Anda di halaman 1dari 108

DTPS-KIBBLA

Panduan Fasilitator
Proses Perencanaan
Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak
dengan Pemecahan Masalah melalui Pendekatan Tim Kabupaten/Kota
Katalog Dalam Terbitan. Departemen Kesehatan RI
306.874 3
Ind Indonesia. Departemen Kesehatan RI Direktorat Jenderal
d Bina Kesehatan Masyarakat.
DTPS-KIBBLA: Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi
Baru Lahir dan Anak dengan Pemecahan Masalah melalui
Pendekatan Tim Kabupaten/Kota.– Jakarta: Departemen
Kesehatan RI, 2008.
Buku 1 - Pedoman Proses Perencanaan
Buku 2 - Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak
Buku 3 - Panduan Fasilitator Proses Perencanaan
Buku 4 - Referensi Advokasi Anggaran dan Kebijakan
Buku 5 - Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan

I. Judul I. MOTHER AND CHILD RELATIONS


II. PROBLEM SOLVING
DTPS-KIBBLA
PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN

Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak dengan Pemecahan
Masalah melalui Pendekatan Tim Kabupaten/Kota

ISBN 978-979-9254-20-7

Editor
Dr. Sri Hermiyanti, M. Sc
Dr. Lukman H.L., MBA
Dr. Muh. Ilhamy, Sp.OG
Doni A. Baruno
Benito Lopulalan
Dicky Lopulalan
Dyah Indrapati Maro

Kontributor
Dr. Reginald Gipson, MPH
Dr. Anhari Achadi, MPH SCD
Dr. Broto Wasisto, MPH
Dr. Budi Utomo, MPH
Dr. Astrid Sulistomo
Dr. Setyawati Budiningsih
Dr. Lukas C. Hermawan, M.Kes
Dr. Imran Pambudi
Dr. J. Prastowo N., MHA
Dr. Christina Manurung
Adriati Adnan, SKM
Drg. Wara Pertiwi, MA
Dr. Kirana Pritasari MQIH
Dr. Erna Mulati, M.Sc
Dr. Bagus Satria Budi, M.Kes
Dr. Nida Rohmawati
Dra. Fatimah Umar, Apt
Dra. Sri Kusminarti
Susri Rahayu, SKM
Bambang Wahyudianto, SSos
Khairul Abidin, SKM, M.Kes
Rusdin Pinem, SKM, MSi
Ridesman, SH, M.Kes
Dr. Naomi Yosiati
Yusuf R. Romli, SKM, M.Epid
Dr. Andah S
Dr. Reniati
Dr. M. Syah Sinar Rambey, M.Kes, DAN, AAK
Drg. Titien Irawati, M.Kes
Bambang Harianto, SKM, MSc
Dr. Frankie Hartanto
Dr. Witasari
Dr. Lies Zakaria
Dr. Wihardi Triman
Funding and technical support for the development and printing of this material was provided by the United States
Agency for International Development (USAID) through its Health Services Program, Cooperative Agreement
No.497-A-00-05-00031-00.

This publication is made possible in part by the generous support of the American people through USAID. The
contents are the responsibility of the Republic of Indonesia Ministry of Health and do not necessarily reflect the
views of USAID of the United States Government.

iv – DTPS-KIBBLA
MENTERI KESEHATAN
REPUBLIK INDONESIA

Kata Sambutan

Sesuai dengan Strategi utama dan salah satu program prioritas Departemen
Kesehatan dalam mempercepat penurunan Angka Kematian Ibu, Bayi, dan Balita di
Indonesia perlu dilakukan upaya terfokus berdasarkan perencanaan yang berbasis
data melalui proses yang sistematis dan partisipatif.
Berbagai kajian menunjukkan bahwa Indonesia perlu memberikan prioritas utama
pada upaya peningkatan Kesehatan untuk Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak balita
(KIBBLA), karena angka kesakitan dan angka kematian kelompok umur penduduk
tersebut masih tinggi. Kematian dan kesakitan pada ibu, bayi baru lahir dan anak
balita sebenarnya dapat dicegah dan ditangani sedini mungkin.
Sesuai dengan nuansa desentralisasi di mana kewenangan untuk melaksanakan
program kesehatan telah diserahkan kepada daerah, maka pengelola program
diharapkan dapat menjawab tantangan dan mampu menerima tanggung jawab
dalam penyelenggaraan program KIBBLA dengan memanfaatkan potensi lokal
yang tersedia. Oleh karena itu, perlu diselenggarakan suatu perencanaan
program KIBBLA oleh para pemangku kepentingan di daerah berupa Lokakarya
Perencanaan oleh Tim Kabupaten/Kota (District Team Problem Solving/DTPS) yang
dapat menjangkau seluruh kelompok sasaran, melalui suatu proses perencanaan
tahunan yang partisipatif, sistematis dan berkesinambungan sesuai dengan
peraturan dan perundangan yang berlaku.
Saya menyambut baik diterbitkannya buku serial DTPS-KIBBLA, yang diharapkan
dapat digunakan sebagai panduan bagi tim kabupaten/kota dalam menyusun
perencanaan program KIBBLA.
Saya menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi
dalam penyusunan buku serial DTPS-KIBBLA melalui proses yang sistematis dan
partisipatif.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – i


Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rakhmat dan hidayah-Nya serta memberikan
petunjuk dan kekuatan bagi kita sekalian dalam melaksanakan pembangunan
kesehatan di Indonesia.

Jakarta, 27 Agustus 2008



Menteri Kesehatan Republik Indonesia

DR.Dr. Siti Fadilah Supari, SpJP(K)

ii – DTPS-KIBBLA
Kata Pengantar
Direktur Jenderal
Bina Kesehatan Masyarakat

Puji Syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat rahmat dan ridho-Nya buku serial
DTPS-KIBBLA (District Team Problem Solving–Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir, dan
Anak balita) ini berhasil disusun dengan baik.
Buku serial DTPS-KIBBLA terdiri dari 5 buku yaitu: 1) Pedoman Proses
Perencanaan, 2) Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak 3) Panduan Fasilitator
Proses Perencanaan, 4)Referensi Advokasi Anggaran dan Kebijakan, 5) Panduan
Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan.
Saya menyambut baik diterbitkannya buku Panduan Fasilitator Proses Perencanaan
ini, yang dimaksudkan untuk memberikan panduan agar fasilitator mampu
mendampingi tim kabupaten/kota dalam penyelenggaraan lokakarya DTPS KIBBLA
sehingga lokakarya berjalan secara partisipatif dan menghasilkan suatu dokumen
rencana kerja dan anggaran program KIBBLA sesuai kebutuhan.
Buku ini menguraikan secara sistematis proses fasilitasi lokakarya DTPS-KIBBLA
dari membangun dinamika kelompok, mendorong anggota tim untuk bekerjasama,
memotivasi anggota tim untuk aktif mengemukakan pendapat dan memandu
kelompok dalam menyelesaikan tugas.
Buku Panduan Fasilitator Proses Perencanaan ini disusun bersama, dengan
melibatkan Direktorat terkait di Departemen Kesehatan, bekerjasama dengan
Health Service Program (HSP/USAID) dengan bantuan dari Penala Hati dan IKK
FKUI. Proses uji coba dan revisi draft buku dilakukan dengan melibatkan staf dinas
kesehatan dari 6 propinsi dan 31 kabupaten/kota.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – iii


Kami menyampaikan penghargaan yang tinggi dan ucapan terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu penyelenggaraan dalam penyusunan buku
serial ini.
Untuk penyempurnaan pedoman ini diharapkan kritik dan saran semua pihak guna
perbaikannya.

Jakarta, 8 Agustus 2008


Direktur Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat
Departemen Kesehatan RI



Dr. Budihardja DTM&H, MPH

iv – DTPS-KIBBLA
Daftar Isi

Hal

Kata Sambutan Menteri Kesehatan Republik Indonesia i


Kata Pengantar Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat iii
Daftar Isi v
Daftar Singkatan dan Istilah vii

BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang 1
I.2. Tujuan 2

BAB II
PENYELENGGARAAN LOKAKARYA PROSES PERENCANAAN DTPS-KIBBLA
II.1. Persiapan 3
II.2. Fasilitas dan Sarana 5
II.3. Perlengkapan Lokakarya 6
II.4. Materi 7

BAB III
FASILITASI PROSES PERENCANAAN DTPS-KIBBLA
III.1. Fasilitasi Pertemuan Multipihak 9
III.2. Kekhususan Fasilitator DTPS-KIBBLA 23
III.3. Tugas Fasilitator 28

BAB IV
PANDUAN SESI-SESI LOKAKARYA PERENCANAAN DTPS-KIBBLA
IV.1. Jadwal Lokakarya Orientasi DTPS-KIBBLA 29
IV.2. Modul Lokakarya DTPS-KIBBLA 30

Sesi Pembukaan Lokakarya Perencanaan 31


Sesi 1: Analisis Situasi dan Masalah 47
Sesi 2: Analisis dan Prioritas Penyebab Masalah 51
Sesi 3: Solusi dan Kegiatan 55
Sesi 4: Prioritas Kegiatan dan Target 58
Sesi 5: Rencana Usulan Kegiatan 62
Sesi 6: Rencana Anggaran Kegiatan 65
Sesi 7: Pemantauan dan Penilaian 69
Sesi 8: Penyusunan Draf Dokumen Perencanaan dan Anggaran 72
Sesi 9: Rencana Tindak Lanjut 75
Sesi Penutupan 77

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – v


LAMPIRAN
Lampiran 1: Daftar rujukan bagi fasilitator 85
Lampiran 2: Daftar tilik persiapan Lokakarya 86
Lampiran 3: Kumpulan permainan penghangat suasana 87
Lampiran 4: Alternatif permainan pengantar sesi 90

vi – DTPS-KIBBLA
Daftar Singkatan dan Istilah

AKI : Angka Kematian Ibu


AKB : Angka Kematian Bayi
AKABA : Angka Kematian Balita
APBD : Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
APBN : Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara
APN : Asuhan Persalinan Normal
ANC : Antenatal Care
Askeskin : Asuransi Kesehatan Masyarakat Miskin
ATK : Alat Tulis Kantor
Baduta : Bawah Dua Tahun
Balita : Bawah Lima Tahun
BCG : Bacillus Calmette Guerin
BBLR : Berat Bayi Lahir Rendah
BKKBN : Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional
BPS : Biro Pusat Statistik
CBR : Crude Birth Rate
CU : Current User
CTU : Contraceptive Technology Updates
DBD : Demam Berdarah Dengue
Dekon : Dekonsentrasi
Depdagri : Departemen Dalam Negeri
Depkes : Departemen Kesehatan
Dinkes : Dinas Kesehatan
DOEN : Daftar Obat Essensial Nasional
DPRD : Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
DTPS : District Team Problem Solving
HDK : Hipertensi Dalam Kehamilan
HIV-AIDS : Human Immuno Deficiency Virus - Acquired Immune Deficiency
Syndrome
HSP : Health Services Program
IBI : Ikatan Bidan Indonesia
IDAI : Ikata Dokter Anak Indonesia
IDI : Ikatan Dokter Indonesia
IMD : Inisiasi Menyusui Dini
ISPA : Infeksi Saluran Pernafasan Akut
IUD : Intra Uterine Device
JAMKESMAS : Jaminan Kesehatan Masyarakat miskin
JKO : Jaminan Komoditas dan Obat
K1 : Kunjungan Antenatal Pertama
K4 : Kunjungan Antenatal Ke-4 (empat)
KB : Keluarga Berencana
KEK : Kurang Energi Kronik
KIA : Kesehatan Ibu dan Anak
KIBBLA : Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir, dan Anak balita
KIE : Komunikasi, Informasi, dan Edukasi
KIP/K : Komunikasi Interpersonal/Konseling

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – vii


KMS : Kartu Menuju Sehat
Kn1 : Kunjungan Neonatal Pertama
Kn2 : Kunjungan Neonatal Kedua
KONAS : Kebijakan Obat Nasional
KUA : Kebijakan Umum Anggaran/APBD
KW : Kewenangan Wajib
LB : Laporan Bulanan
LPLPO : Laporan Penerimaan dan Laporan Pemakaian Obat
LSM : Lembaga Swadaya Masyarakat
MAK : Mata Anggaran Kegiatan
MDG : Millenium Development Goals
Menkes : Menteri Kesehatan
MP-ASI : Makanan Pendamping Air Susu Ibu
MPS : Making Pregnancy Safer
MTBS : Manajemen Terpadu Balita Sakit
P2PL : Pengendalian Penyakit dan Penyehatan Lingkungan
P1 : Perencanaan
P2 : Penggerakan dan Pelaksanaan
P3 : Pemantauan, Pengawasan dan Penilaian
PMPT : Perencanaan Melalui Pendekatan Tim
PMTCT : Prevention of Mother to Child HIV Transmission
PN : Persalinan Nakes (Persalinan ditolong oleh Tenaga Kesehatan)
POLINDES : Pos Bersalin Desa
PONED : Pelayanan Obstetri Neonatal Emergensi Dasar
PONEK : Pelayanan Obstetri Neonatal Emergensi Komprehensif
Poskesdes : Pos Kesehatan Desa
Posyandu : Pos Pelayanan Terpadu
PP AKI/AKB : Percepatan Penurunan Angka Kematian Ibu dan Bayi
PPAS : Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara
Puskesmas : Pusat Kesehatan Masyarakat
Pustu : Puskesmas Pembantu
RKA : Rencana Kerja dan Anggaran
RKPD : Rencana Kerja Perangkat Daerah
RS : Rumah Sakit
SKPD : Satuan Kerja Perangkat Daerah
SPM : Standar Pelayanan Minimal
UPOPPK : Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.
USAID : United States Agency for International Development
WHO : World Health Organization

viii – DTPS-KIBBLA
BAB I
PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang


Di era desentralisasi dan otonomi daerah, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
mendapatkan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab pemerintah pusat untuk
menyelenggarakan pembangunan kesehatan daerah. Menyadari peran otonom dari
Dinas Kesehatan di era reformasi ini, pemecahan masalah melalui Pendekatan
Tim Kabupaten/Kota atau District Team Problem Solving (DTPS-KIBBLA) telah
ditetapkan sebagai metoda perencanaan untuk mempercepat penurunan AKI/
AKB dan AKABA serta memperbaiki pelayanan kesehatan ibu, bayi baru lahir, dan
anak balita.

Sejak lama telah disadari, baik di Indonesia, maupun di belahan dunia lain, bahwa
kesehatan merupakan persoalan yang bersifat lintas sektoral (selain lintas wilayah).
Secara konseptual dan praksis, pendekatan DTPS-KIBBLA menyadari pula bahwa
berbagai pihak di tingkat kabupaten/kota dapat proaktif berperan dalam usaha-
usaha memelihara dan memperbaiki status kesehatan ibu, bayi baru lahir, bayi
dan anak balita. Tidak saja petugas Dinas kesehatan dari program KIA, Imunisasi,
Gizi, Farmasi, serta Rumah sakit, tetapi juga eksponen dari sektor lain seperti,
BKKBN, PMI, PMD, serta Bappeda dan DPRD, bahkan kalangan masyarakat sipil
seperti organisasi profesi dan LSM.

Proses perencanaan DTPS-KIBBLA merupakan proses yang sistematis, berdasarkan


bukti/data, yang dalam implementasinya meliputi tiga pilar proses utama: proses
pertama adalah Proses Orientasi Multipihak, kedua adalah Proses Perencanaan
dan proses ketiga adalah Proses Advokasi DTPS-KIBBLA.

Buku Panduan fasilitator ini akan memberikan penjelasan mulai dari persiapan
lokakarya, teknik memfasilitasi selama lokakarya, langkah setiap tahapan/sesi dan
tindak lanjut pasca lokakarya.

Penerbitan Buku Panduan Fasilitator Proses Perencanaan merupakan bagian yang


tak terpisahkan dari buku Panduan Fasilitator Orientasi Multi Pihak dan merupakan
bagian dari seri buku DTPS-KIBBLA.

Panduan ini hanya memberikan garis besar fasilitasi yang perlu dilakukan, fasilitator
diharapkan mampu mengembangkan sendiri ketrampilan fasilitasi sesuai dengan
kebutuhan kelompok. Sebagai referensi lebih lanjut, fasilitator dapat merujuk
berbagai sumber proses fasilitasi, salah satunya Buku Acuan Fasilitator Perencanaan
DTPS-KIBBLA yang dilampirkan dalam bentuk CD pada buku ini.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 1


I.2. Tujuan

Tujuan umum:
Memberikan panduan untuk fasilitator agar mampu mendampingi tim kabupaten/
kota dalam menghasilkan suatu dokumen rencana kerja dan anggaran program
KIBBLA.

Tujuan khusus:

Agar fasilitator dapat:


1. Membangun dinamika kelompok.
2. Mendorong seluruh anggota tim untuk bekerja terus menerus secara bersama-
sama.
3. Membuat setiap anggota tim nyaman untuk mengemukakan pendapat.
4. Menjaga agar tidak ada anggota tim yang mendominasi proses.
5. Memandu kelompok dalam menyelesaikan tugas, tanpa menggurui.
6. Mengingatkan tim untuk memperhatikan waktu yang tersedia.
7. Memberikan informasi/rujukan yang dibutuhkan tim kabupaten/kota yang
sesuai untuk tiap sesi.

2 – DTPS-KIBBLA
BAB II
PENYELENGGARAAN LOKAKARYA PROSES
PERENCANAAN DTPS-KIBBLA

Perlu diperhatikan bahwa fasilitator bukanlah penyelenggara Lokakarya. Lokakarya


diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Propinsi setempat dengan/tanpa bantuan
dari pusat/institusi lain. Pada saat penyelenggara lokakarya DTPS-KIBBLA meminta
kesediaan fasilitator untuk memfasilitasi proses lokakarya perencanaan tersebut,
maka fasilitator harus berkoordinasi dengan penyelenggara untuk memastikan
bahwa semua kebutuhan untuk penyelenggaraan lokakarya akan tersedia dan
sesuai dengan standar. Apabila
lebih dari satu fasilitator yang
diminta oleh penyelenggara, maka
segera tentukan siapa koordinator
fasilitator. Koordinator fasilitator
tersebut yang akan berkoordinasi
dengan penyelenggara untuk
mempersiapkan penyelenggaraan
lokakarya agar berjalan lancar
dan memenuhi tujuannya.

Dalam hal penyelenggara kurang


memahami standar kebutuhan
ideal penyelenggaraan lokakarya
DTPS-KIBBLA maka adalah
menjadi kewajiban fasilitator
untuk menjelaskan standar ideal tersebut dan mengusahakan semaksimal
mungkin agar standar tersebut dapat dipenuhi. Secara ideal tanggung jawab
seorang fasilitator sudah dimulai sejak dia diminta menjadi fasilitator dan baru
berakhir pada saat kelompok mencapai tujuannya.

II.1. Persiapan
Pada tahap ini fasilitator perlu mempelajari Pedoman Perencanaan DTPS-KIBBLA,
Panduan Fasilitator dan Acuan Fasilitator (lihat CD terlampir).

Agar lokakarya dapat berjalan dengan baik, semua pihak yang terlibat dalam
lokakarya harus benar-benar menyiapkan diri: pemrakarsa, penyelenggara, peserta,

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 3


dan fasilitator. Semua pihak harus paham benar tujuan lokakarya. Jika semuanya
siap, maka efektivitas lokakarya akan sesuai dengan apa yang diharapkan.

Khusus fasilitator, perlu memahami empat hal berikut secara lebih seksama:
1. Tujuan lokakarya.
2. Peserta lokakarya.
3. Lingkungan lokakarya.
4. Faktor pendukung lokakarya.

Dengan memahami empat hal itu, maka fasilitator wajib ikut memeriksa kesiapan
tempat lokakarya, peralatan, bahan, dan materi yang dibutuhkan. Selain itu
fasilitator bersama pemrakarsa dan penyelenggara harus menyusun Rancangan
Sesi Lokakarya berdasarkan Agenda Lokakarya Proses Perencanaan DTPS-KIBBLA
yang mencakup aspek:
1. Apa materi yang akan disajikan?
2. Apa tujuan lokakarya?
3. Bagaimana alur proses lokakarya?
4. Metoda apa yang akan digunakan?
5. Siapa fasilitator dan nara sumbernya?
6. Berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap topik
(materi)?
7. Kapan dan di mana lokakarya diselenggarakan?
8. Bagaimana cara pengaturan ruangan dan
penciptaan suasana ruangan lokakarya?
9. Metode apa yang harus digunakan dan pertanyaan kunci yang harus diajukan
dalam Ulasan (Review), Prawacana (Preview) dan Evaluasi Harian?
10. Bagaimana perekaman Lokakarya Proses Perencanaan DTPS-KIBBLA harus
dilakukan dan siapa perekam (recorder) yang harus melakukannya?
11. Bagaimana rekaman proses tersebut akan dilaporkan kembali kepada peserta
dan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam Lokakarya Proses
Perencanaan DTPS-KIBBLA?

Rekaman Lokakarya Proses Perencanaan DTPS- KIBBLA

Dalam Lokakarya Proses Perencanaan DTPS-KIBBLA hal yang dapat dilakukan


untuk merekam proses yang berlangsung adalah menyiapkan notulis, menyusun
lembaran flipchart sebagai dinding belajar, membuat koran lokakarya, majalah
dinding, komik, tayangan foto, slide show, dan video. Fungsi alat bantu tersebut
adalah untuk memelihara memori kelompok semaksimal mungkin.

Pada prinsipnya kehadiran seorang recorder atau orang yang bertugas memelihara
memori kelompok adalah tanggung jawab fasilitator dan merupakan hal yang
sangat penting dalam Lokakarya Proses Perencanaan DTPS-KIBBLA. Ini bagian
tak terpisahkan dari tanggung jawab fasilitator untuk menyajikan dan mengelola
memori kelompok yang akurat, meskipun kegiatan ini seringkali disepelekan.

4 – DTPS-KIBBLA
Berikut ini lima langkah efektif mengelola memori kelompok dengan dinding
belajar:
1. Pastikan siapa yang bertanggung jawab untuk memelihara memori kelompok
sebelum lokakarya dimulai.
2. Pastikan tempat lokakarya memiliki ruang yang cukup untuk memajang
rekaman memori kelompok.
3. Di awal lokakarya jelaskan cara menggunakan catatan memori kelompok.
Misalnya, bahwa yang tertulis di flipchart adalah memori kelompok.
4. Beri nomor setiap flipchart dan pajang secara berurutan.
5. Pada akhir lokakarya pindahkan dan ketik memori kelompok sebagai bagian
dari notulensi lokakarya untuk dibagikan kepada peserta.

