Anda di halaman 1dari 12

Audit Report

Laporan merupakan tools yang digunakan oleh internal auditor untuk mengetahui apa
yang sudah dilakukan oleh manajemen. Dalam hal ini laporan digunakan oleh auditor untuk
membantu manajemen dalam menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi. Terlalu
sering kesempatan baik seperti ini dibuang oleh para auditor untuk membuka mata pihak
manajemen tentang apa yang sudah mereka lakukan dan apa yang dapat mereka lakukan.
Laporan audit memiliki 3 fungsi utama, yaitu: untuk mengkomunikasikan, untuk
menjelaskan, untuk meyakinkan. Temuan audit dan opini audit sangat penting bagi
manajemen. Kesimpulan yang objektif dapat mempermudah manajemen dalam melihat
bagian/divisi yang tidak bekerja dengan maksimal, dan rekomendasi yang diberikan oleh
auditor dapat digunakan sebagai alert bagi manajemen untuk mengembangkan hal yang
memang dirasa perlu untuk diperbaiki.
Tetapi manajemen memang harus membaca hasil laporan audit tersebut terlebih dahulu.
Untuk menghasilkan komunikasi yang efektif, maka diperlukan sebuah laporan yang tajam
dan mudah dipahami. Cerita dalam laporan tersebut haruslah berisi hal yang memang
material dan perlu disajikan.

PELAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL


Laporan audit adalah dokumen formal yang memuat kesimpulan hasil internal audit
secara keseluruhan dengan melaporkan hasil observasi dan rekomendasi. Laporan audit
adalah dokumen sangat penting yang menjadi konklusi dari suatu proses internal audit dan
merupakan elemen utama yang memuat penjabaran secara komperhensif perihal aktivitas
internal audit bagi pihak-pihak terkait baik di kalangan internal maupun eksternal perusahaan.
Laporan audit memberikan bukti tentang karakter profesionalitas dari suatu kegiatan internal
audit dan membuka kesempatan bagi pihak terkait lainnya untuk memberikan evaluasi.
Pelaporan internal audit yang baik adalah lebih dari sekedar melaporkan tahap persiapan
dan tampilan akhir. Laporan audit harus merefleksikan hal yang menjadi landasan filosofi
dari segala metode pendekatan yang digunakan dalam melakukan audit termasuk aspek
pokok yang menjadi objektif dalam tinjauan, strategi pendukung dan kebijakan utama,
prosedur kerja dalam kegiatan audit, hingga profesionalisme kinerja dari staf audit.

I.

Tujuan dan Jenis Laporan Audit Internal


Tujuan dasar dari suatu laporan internal audit adalah untuk mendeskripsikan sebuah
kegiatan audit yang terencana dan terjadwal serta untuk menyampaikan hasil dari
kegiatan audit itu sendiri. Secara umum, laporan internal audit cenderung kritis dan
menekankan pada suatu hal seperti identifikasi kelemahan yang terdapat dalam
pengawasan internal. Baik melalui dokumen tertulis secara formal yang diedarkan
kepada manajemen atau presentasi informal di akhir kerja lapangan, setiap laporan
internal audit harus selalu memiliki empat komponen dasar:
a. Tujuan, waktu, dan lingkup tinjauan. Laporan audit harus mencakup tujuan
utama dari tinjauan, dimana tempat peninjauan, dan lingkup utama dari internal
audit itu sendiri.
b. Deskripsi dari hasil temuan. Seringkali bagian ini memuat penjabaran dari
kesalahan apa yang ditemukan dari kondisi yang ada dan juga penyebabnya.
Lingkup

