Anda di halaman 1dari 20

MAKALAH

PERLENGKAPAN KANTOR

DOSEN PEMBIMBING :
NETTY LISDIANTINI S.SOS M.AB
DISUSUN OLEH :
PRISKA NATALIA ( 1013008 )

AKADEMI SEKRETARI
WIDYA MANDALA MADIUN
JL.MANGGIS NO 15-17 Telp. (0351)53328
Tahun Akademik 2014-2015
1

DAFTAR ISI
Kata pengantar
I.
II.

Pendahuluan
a. Latar Belakang
b. Rumusan Masalah
Pembahasan
a. Pengertian perlengkapan kantor
b. Penggolongan perlengkapan kantor
c. Penggunaan perlengkapan kantor
d. Perencanaan pengadaan perlengkapan kantor
e. Fungsi perlengkapan kantor
f. Laporan perlengkapan

kesimpulan

4
5
6
6
10
12
18
18
21

KATA PENGANTAR
2

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, Karena berkat
rahmat-Nya saya bisa menyelesaikan makalah yang berjudul PERLENGKAPAN
PERKANTORAN.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang kaitan
PERLENGKAPAN PERKANTORAN. Dan dapat menerapkan ketika terjun ke dunia
kerja.
Harapan saya semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, agar saya dapat memperbaiki bentuk maupun isi
makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat
membangun sangat kami harapkan demi sempurnanya makalah ini.

4 Mei 2014

penyusun

I.

PENDAHULUAN

a. Latar Belakang
Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi, mulai
dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan sampai
mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan dan

mengeluarkan dan
inventaris kantor
3

mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah

maupun swasta, untuk

menangani berbagai informasi dikantor tersebut.


Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan.
Maka perlengkapan kantor dan inventaris kantor sangat berfungsi dalam membantu
kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika
dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan dan inventaris
kantor maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu.
Kita sekarang berada ditengah-tengah revolusi pekerjaan kantor. Beberapa puluhan
tahun yang lalu pekerjaan kantor umumnya dipandang sebagai kegiatan

dalam

perusahaan yang tidak begitu penting. Pekerjaan kantor ditandai oleh adanya kepala
kantor dan surat-surat yang ditimbun di atas meja dalam lingkungan yang jelek, gelap
dan sesak. Sekarang hal ini semuanya telah berubah ke arah kemajuan secara perlahanlahan.

Sejalan dengan pesatnya

perkantoran pun terkena

perkembangan teknologi informasi maka bidang

dampaknya. Hal ini ditandai dengan pesatnya perkembangan

perlengkapan dan inventaris kantor yang mempunyai dampak positif terhadap bidang
perkantoran.
Perkembangan perlengkapan dan inventaris kantor semakin lama semakin maju dan
mengarah ke efisiensi kerja. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor

dengan

perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan.

b. Rumusan Masalah
1. Pengertian perlengkapan kantor ?
2. Macam macam perlengkapan kantor ?
3. Cara pengadaan perlengkapan kantor ?
4. Bagamana pendistribusian perlengkapan kantor ?
5. Cara penghapusan perlengkapan kantor ?
6. Penyusunan laporan perlengkapan kantor ?

II. PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR (OFFICE EQUIPMENT)
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa
adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu
proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis
perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor,
5

peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan
pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat
penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
1.

Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

2.

Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

3.

Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

4.

Sebagai asset dan pelengkap kantor.

B. PENGGOLONGAN PERLENGKAPAN KANTOR


perlengkapan kantor pada umumnya dibedakan menjadi 2 :

Barang bergerak, dibagi menjadi 2 :


a. Barang habis pakai
: barang yang hanya dapat digunakan
sekali pakai. Misalnya : kertas, karet penghapus, pensil, map, tinta, blanko
dsb.
b. Barang tidak habis pakai : barang yang dapat digunakan berulang kali dan

tahan lama. Misalnya : mesin tik, pelubang kertas, gunting, proyektor, dsb.
Barang tidak bergerak

Berdasarkan sifatnya terdiri dari 2 kelompok :

Perlengkapan tetap : tanah, gedung dan peralatan.


Perlengkapan tidak tetap :kertas, tinta, kapur, perangko.

Berdasarkan dari segi peralatannya :

Peralatan umum : untuk kelas dan kantor


Peralatan khusus : pembersih kamar mandi dan wc.
Peralatan laboratorium : rak, OHP
Peralatan lain :buku benda pustaka dll
Berdasarkan dari kegunaannya :

Benda peralatan untuk kelas : meja kursi, papan tulis.