Fasilitator (secara mandiri atau bersama penyelenggara dan pemrakarsa lokakarya)


harus memeriksa kembali semua butir persiapan. Untuk memudahkan fasilitator
melakukan tugas ini maka pada Lampiran 2 disajikan Daftar Tilik persiapan
lokakarya ini, sebagai alat bantu untuk memastikan bahwa persiapan lokakarya
sudah dilakukan dengan baik. Biasakan untuk mengisi Daftar Tilik tersebut setiap
kali akan menyelenggarakan lokakarya DTPS-KIBBLA.

Hal-hal lain yang perlu disiapkan:

1. Membuat TOR Lokakarya DTPS-KIBBLA yang mencakup tahap 1, 2, dan 3.


2. Menyepakati daftar undangan pada tahap lokakarya perencanaan (lihat Pedoman
DTPS-KIBBLA).
3. Waktu penyelenggaraan dan jadwal setiap tahapan lokakarya perencanaan.
4. Tempat penyelenggaraan lokakarya perencanaan dan penginapan peserta.
5. Perencanaan biaya lokakarya perencanaan (Bagi peserta dari kabupaten/kota
yang jauh jaraknya dari ibukota propinsi, sebaiknya diundang untuk hadir satu
hari sebelum pelaksanaan tahapan lokakarya).
6. Kegiatan rekreasi bagi peserta perlu diadakan satu kali, misalnya karaoke atau
malam keakraban dengan penampilan dari peserta.
7. Jadwal Perencanaan Perencanaan DTPS-KIBBLA yang sudah dilengkapi dengan
nama penanggung jawab setiap sesi.

II.2. Fasilitas dan Sarana


Fasilitas tempat penyelenggaraan, hendaknya memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Ruangan yang cukup besar dan nyaman untuk menampung sejumlah peserta
secara leluasa.
2. Ruangan untuk 40 peserta (2 kabupaten) – 60 peserta (4 kabupaten).
3. Tetapkan ruang yang cukup besar agar dapat dipergunakan untuk sidang pleno
maupun diskusi kelompok. Bila ruangan tidak cukup luas, perlu tambahan 1–2
ruangan kecil untuk diskusi kelompok.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 5


4. Ruangan yang mempunyai fasilitas penerangan dan ventilasi yang bisa
disesuaikan, sehingga nyaman untuk bekerja bagi peserta. Akan lebih baik
jika ruangan memiliki sumber cahaya alami dengan jendela yang bisa dibuka,
sehingga apabila terpaksa terjadi pemadaman aliran listrik maka proses
lokakarya akan dapat tetap berlangsung dan peserta tetap merasa nyaman.
5. Ruangan sekretariat dengan fasilitas 1-2 komputer dan 1-2 printer.
6. Kamar-kamar penginapan dalam jumlah yang cukup untuk jumlah peserta dan
fasilitator. Perlu diatur agar fasilitator lebih dekat dengan ruangan lokakarya.
7. Hindari tempat penginapan/bungalow yang jauh dari ruang sidang.
8. Pengaturan kursi dalam ruangan disesuaikan.
9. Pengaturan duduk peserta dengan meja yang dikelilingi (dinner style). Kalau
tidak memungkinkan, untuk sidang pleno bentuk U dan diskusi kelompok diatur
tersendiri.

II. 3. Perlengkapan Lokakarya Perencanaan:

1. 1 LCD.
2. 1 Layar.
3. Minimal 2 laptop/PC untuk 1 tim kabupaten, flipchart (2 untuk 1 tim kabupaten)
dengan kertas flipchart dan spidol 2 warna atau lebih dengan jumlah yang
cukup.
4. Whiteboard/papan flipchart (1 untuk 1 tim kabupaten) dengan spidol dan
penghapus.
5. Metacard (3 warna) berukuran 8x20 cm (bisa dibuat dari karton manila). Satu
tim kabupaten perlu disediakan sekitar 4x40 lembar.
6. Double tape dengan gunting untuk masing-masing kelompok.
7. Masking tape kertas 2 gulung.
8. 1 printer dengan PC khusus untuk mencetak hasil-hasil kelompok.
9. ATK untuk masing-masing peserta dan fasilitator.
10. CD/disket minimal sejumlah masing-masing kelompok.

6 – DTPS-KIBBLA
II.4. Materi
Bagi setiap peserta:
1. CD/disket minimal sejumlah masing-masing kelompok.
2. Handout presentasi.
3. Pedoman Perencanaan DTPS-KIBBLA.
4. Bahan referensi (Rencana Strategis Nasional Making Pregnancy Safer,
Rencana Strategis dan Kebijakan Program Kesehatan Anak, Gizi dan Obat dan
Perbekalan).

Bagi Fasilitator:
1. 1 LCD.
2. Pedoman Perencanaan DTPS-KIBBLA.
3. Panduan Fasilitator DTPS-KIBBLA.
4. CD dan handout presentasi.
5. Bahan referensi (pada CD).

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 7


BAB III
FASILITASI PROSES
PERENCANAAN DTPS-KIBBLA

Fasilitasi dalam konteks kelompok atau


pertemuan, dapat digambarkan dengan beberapa
cara. Sebagai contoh:
1. Menjadikan atau membuat mudah, atau
2. Membantu peserta menolong diri mereka
sendiri dengan cara sederhana, hadir di sana,
menyimak dan merespon kebutuhan orang-
orang, atau
3. Mendukung individu, kelompok, dan organisasi selama proses partisipatif.

Mengingat fokus fasilitasi Perencanaan DTPS- KIBBLA ini adalah fasilitasi kelompok
dan pertemuan, maka digunakan definisi berikut ini:

“Fasilitasi adalah proses sadar, sepenuh hati, dan sekuat tenaga membantu
kelompok sukses meraih tujuan terbaiknya dengan taat pada nilai-nilai partisipasi
dan menjadikan kelompok berfungsi sebagai kelompok”

III.1. Fasilitasi Pertemuan Multipihak


Untuk dapat memfasilitasi pertemuan multipihak ada beberapa hal yang mesti
diperhatikan:
1. Siklus perkembangan kelompok.
2. Cara belajar orang dewasa.
3. Nilai-nilai dasar partisipasi.
4. Proses pengambilan keputusan.
5. Karakteristik lokal

a. Siklus Perkembangan Kelompok


Saat para peserta datang ke pertemuan, mereka masih sebagai perseorangan, belum
menjadi kelompok apalagi Tim Perencana DTPS. Mereka masih membutuhkan
waktu dan harus melalui tahapan-tahapan tertentu.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 9


Agar kelompok mencapai tujuan pertemuan, sebagai fasilitator Anda bertugas
mendorong kelompok melalui siklus perkembangan kelompok berikut ini:

TAHAP DESKRIPSI PERAN FASILITATOR


PEMBENTUKAN Tahap orang berkumpul dan Pastikan bahwa Anda
membentuk sebuah kelompok. membantu setiap
Mungkin sebenarnya tidak anggota kelompok
berminat datang ke pertemuan, merasa nyaman. Beri
tapi terpaksa karena ditugaskan. mereka waktu untuk
Mungkin ada perasaan saling berkenalan dan
ketidakpastian atau keresahan. gunakan permainan
“Apakah saya cocok dengan pemecah kebekuan dan
anggota yang lain?”, “Apakah batas di antara para
orang lain akan menerima peserta.
saya?”, “Jangan-jangan saya
melakukan kesalahan di hadapan
atasan?”
PENJELASAN Tahap anggota kelompok Bantulah kelompok
mendapat penjelasan tujuan dalam mencari titik
pertemuan. Ada interaksi antar pijak yang sama dan
anggota karena mereka sadar membentuk sendiri
bahwa mereka menuju tujuan visi, misi serta tujuan
yang sama. kelompok. Gunakan
kegiatan-kegiatan
pengenalan dan agenda
yang jelas.
GEGARAN Tahap membangun dimana Berikan dukungan
masing-masing anggota mulai kepada seluruh anggota
mengambil peran. Ini tahap kelompok. Kembangkan
penting karena mungkin terjadi dan gunakan teknik-
uji coba, tarik-menarik, dan teknik fasilitasi serta
bahkan juga konflik. Benturan ingatkan peserta akan
kepribadian mungkin ada dan tujuan dan norma-norma
pertentangan terhadap pemimpin kelompok. Usahakan
kelompok. agar tercipta keterbukaan
dan keinginan untuk
mengatasi konflik.
PENATAAN Tahap stabilisasi di mana aturan, Berikan bantuan
ritual, dan prosedur ditetapkan dan dalam menghaluskan
diterima. Identitas peran disepakati proses. Jika diperlukan,
bersama dan tercipta suasana perbaiki atau sesuaikan
kebersamaan. Jalan menuju norma dan serahkan
kemajuan disetujui bersama. kembali tanggung jawab
kepada kelompok.

10 – DTPS-KIBBLA
PENAMPILAN Kelompok telah berfungsi Tunjukkan dukungan
sebagai kelompok. Proses dan rasa percaya pada
berjalan dengan dinamis, setiap kelompok. Hargai
orang telah berpartisipasi. perubahan yang terjadi
dengan memberikan
pujian tetapi jaga agar
tidak berlebihan.
HARU Tahap akhir. Tugas sudah Siapkan peserta agar
selesai dikerjakan, dan tujuan bisa menghadapi
utama pembentukan kelompok transisi dari
sudah terpenuhi. Siklus kehidupan pembentukan
kelompok secara resmi sudah kelompok menuju
berakhir. Ada rasa sedih dan bubarnya kelompok.
anggota mulai memikirkan tugas Pastikan bahwa
lain. ada semacam ritual
perpisahan, baik
secara individu
maupun sebagai
kelompok. Gunakan
beberapa metode
umpan balik akhir.

Beberapa kiat yang dapat membantu fasilitator membangun kelompok:


1. Belajar memahami sebanyak mungkin karakter dan sifat-sifat individu ketika ia
menjadi anggota kelompok.
2. Mendorong peserta mengembangkan norma belajar yang bersifat insentif agar
benar-benar menjadi rujukan semua peserta.
3. Mengamati perkembangan kelompok dengan teliti dan mendorong peserta
menemukan normanya yang mampu mendorong kelompok mencapai tujuannya.
4. Memberikan umpan balik kepada perilaku pribadi dan kelompok yang bisa
mengganggu tujuan kelompok.
5. Membentuk kelompok diskusi yang benar-benar kecil dan memungkinkan semua
menyumbangkan pikiran dengan aman.
6. Jangan malu meminta bantuan orang di luar kelompok jika memang diperlukan.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 11


Jenis-jenis perilaku konstruktif dan ciri-cirinya

Jenis Perilaku Ciri-Ciri


Inisiator Mengusulkan gagasan-gagasan baru untuk
didiskusikan serta pendekatan-pendekatan baru
untuk mengatasi masalah.

Pemberi Opini Menyampaikan pandangan-pandangan yang


relevan dan menawarkan solusi lainnya.

Pembangun Membangun dari apa yang diusulkan orang lain


Pemberi Klarifikasi Memberikan contoh-contoh relevan,
menawarkan alasan, mencari pengertian dan
pemahaman, melakukan klarifikasi atas masalah.

Penguji Mengangkat pertanyaan-pertanyaan untuk ‘menguji’


apakah kelompok sudah siap mengambil keputusan.
Pembuat Kesimpulan Melakukan ulasan atas diskusi dan menyimpulkannya.

Penantang Menantang kelompok agar berpikir kritis


tentang gagasan mereka sendiri.
Pereda Ketegangan Menggunakan humor atau meminta rehat pada
saat-saat yang tepat.

Pencari Kompromi Mengalah sewaktu dibutuhkan agar kelompok


dapat melangkah maju
Pencipta Keharmonisan Membantu menciptakan suasana harmonis.
Pemberi Semangat Memberi semangat pada yang lain, bersikap
ramah dan memuji.

Penjaga Gawang Menjaga agar komunikasi berjalan lancar dan


mendorong partisipasi.

12 – DTPS-KIBBLA
Kiat Mengelola Dinamika Kelompok Sulit
Berikut ini dijabarkan tipe-tipe atau karakter individu di dalam sebuah kelompok
dan cara melakukan intervensi bila fasilitator menghadapi karakter peserta seperti
berikut ini:

Karakter Sulit Intervensi Fasilitator


Pendiam Orang pendiam harus dihargai, apapun partisipasi mereka. Pada saat di
luar ruang pertemuan, berikan semangat. Berikan umpan balik pribadi
secara tersendiri. Berikan kesempatan memperoleh materi sebelumnya
agar bisa mempersiapkan diri. Luangkan waktu bersama. Bersabarlah.
Undang bicara dan cari tahu bagaimana pemahamannya atas
isi pertemuan. Dorong kelompok membantu ia belajar. Bentuklah
kelompok diskusi kecil
Penghalang Cari penyebabnya. Berikan umpan balik. Ingatkan tentang norma
belajar dan jika perlu disesuaikan bila akan mendorongnya lebih positif.
Berikan tanggung jawab pada kelompok. Hadapi perilaku jika ia
benar-benar menjadi penghalang. Dukung dan perkuat perilaku lain
di dalam kelompok. Berikan kesempatan berbicara di luar pertemuan.

Agresor Cari penyebabnya dan hilangkan jika memungkinkan. Berikan umpan


balik. Ubah komposisi kelompok. Ingatkan kelompok tentang norma
belajar. Hadapi perilakunya ketika terjadi dan perkuat perilaku lain
ketika terjadi. Bentuk kelompok alternatif non-agresif. Diskusikan
akibat perilakunya dengan seluruh anggota kelompok.

Dominator Luangkan waktu. Berikan umpan balik. Catat tingkat partisipasinya.


Buat kelompok bagi orang-orang yang bertipe sama. Bisa meminta ia
dia beberapa saat. Undang agar ikut bertanggung jawab atas peran
serta yang lain. Kembangkan sikap asertif terhadap orang lain.

Menarik Diri Cari alasannya. Berikan peran saat memberikan tugas kepada
kelompok. Perkuat, berikan semangat, dukung partisipasinya dan
berikan tanggung jawab khusus. Tempatkan pada kelompok yang mau
memberikan dukungan. Terima keputusannya dan bersabarlah.
Dorong terus partisipasinya.

Pelawak Ingatkan kelompok akan manfaat dan penyalahgunaan humor.


Hadapi perilakunya. Berikan umpan balik – beri waktu agar bisa
berubah. Dukung perilaku peserta yang berbeda dengan perilaku
orang ini.
Penyendiri Tunjukkan sikap menerima. Berikan umpan balik jika sesuai.
Berikan dukungan khusus. Alokasikan peran atau tanggung jawab
khusus. Dukung – ciptakan kesempatan untuk meraih penghargaan.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 13


b. Cara Belajar Orang Dewasa
Proses belajar orang dewasa berbeda
dengan anak-anak. Cara belajar anak-
anak seperti mangkuk bermulut lebar
yang terbuka. Mereka menerima setiap
pengetahuan dan pengalaman secara
terbuka.

Inilah proses awal dalam penciptaan model


mental seseorang. Beranjak dewasa,
orang belajar dengan cara berbeda.
Model mental yang terbentuk membuat
seseorang melakukan proses seleksi atas
pengetahuan yang diterimanya, seperti mulut botol, sehingga pengetahuan yang
diterima pun terbatas. Nah, dalam proses fasilitasi yang menggunakan pendekatan
accelerated learning, proses belajar mengubah mulut botol kembali menjadi
mangkuk, seperti masa kanak-kanak. Peserta diajak untuk membuka diri lebih luas
untuk menerima pengetahuan-pengetahuan baru dengan cara bersikap otentik
dan mengurangi sensor diri dalam pikiran mereka.

14 – DTPS-KIBBLA
Fakta Otak:
1. Memiliki 100 milyar sel otak dan setiap sel mengelola ratusan koneksi saat
berfikir.
2. Setiap tahun rusak 10 ribu sel atau pada usia 80 tahun hanya terjadi 3%
kerusakan.
3. Kecepatan berpikir adalah 800 kata per menit, sedangkan kemampuan bicara
adalah 120 kata per menit.
4. Setiap 10 menit otak akan istirahat jika tidak diberikan stimulan.
5. Jika pesan hanya disampaikan satu kali, otak hanya mampu mengingatnya
10% setahun kemudian. Jika diulang 6 kali menjadi 90%.
6. Pesan berupa gambar akan diingat 80%, berupa kelakuan 79% dan hanya
didengar 45% (setelah 24 jam kemudian).
7. Otak akan lebih mengingat bentuk (kotak, bulatan, dan lain-lain), warna-
warni, dan tulisan gelap dengan latar belakang lebih terang.

Otak Super
1. Melihat, percaya, dan belajar. Cara belajar kita 90% lewat mata. Warna dan
gerakan mendorong kemampuan belajar.
2. Belajar secara tidak sadar, adalah 99% dari seluruh proses belajar. Tanda-
tanda nonverbal dan suasana positif sangat penting dalam proses belajar.
3. Gaya belajar pilihan: lihat, dengar, dan gerak. Ada banyak jenis kecerdasan
(bersumber pada kata, musik, logika, aroma, gambar, tubuh, gaul, diri, alam,
dan lain-lain).
4. Emosi dan suasana hati berpengaruh pada cara belajar. Puncak kemampuan
belajar otak terjadi saat stres rendah dan tantangan tinggi.
5. Ritme-irama. Musik membantu kita memproses informasi dengan mudah.
Secara alami otak bekerja dalam siklus 90 menit-an. Musik dengan ketukan
60/menit dapat meningkatkan daya ingat.
6. Kelamin otak. Otak lelaki kuat dalam memusatkan perhatian pada hal-hal
tertentu. Otak perempuan kuat untuk mengamati, menyimak, mengingat,
membaca, tanda-tanda nonverbal, dan mengungkapkan perasaan.
7. Daya ingat. Otak kita mampu menyimpan informasi sebanyak 500 jilid
ensiklopedi. Daya ingat paling kuat ketika informasi yang disampaikan
berkesan, ada konteks, dan ada polanya.
8. Sesuatu yang baru, rasa ingin tahu dan hal-hal yang berkaitan dengan
kehidupan langsung akan meningkatkan minat. Gunakan gerak untuk menarik
perhatian. Berikan waktu yang cukup untuk refleksi.
9. Imajinasi lebih penting dari kecerdasan. Membayangkan keberhasilan dan
menuliskan tujuan adalah langkah-langkah kunci.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 15


Saya dengar, saya lupa

Saya lihat, saya ingat

Saya kerjakan, saya paham

Siklus Belajar Berbasis Pengalaman


Rancangan panduan sesi-sesi dalam buku panduan ini dirancang dengan
menggunakan siklus belajar orang dewasa berbasis pengalaman yang berintikan
pada kegiatan merasakan, melihat, mendengar, dan melakukan. Ingat pengalaman
kita terantuk batu atau jatuh. Kita mengalami, itu menjadi pengalaman nyata bagi
kita. Kita kemudian mencari makna atas pengalaman itu. Mengambil hikmah,
kata kita. Pun, kita terus mencari penjelasan dari kenyataan itu. Kita mencoba
mengambil kesimpulan. Itu yang menjadi dasar kita untuk menemukan tindakan
baru ketika bertemu dengan situasi yang sama, atau mencoba hal-hal baru yang
sama sekali berbeda. Siklus belajar berbasis pengalaman inilah yang kemudian
menjadi dasar siklus belajar orang dewasa.

pengalaman nyata
CARA BELAJAR KILAT
MENGALAMI

Merasakan Melihat

MENCOBA Siklus Belajar MENGAMBIL


HAL BARU dari Pengalaman HIKMAH

Mendengar Melakukan menemukan mencari makna


tindakan baru MENYIMPULKAN dari pengalaman

mencari penjelasan
dari kenyataan

16 – DTPS-KIBBLA
Sebuah sesi belajar dalam Perencanaan DTPS-KIBBLA diatur dengan urutan sebagai
berikut:

SIKLUS BELAJAR

CLOSING TAHAP MERASAKAN


ulangi beberapa butir peserta melakukan sesuatu
pelajaran penting hal berkaitan dengan materi
dialog

TAHAP MERANGKUM TAHAP MENGURAI


peserta merumuskan hal-hal peserta menjelaskan
yang dinilai terbaik sesuai perasaan, pikiran, dan
dengan tujuan pertemuan pengalamannya

TAHAP MENILAI
peserta menilai mengapa
perasaan, pengalaman, dan
pikiran berbeda atau sama
dengan yang lain

c. Nilai-Nilai Dasar Partisipasi


Kehadiran banyak pihak, dengan pengalaman dan latar belakang yang berbeda-beda,
menuntut fasilitator memahami dan menguasai nilai-nilai dasar partisipasi.
Nilai-nilai itu kemudian diwujudkan melalui penggunaan metode, teknik atau
keterampilan fasilitasi tertentu untuk mendorong terjadinya pengambil
keputusan yang partisipatif. Ada empat nilai dasar partisipasi, yakni:
1. Partisipasi penuh.
2. Saling memahami.
3. Solusi inklusif.
4. Berbagi tanggungjawab.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 17


Partisipasi Penuh
Selama proses partisipatif,
seluruh pemangku kepentingan
Saling Memahami didorong untuk aktif terlibat dan
Dalam upaya kelompok pe- mengungkapkan apa yang ada
mangku kepentingan mencapai di pikiran mereka. Ini akan
kesepakatan berkelanjutan, ang- menguatkan peserta. Pemangku ke-
gota kelompok perlu memahami pentingan menjadi berani mengangkat
dan menerima alasan dibalik isu-isu yang sulit. Mereka belajar
kebutuhan dan tujuan setiap untuk berbagi kebutuhan dan
orang. Sikap dasar menerima dan opini. Dan, dalam proses, mereka
memahami akan menghadirkan belajar untuk menemukan dan
ide-ide inovatif yang menyetara- memahami keragaman pendapat
kan sudut pandang. dan latgar belakang pemangku ke-
pentingan yang terlibat.

Nilai-nilai dasar ini


hanya akan terjadi
jika seluruh pemangku
kepentingan berperan
aktif dalam pengambilan
keputusan.
Berbagi tanggungjawab
Selama proses partisipatif, pe-
Solusi Inklusif mangku kepentingan memilki rasa
Solusi inklusif adalah solusi yang tanggungjawab yang tinggi untuk
bijak. Dibuat dari integ ras i menciptakan dan membangun
perspektif dan kebutuhan semua kesepakatan-kesepakatan yang
orang. Solusi ini menguntung- berkelanjutan. Mereka akan terus
kan karena merefleksikan berusaha memberikan masukan
gambaran dan perspektif sebe- sebelum keputusan final diambil.
narnya. Tidak hanya memperha- Ini berbeda tajam dengan asumsi
tikan yang berkuasa dan berpen- konvensional yang menyebabkan
garuh, tapi juga mereka yang setiap orang harus menanggung
termarginalisasi dan lemah. konsekuensi dari keputusan
yang dibuat segelintir orang kunci.