kesalahan

disini

mencakup

kelemahan

pengawasan

internal,

pelanggaran terhadap SOP perusahaan, atau hal penting lainnya yang masih
menjadi fokus dalam audit internal.
c. Saran terkait perbaikan. Pada bagian ini memuat pernyataan terkait perbaikan
kondisi yang telah diobservasi dan juga rekomendasi dalam hal peningkatan
operasi.
d. Dokumentasi rencana dan klarifikasi dari sudut pandang auditee. Pada
bagian ini auditee dapat merespon secara formal terhadap hasil temuan internal
audit dan rencana tindak lanjut untuk perbaikan terkait hasil temuan tersebut
dan rekomendasinya yang diberikan.
Empat komponen proses ini membentuk gambaran dari semua laporan internal audit.
Internal auditor harus selalu berpedoman terhadap empat komponen tahapan ini
ketika menyusun laporan audit. Kegiatan internal audit harus selalu berusaha untuk
membantu pihak manajemen dalam melakukan pekerjaan yang lebih efektif,
mengetahui dan mengidentifikasi masalah dalam pengawasan internal serta
merekomendasikan solusi yang potensial. Pada akhir kegiatan internal audit terdapat
tanggung jawab utama untuk melaporkan hal temuan hasil observasi yang menjadi
tujuan utama dari kegiatan audit itu sendiri.

II.

Laporan Audit yang Diterbitkan


Pada bagian ini membahas publikasi laporan audit secara formal dan juga
mekanisme alternatif dalam pelaporan hasil internal audit.
a. Pendekatan terhadap Laporan yang diterbitkan
Laporan internal audit seringkali berpedoman pada beberapa pendekatan umum.
Hal tersebut tergantung pada jenis perusahaan, tipikal manajemen, kemampuan
staf internal audit dan lain-lain. Masing-masing format laporan audit memiliki
kelebihan dan kekurangan. Hal-hal yang ingin dikomunikasikan mealui proses
internal audit adalah apa saja yang telah dilakukan, ditemukan, dan apa yang
perlu diperbaiki, kesemua elemen tersebut diharapkan mendapat perhatian
khusus dari manajemen perusahaan. Pendekatan alternatif untuk menyusun dan
menerbitkan laporan internal audit di antaranya:
-

Laporan audit dengan ulasan ensiklopedik


Deskripsi prosedur audit yang diaplikasikan
Penjelasan hasil temuan audit secara rinci
Ringkasan laporan yang komprehensif

Fokus terhadap pokok bahasan tertentu

Pada dasarnya format apapun yang digunakan, suatu laporan audit harus selalu
memuat elemen penjelasan atas apa yang dilakukan selama proses audit, kapan
dilakukan dan apa hasil temuannya. Hal terpenting dari suatu laporan internal
audit adalah hasil temuan auditor dan rekomendasi yang diberikan.
b. Komponen dari Temuan Hasil Audit
Laporan temuan hasil audit yang baik harus mencakup :
-

Gambaran Kondisi. Kalimat pertama pada laporan hasil temuan harus


mencakup hasil tinjauan proses internal audit pada bidang yang memang
difokuskan menjadi objek. Bentuknya dapat berupa perbandingan antara

apa yang terjadi dengan apa yang seharusnya terjadi.


Apa yang ditemukan? Hasil temuan harus membahas mengenai prosedur
dan hasil penerapannya. Bergantung pada tingkat kompleksitas, hasil
temuan dapat dituangkan dalam lebih dari satu kalimat atau bila dibutuhkan
dapat memuat penjelasan lebih lanjut mengenai proses audit.

Kriteria Internal Audit untuk menyajikan hasil temuan. Hasil temuan


audit harus selalu memiliki kriteria dalam menilai gambaran kondisi umum.
Variasi kriteria bergantung pada bidang yang di audit dan tujuan audit itu
sendiri. Kriteria yang digunakan dapat berupa kebijakan, prosedur, dan

standar perusahaan.
Dampak dari hasil temuan yang dilaporkan. Ketika suatu hal telah
diputuskan sebagai suatu temuan hasil audit, dampak dari kondisi yang
dilaporkan harus diberitahukan. Hasil temuan yang dapat menghasilkan
simpanan dana bagi perusahaan atau yang berakibat pada operasi dan
pencapaian tujuan perusahaan akan selalu menjadi kepentingan khusus
manajemen.

Penyebab

atau

alasan

penyimpangan

audit.

