UNIDADE 8:

PROCESAMENTO DE DATOS III: BASES DE DATOS (OpenOffice.org Base)

1. INTRODUCIN: Que OpenOffice.org Base

2. PRIMEIROS PASOS CON BASES DE DATOS
2.1 Abrir unha Base de datos Nova
2.2 Abrir unha Base de datos existente
2.3 Pechar unha Base de datos
2.4 Eliminar unha base de datos
2.5 Estrutura dunha base de datos

3. TBOAS
3.1 Crear tboas en Vista Deseo
3.2 Crear tboas utilizando o Asistente para tboas
3.3 Claves principais ou chaves primarias
3.4 Relacins entre tboas

4. A FOLLA DE DATOS
4.1 Como introducir, modificar, copiar, eliminar e ocultar datos
4.2 Cambiar formato d folla de datos
4.3 Buscar datos
4.4 Ordenar datos
4.5 Filtrar datos

5. CONSULTAS
5.1 Crear consultas en Vista Deseo
5.2 Crear consultas co Asistente para consultas
5.3 Criterios de busca

6. FORMULARIOS
6.1 Desear Formularios
6.2 Imprimir Formularios

7. INFORMES
7.1 Crear informes co Asistente para informes
7.2 Xerar etiquetas

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

1. INTRODUCIN: Que OpenOffice.org Base

Base unha aplicacin que forma parte da suite ofimtica OpenOffice.org desde a versin 2.
comparable a MS Access pero a diferenza deste software libre.
Base integra a manipulacin de bases de datos con OpenOffice.org. posible crear e
modificar tboas, formularios, consultas e informes ben utilizando o sistema xestor de bases de
datos HSQL que se incle con Base ou ben calquera outro. A aplicacin proporciona diferentes
asistentes, vistas de deseo, e vistas SQL para os usuarios principiantes e avanzados.

2. PRIMEIROS PASOS CON BASES DE DATOS

2.1 Abrir unha Base de datos Nova
Ao acceder aplicacin mstrase a fiestra Asistente para bases de datos coas distintas
opcins que se poden levar a cabo.

Anda que tamn che permite a posibilidade de abrir ou conectar cunha base de datos
existente, no teu caso debes seleccionar a opcin Crear nova base de datos.
O seguinte paso sera, gardar e continuar. As que xa poderas Finalizar, anda que se pulsas
seguinte ofrcese a posibilidade de rexistrar a ta base de datos en openoffice.org e decidir
que facer unha vez gardado o arquivo.
Rexistrar significa indicar a OpenOffice.org onde se atopan os datos, como se organizan,
como se poden obter, etc. Unha vez rexistrada a base de datos, podes utilizar o comando de
men Ver - Orixe de datos para acceder aos rexistros de datos desde os documentos de texto
e as follas de clculo.
Ao finalizar, debes elixir o lugar no teu equipo onde desexas gardala e o nome que lle vas a
dar mesma. Realizados estes pasos xa abriras a ta primeira base de datos.
Observa, a extensin da base de datos que creaches odb. Esta servirache para identificar as
tas bases de datos creadas con Base .

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

Se che atopas traballando coa aplicacin, OpenOffice Base dche a posibilidade de crear
outra base de datos sen necesidade de recorrer ao asistente.
Para iso debes situarche no men da aplicacin, facer clic na opcin Arquivo e seleccionar
Novo - Base de datos.

2.2 Abrir unha Base de datos existente

Para abrir unha base de datos creada con anterioridade seleccinase o men Arquivo e a
opcin Abrir base de datos. A continuacin, localizaremos o directorio e a base de datos a
abrir.
Recorda que ao acceder aplicacin mstrase a fiestra de inicio co asistente que che permite
levar a cabo distintas opcins. Entre elas "Abrir un arquivo de base de datos existente".

Tamn se ofrece a posibilidade de Conectar "cunha base de datos existente". dicir, unha
base de datos externa, que se atope noutro equipo ou servidor. Para iso, seleccionaras o tipo
de base de datos e indicaras a ruta da mesma.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

Unha vez seleccionada a opcin (Abrir un arquivo de base de datos existente), podes
buscar o teu arquivo de base de datos entre os "Usados recentemente" e Finalizar ou ben,
pulsar o botn Abrir e localizar a ta base de datos.
No caso de que existisen, Base tamn permite abrir bases de datos creadas con versins
anteriores.

2.3 Pechar unha Base de datos

O proceso que se debe levar a cabo para pechar unha base de datos bastante sinxelo e
similar ao que se realiza en calquera outra aplicacin. Para iso, xa que logo, debes ir ao men
Arquivo e seleccionar Pechar ou pulsar directamente ao botn de peche que hai dereita da
fiestra da base de datos.

2.4 Eliminar unha base de datos

En canto ao proceso de borrado ou eliminacin de base de datos, este realzase desde fra
da propia aplicacin. Tan s debes localizar a base de datos no teu equipo, seleccionala e
pulsar a tecla Supr ou a opcin Eliminar que aparece ao facer clic co botn dereito do rato
sobre o arquivo.

2.5 Estrutura dunha base de datos

Todas as bases de datos teen unha estrutura formada polos seguintes elementos:

Tboa: Lugar onde se almacenan datos sobre un determinado tema como, por
exemplo, clientes ou artigos. Unha tboa un conxunto de datos organizado nunha
matriz bidimensional. Estas dimensins son os rexistros (filas) e os campos
(columnas).
Rexistros: o concepto bsico no almacenamento de datos. o conxunto de datos
relacionados entre si, que son tratados como unha unidade, dicir, cada rexistro dunha
tboa contn informacin sobre algo especfico, por exemplo, sobre un cliente. Son
denominados tamn lias ou filas.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

Campos: cada un dos datos que compn un rexistro, como apelidos e nome. Tamn
o coecemos como columnas.

As tboas creadas non actuaran como obxectos independentes xa que a informacin contida
nelas (clientes, pedidos, artigos...) est relacionada entre si. Sendo posible, xa que logo,
establecer relacins entre elas de modo que acten como un conxunto interrelacionado. Por iso
polo que falemos de base de datos relacional.

3. CREAR TBOAS
En realidade, a creacin da tboa limtase definicin dos distintos campos que a compn,
posto que os rexistros introduciranse posteriormente. Esta operacin debe realizarse nunha
fiestra especial: Fiestra de deseo da Tboa.

