BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis
1. Pengertian Sistem dan Karakteristiknya
a. Pengertian Sistem
Dalam kehidupan sehari-hari orang sering menyamakan makna
istilah sistem dengan cara. Istilah sistem dari bahasa Yunani yaitu
Systema yang berarti penempatan atau mengatur.
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008 : 2) adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang
berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian sistem menurut Widjajanto (2008 : 2) adalah
sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan
output.
Dari defenisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu
sistem terdiri dari banyak komponen yang saling berhubungan.
Meskipun setiap sistem mempunyai fungsi yang berbeda namun semua
bagian tersebut melakukan tujuan yang sama.

Universitas Sumatera Utara

b. Karakterisistik Sistem
Adapun karakteristik sistem antara lain:
1) Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu
kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sistem
atau bagian-bagian dari sistem.
2) Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3) Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4) Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu
subsistem dengan subsistem lainnya.
5) Masukan Sistem
Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam
sistem.
6) Keluaran Sistem
Keluaran sistem yaitu energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna.

Universitas Sumatera Utara

7) Pengolahan Sistem
Pengolahan sistem adalah pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
8) Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak
mempunyai sasaran maka sistem tidak ada.

2. Sistem Penggajian
a. Pengertian Gaji
Tenaga kerja merupakan setiap orang yang bekerja menjual
tenaganya (fisik dan pikiran) kepada suatu entitas atau perusahaan guna
memperoleh balas jasa yang sesuai atas tugas atau pekerjaan yang telah
dilakukan dan harus sesuai dengan peraturan dan perjanjian. Bentuk
balas jasa tersebut disebut gaji.
Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008 : 373) adalah
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada
umumnya dibayarkan secara tetap per bulan.
Dapat diambil kesimpulan bahwa gaji dibayarkan kepada
karyawan administrasi setiap bulannya secara rutin oleh si pemberi
kerja atas jasa yang telah diberikan.

Universitas Sumatera Utara

b. Langkah-langkah dalam Penentuan Gaji

Suatu organisasi dapat melakukan beberapa langkah dalam menentukan
gaji yaitu:
1) Analisis Jabatan/ Tugas
Analisis jabatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
mencari informasi tentang tugas-tugas yang

dilakukan dan

persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas supaya

berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan
standar kerja. Hal ini diperlukan sebagai

landasan dalam

mengevaluasi tugas.
2) Evaluasi Jabatan/ Tugas
Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan
nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain.
Penilaian

pekerjaan

secara

umum

dilakukan

dengan

mempertimbangkan isi pekerjaan atau faktor-faktor seperti tanggung

jawab, keterampilan atau kemampuan, tingkat usaha yang dilakukan
dalam pekerjaan dan lingkungan kerja.
3) Survei gaji
Survei gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat
gaji yang berlaku secara umum dalam perusahaan yang mempunyai
jabatan sejenis. Hal ini dilakukan untuk mengusahakan keadilan
eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan
penentuan gaji.

Universitas Sumatera Utara

4) Penentuan Tingkat Gaji

Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan
keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan dan melakukan
survey tentang gaji yang berlaku di pusat tenaga kerja, selanjutnya
adalah

penentuan

gaji.

Penentuan

gaji

biasanya

dilakukan

menggunakan metode yang nantinya akan diambil suatu keputusan

mengenai jumlah gaji yang diberikan berdasarkan metode yang
digunakan.

c. Dokumen Dalam Sistem Pembayaran Gaji

Menurut Mulyadi (2008 : 374), dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi penggajian adalah:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Kartu jam hadir
Kartu jam kerja
Daftar gaji dan daftar upah
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Surat pernyataan gaji dan upah
Amplop gaji dan upah
Bukti kas keluar

Dokumen-dokumen di atas dijelaskan sebagai berikut:

1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti
surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain
sebagainya.

Universitas Sumatera Utara

2) Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam
hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3) Kartu jam kerja
Dokumen
dikonsumsi

ini digunakan untuk

oleh

tenaga

kerja

mencatat

langsung

untuk

waktu

yang

perusahaan

manufaktur.
4) Daftar gaji dan daftar upah .
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap
karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang
karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per
departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6) Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam
kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai
rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai
potongan yang menjadi beban karyawan.

Universitas Sumatera Utara

7) Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap
karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop
gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama
karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang
diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8) Bukti kas keluar.
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan
informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.

d. Fungsi yang Terkait

Menurut Mulyadi (2008 : 382) fungsi-fungsi yang terkait dalam
sistem penggajian adalah:
1)
2)
3)
4)
5)

Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai

Fungsi pencatat waktu
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi akuntansi
Fungsi keuangan

Fungsi fungsi di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1) Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan
baru, membuat surat keputusan penetapan tarif gaji, kenaikan

Universitas Sumatera Utara

pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian

karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari
catatan

kepegawaian

(personel

record),

formulir

otorisasi

pengurangan (deduction authorization form), formulir otorisasi tarif

(rate authorization form).
2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem
pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir
tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat
daftar gaji. Dokumennya pada fungsi ini terdiri dari kartu absen
(time card), tiket waktu kerja (job time ticket).
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji
yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu
pembayaran gaji. Dokumennya yang digunakan pada fungsi ini
adalah cek gaji (payroll check).
4) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji.

