Anda di halaman 1dari 20

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

DI PT. DUTA SARANA ENGINEERING, SURABAYA


Stanley Thitrawardhana, Muhammad Rosiawan, Yenny Sari

I.

LATAR BELAKANG MASALAH


Persaingan dalam bisnis dan industri pada saat ini penuh dengan tantangan, sehingga

setiap bidang usaha dituntut untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan dengan standar-standar
yang dapat menghasilkan produk baik barang dan jasa yang memiliki kualitas baik. PT. Duta
Sarana Engineering (dahulu bernama CV. Kemenangan) adalah perusahaan yang didirikan pada
tahun 1989 dan memulai usahanya dengan memproduksi alat-alat pengujian transformator. Hasil
produksi perusahaan ini telah dipergunakan oleh PT. PLN (PERSERO) dan perusahaan swasta
yang ada di seluruh Indonesia, tetapi sekarang PT. Duta Sarana Engineering tidak lagi
memproduksi alat pengujian. Pada saat ini, PT. Duta Sarana Engineering atau biasa di singkat
PT. DSE mengembangkan usaha di bidang jasa berupa service, repair, maintenance, dan
modifikasi untuk transformator, generator dan eletromotor. PT. DSE memiliki kantor dan
workshop yang berlokasi di Surabaya. Pada dasarnya perusahaan ini merupakan perusahaan yang
berada dalam skala nasional dimana perusahaan ini sanggup menerima order customer dari
Sabang sampai Merauke dan menyelesaikannya dengan mutu yang baik, dengan peralatan teknik
dan tenaga-tenaga ahli yang sudah memenuhi standar perbengkelan listrik serta terus melakukan
perbaikan di berbagai bidang demi meningkatnya kinerja perusahaan mulai dari sumber daya
manusia sampai dengan sarana dan prasarana perbengkelan seperti alat-alat test. Perusahaan ini
juga telah menjadi anggota Asosiasi Listrik Internatonal (Electrical Aparatus Service
Association). Selain itu peluang pasar ke depan sangat menjanjikan, diantaranya pabrik-pabrik
swasta dan PLN yang berada di Jawa, Bali sampai dengan Sumba tetapi perusahaan ini masih
belum lengkap dalam peralatan perbengkelan seperti alat balancing dimana alat balancing ini
merupakan alat untuk menyeimbangkan tegangan untuk semua jenis motor listrik.
Permasalahan yang di hadapi oleh PT. DSE saat ini adalah masih belum mempunyai
sertifikasi ISO 9001:2008, sehingga hal tersebut menjadi tuntutan pelanggannya dan agar bisa
bersaing di pasar global. Sementara itu, proses perbaikan pada layanan pelanggan tidak hanya
dari proses administrasi saja, tetapi yang berkaitan langsung dengan produk seperti mutu produk,

jaminan atau garansi dari produk yang sudah di service atau di repair dan proses pengerjaan dari
produk tesebut, selain itu juga terdapat proses administrasi penunjang kegiatan proses produksi
barang kepada pelanggan seperti pengambilan dan pengiriman produk kepada pelanggan.
Kondisi saat ini pelanggan juga menuntut adanya sertifikasi ISO 9001 terhadap produk yang
akan diservice. Dalam rangka mencapai sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008,
perusahaan sudah memiliki proses bisnis, memiliki kebijakan dan prosedur, dokumentasi namun
belum diimplementasikan dan hanya berupa rancangan dokumentasi. Hal tersebut dikarenakan
kurangnya komitmen dan komunikasi Manager Representatif (MR) serta dokumentasi prosedur
pada kondisi awal tidak sesuai dengan kondisi perusahaan, sehingga perlu memperbaiki
dokumentasi dari prosedur yang ada. PT. DSE mempunyai keinginan untuk segera
mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikasi sesegera mungkin. Oleh karena itu,
perusahaan perlu segera meninjau rancangan sistem manajemen mutu. Dengan mempunyai
sertifikasi ISO 9001:2008 maka pelanggan bisa mempercayai kualitas produk yang telah
dipercayakan ke perusahaan dan perusahaan tersebut juga dapat meningkatkan competitive
advantage-nya.

II.

TUJUAN PENELITIAN
Tujuan yang ingin dicapai sebagai berikut:

1.

Melakukan identifikasi gap untuk melihat kesenjangan antara kondisi perusahaan saat ini
dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2008.

2.

Mengevaluasi dan memperbaiki proses bisnis, prosedur pada proses inti dan proses
pendukung serta kebijakan yang sudah dimiliki perusahaan berdasarkan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008.

3.

Mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu dan mengevaluasi hasil implementasi


sebagai persiapan menuju sertifikasi.

III.

LANGKAH LANGKAH PENELITIAN


Langkah-langkah penelitian dijabarkan melalui Gambar 1 berikut ini:

Mulai

IDENTIFIKASI MASALAH
Observasi dan wawancara dilakukan untuk melihat
keefektifan dan kesesuaian dokumentasi sistem manajemen
mutu di PT. Duta Sarana Engineering.

PERUMUSAN MASALAH
Perusahaan ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001 : 2008
untuk bisa bersaing di pasar global dan juga tuntutan dari
pelanggan.

