan faktor yang strategis dalam menunjang pencapaian

tujuan organiasi.
Komunikasi kantor adalah proses penyampaian pesan dari komunikator
kepada komunikan melalui media tertentu dengan menggunakan bahasa

tertentu, yang terjadi pada suatu kantor.


Pembagian macam-macam media komunikasi merupakan suatu cara untuk
mempelajari media komunikasi kantor dalam perencanaan penggunaan
media komunikasi sehingga komunikasi dapat dilakukan dengan lebih efektif

dan efisien.
Tidak setiap komunikasi berlangsung efektif. Oleh karena itu dalam
komunikasi harus memperhatikan faktor-faktor penunjang efektivitas
komunikasi