Para crear unha tboa hai que ter aberta a base de datos e, desde a fiestra Base de datos,
seleccionamos os obxectos tboas (parte esquerda da fiestra) e aparecen as tres opcins:

Crear unha tboa en vista Deseo. Esta opcin permite definir os campos, con todas
as sas caractersticas, na fiestra deseo.
Mediante Usar o asistente para crear tboa. Esta opcin permitiralle crear unha tboa
a partir de tboas xa definidas que incorpora Base para a sa inmediata utilizacin, no
caso de que algunha se axuste s nosas necesidades.
Desde o modo Crear vista: pdese crear unha vista especificando as tboas e nomes
de campo.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

3.1 Crear tboas en Vista Deseo

Ao seleccionar a opcin Vista Deseo, brese o cadro de dilogo Deseo de tboa, que
sa vez contn a tboa en modo Deseo.

Esta fiestra est dividida de forma horizontal en dous partes. O panel superior est estruturado
en columnas e filas. Cada fila permite definir un campo coas caractersticas que se indiquen en
cada unha das columnas. Cada unha destas filas estn divididas en tres columnas: Nome do
campo, Tipo de campo e Descricin.
A zona inferior, denominada Propiedades do campo, permite seleccionar caractersticas
especficas do tipo de campo seleccionado. Na parte dereita mstrase un pequeno texto
explicativo que vara segundo seleccinanse as diferentes opcins.
Unha vez creada a tboa o seguinte paso, o de definir os campos que compn a mesma.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

Nome do campo. hora de crear un campo deberas ter en conta unha serie de factores ou
requisitos:

Nunha mesma tboa non poden existir dous campos co mesmo nome.
recomendable dar aos campos nomes que tean lxica, se se vai a crear un campo
nunha tboa que vai conter nomes de persoas, o lxico denominarlle nome, se os
nomes van ser de clientes, poderase escribir por exemplo nomee_cliente. Non convn
asignar carcteres especiais ou smbolos, xa que hora de crear expresins de
consulta estes poden dificultar a sa creacin.

Descricin. opcional, este campo permite ao usuario introducir un texto libre que se utilizar
para aclarar a funcin do campo. recomendable utilizar esta opcin de modo que, ao crear un
campo, este quede documentado tanto para a persoa que crea a tboa como para as persoas
que poidan usalo despois para modificar ou manter a base de datos.
Tipo de campo. (Tipo de dato). Dependendo do dato que vaias introducir, debers seleccionar
o tipo adecuado que permitir realizar as operacins desexadas con eles.
A insercin dos datos depender do tipo de dato que se seleccione, de forma que cando se
selecciona un tipo de dato estase indicando:

O tipo de valor permitido. Por exemplo, non posible almacenar texto nun campo
Data/Hora.
O tipo de operacins que se poden realizar sobre os valores. Non se poden realizar
clculos (sumar, restar, calcular medias) sobre un campo Texto, pero si sobre un campo
Numrico.

Algn dos tipos de datos que se poden aplicar son:

TIPO DE DATOS
Texto/Nota

Numrico

Data/Hora
Si/Non
Imaxe

USO
Carcteres alfanumricos. O campo Nota aditase
utilizar para introducir gran cantidade de
carcteres.
Datos de tipo numrico. Podern realizarse
operacins matemticas con eles. Contn
nmeros enteiros ou fraccionarios.
Contn datas e horas, poden realizarse
operacins sobre eles como nmero de das entre
das datas.
Valor booleano.
Grficos ou outros datos binarios.

Os tipos de nmeros que non se pretendan utilizar para clculos matemticos, como nmeros
de telfonos, cdigos postais, etc. recomendable utilizar o tipo de dato Texto no canto de
utilizar datos Numricos.
Unha vez nomeados e especificado o tipo dos campos, coecers as propiedades dos
mesmos.
A pestana inferior da fiestra de deseo de tboa, recolle as propiedades dos campos.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

Establecendo as propiedades dos campos no modo de presentacin Deseo dunha tboa

posible controlar a aparencia dos datos, evitar a sa introducin incorrecta, especificar valores
predeterminados e acelerar a procura e ordenacin da tboa. Pode establecer formatos e
regras que s permitan a introducin de determinados datos.
As propiedades de campos ven e modifcanse individualmente para cada campo. Ao abrir
unha tboa no modo de presentacin Deseo, Base mostra os valores das propiedades do
campo activo na parte inferior da fiestra tboa. Entre eles:
PROPIEDADES

Tamao/Lonxitude

Formato

Decimales
Entrada requirida
Valor predeterminado

USO
Permite establecer o tamao mximo dos datos
almacenados nun campo de tipo Texto ou
Numrico. Deste xeito asegrase que o campo
pode almacenar calquera valor que se introduza e
que os nmeros introducidos non sexan maiores
do esperado.
Existen tipos de campos cun formato predefinido
(Nmero, Hora, Data...), anda que Base permite
definir o formato dos campos mediante a fiestra
Formato de campo.
Permite indicar o nmero de decimales para os
nmeros dun campo.
Permite indicar se se deben introducir sempre, ou
non, valores neste campo.
Permite que Base introduza nun campo un valor
determinado, ao crear unha fila na tboa.

Dependendo do tipo de dato que se utilice no campo, mostrsense unhas ou outras

propiedades.
A estrutura da tboa xa est preparada para gardala no teu equipo. Esta operacin permitir,
posteriormente, utilizala para introducir datos, modificar os existentes, etc.
A continuacin indcanse os pasos a seguir para gardar unha tboa:
1. Seleccionar Arquivo/Gardar ou facer clic sobre o botn que simboliza un disquete na
barra de ferramentas. Aparecer o cadro de dilogo correspondente, tal e como se
mostra na figura.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

2. Escribir o Nome da Tboa e faga clic sobre o botn Aceptar, para admitir o nome e
gardala.
Recorda non asignar un mesmo nome a dous obxectos do mesmo tipo: a das tboas, a dous
campos, consultas...
hora de gardar unha tboa, Base mostrar unha mensaxe indicando que non hai chave
primaria definida. Selecciona a opcin Non (mais adiante aprenders que unha clave
principal).
Unha vez gardada a tboa, se a desexas abrir para introducir ou modificar campos, desde a
fiestra de inicio da base de datos debes facer clic sobre ela con botn dereito e pulsar en Editar
, abrirase a tboa en vista Deseo.
Se o que desexas abrila para ver o resultado ou introducir datos (rexistros), en lugar de Editar
debes seleccionar Abrir ou facer dobre clic na mesma e obters a vista folla ou fonte de
datos.

No caso de que se desexe Borrar unha tboa (Recorda que se se realiza esta accin, non se
podern recuperar os datos) :
1. Na fiestra da base de datos, seleccionar a tboa que se desexa eliminar.
2. Executar Edicin/Eliminar ou ben pulsar Supr.
3. Na caixa de avisos, faga clic no botn Si, no caso de que a tboa tivese unha relacin,
Base mostrar unha nova mensaxe, nese caso, aceptar tamn (deste xeito
eliminaranse tamn a relacins que ten a tboa coas demais tboas).