STUDI LITERATUR
- Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008.
- Pengertian Mutu.
- Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu.

PENGUMPULAN DATA

DATA SEKUNDER
- Sejarah perusahaan.
- Visi dan Misi Perusahaan.
- Kebijakan mutu, sasaran mutu.
- Struktur Organisasi.
- Proses bisnis.
- Job Description, tugas, dan
wewenang.

DATA PRIMER.
- Identifikasi gap untuk
membandingkan kondisi riil
perusahaan saat ini dengan
klausul ISO 9001:2008

PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS DATA


- Menganalisis gap untuk memantau efektivitas prosedur
yang telah dibuat.
- Mengevaluasi, dan memperbaiki proses bisnis, prosedur.
- Mengimplementasikan dan menganalisis ISO 9001 : 2008
- Mengevaluasi dengan kuesioner.
- Contoh hasil implementasi.

KESIMPULAN DAN SARAN


- Kesimpulan berisi hasil seluruh penelitian dan merupakan
jawaban dari penelitian.
- Saran diberikan sebagai masukan bagi perusahaan.

Selesai

Gambar 1 Langkah Langkah Penelitian

IV.

HASIL DAN ANALISIS


A. Identifikasi Gap
Identifikasi Gap menggunakan 351 pertanyaan yang dirumuskan dari persyaratan ISO

9001:2008 (contoh kuesioner identifikasi gap dapat dilihat pada Lampiran A). Berikut ini
merupakan hasil Scanning Gap Identification:
Tabel 1 Rekapitulasi Hasil Scanning Gap Identification.

Jumlah pertanyaan
Jumlah kesesuaian
Jumlah ketidaksesuaian
Jumlah pertanyaan tidak relevan
Persentase ketidaksesuaian terhadap total
ketidaksesuaian (%)
Persentase ketidaksesuaian tiap klausul (%)

4
60
45
15
-

5
56
34
22
-

Klausul
6
24
24
0
-

7
132
79
1
52

8
79
60
19
-

26,32

38,6

1,75

33,33

100

25

39,28

0,75

24,05

16,24

Total
351
242
57
52

Tabel 2 Analisis Scanning Gap Identification Sistem Manajemen Mutu.


Klausul ISO 9001:2008
4. Sistem Manajemen Mutu
Persyaratan suatu sistem manajemen
mutu meliputi persyaratan umum dan
persyaratan dokumentasi.
5. Tanggung Jawab Manajemen
Pengaturan tentang tanggung jawab
manajemen
berupa
komitmen
manajemen, pelanggan, kebijakan
mutu,
perencanaan
mutu,
dan
pengaturan
tanggung
jawab,
wewenang, dan komunikasi dalam
organisasi, serta tinjauan manajemen
6. Pengelolaan Sumber Daya
Pengaturan penyediaan sumber daya,
baik manusia, sarana dan prasarana,
dan lingkungan kerja
7. Realisasi Produk
Pengaturan
perancangan
dan
pengembangan produk, perencanaan
realisasi produk, pembelian sumber
daya, proses produksi dan penyediaan
jasa, serta pengendalian peralatan
pengukuran dan pemantauan)
8.
Pengukuran,
Analisis
dan
Perbaikan
Pengaturan tentang pengukuran dan
pemantauan produk, audit internal,
pengendalian produk tidak sesuai,
analisis
data,
dan
perbaikan
berkesinambungan

% Ketidaksesuaian

26,32%

Rangkuman Ketidaksesuaian
Sistem manajemen mutu belum diterapkan dan dipelihara.
Dalam penerapannya, masih banyak dokumen yang tidak
konsisten
sehingga
perlu
diperbaiki
kembali.
Ketidaksesuaian pada umumnya terjadi pada pemeliharaan
dan tidak konsistennya dokumen.
Penyebab terjadinya ketidaksesuaian karena selama ini
belum pernah melakukan tinjauan manajemen.

38,6%

Semua persyaratan telah terpenuhi dalam klausul ini.


0%
Ketidaksesuaian terjadi karena belum ada pemeliharaan
rekaman hasil dari tinjauan pelanggan.
1,75%

Ketidaksesuaian dikarenakan PT. DSE secara umum belum


melakukan proses audit internal dikarenakan belum adanya
rencana untuk mengarah ke audit.
33,33%

B. Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan gambaran aliran 2 proses, yaitu proses inti dan proses
pendukung yang ada di perusahaan dan memiliki tujuan untuk kepuasan pelanggan. Proses bisnis
tersebut dibuat oleh MR dengan melihat seluruh proses yang ada di perusahaan, sehingga
memudahkan dalam menyusun prosedur yang berkaitan dengan proses yang ada dalam proses
bisnis tersebut. Proses bisnis untuk kondisi awal beserta dengan penjelasannya dapat dilihat pada
Gambar 2, namun terdapat perubahan yang dapat dilihat pada Gambar 3.