Benda peralatan untuk kantor : almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik.

Istilah istilah perlengkapan kantor


1. Bekal kantor ( office supplise )
Adalah benda benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari di kantor. Bendabenda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam
pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.
Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa
segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang sebagai
berikut.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Barang lembaran
Barang bentuk lainnya
Alat tulis
Alat keperluan lainnya
Mesin kantor
Perabotan perkantoran
Perlengkapan lainnya

: kertas tik, karbon, berkas.


: lim, kertas, penghapus, tinta.
: pensil, bolpoin, cap nomor.
: alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan cap.
: mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.
: meja, lemari, peti besi.
: lampu, permadani, kipas angin

2. Mesin mesin kantor ( office machine )


adalah segala macam mesin kantor yang

digunakan untuk memproses pekerjaan

kantor. Mesin kantor dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan dan mengelola
bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik atau secara
kimiawi. Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Peralatan kantor berarti sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, peralatan atau
media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.
beberapa macam mesin kantor yang cukup umum ialah :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mesin ketik ( typewrite )


Mesin dikte ( dictating machine )
Mesin hitung ( calculating machine )
Mesin keperluan surat menyurat ( mailing equipment )
Mesin pengganda warkat ( duplicator equipment )
Mesin komunikasi ( communication equipment )

3. Perabotan kantor ( office furniture )

Adalah segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang


terhadap pekerjaan kantor. Perabotan kantor biasanya yang umumnya terbuat dari
kayu yang

dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. Perabotan kantor

yang paling banyak digunakan adalah meja dan kursi.


Meja tulis yang baik harus memenuhi syarat syarat sebagai berikut :
1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian
bawahnya mempunyai kaki yang cukup terbuka. Dengan demikian
peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai
yang memakainya tidak merasa panas. Juga meja kerja yang terbuka
bagian bawahnya memudahkan pembersihan lantai.
2. Permukaan meja tidak berkilat kilat sehingga dapat menyilaukan mata
pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya juga tidak berwarna
hitam atau terlampau gelap, namun sebaliknya di beri warna muda atau
terang. Pertengtangan yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna
kertas yang umumnya putih mudah melelahkan mata pegawai.
3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang terlampau
luas dalam prakteknya juga tidak dipergunakan untuk bekerja. Bahkan
biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas berkas atau benda
benda lainnya yang mestinya disimpan di lemari atau pada rak tersendiri.
Perabotan lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis ialah kursi, karena
tanpa kursi ketata usahaan tidak mungkin dapat dilaksanakan.
Menurut prof. Ralph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat sebagai berikut:

Kursi itu dapat di atur tinggi rendahnya


Kursi itu dibuat secara kokoh
Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang
Kursi itu mempunyai penyangga belakang.

4. Hiasan kantor ( office ornamen )


Adalah benda benda kantor yang umumnya untuk menambah suasana
yang menyenangkan di kantor.

salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam perbekalan kantor ialah interior
kantor. Interior atau hiasan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan
serasi. Lingkungan atau ruangan kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik ditata
sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.
Dengan demikian, perbekalan kantor yang berkaitan dengan interior, diantaranya:
a. Hiasan atau lukisan dinding (gambar atau lukisan);
b. Bunga-bunga;
c. Akuarium;
d. Lampu-lampu hias;
e. Kolam;
f. Taman;
g. Benda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.
5. Pesawat Kantor
Adalah semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya telepon , fax dll .

C. PENGGUNAAN PERLENGKAPAN KANTOR


1. PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti
hubungan di dalam
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a.
b.
c.

Intercom yang digunakan di kantor kantor


Angkat gagang telepon
Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
Tekan tombol pemanggil yaitu tombol C sehingga terdengar nada panggil

d.

tuut-tuut
Lakukan pembicaraan
Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)
a. Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
9

b. Pilih atau cari saluran yang kita tuju


c. Langsung kita bisa berhubungan dengan

orang atau saluran yang kira tuju

2. PENGGUNAAN TELEPON
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke
pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
Cara penggunaan telepon
Penggunaan telepon untuk percakapan local
Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international
3. PENGGUNAAN TELEX
Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya
untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar
negeri.