Universitas Sumatera Utara

5) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran.

e. Beberapa cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran gaji dapat dilaksanakan dengan berbagai cara
yaitu sebagai berikut:
1) Gaji dibayar dengan uang tunai
Jika gaji dibayar dengan tunai maka daftar gaji serta catatan
untuk karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan
memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan.
Kemudian kasir akan mengambil uang dari rekening khusus gaji di
bank dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan
catatan pada karyawan. Kasir memasukkan uang gaji ke amplop dan
melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait dan kemudian
membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta
tanda tangan masing-masing pada kolom yang telah disediakan.
2) Gaji dibayar dengan cek atas nama karyawan yang bersangkutan
Jika gaji dibayar dengan cek, maka bagian Pengolahan Data
Elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek
dikeluarkan oleh bagian Pengolahan Data Elektronik bersama-sama
dengan Pencetakan Daftar Gaji dan catatan untuk karyawan. Nilai
cek harus sama dengan nilai neto gaji untuk masing-masing
karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek dan kumpulan catatan

Universitas Sumatera Utara

karyawan akan diserahkan ke kasir. Kemudian kasir akan

membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak
terdapat kekeliruan maka kasir akan menandatangani Daftar Gaji dan
mebagikan cek kepada karyawan
3) Gaji disetorkan langsung ke rekening pegawai
Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, Bagian
Pengolahan Data Elektronik dapat membuat satu lembar dokumen
permintaan pemindahbukuan berikut Daftar Gaji Tambahan yang
harus diserahkan ke bank. Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk
masing-masing karyawan sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang
bersangkutan sudah tersimpan di rekening ynag diinginkan.
Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan
slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di
rekening tabungan telah bertambah secara otomatis. Bank akan
menyampaikan slip setoran ke Satuan Pengawas Intern dan bank
juga akan menyerahkan rekening Koran periodik atas rekening
khusus gaji sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi. Setoran
langsung ini adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan
mengurangi biaya pemrosesan penggajian.

Universitas Sumatera Utara

f. Sistem Penggajian yang Terkomputerisasi

Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total
yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan
selama suatu periode. Penggajian itu penting karena alasan berikut :
1) Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam
penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah
harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.
2) Penggajian merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.
3) Penggajian serta pajak dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh
yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan,
dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji
dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.
Pada sistem penggajian berbasis komputer, seluruh perhitungan
gaji dilakukan oleh sistem. Berikut ini akan dijelaskan prosedur
penggajian yang terkomputerisasi:
1) Perubahan data personalia seperti penerimaan karyawan baru,
pemberhentian karyawan, promosi jabatan, mutasi dan sebagainya
dimasukkan oleh bagian personalia melalui sistem ke dalam file
perubahan gaji.
2) Dengan adanya perubahan gaji, master file gaji harus segera
diperbaharui. Dari hasil updating tersebut, maka dapat digunakan
untuk memproses perhitungan gaji serta pembuatan daftar dan
dokumen lainnya.

Universitas Sumatera Utara

3) Kartu jam kerja dan kartu absensi yang ada dicocokkan antara satu
dengan yang lainnya. Setelah cocok, data tersebut diinput ke sistem
pada bagian pengolahan data elektronik.
4) Sebagaimana pada prosedur pembayaran gaji manual, pembayaran
gaji berbasis komputer juga dapat dilakukan secara tunai,
menggunakan cek atau menyetorkan langsung ke rekening masingmasing pegawai.
5) Setelah selesai menyerahkan gaji kepada karyawan, maka bagian
akuntansi harus membuat jurnal yang berkaitan dengan pembayaran
gaji.
6) Selanjutnya bank menyampaikan slip setor ke satuan pengawas
intern sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi bank.

2. Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Terkomputerisasi

Dalam kegiatan operasinya, sistem penggajian terkomputerisasi
juga tidak luput dari kecurangan yang terjadi. Jenis-jenis kecurangan
tersebut antara lain:
a. Adanya karyawan/pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain
yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan
penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama
orang

yang

sudah

berhenti atau

diberhentikan,

namun tetap

mengeluarkan gajinya).

Universitas Sumatera Utara

b. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud

mendapat pembayaran dua kali.
c. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang
bersangkutan.
d. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang
diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang
semestinya.
e. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang
karyawan lain.
f. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji
upah
g. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.