Fasilitasi Memastikan Nilai-Nilai Partisipasi Bekerja

Promosi saling mema-


hami dan “menggoyang” Dorong partisipasi penuh
posisi dan menolak sensor diri

Saling Memahami Partisipasi Penuh

NILAI-NILAI DASAR
PARTISIPASI

Solusi Inklusif Berbagi tanggung-


jawab

Rawat solusi inklusif, dan Beri keterampilan berpikir


ubah mental menang-kalah baru dan meningkatkan
manajemen pertemuan

18 – DTPS-KIBBLA
d. Proses Pengambilan Keputusan
Kebanyakan orang berpikiran, sebuah dialog pengambilan keputusan berjalan
dengan linear seperti teori. Ide-ide bermunculan dengan teratur dan melengkapi
keputusan yang akan diambil. Setiap topik yang muncul dalam satu kelompok
akan memunculkan ide-ide lain pada para peserta (diwakili lingkaran-lingkaran
pada ilustrasi di bawah ini). Setiap orang muncul untuk melengkapi ide-ide orang
lain, kebanyakan dalam kecepatan yang sama, dan setiap orang berada pada
situasi paling terbaik.

Mitos atau realita?

Titik Keputusan

Sayang sekali, kenyataannya tidak begitu. Acap kali, proses yang dialami peserta
menimbulkan frustasi karena tidak berjalan lurus, berhenti, saling bertabrakan,
menyatu, mengembang, berpisah, dan seterusnya. Sesungguhnya proses yang
terjadi seperti gambar di bawah ini:

Realita sesungguhnya!

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 19


Teori Permata untuk Pengambilan Keputusan Kelompok
Untuk mengatasi situasi di atas, Anda dapat menggunakan teori permata seperti
yang diperlihatkan dalam bagan berikut ini:

Bosan, Marah, Imajinasi, kejelasan,


Kesal fokus, semangat
Senang, aktif,
tertarik,
berpikir

Keputusan
bersama

Opini biasa
Penghalusan
Kepuasan dini Sintesis

Solusi alternatif
yang inklusif
Perspektif Ada
berbeda Tidak ada pemahaman
Zona Berpikir pemahaman bersama Zona Berpikir
bersama
Divergen Konvergen
Zona Melenguh

Zona Berfikir Divergen


Dalam upaya memecahkan persoalan, kelompok perlu lebih dari sekadar membagi
pilihan-pilihan atau ide-ide biasa-biasa saja, atau hanya dari satu perspektif. Mereka
perlu menekan pedal gas untuk masuk dalam zona berpikir divergen atau cara
berpikir terbuka. Zona berpikir divergen ini akan meluaskan batas-batas ide yang
dapat didiskusikan kemudian.

Peran Fasilitator:

1. Mengingatkan kelompok jika masuk diskusi “cara biasa”.


2. Membantu kelompok menghindari pengambilan keputusan yang terlalu cepat
(keputusan dini) dengan memperlihatkan sedikitnya masukan yang ada.
3. Menyemangati semua orang untuk ikut terlibat.
4. Berpikir tentang alat bantu dan keterampilan yang dibutuhkan untuk belajar
tentang sudut pandang orang lain.
5. Menyarankan cara untuk melakukan kegiatan berfikir terstruktur (misal, curah
pendapat).
6. Tidak meminta orang untuk menarik, membetulkan, atau memikir ulang opini-
opininya.
7. Menyemangati peserta untuk masuk ke isu-isu sulit atau menantang.

20 – DTPS-KIBBLA
Zona Berpikir Konvergen
Sebuah kelompok memasuki Zona Konvergen ketika telah membangun
kesepahaman. Dialog-dialog menjadi lebih mudah. Ini beberapa contoh apa yang
dapat terjadi:
1. Seseorang menawarkan ide yang menarik.
2. Yang lain menggali lebih dalam untuk lebih memahami ide itu.
3. Seseorang lainnya menambahkan sesuatu pada ide itu.
4. Seseorang memadukannya dengan ide yang benar-benar berbeda.

Ini berarti anggota kelompok secara realistis menyertakan perspektif orang lain
ke dalam pemikiran mereka sendiri. Ketika ini terjadi, peserta sebenarnya telah
berada di jalan penemuan solusi yang menyertakan semua kebutuhan dan capaian.
Jenis solusi seperti ini menunjukkan peserta telah berada di Zona Konvergen.

Peran Fasilitator:

Dalam Zona Konvergen, tugas utama fasilitator membantu kelompok mengesplorasi


alternatif-alternatif dan mensintesa mereka dalam sebuah solusi yang akan bekerja
untuk setiap orang. Prinsipnya, sekali sebuah kelompok berhasil dikelola untuk
membangun kerangka kerja kesepahaman bersama, diskusi akan bergerak cepat
dengan cantik, dan cukup menyenangkan, dengan sedikit intervensi. Memang,
kadang ada perkecualian. Beberapa kelompok kesulitan berpikir kreatif, mereka
mungkin membutuhkan bantuan untuk mendobrak tipe berpikir rutin mereka.
Ada kelompok lain yang begitu bersemangatnya sehingga mereka mengambil
keputusan-keputusan impulsif yang bernilai rendah dan terlalu terikat. Kelompok-
kelompok ini membutuhkan bantuan fasilitator untuk membantu mereka menjadi
tepat, bukan impulsif, ketika mereka memikirkan kembali dan menolong untuk
menguatkan logika ide-ide mereka.

Zona Melenguh
Dalam Zona Konvergen Anda mendorong dan menyemangati peserta untuk ikut
berkontribusi menyumbangkan ide-ide. Banyak ide yang lahir, terutama karena Anda
berhasil mendorong peserta untuk tidak segera mengambil keputusan prematur.
Hanya saja, setelah ide terkumpul, sebelum mencapai Zona Konvergen, biasanya
kelompok akan melalui sebuah periode kebingungan. Selama waktu ini penting
untuk saling berbagi dan mungkin memodifikasi perspektif agar terbangun sikap
saling memahami. Situasi ini kerap disebut sebagai Zona Melenguh, zona di mana
orang-orang sulit bertoleransi dengan perasaan yang tumbuh di dalam kelompok
manakala ada orang yang tak membagi kerangka kerjanya. Bagaimanapun juga,
pencapaian terbaik dilakukan dengan sebuah perjuangan. Dengan mengakui dan
memahami Zona Melenguh dan dinamikanya, seorang fasilitator dapat memberi
makna dengan membantu kelompok melalui saat-saat sulit.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 21


Peran Fasilitator

1. Tajamkan keterampilan menyimak Anda.


2. Semangati kelompok untuk terus berjuang dan yakinkan mereka bahwa
perjuangan ini bagian yang normal dari sebuah proses.
3. Dorong kelompok untuk berbagi perspektif.
4. Hargai penolakan dan minta saran.
5. Bersabarlah.
6. Bersikap toleran.
7. Fleksibel.
8. Di atas semuanya, berikan kepercayaan dan keyakinan pada kelompok.

e. Memperhitungkan Karakter Lokal


Dalam memfasilitasi pertemuan multipihak, seorang fasilitator harus memperhatikan
karakter lokal peserta. Pemilihan metode dan teknik disesuaikan dengan nilai-
nilai dan kebiasaan yang berlaku. Misalnya saja, untuk tempat-tempat yang
sangat memperhitungkan perbedaan gender seperti di Aceh fasilitator sebaiknya
menghindari permainan yang menyebabkan peserta lelaki dan perempuan saling
bersentuhan.

Pemahaman karakter lokal juga akan membantu peserta untuk menciptakan gaya
belajar yang tepat, yang berbeda di satu tempat dengan tempat lainnya. Untuk
daerah Aceh, misalnya, penggunaan beragam bentuk dan warna kertas dapat
meningkatkan akslerasi belajar. Beda dengan gaya belajar orang Papua yang lebih
suka penggunaan metode gerak dan lagu. Sedangkan untuk daerah seperti Jawa
Timur, gaya belajar setengah bercanda dalam model simulasi, drama, atau teater
tradisional akan lebih masuk. Daerah lain, memiliki gaya belajar yang lain lagi.

Ada baiknya memang fasilitator


mengenal aspek kelokalan satu
daerah tertentu. Penggunaan bahasa
setempat, istilah-istilah lokal yang
sedang populer, sapaan magis khas,
hingga contoh-contoh kasus setempat
yang relevan, akan membantu proses
pencairan batas dan membuat nyaman
perasaan peserta. Ini akan membantu
peserta untuk masuk ke dalam topik
pembahasan tanpa merasa asing atau
berjarak hanya karena tidak paham
atas istilah atau contoh yang digunakan
fasilitator.

22 – DTPS-KIBBLA
III.2. Kekhususan Fasilitator Perencanaan DTPS-KIBBLA
Lokakarya yang efektif dan dapat memenuhi
harapan peserta memerlukan persiapan yang
matang, manajemen yang baik, fasilitator
terlatih. Untuk kelancaran lokakarya diperlukan
fasilitator terlatih yang memenuhi kriteria tertentu
dan memiliki keterampilan fasilitasi untuk
mendampingi tim kabupaten/kota selama proses
lokakarya.

Seorang fasilitator DTPS-KIBBLA dituntut untuk


dapat berperan dalam fasilitasi kelompok kecil,
sampai fasilitasi kelompok dalam jangka panjang
yang melibatkan berbagai pihak (pemangku
kepentingan) dari latar belakang yang berbeda.

a. Kriteria Fasilitator

1. Mempunyai latar belakang pendidikan S1.


2. Mempunyai pengalaman bekerja di bidang manajemen kesehatan.
3. Memahami dinamika kelompok dan mempunyai keterampilan fasilitasi.
4. Mempunyai ketrampilan dasar dalam melatih atau fasilitasi.
5. Mempunyai ketrampilan komunikasi.
6. Mengerti prinsip-prinsip belajar orang dewasa.
7. Dapat bekerja sama dan berkoordinasi dalam tim serta mempunyai waktu
untuk mengikuti lokakarya secara penuh, mulai dari Tahap Orientasi sampai
tahap advokasi/tindak lanjut.
8. Mampu menggunakan komputer.
9. Mampu melakukan evaluasi pencapaian tujuan para peserta.
10. Mengenal materi yang berkaitan dengan kebijakan nasional, analisis data,
rencana strategis, isu dan masalah, serta perencanaan dan penganggaran
KIBBLA.

Berdasarkan kriteria di atas maka fasilitator dapat direkrut dari:

1. Depkes/Dinas Kesehatan Provinsi atau dari kabupaten/kota: Pengelola program,


Balai Diklat, BPTKM, widyaiswara.
2. Institusi pendidikan dan atau organisasi profesi: Staf pengajar Fakultas
Kesehatan Masyarakat, Akper, Akbid.
3. Intitusi pemerintah lain yang berkaitan dengan perencanaan kesehatan.
4. Institusi pemberi bantuan teknis atau penyandang dana seperti: WHO, UNICEF,
USAID, AUSAID, dan sebagainya.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 23


b. Karakteristik Fasilitator
Seorang fasilitator yang baik, tidak
menunjukkan bahwa dirinya yang paling
mengetahui/berpengalaman, tapi ia harus
selalu berupaya untuk dapat membangun
dan mempertahankan kredibilitas sebagai
fasilitator, antara lain dengan:

1. Hadir di tempat lokakarya sebelum


waktunya setiap hari, terutama pada hari pertama.
2. Menyapa setiap peserta lokakarya dan mempelajari nama peserta secepatnya.
3. Berpakaian sesuai norma yang berlaku.
4. Menghargai semua pendapat orang lain/peserta, dan tidak memaksakan
kehendaknya.
5. Mendorong peserta untuk mengemukakan pendapat dan berperan aktif dalam
proses lokakarya.

c. Kompetensi Fasilitator
Selain karakteristik dan kriteria tersebut, seorang fasilitator DTPS-KIBBLA diharapkan
memiliki kompetensi fasilitator sehingga dia mampu menjalankan fungsi fasiltasi
sesuai dengan pengertian fasilitasi yang sudah dijelaskan sebelumnya. Untuk
memudahkan dalam mengingat maka kompetensi fasilitator dapat dimetaforakan
sebagai “Pohon Fasilitasi”:

1. Akar: Sikap dasar fasilitator.


2. Batang: Keterampilan komunikasi interpersonal.
3. Daun: Keterampilan mengelola dinamika kelompok.
4. Buah: Keterampilan merancang proses pertemuan dan aksi kolektif.

Bagian Akar

Di bagian paling dasar ini, fasilitator harus memiliki kemampuan untuk mengolah
kecerdasan emosional. Selain itu, ia mesti memahami dan menginternalisasi
4 sikap fasilitator: empati, minat, positif tanpa syarat, dan percaya penuh atas
kekampuan kelompok. Ini memang akarnya fasilitasi, yang mau tidak mau harus
dikuasai jika ingin naik ke bagian lain. Tanpa melalui bagian akar ini maka seorang
fasilitator akan kehilangan alasan untuk membantu kelompok.

Bagian Batang

Untuk sampai di bagian ini, seorang fasilitator haruslah menguasai keahlian


komunikasi personal. Ia mampu mengamati, menyimak, bertanya, menggali lebih

24 – DTPS-KIBBLA
dalam, mengulang dalam bahasa sederhana, dan mendorong dialog di antara para
peserta. Pendeknya, ia mesti ahli dalam keterampilan verbal dan non-verbal.

Bagian Daun

Jika komunikasi personal telah dikuasai, maka seorang


fasilitator naik ke bagian daun dan membutuhkan keahlian
dalam mengelola kelompok. Ia mesti ahli dalam hal-hal
berikut ini:
1. Membangun kepercayaan dan keyakinan diri.
2. Menyediakan dan menerima umpan balik.
3. Mendorong partisipasi penuh.
4. Membangun dinamika kelompok dan tim kerja.
5. Mengawasi peran-peran dan tingkatan kelompok.
6. Mempromosikan sikap saling memahami.
7. Merawat solusi-solusi inklusif.
8. Membantu memecahkan masalah atau konflik.

Bagian Buah

Ini bagian tertinggi dari kecakapan fasilitasi seseorang. Di tingkatan ini seorang
fasilitator telah memiliki kemampuan untuk merancang proses fasilitasi. Sudah
menjadi desainer, baik untuk dirinya maupun untuk orang lain. Oleh karena itu,
dia mesti ahli dalam soal-soal berikut ini:
1. Membuat setting agenda yang realistik.
2. Menyarankan proses pertemuan.
3. Mengawasi proses pertemuan.
4. Mendukung rencana aksi.
5. Mendukung, mengawasi dan mengevaluasi secara mandiri.

d. Peran Fasilitator

Program DTPS-KIBBLA adalah program terobosan di Departemen Kesehatan


karena mulai melibatkan berbagai pihak di luar jajaran kesehatan dalam tingkat
perencanaan maupun pelaksanaan program. Agar dapat berperan secara efektif
dalam program DTPS-KIBBLA maka seorang fasilitator DTPS-KIBBLA yang akan
memfasilitasi program tersebut harus menjunjung tinggi kekuatan utama peran
seorang fasilitator untuk content neutral dan menjadi pemandu proses (process
guide).

Content neutral berarti ia tidak mengambil posisi pada masalah yang sedang
dibicarakan dan tidak memiliki kepentingan pada hasil yang dicapai dari proses
fasilitasi tersebut. Posisi ini penting agar setiap pihak yang terlibat dalam suatu
proses fasilitasi merasa mendapat jaminan bahwa dia akan diperlakukan secara

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 25


adil dalam proses fasilitasi. Posisi itu juga menjamin bahwa seorang fasilitator
dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam fasilitasi. Sedangkan peran
utama seorang fasilitator menjadi pemandu proses berarti dia selalu mencoba
proses yang terbuka, inklusif, dan adil sehingga setiap individu berpartisipasi
secara seimbang serta dapat membangun ruang yang sama supaya semua pihak
bisa sungguh-sungguh berpartisipasi.

Selain itu dalam kaitan dengan kondisi di Indonesia seorang fasilitator juga
memiliki peran penting lainnya sebagai Tool Giver atau pemberi alat bantu. Untuk
memudahkan sebuah proses mencapai tujuannya, fasilitator bisa menciptakan atau
membuat alat-alat bantu sederhana agar proses dialog atau diskusi menjadi lebih
mudah dan lebih cepat. Biasanya alat-alat bantu itu berupa pertanyaan-pertanyaan
kunci yang sederhana dan bisa membantu peserta mulai saling berdialog dan
berdiskusi.

Selain sebagai pemberi alat bantu, peran fasilitator juga sebagai Process Educator
atau pendidik proses. Sebab umumnya orang awam kurang memahami disiplin
fasilitasi dan tidak terlalu memahami bahwa dalam kaitan dengan perkembangan
kelompok maka proses adalah sama pentingnya dengan pencapaian tujuan.
Sebagai contoh suatu negara bisa saja sama-sama memiliki presiden tetapi proses
adanya seorang presiden tentu berbeda-beda. Dalam hal ini proses sangat penting
karena akan membedakan apakah suatu negara merupakan negara demokratis
atau bukan.

Skema berikut ini akan memudahkan kita untuk memahami penjelasan di atas:

Fasilitator Penyuluh
(bisa membantu perumusan formu- (memberikan saran jika diminta)
Bertanya

lasi pilihan solusi, bila diminta)

Pengamat Narasumber
(bila diminta dapat memberikan (menyediakan solusinya sendiri)
umpan balik setelah melakukan
pengamatan)

Memberi Tahu

26 – DTPS-KIBBLA
Namun begitu dalam kenyataan sehari-hari kita sering mempertukarkan istilah
fasilitasi, fasilitator dan fasilitatif. Pengertian fasilitasi adalah seperti yang sudah
dijelaskan dalam definisi di atas. Sifat yang harus dimiliki seseorang dalam proses
fasilitasi adalah sifat fasilitatif. Sedangkan fasilitator adalah orang yang diminta
membantu melaksanakan proses fasilitasi.

Untuk membantu mempermudah membedakan berbagai peran yang bersifat


fasilitatif maka berikut ini disajikan tabel peran-peran fasilitatif yang biasanya
ada.

Tabel Peran-peran Fasilitatif

Fasilitator Konsultan Mentor Fasilitatif Pelatih Fasilitatif Pemimpin


Fasilitatif Fasilitatif
Pihak ketiga Pihak ketiga Pihak ketiga atau Pihak ketiga atau Pemimpin atau
Anggota kelompok Anggota kelompok Anggota kelompok

Pakar proses Pakar proses Pakar proses Pakar proses Trampil dalam
proses
Content neutral Content expert Terlibat dalam Content expert Terlibat dalam
content content
Bukan mediator Mungkin terlibat Mungkin terlibat Terlibat dalam Terlibat dalam
atau pengambil dalam pengam- dalam pengam- pengambilan pengambilan
keputusan sub- bilan keputusan bilan keputusan keputusan keputusan content
stantif content content content di dalam
kelas

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 27


III.3. Tugas Fasilitator

1. Fasilitator harus memberikan pengantar pada setiap sesi agar peserta memahami
cara pengisian format yang ada.
2. Setiap Fasilitator bertanggung jawab untuk mendampingi 1 kelompok diskusi
dan harus dapat membuat peserta menjadi bergairah/bersemangat dan
mendorong peserta agar tugas dapat diselesaikan tepat waktu.
3. Melakukan fasilitasi dengan cara:
a. Menggali pendapat dari semua peserta sehingga diskusi tidak didominasi
oleh orang tertentu saja.
b. Fasilitator sebaiknya tidak memberikan saran pribadi dan tidak melakukan
intervensi selama tim bekerja.
c. Fasilitator dapat memberi informasi/fakta ilmiah untuk memperluas wawasan
dan membuat pertanyaan untuk menggali pendapat peserta atau memberikan
informasi dari buku, pedoman dan referensi yang sudah dipersiapkan.
d. Fasilitator harus memandu dan mengarahkan jalannya diskusi dan
menghindari polemik yang berkepanjangan.
4. Melakukan evaluasi harian dengan seluruh tim fasilitator untuk memantau
kemajuan setiap tim, menyepakati strategi yang perlu dilakukan bila tim
kabupaten merasa kesulitan. Menyepakati perubahan jadwal yang perlu
dilakukan (mengubah waktu sidang pleno, menambah waktu untuk sesi tertentu,
perlu kerja malam dan sebagainya).
5. Melakukan evaluasi akhir lokakarya dengan seluruh tim fasilitator untuk
menyepakati tindak lanjut yang perlu dilakukan oleh masing-masing kabupaten
dan rekomendasi yang perlu diberikan untuk perbaikan penyelenggaraan
lokakarya DTPS-KIBBLA yang akan datang, termasuk perbaikan Pedoman DTPS-
KIBBLA dan Panduan Fasilitator DTPS-KIBBLA.

28 – DTPS-KIBBLA
BAB IV
PANDUAN SESI-SESI
LOKAKARYA PERENCANAAN DTPS-KIBBLA

IV.1. Jadwal Lokakarya Perencanaan DTPS-KIBBLA


WAKTU HARI 1 HARI 2 HARI 3 HARI 4 HARI 5
08.30 - 09.00 • PEMBUKAAN Ulasan dan Ulasan Ulasan dan Ulasan dan
• Pembukaan Prawacana dan Prawacana Prawacana Prawacana
Formal
09.00 - 10.00 • Perkenalan • Lanjutan • Pengantar Sesi 4: • Presentasi Sesi 6 • Pengantar Sesi 9:
• Tujuan dan Sesi 2: Penentuan • Pengantar sesi 7: Rencana Tindak
Alur Proses Analisis Prioritas Pemantauan Lanjut
Pertemuan dan Prioritas Kegiatan dan dan Penilaian • Kerja Kelompok
• Norma Penyebab Target • Kerja Kelompok
pertemuan Masalah • Kerja Kelompok
10.00 - 10.30 Rehat Teh Rehat Teh Rehat Teh Rehat Teh Rehat Teh
10.30 - 12.00 Penguatan Visi Presentasi • Lanjutan Sesi • Lanjutan Sesi 7: Presentasi Sesi
DTPS Sesi 1 dan 2 4: Pemantauan 8 dan 9, dan
Penentuan dan Penilaian Simulasi Materi
Prioritas Kegiatan Presentasi Advokasi
dan Target
Presentasi
12.00 - 13.30 ISHOMA ISHOMA ISHOMA ISHOMA ISHOMA
13.30 - 15.00 • Pengantar • Pengantar • Pengantar Sesi 5: • Pengantar Sesi 8: Evaluasi Akhir
Sesi 1: Sesi 3: Rencana Usulan Pembuatan Penutupan
Analisis Situasi Solusi dan Kegiatan Dokumen
dan Masalah Kegiatan • Kerja Perencanaan
• Kerja • Kerja Kelompok dan Anggaran
Kelompok Kelompok • Kerja Kelompok

15.00 - 15.30 Rehat Teh Rehat Teh Rehat Teh Rehat Teh
15.30 - 17.00 • Pengantar • Lanjutan • Presentasi • Lanjutan Sesi 8:
Sesi 2: Sesi 3: Sesi 5 Pembuatan
Analisis Solusi dan • Pengantar Sesi 6: Dokumen
dan Prioritas Kegiatan Rencana Usulan Perencanaan dan
Penyebab Anggaran Anggaran
Masalah • Kerja kelompok
• Kerja
Kelompok
17.00 - 17.15 Umpan Balik Umpan Balik Umpan Balik Umpan Balik
Harian Harian Harian Harian
Catatan: Jadwal acara dapat disesuaikan dengan keadaan di daerah.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 29


IV.2. Modul Lokakarya DTPS-KIBBLA

Sesi Pembukaan Lokakarya Perencanaan

Pembangun Suasana dan Pemahaman Awal


Sesi pembukaan berfungsi sebagai pintu pengkondisian suasana pertemuan lokakarya
perencanaan. Inilah saat untuk membangun kehangatan antar peserta, serta antara
peserta dengan fasilitator.