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

As accins de abrir a tboa tanto en vista fonte de datos como en deseo, as como a de
borrar, pdense levar a cabo tamn desde os botns da barra de ferramentas das tboas.

3.2 Crear tboas utilizando o Asistente para tboas

A continuacin coecers o modo de crear tboas a partir dunha serie de tboas estndares
incorporadas en OpenOffice Base.
O asistente permitirache crear unha tboa a partir de tboas xa definidas que incorpora Base
para a sa inmediata utilizacin, no caso de que algunha se axuste s tas necesidades.
Base incorpora un gran nmero de tboas xa creadas, agrupadas en dous grandes bloques:
tboas relacionadas co mundo dos negocios ou tboas de mbito persoal.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

10

Cada unha das tboas, loxicamente, est constituda por unha serie de campos que estn
perfectamente definidos.
A filosofa xeral de empregar o Asistente para crear unha tboa, utilizar a definicin
completa dunha tboa (se se axusta s sas necesidades) ou construr unha tboa tomando os
campos necesarios das tboas xa definidas. Ademais, se fose necesario, podera modificar as
propiedades dalgn destes campos para axustalo anda mis s sas necesidades.
Utilice o asistente cando os campos da tboa sexan moi parecidos aos predeterminados do
asistente, se non as mellor que descarte a utilizacin do mesmo.

3.3 Claves principais ou chaves primarias

A continuacin descubrirs a importancia de definir unha clave principal ou chave primaria
na ta tboa.

Cando se garda unha tboa nova sen establecer unha chave primaria, Base pedir que se cre
unha. Se se elixe a opcin "Si", crearase un campo ID para asignar un valor nico a cada
rexistro.
No caso de que se gardou a tboa sen establecer chave algunha, Base permite creala con
posterioridade. Para iso debes abrir a tboa en modo deseo, seleccionar o campo con botn
dereito e pulsar en chave primaria. Unha vez establecida a clave principal, pode anularse
seguindo o mesmo procedemento.
Entender o proceso de deseo dunha base de datos radica en comprender a forma en que un
sistema de administracin de bases de datos relacionales, como Base, almacena os datos
para que poida proporcionarlle informacin de forma eficaz e precisa.
Por exemplo, podes dispor dunha tboa que soamente almacene datos sobre os clientes e
outra que s incla datos sobre pedidos. hora de utilizar os datos das tboas, estes pdense
combinar e presentar de moitas formas distintas. Por exemplo, pdense imprimir informes que
combinen datos sobre clientes e sobre pedidos.
Para crear unha base de datos relacional, hanse de definir chaves en todas as tboas que
tean relacin con outras.
A chave primaria un campo ou unha combinacin de campos da tboa cuxo contido
identifica de forma nica a cada rexistro da mesma.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

11

 imprescindible especificar unha chave primaria se se desexa crear unha relacin

predeterminada entre as tboas ou se se quere actualizar simultaneamente das ou mis
tboas relacionadas.
Recorda que cando se agreguen datos tboa, Base non permitir introducir rexistros co
mesmo valor de chave primaria que outro rexistro existente. Por iso, terase a seguridade de
que cada rexistro est identificado de xeito exclusivo.
Unha vez definida a chave primaria, Base impide que nos campos da chave almacnense na
tboa de valores duplicados ou nulos.
Para a maiora das tboas, mis fcil designar un s campo como chave primaria. Pero se
ningn campo individual da sa tboa contn valores exclusivos, quiz sexa conveniente ter
mis dun campo como chave primaria.
Recorda que hora de eliminar unha chave primaria hai que ter en conta se a tboa est ou
non relacionada. Se as se ter que eliminar a relacin que existe entre as das tboas para
poder eliminar a clave principal.
En conclusin, a creacin de chaves primarias e a posterior relacin de tboas mediante
devanditas chaves, fan posible a integridade dos datos. o que se coece como integridade
referencial. Esta garante que en todo momento os datos introducidos sexan correctos, sen que
se produzan repeticins innecesarias, prdanse ou eliminen datos de forma accidental ou se
establezan relacins mal resoltas.

3.4 Relacins entre tboas

Unha relacin unha caracterstica de Base que fai que se poida traballar con varias tboas
relacionadas. A relacin entre das tboas nica e establcese a travs dun campo comn a
ambas. Anda que non necesario que o campo tea o mesmo nome, pero si aconsellable,
xa que un xeito de evitar posibles erros hora de crear a relacin. O que si necesario que
os campos implicados na relacin sexan do mesmo tipo.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

12

Este sistema ten numerosas e importantes vantaxes, entre as que podemos indicar:

En cada tboa almacnanse uns determinados datos, que non teen por que repetirse
nas tboas, excepto os do campo comn.
Maior velocidade de traballo e aforro de espazo en disco, ao non ter que inclur datos
repetidos en distintas tboas.
Facilidade para manter datos actualizados, o dato s se ter que modificar nunha soa
tboa.

Por exemplo, os clientes poden asociarse aos pedidos que realizan mediante a creacin dunha
relacin entre a tboa Clientes e a tboa Pedidos a travs dos campos IDCliente. Desta forma
pode ter os datos dos clientes nunha tboa e o dos pedidos noutra. As podemos ter 10
pedidos referentes a un s cliente, e sen ter repetidos os datos deste cliente 10 veces.
Cando se establece unha relacin entre tboas, unha delas actuar como tboa primaria e a
outra como tboa relacionada. aconsellable que a tboa primaria tea declarado o campo
comn como chave primaria.
Se entre das tboas existe unha relacin e crase outra, esta substituir anterior xa que non
pode existir mis dunha relacin entre das tboas. Con todo, unha tboa si pode ter das ou
mis relacins con outras, sempre que sexa con tboas distintas.
Mediante a fiestra Deseo de relacin poders crear e ver as relacins existentes en toda a
base de datos. Vers como engadir, eliminar tboas e imprimir todas as relacins.
Para comezar a crear as relacins dunha base de datos, debes acceder fiestra Deseo de
relacin desde o men Ferramentas.