Setelah melihat berbagai kecurangan di atas, maka dalam hal ini

sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah.
Defenisi pengendalian intern menurut Romney dan Steinbart
(2006:229) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan
untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal,
mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong
kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Defenisi pengendalian intern menurut COSO (Committee Of
Sponsoring Organization) dalam buku Romney dan Steinbart (2006:230)
adalah sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

Pengendalian Intern (internal control) adalah suatu proses, yang

diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen dan
mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk
memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian
dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut:
a. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi
b. Keandalan pelaporan keuangan
c . Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Lima komponen Pengendalian Intern menurut COSO dalam buku

Romney dan Steinbart (2006:231) meliputi:
a.
b.
c.
d.
e.

Lingkungan Pengendalian
Aktivitas Pengendalian
Penilaian Resiko
Informasi dan Komunikasi
Pengawasan

Komponen komponen di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para
manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada
di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap
lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen
tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan)
dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang
konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta
praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting
karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang
lain.

Universitas Sumatera Utara

b. Aktivitas Pengendalian
Komponen kedua dari model pengendalian COSO adalah kegiatankegiatan pengendalian yang merupakan kebijakan dan peraturan yang
menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak
manajemen dapat dicapai. Secara umum, prosedur pengendalian
termasuk dalam lima kategori berikut yaitu:
1) Otorisasi transaksi dan kegiatan memadai
2) Pemisahan tugas
3) Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
4) Penjagaan aset dan catatan yang memadai
5) Pemeriksaan independen atas kinerja
c. Penilaian Resiko
Komponen ketiga adalah penilaian resiko. Akuntan memainkan
peranan yang penting dalam membatu manajemen mengontrol bisnis
dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif dan mengevaluasi
sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan
dengan efektif. Adapun strategi dalam penilaian resiko adalah:
1) Identifikasi masalah
2) Perkirakan resiko
3) Identifikasi pengendalian
4) Perkirakan biaya dan manfaat
5) Menetapkan efektivitas biaya dan manfaat

Universitas Sumatera Utara

d. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting
dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan
pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring
diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan
menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan
yang berlaku pada perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen
dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal.
Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan
keputusan dan pelaporan eksternal.
e. Pengawasan
Metode utama untuk mengawasi kinerja mencakup supervise yang
efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal.
Pengawasan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan
kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian
intern dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau
sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pengawasan yang terakhir
dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tandatanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat
terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur
korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal

Universitas Sumatera Utara

adalah pihak yang bertanggung jawab atas pengawasan sistem

pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan
penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan
keuangan.

Menurut Mulyadi (2008 : 386), unsur pokok sistem pengendalian

intern adalah sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur

organisasi

merupakan

rerangka

(framework)

pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang

dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen
yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi
yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan
pada prinsip-prinsip berikut:
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Universitas Sumatera Utara

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki
wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam
organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang
untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Pembagian

tanggung

jawab

fungsional

dan

pembagian

wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan

terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin
praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai
berikut:
1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
2) Pemeriksaan mendadak.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan
dari orangatau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan (job rotation).
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

Universitas Sumatera Utara

6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatanya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika
perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum,
dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban
keuangan yang dapat diandalkan.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan menurut Mulyadi (2008:386) adalah sebagai berikut:
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem Operasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

Universitas Sumatera Utara

3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji
dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fingsi akuntansi.
d. Praktik yang sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

Universitas Sumatera Utara

3) Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan

ketelitian

perhitungannya

oleh

fungsi

akuntansi

sebelum

dilakukan pembayaran.
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.

Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian

dan pengupahan seperti keterangan diatas adalah adanya pemisahan
tanggung jawab fungsional secara tegas antara lain fungsi kepegawaian,
fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi
keuangan, dan fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap
fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian intern yaitu adanya
dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk
memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan
transaksi dicatat dengan benar.

Universitas Sumatera Utara

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Beberapa tinjauan terdahulu berkaitan dengan efektivitas sistem
penggajian terkomputerisasi antara lain :
No
1

Nama/ Tahun
Judul
Vera Juniwanti Penerapan Electronic
S/ 2006
Data Processing System
dalam Pengolahan Data
Akuntansi Gaji dan
Upah pada PT Sumber
Baru Asli Medan

Rumusan Masalah
Apakah
Penerapan
Electronic
Data
Processing
System
dalam
Pengolahan
Data Akuntansi Gaji
dan Upah pada PT
Sumber Baru Asli
Medan telah berjalan
secara efektif dan
efisien
M.
Yusuf Sistem
Penggajian Bagaimana
proses
Simatupang/
Radio
Most
FM pelaksanaan
Sistem
2009
menggunakan
Visual Penggajian
Radio
Basic
Most FM dan apakah
sistem
penggajian
yang
menggunakan
visual basic tersebut
sudah efektif dan
dapat
membantu
manajemen

Temuan
Penerapan
Electronic Data
Processing
System
dalam
Pengolahan Data
Akuntansi
Gaji
dan Upah pada
PT Sumber Baru
Asli Medan sudah
cukup efektif
Sistem penggajian
dengan
menggunakan
visual basic telah
berjalan
secara
efektif

Universitas Sumatera Utara