Tujuan Umum:
1. Mendukung suasana positif.
2. Membangun keakraban di antara peserta.
3. Menghancurkan tembok sosial.
4. Menyajikan content utama dari lokakarya perencanaan.
5. Menaikkan energi dan memotivasi peserta.
6. Membangun pemahaman terhadap alur proses.
7. Membangun pemahaman tentang nilai dan norma pertemuan.

Marilah Menyadari:
1. Walaupun para peserta berasal dari kantor yang sama atau wilayah kerja yang
sama, tidak ada jaminan bahwa mereka saling mengenal dengan akrab.
2. Peserta dalam pertemuan multipihak berasal dari berbagai unit kerja dan la-
tar belakang, maka kehangatan perlu dibangun untuk membuat para
eksponen mengakrabi pertemuan.
3. Penjelasan mengenai problema yang terkait dengan DTPS-KIBBLA, dimulai
sejak saat pembukaan agar para peserta/undangan perlu merasa terlibat
dalam pembenahan DTPS-KIBBLA.

Tahapan Sesi Pembukaan:


1. Tahap I Pembukaan Formal.
2. Tahap II Perkenalan
3. Tahap III Tujuan dan Alur Proses Lokakarya Perencanaan.
4. Tahap IV Norma Pertemuan.
5. Tahap V Harapan dan Kontribusi.
6. Tahap VI Membangun Visi.

30 – DTPS-KIBBLA
Sesi Pembukaan Lokakarya Perencanaan

Pembukaan Formal
Pembukaan Formal merupakan tahap protokoler formal penyambutan dari Dinas
Kesehatan sebagai penyelenggara acara. Bernuansa formal, tahap pertama dari
sesi pembukaan ini adalah pintu pengkondisian suasana pertemuan lokakarya
perencanaan. Inilah saat untuk membangun kehangatan antara Dinas Kesehatan
dengan Tim Perencanaan Kabupaten/Kota, kehangatan antar peserta, serta antara
peserta dengan fasilitator. Inilah saat tepat untuk mulai mengakrabkan Tim
Perencanaan dengan isu DTPS-KIBBLA.

Yang Berperan:
1. Pejabat Dinas Kesehatan untuk memberi sambutan dan membuka acara.
2. 1 (satu) Fasilitator sebagai Pembawa Acara (MC).
3. Co-fasilitator sebagai asisten pembangun suasana.

Yang Diperlukan:
1. 3 (tiga) balon yang sudah ditiup untuk Penanda Pembukaan
2. Tusuk gigi atau peniti.
3. Mikrofon dan pengeras suara.

Persiapan:
1. Persilakan para peserta untuk duduk pada tempat masing-masing.
2. MC siap di depan para peserta dengan mikrofon.
3. Co-fasilitator membawa masing-masing satu balon dan satu tusuk gigi,
satu orang fasilitator berdiri dekat pembawa acara, sedang sisanya berdiri
di bagian belakang.

Aktivitas:
1. MC mengucapkan selamat datang dan terimakasih kepada seluruh
undangan, secara spesifik menyebutkan Kabupaten/Kota, serta kalangan
pemangku kebijakan/stakeholder yang hadir. MC menyapa dengan,
“Apa kabar bapak-bapak/ibu-ibu?” Setelah peserta menjawab (biasanya
tidak serempak), MC mengajukan pertanyaan yang sama dengan terlebih
dahulu meminta peserta menjawab serempak. MC memperkenalkan satu
Salam Magis. (Contoh: apabila fasilitator menyapa dengan “Selamat pagi”
peserta menjawab dengan “Luar biasa!”).
2. Setelah kata pembuka MC, Pejabat Pembuka Acara dipersilakan maju,
mengucapkan pidato pembukaan. Seluruh peserta diajak memberikan
tepuk tangan.
3. Sambutan pembukaan sebaiknya menguraikan problema Kesehatan Ibu,
Bayi Baru Lahir dan Anak Balita; serta mengungkapkan kebutuhan untuk
berjuang bersama secara multisektoral atau multipihak dalam sebuah
kerangka perencanaan dan advokasi bersama.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 31


4. Segera setelah sambuatan pembukaan selesai, yang bersangkutan
membuka acara secara resmi. Balon dan tusuk gigi yang dipegang oleh
salah satu asisten diberikan kepada Pejabat Pembuka Acara. Balon ditusuk
dengan tusuk gigi, dan begitu meletus diikuti oleh dua letusan balon
dan suara drum roll dari pengeras suara. MC mengajak seluruh ruangan
bertepuk tangan.

Pejabat Pembuka Acara dipersilakan duduk dan MC menyerahkan tugas


kepada Fasilitator tahap selanjutnya.

Pemanasan untuk Membangun Suasana dalam Lokakarya


Perencanaan
Proses perencanaan bukanlah pekerjaan yang mudah, melibatkan banyak
tabel dan beragam analisa, sehingga wajar bila pembicaraan dalam sesi-sesi
bisa sangat panjang melelahkan atau malah membosankan bagi para peserta.
Percayalah, seorang fasilitator akan bisa memudahkan proses dan membuat yang
membosankan menjadi menyenangkan dan membangun semangat.

Dalam sesi-sesi lokakarya perencanaan, sebagai fasilitator anda diajak untuk


bersiap mengalami bahwa tugas anda adalah menjaga supaya energi peserta tetap
optimum, tetap tinggi.

Kegiatan PEMANASAN dapat membantu peserta, terutama kelompok-kelompok


untuk:
1. Membangun atmosfir positif dalam kelompok.
2. Mengurangi ketegangan peserta.
3. Mengurangi barrier sosial yang bisa terjadi karena perbedaan jabatan atau latar
belakang.
4. Meningkatkan energi dan motivasi.
5. Meningkatkan kreativitas, sehingga peserta bisa berpikir di luar yang biasa-
biasa.

Bisa jadi Anda akan melihat gejala-gejala bahwa:


1. Para peserta mengantuk atau turun
semangatnya.
2. Mereka mulai tidak memperhatikan
kawan kerja dan asik sendiri untuk
mengusir kebosanan.
3. Menjadi lebih agresif tanpa alasan, atau
menjadi apatis seperti sibuk ber-SMS
tanpa henti.
4. Mereka hanya mengingat kelelahan
mereka pada detik itu, melupakan tujuan
lokakarya.

32 – DTPS-KIBBLA
Gejala-gejala semacam ini bila dibiarkan terus, akan menghasilkan keengganan
untuk terlibat. Kebosanan dan kejenuhan bisa dikurangi, kegairahan yang
sebenarnya tersembunyi, dapat muncul kembali. Untuk itu bantuan dari fasilitator
dibutuhkan agar sesi yang berlangsung dapat sukses. Sebuah pilihan energizer
yang tepat dapat memecahkan kebekuan ini. Silakan lihat lampiran.

Untuk memudahkan, kita dapat merencanakan aktivitas icebreaker pada waktu-


waktu tertentu, sesuai dengan perhitungan kelelahan fisik.

Kejenuhan Berat
Bila terjadi kejenuhan yang berat, ketika banyak peserta terlihat kelelahan, maka
bisa diambil keputusan agak drastis, misalnya mengadakan malam kreativitas
seni. Dalam pentas semacam ini, para peserta diajak tampil untuk bernyanyi atau
menampilkan bakatnya. Bisa saja hal ini berupa penugasan: setiap kelompok
diminta membuat satu pentas perpaduan antara tari dan nyanyi, atau pantomim
dan nyanyi, untuk membantu menyegarkan kembali konsentrasi dan kesegaran
mereka.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 33


Pembukaan Lokakarya Perencanaan

Perkenalan

Resepsi Pembukaan
Memperkenalkan para fasilitator dan membuat para peserta mulai tergerak untuk
berkenalan dengan peserta lain. Membuat para peserta lebih akrab berkenalan,
merasa saling nyaman dan merasa aman, serta tak segan berbincang dengan
peserta lain dan mengajak para peserta mengungkapkan kekuatan dirinya.

Yang Berperan:
1. Seorang fasilitator pemandu.
2. Semua fasilitator yang bertugas.

Yang Diperlukan:
1. Label tempel sesuai jumlah peserta.
2. Spidol marker warna.
3. Minuman dalam lima warna berbeda, total jumlah yang disediakan sesuai
total jumlah peserta.
4. Musik pengiring.

Persiapan:
1. Semua fasilitator yang akan bertugas bersiap di ruangan dan telah
menuliskan. nama masing-masing di Label nama yang dipegang, belum
ditempelkan.
2. Alat tulis (spidol) dan label tempel dibagikan ke setiap meja peserta.
3. Minuman dalam lima warna berbeda, diletakkan di atas meja terpisah
musik pengiring.

Aktivitas:

Satu: Perkenalan Fasilitator


1. Fasilitator pertama secara spesifik menyebutkan pentingnya berkenalan.
“Tak kenal maka tak bisa berjuang bersama”, Lalu memperkenalkan diri.
2. Fasilitator memperkenalkan Salam Magis yang digunakan, bila perlu
dengan melibatkan peserta, dalam menentukan jawabannya.
3. Fasilitator memperkenalkan semua fasilitator yang ada, setiap kali satu
nama fasilitator disebutkan, maka yang bersangkutan menempelkan Label
nama sambil menyebutkan satu Salam Magis, agar dijawab peserta dan
semua yang hadir. Tiap fasilitator menyebutkan salam berbeda, supaya
peserta terbiasa dengan berbagai salam tersebut.Misalnya: Fasilitator
pertama menyebutkan selamat siang, kedua selamat pagi, ketiga ‘DTPS-
KIBBLA’.

34 – DTPS-KIBBLA
4. Fasilitator mempersilakan setiap peserta menuliskan nama masing-masing,
pada dua label tempel berwarna hijau dan merah, lalu mengumpulkan
label nama masing-masing kepada fasilitator terdekat.
5. Label nama warna hijau dilekatkan pada kertas plano/flipchart yang
disiapkan.

Dua: Jejaring Perkenalan


1. Peserta diajak memilih warna minuman yang paling menarik perhatian
masing-masing.
2. Sesudah mendapatkan minumannya, peserta kemudian diberi label nama
berwarna merah yang bukan miliknya.
3. Mintalah peserta membaca nama yang tertulis, lalu memasukkan label
nama tersebut ke kantongnya.
4. Peserta mencari pemilik label, tanpa menunjukkan label terlebih dahulu.
5. Berkenalan, menanyakan nama, menceritakan asal instansi, baru
kemudian mencocokan nama dengan yang dipe gangnya.
6. Bila salah satu cocok, maka mereka bisa menceritakan hal yang menarik
dalam pekerjaannya, dan mewakili pengalaman terindah dalam dunia
kerja yang pernah dialaminya.
7. Setelah mendapatkan label namanya sendiri, peserta membantu rekan
pemegang label namanya untuk mencari label nama rekan tersebut. Minta
peserta terus bergerak hingga semua orang mendapatkan label nama
masing-masing.

Tiga: Memperkenalkan Kekuatan Jejaring


1. Lekatkan label-label nama hijau di kertas plano, persilakan setiap
orang untuk menggambarkan garis yang menghubungkan dirinya
dengan pemegang namanya. Pemilik nama ditandai dengan tanda
segitiga, sedangkan pemegang label dengan bulatan pada ujung garis
penghubung.
2. Mintalah kepada kelompok untuk menjalankan aktivitas bersama:
a. Masing-masing peserta menceritakan kekuatan instansi atau
kelompoknya.
b. Menceritakan kekuatan instansi atau kelompok rekan yang ditemuinya
sepanjang proses mencari label namanya dan apa yang mengesankan
dari perjalanan itu. Bagaimana mereka memandang kekuatan dirinya
setelah mengalami pertemuan tersebut?
c. Masing-masing memilih satu benda atau simbol untuk
menggambarkannya.
d. Kelompok membuat satu gambar utuh hasil rangkaian gambar-gambar
yang dibuat anggota kelompok. Kelompok menciptakan kalimat slogan
indah yang menggambarkan kekuatan kelompok.
e. Setiap kelompok diminta presentasi dengan cara semenarik mungkin.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 35


3. Dalam menghadapi AKI, AKA, AKABA, atau menghadapi masalah yang berat
kita sering lupa bahwa kita memiliki kekuatan, dan bahwa kita bisa
mendapatkan bantuan dari pihak lain. Melalui perkenalan ini kita tahu
bahwa kita punya pengalaman luar biasa, dan hal itu bisa menjadi
sumber kekuatan dalam menghadapi berbagai masalah berat. Lebih dari
itu, kekuatan itu bisa diselaras-padukan bersama menjadi suatu yang
indah. Demikian pula seluruh proses dalam lokakarya perencanaan ini
akan menemukan rekan berjuang ketika memasuki proses advokasi.
Bagaimana alur hingga sampai ke sana akan dijelaskan dalam proses
selanjutnya.

36 – DTPS-KIBBLA
Pembukaan Lokakarya Perencanaan

Memahami Tujuan dan Alur Proses


Tujuan Dan Alur Proses Lokakarya Perencanaan DTPS-KIBBLA
Mengajak para peserta memahami Tujuan dan Keseluruhan Alur Proses Lokakarya
Perencanaan DTPS-KIBBLA.

Yang Berperan:
Seorang fasilitator pemandu

Yang Diperlukan:
1. Piktogram yang menggambarkan Alur Proses Lokakarya perencanaan
DTPS-KIBBLA
2. Metacard yang bertuliskan setiap rangkaian sesi dalam proses

Persiapan:
1. Piktogram telah ditempelkan di dinding sebelum acara dimulai.
2. Fasilitator membawa metacard bertulis, sesuai jadwal (lihat tabel jadwal)
yang telah disiapkan lengkap dengan perekat dibagian yang tak tertulis.

Contoh sebagai berikut:

METACARD BERTULISKAN
NO.
1 Pembukaan

2 Sesi 1 : Analisis Situasi dan Masalah

3 Sesi 2 : Analisis Dan Prioritas Penyebab Masalah

4 Sesi 3 : Solusi dan Kegiatan

5 Sesi 4 : Prioritas Kegiatan dan Target

6 Sesi 5 : Rencana Usulan Kegiatan

7 Sesi 6 : Rencana Usulan Anggaran

8 Sesi 7 : Pemantauan dan Penilaian

9 Sesi 8 : Pembuatan Dokumen Perencanaan dan Anggaran

10 Sesi 9 : Rencana Tindak Lanjut

11 Penutupan

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 37


Aktivitas:
1. Fasilitator membuka dengan beberapa Salam Magis, jika perlu mengulang
beberapa kali hingga terasa bahwa para peserta menjawab dengan
bersemangat. Artinya, mereka siap mengarahkan perhatian pada
penjelasan.
2. Pilihan pertama bagi fasilitator adalah melakukan presentasi lisan seperti
umumnya.
3. Pilihan kedua adalah menggunakan cara kreatif: melagukan beberapa
bagian, mengombinasikan dengan gaya bersajak, atau sambil menari.
Bisa diberitahukan terlebih dahulu bahwa fasilitator akan mengadakan
show informasi kreatif, penuh ekspresi seni.
4. Para peserta dihantar ke dalam penjelasan dengan menyebutkan satu
demi satu proses sesi demi sesi.
5. Setiap menyebutkan satu sesi, fasilitator menempelkan pada tempat yang
sesuai, baru kemudian menjelaskan perincian penjelasan proses dan hal
penting apa yang sebaiknya dilakukan para peserta.
6. Seusai menempelkan semua metacard, kembali Salam Magis diberikan.
7. Hasil dari Proses diletakkan di dinding selama proses lokakarya agar bisa
dilihat semua orang selama proses.
8. Framing: Kesediaan untuk berproses dan bekerja sama, merupakan hal yang
penting untuk terjadi, dan selama proses masing-masing akan mengetahui
kekuatan dan bagaimana kekuatan tersebut diimplementasikan menjadi
kekuatan bersama.

38 – DTPS-KIBBLA
Norma Pertemuan
Untuk memberikan peserta pemahaman tentang tujuan lokakarya. Untuk
membangun nuansa keterbukaan dan rasa saling menghargai selama lokakarya.

Yang Berperan:
1. Seorang fasilitator pemandu.
2. Co-fasilitator sebagai pencatat usulan.

Yang Diperlukan:
1. Kertas plano.
2. Papan fiipchart.
3. Spidol marker berwarna.
4. Lembaran Norma Umum yang akan ditawarkan.

Persiapan:
1. Kertas plano di papan flipchart.
2. Tujuan dan Alur Proses Lokakarya telah ditempelkan di dinding.
3. Fasilitator telah memiliki lembaran norma-norma umum yang biasa dipakai
dalam lokakarya atau pertemuan.

Aktivitas:
1. Fasilitator mengungkapkan tujuan lokakarya kepada para peserta,
mengajak peserta memandang piktogram alur dan menjelaskan bahwa
untuk bisa produktif sepanjang lokakarya dibutuhkan Norma bersama
yang disetujui bersama
2. Baik peserta maupun fasilitator bisa mengusulkan norma atau aturan.
3. Fasilitator menuliskan ‘Norma Lokakarya Kita’ sebagai judul pada
flipchart.
4. Untuk setiap norma harus ada kesepakatan bersama, sebelum norma
tersebut ditulis pada daftar aturan.
5. Bila tak ada yang mengusulkan apapun, fasilitator dapat memberikan
usulan seperti kesediaan mendengar, memulai acara tepat waktu, tidak
mengeluarkan komentar kasar dan semacamnya, menjaga agar HP tetap
silent dan sebagainya.
6. Ketika norma sudah dianggap lengkap, kertas plano diletakkan di dinding,
untuk dilihat selama lokakarya.
7. Framing: menggalang kesadaran akan perlunya penjagaan norma bersama
agar tujuan lokakarya tercapai.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 39


Lembaran
Norma-norma Umum yang Biasa Dipakai dalam Lokakarya atau
Pertemuan
1. Hukum Dua Kaki: Yang menghantarkan anda ke ruang ini adalah dua kaki
anda. Tidak bisa satu kaki di dalam ruang dan kaki lain di luar ruang.
Sepenuhnya berkonsentrasi, atau sepenuhnya meninggalkan ruangan.
2. Menghormati Pendapat Orang Lain: Bersedia mendengarkan sampai orang lain
selesai berbicara.
3. Berfikir Positif.
4. Berusaha berfikir di luar kotak.
5. Tentang handphone.
6. Tepat Waktu.
7. Berpakaian: Bebas rapi sopan.

40 – DTPS-KIBBLA
Harapan dan Kontribusi

Pohon Harapan
Begitu memasuki sebuah proses yang baru, setiap orang menghadapi perasaan
khawatir. Perasaan khawatir sebetulnya muncul karena adanya harapan dalam
diri orang tersebut. Peserta diajak menyadari dan memperkuat harapan serta
menjadikan kekhawatiran sebagai pelengkap guna memacu kontribusi pada
proses.

Yang Berperan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Seorang fasilitator pendukung.

Yang Diperlukan:
1. Pohon fering yang digambar pada kertas plano.
2. Sticky-note hijau dan merah, masing-masing sebanyak jumlah peserta.
3. Spidol marker untuk setiap peserta.

Persiapan:
1. Kertas plano telah ditempelkan di dinding sebelum acara dimulai.
2. Sticky-note hijau dan merah dibagikan pada peserta.

Aktivitas:
1. Fasilitator membuka dengan Salam Magis, diulang, kemudian bertanya
mengenai apa yang diharapkan ketika datang pada acara ini.
2. Fasilitator bertanya kepada seorang peserta lain apakah memiliki
kekhawatiran ketika datang pada acara ini.
3. Fasilitator kemudian menjelaskan bahwa setiap orang memiliki harapan
dan kekhawatiran, bahkan Depkes/Dinkes pun memiliki harapan dan
kekhawatiran.
4. Peserta lalu diminta menuliskan harapannya pada sticky-note warna
hijau.
5. Peserta diminta menuliskan kontribusi yang akan dilakukannya untuk
menghalau kekhawatirannya sendiri.
6. Fasilitator meminta peserta mengirimkan harapannya dan kontribusinya
pada plano pohon harapan.
7. Harapan dan Kontribusi kemudian dikelompokkan berdasarkan kategori/
cluster oleh fasilitator pendukung.
8. Fasilitator kemudian membacakan harapan dan kontribusi yang sudah
ditempelkan, lalu menanyakan pada para peserta perasaan mereka
setelah menempelkan kertas.
9. Setelah melakukan framing, fasilitator menyerahkan tugas pada fasilitator
selanjutnya.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 41


10. Framing: Orang bijak berkata “Harapan adalah penyegar kehidupan”.
Pepatah Inggris mengatakan hope is life, life is hope (harapan adalah
kehidupan, kehidupan adalah harapan). Worrying over something can
make the task seem to take longer than it should (Khawatir akan sesuatu
hal dapat membuat tugas menjadi terasa lebih lama dari seharusnya).
Kita letakkan dahulu kekhawatiran dan harapan, nanti pada akhir acara
kita akan bersama-sama melihat apakah harapan kita sudah tercapai dan
kita akan refleksikan pula, apakah kekhawatiran kita telah hilang.