C. Prosedur Mutu
Prosedur adalah dokumen sistem manajemen mutu level-2 dalam hierarki yang mana
menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang
terkait penerapan sistem manajemen mutu perusahaan. Prosedur tersebut dibuat dalam bentuk
flow chart sehingga semua langkah-langkah kerjanya dapat lebih terurai dan semua
operasionalnya bergerak secara kosisten dan terarah sesuai dengan kebijakan mutu yang ada.
Semua dokumen yang ditetapkan dan digunakan dalam penerapan sistem manajemen mutu harus
dikendalikan. Berdasarkan hasil wawancara yang ditujukan kepada MR perusahaan, untuk
penomoran dan penamaan yang digunakan pada prosedur kondisi awal belum mengikuti aturan
standar yang baku sehingga perlu adanya standar penomoran dan penamaan yang baku. Dalam
upaya tersebut, MR membuat penamaan dan penomoran dokumen berdasarkan aliran proses
dalam proses bisnis. Untuk seluruh aturan yang baku tentang penamaan dan penomoran
dokumen yang dilakukan di PT. DSE terdapat pada prosedur pengendalian dokumen, dengan
menggunakan format:
DSE-SOP-XXX-000

Dengan keterangan:
DSE menjelaskan inisial nama perusahaan PT. Duta Sarana Engineering.
SOP menjelaskan standar operasional prosedur.
XXX menjelaskan divisi kegiatan, meliputi MKT (marketing), MR (manager
representatif), PRD (produksi), LOG (logistik/pengadaan barang/bahan), GA (General
Affair meliputi kegiatan HRD), ACC (keuangan).
000 merupakan penomoran dokumen.
Contoh penggunaan:
DSE-SOP-MKT-001: Prosedur kerja Marketing nomor urut prosedur 1 yaitu prosedur
penerimaan order tender

Gambar 2 Proses Bisnis PT. Duta Sarana Engineering

Struktur isi prosedur kerja ditetapkan:


1.

Pada cover: berisi nama dan logo perusahaan, judul prosedur, nomor dokumen, nomor
edisi (menunjukkan nomor dokumen diterbitkan), nomor revisi dokumen, tujuan
dokumen dibuat, ruang lingkup, referensi, rekaman mutu.

2.

Pada halaman pertama berisi: berupa kolom aktivitas dalam bentuk flowchart beserta
dengan pihak yang terkait, kolom dokumen/catatan mutu terkait, kolom keterangan yang
berisikan penjelasan atau tambahan keterangan yang terkait dengan aktivitas (tidak ada
aturan penulisan yang baku).
Seluruh prosedur ini sepenuhnya dikendalikan dan menjadi tanggung jawab Manager

Representatif (MR), untuk prosedur yang asli sebagai arsip perusahaan dan MR akan disimpan
dan distempel Master. Pada prosedur pengendalian dokumen dijelaskan bahwa terdapat aturan
tehadap dokumen dengan tanda controlled copy yang artinya semua salinan dokumen untuk
tujuan distribusi perusahaan, tanda stempel uncontrolled copy untuk semua salinan dokumen
yang ditujukan pada kebutuhan lain perusahaan, serta stempel obsolete untuk dokumen yang
telah kadaluarsa. Semua penandaan stempel tersebut bertujuan untuk menghindari penggandaan
dokumen prosedur mutu. Untuk kriteria keberhasilan tiap prosedur mengacu pada sasaran mutu
yang relevan di tiap proses yang ada di perusahaan.
MR telah menetapkan prosedur mutu tetapi masih ada prosedur mutu yang belum sesuai
dengan kondisi perusahaan. Yang dimaksud dengan belum sesuai yaitu, masih ada diantara
prosedur tersebut yang tidak konsisten, baik dalam urutan proses kerjanya maupun divisi yang
terkait. Karena hal tersebut kemudian dilakukan perubahan pada seluruh prosedur yang ada agar
konsisten dan terarah. Perubahan yang dilakukan pada prosedur kondisi awal, seperti mengganti
urutan proses kerja dan divisi yang terkait dengan proses kerja, format dokumen yang sesuai, dan
penambahan 2 prosedur, yaitu prosedur penerimaan order proyek non tender dan prosedur
pengendalian produk tidak sesuai dan komplain pelanggan. Untuk melihat perbedaan cover
prosedur pada kondisi awal dengan cover prosedur setelah direvisi dapat dilihat pada Gambar 3
(contoh cover prosedur pada kondisi awal), dan Gambar 4 (contoh cover prosedur pada kondisi
setelah direvisi). Sedangkan untuk revisi proses bisnis dapat dilihat pada Gambar 5. Seluruh
perubahan prosedur yang terjadi pada kondisi awal telah mendapat persetujuan dari MR.

PT. Duta Sarana Engineering

PROSEDUR PENERIMAAN ORDER

No Dokumen
No Revisi

:
:

02-SOP-MKT-001
0

1. Tujuan :
Tujuan dari prosedur ini adalah menetapkan proses
penanganan order dari para pelanggan
2. Ruang Lingkup :
Prosedur ini mencakup penanganan order regular dari
semua proyek di PT. Duta Sarana Engineering
3. Referensi ISO 9001 :
ISO 9001:2008, Pasal 7.2.1 dan 7.2.2

Surabaya, 7 Oktober 2008


Disahkan seluruh halaman oleh

Nama

Marten Setiawan

Honggowarsito

Jabatan

MR

Direktur

Tanda Tangan

Gambar 3 Contoh Cover Prosedur Pada Kondisi Awal.