Cara menggunakan telex


Kegiatan merekam
1) Tekan tuts yang berkode l dan tuts yang berkode 0 secara

bersamaan

2) Ketik naskah yang akan dikirim


3) Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:
4) Tekan tombol yang berkode sampai batas pada pita kertas rekaman
yang tidak berlubang.
5) Tekan tombol yang berkode - dan tombol ON kemudian pita rekaman
disobek
Kegiatan mengirim
1. Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ketempat alat pengirim

10

2. Dikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang
berkode 0
3. Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim
4. Setelah tersambung, kemudian tekan tombol new line key dua kali
5. Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai
4. PENGGUNAAN FAKSIMILE
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile
artinya serupa.Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
Cara pengoperasian facsimile
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju
Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
Tekan tombol YES
Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
Lalukan pengkopian
5. PENGGUNAAN MESIN DIKTE
Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin
kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan
secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.
Cara menggunakan mesin dikte

Untuk printer
Tekan tombol power
Tekan tombol printer
Untuk facsimile
Tekan tombol power
Tekan nomor facsimile yang dituju
Tunggu jawaban
Untuk scanner
1. Tekan tombol power
2. Tekan perintah scanner

1.
2.
3.
4.
5.
6.

D. PERENCANAAN PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR


1. Pengelolaan Perlengkapan Kantor
menangani masalah peralatan / perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian
kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
a. Pengadaan
Usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai
11

rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri,


menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
a.Mengikuti prosedur pengelolaan
b.Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barang
c.Mengadakan perlengkapan sesuai dengan anggaran yang tersedia
d.Menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional
e.Menyimpan dan memlihara perlengkapan kantor
f.Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan kantor
g.Menghapus perlengkapan seseuai prosedur yang berlaku
b.Penyimpanan
Kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi
administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan
barang

itu

c.

Pengeluaran

sendiri).
/

Pendistribusian,

Penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon
permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
Pendistribusian yaitu kegiatan menyalurkan, mengeluarkan atau mengirimkan
barang-barang dari gudang ke unit atau bagian yang memesan. Pengeluaran barang
tersebut meliputi pengeluaran untuk pemakai, peminjam, perbaikan, penghapusan
atau ke gudang lain. Langkah-langkah pengiriman barang adalah sebagai berikut :
1.

Pengeluaran harus berdasarkan pada surat atau bon permintaan atau

surat perintah dari atasan.


2.

Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan.

3.

Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk memenuhi

permintaan.
4.

Mencatat mutasi barang pada kartu barang.

5.

Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran dan buku

persediaan barang.
6.

Membuat Berita Acara penyerahan barang dari gudang kepada

pemesan setelah ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu pihak yang
menyerahkan dan pihak pemesan.

12

7.

Menyerahkan barang berikut dokumennya.

8.

Membuat laporan kepada atasan langsung.

d. Pemeliharaan
Segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik
sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. Nabfaat pemeliharaan antara lain sebagai
berikut :
a.Barang-barang akan terpelihara dengan baik
b.Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu
dekat
c.Menghidari kehilangan
d.Menghindari penyimpanan yang tidak teratur
e.Dengan terpeliharanya alat akan menghasilkan pekerjaan yang baik
Cara Pemeliharaan Perlengkapan
a.Selalu membersihkan barang secara teratur setelah digunakan dan pisahkan dengan
barang yang rusak
b.Selalu memperbaiki barang yang rusak
c.Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan benar
d.Selalu menyimpan kembali barang-barang yang telah digunakan pada tempat
semula
e.Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk
f. Tata Cara Pemeliharaan Mesin Kantor
g. Pencatatan dan penomeran mesin kantor
h. Penyusunan jadwal perawatan

13

i. Aktivitas perawatan dan perbaikan dilakukan oleh petugas sendiri


j. Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin kantor dan penggantian dengan
mesin baru

e. Penghapusan,
Usaha yang dilakukan untuk meniadakan / menghapus barang - barang dari dalam
daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Alasan yang harus diperhatikan dalam penghapusan perlengkapan :


1.

Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak. Perbekalan ini perlu

disingkirkan dengan beberapa alasan. Pertama, apabila perbekalan tersebut digunakan


terus dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas
maupun kuantitas outputyang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang
optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan
demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan
inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
2.

Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman. Mungkin sekali perbekalan yang

sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian,
perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan,
perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif
tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari
sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan
yang relatif baru.
3.

Perbekalan yang berlebihan. Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif

belum rusak dan tidak ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan
beberapa alasan. Pertama,suatu organisasi tidak mungkin meng gunakan seluruh
perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan
tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang
sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya, baik
biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat
14

barang. Ketiga,perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpan an, sehingga bila


perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan
yang keempat, apabila perbekalan tersebut akan di gunakan di masa mendatang,
mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan
zaman (out of date).
4.