Alasan

terjadinya

penyimpangan mulai dari kebutuhan, standar, atau kebijakan harus


dijelaskan secara singkat namun sebaik mungkin.
-

Rekomendasi berdasarkan Audit Internal. Laporan temuan hasil audit


harus disimpulkan oleh rekomendasi tindak lanjut yang tepat dan benar.
Rekomendasi dapat berbentuk peringatan sederhana untuk memperbaiki
sesuatu atau dapat juga berupa saran akan tindak lanjut yang terperinci.

c. Petunjuk untuk Presentasi Laporan Audit yang Balanced


Untuk mencapai keseimbangan, kegiatan internal audit harus didukung oleh
beragam data positif maupun negatif yang dikumpulkan selama kegiatan
peninjauan. Beberapa teknik untuk mendapatkan laporan audit yang seimbang
diantaranya:
-

Dukung laporan audit dengan perspektif tambahan. Kegiatan internal


audit harus menghindari potensi untuk hanya memperhatikan faktor-faktor
yang mendukung kesimpulan namun mengabaikan faktor lain yang justru
menghasilkan

hasil

sebaliknya.

Perspektif

harus

disajikan

secara

komperhensif dengan memperhatikan setiap faktor yang ada.


-

Laporkan pencapaian dari auditee. Menyebutkan pencapaian dari auditee


dalam meningkatkan pengendalian dan perbaikan kesalahan bersama
dengan catatan tentang aspek lainnya yang membutuhkan pengembangan

dapat meningkatkan manfaat dari laporan audit sebagai sarana perbaikan


yang digunakan manajemen perusahaan.
-

Sebutkan tindakan yang telah direncanakan. Pada situasi dimana auditee


telah mengambil keputusan untuk melakukan tindakan terkait dengan
proses penyempurnaan proses audit, laporan audit harus menyebutkan
tentang fakta ini.

Laporkan tentang mitigasi keadaan. Mitigasi keadaan terdiri dari faktorfaktor terkait masalah atau kondisi yang telah dibahas dalam proses audit
dimana manajemen hanya sedikit atau bahkan tidak sama sekali memiliki
pengawasan terhadap faktor-faktor tersebut.

dsb.

d. Alternatif Bentuk Laporan Audit


Beberapa alternatif bentuk atau format laporan audit yang sedikit lebih informal
diantaranya:
-

Laporan lisan. Laporan dalam format ini harus selalu ada, setidaknya
dalam melaporkan hasil temuan sementara yang terjadi di lapangan. Pada
kasus lain, laporan jenis ini juga dapat digunakan dalam hal melaporkan
hasil yang membutuhkan tindak lanjut segera, serta dapat pula digunakan
sebagai pendahuluan dari pelaporan secara tertulis.

Memo informal sementara. Laporan bentuk ini digunakan dalam hal


melaporkan hal tertentu yang urgensinya tidak terlalu menuntut atau sering
juga digunakan hanya untuk melaporkan perkembangan dalam suatu
kegiatan.

Laporan kuesioner. Biasanya laporan jenis ini digunakan dalam rangka


mempersiapkan penyempurnaan tugas audit secara individual. Laporan
kuesioner dapat digunakan sebagai pelengkap dari laporan audit formal
sesungguhnya.

Laporan audit regular deskpriptif. Laporan yang memadukan antara


audit yang dilakukan secara individual maupun yang dilakukan secara
terintegrasi oleh satu departemen. Laporan disajikan boleh secara panjang
ataupun singkat termasuk variasi pendekatan yang digunakan.

III.

dsb.