PT. Duta Sarana Engineering

PROSEDUR PENERIMAAN ORDER


TENDER
No Dokumen
No Revisi No Edisi

: DSE-SOP-MKT-001
:0-1

1. Tujuan :
Tujuan dari prosedur ini adalah menetapkan proses
penanganan order yang bersifat tender dari para pelanggan.
2. Ruang Lingkup :
Prosedur ini mencakup penanganan order tender regular dari
semua proyek di PT. Duta Sarana Engineering.
3. Referensi ISO 9001 :
ISO 9001:2008, Pasal 7.2.1 dan 7.2.2
4. Rekaman Mutu:
Formulir Evaluasi Proyek (DSE-FR-MKT-001/001)
Form Berita Acara Penghentian Prakualifikasi (DSE-FR-MKT-001/002)
Formulir Cek List Dokumen Prakualifikasi (DSE-FR-MKT-001/003)
Formulir Berita Acara Lulus Prakualifikasi (DSE-FR-MKT-001/004)
Formulir Berita Acara Tidak Lulus Prakualifikasi (DSE-FR-MKT-001/005)
Formulir Laporan Aanwijzing dan & site Visit (DSE-FR-MKT-001/006)
Formulir Cek List Dokumen Tender (DSE-FR-MKT-001/007)
Formulir Surat Pengunduran Diri (DSE-FR-MKT-001/008)
Surat Penawaran (DSE-FR-MKT-001/009)
Formulir Berita Acara Hasil Tender (DSE-FR-MKT-001/010)
Formulir Laporan Pemenang Tender (DSE-FR-MKT-011)
Purchase Order (DSE-DOK-MKT-001/001)

Surabaya, 29 Oktober 2009


Disahkan seluruh halaman oleh

Nama

Marten Setiawan

Honggowarsito

Jabatan

MR

Direktur

Tanda Tangan

Gambar 4 Contoh Cover Prosedur Pada Kondisi Setelah Direvisi.

Berdasarkan Gambar 3 dapat dilihat bahwa pada kondisi awal, cover prosedur tidak
mempunyai penomoran dokumen yang ditetapkan, tidak mempunyai rekaman mutu beserta
penomoran yang terkait dengan prosedur serta tanggal dari dokumen tersebut yang telah
diperbaharui seiring dengan revisi dari isinya yang telah disetujui oleh MR. sedangkan pada
Gambar 4 tersebut merupakan kebalikan dari kondisi awal.
Tabel 3 menunjukkan revisi penomoran dan penamaan prosedur yang baru dan telah
diimplementasikan beserta penambahannya.
Tabel 3 Revisi Penomoran dan Penamaan Prosedur.

No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.

Nama Prosedur
Prosedur Penerimaan Order Proyek Tender
Prosedur Penerimaan Order Proyek Non Tender
Prosedur Pembelian
Prosedur Kualifikasi dan Evaluasi Supplier/subkontraktor
Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Material
Prosedur Pengiriman Barang Jadi
Prosedur Perawatan Mesin Proyek dan Utility
Prosedur Kalibrasi Alat Uji Mutu
Prosedur Penerimaan Karyawan
Prosedur Pelatihan Karyawan
Prosedur Penagihan Proyek
Prosedur Permintaan Uang Kas
Prosedur Pengendalian Dokumen
Prosedur Pengendalian Catatan Mutu
Prosedur Tinjauan Manajemen
Prosedur Audit Mutu Internal
Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Prosedur Pengendalian Tidak Sesuai dan
Komplain Pelanggan

No. Prosedur
DSE-SOP-MKT-001
DSE-SOP-MKT-002
DSE-SOP-LOG-001
DSE-SOP-LOG-002
DSE-SOP-LOG-003
DSE-SOP-LOG-004
DSE-SOP-LOG-005
DSE-SOP-LOG-006
DSE-SOP-GA-001
DSE-SOP-GA-002
DSE-SOP-ACC-001
DSE-SOP-ACC-002
DSE-SOP-MR-001
DSE-SOP-MR-002
DSE-SOP-MR-003
DSE-SOP-MR-004
DSE-SOP-MR-005
DSE-SOP-MR-006

Sedangkan untuk penulisan dokumen yang lainnya dapat dilihat pada prosedur pengendalian
dokumen (DSE-SOP-MR-001).

PROSES BISNIS PT. DUTA SARANA ENGINEERING


PROSES PENDUKUNG
(SUPPORTING PROCESS)

PROSES INTI
(MAIN PROCESS)