Mostrarase o cadro de dilogo Engadir tboas, que permite seleccionar tboas para agregar
fiestra Deseo de relacin.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

13

Se o deseo da relacin gardouse previamente, mostrarase o deseo gardado

As tarefas que podemos realizar na fiestra de Deseo de relacin son:

- Seleccionar tboas para agregar fiestra Deseo de relacin.
- Mostrar todas as relacins existentes, desta forma podemos ver todas as que hai
creadas na base de datos.
- Desear novas relacins.
Para engadir e eliminar tboas na fiestra Relacins.
1. Facer clic en Ferramentas/Relacins e Engadir tboas.
2. Facer clic en icona mostrar tboas e seleccionar as tboas ou consultas a mostrar.
3. Con botn dereito na tboa, aparece o men contextual, seleccionar a opcin eliminar
ou ben pulsar a tecla supr.
Base permite crear tres tipos diferentes de relacins entre das tboas, cada unha delas teen
unhas caractersticas que condicionan o comportamento final da base de datos.
Para levar a cabo a creacin de relacins, importante seleccionar correctamente o tipo de
relacin entre as tboas para obter o resultado esperado. Estas son:
1. Relacin un a un: Neste tipo de relacin, un rexistro da tboa A s pode estar enlazado
cun nico rexistro da tboa B e viceversa. Este tipo de relacin a que menos se utiliza.
Normalmente utilzase cando unha tboa ten unha gran cantidade de campos e qurese
dividir en das tboas. Un exemplo podera ser este, no que cada cliente ten un nico
NIF.
2. Relacin un a moitos: Cada rexistro da tboa A pode estar enlazado con varios
rexistros da tboa B, pero cada rexistro da tboa B s pode estar enlazado cun rexistro
da tboa A. No seguinte exemplo, un equipo pode ter varios xogadores, pero cada
xogador s pode xogar nun equipo.
3. Relacin moitos a moitos: Cada rexistro da tboa A pode estar enlazado con varios
rexistros da tboa B e viceversa. No seguinte exemplo, un vendedor pode vender
moitos artigos e un artigo pode ser vendido por moitos vendedores.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

14

O tipo de relacin vn determinado segundo estean definidos os campos relacionados:

1. Se ambos os campos son claves principais, Base crea unha relacin un a un.
2. Se un dos campos unha clave principal, Base crea unha relacin un a moitos.
3. Se a clave principal da terceira tboa contn dous campos craves, un por cada tboa
unha relacin moitos a moitos que son das relacins un a moitos. E permite
relacionar das tboas cunha terceira.

Para crear relacins entre as tboas que forman a base de datos hase de seguir a seguinte
secuencia:
1.- Abrir a fiestra de deseo de relacins.
2.- Engdense as tboas da base de datos. Se a fiestra Base de datos est baleira,
aparece de forma automtica o cadro de dilogo Engadir tboa que permite mostrar as
tboas necesarias para crear as relacins da base de datos. Vanse seleccionando as
tboas e faise clic sobre o botn Engadir.
3.- Para rematar, cranse relacins entre as tboas, para iso debes facer clic no botn
Nova Relacin. Unha vez na fiestra Relacins, selecciona as tboas e campos a
relacionar. Tamn podes arrastrar o campo que queiras relacionar da tboa A sobre o
campo da tboa B.
As relacins, unha vez creadas, pdense modificar de forma que se adapten en todo momento
s necesidades de deseo.
Para modificar ou eliminar unha relacin debe activarse a sa fiestra e seleccionar a opcin
correspondente, ben dos mens da aplicacin, ben do men contextual asociado a cada
relacin. Vexamos un exemplo:
Para modificar unha relacin, dbense realizar estes pasos:

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

15

Na fiestra Deseo de relacin, faise clic sobre a lia que representa a relacin. Cando
a relacin est seleccionada, a sa lia parece en trazo mis groso.
Coa relacin seleccionada faise clic co botn dereito do rato, para despregar o seu
men.
Seleccinase a opcin Editar relacin, que abre o cadro de dilogo Relacins, coas
caractersticas da relacin ou ben Eliminar que eliminar a relacin existente entre as
das tboas.

Para eliminar ou editar unha relacin conveniente pechar todas as tboas abertas.
No cadro de dilogo Relacins pdense seleccionar as tboas sobre as que crear relacins
as como modificar os campos relacionados, ou como crear novas relacins. Tamn permite
seleccionar opcins para os casos de actualizacin e/ou eliminacin das claves primarias
seleccionadas.
Destacar a opcin Actualizar/Eliminar fervenza, esta permite que se a clave principal sofre
algunha modificacin, dita modificacin prodzase nos campos crave externos (nos campos
relacionados noutras tboas).
Recorda que os tipos de datos dos campos relacionados deben ser iguais.

4. A FOLLA DE DATOS
4.1 Como introducir, modificar, copiar, eliminar e ocultar datos
O modo de introducir datos en Base mediante rexistros un proceso bastante sinxelo. A forma
de levalo a cabo, o que vas ver a continuacin.
Cando abras a tboa, esta estar preparada para a introducin de novos datos. Con todo, se a
tboa xa ten rexistros almacenados, pode resultarche molesto ter que desprazarche ata o final
da mesma para situarche nun rexistro baleiro e introducir novos datos.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

16

Base dispn do botn Novo Rexistro, debaixo no navegador de rexistros, que sita o cursor
no primeiro rexistro en branco.
O rexistro en branco ten un asterisco no seu selector de rexistro. Cando comeces a introducir
un rexistro nunha tboa, de forma automtica aparece debaixo o seguinte en branco, para
permitirche seguir introducindo a informacin.

Unha vez aberta a folla de datos da tboa, para comezar a introducir datos, ters que seguir
os seguintes pasos:

Na primeira fila da folla de datos aparecen sinalados de forma destacada os nomes dos
campos da tboa no mesmo orde no que se crearon. Estes nomes poders
seleccionalos facendo clic sobre eles, o que che permite seleccionar toda a columna.
Debaixo, na segunda lia, aparece o primeiro rexistro da tboa, se a primeira vez que
vas introducir datos. Se a tboa xa ten datos almacenados, mstranse todos os
rexistros. esquerda atpase o botn que che permite seleccionar todo o rexistro,
mostra unha frecha para indicar que rexistro ests seleccionado en cada momento.
No p da fiestra existen unha serie de botns que che permiten o desprazamento a
travs dos rexistros da tboa, o campo que est entre estes botns mostra sempre un
nmero, que o rexistro que est seleccionado. Neste campo tamn poders introducir
un nmero e pulsar Intro, o que permite seleccionar calquera rexistro.
Para comezar a introducir datos na tboa, selecciona un campo e escrbese. Para ir
introducindo os datos seguintes, pdese facer clic co rato nos restantes campos ou ir
pulsando a teclas Tab ou Frecha dcha.

Unha vez introducida a informacin, pecha a fiestra, gardando os cambios realizados.