Perbekalan yang hilang Secara administratif, perbekalan yang hilang harus

disingkirkan. Hal ini penting dilakukan, selain sebagai satu bentuk pertanggung
jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas
hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan
manajemen perbekalan berikutnya, khususnya pengadaan perbekalan guna
menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.
Cara-Cara Penghapusan Perbekalan
Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan. dan beberapa alternatif
tersebut adalah sebagai berikut :
1.

Dijual atau dilelang. Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah

kontraprestasi berupa uang hasil penjualan perbekalan.


2.

Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi. Dengan cara ini

berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan beberapa alasan yang
dapat dipertanggung jawabkan) dengan perbekalan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan
cara ini harus mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip -prinsip pengadaan perbekalan
dengan cara menukarkan, antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah
tidak dibutuhkan institusi, nilai perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling.
3.

Dipindahkan. Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan

yang sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor atau institusi
cabang. Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih dalam ruang lingkup
organisasi internal.
4.

Dihibahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organisasi

memberikan secara cuma-cuma kepada pihak atau organisasi lain yang membutuhkan
perbekalan yang dihapuskan tersebut.

15

5.

Pemanfaatan kembali (recycle). Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini

berarti barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan
kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.
6.

Dimusnahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan

benarbenar dihilangkan atau dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila cara penghapusan
perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan.
Apa pun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggungjawab dalam
pengelolaan perbekalan harus meneliti, mengecek kebenaran alasan penghapusan perbekalan,
dan membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan yang ditandatangani oleh penanggung
jawab pengelola perbekalan, pihak yang menyetujui, maupun yang menerima perbekalan
(bila ada). Penting dicatat pula bahwa apabila penghapusan atau penyingkiran perbekalan
dilakukan dengan cara dijual maka dalam Berita Acara Peng hapusan Perbekalan harus jelas
ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil penjualan. Di samping
itu, Berita Acara Penghapusan Perbekalan tersebut harus dilampiri Berita Acara Serah
Terima Barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut dilakukan dengan cara ditukarkan,
dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan juga harus jelas secara tertulis perbekalan
tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa, dengan siapa, dan berapa nilai perbekalan
tersebut. Berita Acara tersebut juga harus dilampiri dengan Berita Acara Serah Terima
Barang. Begitu pula, apabila penghapusan perbekalan di lakukan dengan cara dihibahkan
dengan pihak lain, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan harus jelas tertulis kepada
siapa perbekalan tersebut dihibahkan, selain harus pula dilampirkan Berita Acara Serah
Terima Barang. Sementara itu, apabila penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara
dipindahkan, harus jelas secara tertulis ke mana perbekalan tersebut dipindahkan, di samping
harus ada juga Berita Acara Serah Terima Barang.

Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan


Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan, pertama tama
yang harus dilakukan adalah penelitian ke layakan penyingkiran perbekalan tertentu yang
hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja "pemilik" perbekalan yang akan
dihapuskan bersama dengan penanggung jawab pengelola perbekalan. Langkah berikutnya
adalah membuat beberapa alternatif cara penghapusan perbekalan yang hendak ditempuh,
16

yang kemudian menentukan satu cara penghapusan perbekalan yang paling meng untungkan,
baik dengan pertimbangan finansial maupun non finansial. Setelah itu, meminta persetujuan
pada pimpinan tertinggi, khususnya sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan
perbekalan. Setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan, tahap berikutnya adalah
memasuki tahap implementasi penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan
perbekalan yang ditentukan. Bersamaan dengan tahap implementasi ini, panitia penghapusan
perbekalan harus membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan, dan unit kerja "pemilik"
perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan berkaitan dengan kegiatan
penghapusan perbekalan, dan apabila menggunakan model Kartu Barang, unit kerja harus
mengisi formulir Kartu Barang, khususnya pada kolom Penghapusan Barang sesuai dengan
cara penghapusan perbekalan yang dilakukan.
E. FUNGSI PERLENGKAPAN KANTOR
Fungsi perbekalan perkantoran dalam operasional yaitu :
a. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
b. Mengadakan kebutuhan perbekalan
c. Menyimpan perbekalan
d. Memelihara perbekalan
e. Menyalurkan perbekalan
f. Menginventarisasikan perbekalan
g. Menghapuskan perbekalan
h. Mengendalikan perbekalan
F. LAPORAN PERLENGKAPAN
perbekalan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan barang,
baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari barang tersebut dalam periode
tertentu. Petugas perlengkapan atau bagian gudang wajib melaporkan secara berkala
tentang barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal-hal yang terjadi dalam
gudang baik mutasi, kerusakan maupun kehilangan
Langkah atau teknik pembuatan laporan perbekalan kantor tersebut adalah :
a.
b.
c.
d.