PROSES
PENGEMBANGAN SDM

PENERIMAAN
ORDER
DSE-SOP-MKT-001
DSE-SOP-MKT-002

PENERIMAAN
KARYAWAN
DSE-SOP-GA-001

PEMBELIAN
DSE-SOP-LOG-001

DSE-SOP-LOG-001
DSE-SOP-PRD-001

DSE-SOP-GA-002

DSE-SOP-LOG-001
DSE-SOP-PRD-001

DSE-SOP-LOG-002

PELATIHAN
KARYAWAN

PENERIMAAN DAN
PENYIMPANAN
DSE-SOP-LOG-003

PROSES
REALISASI
PROYEK
DSE-SOP-PRD-001

FINAL INSPECTION

PROSES
PERAWATAN
PERBAIKANPERAWATAN
MESIN DAN UTILITY
DSE-SOP-LOG-005

PENGENDALIAN
ALAT UKUR
DSE-SOP-LOG-006

KEUANGAN

DSE-SOP-PRD-001

SUPPLIER BAHAN BAKU, SUBKONTRAKTOR, SUPPLIER JASA

KUALIFIKASI DAN EVALUASI SUPPLIER

PERENCANAAN
PROYEK DAN
KEBUTUHAN
MATERIAL

PENAGIHAN
PROYEK

PENYERAHAN
PROYEK

DSE-SOP-ACC-001

DSE-SOP-LOG-004

R
PERMINTAAN
UANG KAS
DSE-SOP-ACC-001

DSE-SOP-MR-005

AUDIT MUTU INTERNAL


DSE-SOP-MR-004

PENGENDALIAN DOKUMEN
DSE-SOP-MR-001

TINJAUAN
MANAJEMEN

TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN

DSE-SOP-MR-003

PROSES PENINGKATAN
PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI
& KOMPLAIN PELANGGAN
DSE-SOP-MR-006
DSE-SOP-PRD-001

PENGENDALIAN CATATAN MUTU


DSE-SOP-MR-002

Gambar 5 Proses Bisnis PT. Duta Sarana Engineering (revisi).

Berikut ini akan dijabarkan contoh analisis revisi dari salah satu prosedur mutu yang
direvisi:
Analisis Prosedur Pengendalian Dokumen (DSE-SOP-MR-001).
Pada prosedur pengendalian dokumen ini mengalami perubahan pada aliran flow chartnya. Proses ini diawali dengan seluruh manajer menetapkan dokumen yang ada dibutuhkan di
divisi masing-masing dan melakukan penyusunan dokumen berdasarkan aturan yang ada di
prosedur pengendalian dokumen. Kemudian MR dan seluruh manajer melakukan review untuk
memastikan kebenaran dari isi dokumen. Apabila tidak sesuai proses akan diulangi dari seluruh
manajer melakukan penyusunan dokumen. Jika sesuai maka direktur dan MR akan mengesahkan
dan mendatangani dokumen. Selanjutnya MR akan menetapkan dan mencatat keseluruhan
dokumen serta mendokumentasikan pemegang dokumen dalam daftar induk dokumen, surat
pengantar dokumen dan daftar distribusi dokumen. Setelah itu MR akan mendistribusikan
dokumen kepada seluruh pemegang dokumen dan meminta paraf dari pemegang dokumen
tersebut.
Apabila sudah sesuai dengan divisi yang terkait maka proses selesai. Jika masih belum
sesuai dengan proses yang ada maka manajer terkait mengusulkan perubahan dokumen dengan
mengisi form usulan perubahan dokumen. Kemudian MR akan mengevaluasi usulan perbaikan,
jika MR tidak setuju maka usulan tersebut akan dikembalikan oleh MR kepada manajer terkait.
Jika usulan tersebut diterima oleh MR, maka MR akan mengkoordinasi persiapan dokumen yang
kemudian dokumen tersebut akan diperiksa oleh manajer terkait. Apabila manajer terkait tidak
setuju dengan kelengkapan dokumen tersebut maka proses akan kembali pada manajer terkait
yang mengusulkan perubahan dokumen.
Selanjutnya, jika dalam pemeriksaan kelengkapan dokumen tersebut manajer terkait
setuju, maka MR dan manajer terkait akan merevisi, meyepakati dokumen serta akan meminta
tanda tangan dari direktur dan MR. Kemudian MR akan menkoordinasikan duplikasi dan isi
sirkulasi dokumen serta mendistribusikan dokumen kepada seluruh pemegang dokumen. Apabila
ada dokumen lama akibat dari usulan perubahan dokumen maka MR akan menarik dokumen
lama. Jika tidak ada dokumen lama, maka proses selesai. Perubahan prosedur ini juga mencakup
penambahan keterangan yang berupa definisi, aturan yang digunakan pada pengendalian
dokumen. Untuk lebih jelasnya, prosedur terkait dapat dilihat pada Lampiran B.

Kemudian, tahapan terakhir adalah tahap implementasi yang dilakukan pada seluruh
proses yang ada di perusahaan, kecuali prosedur tinjauan manajemen dan prosedur audit mutu
internal. Kedua prosedur tersebut belum dapat di implementasi karena PT. DSE belum
mempunyai kepastian jadwal sehingga implementasi kedua prosedur tersebut tertunda.
Implementasi dilakukan selama 2 bulan, dan di akhir implementasi dilakukan evaluasi terhadap
hasil implementasi melalui penyebaran kuesioner dan evaluasi pencapaian sasaran mutu.
Kuesioner hasil implementasi didistribusikan kepada 7 responden yaitu pada manajer workshop,
manajer admin workshop, manajer pembelian, manajer keuangan, QC elektrik, QC mekanik, dan
manajer marketing, dan diperoleh analisis bahwa:

86% menyatakan bahwa dampak implementasi yang dapat mempercepat pekerjaan.