Sempre que modifiques datos, Base gardar automaticamente devanditos cambios axia que
como vaia a outro rexistro ou en canto peche a folla de datos.
Ademais de introducir rexistros, outra funcin de gran utilidade modificar a informacin
almacenada nas tboas, dicir, modificar rexistros das tboas.
Cando abres unha tboa, Base presenta resaltado o contido do primeiro campo pertencente ao
primeiro rexistro. Se desprazas o cursor a outro campo, o contido deste tamn quedar
resaltado.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

17

Nesta situacin, se escribes calquera dato, este substituir ao existente no campo activo. Se s
quere modificar unha parte do campo, dbese facer clic na parte do texto a modificar.

O rexistro mostrar o indicador de botn de lapis escribindo, o que significa que che dir que
realizaches modificacins e anda non as gardaches.
Recorda que Base grava automaticamente os datos correspondentes a un rexistro cando se
activa outro.
Se queres gravar os datos do rexistro activo sen necesidade de activar outro, ters que facer
clic no botn Gardar rexistro seleccionado da barra de ferramentas.
Os rexistros que mostra a tboa estarn ordenados conforme ao campo que chave, polo que
poida que non os vexas no mesmo orde en que os introduciches.
Se o resultado dunha operacin non o esperabas, podes utilizar a operacin desfacer,
pulsando o botn da barra de ferramentas.
s veces necesitars copiar ou mover datos almacenados na base de datos de Base. Existen
varias formas de copiar informacin: entre campos dunha mesma tboa ou de diferentes
tboas ou desde outras aplicacins
Co comando Copiar poders copiar datos, deixando intacto os datos orixinais, ou ben
utilizando o comando Cortar, que elimina os datos orixinais, de forma que poidas movelos a
outro sitio. Logo poders pegar os datos grazas a que estes se almacenan no portapapeles.

Tamn se podes copiar ou mover os datos de mltiples campos ou de varias columnas

completas, para iso s ters que seleccionar os campos a modificar.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

18

Poders copiar e pegar datos nunha mesma tboa, entre das tboas ou ben entre distintas
aplicacins.
Copiar datos entre campos:

Desde a folla de datos selecciona os datos que queiras copiar.

Feixe clic no botn de Copiar da barra de ferramentas.
Se o que queres inserir datos dentro de datos existentes, coloca o punto de insercin,
facendo clic co rato, no lugar onde queres pegalos.
Feixe clic no botn Pegar da barra de ferramentas.

Copiar datos entre das tboas:

1.
2.
3.
4.

Desde a folla de datos selecciona os datos que queiras copiar.

Feixe clic no botn Copiar da barra de ferramentas.
Abre a tboa na que vas pegar a informacin copiada.
Para substitur o valor no campo de destino, selecciona o campo completo. Se o que
queres inserir datos dentro de datos existentes, coloca o punto de insercin, facendo
clic co rato no lugar onde queiras pegalos.
5. Selecciona o botn Pegar da barra de ferramentas.

Recorda que tamn podes realizar estes procedementos utilizando o botn dereito do rato.
Eliminar datos
Para eliminar dunha soa vez a informacin dun campo, selecciona o mesmo e pulsa a tecla
Supr.
Se eliminas informacin dun campo crave, debes ter en conta que neste campo as tboas
necesitan conter informacin. De todos os xeitos, Base mostrarache sempre un aviso.
Para eliminar un rexistro completo, tes que seleccionalo pulsando o botn de seleccin da
esquerda.
A continuacin, poders eliminar de das formas:

Pulsando o botn Supr

Facendo clic no botn Eliminar da barra de ferramentas.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

19

Dependendo das opcins que establezas hora de crear relacins, poida que o rexistro
elimnese vez que elimina rexistros noutra tboa (eliminar en fervenza os rexistros
relacionados) ou ben s se eliminar ese rexistro. En ambos os casos Base mostrar un cadro
de advertencia indicando se desexa ou non eliminar rexistros.
Cando se elimine un rexistro non poders utilizar a opcin Desfacer do men ferramentas, os
datos perdronse por completo.
Ocultar datos
Se ocultas o contido dun campo, poders evitar que outra persoa vexa determinados datos e,
ademais, que estes non se obtean na impresin da tboa.
Para ocultar unha columna, selecciona a columna e executa a opcin Ocultar columna do
men contextual.

Se queres volver visualizala, selecciona unha columna e feixe clic sobre a opcin Mostrar
columnas do men contextual.

4.2 Cambiar formato da folla de datos

posible modificar o ancho da columna as como a sa altura para visualizar mellor o contido,
ou ben reducirse para visualizar mis campos na fiestra.
Non confundas a modificacin do ancho de columna coa modificacin do ancho do
campo. O ancho da columna non permitir introducir datos mis extensos no campo, s
permitir visualizar os datos do campo de forma mis extensa.
Para modificar tanto o alto dunha fila como o ancho dunha columna podes utilizar o rato
facendo clic e arrastrando, sobre as lias divisorias de campos e filas, ata obter o tamao
desexado. O cursor cambiar a unha frecha dobre.
Tamn posible levar a cabo devanditas modificacins mediante o men contextual que
aparece facendo clic co botn dereito do rato sobre o nome dunha columna ou sobre unha fila,
respectivamente.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

20

Base incorpora unha gran variedade de fontes que permiten modificar o tipo de letra dos datos
dunha tboa, deste xeito consguese mellorar o aspecto da mesma. Para iso, desde o men
contextual, selecciona Formateado de tboa. Obters un cadro de dilogo, Carcteres, onde
aparecern as opcins dispoibles para o formato das fontes.

Desde o mesmo cadro de dilogo, posible modificar o aspecto da fonte, para iso debes facer
clic sobre a pestana Efectos de fonte.
As modificacins que realices sobre unha tboa, s afectarn a esa tboa e non s demais,
polo tanto podes utilizar distintos formatos para cada unha das tboas.

4.3 Buscar rexistros

Nunha tboa con multitude de rexistros, quizais che interese visualizar un determinado rexistro
ou un conxunto deles, ou telos ordenados dunha determinada forma.
Para atopar e acceder a un determinado rexistro ou certos valores nunha tboa, utiliza o botn
Buscar rexistro de datos ("prismticos") da barra de ferramentas. O cadro de dilogo Procura
de rexistro de datos permanecer aberto sobre a fiestra da folla de datos ata que o peche.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

21

Base de forma predeterminada realiza a procura no campo que se atopa activo nese momento.
Para realizar unha procura en toda a tboa pulsa sobre a opcin Todos os campos. Tamn
posible personalizar a procura, segundo interese en cada momento, desde as opcins de
Configuracin .

