Performance Management System

Performance appraisal bukan satu kejadian tunggal melainkan

suatu proses. Proses tersebut umumnya meliputi:
Dalam performance appraisal, manajer bertugas
merefleksikan seberapa bagus anak buahnya
mengerjakan tugasnya dalam jangka satu tahun
Manajer mengeluarkan berbagai macam formulir dan
kertas kerja yang didesain oleh organisasi untuk
mendapat informasi dan kemudian mengedarkannya.
Manajer memutuskan untuk merekomendasikan
perubahan kompensasi, dan juga jumlah besarannya.

 Setelah formulir dan rekomendasi disetujui oleh supervisor

manajer, manajer menyiapkan diskusi mengenai performansi
individual dalam satu tahun kemarin
Manajer dan anak buahnya mengadakan pertemuan kira-kira
satu jam lamanya mengenai apa yang telah lalu, sekarang dan
yang akan datang.
Review kertas kerja dan penandatanganan formulir
menandakan proses telah lengkap
Setelah diskusi selesai maka pertemuan diakhiri. Manajer
mengambil kesimpulan dan menambahkan beberapa komentar
tambahan lalu mengirimkan kertas kerja tersebut kepada
departemen personalia untuk diisi.

Siklus Performance Appraisal yang Ideal

Performance appraisal tidak dimulai dengan formulir, tapi dimulai dari
pekerjaannya-perencanaan apa yang harus diselesaikan dan mencari
tahu bagaimana mencapainya.

Fase I
: Performance Planning
Appraiser dan Appraisee bertemu utk membuat rencana tahun depan.
Mereka mengadakan persetujuan mengenai lima hal:
1.Akuntabilitas kunci dari pekerjaan anak buah
2.Tujuan spesifik yg akan dicapai oleh anak buah
3.Standar yg akan digunakan untuk mengevaluasi bgmn anak
buah mencapai tujuannya
4.Faktor kinerja, kompetensi, atau perilaku kritis dalam
menentukan cara bagaimana tujuan bisa dicapai
5.Perencanaan pengembangan anak buah yang akan
diselesaikan selama tahun tersebut.

Fase II
: Performance Execution
Selama satu tahun ini, anak buah melaksanakan rencana dari fase I. Supervisor
bertanggungjawab utk feedback & coaching
Fase III
: Performance Assessment
Appraiser dan appraisee mengevaluasi sendiri rencana yg berhasil & yg tidak.
Manajer melengkapi penilaian performance anak buah, sesudah direview dan
disetujui oleh pihak manajemen dan personalia, kemudian didiskusikan dgn
anak buahnya.
Fase IV
: Performance Review
Manejer dan anak buah mendiskusikan dan mereview penilaian performance
tersebut. Diskusi tsb meliputi:
1.
Hasil yg dicapai
2.
Efektivitas performance atau perilaku
3.
Penilaian performance seluruhnya
4.
Kemajuan pengembangan
Fase V
: Performance Renewal and Recontracting
Manajer dan anak buah merevisi akuntabulitas kunci yg perlu diganti dan
mengubahnya disesuaikan dgn tujuan dan standar baru .

Siklus Performance Appraisal

FASE
Kondisi
Prasyarat

II

III
IV
V

AKTIVITAS
MISI ORGANISASI
Menetapkan semua strategi
Menentukan tujuan perusahaan
Menentukan tujuan unit/departemen

Bagaimana
Kompetensi
Perilaku
Perenc. Pengemb.
Tgjw. Indv.
Komit thd pencapaian tuj.
Performance feedback &
coaching
Komunikasi terbuka
Pengumpulan data
Persiapan review
Judging
Kompensasi
Staffing
Perencanaan suksesi
Promosi
PHK

PERFORMANCE
PLANNING

Apa
Akuntabilitas
Tujuan
Standar

PERFORMANCE
EXECUTION

Tgjw. Manajer
Mencipt. Kond yg memotivasi
Observasi performance
Memperbarui tujuan
Memberikan feedback
Mengadakan pengembangan
Mendorong perilaku

PERFORMANCE
ASSESSMENT
PERFORMANCE
REVIEW

RENEWAL &
RECONTRACTING

Coaching
Pengembangan
Mentoring
Perencanaan karir
Rekognisi

How Performance Management Work

High Performance
Reinforce melalui praise/ rekognisi/ pengembangan tanggungjawab

Performance
Effectiveness

Improved Performance

Actual Performance
Performance
Agreement

Monitoring and Review performance

Agreement

Start Year

Tingkatan Performance Management

Low Performance
Coaching/ Counseling
Main
Performance
Review
End Year

Latar Belakang Performance Management

Merit rating

Management by
Objectives

Performance
Management

Merit Rating
Manajer menilai bawahan berdasar:
1.Pengetahuan akan tugas sekarang
2.Output efektif
3.Pengambilan keputusan
4.Ketepatan kerja
5.Percaya diri
6.Sikap kerja
7.Inisiatif
8.Kesiapan menghadapi tekanan
Menggunakan skala:
Amat baik
Memuaskan
Cukup
Buruk

Mengapa manajer ini tidak suka MR

Tidak percaya pada validitas MR
Sungkan bila langsung mengkritik
Kurang terampil melakukan penilaian dan interview
Tidak suka prosedur-prosedur baru

