BAB II

LANDASAN TEORI
2.1 Fungsi Pengendalian Persediaan
Masalah pengendalian persediaan merupakan salah satu masalah penting yang dihadapi oleh
perusahaan. Kekurangan bahan baku akan mengakibatkan adanya hambatan-hambatan pada
proses produksi. Kekurangan persediaan barang jadi di pasaran akan menimbulkan
kekecewaan pada pelanggan dan akan mengakibatkan perusahaan kehilangan mereka,
sedangkan kelebihan persediaan akan menimbulkan biaya ekstra (biaya penyimpanan dan
lain-lain), di samping resiko kerusakan karena penyimpanan barang yang terlalu lama.
Sehingga dapat dikatakan bahwa pengendalian persediaan yang efektif sangat diperlukan oleh
suatu perusahaan.(Subagyo, 1984: 205)
Oleh karena itu pengendalian persediaan pada hakikatnya mencakup dua fungsi yang
berhubungan sangat erat yaitu: (Siagian, 2006: 16)
a. Perencanaan persediaan
Aspek perencanaan harus dapat menjawab pertanyaan tentang apa yang akan disediakan atau
diproduksi dan sumber terbaik pengadaan barang-barang.
b. Pengawasan persediaan
Aspek pengawasan yaitu:
1. Bilamana dan berapa kali pesanan atau produksi dilaksanakan.
2. Berapa banyak pesanan atau produksi tersebut.
Fungsi pengendalian persediaan ditentukan oleh berbagai kondisi yaitu : (Subagyo, 1984:
206)
a. Bila jangka waktu pengiriman relatif lama maka perusahaan perlu persediaan bahan
baku yang cukup untuk memenuhi kebutuhan perusahaan selama jangka waktu
pengiriman. Atau pada perusahaan dagang, persediaan barang dagangan harus cukup
untuk melayani permintaan langganan selama jangka waktu pengiriman barang dari
penyedia atau produsen.
b. Seringkali jumlah yang dibeli atau diproduksi lebih besar daripada yang dibutuhkan. Hal
ini disebabkan karena membeli dan memproduksi dalam jumlah yang besar pada
umumnya lebih ekonomis. Karena sebagian barang/bahan yang belum digunakan
disimpan sebagai persediaan.
c. Apabila permintaan barang bersifat musiman sedangkan tingkat produksi setiap saat
adalah konstan maka perusahaan dapat melayani permintaan tersebut dengan membuat
tingkat persediaannya berfluktuasi mengikuti fluktuasi permintaan. Tingkat produksi
yang konstan umumnya lebih disukai karena biaya-biaya untuk mencari dan melatih
tenaga kerja baru, upah lembur, dan sebagainya (bila tingkat produksi berfluktuasi)
akan lebih besar daripada biaya penyimpanan barang di gudang (bila tingkat persediaan
berfluktuasi).

d. Selain untuk memenuhi permintaan pelanggan, persediaan juga diperlukan apabila biaya
untuk mencari barang/bahan pengganti atau biaya kehabisan barang/bahan (stock out
cost) relatif besar.

2.2 Tujuan Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan dijalankan untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang
optimal sehingga diperoleh penghematan-penghematan pada persediaan tersebut yaitu untuk
menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjaga
kontonuitas produksi dengan biaya yang ekonomis.
Dari pengertian di atas, maka tujuan pengendalian persediaan adalah sebagai berikut :
(Ristono, 2009: 5)
a. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat.
b. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami
kehabisan persediaan yang berakibat terhentinya proses produksi.
c. Untuk mempertahankan dan meningkatkan penjualan dan laba perusahaan.
d. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat
mengakibatkan biaya pemesanan menjadi lebih besar.
e. Menjaga agar persediaan di gudang tidak berlebihan, karena dapat mengakibatkan
meningkatnya resiko dan juga biaya penyimpanan di gudang.