4.4 Ordenar rexistros

Base presenta os rexistros colocados segundo a orde de entrada ou ordenados polo campo
declarado como chave primaria. Permite realizar ordenacins dos rexistros de diversas
formas. Dentro destas, existen unhas sinxelas e rpidas de realizar, que son as que utilizan o
contido dun campo para realizar a ordenacin. Para iso sita o cursor en calquera cela do
campo e indica a Base o tipo de ordenacin desexada:

- Ordenar
- Ascendente (0..9, A..Z)
- Descendente (9..0, Z..A)
O botn Ordenar permite facelo por varios campos, tan s hai que ir seleccionando os campos

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

22

4.5 Filtrar rexistros

Un filtro unha restricin que se realiza nunha tboa para visualizar s un conxunto de
rexistros.
O filtro por seleccin permite buscar rexistros que cumpran diversos criterios, dicir, estes
rexistros filtrados deben ter, nun mesmo campo, o dato buscado ou parte del.

En Base existen varios tipos filtros. Basta con indicar o dato, o campo correspondente polo que
se desexan filtrar os rexistros, e aplicar o filtro. Unha vez aplicados o filtro pode imprimilos ou
modificar os rexistros.
Se se fai clic nunha cela e activa o filtro, pulsando o botn AutoFiltro, mostraranse os rexistros
que coinciden con el.
Se o que desexas realizar unha procura mis exhaustiva, Base dispn da opcin Filtro
Estndar que che permitir obter resultados que se adapten a unha serie de requisitos. Basta
con seleccionar o nome dos campos e engadir as condicins que deben cumprir.

Para cancelar calquera filtro pulsa o botn Eliminar filtro/orde, se non hai ningn filtro e
plsao aplicarase o ltimo filtro que se realizou.
Cando se define un filtro e non se elimina, ao pechar a folla de datos, Base garda o filtro
definido xunto tboa, o cal permteche volver utilizar o filtro cando o necesites, a prxima vez
que se abra a tboa, pulsando Usar filtro. Se se realiza un novo filtro, este filtro substituir ao
que creara antes.
Cando queiras modificar temporalmente os rexistros dunha tboa utiliza un filtro, pero cando
desexes ver un determinado conxunto de rexistros varias veces utiliza unha consulta. Desta
forma non ters que executar o filtro tantas veces como queira visualizalo.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

23

5. CONSULTAS
Traballar cunha tboa resulta algunhas veces un pouco tedioso, e lento, sobre todo en tboas
nas que pode existir un nmero moi elevado de rexistros. Utilizando unha consulta podes
realizar multitude de operacins sobre os datos obtidos, actualizalos, crear unha nova
tboa...Tamn podes utilizarse como a orixe de rexistros para formularios, informes e pxinas
de acceso a datos.
Se pulsas sobre Consultas, na parte esquerda de pxina inicial, poders ver as posibilidades
que Base ofrceche. Do mesmo xeito que coas Tboas, podes:

Crear consulta en vista Deseo

Usar o asistente para crear consultas
Crear consulta en vista SQL

5.1 Crear consultas en Vista Deseo

Selecciona a opcin Crear unha consulta en vista de deseo. Como a consulta anda non
ten unha tboa ou tboas asignadas de forma automtica, aparece a fiestra Engadir tboa,
que mostra todas as tboas da base de datos. Se, por exemplo, qurese obter unha lista cos
dez artigos mis caros, a tboa que se ha de seleccionar "Artigos". Fai clic no botn Engadir.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

24

A continuacin aparecer a Vista Deseo da consulta, a fiestra principal sobre a que

traballars hora de realizar ou modificar consultas.
Se queres engadir os campos consulta, fai dobre clic no nome dos campos da tboa situada
na parte superior.
Outra forma sera situarse na parte inferior e ir seleccionando no cadro despregable os
campos. Para eliminalo seleccinase o campo na rejilla inferior e pulsa Supr.
Se queres eliminar unha tboa selecciona esta en a parte superior da fiestra e plsase Supr.
Se queres engadir unha nova tboa, mediante o botn Engadir tboa vlvese a mostrar a
fiestra de Engadir tboa.
Se quere visualizar os datos pulsa sobre o men Ver / Vista previa.
Tamn poders realizar unha nova consulta sobre unha consulta xa realizada.

5.2 Crear consultas co Asistente para consultas

Para aprender a realizar consultas podes elixir a opcin Usar o asistente para crear
consultas.

No cadro despregable selecciona a tboa sobre a que queiras realizar a consulta, logo na
venda Campos Dispoibles vanse seleccionando os campos que queiras engadir.
Na seguinte fiestra introduce a orde polo que queres clasificar a consulta. Unha vez ordenados
os campos, engades as condicins de procura segundo os datos que queiras ter.
Base tamn che d a posibilidade de mostrar a consulta detallada, mostrando todos os
rexistros ou resumida, atendendo a unha serie de funcins que se poden agregar.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

25

Se seleccionas a opcin detallada, poders cambiar o nome ou pr un Alias aos campos da

ta consulta.
Finalmente, o asistente, mostrarache a informacin xeral de devandita consulta, segundo os
pasos dados. tamn neste ltimo paso, onde dars nome consulta e decidirs "como
continuar".
Mostrar consulta: Con esta opcin mstrase a informacin solicitada pola consulta.
Modificar consulta: Abrirase a fiestra Deseo de consulta, para poder modificar ou engadir
opcins consulta.
Sobre os resultados que obteas poders realizar as mesmas operacins que os rexistros
contidos nunha tboa.
Recorda que todas as modificacins que se realicen nos datos dunha consulta, tern efecto na
tboa correspondente.

5.3 Criterios de busca

Seguiches os pasos do asistente para crear consultas sobre varias tboas, anda que non
conseguiches pescudar o modo de obter informacin concreta como, os datos dos teus clientes
segundo a provincia que pertenzan, os pedidos realizados en datas especficas...
Unha das finalidades mis importantes das consultas a de seleccionar un grupo de
rexistros que cumpren unha determinada caracterstica.
A seleccin de rexistros realzase mediante a introducin dun criterio (condicin) na rejilla da
pantalla deseo. Estes han de escribirse nas filas Criterios. As consultas darn respostas a
preguntas como: Cal o producto mis vendido?, Que clientes son de Sevilla ou Cdiz?...
O criterio ou condicin unha caracterstica comn a todos os rexistros que desexas
seleccionar e s sobre o campo que indiquemos.
Para introducir un criterio ters que proceder da seguinte forma:
1. Introduce o criterio na fila Criterios e na columna correspondente ao campo
sobre o que realizars a consulta.
2. Escribe o dato que debe ter os rexistros que se desexas seleccionar e pulsa
Intro.
3. Para mostrar a Folla de datos, onde aparecern todos os rexistros que cumpren
a condicin, pulsa sobre o men Ver/Vista previa.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

26

Se o tipo de campo de Texto debes escribir o dato do mesmo xeito en que est introducido
na tboa, pero encerrado entre comias, anda que se non se fai, Base colcaas
automaticamente.
Nos campos Numricos ters que introducir o nmero co seu correspondente punto decimal
(se tivese). Non pode inclur signos monetarios.
Se o tipo de campo Data podes indicar a data da seguinte forma: 28 Feb 1994, 28/02/1994;
28-02-1994.
Mediante a utilizacin de operadores de comparacin nos criterios podes realizar unha procura
mis precisa. Na seguinte tboa mstranse algns exemplos:
CARACTER

USO

Fai coincidir calquera letra ou numero.