42 – DTPS-KIBBLA
Membangun Visi DTPS-KIBBLA

Poster/Bendera KIBBLA
Membuat para peserta lebih spontan dalam mengungkapkan diri dan bahwa
kerjasama kreatif bisa dilakukan walau peserta datang dari latar belakang yang
berbeda. Membangun kesadaran visi bersama.

Yang Berperan:
1. Seorang fasilitator pemandu.
2. Co-fasilitator untuk kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Kain berwarna sepanjang 1,5 m.
2. Kertas asturo atau kertas berwarna.
3. Gunting.
4. Lem
5. Double-tape.
6. Metacard.
7. Spidol.
8. Hiasan lain atau tambahan sesuai selera.

Persiapan:
Semua sarana membuat poster/bendera diletakkan di atas meja masing-
masing kelompok kabupaten/kota.

Aktivitas:
1. Ajaklah peserta dari masing-masing kabupaten untuk membuat sebuah
poster/bendera KIBBLA kabupaten.
2. Berikan pertanyaan pembantu: Bagaimana bila perencanaan DTPS-KIBBLA
di daerah Anda sukses? Apa yang terjadi?
3. Poster/bendera tersebut terdiri dari simbol-simbol harapan akan
kesuksesan KIBBLA di daerah masing-masing. Bendera menggambarkan
kekuatan kerjasama masing-
masing kabupaten. Semua
anggota kelompok dari kabupaten/
kota yang bersangkutan harus
terwakili dalam poster/bendera
tersebut. Poster/bendera tidak
boleh menggunakan tulisan,
hanya gambar dan simbol.
4. Bisa dikerjakan di meja atau di
lantai.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 43


5. Selesai mengerjakan, setiap kabupaten lalu membuat presentasi menarik di
depan kabupaten lain.
6. Poster/bendera KIBBLA ini lalu ditempelkan di dinding agar bisa disaksikan
selama lokakarya.
7. Pembuatan poster/bendera ini bisa pula diganti dengan pembuatan plakat
simbol atau papan simbolik KIBBLA. Intinya sama hanya bahan dasarnya saja
berbeda, tidak di atas kain melainkan di atas papan plastik atau triplek.
8. Framing: Dalam menghadapi masalah yang berat kita membutuhkan energi
kekompakan. Kita telah tahu bahwa kita punya kekuatan serta kekompakan,
melalui proses pembuatan poster/bendera kita diajak menyadari bahwa kita
memiliki kreativitas untuk menjadikan kekuatan itu menghasilkan sesuatu
yang bermutu. Kekuatan itu bisa dipadukan bersama menjadi suatu yang
indah, melalui kreativitas.

44 – DTPS-KIBBLA
Kuis Perencanaan DTPS-KIBBLA
Kuis ini akan menguji sekaligus membantu peserta menyadari pengetahuan mereka
dalam memahami permasalahan KIBBLA baik di tingkat Nasional atau Propinsi
maupun Kabupaten/Kota. Peserta dibantu pula memahami strategi Departemen
Kesehatan, serta mendapat penjelasan tujuan dan tahapan DTPS-KIBBLA.

Yang Berperan:
1. Dua orang fasilitator pemandu.
2. Satu atau dua orang narasumber

Yang Diperlukan:
1. Slide presentasi.
2. Layar presentasi.
3. Komputer/Laptop.
4. LCD Proyektor.
5. 2 kursi untuk kuis KIBBLA bertuliskan BETUL-SALAH

Persiapan:
1. Setting ruangan disesuaikan dengan pelaksanaan kuis.
2. Kursi kuis diletakkan tanpa menganggu slide.
3. Memasukkan data presentasi ke komputer peraga.
4. Menyusun daftar pertanyaan dan jawaban berdasarkan slide presentasi
dan mengkonsultasikan dengan narasumber.
5. Membagi slide berdasarkan pertanyaan. Misalnya: Slide 1-4 menjawab
pertanyaan pertama, slide 5 menjawab pertanyaan ke dua, dan
seterusnya.
6. Meletakkan layar presentasi dan proyektor pada tempat yang tepat.

Marilah Mengingat:
KUIS LOKAKARYA PERENCANAAN menekankan pada PROSES PERENCANAAN,
dan membangun kesadaran untuk MENDUKUNG ADVOKASI. Maka pertanyaan
dan presentasi menjangkau aspek-aspek teknis perencanaan dan sebaiknya
mengarah pada kesadaran PERENCANAAN dan ADVOKASI multipihak
tersebut. Pertanyaan sebaiknya disusun bersama narasumber yang ada.

Aktivitas:
1. Fasilitator membuka dengan Salam Magis, diulang.
2. Fasilitator memberi pertanyaan sesuai skenario kepada kelompok
peserta.
3. Kelompok menjawab dengan berjalan atau berlari ke kursi benar atau
salah.
4. Setelah rangkaian pertanyaan selesai,
5. Narasumber memberikan penjelasan tambahan untuk memperkuat
informasi yang diperoleh peserta selama kuis.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 45


6. Narasumber mengungkapkan ’closing statement’ (pernyataan penutup)
yang membingkai seluruh keterangan, sambil memberikan apresiasi pada
pengetahuan peserta dan memotivasi peserta untuk terus mengembangkan
pengetahuan menjadi lebih baik.
7. Framing: Melalui Kuis Perencanaan DTPS-KIBBLA, kita mendapatkan
gambaran besar atau “big picture”, seputar realitas KIBBLA termuktahir,
dan kebijakan kesehatan nasional. Semua pihak diajak semakin menyadari
betapa pentingnya proses kerjasama perencanaan multipihak untuk
menyelamatkan jiwa ibu melahirkan, bayi baru lahir dan anak balita.

46 – DTPS-KIBBLA
Sesi 1: Analisis Situasi Dan Masalah
DTPS-KIBBLA berbasis bukti dan data. Analisis situasi dan masalah merupakan
proses untuk mengidentifikasi adanya masalah kesehatan ibu, bayi baru lahir,
dan anak balita; analisis juga meliputi cakupan program yang telah dilakukan
dan pencapaian target program, dan faktor-faktor yang mempengaruhi terdiri dari
sumber daya tersedia, lingkungan, peraturan, dan kebijakan.

Sesi ini disesuaikan dengan buku DTPS-KIBBLA: Pedoman Proses Perencanaan.


Pada akhir sesi ini diharapkan tersedia form 1A-B-C-D yang sudah terisi lengkap
dan sudah diverifikasi. Selain itu masalah yang ada telah teridentifikasi dengan
berbasis bukti dan tersusun narasi singkat dan presentasi yang terkait.

Tujuan:
Tersedianya data berdasarkan formulir pengumpulan yang lengkap.

Marilah Mengingat:
Sangat Penting meminta peserta memeriksa kembali semua bahan-bahan untuk
sesi ini (hal ini dapat dilakukan sebelum pembukaan dengan menghubungi
penanggung jawab kabupaten). Lihat Pedoman Proses Perencanaan: Formulir
pengumpulan data yang telah diisi (F1-F7), Rekapitulasi Laporan Bulanan, PWS-
KIA, KB, Audit Maternal Perinatal, Hasil Supervisi Fasilitatif dan data lain mohon
dilihat di Pedoman Proses Perencanaan yang berkaitan dengan sesi ini.

Tahapan:

1. Permainan Pembelajaran: Gambar Tak Lengkap.


2. Bekerja dengan Tabel 1A-D.
3. Menampilkan Narasi.

Permainan Pembelajaran
Gambar Tak Lengkap
Permainan untuk memperkuat pemahaman tentang karakter dari Sesi 1.

Yang Berperan:
Satu fasilitator pemandu

Yang Diperlukan:
Satu set puzzle

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 47


Persiapan:
1. Membagi teka-teki gambar (puzzle) yang beberapa gambarnya telah
dihilangkan.
2. Puzzle bisa dibuat sendiri dengan menggambar pada kertas plano atau
karton, dan kemudian memecah gambar tersebut menjadi potongan-
potongan gambar. Maksimum 16 potong per puzzle agar tak terlampau
sulit dan menghemat waktu permainan.

Aktivitas:
1. Masing-masing kelompok mendapatkan satu teka-teki gambar (puzzle).
2. Setiap orang mendapatkan satu potongan gambar
3. Berikan aturan main: setiap kelompok menyelesaikan puzzle tersebut
bersama.
4. Tentukan batas waktu.
5. Persilakan kelompok bekerja.
6. Refleksikan permainan tadi dengan meminta pendapat peserta.
7. Framing: Mengajak peserta memahami pendekatan evidence-based
(berbasis bukti) dari Proses Perencanaan DTPS-KIBBLA sebagai konsep
tim kerja bersama multipihak. Penghargaan kepada perspektif masing-
masing pihak, karenanya perlu dijaga, terutama ketika proses verifikasi
data berlangsung.

Bekerja Dengan Tabel 1A-1D


Sebagai sebuah konsep yang berbasiskan bukti (evidence based) DTPS-KIBBLA
membutuhkan data yang dapat diverifikasi. Proses tabulasi dan verifikasi data
dilakukan pada tahap ini.

Yang Berperan:
1. Seorang fasilitator.
2. Seorang narasumber pengisian tabel.

Yang Diperlukan:
1. Tabel 1a-d yang kosong.
2. Slide presentasi diagram masalah KIBBLA.
3. Flipchart.
4. Metacard (lima warna).
5. Alat gambar.
6. Contoh diagram masalah kesehatan.
7. DTPS-KIBBLA: Pedoman Proses Perencanaan.
8. Laptop dan printer.

48 – DTPS-KIBBLA
Persiapan:
Membagikan perlengkapan di tiap meja.

Aktivitas:
1. Bagi peserta berdasar kelompok Kabupaten/Kota.
2. Pastikan masing-masing kelompok telah memiliki tabel 1A-D kosong.
3. Menuliskan tabel pada kertas plano.
4. Menelaah kelengkapan dan kualitas data masing-masing kabupaten pada
tabel 1A,1B,1C,1D.
5. Berpegangan pada pedoman perencanaan, mengisi tabel pada plano
dengan menempelkan data yang ditulis pada sticky-note, agar dapat dilihat
semua anggota tim.
6. Harap dihindari, menulis langsung pada laptop agar proses analisis situasi
menjadi lebih partisipatif.
7. Mendiskusikan analisis situasi untuk membuat narasi lebih hidup dan
dapat menggambarkan kondisi kabupaten.

Tips untuk fasilitator:

1. Pada dasarnya setiap daerah akan memiliki masalah yang berbeda, biarkan
peserta mendapat hasil kelompok yang berbeda-beda, tetapi jaga agar alur
tabulasi dan verifikasi data tetap terjaga. Amati proses, bila perlu tampilkan
energizer, terutama sesudah rehat, agar semua peserta segera berkumpul
kembali, menyegarkan badan serta fikiran secara bersama.
2. Pada waktu memfasilitasi suatu tim pada proses pengisian data tabel 1A–1D,
dorong peserta untuk tidak hanya menyalin data ke dalam tabel, tetapi menilai
akurasi dan/atau validitas data (berdasarkan sumber data, membandingkan
dengan tahun lalu dan sebagainya). Apabila ada data yang diragukan, agar
peserta membuat keputusan apa yang dilakukan (apakah data tersebut tidak
digunakan dalam perencanaan ini, apakah menggunakan data tahun yang lalu
atau mau melakukan validasi dahulu dan sebagainya).
3. Bantu peserta untuk melakukan penilaian juga, apakah cakupan yang dicapai
oleh kabupaten sudah merata, atau ada kecamatan yang sangat rendah
cakupannya atau sangat tinggi dibandingkan kecamatan lain.

Presentasi Narasi
Proses Presentasi Narasi pada dasarnya memperkuat kepekaan peserta pada apa
yang telah dilakukannya, dalam hal ini berkaitan dengan data dan verifikasinya.

Yang berperan:
Seorang fasilitator

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 49


Yang diperlukan:
1. Flipchart.
2. Metacard (lima warna).
3. Alat gambar.
4. Contoh diagram masalah kesehatan

Persiapan:
1. Membagikan perlengkapan di tiap meja.
2. Menjelaskan pentingnya presentasi narasi dan bentuk presentasi adalah
untuk memberi penekanan pada pentingnya data.

Aktivitas:
1. Bagi peserta berdasar kelompok kabupaten/kota.
2. Mintalah peserta memeriksa kembali narasi yang telah dibuat.
3. Meminta peserta untuk menyajikan narasi tersebut dalam bentuk sajak dan
lagu, diiringi oleh penyanyi latar dari peserta lain dalam satu kelompok.

Tips untuk fasilitator:


1. Para co-fasilitator mendampingi kelompok bekerja, beberapa hal yang perlu
diperhatikan adalah:
a. Pemahaman tentang Obat Indikator
b. Data disediakan belum dikonversi dalam bentuk AKABA, AKI, AKB
c. Data pada kolom 2010 dikaitkan dengan pencapaian pada tahun sebelumnya
(n-x)
2. Fasilitator mengingatkan untuk meningkatkan kesiapan peserta dan efisiensi
waktu dalam diskusi sesi 2, masing-masing anggota tim diberi tugas untuk
menulis masing-masing minimal 3 penyebab masalah pada faktor: (1) Pelayanan,
(2) Manajemen/kebijakan dan (3) lingkungan masyarakat.

50 – DTPS-KIBBLA
Sesi 2: Analisis dan Prioritas Penyebab Masalah
Analisis penyebab masalah adalah proses sistematik untuk menilai faktor-faktor
yang merupakan penyebab langsung atau tidak langsung dari masalah, termasuk
faktor-faktor yang berkontribusi terhadap terjadinya masalah.

Tujuan Sesi:
1. Merumuskan skema penyebab masalah kematian/kesakitan dari ibu, bayi baru
lahir dan anak balita yang akan diintervensi.
2. Menetapkan prioritas penyebab masalah kematian atau kesakitan ibu, bayi baru
lahir dan anak balita.
3. Menyusun narasi dari hasil analisis.

Marilah Mengingat:
Dalam sesi ini kelompok kabupaten akan mulai dibagi dalam Subtim-subtim, yakni
Subtim Ibu, Subtim Bayi Baru Lahir dan Subtim Anak.
Penyegaran (energizing) dilakukan pada pembuka sesi untuk meningkatkan energi
peserta setelah melewati fase sesi 1 yang biasanya menjenuhkan bagi kebanyakan
peserta.

Tahapan:

1. Pembuka Sesi: Pembagian Subtim Kelompok dan Membuat Yel-yel


Kelompok.
2. Membangun Skema Analisis dan Prioritas Penyebab Masalah.
3. Menampilkan Narasi

Pembagian Subtim
Pembagian Subtim Kelompok pada tingkat kabupaten/Kota menyesuaikan dengan
3 isu utama KIBBLA, yakni Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir, dan Anak balita.

Yang berperan :
Seorang fasilitator

Yang diperlukan:
1. Flipchart.
2. Metacard (tiga warna).
3. Sticky-note.
4. Spidol.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 51


Persiapan:
1. Membagikan perlengkapan di tiap meja.
2. Menjelaskan alasan pembagian kelompok.
3. Menuliskan pada metacard masing-masing: IBU, BBL, dan ANAK BALITA

Aktivitas:
1. Meminta peserta menuliskan nama masing-masing pada selembar sticky-
note yang dibagikan
2. Tulisan pada metacard mencerminkan tugas subtim, dan tiap subtim
memiliki kuota jumlah maksimum, yakni sepertiga dari jumlah anggota
DTPS kabupaten/kota.
3. Jelaskan bahwa pemilihan subtim sesuai dengan latar belakang tugas/
pekerjaan, pendidikan dan atau minat peserta.
4. Meminta peserta melekatkan sticky-note pada metacard yang tersedia.
Pemilihan metacard merupakan pemilihan subtim.
5. Bacakan kembali nama masing-masing subtim dan anggota yang terlibat.
6. Meminta semua peserta untuk duduk sesuai subtim.
7. Setiap subtim diminta membuat yel-yel subtim.
8. Menampilkan yel-yel subtim di depan peserta lain: perhatikan jargon tim
dan tujuan lokakarya.
9. Framing: kreativitas adalah bagian penting dari pemecahan masalah,
tetapi kreativitas yang menciptakan kekompakan.

Membangun Skema Analisis dan Prioritas Penyebab Masalah

Pada tahap ini peserta merumuskan skema penyebab masalah kematian/kesakitan


dari ibu, bayi baru lahir dan anak balita yang akan diintervensi, serta menetapkan
prioritas penyebab masalah kematian atau kesakitan ibu, bayi baru lahir, dan anak
balita.

Marilah Mengingat
Dalam membangun skema analisis dan prioritas penyebab masalah, para peserta
sebaiknya diingatkan kembali mengenai:
1. Penyebab di masyarakat.
2. Penyebab di provider/pelayanan.
3. Penyebab di manajemen/kebijakan.

Yang berperan:
1. Seorang fasilitator.
2. Seorang narasumber.

52 – DTPS-KIBBLA
Yang diperlukan:
1. Tabel 1a-d yang sudah dilengkapi dan diverifikasi.
2. Slide presentasi diagram penyebab masalah KIBBLA.
3. Flipchart.
4. Kartu Indeks.
5. Double tape.
6. Alat gambar.

Aktivitas:
1. Setelah proses penjelasan, masing-masing subtim diminta membuat
skema masalah menurut bidang sub-tim masing-masing.
2. Peserta diminta melakukan pentahapan pembuatan skema sesuai dengan
buku Pedoman Proses Perencanaan DTPS-KIBBLA.
3. Persilakan kelompok untuk menuangkan hasil kerja kelompok dalam
bentuk skema besar yang akan dipresentasikan dengan cara yang
kreatif.
4. Bingkai prioritas masalah masing-masing Kabupaten.

Tips untuk fasilitator:

1. Setiap daerah memiliki masalah yang berbeda, biarkan peserta mendapat hasil
kelompok yang berbeda-beda, tetapi jaga agar alur analisa dan cara penentuan
prioritasnya tetap terjaga.
2. Bila diperlukan, ingatkan tim agar pada waktu melakukan analisis penyebab
masalah, sebanyak mungkin menggunakan data yang ada pada tabel 1A-D dan
tidak seluruhnya berdasarkan teori.
3. Pada waktu pengisian tabel pemilihan prioritas masalah, pastikan bahwa semua
peserta berpartisipasi dan pengisian tabel dilakukan per kolom (ke bawah) sampai
selesai untuk semua masalah, baru dilanjutkan untuk kolom berikutnya.

Presentasi Narasi Sesi 2

Pasar Info
Menyajikan kreativitas subtim dalam mengungkapkan informasi mengenai hasil
diskusi.

Yang diperlukan:
1. Flipchart.
2. Metacard (5 warna).
3. Sticky note.
4. Kertas plano.
5. Alat tulis spidol lengkap.
6. Alat gambar.
7. Skema analisis dan prioritas penyebab masalah.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 53


Persiapan:
1. Siapkan dinding kosong atau pojok yang berfungsi sebagai dinding
presentasi.
2. Metacard dan sticky-note berbagai warna diletakkan di atas meja subtim.

Aktivitas:
1. Persilakan subtim kembali bekerja untuk merapikan skema yang dibuat.
2. Minta masing-masing subtim menentukan 1 anggota subtim untuk menjadi
tuan rumah subtim penjaga kios.
3. Persilakan anggota subtim lainnya berkunjung ke kios subtim lain menyerap
informasi dan memberikan pertanyaan tentang hal-hal yang belum jelas.
4. Pertanyaan diberikan dalam bentuk tulisan pada sticky-note.
5. Setiap kunjungan dilakukan selama 5 (lima) menit.
6. Kembali ke subtim masing-masing untuk membahas pertanyaan yang
diberikan pengunjung.
7. Setelah selesai membahas pertanyaan, persilakan masing-masing subtim
mempresentasikan hasilnya dalam bentuk puisi atau lagu.
8. Refleksikan proses dengan meminta tanggapan dan pendapat peserta.

Tips:
Dalam pembuatan skema masalah, bila ada kecenderungan peserta untuk mengacu
pada program-program intervensi yang sudah dilakukan, maka sebaiknya fasilitator
membantu peserta menggali eksplorasi peserta dengan pertanyaan-pertanyaan
penunjang. Sesi ini adalah sesi berkarakter divergen (lihat bab III mengenai teori
permata atau proses pengambilan keputusan).

54 – DTPS-KIBBLA
Sesi 3: Solusi dan Kegiatan
Pada sesi ini tim kabupaten/kota menelaah masalah yang telah ditetapkan sebagai
prioritas penyebab kesakitan dan kematian ibu, bayi baru lahir, dan anak untuk
mencari solusi dan kegiatan, yang berbasis bukti dan berdaya ungkit besar.

Tujuan:
1. Menetapkan solusi berdasarkan prioritas penyebab masalah Kesehatan Ibu,
Bayi Baru Lahir, dan Anak balita.
2. Menjabarkan solusi pada masing-masing komponen Kesehatan Ibu, Bayi Baru
Lahir, dan Anak balita menjadi berbagai kegiatan.

Marilah Mengingat:
1. Solusi berbeda dengan kegiatan, para fasilitator diharap menggali pemahaman
mengenai hal ini dari para peserta: inilah pertanyaan pertama yang penting bagi
sesi ini.
2. Pastikan para peserta memahami prosedur buku pedoman.
3. Sebaiknya dijelaskan bahwa hasil setiap subtim bukanlah untuk subtim masing-
masing, tapi untuk tim DTPS-KIBBLA.
4. Satu Penyebab Masalah mendapat satu solusi yang bisa terdiri dari berbagai
kegiatan.
5. Kegiatan diharapkan mencakup kegiatan dari ketiga komponen (pelayanan,
masyarakat, dan manajemen).

Tahapan:

1. Pembuka Sesi: Berapa Jauh Pergi?


2. Mendiskusikan Materi Solusi dan Kegiatan Serta Menampilkannya dalam
Warung Dialog

Seberapa Jauh Pergi?


Memahami lebih jauh kreatifitas dan inovasi, yang diperlukan untuk penyusunan
solusi dan kegiatan.

Yang Diperlukan:
1. Tali 1 meter.
2. Kertas plano.
3. Lakban.

Persiapan:
Tak ada

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 55


Aktivitas:
1. Mulai permainan dengan memberikan selembar kertas plano, 1 meter tali,
50 cm lakban kepada setiap kelompok.
2. Kelompok diminta membuat pesawat yang akan dikutsertakan dalam
perlombaan pencapaian jarak tempuh terjauh antarkelompok.
3. Biarkan para peserta bekerja bersama.
4. Buka diskusi refleksi dari permainan tersebut.