2.3 Komponen-Komponen Biaya Persediaan

Secara umum dapat dikatakan bahwa biaya system persediaan adalah semua pengeluaran dan
kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan. Biaya sistem persediaan terdiri dari:
(Nasution, 2008: 121)

2.3.1 Biaya Pembelian (Purchasing Cost)

Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang. Besarnya biaya
pembelian ini tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan harga satuan barang. Biaya
pembelian menjadi faktor penting ketika harga barang yang dibeli tergantung pada ukuran
pembelian. Situasi ini bias disebut sebagai quantity discount atau price break dimana harga
barang per unit akan turun bila jumlah barang yang dibeli banyak.
Dalam kebanyakan teori persediaan, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan ke dalam
total biaya sistem persediaan karena diasumsikan bahwa harga barang per unit dipengaruhi
oleh jumlah barang yang dibeli sehingga komponen biaya pembelian untuk periode waktu
tertentu (misalnya 1 tahun) konstan dan hal ini tidak akan mempengaruhi berapa banyak
barang yang harus dipesan.

2.3.2] Biaya Pengadaan (Procurement Cost)

Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal usul barang, yaitu:
a.Biaya pemesanan (ordering cost)
Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari
luar. Biaya ini meliput i biaya untuk menentukan pemasok (supplier), pengetikan pesanan,
biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan seterusnya. Biaya ini diasumsikan konstan
untuk sekali pesan.

b.Biaya pembuatan (setup cost)

Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang timbu dalam mempersiapkan produksi
suatu barang. Biaya ini timbul di dalam pabrik yang meliputi biaya menyusun peralatan
produksi, menyetel mesin, mempersiapkan gambar kerja dan seterusnya.

2.3.3 Biaya penyimpanan (Holding Cost)

Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang. Biaya
ini meliputi:
a. Biaya Modal
Penumpukan barang di gudang berarti penumpukan modal, dimana modal perusahaan
memiliki ongkos (expense) yang dapat diukur dengan suatu bunga bank. Oleh karena itu
biaya yang ditimbulkan karena memiliki persediaan harus diperhitungkan dalam suatu
biaya sistem persediaan. Biaya memiliki persediaan diukur sebagai persentase nilai
persediaan untuk periode waktu tertentu.
b. Biaya Gudang
Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya gudang.
Bila gudang dan peralatannya disewa maka biaya gudangnya merupakan biaya sewa
sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang merupakan
biaya depresiasi.
c. Biaya Kerusakan dan Penyusutan
Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya
berkurang atau jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan penyusutan
biasanya diukur dari pengalaman sesuai persentasenya.
d. Biaya Kadaluarsa (Absolence)
Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi
dan model sepet i barang-barang elektronik. Biaya kadaluarsa biasanya diukur dengan
besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut.
e. Biaya Asuransi
Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tak diinginkan
seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung jenis barang yang diasuransikan dan
perjanjian dengan perusahaan asuransi.
f. Biaya Administrasi dan Pemindahan
Biaya ini dikeluarkan untuk mengadministrasikan persediaan barang yang ada, baik
pada saat pemesanan, penerimaan barang maupun penyimpanannya dan biaya untuk
memindahkan barang dari, ke, dan di dalam tempat penyimpanan, termasuk upah buruh
dan biaya peralatan handling.
2.3.4 Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Cost)
Bila perusahaan kehabisan barang pada saat ada permintaan, maka akan terjadi keadaan
kekurangan persediaan. Keadaan ini akan menimbulkan kerugian karena proses produksi
akan terganggu dan kehilangan kesempatan mendapat keuntungan atau kehilangan konsumen
pelanggan karena kecewa sehiggan beralih ke tempat lain. Biaya kekurangan persediaan dapat
diukur dari:

a. Kuantitas tidak dapat dipenuhi

Biasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan
atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi ini diistilahkan sebagai
biaya penalti atau hukuman kerugian bagi perusahaan.
b. Waktu Pemenuhan
Lamanya gudang kosong berarti lamanya proses produksi terhenti atau lamanya
perusahaan tidak mendapat keuntungan, sehingga waktu menganggur tersebut dapat
diartikan sebagai uang yang hilang. Biaya waktu pemenuhan diukur berdasarkan waktu
yang diperlukan untuk memenuhi gudang.
c. Biaya Pengadaan Darurat
Supaya konsumen tidak kecewa maka dapat dilakukan pengadaan darurat yang biasanya
menimbulkan biaya yang lebih besar dari pengadaan normal. Kelebihan biaya
dibandingkan pengadaan normal ini dapat dijadikan ukuran untuk menentukan biaya
kekurangan persediaan.