<
>

Se o utilizas con nmero, busca aqueles que son

menores. Se o utilizas con letras mostra aquela
que son menores que ela no abecedario.

<=
>=

Maior igual (>=) ou menor igual (<=), busca

aqueles valores que sexan maior/menor e igual
que o criterio introducido.

<>

Distinto de... Busca os datos que son distintos do

criterio indicado.

EXEMPLO
= 100; mostra os rexistro
coincidentes.
< 400; mostra 350, pero non
450.
No abecedario o criterio <"C";
mostra a letra A e B pero non a
Z
>=400; mostrar todos os
valores situados por encima de
400 (inclusive).
<>400; mostra todos os valores
que non coincidan con 400.
<>"Pepe"; mostra rexistros que
non coincidan con Pepe.

posible seleccionar un conxunto de rexistros mis especficos indicando varias

caractersticas comns a eles, dicir, utilizando varios criterios na consulta.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

27

6. FORMULARIOS
Os formularios son obxectos dunha base de datos que permite visualizar o contido dunha
tboa de modo mis agradable, cun deseo creado polo propio usuario.
Podes utilizalos para realizar todas as operacins de mantemento de datos:
- Engadir novos rexistros
- Eliminar algns existentes
- Modificar datos
- Ordenar os rexistros
...etc.
Poders utilizar os formularios como interfaz entre as tboas das bases de datos e o usuario.
Permitirache ademais introducir, consultar e extraer datos de forma simple e cmoda.
Comezars utilizando o asistente e despois poders personalizalo ou adaptalo pndoo en
modo Deseo.

Cando utilices un formulario para introducir ou presentar datos, ters que relacionalo coa tboa
ou consulta que contn devanditos datos, isto ser a orixe de datos.
Se todos os datos atpanse nunha tboa, dbese basear o formulario nesa tboa, pero se
estes atpanse en varias tboas, haber que usar unha consulta para poder crear o formulario.
Base presenta varias posibilidades hora de crear un formulario:

Desde cero, Vista Deseo: Aparece un formulario en branco onde ters que ir
engadindo os controis e establecer as propiedades destes.
Coa axuda do Asistente resultarache moi sinxela e eficiente. Por defecto, o formulario
conter os campos da tboa indicados, cunhas caractersticas determinadas pero,
posteriormente, poders modificar o deseo do formulario.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

28

O formulario queda almacenado na fiestra Base de datos, nun documento de Writer . Para
comprobalo, desde a fiestra de inicio da base de datos, selecciona Formularios e faise dobre
clic no mesmo.

6.1 Desear Formularios

Unha vez xerado o formulario, o mis usual que cambies parte do seu deseo e engdaslle
novas funcionalidades. Isto faise utilizando a pantalla do xerador de formularios.
Para modificar un formulario ters que modificar os controis do mesmo. A modificacin dos
controis, a sa eliminacin ou a adicin doutros novos, realizarala na fiestra de deseo do
formulario. Para pasar a modo Deseo faise clic co botn dereito do rato sobre o ttulo do
formulario e seleccinase a opcin Editar.

Cando o formulario pasa a modo Deseo poders modificar a maiora das sas caractersticas.
Poders modificar o estilo da pxina do formulario mediante o men Formato/Pxina.

Anda que utilices un asistente para crear o formulario, poders modificalo cando sexa
necesario.
O primeiro que aprenders a como seleccionar obxectos no formulario.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

29

Para seleccionar obxectos sempre debes estar en modo Deseo.

Para iso debes facer clic sobre o obxecto e, cando estea seleccionado, poders ver ao seu ao
redor unha serie de cadros "verdes", os Selectores.

Os selectores permitiranche realizar das operacins bsicas:

- mover obxecto
- redimensionar obxecto
Para mover un obxecto, fai clic no campo e mantendo o botn pulsado, poders desprazar o
obxecto a calquera parte do formulario.
Tamn posible seleccionar e mover varios obxectos ao mesmo tempo mantendo pulsada a
tecla Mays e facendo clic en todos os campos que necesite marcar.
Para modificar o tamao fai clic sobre un dos selectores e arrastralo ata ter o tamao que
desexas.
Tamn se pode cambiar o tamao dos obxectos desde o men Formato/Obxecto/Posicin e
tamao ou desde o botn, do mesmo nome, da barra de ferramentas.
Se o que se quere eliminar unha seleccin dun obxecto, faise clic co rato fora da rea do
obxecto seleccionado.
Engadindo un obxecto
Durante a vista Deseo dun formulario pdense engadir e eliminar obxectos.
Dependendo do obxecto que se vaia a engadir haber que proceder dunha forma ou outra:
Se unha vez creado o formulario queres engadir un campo dunha tboa, pulsando o botn
Engadir campo aparecer o cadro lista de campos. Mostra unha lista cos campos dispoibles
dunha tboa. Facendo dobre clic sobre el, engadirase ao formulario.
Para engadir un obxecto, por exemplo unha etiqueta:

Na barra de ferramentas fai clic sobre o botn Campo de etiquetas.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

30

Sobre o formulario pulsa sobre o lugar en concreto e sen soltar o botn arrastra ata ter o
tamao desexado.

Para engadir un nome a un obxecto, cun dobre clic brese as propiedades do obxecto e na
pestana Xeral, campo Nome, establcese o nome do obxecto.

Poders modificar o tamao, tipo e cor da letra da etiqueta, seleccionando o botn que se
atopa dereita de Fonte , nesta mesma pestana.
posible eliminar varios obxectos dun formulario ao mesmo tempo, o nico que tes que facer
seleccionalos todos antes de pulsar a tecla Supr.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

31

Non che preocupes se borraches elementos que non queras xa que a barra de ferramentas
Deseo de formulario dispn do botn Desfacereliminar, que che permitir recuperar un
obxecto eliminado en caso de equivocacin.