Siklus Pelaporan Internal Audit


Terdapat beberapa tahapan dalam siklus pelaporan internal audit.
a. Konsep Laporan Audit
Ketika rencana kerja lapangan terlengkapi dan kegiatan internal audit telah
disepakati tujuan utamanya dengan auditee, konsep laporan audit harus segara
dipersiapkan. Minimal yang dibuat adalah laporan secara umum tanpa
mengesampingkan laporan investigasi lebih lanjut bila dibutuhkan. Pada konsep
ini auditor juga harus telah mempersiapkan hasil temuan yang diharapkan
beserta

rekomendasinya

dengan

memberikan

kesempatan

juga

bagi

kemungkinan respon dari manajemen. Konsep kemudian dikirimkan kepada


manajemen yang akan bertanggung jawab untuk memutuskan tindak lanjut apa
yang akan diambil. Auditor kemudian menggabungkan antara perspektif
manajemen ini dengan laporan awal hasil audit untuk kemudian membentuk
laporan final.
b. Tindak lanjut dan Ikhtisar
Ketika laporan audit final diterbitkan, internal auditor harus segera membuat
jadwal dalam rangka menindaklanjuti tinjauan yang telah dilakukan untuk
memutuskan langkah selanjutnya yang diperlukan. Kegiatan internal audit
memiliki kewajiban untuk dapat menghasilkan laporan yang mudah dibaca,
dimengerti, dan persuasif. Kombinasi dari keahlian auditor dan kemampuan
untuk mengkomunikasikan hasil audit kepada pihak terkait dapat menghasilkan
kepercayaan dan dukungan aktif dalam memberikan komponen-komponen
pendukung bagi kegiatan internal audit.
c. Laporan audit dan retensi kertas kerja
Laporan

internal

audit

formal

dan

dokumen-dokumen

pendukungnya

merupakan komponen penting dalam menyokong aktivitas internal audit. Segala


laporan internal audit dan dokumen pendukung berupa kertas fisik harus
tersimpan dalam brankas data perusahaan yang aman. Berkas laporan internal
audit berserta dokumen-dokumen kerja pendukungnya dapat menjadi materi
pendukung dalam hal litigasi atau bahkan tindakan hukum yang diambil

pemerintah kelak. Sebuah perusahaan dapat diharuskan, bila dibutuhkan, untuk


membuat dokumentasi dari laporan internal auditnya sebagai media pembuktian
di pengadilan akan hal yang dilakukan dan tidak dilakukan di beberapa aspek
tertentu. Pengadilan juga dapat mengharuskan perusahaan tersebut untuk
mempublikasikan materi-materi pendukung tertentu lainnya. Ketentuan batas
waktu retensi tujuh tahun menurut The SOx dan mengharuskan sebuah
perusahaan untuk memelihara dan mengorganisir segala data perusahaan yang
melingkupi banyak aspek. Ketentuan ini juga berlaku bagi kewajiban
perusahaan dalam penyimpanan laporan hasil internal audit berserta dokumen
penting pendukungnya.
IV.

Kesempatan Komunikasi yang Efektif dalam Internal Audit


Komunikasi merupakan elemen penting dalam setiap fase pada aktivitas internal
audit. Auditor internal berkomunikasi melalui laporan formal, diskusi tatap muka
selama masa tinjauan lapangan atau saat rapat tertentu, serta melalui media-media
komunikasi lain baik secara formal maupun informal. Komunikasi yang efektif baik
antar individu maupun dengan sekelompok individu dalam skala tertentu adalah
kunci keberhasilan suatu komunikasi yang efektif. Auditor internal harus memiliki
pemahaman yang baik terhadap masalah-masalah terkait komunikasi efektif dan
mengerti bagaimana untuk menyelesaikannya. Auditor internal harus memahami
proses ini untuk dapat mengidentifikasi masalah yang menghambat tercapainya
komunikasi yang efektif, seperti:
a. Tidak mempertimbangkan secara bijak kekuatan dari hubungan antara pengirim
dan penerima pesan.
b. Mengabaikan tekanan emosi sementara baik dari pengirim ataupun penerima
pesan.
c. Gagal dalam mengevaluasi secara tepat akan kapasitas dari penerima pesan
untuk menerima dan mengerti pesan yang disampaikan.
d. Penggunaan kata yang multitafsir atau yang dapat memicu kesalahpahaman
akan hal yang sebenarnya bukan menjadi maksud utama.
e. Menggunakan konteks yang tidak semestinya karena tergesa-gesa dalam proses
penyampaian pesan yang menyebabkan ketidakjelasan.