Bingkai hasil refleksi dengan kesadaran bahwa kreatifitas penting untuk menemukan
solusi yang baru dan berbeda.

Warung Dialog

Menggabungkan kemampuan dan kreativitas bersama untuk mencari dan


menetapkan solusi tepat untuk masing-masing prioritas masalah, dengan membagi
ide dengan orang lain.

Yang Diperlukan:
1. Flipchart.
2. Metacard (lima warna).
3. Sticky-note.
4. Kertas plano.
5. Alat tulis spidol lengkap.
6. Alat gambar.
7. Tabel 2A,2B,2C.
8. Diagram 3: diagram prioritas masalah.
9. Tabel 2: penetapan prioritas masalah.
10. Pedoman pelaksanaan strategi nasional MPS.

Persiapan:
1. Siapkan meja warung (meja kerja subtim) yang dilapisi taplak kertas
plano. Fungsi kertas plano di atas meja adalah sebagai media untuk
menggambarkan diskusi.
2. Metacard dan sticky-note berbagai warna diletakan di atas meja warung
(meja kerja subtim).

Aktivitas:
1. Tugaskan setiap subtim untuk berdiskusi dan melahirkan solusi atas
prioritas masalah yang telah ditentukan.
2. Setelah ditemukan solusi, persilakan subtim kembali bekerja
untuk menurunkan solusi dalam kegiatan yang mungkin dan bisa
dilaksanakan.
3. Minta subtim menuangkan hasil kerja subtim pada gambar besar yang
dipamerkan di atas meja kelompok.

56 – DTPS-KIBBLA
4. Minta masing-masing subtim menentukan 1 anggota kelompok untuk
menjadi tuan rumah kelompok.
5. Persilakan anggota subtim lainnya berkunjung ke meja kelompok
lain dengan tugas memperkaya hasil kerja kelompok kelompok yang
dikunjungi.
6. Pengunjung diminta menandai solusi ganda (yang sudah pula menjadi
solusi subtim pengunjung.
7. Setelah proses pengayaan, minta peserta kembali ke subtimnya dan
memformulasikan kembali hasilnya berdasarkan pengayaan dari subtim
lain tadi. Dan masukan dalam tabel sesuai manual (tabel 4).
8. Persilakan masing-masing subtim mempresentasikan hasilnya dengan
cara memainkan drama durasi 15 menit.
9. Refleksikan proses dengan meminta tanggapan dan pendapat peserta.

Tips untuk fasilitator

Contoh pertanyaan untuk menggali:


1. Apakah kegiatan relevan dengan solusi yang dipilih?
2. Apakah kegiatan sudah sesuai dengan strategi nasional, renstra daerah dan
situasi yang berkembang?
3. Apakah kegiatan cukup inovatif dan potensi keberhasilannya tinggi?
4. Apakah kegiatan-kegiatan yang diajukan ada yang sama tujuannya, sasarannya
dan lokasinya?
5. Apakah kegiatan yang diajukan cukup komprehensif mencakup kegiatan
promotif atau preventif dan kuratif serta tersebar di lintas program dan sektor
terkait?
6. Apakah ada kegiatan yang bisa digabung di antara ketiga masalah KIBBLA, dan
bagaimana menyikapinya?

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 57


Sesi 4: Prioritas Kegiatan dan Target
Solusi perlu dijabarkan menjadi kegiatan yang dirumuskan secara jelas targetnya.
Kegiatan tersebut perlu ditentukan pula prioritasnya dan ditentukan pula indikator
serta target kegiatan.

Di akhir sesi ini peserta menetapkan kegiatan dan target untuk diisikan ke dalam
tabel, menetapkan prioritas kegiatan yang dapat dilaksanakan dan merumuskan
target pencapaian dari setiap kegiatan.

Tujuan Sesi:
1. Hasil akhir dari sesi 4 adalah pengisian tabel 4A - Penentuan Prioritas Kegiatan
dan tabel 4B - Kegiatan dan target.
2. Menetapkan prioritas penyebab masalah kematian atau kesakitan ibu, bayi baru
lahir dan anak balita.
3. Menyusun narasi dari hasil kegiatan terpilih.

Marilah Mengingat:
Dalam sesi ini subtim Ibu, subtim Bayi Baru Lahir dan subtim Anak akan menyusun
prioritas kegiatan dan target. Peserta diharapkan sudah membaca buku pedoman
proses perencanaan dan menguasainya.
Learning games dilakukan pada pembuka sesi untuk meningkatkan energi peserta
dan memahami filosofi prioritas kegiatan dan target.

Tahapan:

1. Pembuka Sesi: Pilihlah dengan Tepat.


2. Bekerja dengan Tabel 4A dan 4B, Membangun Prioritas Kegiatan dan
Target.
3. Menampilkan Narasi: Mosaik Metafora

Pembuka Sesi
Pilihlah dengan Tepat

Yang Berperan:
1. Satu fasilitator pemandu.
2. Fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. 3 aksesori kertas (topi, atau kalung) bertuliskan KANIBAL.
2. 3 aksesori kertas bertulis BIJAK.
3. Satu balon panjang atau tongkat sebagai ‘perahu’.

58 – DTPS-KIBBLA
Persiapan:
Gambarkan dua garis sejajar untuk menggambarkan laut/selat.

Aktivitas:
1. Bacakan cerita “Pilihlah dengan Tepat” berikut ini:
“Di sebuah pulau terpencil banyak ditemukan orang-orang kanibal. Pada
suatu hari, ada 3 orang orang baik dan 3 orang kanibal ingin menyeberangi
selat ke pulau seberang. Tapi, di pinggir selat hanya ada 1 perahu kecil
(maximum penumpang 2 orang). Syarat supaya tidak menjadi korban
ketika bepergian dengan orang kanibal adalah jumlah orang kanibal tidak
boleh lebih banyak dari orang baik. Bagaimana ke-6 orang tersebut bisa
menyeberang dengan selamat?”
2. Minta kelompok untuk mendiskusikan pertanyaan tersebut.
3. Minta kelompok untuk memainkan peran sebagai kanibal atau orang baik
yang menyeberangi sungai.
4. Fasilitator melihat apakah ada kelompok yang berhasil?
5. Menanyakan kepada masing-masing kelompok mengenai proses yang
terjadi, kemudian melakukan refleksi bersama atas permainan tersebut.
6. Framing: Penetapan prioritas yang dilakukan secara bersama membuat
kelompok bisa menanggung apapun akibatnya, keberhasilan atau
kegagalan. Untuk mencapai target membutuhkan strategi penetapan
prioritas. Prioritas yang tepat menghasilkan pemecahan masalah.

Kunci Kanibal

1. Satu bijak dan satu kanibal menyeberang bijak kembali.


2. Dua kanibal menyeberang satu kanibal kembali.
3. Dua bijak menyeberang satu bijak dan satu kanibal kembali.
4. Dua bijak menyeberang satu kanibal kembali.
5. Dua kanibal menyeberang satu kembali.
6. Dua kanibal menyeberang.

Bekerja Dengan Tabel 4A dan 4B

Yang Berperan:
1. Satu fasilitator pemandu.
2. Fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Tabel 3: Solusi dan Kegiatan yang dihasilkan dari sesi 3.
2. Tabel 4A: Prioritas Kegiatan
3. Tabel 4B: Kegiatan dan Target.
4. Flipchart.
5. Metacard (lima warna).

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 59


6. Sticky-note.
7. Kertas plano.
8. Alat tulis spidol lengkap.
9. Alat gambar.

Persiapan:
Lihat Pedoman Proses Perencanaan Sesi 4

Aktivitas:
1. Tanyakanlah kembali apakah peserta memahami pokok-pokok dalam sesi
4 Pedoman Proses Perencanaan.
2. Bantuan proses penggalian dilakukan sepanjang proses oleh co-
fasilitator.
3. Ketika Kegiatan dan Target telah disusun, satu utusan tumpang tindih dari
masing-masing subtim berkunjung ke subtim lain untuk melihat kegiatan
yang bertumpang tindih (ditulis juga oleh subtim lain).
4. Tim utusan bernegosiasi bersama di depan semua peserta tentang subtim
mana yang akan memasukan kegiatan tumpang-tindih dalam daftar
mereka, dan subtim mana yang mencoret dari daftar, serta menegosiasikan
target.
5. Membuat narasi kelompok.

Mosaik Metafora

Yang Berperan:
1. Fasilitator.
2. Co-fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Tabel 4A dan 4B.
2. Kertas plano.
3. Kertas warna-warni
4. Majalah bekas
5. Gunting, spidol, lem.

Persiapan:
Setiap kelompok mendapat satu set bahan-bahan.

Aktivitas:
1. Minta setiap tim membuat daftar kegiatan dan target lalu membangun
narasi.
2. Minta setiap subtim hasil narasi dalam sebuah gambar sederhana
tapi mudah dicerna, yang dibuat dari bahan-bahan yang ada, untuk
menggambarkan isi tabel 4A dan 4B.

60 – DTPS-KIBBLA
3. Persilakan subtim menempel gambar metafora tersebut di dinding
belajar.
4. Persilakan subtim lain mempresentasikan hasil kerja dan kelompok
pemilik gambar diminta menanggapi dan mengkoreksi hingga menjadi
informasi utuh hasil kerja kelompoknya.
5. Refleksikan keseluruhan proses sesi ini.

Tips untuk fasilitator:

Permainan hanyalah alat agar peserta mendapatkan solusi kreatif atas masalah,
jangan sampai permainan terlalu menyita waktu kerja peserta.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 61


Sesi 5: Rencana Usulan Kegiatan
Pada sesi ini tim menyusun Rencana Usulan Kegiatan yang mencakup lokasi,
sasaran dan volume tanpa menghitung anggaran yang dibutuhkan peserta.

Tujuan Sesi:
1. Menghasilkan tabel usulan kegiatan sesuai tabel 5 pada Pedoman Proses
Perencanaan.
2. Menyusun narasi dari hasil kegiatan terpilih

Marilah Mengingat:
Dalam sesi ini subtim Ibu, subtim Bayi Baru Lahir dan Subtim Anak akan menyusun
Rencana Usulan Kegiatan. Peserta diharapkan sudah membaca buku pedoman
proses perencanaan dan menguasainya. Para peserta yang berasal dari latar
belakang perencanaan dan atau bappeda dapat menjadi narasumber bagi peserta
lain bila dibutuhkan. Fasilitator dapat mengundang mereka untuk menjelaskan
bilamana perlu.

Tahapan:

1. Pembuka Sesi: Menara Sedotan.


2. Bekerja dengan Tabel 5B, Rencana Usulan Kegiatan.
3. Menampilkan Narasi: Teater KIBBLA.

Pembuka Sesi

Menara Sedotan
Memahami pentingnya menerjemahkan rencana kegiatan dengan cara yang bisa
diimplementasikan oleh orang lain yang tidak pernah terlibat dalam proses awal.

Yang Diperlukan:
1. Kertas plano.
2. Flipchart.
3. Metacard (lima warna).
4. Alat gambar.
5. Straw (sedotan minuman).
6. Tabel 3 : Solusi dan Kegiatan.
7. Tabel 4, 5 kosong.

Aktivitas:
1. Peserta dalam kelompok bertugas permainan membangun menara setinggi
mungkin dan kokoh dengan paket sedotan plastik yang telah disediakan.

62 – DTPS-KIBBLA
2. Minta kelompok bekerja dengan melakukan perancangan terlebih
dahulu. Setelah rancangan siap, persilakan kelompok mulai membangun
menara.
3. Selama proses, satu anggota kelompok bertugas mencatat langkah-
langkah dalam mewujudkan menara.
4. Setelah selesai, catatan langkah-langkah disimpan di samping menara,
dan menara yang sudah selesai disimpan ke luar ruangan.
5. Undi kelompok untuk mencoba mendirikan menara kelompok lain dengan
langkah-langkah yang telah dibuat.
6. Setelah menara kedua selesai, menara pertama dibawa masuk untuk
dibandingkan dengan menara pertama.
7. Kelompok yang dapat menggambarkan perencanaan dengan tepat dalam
catatannya sedemikian rupa sehingga kelompok lain bisa membangun
dengan tepat dan cepat, dinyatakan sebagai pemenang.
8. Jaring refleksi peserta atas permainan tadi, dan bingkai dengan hal apa
yang penting untuk membuat Rencana Usulan Kegiatan.

Bekerja dengan Tabel 5

Yang Berperan:
1. Satu fasilitator pemandu.
2. Fasilitator kelompok

Yang Diperlukan:
1. Tabel 3 : Solusi dan Kegiatan yang dihasilkan dari sesi 3.
2. Tabel 4A dan 4B Kegiatan dan Target dari sesi 4.
3. Flipchart.
4. Metacard (lima warna).
5. Sticky note.
6. Kertas plano.
7. Alat tulis spidol lengkap.
8. Alat gambar.

Persiapan:
1. Melihat Pedoman Proses Perencanaan Sesi 5.
2. Meletakkan hasil sesi 4 di dinding belajar.

Aktivitas:
1. Tanyakanlah kembali apakah peserta memahami pokok-pokok dalam sesi
5 Pedoman Proses Perencanaan, uraikan secara singkat.
2. Bantuan proses penggalian, bila perlu dilakukan dengan komentar
tambahan dari peserta berlatar belakang bappeda/perencanaan.
3. Setiap anggota memberikan kontribusi pendapat.
4. Utamakan penggunaan flipchart/metaplan.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 63


5. Tim bisa dibagi tugas agar perhitungan kegiatan bisa selesai pada waktunya
dan penting sekali: semua anggota tim paham akan proses mengisi format
usulan kegiatan.
6. Jadwal penyelenggaraan disesuaikan dengan jadwal pencairan dana.
7. proses sepanjang sesi dibantu oleh co-fasilitator.
8. membuat narasi kelompok.

Teater KIBBLA

Yang Berperan:
1. Satu fasilitator pemandu.
2. Fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Hasil narasi sesi 5.
2. Flipchart.
3. Metacard (lima warna).
4. Sticky-note.
5. Kertas plano.
6. Alat tulis spidol lengkap.
7. Alat gambar.

Persiapan:
Menempelkan narasi sesi 5 di dinding belajar, dibuat semenarik mungkin
(lihat mosaik metafora).

Aktivitas:
1. Peserta tiap subtim diminta menerjemahkan narasi dalam bentuk skenario
teater ringkas.
2. Sedapat mungkin peserta diminta tampil dengan karakter lokal teater
rakyat, seperti lenong atau ludruk, dan membagi peran diantara anggota.
3. Tiap subtim menampilkan rencana usulan kegiatannya dan latar belakang
rencana mereka dengan menampilkan pertunjukan di depan peserta lain.
Usahakan pertunjukan segar dan menggugah.
4. Catatan: Bila waktu mengijinkan, peserta bisa diminta membuat kostum
teater dari kertas plano.

Tips Fasilitator:

1. Sesi ini lebih memberdayakan anggota perencanaan dan Bappeda untuk


berkonsentrasi lebih, bila perlu perkenalkan mereka ke seluruh ruang.
2. Jaga kekompakan tim supaya tetap ikut proses karena proses ini biasanya
cukup membosankan.

64 – DTPS-KIBBLA
Sesi 6: Rencana Anggaran Kegiatan
Dalam ”Perencanaan Pembangunan Daerah ada dua tahap penting yaitu tahap
Proses Penyusunan Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renja SKPD)
dan tahapan Proses Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran–SKPD.

Pada sesi ini tim menghitung rencana anggaran kegiatan yang bersumber dari
APBD, APBN dan sumber lain.

Tujuan Sesi:
1. Menghasilkan Rencana Anggaran Kegiatan, mengisi tabel 6A, 6B, 6C sesuai
perhitungan.
2. Menyusun kebutuhan anggaran KIBBLA yang bersumber dari APBD, APBN dan
sumber lain.
3. Menyusun narasi dari hasil kegiatan terpilih.

Marilah Mengingat:
Dalam sesi ini, para peserta yang berasal dari latar belakang perencanaan dan
atau bappeda, dapat menjadi narasumber bagi peserta lain bila dibutuhkan.
Pendekatan dan penjadwalan anggaran serta nomenklatur akan membutuhkan
keahlian serta penilaian profesional mereka. Fasilitator dapat mengundang mereka
untuk menanggapi dan menjelaskan bila perlu.

Tahapan:

1. Pembuka Sesi: Resep Masakan.


2. Bekerja untuk Rencana Anggaran Kegiatan.
3. Menampilkan Tabel dan Narasi.

Resep Masakan

Yang berperan:
1. Satu fasilitator pemandu.
2. Fasilitator kelompok.

Yang diperlukan:
Daftar harga bahan-bahan kebutuhan pokok dan sayur-mayur di pasar lokal,
atau berdasar penentuan fasilitator (pasar fasilitator).

Aktivitas:
1. Peserta tiap subtim diminta merencanakan untuk memasak suatu jenis
masakan, dengan nilai yang ditentukan sebanyak Rp 50.000,-
2. Tiap subtim melihat jenis-jenis barang yang dijual di pasar fasilitator dan
menghabiskan seluruh anggaran yang disediakan.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 65


3. Subtim bertugas mempersiapkan masakan yang cukup dikonsumsi oleh
kelompoknya.
4. Mencatat unit harga dan kebutuhan, kemudian memasukan dalam
narasi menu dan pembelanjaan yang akan disampaikan di depan semua
kelompok.
5. Menampilkan narasi menu dan pembelanjaan dengan cara menarik;
seolah acara kuliner TV, talkshow, sendratari, dan lain-lain.
6. Menyatakan kepada kelompok lain bagaimanakah pemahaman mereka
tentang menu dan pembelanjaan dibandingkan dengan tujuan sesi.
7. Framing: rencana anggaran kegiatan adalah bagian dari kehidupan sehari-
hari. Merancang masakan, menyesuaikan belanja dengan pagu anggaran
tersedia.

Bekerja untuk Rencana Anggaran Kegiatan

Yang Berperan:
1. Fasilitator pemandu.
2. Co-fasilitator kelompok

Yang Diperlukan:
1. Flipchart.
2. Metacard (lima warna).
3. Kaleng.
4. Alat gambar.
5. Hasil Tabel 4B: Kegiatan dan Target.
6. Hasil Tabel 5: Rencana Usulan Kegiatan.
7. Tabel 6A: Uraian Perhitungan APBD, (kosong), APBN, sumber lain.
8. Tabel 6B: Uraian Perhitungan APBD (kosong).
9. Tabel 6C: Uraian Perhitungan APBN.
10. Permendagri tentang Jadwal Penyusunan Anggaran sesuai dengan
Permendagri 13 th 2006 dan Permendagri 59 tahun 2007.
11. PP No. 21 tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran
Kementrian/Negara.
12. Harga satuan/unit cost setempat (SK Bupati/Walikota).
13. KEPMENKES tentang harga obat generik berlogo.

Persiapan:
1. Jelaskan tujuan sesi ini dan tabel apa saja yang harus diisi di sesi ini.
2. Menampilkan semua tabel yang diperlukan di dinding belajar.

Aktivitas:
1. Peserta diminta melihat contoh kegiatan yang tercantum di CD.
2. Minta kelompok bekerja merencanakan anggaran sesuai langkah-langkah
buku Pedoman Proses Perencanaan.

66 – DTPS-KIBBLA
3. Bantuan proses penggalian, bila perlu dilakukan dengan komentar
tambahan dari peserta berlatar belakang bappeda/perencanaan.
4. Setiap anggota memberikan kontribusi pendapat.
5. Utamakan penggunaan flipchart/metaplan.
6. Tim bisa dibagi tugas agar perhitungan kegiatan bisa selesai pada waktunya
dan penting sekali: semua anggota tim paham akan proses mengisi format
anggaran, baik APBN, APBD maupun sumber lain.
7. Sepanjang sesi, proses dibantu oleh co-fasilitator.
8. Membuat narasi kelompok.

Tips untuk fasilitator:

Ajak peserta memperhitungkan jadwal pencairan dana dan penyesuaian volume


kegiatan dengan pagu anggaran.

Menampilkan Tabel dan Narasi Anggaran


Tabel Tiga Dimensi

Yang Berperan:
1. Satu fasilitator pemandu.
2. Fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Tabel hasil.
2. Tali rafia/senar pancing.
3. Metacard warna-warni.
4. Double tape.
5. Balon warna-warni.

Persiapan:
Membuat rangkaian ikatan tali rafia yang ditata seperti tabel

Aktivitas:
1. Peserta diminta menyusun hasil narasi dalam bentuk Tabel yang ditata
pada tali rafia.
2. keterangan-keterangan ditulis pada metacard dan ditata pada tali rafia
sesuai dengan tabel hasil.
3. pemasangan pada tali rafia dilakukan sambil menjelaskan setiap pokok
rencana anggaran.
4. peserta lain membantu proses.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 67


Tips untuk Fasilitator:

1. Untuk kelancaran proses usulan anggaran, anggota subtim yang memahami


anggaran dapat membantu subtim lain.
2. Peran fasilitator tidak dominan melayani.
3. Agar mengacu pada lampiran pedoman yang berkaitan dengan anggaran.
4. Apakah unit cost kegiatan sudah sesuai dengan masing-masing sumber dananya?
(APBD II, APBD II, APBN, bulanan), fasilitator mengecek/membantu point di
atas.

68 – DTPS-KIBBLA
Sesi 7: Pemantauan dan Penilaian
Pemantauan dan penilaian terhadap hasil kegiatan program dan realisasi anggaran
merupakan kegiatan integral dalam sebuah manajemen program. Oleh karena itu,
penting untuk dapat merumuskan rencana pemantauan dan penilaian yang mudah
diterapkan dan efektif. Dalam pelaksanaannya dilakukan secara berjenjang dan
terus menerus.

Tujuan Sesi:
1. Menentukan indikator pemantauan dan cara memantaunya.
2. Menentukan indikator penilaian dari kegiatan program dan cara pemantauannya
untuk memperbaiki manajemen program dan mengambil rencana perbaikan.
3. Mengisi tabel 7A dan 7B.

Yang Berperan:
1. Fasilitator pemandu.
2. Co-fasilitator.

