Anda di halaman 1dari 2

PENGERTIAN

Dalam mengartikan tata kerja dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untuk masing-masing
supaya jelas dalam memahaminya.
Tatakerja
merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa
mencapai tingkat efisiensi yang maksimal.
Prosedur
merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai
dari man aslnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
Sistem merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk
suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Misalnya
:
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan Gunadarma adalah sebagai berikut :
1.
Mengklarifikasi buku berbahasa Inggris dan buku berbahasa Indonesia
2.
Memberikan kode-kode tertentu pada buku menurut abjad, nama pengarang maupun gabungan
keduanya (Melaksanakan pengkodean buku = coding).
3.
Mengatur buku-buku yang sudah diberi kode di tempat yang sudah disediakan.
4.
Menentukan jangka waktu peminjaman dan pengembalian buku hingga tersusun rapi seperti
semula.
Dari contoh tersebut untuk masing-masing kegiatan biasanya dibagi lagi tata kerja dalam
prosedurnya sehingga bisa dilaksanakan dengan baik.
Penting untuk ditekankan di sini bahwa ketiga-tiganya baik tata kerja, prosedur maupun sistem
merupakan satu kesatuan yang bulat akhirnya ketiga-tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka
pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu.
Jadi dengan adanya sistem kerja, tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi
manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.
PRINSIP-PRINSIP PEMAKAIAN TATA KERJA, PROSEDUR DAN SISTEM KERJA
Prinsip-prinsip yang harus dipengaruhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja
pada suatu instansi adalah sebagai berikut :
1.
Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi
tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat
dari tugas atau pekerjaan.
2.
Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepet-teptnya maka haruslah terlebih dahulu
dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa
jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacmnya.
3.
Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya
4.
Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus
dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang dimaksud.
5.
Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat
keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling
hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
6.
Dan tiap-tiap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk
pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
7.
Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk
penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi inti dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur
kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang
ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
bidang pekerjaan tertentu.
Sumber : e-learning gunadarma.ac.id
Penyederhanaan kerja kantor.
Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih
mudah atau ringan, palaksanaan asas ini sebagai berikut :
a.

Pedoman tentang tatacara

Tatacara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar-benar menghemat sumber-sumber
kerja, yaitu cara-cara yang termudah (menghemat pikiran), yang teringan (menghemat gerak dan
tenaga), yang tercepat (menghemat waktu), yang terdekat (menghemat jarak/ruang kerja), dan yang
termurah (menghemat benda).
b.
Pedoman tentang perlengkapan tatausaha
Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin
hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan, pengurusan, dan perawatannya.
c.
Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha
Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu
bagian tatusaha yang melayani semua satuan operatif, dan rancangan formulir. Selanjutnya kerja-kerja
perkantoran lainnya yang agak khusus dapat dilakukan dalam masing-masing satuan operatif yang
berhubungan dengan suatu pekerjaan induk atau menyusun laporan dari suatu tugas.
Tujuan penyederhanaan kerja :
Mencari cara kerja yang terbaik (lebih mudah, lebih cepat, efisien, efektif, dan menghindari
pemborosan material, waktu, tenaga dll).
Lima langkah penyederhanaan kerja :
1. Memilih kegiatan kerja : yaitu kegiatan yang tdk efisien atau kegiatan yang penyelesaiannya lambat
dan ingin diperbaiki.
2. Pengumpulan dan pencatatan data / fakta Yang berkaitan dengan metode kerja yang selama ini
dilaksanakan : informasi yang berkaitan dg urutan kegiatan, gerakan-gerakan kerja, layout dll.
3. Analisa terhadap langkah-langkah kerja. Langkah2 yg tdk efisien dicari sebab-sebabnya.
4. Usulan altrnatif metode kerja yang lebih baik Diusulkan MK yg dianggap efisien dan efektif,
sebelum usulan diputuskan terlebih dahulu di uji coba.
5. Aplikasi dan evaluasi metode kerja baru.
Mengaplikasikan alternatif MK yang lebih baik untuk menggantikan metode yang lama, evaluasi.

Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:

Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja memiliki makna memberikan pemahaman terhadap
para pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah
para pegawai dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.

Tata Kerja, procedure kerja dan system kerja sangat banyak manfaatnya di dunia organisasi baik
kecil atau besar, karena basic dari semua aturan ada di ketiga elemen tersebut.