Komunikator harus melakukan segala hal yang dapat diaplikasikan untuk mengerti
bagaimana anggapan dan perasaan penerima pesan serta berangkat dari hal tersebut
dapat ditanggapi secara bijak dengan penuh pertimbangan. Kedua pihak yang
terlibat dalam suatu komunikasi saling mempelajari satu sama lain dalam proses
penyampaian maksud agar dapat saling memberikan respon yang sesuai. Hal inilah
yang dinamakan dengan feedback, bagian yang mengindikasikan terjadinya suatu
komunikasi yang efektif . Proses inilah yang harus dicapai oleh auditor internal agar
dapat mendeterminasi apakah tujuan manajerial perusahaan telah tercapai.
V.

Laporan Audit dan Memahami Pihak yang Terlibat Dalam Kegiatan Internal
Audit
Pembahasan mengenai pembuatan laporan hasil internal audit yang efektif terfokus
pada kepentingan-kepentingan yang ada dari semua auditor internal dengan pihakpihak terkait lainnya. Auditor internal berada dalam posisi kendali akan suatu
tanggung jawab protektif yang cenderung membuat terlihat berperan sebagai
antagonis. Untuk memahami hal ini kita dapat mengamati bahwa dalam segala
aspek, komunikasi, dan hubungan antara pihak akan selalu dinamis yang kemudian
selalu berbanding lurus dengan target yang harus dicapai. Kesuksesan suatu internal
audit adalah ketika dapat menanggulangi tantangan tersebut dan tetap memberikan
kesempatan terbaik pada perusahaan untuk dapat mencapai kesejahteraan
maksimumnya.
Namun di atas segalanya, dalam mengemban tugas mempersiapkan dan
menyampaikan rekomendasi dan laporan internal audit yang efektif, yang terpenting
adalah setiap auditor internal harus menjadi komunikator yang hebat baik dengan
sesama pihak yang ada dalam tim auditor maupun dengan pihak perusahaan secara
keseluruhan.

REPORT PHILOSOPHY
Laporan internal audit dapat menjadi instrumen yang kuat ketika laporan tersebut dapat
disusun dan digunakan dengan baik. Laporan tersebut digunakan untuk menceritakan kepada

klien dan manajemen senior tentang setiap kejadian penting yang tidak mereka ketahui.
Laporan ini dapat merubah cara mereka dalam berpikir dan dapat memberikan penanganan
segera.
Laporan audit yang sudah disebutkan sebelumnya, memiliki 3 tujuan utama. Jika internal
auditor tidak dapat memenuhi 3 tujuan tersebut, maka percuma laporan audit tersebut dibuat.
Dalam laporan audit tersebut, internal auditor harus dapat:

Menginformasikan. Menceritakan apa yang mereka temukan


Mempengaruhi. Meyakinkan manajemen bahwa temuan audit yang ditemukan oleh
auditor adalah valid

Mendapatkan hasil. Memberikan perubahan dan perkembangan terhadap


manajemen

Jadi, laporan tersebut harus menyajikan temuan audit yang jelas dan sederhana. Temuan
audit tersebut harus mendukung kesimpulan berdasarkan bukti yang meyakinkan. Laporan
audit yang dibuat haruslah dapat diandalkan oleh pembaca dan rekomendasi yang diberikan
valid dan bermanfaat. Untuk mendapatkan hasil tersebut, maka elemen dibawah ini
diperlukan dalam sebuah laporan audit:

Awareness : Identifikasi atas masalah dijelaskan secara jelas dan mudah dipahami
Acceptance : Bukti yang mendukung dan meyakinkan sangatlah penting

Action

: Menyediakan solusi untuk memberikan perubahan

REPORT WRITING FICTION


Analisis brilian yang disajikan dan temuan audit yang yang valid akan dengan mudah
seolah-olah terlupakan karena beberapa alasan selama pengerjaan laporan audit.