Tahapan:

1. Pembuka Sesi: Kartu Jodoh.


2. Bekerja untuk Pemantauan dan Penilaian.
3. Menampilkan Tabel dan Narasi.

Kartu Jodoh

1. Permainan mengenal jenis indikator.


2. Uji pemahaman peserta mengenai jenis-jenis indikator.

Yang Diperlukan:
1. 2 (dua) set kartu dengan jumlah, warna dan isi yang sama.
2. Satu set kartu (set A) dengan bermacam warna berisi indikator-indikator:
a. Cakupan pelayanan pertolongan persalinan Nakes
b. Cakupan imunisasi BCG
c. Jumlah balita gizi buruk
d. Ratio bidan di desa dengan jumlah desa
e. Jumlah bidan yang memiliki bidan kit
f. Jumlah kematian bayi per tahun
3. Kartu (set B) dengan warna tertentu (misalnya biru), tuliskan pada masing-
masing kartu:
a. Indikator kesehatan
b. Indikator pelayanan
c. Faktor pendukung/penyulit

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 69


Aktivitas:
1. Tempelkan set B tersebut pada flipchart secara sejajar pada bagian atas.
2. Minta kelompok mendiskusikan tulisan pada kartu set A dan meletakkan
dibawah kartu biru yang sesuai dengan jenis indikator, misalnya: cakupan
imunisasi BCG diletakkan di bawah kartu biru yang bertuliskan indikator
pelayanan.
3. Pada akhir permainan hasil kerja setiap kelompok ditelaah dan
mendiskusikan perbedaan yang terjadi.

Bekerja untuk Pemantauan dan Penilaian

Monitoring merupakan kegiatan analisis dalam upaya perbaikan kinerja, untuk


mengetahui seberapa jauh kegiatan tersebut berpengaruh terhadap kelompok
sasaran.

Evaluasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menilai memanfaatkan data


dari berbagai sumber.

Yang Berperan:
1. Satu fasilitator pemandu.
2. Co-fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Flipchart.
2. Metacard (lima warna).
3. Alat gambar.
4. Tabel 4a: Kegiatan dan Target (hasil sesi 4).
5. Tabel 5: Rencana Usulan Kegiatan (hasil sesi 5).
6. Tabel 7A, 7B (kosong): Rencana Pemantauan dan Penilaian.

Persiapan:
1. Jelaskan tujuan sesi ini dan tabel apa saja yang harus diisi di sesi ini.
2. Menampilkan semua tabel yang diperlukan di dinding belajar.

Aktivitas:
1. Minta kelompok bekerja melihat kegiatan, indikator, data awal, target dari
tabel 4A.
2. Mengerjakan langkah-langkah pemantauan sesuai buku pedoman proses
perencanaan.
3. Membuat narasi pamantauan dan perencanaan.

70 – DTPS-KIBBLA
Menampilkan Tabel dan Narasi
Menampilkan semua tabel yang diperlukan di dinding belajar atau flipchart, serahkan
pada kreativitas peserta, ajak peserta memilih dan memutuskan bersama, dengan
cara apa mereka akan mengungkapkan kekuatan kelompok mereka dalam hal
merencanakan pemantauan dan penilaian.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 71


Sesi 8: Penyusunan Draft Dokumen Perencanaan dan Anggaran
Semua hasil pembahasan dalam sesi-sesi sebelumnya dijadikan satu. Dan susunan
dokumen-dokumen tersebut merupakan satu draft dokumen perencanaan anggaran
yang mudah dikomunikasikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan
terhadap KIBBLA.

Tujuan:
Di akhir sesi ini, peserta dapat menyusun Draft Dokumen Perencanaan dan
Anggaran berdasarkan Rencana Kegiatan dan Rencana Anggaran DTPS-KIBBLA
yang lengkap, yang akan digunakan sebagai bahan bagi advokasi.

Marilah Mengingat:
Pada sesi delapan ini, semua peserta yang sebelumnya berkumpul dalam subtim.
Kemudian akan kembali berkumpul dalam kelompok Kabupaten/Kota untuk
merumuskan langkah bersama.

Tahapan:

1. Pembuka Sesi: Parade Billboard.


2. Kompilasi Draft dan Penyusunan Isu Utama.
3. Menampilkan Argumentasi Perencanaan Anggaran.

Parade Billboard

Yang Berperan:
1. Satu fasilitator pemandu.
2. Co-fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Kertas plano.
2. Flipchart.
3. Metacard (5 warna).
4. Alat gambar.
5. Tali rafia.
6. Lakban kertas.
7. Seluruh diagram, tabel dan narasi dari sesi-sesi sebelumnya.
8. Data-data lain yang dibutuhkan.
9. Dokumen perencanaan dan anggaran KIBBLA.
10. Jadwal dan alur penyusunan perencanaan dan anggaran APBD.

72 – DTPS-KIBBLA
Aktivitas:
1. Persilakan subtim berkumpul kembali membentuk kelompok.
2. Minta kelompok membuat yel-yel kabupaten/kota.
3. Minta kelompok menyiapkan presentasi singkat yang merangkai sesi 1
sampai dengan sesi 7 secara sistematis atau berurutan.
4. Presentasi dilakukan dengan cara Parade Billboard. Masing-masing
kelompok mendapat 10 kertas plano dan tali rafia. Tugas kelompok adalah
membuat billboard dari plano yang akan dikenakan oleh anggotanya.
5. Presentasi diperkuat dengan yel-yel kabupaten/kota.
6. Framing: Setelah sebelumnya bekerja dalam subtim, kini saatnya bekerja
bersama. Dalam realitas keseharian, semua bekerja sendiri-sendiri demi
kabupaten masing-masing. Penting untuk menyadari bahwa pada dasarnya
semua bekerja untuk kabupaten/kota yang sama dan dalam DTPS yang
sama pula.

Kompilasi Draft dan Penyusunan Isu Utama


Yang Berperan:
1. Seorang fasilitator.
2. Co-fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Seluruh skema dan tabel hasil lokakarya perencanaan.
2. Seluruh uraian dan narasi yang telah disusun.
3. Data-data lain yang diperlukan (data wilayah, peta wilayah, dan
sebagainya).

Aktivitas:
1. Setelah membaca skema dan tabel serta narasi yang ada, kelompok
memutuskan isu utama yang ada di kabupaten masing-masing.
2. Penulisan proposal dokumen perencanaan dan anggaran dilaksanakan
dengan langkah-langkah sesuai dengan buku pedoman proses
perencanaan.
3. Pelajari Tabel 8A dan 8B.
4. Hasil akhir adalah sebuah draft dokumen.

Sidang Parlemen
Merumuskan argumentasi atas draft Dokumen Perencanaan Anggaran.

Yang Berperan:
1. Seorang fasilitator.
2. Co-fasilitator kelompok.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 73


Yang Diperlukan:
1. Draft dokumen.
2. Kertas plano bertuliskan isu utama DTPS-KIBBLA kabupaten/kota yang
bersangkutan.

Aktivitas:
1. Persilakan kelompok menuliskan isu-isu utama DTPS-KIBBLA dalam
kalimat singkat di atas kertas plano.
2. Tiap kelompok mempresentasi hasil kerja dengan cara persidangan
parlemen.
3. Peserta yang lain berfungsi sebagai penguji yang dibagi dengan beberapa
komisi, masing-masing komisi konsentrasi pada isu tertentu.
4. Peserta penguji merumuskan pertanyaan-pertanyaan kunci. Diskusikan
dengan fasilitator bila perlu.
5. Hasil argumentasi dirumuskan dan dicatat sebagai bahan untuk pendukung
argumentasi usulan kegiatan.
6. Setelah usai proses sidang parlemen, peserta menambahkan refleksi dari
hasil sidang.
7. Framing: Sidang parlemen menunjukkan, bahwa pada akhirnya apapun
yang disusun dalam proses perencanaan, harus melalui tahap-tahap
sebelum bisa dilaksanakan. Perencanaan yang baik tidak dengan sendirinya
bisa dilaksanakan. Ada pihak-pihak lain yang mengambil keputusan dalam
soal anggaran dan kebijakan. Tantangan untuk meyakinkan mereka ada
pada tahap advokasi. Tahap perencanaan seharusnya dapat membangun
dukungan yang memadai bagi advokasi.

Tips untuk fasilitator:

Yang paling penting adalah argumentasi dari peserta dan cara pembentukan
konsensus melalui perbaikan usulan.

Sebaiknya, fasilitator mengajak peserta menilai:


1. Apakah uraian yang dituliskan sudah sistematis?
2. Apakah draft sudah membahas persoalan utama KIBBLA?
3. Apakah draft sudah berfungsi sebagai bahan dasar materi advokasi?

74 – DTPS-KIBBLA
Sesi 9: Rencana Tindak Lanjut
Dokumen Rencana Tindak Lanjut hasil lokakarya yang dihasilkan, diharapkan
mampu menggambarkan praktek tindak lanjut yang akan terjadi. Sesi ini diarahkan
untuk menggugah semangat peserta dalam komitmen tindak lanjut.

Tujuan:
1. Merumuskan tindak lanjut agar rencana yang telah disusun dapat diterima oleh
semua pemangku kepentingan KIBBLA.
2. Sesuai dengan pedoman perencanaan.

Marilah Mengingat:
Rencana Tindak Lanjut merupakan ujung dari lokakarya perencanaan, serta
merupakan awal dari dukungan terhadap advokasi. Penguatan aspek afeksi
terhadap advokasi dibutuhkan.

Yang Berperan:
1. Fasilitator.
2. Co-fasilitator kelompok.

Yang Diperlukan:
1. Kertas plano dengan gambar tabel 5.
2. Flipchart.
3. Metacard (5 warna).
4. Alat gambar.
5. Dokumen Perencanaan dan Anggaran KIBBLA.
6. Jadwal dan alur penyusunan perencanaan dan anggaran APBD.

Aktivitas:
Kognitif
1. Jelaskan tujuan sesi ini, sesuaikan dengan buku Pedoman Proses
Perencanaan.
2. Minta setiap peserta dalam kelompok mengajukan usulan tindakan lanjut
dan menuliskannya dalam metacard.
3. Kelompok kabupaten/kota menyusun usulan rencana tindak lanjut dalam
kategori:
a. Penyempurnaan Dokumen
b. Sosialisasi
c. Pengawalan.
4. Dokumen RTL disarikan dalam bentuk lima pernyataan utama dari masing-
masing kelompok kota/kabupaten.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 75


Afektif
1. Setiap kelompok kabupaten/kota membuat syair lagu yang akan
dinyanyikan bersama, yang berhubungan dengan RTL dan isu utama
kabupaten.
2. Lirik lagu bisa dibuat dengan mengambil lagu bernada riang dan menggugah
semangat, untuk meningkatkan rasa kepercayaan diri dan semangat tindak
lanjut.
3. Dokumen RTL kelompok dipresentasikan dengan cara meneriakkan yel
kabupaten kota, mengungkapkan lima pernyataan utama, ditutup dengan
lagu bersemangat.
4. Cara lagu dan pernyataan ditampilkan diserahkan pada kreativitas
peserta.

Tips untuk fasilitator:

Pada akhir sesi, ada kecenderungan kelompok untuk bekerja secara terburu-
buru dan keterlibatan peserta mulai berkurang. Fasilitator sebaiknya berjaga agar
konsentrasi tetap terjaga, karena sesi ini menentukan semangat peserta pada pasca
lokakarya. Pada sesi akhir ini partisipasi adalah hal yang tetap penting diperhatikan
dan usahakan agar kegembiraan kelompok tetap terjaga sehingga kelompok dapat
berfungsi optimal. Penggalian semangat melalui lagu berfungsi agar semangat
perencanaan mengalami transformasi menjadi semangat mendukung advokasi.
Bila dirasakan perlu, peserta bisa diminta menyebutkan kata ‘advokasi’ dalam lirik
lagu yang dibuat.

76 – DTPS-KIBBLA
Sesi Penutupan
Ada pembukaan, tentu ada penutupan. Itu hal yang jamak dalam sebuah pertemuan.
Demikian juga dalam pertemuan perencanaan DTPS-KIBBLA, Sesi Penutupan sama
pentingnya dengan Sesi Pembukaan. Tujuannya, sebagai penanda pengakhiran
pertemuan yang membebaskan peserta dari agenda dan norma pertemuan. Dengan
demikian, metode dan teknik pada sesi ini perlu dipikirkan sekreatif mungkin
agar meninggalkan pesan dan kesan yang kuat sehingga hasil pertemuan dapat
melekat kuat diingatan peserta.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Sesi Penutupan ini adalah:


1. Pembingkaian
2. Refleksi dan evaluasi partisipatif
3. Kata Akhir
4. Defragmentasi

Yang Berperan:
1. Satu orang fasilitator.
2. Satu orang perekam diskusi.
3. Satu orang pejabat yang akan memberikan kata akhir dan penutupan
secara formal.

Yang Diperlukan:
1. Lembar presentasi berisikan butir-butir pencapaian kelompok.
2. Kertas plano.
3. Papan flipchart.
4. Metacard.
5. Sticky-notes.
6. Spidol aneka warna.

Yang Dipersiapkan:
1. Gambar tulang ikan atau jaring laba-laba.
2. Fotokopi formulir evaluasi dan refleksi partisipatif sesuai jumlah peserta.
3. Susunan kursi untuk evaluasi dengan menggunakan metode fishbowl.

Aktivitas:
1. Sampaikan pada peserta bahwa pertemuan telah sampai pada penghujung
acara.
2. Dengan ringkas, lakukan pembingkaian proses dan hasil pencapaian
pertemuan selama lima hari. Pembingkaian dalam pengakhiran sebuah
pelatihan bukan sekedar menyajikan sebuah kesimpulan akhir; melainkan
penguatan pesan. Pembingkaian mirip sebuah paraphrasing seluruh
proses pelatihan ditambah dengan penegasan tentang ‘moral pelatihan’
apa yang harus diperhatikan oleh peserta.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 77


3. Kata kunci dalam setiap pelatihan perlu dikemukakan kembali sebelum
pelatihan itu resmi ditutup, misalnya:
Peran fasilitator dalam Perencanaan DTPS-KIBBLA sebagai pelopor
dan pengawal sebuah perubahan. Dan dengan demikian, tugas utama
fasilitator bukan hanya memfasilitasi lokakarya, melainkan melakukan
pengarus-utamaan DTPS-KIBBLA sebagai proses perencanaan multi-
pihak yang efektif. Fasilitator harus meyakinkan semua pihak, bahwa
peningkatan derajat kesehatan ibu dan anak akan dapat dicapai melalui
DTPS-KIBBLA.
4. Pembingkaian juga perlu mendorong langkah kreatif fasilitator dan
para pihak agar mereka mampu merancang proses komunikasi dengan
pemerintah kabupaten/kota, propinsi, pusat, dan korporat. Fasilitator
dan para pihak harus menyadari bahwa langkah-langkah strategik yang
berhasil mereka bangun itu, bukan hanya bisa ‘dijual’ kepada pemerintah
kabupaten/kota, melainkan bisa ditawarkan juga kepada pemerintah
propinsi, pusat, dan korporat.
5. Lakukan evaluasi reflektif. Minta peserta untuk berdiri melingkar.
Persilakan peserta merefleksikan kesan mereka tentang pelatihan yang
telah mereka ikuti, misalnya dengan cara “Gambarkan kesan pelatihan
yang Anda ikuti dengan 4 kata!”. Semua peserta dapat memperoleh
giliran berefleksi. Untuk memeriahkan suasana, giliran bicara dapat
menggunakan bola yang dilemparkan (usai seorang peserta berefleksi)
sambil menyebut nama peserta yang dituju.
6. Pada saat peserta mengemukakan refleksinya, perekam diskusi mencatat
kata-kata peserta di kertas plano dengan tulisan yang jelas terbaca
seluruh peserta.
7. Pilihan alternatif metode evaluasi reflektif dapat menggunakan gambar
tulang ikan atau jaring laba-laba yang telah ditempelkan di papan flipchart
atau dinding ruang pertemuan. Minta peserta untuk menempelkan sticky-
notes di gambar tersebut, dengan aturan: “Bagian kepala sangat baik
(memuaskan), bagian ekor sangat tidak baik (untuk tulang ikan)” atau
“Bagian pusat jaring untuk sangat baik, bagian luar jaring sangat tidak
baik”.
8. Jika ada kebutuhan untuk melakukan evaluasi dalam bentuk tertulis,
Anda dapat menggunakan formulir yang dilampirkan di bagian akhir Sesi
Penutupan dalam Panduan ini.

78 – DTPS-KIBBLA
9. Masih dalam posisi melingkar, lakukan penutupan acara secara formal.
Persilakan pejabat yang berwenang untuk memberikan kata akhir dan
menutup acara secara formal. Sebagai penanda penutupan, bisa saja
dengan cara memecahkan balon atau melakukan salut (mengangkat
gelas minum yang telah dibagikan terlebih dulu ke semua peserta).
10. Lakukan proses defragmentasi. Defragmentasi merupakan perlakuan
untuk memisahkan atmosfer pelatihan dengan dunia nyata. Yang
dibutuhkan oleh peserta adalah kecakapan dan motivasi yang diperoleh
dalam pelatihan, dan bukan sebuah romantisme pelatihan. Karena itu,
diperlukan sebuah proses defragmentasi. Itu bisa dilakukan dengan
meracau, menyanyi bersama, atau memekikkan yel-yel secara lepas dan
spontan.
11. Caranya, terlebih dahulu Anda sampaikan bahwa proses ini penting
untuk “mengembalikan” pikiran dan perasaan Anda ke dunia nyata
setelah lima hari penuh berkutat dengan data dan angka seputar KIBBLA.
Anda bisa mengatakan begini: “Sesaat lagi Anda kembali ke dunia nyata,
kembali ke keluarga dan lingkungan Anda yang barangkali tidak tahu-
menahu dengan materi yang kita bahas di sini. Agar selaras, ada baiknya
kita melakukan proses defragmentasi, pemulihan otak, agar kita selaras
dengan situasi di dunia luar sana.”
12. Jika Anda memilih metode meracau, Anda dapat mengatakan: “Metode
defragmentasi ini diambil dari tradisi mantra suku-suku tradisional di Asia
dan Afrika. Caranya sederhana, selama satu menit Anda kami persilakan
untuk meracau, mengucapkan sembarang kata tanpa makna yang jelas.
Setelah itu, kita akan menuju ke tengah dan meneriakkan yel-yel DTPS
secara bersama-sama. Tandanya, jika saya teriak DTPS, maka yang lain
menjawab sekencang-kencangnya ‘Pelopor, pengawal perubahan”.
13. Usai defragmentasi, ucapkan terima kasih karena peserta menerima
metode-metode yang ditawarkan fasilitator, sekalian persilakan para
peserta untuk bersalam-salaman dan foto bersama.
14. Sesi Penutupan telah berakhir, tapi pekerjaan fasilitator belumlah usai.
Fasilitator perlu merapikan peralatan dan ‘menyelamatkan’ hasil kerja
peserta. Dan juga menyimpan bahan-bahan yang diperlukan untuk
penyusunan laporan kegiatan.

Tips Fasilitasi:
Sesi Penutupan terkait dengan Tahap Haru dalam Siklus Dinamika Kelompok.
Tahap ini sangat penting untuk menjaga dan menguatkan motivasi peserta agar
melakukan proses selanjutnya dengan semangat yang tinggi. Ini semacam tahap
pelepasan perasaan agar peserta tidak terjebak pada sentimental pertemuan.
Ada banyak cara penutupan yang bisa digunakan, tapi upayakan untuk tidak
menggunakan cara-cara yang biasa-biasa. Cari alternatif cara penutupan yang
kreatif, inovatif dan inspiratif.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 79


Tentang Evaluasi
Meski evaluasi ditempatkan sebagai sebuah agenda pengakhiran pelatihan,
namun sesungguhnya evaluasi itu bisa dilakukan setiap hari. Evaluasi yang lazim
dilakukan dalam sebuah pelatihan partisipatif adalah sebuah evaluasi reflektif
yang juga partisipatif. Dengan demikian, jenis evaluasi yang akan dilakukan dalam
pelatihan ini adalah sebagai berikut:

Umpan-balik harian
Ini dilakukan secara reflektif. Umpan-balik itu menyangkut hal yang relatif bersifat
umum, misalnya menjawab “Apakah proses pelatihan hari ini mampu menjawab
harapan Anda?” atau menjawab “Apa yang Anda rasakan setelah mengikuti
pelatihan hari ini?”

Grafik perasaan
Ini dapat dilakukan dengan cepat. Anda dapat membuat tabel yang memperlihatkan
perasaan peserta setiap hari. Setiap usai pertemuan (sore hari) peserta cukup
menempelkan sticky-notes atau sticky-dot di kolom hari.

Perasaan Hari I Hari II Hari III Hari IV Hari V


L
K
J

Evaluasi Reflektif
Pada akhir pelatihan, evaluasi juga dapat dipandu dengan lebih dari satu pertanyaan
yang diungkapkan satu per satu. Evaluasi seperti itu antara lain dapat dijalankan
dengan metoda Fish Bowl.

80 – DTPS-KIBBLA
Model lainnya adalah mengisi tabel (Tabel-1) yang disiapkan dalam sebuah papan
tulis. Tiap peserta menempelkan sticky-notes pada kolom yang tersedia sesuai
dengan pilihan mereka.

Tabel 1
Evaluasi Reflektif

Sangat Baik Baik Cukup Baik Kurang Baik Tidak Baik

Materi

Fasilitasi

Partisipasi

Kesesuian dengan
harapan

Evaluasi Pelaksanaan Pelatihan


Evaluasi juga dilakukan dengan cara mengisi kuesioner seperti yang disajikan
pada Tabel-2 dan Tabel-3. Evaluasi ini merupakan sebuah penilaian mutu
penyelenggaraan pelatihan berdasarkan persepsi peserta.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 81


Tabel 2
Evaluasi Penyelenggaraan Pelatihan

Uraian Bobot Nilai


1. Akomodasi:
- Kamar penginapan 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Ruang belajar 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
2. Konsumsi:
- Makan pagi 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Makan siang 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Makan malam 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Snack 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
3. Perlengkapan peserta:
- Alat tulis 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Bahan bacaan 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
4. Suasana pembelajaran:
- Penerangan ruang belajar 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Tata udara ruang belajar 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Sikap fasilitator 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Metoda fasilitasi 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Hubungan antar peserta 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
5. Materi pelatihan:
- Kesesuaian materi dengan harapan 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Manfaat materi pelatihan 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Keterangan: 0 = sangat tidak memuaskan, dan 9 = sangat memuaskan.