100% menyatakan implementasi membawa manfaat

86% menyatakan bahwa prosedur yang diterapkan pada tempat kerja sudah sesuai

Sedangkan untuk evaluasi terkait pencapaian sasaran mutu, terdapat 6 sasaran mutu dari 11
sasaran mutu yang didefinisikan, yaitu:
Sasaran mutu

Pada persentase pencapaian, didapatkan hasil nilai pencapaian adalah 54,5% sehingga dapat
dinyatakan bahwa PT. DSE telah menjalankan sasaran mutu yang ditetapkan. Dari hasil tersebut,
perusahaan berusaha untuk melakukan perbaikan agar KPI yang tercapai pada sasaran mutu di
periode berikutnya dapat meningkat.

Lampiran A. Contoh Kuesioner Identifikasi Gap (Klausul 6 saja)


6. Form Identifikasi Gap Pengelolaan Sumber Daya
6.1 Penyediaan Sumber Daya
1. Apakah organisasi sudah menetapkan dan menyediakan sumber daya yang
diperlukan untuk:
a) menerapkan sistem manajemen mutu?
b) memelihara sistem manajemen mutu?
c) terus-menerus memperbaiki keefektifannya?
d) meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan
pelanggan?
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
2. Apakah personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu
produk mempunyai kemampuan atas dasar:
a) pendidikan?
b) pelatihan?
c) keterampilan?
d) pengalaman yang sesuai?
6.2.2 Kemampuan, Kesadaran dan Pelatihan
3. Apakah kemampuan yang diperlukan bagi personel yang melaksanakan
pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk sudah ditetapkan?

PT. DSE

Keterangan

Penyediaan sumber daya meliputi sumber daya fisik yang


meliputi staf operasional, sarana dan prasarana. Sedangkan
untuk sumber daya manusia diatur dalam kegiatan rekrutmen,
dan pelatihan pegawai.

PT. DSE telah menetapkan kriteria personel berdasarkan


kompetensi pendidikan, pelatihan, keterampilan dan
pengalaman yang sesuai.

Kemampuan personel telah ditetapkan.

4. Apakah organisasi menyediakan pelatihan bagi personel yang melakukan


pekerjaan?

General manager akan memberikan pelatihan kepada personel


yang memerlukannya. Biasanya pada bagian marketing lah
yang banyak diberikan pelatihan. Untuk prosedur terdapat pada
02-SOP-GA-002.

5. Apakah organisasi sudah menilai keefektifan tindakan yang dilakukan?

Seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh personel akan dinilai


dan evaluasi oleh General Manager. Hal tersebut dapat dilihat
pada prosedur evaluasi karyawan 02-SOP-GA-003.

6. Apakah organisasi telah memastikan bahwa personelnya sadar akan:


a) relevansi mereka bagi pencapaian tujuan mutu?
b) pentingnya kegiatan mereka bagi pencapaian mutu?
c) sumbangan mereka bagi pencapaian tujuan mutu?
7. Apakah organisasi sudah memelihara rekaman sesuai dengan:
a) pendidikan?
b) pelatihan?
c) keterampilan?
d) pengalaman?

Semuanya terdapat dalam tanggung jawab, dan wewenang


masing-masing divisi.

PT. DSE khususnya General Manager telah memelihara dan


menyimpan rekaman karyawan, profil karyawan dan arsip
individu karyawan.

6. Form Identifikasi Gap Pengelolaan Sumber Daya


6.3 Prasarana
8. Untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk, apakah organisasi
telah menyiapkan prasarana seperti:
a) gedung?
b) ruang kerja dan perlengkapannya?
c) peralatan proses baik perangkat lunak maupun perangkat keras?
d) jasa pendukung (seperti angkutan dan komunikasi)?
6.4 Lingkungan Kerja
9. Apakah lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada
persyaratan produk telah:
a) ditetapkan oleh organisasi?
b) dikelola oleh organisasi?

PT. DSE

Keterangan
PT. DSE telah menyediakan prasarana berupa ruang kerja
untuk proses pengerjaan(workshop), dan ruang kerja untuk non
pengerjaan(head office). Untuk head office terletak di jalan
Ngagel Jaya Indah No.8(Blok 3-5), Surabaya. Sedangkan untuk
workshopnya bertempat di jalan Mastrip 137, Surabaya.
Untuk Jasa pendukung berupa nomor telepon, faximile, web,
dan email.
Organisasi bersama dengan perusahaan telah menetapkan
lingkungan kerja untuk mendukung kenyamanan saat bekerja
maupun dalam kegiatan operasional workshop.

Lampiran B. Contoh Prosedur Mutu: Prosedur Pengendalian Dokumen (Revisi).