Supervisory rewriting
Sebagai seorang auditor profesional yang berpengalaman, draft report yang telah
diselesaikan oleh seorang auditor menunjukkan best effort yang mereka lakukan.
Terkadang draft tersebut harus direview atau di supervisi sehingga laporan yang
sudah dibuat akan dicoret-coret kembali, hal ini biasanya menimbulkan
ketidakpuasan bagi auditor yang membuat laporan tersebut.

Reporting under pressure

Auditor internal terlihat tidak enjoy dalam mengerjakan laporan auditnya. Hal ini
dikarenakan, manajer operasi dan eksekutif sangat memerlukan hasil dari audit yang
dilakukan dan kebanyakan dari mereka tidak sabar menunggu hasil tersebut.
Sehingga auditor harus mengerjakan laporan audit karena tekanan dari manajemen
dan terburu-buru dalam mengerjakannya.

Too much time spent on reports


Untuk memperoleh hasil audit yang sesuai dengan standard profesionalisme maka
biasanya Dewan Komite Audit akan menghabiskan banyak waktu dalam mereview
hasil audit yang diberikan dan hal ini juga biasanya menghabiskan banyak biaya.

Poor drafts
Kebanyakan auditor hanya memperhatikan audit yang dilakukan dibandingkan
penulisan laporannya.

Poor writing skills


Kebanyakan auditor internal bukanlah seorang penulis yang baik.

Disagreements between auditors and their supervisors


Ketidaksepahaman bisa terjadi dalam hal interpretasi atas hasil audit, gaya penulisan
laporan audit ataupun logika yang digunakan.

Writing the reports far from the site of the audit


Kebanyakan laporan audit ditulis setelah field work dilakukan. Bisa saja ada
beberapa temuan audit yang mungkin sudah ditemukan sebelumnya namun tidak
tercatat dalam laporan audit.

Lack of client interest


Ketika laporan audit yang dibut oleh auditor sulit dipahami dan dimengerti oleh
manajemen, maka jarang sekali manajemen akan merespon temuan audit mereka,
sehingga setiap usaha auditor menjadi percuma.

MARKETING THE AUDIT REPORT

Salah satu alasan mengapa pihak manajemen terkadang menolak untuk membaca laporan
audit yang telah dibuat oleh internal auditor adalah laporan tersebut biasanya tidak bernilai di
mata manajemen. Marketing the Audit Report merupakan salah satu program yang
dilakukan oleh auditor dalam rangka untuk menghasilkan sebuah laporan audit yang
diinginkan oleh klien mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa seperti:

Menjelaskan proses audit kepada manajemen


Menjelaskan profesionalisme dari auditor
Mengidentifikasi temuan audit dengan sederhana
Merincikan keuntungan auditee jika menggunakan laporan audit tersebut

Menjelaskan tentang bagaimana manajemen dapat menyelesaikan setiap masalah


berdasarkan hasil audit tersebut.

Laporan audit diklasifikasikan menjadi 4 bagian:

Action-oriented effective recommendation


Commitment to results
Monitoring and follow-up system

Special attention to key recommendation

Masing-masing bagian akan dijelaskan lebih lanjut.


1. Action-oriented effective recommendation
Action-oriented:
- Properly directed
- Hard hitting
- Specific
- Convincing

Significant

Effective recommendation:
- Deal with underlying causes
- Be feasible
- Be cost effective
-

Consider Alternatives

2. Commitment to Results

Commitment making improvement happen

Staff commitement:

Believing in their recomendation


Promoting actions
Understanding the client

Cooperating and helping

Organizational commitment:
- Job management system
- Resource allocating and staffing decisions
- Training programs
-

Performance reward system

3. Monitoring and Follow Up System

Ensuring improvements: aggressive monitoring and follow-up

Basic elements of monitong and follow-up system:


- Firm basis
- Reporting accomplishment
- Recognizing the basic responsibility of clients
-

Determining the adequacy of action taken on recommendation

4. Special attention to key recommendation

Identifying key recommendation

Early and continuing emphasis

Examples of way to highligt key recommendation