82 – DTPS-KIBBLA
Tabel 3
Lokakarya Perencanaan DTPS-KIBBLA
Evaluasi Akhir
Tanggal _______
(Diisi oleh SETIAP Peserta)

Berikan penilaian menurut pendapat anda terhadap PERNYATAAN di bawah ini,


dengan memakai skala penilaian berikut:
4 Sangat Setuju 3 Setuju 2 Tidak Setuju 1 Sangat Tidak Setuju

MATERI LOKAKARYA NILAI


Setelah mengikuti lokakarya ini:
1. Saya mampu melakukan analisis situasi kesehatan ibu dan anak di
wilayah kerja saya dengan menggunakan data yang ada.
2. Saya dapat mengidentifikasi data yang diragukan validitasnya dan data
yang masih dibutuhkan untuk melakukan suatu analisis situasi.
3. Saya mengerti bagaimana melakukan analisis masalah dengan
membuat suatu diagram.
4. Saya mengerti bagaimana suatu kelompok memilih prioritas dengan
cara scoring.
5. Saya mengerti perbedaan antara solusi, strategi dengan kegiatan.
6. Saya mengerti apa yang dimaksud dengan indikator kesehatan,
indikator pelayanan dan penyulit/pendukung.
Saya mampu memilih indikator yang sesuai untuk suatu kegiatan.
7. Dalam suatu kelompok, saya dapat berpartisipasi dalam
penentuan target suatu kegiatan dengan memperhatikan
kemampuan wilayah, sumber daya dan waktu yang tersedia.
8. Materi (data dll) yang kami dapatkan, cukup untuk membantu
kami mengeti proses DTPS-KIBBLA.
9. Sebagai anggauta kelompok saya mampu berkontribusi dalam
membuat suatu rencana kegiatan yang lengkap dan terperinci.
10. Saya dapat menilai apakah suatu rencana kerja sudah cukup
lengkap dan jelas.
11. Saya dapat membuat rencana monitoring dan evaluasi untuk
suatu rencana kegiatan.
12. Saya dapat membuat pernyataan justifikasi untuk suatu kegiatan
yang saya anggap penting, sehingga dapat meyakinkan pembuat
keputusan.
13. Saya mengerti bagaimana membuat suatu presentasi yang baik.
14. Saya mengerti bagaimana membuat suatu proposal yang baik.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 83


MANFAAT LOKAKARYA
Hasil mengikuti lokakarya ini: NILAI
1. Bermanfaat dalam melaksanakan tugas saya sehari-hari, sebagai:
______________________________________ (harap diisi dengan
jabatan anda).
2. Masalah yang dibahas dalam lokakarya ini adalah relevan dengan
pekerjaan saya.
3. Saya merasa dapat membuat rencana kerja yang lebih baik
untuk ruang lingkup saya di masa mendatang.
4. Saya mampu menjelaskan metode perencanaan ini pada
rekan kerja dan staf saya.
5. Saya akan mencoba menerapkan metode perencanaan seperti
ini di tempat kerja saya.
6. Saya merasa dapat melakukan fasilitasi untuk proses DTPS
dalam suatu tim.
PENYELENGGARAAN LOKAKARYA:
7. Dukungan fasilitator pada setiap sesi memperjelas penangkapan
mengenai tugas yang diberikan.
8. Materi (data dll) yang kami dapatkan, cukup untuk membantu
kami mengeti proses DTPS.
9. Akomodasi yang disediakan panitia sangat memadai untuk
lokakarya seperti ini.
10. (Bagi yang tidak menginap tidak perlu diisi).
11. Konsumsi yang disediakan cukup memadai.
12. Fasilitas dan perlengkapan yang disediakan, sangat membantu
kelancaran lokakarya ini.
13. Panitia selalu siap membantu memenuhi kebutuhan kerja
kelompok.

Komentar Tambahan Mengenai Lokakarya Ini:

84 – DTPS-KIBBLA
Lampiran 1

Daftar Rujukan bagi Fasilitator


Di bawah ini adalah daftar buku/rujukan yang dapat digunakan oleh fasilitator
untuk mempersiapkan diri melakukan fasilitasi DTPS-KIBBLA:

A. Strategi/Kebijakan
1. Rencana Strategis Nasional MPS – di Indonesia 2001-2010
2. Kebijakan dan Strategi dalam Akselerasi Upaya Penurunan Angka Kematian
dan Peningkatan Kualitas Hidup Bayi dan Balita di Indonesia - 2008
3. Kebijakan dan Strategi Nasional Kesehatan Reproduksi di Indonesia - 2005
4. Kebijakan Obat Nasional – 2006
5. Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan di kabupaten/Kota – 2007
B. Pedoman Teknis
1. Pedoman Proses Perencanaan DTPS-KIBBLA
2. Referensi Advokasi Anggaran dan Kibijakan
3. Pedoman Pelaksanaan Strategi Program MPS
4. Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak
5. Panduan Fasilitator Proses Perencanaan
6. Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan
7. Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan - 2005
8. Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk
Pelayanan Kesehatan Dasar – 2005
9. Analisis Situasi dan Bimbingan Teknis Pengelolaan Pelayanan KB – 2007
10. Penyeliaan Fasilitas Pelayanan KB – 2006
11. Pedoman Pemantauan dan Penyeliaan Program Kesehatan Ibu dan Bayi
Baru Lahir – 2005
12. Panduan Pengelolaan Program Perbaikan Gizi Kabupaten/Kota - 2000
13. Penyeliaan Fasilitatif Program KIBBLA

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 85


Lampiran 2

Daftar Tilik Persiapan Lokakarya


URAIAN KESIAPAN
1. Akomodasi:
- Apakah ruang pelatihan yang cocok sudah tersedia? √

- Apakah penginapan peserta dan fasilitator sudah tersedia? √

- Apakah peserta sudah memperoleh informasi yang jelas tentang lokasi pelatihan? √

2. Perjalanan:
- Apakah sudah tersedia sarana transportasi peserta ke (dari) tempat pelatihan? √

- Apakah peserta sudah memperoleh informasi yang jelas tentang rute perjalanan untuk √
mencapai lokasi pelatihan?
3. Alat dan bahan: √

- Alat tulis lengkap √

- Alat bantu pelatihan √

- LCD √

- Dekorasi ruangan √

- Banner √

4. Perlengkapan pelatihan peserta:


- Tas √

- Alat tulis √

- Bahan bacaan √

5. Dukungan administrasi:
- Daftar absen √

- Formulir biodata peserta √

- Sertifikat √

- Protokol penggunaan fasilitas hotel √

6. Lain-lain: √

- Kebutuhan spesifik, misalnya bagi peserta yang vegetarian √

- Layanan kesehatan (diinformasikan: ada atau tidak ada) √

Keterangan: Beri tanda “√” pada butir yang sudah siap.

86 – DTPS-KIBBLA
Lampiran 3

Kumpulan Permainan Penghangat Suasana

A. Di Balik Kelambu
1. Siapkan satu helai kain yang cukup panjang dan lebar.
2. Bagi peserta menjadi dua kelompok yang sama besar.
3. Secara bergantian setiap anggota kelompok diminta berdiri di balik kain yang
dibentangkan. Begitu kain diturunkan mereka harus meneriakkan dengan tepat
nama lawan yang ada di depannya. Siapa yang kalah cepat menyebutkan nama
lawannya, maka ia diambil oleh kelompok lawan. Kelompok yang lebih dahulu
kehabisan anggotanya dinyatakan kalah.

B. Kocok Buah
1. Siapkan beberapa buah kursi di depan.
2. Bagikan gulungan kertas yang bertuliskan nama buah kepada peserta. Satu
orang peserta mendapatkan satu gulungan.
3. Jelaskan, jika Anda menyebutkan satu nama buah, maka mereka yang
mendapatkan buah tersebut harus serta merta duduk di kursi yang sudah
disediakan. Siapa yang tidak kebagian kursi, maka ia akan dihukum.
4. Minta peserta untu berdiri di dalam lingkaran lalu bernyanyi mengelilingi kursi
tersebut. Lalu sebutkan buah pilihan Anda. Demikian beberapa kali.
5. Jumlah peserta yang mendapatkan satu nama buah bisa jadi berbeda-beda.
Kursi boleh saja tidak sesuai dengan jumlah peserta untuk membuat suasana
menjadi lebih seru.

C. Simpul Manusia
1. Peserta berdiri di dalam lingkaran dengan tubuh menghadap keluar lingkaran.
2. Minta peserta untuk menggenggam tangan orang-orang di kanan dan di kiri
mereka.
3. Kini, tanpa harus melepaskan genggaman, peserta harus memutar badan
mereka sedemikian rupa sehingga setiap orang akan menghadap ke dalam
lingkaran.
4. Dalam kasus-kasus tertentu bisa jadi akan terbentuk dua lingkaran baru yang
lebih kecil.

D. Salam Tempel
1. Siapkan beberapa gulung tisu.
2. Minta peserta untuk mengambil sejumlah tisu yang mereka butuhkan.
3. Kini minta mereka untuk menghitung berapa banyak ‘bujur sangkar’ tisu yang
sudah mereka ambil.
4. Minta peserta untuk memperkenalkan diri kepada peserta lain sebanyak ‘bujur
sangkar’ tisu yang mereka miliki. Berikan satu bujur sangkar tisu kepada teman
baru mereka.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 87


5. Peserta diminta untuk memperkenalkan teman baru mereka di depan kelas.
6. Variasi: Bisa pula peserta diminta untuk menyebutkan poin-poin pelajaran yang
mereka dapat di hari sebelumnya sebanyak ‘bujur sangkar’ tisu yang mereka
miliki.

E. Proyek Gulung
1. Bagi peserta menjadi beberapa kelompok.
2. Sediakan beberapa gulung tisu dan selotip untuk masing-masing kelompok.
3. Minta kelompok untuk membuat sebuah patung (mumi) dengan menggunakan barang-
barang yang sudah disediakan tersebut.
4. Kelompok diminta untuk memilih model (mumi) dari salah satu anggota
kelompok itu sendiri. Setelah selesai maka dilakukan peragaan mumi.
5. Pemenang ditentukan dari kecepatan penyelesaian tugas dan kreatifitas
membuat mumi.
6. Variasi: Jika tidak ada tisu gulung maka bisa digunakan koran bekas dan atau
majalah bekas. Tugas peserta adalah membuat model/mumi nya seindah
mungkin.

F. Cincin Ganda
1. Peserta membentuk dua buah lingkaran. Yang satu ada di dalam lingkaran yang
lebih besar.
2. Minta peserta yang ada di lingkaran dalam untuk membalikkan badan sehingga
mereka menghadap ke teman-teman yang berada di lingkaran luar.
3. Setiap peserta harus mengatakan satu kalimat yang memotivasi teman yang
ada di hadapannya.
4. Bila terdengar aba-aba dari fasilitator, maka mereka akan bergerak satu langkah
ke kiri.
5. Lakukan hal yang sama kepada orang baru yang ada di hadapan Anda.
6. Ulangi beberapa kali.
7. Minta beberapa peserta untuk menyebutkan kalimat motivasi apa yang paling
menyentuhnya yang diterimanya dari temannya.
8. Variasi: Permainan ini bisa juga digunakan untuk perkenalan. Terutama pada
pertemuan yang anggotanya sangat besar.

G. Matahari Bersinar Cerah


1. Bagikan selembar kertas HVS kepada para peserta.
2. Minta peserta untuk menggambarkan sebuah matahari yang tengah bersinar
dengan cerahnya. Jangan lupa untuk menuliskan nama Anda.
3. Jika sudah selesai, berikan gambar Anda kepada teman di sebalah Anda. Ia
akan menuliskan satu hal yang baik tentang Anda (maksimal 3 kata). Jika
sudah, berikan gambar tersebut kepada teman yang lain. Demikian
seterusnya, sehingga semua orang menuliskan komentarnya tentang Anda
dan semua orang mendapat komentar tentang dirinya.
4. Variasi: Tuliskan poin-poin penting yang Anda pelajari (maksimal 3 kata) dari
sesi/hari sebelumnya.

88 – DTPS-KIBBLA
H. Pesawatku
1. Bagikan kertas HVS kepada setiap peserta.
2. Minta peserta untuk menuliskan namanya dan 3 buah pertanyaan di kertas tersebut.
Misalnya, pengalaman tak terlupakan setahun kemarin.
3. Ubah kertas menjadi pesawat terbang.
4. Setelah mendengar aba-aba, mulailah melempar pesawat terbang. Jika ada
pesawat terbang yang jatuh di dekat Anda, ambil dan lemparkan lagi. Jangan
berhenti melempar pesawat sebelum ada aba-aba berhenti.
5. Setelah aba-aba berhenti, ambillah sebuah pesawat yang ada di dekat Anda, cari
pembuatnya dan berikan jawaban Anda terhadap tiga pertanyaan tadi.

I. Pesawatku II
1. Minta peserta menuliskan 3 buah poin yang mereka dapatkan dari sesi yang
lalu diselembar kertas HVS. Lalu buatlah pesawat dari kertas tersebut.
2. Minta peserta membentuk lingkaran dan lemparkan pesawat kertas ke arah
teman-teman.
3. Setiap peserta harus menangkap pesawat yang melayang ke arahnya secepat
mungkin.
4. Minta peserta untuk membaca dalam hati poin-poin yang tertulis di pesawat
tersebut. Peserta harus mengucapkan pertanyaan yang jawabannya adalah
poin-poin tersebut.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 89


Lampiran 4

Alternatif Permainan Pengantar Sesi

Sesi I Analisis Situasi: Gajah Siapa Ini?


Yang dibutuhkan:
Kertas plano atau kertas koran untuk masing-masing kelompok.

Langkah-Langkah:
1. Pada setiap kelompok berikan selembar kertas plano.
2. Minta kelompok untuk membuat gajah dari kertas itu tanpa bantuan alat
apapun.
3. Setiap orang harus merobek kertas itu satu kali untuk bisa membentuk
gajah lalu memberikannya kepada teman di sebelahnya.
4. Setiap peserta harus bekerja dan menyumbangkan idenya. Namun,
mereka bekerja dalam diam dan tidak boleh ada betuk komunikasi
apapun.
5. Variasi: Fasilitator dapat mengkompetisikan pembuatan gajah di antara
kelompok. Dinamika kelompok akan semakin seru karena adanya tekanan
waktu dan persaingan.

Refleksi:
1. Gali dari peserta, apa yang mereka rasakan ketika melakukan games
tersebut.
2. Gali dari peserta, bagaimana caranya untuk bisa menyelesaikan gajah itu
secepat dan seefektif mungkin.
3. Kaitkan pengalaman tadi dengan sesi yang akan dilakukan.
4. Kata kunci yang harus tergali adalah: kebingungan, kurang informasi,
tidak ada dialog, menebak, perbedaan persepsi.

Sesi II Analisis Masalah dan Penentuan Prioritas Masalah: Jaring

Yang Disiapkan:
1. Metacard aneka warna dan berbagai ukuran.
2. Spidol.
3. Tali rafia aneka warna.
4. Lakban.

90 – DTPS-KIBBLA
Aktivitas:
1. Berdasarkan diagram dan tabel yang sudah diisi, mintalah kelompok
untuk membuat jaring-jaring KIBBLA: Apa saja yang mempengaruhi
kondisi KIBBLA di daerah mereka.
2. Gunakan lantai sebagai alas tulis.

Refleksi:
1. Lingkar pertama dari jaring-jaring tersebut adalah masalah utama yang
sebaiknya diprioritaskan penyelesaiannya.
2. Dorong agar ketiga subtim (ibu, bayi baru lahir dan anak balita)
dapat melihat bahwa jejaring yang mereka buat sebetulnya sangat
terinterkoneksi.
3. Bila penyerbukan sudah terjadi, dorong kelompok untuk membuat satu
jaring besar tentang KIBBLA mereka.
4. Jangan lupa untuk mendorong mereka melihat pentingnya peran pihak-
pihak lain di luar petugas kesehatan.

Sesi III Solusi dan Kegiatan: Sedotan 234


Yang Disiapkan:
12 buah sedotan untuk masing-masing kelompok.

Aktivitas:
1. Mintalah kelompok membuat 6 (enam) segitiga dari sedotan yang
dibagikan.
2, Kini sisihkan dua buah sedotan dan buatlah 5 (lima) segitiga.
3. Sisihkan kembali dua buah sedotan dan bentuklah 4 segitiga.
4. Bentuk 3 segitiga dari 6 buah sedotan saja.
5. Terakhir, sisihkan lagi dua buah sedotan dan buatlah dua buah segitiga
dari sedotan tersebut.

Refleksi:
1. Tanyakan pada peserta apa yang terjadi dan apa yang mereka rasakan
ketika permainan tersebut berlangsung.
2. Kata kunci yang harus digali adalah: bingung, tidak biasa.
3. Minta peserta untuk mengaitkan pengalaman tadi dengan sesi yang akan
dilakukan.
4. Ingatkan peserta bahwa karakter sesi ini adalah menciptakan sesuatu.
Untuk bisa membuat sesuatu yang tidak biasa maka kita harus
membebaskan pikiran kita dari pola pikir yang biasa kita gunakan. Kita
harus berani melihat dari sudut pandang yang berbeda.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 91


Sesi IV Penentuan Kegiatan dan Target: Sirkuit Ceria
Yang Dibutuhkan:
1. Tali rafia.
2. Lakban.
3 Kertas koran.
4. Balon.
5. Penutup mata.
6. Tongkat kecil.
7. Koin.

Aktivitas:
1. Buatlah sirkuit dengan menggunakan peralatan yang ada.
2. Jelaskan peraturan permainan kepada para peserta. Mereka diminta
untuk menyeberangkan sebuah koin dari satu sisi ke sisi lain dengan
melalui jalur khusus yang sudah disiapkan dengan mata ditutup.
3. Anggota kelompok yang lain dapat membantu temannya menyeberang
dengan cara memberitahu mereka kemana harus melangkah. Peserta
yang memberi tahu tidak boleh ada di area sirkuit.
4. Bila ada peserta yang gagal melalui hambatan, maka ia harus mengulang
dari awal. Tapi koin bisa dilanjutkan dibawa oleh anggota yang lain.
Dengan syarat pemindahan koin pun dilakukan dengan mata tertutup.
5. Bila koin terjatuh, maka koin tidak bisa diestafetkan. Kelompok harus
mulai lagi dari awal.
6. Pemenangnya adalah kelompok yang berhasil menyeberang paling
cepat.
7. Sebelum dimulai kelompok diberi kesempatan untuk mengatur strategi
terlebih dahulu.
8. Permainan berlangsung kurang lebih 15 menit.

Refleksi:
1. Tanyakan pada perserta apa yang terjadi dan perasaan yang mereka alami
ketika bermain.
2. Gali dari peserta pesan-pesan apa yang bisa mereka petik dari permainan
ini.
3. Minta mereka untuk mengaitkan permainan ini dengan sesi yang akan
dilakukan.
4. Kata kunci yang harus digali adalah: menganalisa situasi dan kondisi yang
dihadapi, tujuan dan prioritas, fleksibilitas, kekompakan, komunikasi dan
lain-lain.

92 – DTPS-KIBBLA
Sesi V Rencana Usulan Kegiatan
Yang Dibutuhkan:
1. Guntingan-guntingan gambar.
2. Kertas plano.
3. Lem.
4. Spidol.

Aktivitas:
1. Kepada kelompok dibagikan sekumpulan gambar.
2. Mereka harus menyusun gambar-gambar tersebut menjadi sebuah
rangkaian peristiwa yang bermakna. Misalnya, ada gambar sebungkus
tepung terigu, telur, cokelat, pengocok kue, dan cherry. Lalu ada tulisan:
lezat, teman minum teh. Maka rangkaian peristiwa yang masuk akal
adalah “Membuat Kue”.
3. Setelah menebak rangkaian peristiwa tersebut, kini minta peserta untuk
membuat langkah-langkah peristiwa tersebut. Misalnya, untuk contoh di
atas, tuang tepung terigu ke dalam adonan telur yang sudah dikocok.
Masukkan cokelat, aduk perlahan. Panggang. Hiasi dengan buah Cherry.
4. Presentasikan kepada kelas.

Refleksi:
1. Tanyakan kepada peserta apa yang mereka rasa dan alami di permainan
tersebut.
2. Gali dari peserta kata-kata kunci dari permainan tersebut: menentukan
tujuan (hasil akhir), membuat langkah-langkahnya dans ebagainya.
3. Tanyakan kepada peserta apa yang terjadi bila mereka gagal menentukan
tujuan. Bagaimana mereka menentukan langkah-langkah yang sesuai
dengan rangkaian peristiwa tersebut?
4. Kaitkan temuan peserta dengan sesi yang akan dilakukan.

Sesi VI Rencana Anggaran


Yang Dibutuhkan:
1. Uang-uangan.
2. Gambar-gambar.
3. Mangkuk.
4. Kartu aneka warna.

Aktivitas:
1. Siapkan konter-konter. Di setiap konter ditempelkan tulisan: semen,
pasir, bata, kayu dll. Siapkan mangkuk dan setumpuk kartu bertulis
benda-benda tersebut. Misalnya, untuk semen: semen 10 sak, 20 sak,
dan 50 sak.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 93


2. Kepada setiap kelompok dibagikan selembar kertas berisikan instruksi
yang isinya:
“Sudah saatnya Anda membangun rumah impian Anda. Untuk itu Anda
membutuhkan 38 sak semen, pasir 7,5 m3, kayu 87 potong, genteng 247
buah, kaca 14,5 m2. Masalahnya uang Anda terbatas dan toko bangunan
tidak bisa memberikan kembalian. Bahan-bahan yang dijual pun sudah
memiliki ukuran yang tidak bisa ditawar lagi. Gunakan uang yang Anda
miliki sebaik mungkin.”
3. Berikan uang-uangan kepada setiap kelompok. Jumlah uang yang
diberikan tidak sama.
4. Kelompok yang menang adalah kelompok yang paling cepat
mengumpulkan bahan-bahan bangunan dan menggunakan uang mereka
se-efisien mungkin.

Refleksi:
1. Gali dari perserta apa yang mereka rasakan dan alami dari permainan
ini.
2. Temukan kata-kata kuncinya: strategi.
3. Kaitkan dengan sesi yang akan dilakukan. Misalnya, “Jika kunci
keberhasilan dari permainan ini adalah adanya strategi, maka ketika kita
membuat rencana anggaran strategi untuk menghitungnya pun penting.”

Sesi VII Pemantauan dan Penilaian


Yang Disiapkan:
Satu set puzzle T untuk setiap kelompok.

Aktivitas:
1. Bagikan satu set puzzle T.
2. Minta kelompok untuk mencocokkan kepingan-kepingan puzzle hingga
membentuk huruf T besar.
3. Salah seorang anggota kelompok diminta untuk mengamati proses di
kelompoknya.
4. Pemenangnya adalah kelompok yang paling cepat meyelesaikan puzzle.

94 – DTPS-KIBBLA
Refleksi:
1. Gali dari perserta apa yang mereka rasakan dan alami dari permainan
ini.
2. Gali dari para pengamat apa yang mereka lihat di proses tersebut dan
bagaimana dengan hasil akhir yang didapat kelompok.
3. Kaitkan dengan sesi yang akan dilakukan.

PANDUAN FASILITATOR PROSES PERENCANAAN – 95