PT. Duta Sarana Engineering

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN


No Dokumen
No Revisi No Edisi

: DSE-SOP-MR-001
:0-1

1. Tujuan :
Tujuan dari prosedur ini adalah memastikan semua dokumen
sistem manajemen mutu yang digunakan telah memenuhi
persyaratan dokumentasi ISO 9001:2008, dan dikendalikan secara
efektif.
2. Ruang Lingkup :
Prosedur ini mencakup seluruh aktivitas pengendalian
dokumen termasuk dokumen eksternal di PT. Duta Sarana
Engineering
3. Referensi ISO 9001 :
ISO 9001:2008 Pasal 4.2.3
Pedoman Mutu (DSE-PM-001)
4. Rekaman Mutu:
Daftar Induk Dokumen (DSE-FR-MR-001/001)
Daftar Distribusi Dokumen (DSE-FR-MR-001/002)
Surat Pengantar Dokumen (DSE-FR-MR-001/003)
Formulir Perubahan Dokumen (DSE-FR-MR-001/004)

Surabaya, 29 Oktober 2009

Disahkan seluruh halaman oleh


Nama

Marten Setiawan

Honggowarsito

Jabatan

MR

Direktur

Tanda Tangan

PT. Duta Sarana Engineering


Judul : Prosedur Pengendalian Dokumen
No Dokumen
No Revisi-No Edisi

: DSE-SOP-MR-001
: 0-1

AKTIVITAS

Prosedur Kerja
Tanggal
Halaman

DOKUMEN/CATATAN
MUTU

SELURUH MANAJER

Dokumen SMM PT. DSE disusun dan


dikelompokkan dalam level dokumen:
-. Dokumen level 1: Pedoman Mutu
-. Dokumen level 2: Prosedur Kerja
-. Dokumen level 3: Instruksi Kerja
-. Dokumen level 4: Formulir Catatan Mutu
-. Dokumen Pendukung
-. Dokumen eksternal.
Pedoman mutu: menjelaskan sistem
manajemen mutu PT. Duta Sarana
Engineering sesuai dengan persyaratan ISO
9001:2008
Prosedur Kerja (standar Operation
procedure/SOP): menjelaskan mengenai
bagaimana pelaksanaan suatu pekerjaan atau
suatu proses.
Instruksi Kerja adalah dokumen yang berisi
uraian yang urut dan rinci bagaimana suatu
pekerjaan dilaksanakan
Dokumen pendukung (supporting document/
DOK): dokumen internal PT. DSE yang
dipergunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
Dokumen Eksternal (EXT): dokumen yang
berasal dari luar PT. Duta Sarana
Engineering, dan digunakan sebagai acuan/
referensi dalam melaksanakan suatu
pekerjaan.
Identitas berupa: Nomor dokumen, Status
Revisi/Edisi, Tanggal berlaku, Status
Dokumen, Stempel Perusahaan.

Menetapkan dokumen
yang dibutuhkan di
divisi masing-masing

SELURUH MANAJER
Melakukan serta
mengkoordinir
penyusunan dokumen
berdasarkan aturan
penomoran dokumen

MR dan SELURUH
MANAJER
Tidak

Sesuai ?

Ya

Jenis Dokumen

MR dan DIREKTUR
Mengesahkan dan
menandatangani
dokumen

MR
Menetapkan dan
mencatat keseluruhan
dokumen

A/2

KETERANGAN
Dokumen SMM PT. DSE terdiri atas seluruh
dokumen yang dipersyaratkan dalam standar
ISO 9001:2008 dan seluruh dokumen yang
diperlukan PT. DSE dalam menjalankan
proses bisnis.

Mulai

Melakukan Review
untuk memastikan
kebenaran isi dokumen

: 29 Oktober 2009
: 1 dari 4

Daftar Induk
Dokumen

No. Dokumen

Pedoman Mutu

DSE-PM-001

Prosedur Kerja(SOP)

DSE-SOP-XXX-000

Instruksi Kerja(IK)
Formulir Catatan
Mutu
Dokumen Pendukung
Dokumen Eksternal

DSE-IK-XXX-000/000
DSE-FR-XXX-000/
000.rev.00
DSE-DOK-XXX-000
DSE-EXT-XXX-000

Ket:
DSE: inisial PT. Duta Sarana Engineering
XXX: inisial divisi kegiatan: MKT(marketing),
LOG(logistik), PRD(produksi), ACC(Keuangan),
GA(general affair), MR (manager representatif)
SOP: penandaan Prosedur Kerja
IK: penandaan Instruksi Kerja
FR: Penandaaan Formulir Catatan Mutu
DOK: Penandaan untuk dokumen pendukung
EXT: Penandaan untuk dokumen eksternal

PT. Duta Sarana Engineering


Judul : Prosedur Pengendalian Dokumen
No Dokumen
No Revisi-No Edisi

: DSE-SOP-MR-001
: 0-1

Prosedur Kerja
Tanggal
Halaman

DOKUMEN/CATATAN
MUTU

AKTIVITAS

A/1

Daftar
Distribusi
Dokumen

MR

Surat Pengantar
Dokumen

Menetapkan, dan
mendokumentasikan
pemegang dokumen dan
meminta paraf
penerima
MR
Mendistribusikan
dokumen kepada
seluruh pemegang
dokumen dan meminta
paraf

Sesuai ?