6.2 Imprimir formularios

Cando pechas a fiestra Formulario, logo de crear un formulario ou de modificar un existente,
Base pedir automaticamente que garde devandito formulario. Pero tamn o formulario pdese
gardar manualmente.
Para gardar un formulario:
1. No men Arquivo, elixe Gardar ou ben pulse o botn Gardar da barra de
ferramentas.
2. Se o formulario a primeira vez que se garda, escriba o nome no cadro "Nomee
do formulario" e logo en Aceptar.
Podes imprimir un formulario desde a fiestra da base de datos ou desde calquera modo de
representacin do formulario. Para iso s tes que elixir a opcin do men Imprimir ou ben
pulsar o botn Imprimir da barra de ferramentas.
Antes de realizar a impresin conveniente que utilices a configuracin de impresin, que
poders acceder desde o men Ver. Para rematar, pulsando o botn Vista preliminar,
poders ver en pantalla unha imaxe xeral do o que vai imprimir.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

32

7. INFORMES
Crear un informe un mtodo moi eficaz de presentar os datos en forma de documento
impreso.
Anda que tamn posible imprimir os formularios e as follas de datos, os informes brindan
maior control sobre como se presentarn os datos, as como maior flexibilidade hora
de presentar informacin de resumo. Por exemplo, un informe que presente os pedidos por
clientes, o total de vendas...

A forma de xerar informes similar forma de xerar formularios. A diferenza fundamental

entre formularios e informes que os formularios pdense utilizar para modificar o contido
da base de datos, mentres que os informes s permiten ver a informacin contida na
base de datos, non permiten modificala.
Dependendo da natureza dos datos e da finalidade do informe, Base permite desear distintos
tipos de informes. Permite agrupar e ordenar os campos, segundo interese en cada caso.
Base conta cunha gran variedade de deseos entre os que poders elixir e que posteriormente
poders modificar.

7.1 Crear informes co Asistente para informes

Do mesmo xeito que para crear formularios, Base dispn dun asistente de informes.
O mis prctico hora de crear un informe realizalo mediante o asistente, para logo retocar
ou engadir detalles desde o xerador de informes.As evitars erros e gaars tempo.
Igual que ocorra cos formularios ters que seleccionar unha orixe de datos. Se os datos
proveen dunha soa tboa, o informe basearase nela, se pola contra necesitas utilizar datos de
varias tboas necesitarase unha consulta.
Para crear un informe, primeiro crearase o informe utilizando o Asistente e logo modificarase
na Vista Deseo.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

33

Para crear un informe procdese da seguinte forma:

1.- Na primeira fiestra que aparece selecciona a tboa/consulta e os campos que queiras
engadir no informe.
2.- A continuacin, Base permite modificar o nome dos campos para reflectilos, deste xeito, nas
etiquetas do informe.
3.- A seguinte fiestra do Asistente permteche a agrupacin da informacin do informe. Na lista
da esquerda aparecen os campos dispoibles que podes agrupar.
4.- Para agrupar algn campo s tes que facer dobre clic sobre el. Se queres quitar o nivel de
agrupamento fai dobre clic sobre o elemento na fiestra dereita que ir mostrando un esquema
de como quedar a estrutura do informe.
Por exemplo, se tes unha tboa cos campos cliente, empregado e venda, e queres mostrar o
total de vendas realizado por un empregado a ese cliente. Ters que agrupar clientes (dobre
clic) e logo agrupar empregados. Para variar a prioridade utiliza os botns frecha, para subir ou
baixar niveis.
5.- Na seguinte fiestra defnese a ordenacin da informacin que est no corpo do informe.
Permite ordenar a informacin ata por catro campos diferentes. Cada un destes campos
pdense seleccionar desde a sa lista despregable. beira de cada un destes campos existen
uns botns desde os que se ordena a informacin de forma alfabtica.
6.- A continuacin selecciona a distribucin do informe entre unha gran variedade de opcins
diferentes. Na lista da esquerda determnase o deseo dos datos, mentres que na da dereita,
seleccinase o do encabezado e p do informe. No apartado Orientacin poders seleccionar
como se queren orientar as follas do informe, se verticalmente ou horizontalmente.
7.- Para rematar, definirs o nome do informe, a clase do mesmo e o modo de proseguir.
Unha vez creado o informe, mis fcil realizar modificacins na Vista Deseo, pdense
engadir ttulos, nmeros de pxina...
Un informe dbese dividir en, polo menos, as seguintes partes ou seccins para que sexa
lexible:

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

34

Encabezado: aqu escribirs, por exemplo, o ttulo que queiras que apareza en cada
unha das pxinas do informe. Xeralmente, escrbense os nomes dos campos que
aparecern no corpo.
Corpo: contn o detalle principal dos datos do informe. Escribirs os datos do informe e
conter os campos que queres que se impriman no informe.
P: aqu incluirs a informacin que queres quede impresa en cada unha das pxinas
do informe.

Se o que desexas modificar algn dos aspectos do teu informe, debes acceder vista
Deseo do mesmo, facendo clic co botn dereito no informe concreto e pulsando Editar.

Na barra de ferramentas da fiestra inicial da base de datos tamn existen uns

botns que permiten abrir os obxectos (tboas, formularios, informes...) tanto
en modo folla de datos como en vista deseo.

Na vista Deseo, tes dispoibles multitude de

ferramentas para adaptar o informe s tas
necesidades.
Se fas clic con botn dereito na seccin que che
interese modificar, aparece un men coas
posibilidades que Base brndache.

Do mesmo xeito que no caso do deseo de

formularios, os informes contan con ferramentas
que permiten engadir obxectos (campos,
etiquetas...), ademais de agregar a data ou a
hora ao informe creado.

Unha vez modificado o informe, podes acceder vista preliminar do mesmo, deste xeito vers
o estado final do informe e se est listo para a sa impresin.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

35

Do mesmo xeito que xa sucedese cos formularios, para acceder a esta vista, debes facer clic
no men Ver/Configuracin impresin e posteriormente facer clic no botn Vista preliminar.
Para sar dela, tan s tes que facer clic no botn Pechar vista preliminar.

7.2 Xerar etiquetas

A creacin de etiquetas est moi relacionada coa creacin de informes que serven para a
xeracin de mailings ou envos postais masivos.
A sa creacin sinxela. Na fiestra inicial da base de datos selecciona o men
Arquivo/Novo/Etiquetas.

Desde a pestana Etiquetas, selecciona a base de datos, a tboa sobre a que se desexan crear
as etiquetas (por ex., Clientes) e os campos que van compor a mesma (Apelidos, Nome,
Direccin...). Unha vez especificado o formato e as opcins de impresin, mediante as
pestanas Formato e Opcins, xa poders crear o documento coas etiquetas para imprimir
facendo clic no botn Novo documento.

de1520204 - Tecnoloxas da Informacin e da Comunicacin - Avaliacin 2 - Quincena 04

36