Management by Objectives
Sistem yg dinamis untuk mengintegrasikan
kebutuhan perusahaan untuk mencapai keuntungan
dan pengembangan tujuan dengan kebutuhan
manajer untuk berkontribusi dan mengembangkan
diri.
Mc Gregor: MBO merupakan taktik dalam strategi
manajemen melalui kontrol dan pengarahan

Corporate
objectives
Review of
corporate
performance

Review of
unit
performance

Unit
objectives
se
i
v
re

Indiv prepares
objectives

revise

Review of
individual
performance

Managers set
down objectives

Indiv & managers

agree objectives

The Management by Objectives process

MUNCULNYA PERFORMANCE
MANAGEMENT
Hadirnya HRM sebagai pendekatan strategis dalam memanaj dan
mengembangkan bawahan
Pentingnya penilaian yang strategis & fleksibel
Kesadaran bahwa performance hanya bisa diukur & dinilai dg model inputproses-output-hasil (kontribusi)
Adanya perhatian terhadap peningkatan dan pengembangan yang
berkelanjutan, serta learning organization
Kesadaran bahwa proses penilaian kinerja harus dilakukan oleh manajer lini
sepanjang tahun
Kesadaran akan pentingnya kultur perusahaan
Pengembangan konsep & teknik pengukuran kemampuan dalam level
perilaku
Munculnya kesadaran bahwa pengelolaan kinerja adalah tanggung jawab
bersama, bukan hanya manajer lini
Ketidakpuasan akan hasil pengukuran dari cara-cara yang lain

10

PERFORMANCE MANAGEMENT
Definisi, Dasar & Tujuan
DEFINISI
Performance management adalah usaha untuk mendapat hasil yg lebih baik
bagi organisasi, tim maupun individu dengan memahami dan memanaj
performance dalam kerangka tujuan, standar dan kompetensi yg
terencana yg telah disepakati bersama.
Kata kunci dari definisi ini adalah:
Kerangka tujuan, standar dan atribut/kompetensi yg terencana dan telah
disepakati bersama
Sebuah proses
Berbagi pemahaman
Pendekatan untuk memanaj dan mengembangkan orang
Achievement

11

DASAR
Ketika org mulai mengetahui dan memahami apa yang mereka
harapkan, dan akan dapat mengambil bagian dalam pengharapan
tersebut, mereka akan berusaha mencapainya
TUJUAN
Tujuan utama performance management adalah menciptakan
budaya dimana indv dan kelompok dapat bertanggungjawab
terhadap perbaikan proses bisnis, skill & kontribusi mereka
sendiri.

12

Implikasi yg lebih luas dari PM

Performance Management dan HRM
PM dpt berguna mencapai tujuan HRM seperti:
Mencapai tingkat tertinggi kinerja HR suatu organisasi
Mengembangkan orang baik kapasitas maupun potensialnya
Menciptakan lingkungan dimana potensial laten dari pegawai dapat
terealisasi
Mendorong atau mengubah kultur organisasi
Pengembangan selanjutnya
pengembangan kontinyu mrpk pengembangan diri dimana orang dapat
mengembangkan dirinya sdr pd lingk. yg mendukung. PM berguna dlm
pengemb karir indv. & memberi kesempatan pd manajer dan bawahannya
utk berdiskusi ttg pekerjaan sbg pelajaran. Jadi pegawai tidak hanya
memahami atribut (pengetahuan, skill dan keahlian) dan kompetensi di
area dia bekerja namun juga dpt memahami area lain.
Kerja tim
PM dpt berguna mengembangkan kemandirian bawahan tanpa hrs dgn
manajer. Yaitu dgn diskusi kelompok mengenai penentuan tujuan, review
kemajuan yg mereka dapat.

13

PERFORMANCE
MANAGEMENT

IMPROVING
INDIVIDUAL AND
ORGANIZATIONAL
PERFORMANCE

DEVELOPING
SKILLS
AND COMPETENCIES

REWARD
MANAGEMENT

IMPROVING
MANAGERIAL
EFFECTIVENESS

Performance Management as an Integrating Force

14

PERFORMANCE MANAGEMENT
Falsafah
Falsafah dasar PM adalah:
Teori motivasi: expectancy, goal, reinforcement
Konsep efektivitas organisasi dan bgmn PM
berkontribusi di dlmnya
Kepercayaan mengenai cara paling baik kinerja di
manaj

15

Teori Motivasi
Ada tiga teori motivasi yang berkontribusi
besar dlm PM yaitu yang menekankan
pada:
Tujuan
Reinforcement
Harapan/ expectancy

16

Efektivitas Organisasi
Konsep dari efektivitas organisasional yg
mempengaruhi PM adalah:
Kebutuhan untuk clarity strategi dan nilai
Pentingnya mendapatkan channel dlm
komunikasi dua arah
Keuntungan yg datang dari operasi sebagai
learning organization

17

Kepercayaan dlm Managing

Performance
Signifikansi dr model input, proses, output, pendapatan
dlm managing performance
Signifikansi PM sbg proses natural dr manajemen
Kebutuhan memanaj harapan/expectancy
Pentingnya menciptakan hubungan baik antr manajer &
staf dlm managing performance-managing dgn
kesepakatan drpd komando
Signifikansi tujuan/ objectives
Pentingnya pengukuran, feedback dan manajemen
kontingensi
Kebutuhan utk memberdayakan orang

18

Corporate
Departmental
And team
Objectives
And plans

Performance
agreement

Performance
review

Action

Performance
plan

Monitor
Feedback
And review

19