Anda di halaman 1dari 16

Bab 2 Pengantar Transaction Processing

Tujuan chapter 2

Tujuan umum dari siklus transaksi


Jenis transaksi yang diproses oleh masing-masing siklus transaksi tiga
Catatan akuntansi dasar yang digunakan di TPS
Catatan akuntansi tradisional dan setara magnetik mereka
teknik dokumentasi
Batch dan real-time proses dan dampak teknologi ini pada proses transaksi

Sebuah Transaksi Keuangan adalah ...


suatu peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, yang
tercermin dalam rekening, serta diukur dalam satuan moneter.
jenis transaksi serupa dikelompokkan menjadi tiga siklus transaksi:
1. siklus pengeluaran,
2. siklus konversi, dan
3. siklus pendapatan.

Hubungan antara Siklus Transaksi

Setiap Siklus memiliki dua Subsistem

1. Siklus Pengeluaran: waktu jeda antara dua akibat hubungan kredit dengan
pemasok:
Komponen fisik (akuisisi barang)
Komponen keuangan (pengeluaran kas kepada pemasok)
2. Siklus konversi:
sistem produksi (perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk
fisik melalui proses produksi)
sistem akuntansi biaya (memantau arus informasi biaya yang berkaitan
dengan produksi)
3. Siklus pendapatan: jeda waktu antara dua karena hubungan kredit dengan
pelanggan:
Komponen fisik (pemrosesan pesanan penjualan)
Komponen keuangan (penerimaan kas)

Sistem manual Catatan Akuntansi

Dokumen Sumber - digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data


transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi
Dokumen Produk - hasil dari pemrosesan transaksi
Dokumen perputaran - dokumen produk dari satu sistem yang menjadi
dokumen sumber dari sistem lainnya.

Sistem manual Pencatatan Akuntansi

Jurnal - catatan ayat-ayat secara kronologis


- jurnal khusus - kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar
(sering terjadi)
- jurnal umum - tidak berulang, jarang terjadi, dan transaksi yang berbeda

Buku besar - sebuah buku akun keuangan


- buku besar umum - menunjukkan aktivitas untuk setiap akun yang
terdaftar pada daftar akun
- buku besar pembantu - menunjukkan aktivitas dengan rinci untuk setiap
jenis akun

Arus Informasi dari Kegiatan Ekonomi Ke Buku Besar

Catatan Akuntansi dalam Sistem Berbasis Komputer

PENJELASAN LANGKAH DALAM GAMBAR:


1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun
pengendali piutang dagang di file master..
2. Rekonsiliasi angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.
3. Pilih percontoh (sampel) dari ayat-ayat yang diperbarui pada akun di buku
besar pembantu AR dan telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan (file arsip).
4. Dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat
ditarik dari file-file ini dan diversifikasi.

Jejak Audit
Untuk menulusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan.

Akuntan harus dapat melacak di kedua arah.


Pengambilan sampel dan konfirmasi adalah dua teknik yang umum.

Contoh Menelusuri sebuah Jejak Audit


Memeriksa Piutang

Sistem Berbasis Komputer

Jejak audit kurang diamati dalam sistem berbasis komputer daripada sistem
manual tradisional.
Entri data dan program komputer adalah jejak fisik.
Data disimpan dalam file magnetis.

File komputer

File Master - umumnya berisi data akun (misalnya, buku besar umum dan
buku besar pembantu)
File Transaksi - file sementara yang menyimpan catatan transaksi yang akan
digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master.
Contoh: pesanan penjualan, penerimaan persediaan, penerimaan kas.
File Referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk
memproses transaksi.
berisi informasi relatif tetap digunakan dalam pemrosesan (misalnya, tabel
pajak, alamat pelanggan)
File Arsip - berisi transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi di
masa depan.

Teknik dokumentasi

Dokumentasi di lingkungan CB diperlukan karena berbagai alasan.


Lima teknik dokumentasi umum:
- Diagram relasi entitas (Entity Relationship Diagram)
- Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
- Bagan alir dokumen ( document Flowchart)

Bagan alir sistem (system Flowchart)


Bagan alir Program (program Flowchart)

Diagram relasi entitas (Entity Relationship Diagram (ERD)) ...

adalah teknik dokumentasi untuk mewakili hubungan antara entitas


dalam suatu sistem.
Digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas.
REA versi model ERD banyak digunakan di AIS. REA menggunakan 3 jenis
entitas:
- sumber daya (uang tunai, bahan baku)
- kegiatan (pelepasan bahan baku ke dalam proses produksi) (memesan
persediaan, menerima kas)
- pelaku (petugas pengendalian persediaan, penjual, pekerja produksi)

Kardinalitas ...

merupakan pemetaan numerik antara entitas:


- satu-ke-satu ( one-to-one)
- satu-ke-banyak (one-to-many)
- banyak-ke-banyak (many-to-many)

Cardinalities

Diagram arus data (Data Flow Diagram (DFD)) ...

menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan proses, sumber data, arus


data, dan entitas dalam sebuah system
mewakili unsur-unsur yang logis system
tidak mewakili sistem fisik

Direction of
data flow

Bagan alir Dokumen...

menggambarkan hubungan antara proses dan dokumen-dokumen yang


mengalir di antara mereka
digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari system manual,
termasuk catatan akuntansi, departemen organisasional yang terlibat dalam
proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam departemen tersebut.
berisi rincian lebih dari diagram arus data
jelas menggambarkan pemisahan fungsi dalam system

Symbol Set for Document Flowcharts


Terminal menunjukkan sumber atau tujuan dokumen dan laporan

Sumber dokumen atau laporan

operasi manual

File untuk menyimpan dokumen sumber dan laporan

Catatan akuntansi (jurnal, mendaftar, log, buku besar)

Jumlah keseluruhan dihitung

Pada halaman penghubung

Off-page connector

Deskripsi proses atau komentar

dokumen flowline

Sales
Order #1

Sales
Order2

Bagan alir Sistem ...

dipakai untuk menyajikan hubungan antara elemen penting - sumber input,


program, dan produk-produk keluaran - sistem computer
menggambarkan jenis media yang digunakan (kertas, pita magnetik, disk
magnetik, dan terminal)
dalam prakteknya, tidak banyak perbedaan antara dokumen dan sistem
diagram alur

Credit Hist
File

Customer
Order

Flow of logical
process

Sistem modern vs Legacy Sistem

karakteristik Sistem modern:


- berbasis client-server dan proses transaksi secara real time
- menggunakan tabel database relasional
- memiliki proses integrasi tingkat tinggi dan berbagi data
- beberapa berbasis mainframe dan menggunakan batch processing
Beberapa perusahaan menggunakan sistem legacy untuk aspek-aspek
tertentu dari pengolahan data mereka.
- Akuntan harus memahami sistem legacy.
karakteristik Sistem warisan:
- aplikasi berbasis mainframe
- berorientasi Batch
- sistem legacy awal menggunakan file flat untuk penyimpanan data
- kemudian sistem legacy menggunakan database hirarkis dan jaringan
- sistem penyimpanan data mempromosikan lingkungan single-user yang
menghambat integrasi informasi

Updating Master Files:


Primary Keys (PK) and
Secondary Keys (SK)

Prosedur Database Backup

Update rusak meninggalkan backup. (Destructive updates leave no backup)


Untuk mempertahankan catatan yang memadai, prosedur backup harus
dilaksanakan, seperti yang ditunjukkan di bawah ini:
- File induk yang diperbarui disalin sebagai cadangan.
- Sebuah program pemulihan menggunakan cadangan untuk membuat
versi pre-update file induk

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Dua pembagian umum dari sistem:


- sistem Batch
- sistem real-time

Proses Batch

Batch adalah sekelompok transaksi yang sama yang diakumulasikan dari


waktu ke waktu dan kemudian diolah bersama-sama.
Transaksi harus independen satu sama lain selama periode waktu lebih dari
transaksi yang terakumulasi dalam urutan untuk pemrosesan batch harus
sesuai.
Sebuah jeda waktu ada antara kejadian dan pengolahan.

Langkah-langkah dalam Proses Batch / berurutan file

Keystroke - dokumen sumber yang disalin oleh pegawai untuk rekaman


magnetik untuk diproses kemudian
edit Run - mengidentifikasi kesalahan administrasi dalam batch dan
menempatkan mereka ke dalam file error
sort Run - tempat file transaksi dalam urutan yang sama seperti file induk
dengan menggunakan kunci utama
update Run - perubahan nilai bidang yang sesuai dalam berkas utama untuk
mencerminkan transaksi
Prosedur backup - master asli tetap ada dan file induk baru dibuat

Keuntungan dari Proses Batch

Organisasi dapat meningkatkan efisiensi dengan mengelompokkan sejumlah


besar transaksi dalam batch daripada memproses setiap kejadian secara
terpisah.
Batch processing memberikan kontrol atas proses transaksi melalui angka
kontrol.

Sistem Real-Time...

proses transaksi secara individual pada saat kegiatan ekonomi terjadi


tidak memiliki jeda waktu antara kegiatanekonomi dan pengolahan
umumnya memerlukan sumber daya yang lebih besar dari batch processing
karena mereka memerlukan kapasitas pengolahan khusus; Namun,
perbedaan biaya ini menurun
seringkali memiliki sistem waktu lama pengembangan

Mengapa Jadi Banyak AIS Menggunakan Batch Proses?

Pengolahan AIS ditandai dengan volume tinggi, transaksi independen, seperti


merekam penerimaan kas cek yang diterima melalui pos.
Pengolahan cek volume tinggi tersebut dapat dilakukan selama waktu
komputer off-peak (di luR jam sibuk)
Ini adalah salah satu alasan mengapa batch processing mungkin dilakukan
dengan menggunakan pengumpulan data real-time.