: 29 Oktober 2009
: 2 dari 4

KETERANGAN
-rev.00 menunjukkan status revisi yang diberikan
pada form

Contoh Penggunaan:
DSE-PM-001: Pedoman Mutu
DSE-SOP-MKT-001: Prosedur kerja Marketing
nomor urut prosedur 1 yaitu prosedur penerimaan
order tender
DSE-IK-MKT-001/004: instruksi kerja no. 4 di
bagian Marketing terkait dengan prosedur
penerimaan order tender nomor urut prosedur 1
DSE-FR-MKT-001/005: Formulir Catatan Mutu
no. 5 di bagian Marketing terkait dengan
prosedur penerimaan order tender nomor urut
prosedur 1
DSE-DOK-MKT-001/002: Dokumen pendukung no.
2 di bagian Marketing terkait dengan prosedur
penerimaan order tender nomor urut prosedur 1
DSE-EXT-MKT-001: Dokumen Eksternal di bagian
Marketing terkait dengan prosedur penerimaan
order tender nomor urut prosedur 1

Ya

Selesai
Tidak
MANAJER Terkait
Mengusulkan
perubahan dokumen ke
MR

C/3

Formulir Usulan
Perubahan
Dokumen

Usulan dapat disampaikan dalam bentuk tertulis.


Revisi dokumen mencakup perubahan total
terhadap isi dokumen atau hanya pada halaman/
bagian halaman tertentu dari dokumen sesuai
dengan kebutuhan dengan hasil revisi sesuai
dengan nomor revisi yang baru.
Daftar Induk Dokumen (maupun Daftar Induk
Dokumen Lain-Lain) perlu diganti setiap kali ada
revisi/edisi baru atau ada penambahan dokumen.

MR
Mengevaluasi usulan
permintaan/perubahan

Dokumen harus diperiksa dan disetujui oleh orang


yang ditunjuk sesuai dengan Pedoman Mutu
Evaluasi usulan/permintaan perubahan dengan
pihak-pihak yang terkait (adakan meeting bila
perlu)

Setuju ?

Tidak

Ya
A/3

B/3

PT. Duta Sarana Engineering


Judul : Prosedur Pengendalian Dokumen
No Dokumen
No Revisi-No Edisi

: DSE-SOP-MR-001
: 0-1

Prosedur Kerja
Tanggal
Halaman

DOKUMEN/CATATAN
MUTU

AKTIVITAS

A/2

B/2

MR

MR

Mengkoordinasi
persiapan dokumen

Mengembalikan dan
Menginformasikan ke
Manajer terkait

Selesai

MANAJER Terkait
Memeriksa Dokumen

Setuju ?

Tidak

C/2

Formulir Usulan
Perubahan
Dokumen

Ya
MR dan MANAJER
terkait
Merevisi dokumen dan
menyetujui serta
meminta tanda tangan
Direktur dan MR

Format dan Isi dokumen:


-. Pada dokumen Pedoman Mutu, Prosedur,
Instruksi Kerja diberikan halaman sampul yang
berisi informasi: nama dan Logo PT. Duta Sarana
Engineering, nama dokumen, nomor dokumen,
nomor revisi-edisi, tanggal berlaku, kolom
pengesahan.
-. Isi dokumen pedoman mutu, prosedur kerja,
dan instruksi kerja diberikan format header
yang memberikan informasi nama dan logo PT.
Duta Sarana Engineering, judul dokumen, nomor
dokumen, nomor revisi-edisi, tanggal. Halaman.
-. Format formulir, dokumen pendukung dan
dokumen eksternal tidak diatur secara spesifik
tetapi sekurang-kurangnya harus
menginformasikan nama/judul dokumen dan atau
nomor dokumen.
-. Struktur isi prosedur kerja ditetapkan:
1. pada cover: berisi nama dan logo perusahaan,
judul prosedur, nomor dokumen, nomor edis-revisi
dokumen, tujuan dokumen dibuat, ruang lingkup,
referensi, rekaman mutu.
2. pada halaman pertama berisi: berupa kolom
aktivitas dalam bentuk flowchart beserta dengan
pihak yang terkait, kolom dokumen/catatan mutu
terkait, kolom keterangan yang berisikan
penjelasan atau tambahan keterangan yang
terkait dengan aktivitas(tidak ada aturan
penulisan yang baku)

Untuk dokumen yang asli dan digunakan sebagai


arsip MR diberikan stempel Master
Dokumen salinan untuk keperluan distribusi harus
dicap "Controlled copy", sedangkan salinan
dokumen yang digunakan untuk tujuan lain berikan
stempel"Uncontrolled Copy"

Koordinasi duplikasi &


isi sirkulasi dokumen

MR
Mendistribusikan
dokumen kepada
seluruh pemegang
dokumen & minta paraf
penerima

Tidak

Ya
A/4

KETERANGAN

Daftar Induk
Dokumen

MR

Ada Dokumen
Lama ?

: 29 Oktober 2009
: 3 dari 4

B/4

PT. Duta Sarana Engineering


Judul : Prosedur Pengendalian Dokumen
No Dokumen
No Revisi-No Edisi

: DSE-SOP-MR-001
: 0-1

AKTIVITAS

A/3

MR
Menarik dokumen lama
dan mengisi daftar isi
dokumen

Selesai

Prosedur Kerja
Tanggal
Halaman

: 29 Oktober 2009
: 4 dari 4

DOKUMEN/CATATAN
MUTU

KETERANGAN

Daftar
Distribusi
Dokumen

Jika yang didistribusikan adalah revisi baru, maka


semua revisi sebelumnya yang beredar harus di
tarik. Semua revisi lama harus dimusnahkan
kecuali yang asli. Revisi lama yang disimpan
tersebut harus di cap "Obsolete Document".

B/3