Memeriksa barang atau perbekalan kantor yang ada


Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
Menghitung pengeluaran barang
17

e. Menghitung sisa persediaan


f. Mencatat mutasi tersebut pada Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris
g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
Laporan disampaikan sesuai ketentuan atasan. Bila laporan disampaikan secara tidak
langsung, maka dibuat surat pengantar. Laporan harus dibuat rangkap, yang asli disampaikan
kepada pimpinan atas, sedangkan tembusannya diberikan kepada bagian lain yang terkait
dengan laporan tersebut. Penyampaian laporan sebaiknya disertai dengan lampiran-lampiran,
sebagai bukti dan penguat laporan tersebut.
Lampiran-lampiran tersebut diantaranya :
a.

Bukti penerimaan barang

b.

Kartu persediaan barang

c.

Kartu barang

d.

Daftar inventaris

e.

Bukti pembelian barang

f.

Bukti pengeluaran barang

g.

Daftar rekapitulasi barang inventaris

Langkah atau teknik pembuatan laporan perbekalan kantor tersebut adalah :


1.

Memeriksa barang atau perbekalan kantor yang ada

2.

Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3.

Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4.

Menghitung pengeluaran barang

5.

Menghitung sisa persediaan

6.

Mencatat mutasi tersebut pada Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris

7.

Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

18

Cara Menyusun Laporan


1.

Menyusun Laporan Triwulan.

Maksudnya adalah laporan mengenai mutasi barang yang terjadi dalam jangka waktu satu
triwulan sebagai akibat dari penambahan pengadaan atau pengurangan karena
penghapusan atau pendistribusian barang ke unit yang lain.
2.

Menyusun Laporan Tahunan.


Laporan tahunan berisikan tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan

persediaan yang ada sampai akhir tahun. Dalam laporan tersebut dijelaskan mengenai
nama dan spesifikasi barang, penerimaan dan pengeluaran barang, persediaan awal tahun
dan sisa persediaan. Semua keterangan tersebut dimasukan dalam Daftar Barang
Inventaris, yang sekaligus merupakan laporan tahunan mengenai hasil kegiatan inventaris
barang milik kantor pada saat berakhirnya tahun anggaran.
Dalam laporan tahunan ini dilengkapi denagan pembuatan Daftar Rekapitulasi Barang
Inventaris, yang merupakan daftar gabungan data dari daftar Isisan Barang Inventaris,
dimana hakekatnya menunjukkan jumlah daripada kuantotas dan harga barang inventaris
yang dikelola suatu unit kerja pada akhir tiap tuhun anggaran. Barang-barang inventaris
tersebut didaftar disini menurut jenisnya, dalam golongan seperti yang ditetapkan dalam
tabel klasifikasi dan kode barang inventaris.
Fungsi Laporan Perlengkapan
1.Pertanggung jawaban
2.Informasi mengenai persediaan barang yang ada dan mutasi barang selama periode
tertentu
3.Pengendalian persediaan
4.Bahan pengambilan keputusan

19

KESIMPULAN
Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada
sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya
perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai pegawai kantor mengolah
bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Penggunaan perlengkapan dan
mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor
modern. fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi
kantor. mekanisasi kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan
yang besar kepada kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran.
Semua pekerja apapun profesinya membutuhkan fasilitas kerja termasuk
perlengkapan kerja agar para pekerja tersebut bisa bekerja dengan efektif. Para pekerja
kantoran ini membutuhkan perlengkapan kantor yang bisa mendukung ketugasan mereka
di kantor. Banyak hal yang dibutuhkan oleh seorang pekerja kantoran untuk
menyelesaikan semua tugas dan pekerjaan yang diberikan, mulai dari perlengkapan biasa
seperti meja dan kursi kantor serta alat tulis, hingga berbagai perlengkapan khusus,
seperti brankas, rak cabinet dan lain sebagainya. Perlengkapan kantor ini tidak hanya
penting bagi para karyawan, tetapi juga penting bagi perusahaan kita karena
bersinggungan langsung dengan keamanan dokumen perusahaan, bisnis dan legalitas
perusahaan kita.

20