2.4 Model-Model Persediaan

Model persediaan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu : (Taha, 1982)
a. Model Deterministik
Model deterministik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan
pesanan yang dapat diketahui secara pasti sebelumnya. Model ini dibedakan menjadi dua
yaitu:
1. Deterministik Statis
Pada model ini tingkat permintaan setiap unit barang untuk tiap periode diketahui secara
pasti dan bersifat konstan.
2. Deterministik Dinamik
Pada model ini tingkat permintaan setiap unit barang untuk tiap periode diketahui secara
pasti, tetapi bervariasi dari satu periode ke periode lainnya.
b. Model Probabilistik
Model probabilistik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan pesanan
yang tidak dapat diketahui secara pasti sebelumnya, sehingga perlu didekati dengan
distribusi probabilitas. Model ini dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Probabilistik Stationary
Pada model ini tingkat permintaaan bersifat random, dimana probability density
function dari permintaan tidak dipengaruhi oleh waktu setiap periode.
2. Probabilistik Nonstationary
Pada model ini tingkat permintaaan bersifat random, dimana probability density
function dari permintaan bervariasi dari satu periode ke periode lainnya.

2.4 Metode Economic Order Quantity (EOQ)

Model ini diarahkan untuk menemukan jumlah pesanan yang memenuhi total biaya persediaan
minimal dengan mempertimbangkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, sehingga
diharapkan tidak ada kekurangan persediaan. Metode ini dapat digunakan baik untuk barang
yang dibeli maupun untuk barang yang diproduksi sendiri.

2.4.1 Perumusan Metode EOQ

Model Persediaan ini memakai asumsi-asumsi sebagai berikut:
a. Hanya satu barang yang diperhitungkan.
b. Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui, relatif tetap dan terus menerus.
c. Barang yang dipesan diasumsikan langsung dapat tersedia atau berlimpah.
d. Waktu tenggang (lead time) bersifat konstan.
e. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan langsung dapat digunakan.
f. Tidak ada pesanan ulang (back order) karena kehabisan persediaan.
g. Tidak ada quantity discount.
Secara grafis, model dasar persediaan ini dapat digambarkan sebagai berikut (Nasution, 2008:
135)

Dalam metode EOQ digunakan beberapa notasi sebagai berikut :

D = jumlah pemesanan barang suatu periode (unit/tahun)
d = tingkat kebutuhan per unit waktu (unit/tahun)
S = biaya pemesanan (rupiah)
T = periode/waktu pemesanan (tahun)
t = waktu satu putaran produksi (tahun)
C = harga barang (rupiah)
H = biaya penyimpanan (rupiah/unit/tahun)
Q = jumlah pemesanan (unit)
F = frekuensi pemesanan (kali/tahun)
L = waktu tenggang atau lead time (hari)
TC = total biaya persediaan (rupiah/tahun)

Merujuk pada (Eddy Herjanto, 1999 : 175) :

2.4.2 Persediaan Pengaman (Safety Stock)

Berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang,
misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula atau
keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan.
Batas toleransi () yang digunakan oleh perusahaan adalah 5% di atas perkiraan dan 5% di
bawah perkiraan. Dengan dua batas toleransi tersebut pada Tabel Standar Deviasi Normal
maka nilai Standar Normal Deviasi (Z) yang digunakan adalah 1,65.

2.4.3 Pemesanan Kembali (Reorder Point)

Saat harus diadakan pemesanan kembali sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang
dipesan tepat waktu (di mana persediaan di atas persediaan pengaman sama dengan nol). Titik
pemesanan ulang dapat ditetapkan dengan menjumlahkan penggunaan selama waktu tenggang
ditambah dengan persediaan pengaman.

2.4.4 Persediaan Maksimal (Maximum Inventory)

Persediaan maksimal merupakan jumlah persediaan yang paling banyak yang boleh ada di
gudang. Besarnya persediaan maksimal atau maximum inventory yang ada di gudang dapat
dicari dengan menjumlahkan kuantitas persediaan menurut EOQ dengan jumlah persediaan
pengaman (safety stock).

2.4.5 Total Inventory Cost

Merupakan keseluruhan dari biaya persediaan yang dikeluarkan ,