BAB 1

PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Kebutuhan untuk melakukan pertukaran informasi secara cepat, tepat dan
akurat telah membuat banyak perusahaan mencoba membuat sebuah sistem yang
dapat menyediakan informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan masing-masing
perusahaan. Efisiensi dan efektifitas merupakan alasan dasar untuk melakukan
perbaikan dari sistem yang lama ke bentuk sistem yang lebih baik lagi.
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem yang di gunakan
untuk mengoptimalkan dan mengefisienkan setiap pertukaran informasi di sebuah
perusahaan, diawali oleh munculnya MRP (Material Requirement Planning) yang
digunakan untuk pembuatan bill of material, lalu berkembang menjadi MRP II
dimana financial accounting (telah menjadi bagian dalam sistem dan setelah
banyaknya kebutuhan informasi yang diperlukan oleh perusahaan, maka terbentuklah
sistem ERP yang menghubungkan semua bagian perusahaan menjadi lebih efesien
dan saling berintegrasi satu sama lain.

BAB 2
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
A. PENGERTIAN ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based
terintegrasi untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal dan
eksternal, termasuk tangible asset, keuangan, persediaan, produksi, human resources,
marketing, supply chain, logistics, dll.
Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software
yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsifungsi bisnis di dalam batas organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan
pihak stakeholder diluar perusahaan. Dibangun atas dasar sistem database yang
terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum. Sistem
informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh operasi bisnis menjadi
seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas.
Suatu sistem ERP akan berada pada pusat server dan akan didistribusikan ke
seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak modular sehingga dapat melayani
dan berkomunikasi melalui jaringan area lokal. Sistem tersebut memungkinkan bisnis
untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk menempatkan
beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang
tidak memerlukan. Sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang
berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau
perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem
finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human
resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang
menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub
sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

B. KARAKTERISTIK SISTEM ERP

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses
transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:
1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
2. Mendukung industri-industri tertentu .
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.
C. ARSITEKTUR
Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur
3-tier atau lebih. Arsitektur 3-tier secara umum digambarkan sebagai berikut:

Gambar. Arsitektur ERP 3-tier

Keterangan :
1) Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan

sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis
desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical
user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini,
seperti menambah dan menampilkan data.
2) Application layer
Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server
merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima,
mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.
3) Database layer
Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database
layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.
Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP dapat dijelas dengan contoh sbb :
Terdapat order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu untuk
menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber
daya yang ada pada perusahaan saat itu. Apabila sumber daya tersebut tidak
mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan,
sekaligus membantu perusahaan dalam proses pengadaannya. Ketika hendak
mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan
dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam
proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat
dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit
tersebut.
Dapat terlihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian
sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai
oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian
pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur integrasi itu
sangat penting dalam mengimplementasikan sistem informasi berbasis ERP.

D. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN ERP

4

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

1) Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka
para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur
keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2) Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua
divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian,
operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
3) Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP,
membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah
dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat
diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur
tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
1) Pengurangan lead-time
2) Peningkatan kontrol keuangan
3) Penurunan inventori
4) Penurunan tenaga kerja secara total
5) Peningkatan service level
6) Peningkatan sales
7) Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
8) Peningkatan market share perusahaan
9) Pengiriman tepat waktu
10) Kinerja pemasok yang lebih baik
11) Peningkatan fleksibilitas
12) Pengurangan biaya-biaya
13) Penggunaan sumber daya yang lebih baik
14) Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
1) Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan
pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Kerugian diatas dapat terjadi ketika:
1) Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat
2)
3)
4)
5)

dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan
tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa
implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa

memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi
ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis.
2) Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi
bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan
sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP
atau sebaliknya.
3) Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak
lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada
membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.
4) Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
5) Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
6) Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau
berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak
dipekerjakan lagi).
7) Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak
benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus
siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.
8) Kurangnya komunikasi antar personel.
9) Cacatnya project design dan management.
10) Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
11) Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
12) Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file,
dan lain sebagainya.

E. IMPLEMENTASI ERP DALAM DUNIA BISNIS

1) Best Practice dan Business Process Reengineering
Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses
bisnis yang dianggap best practice, yaitu proses bisnis umum yang paling
layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku
untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP,
maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best
practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi,
6

permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah

permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai
dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem
ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan
untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di
Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan
dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada
umumnya.
Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang
melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul
SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan
penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini
merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab,
dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain
modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu
faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan
adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP
merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.
2) Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP
a. Financial
FI Financial Accounting.
Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan
perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada
data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan
yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan
keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional,

seperti:
Pengendalian capital investment

 Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan

merencanakan pembayaran
Pengendalian pendanaan terhadap pembelian,dan penggunaan dana di
setiap area
Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

IM Investment Management

Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan
oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis
kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu
manajemen dalam membuat keputusan.

EC Enterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise

Controller mengenai hal-hal berikut :

Kondisi keuangan perusahaan

Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
Investasi
Maintenance dari aset perusahaan
Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan
Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti

ukuran pasar, market share,competitor performance

Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi,
struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

TR Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash

management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.
b. Distribution dan Manufacturing
LE Logistics Execution
Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang
lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus
pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase
requisition, good receipt hingga delivery.

SD Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang

sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan
modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis,
dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan
menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

MM Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam

aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material,
termasuk energi dan servis.

PP Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya

material sampai kepada proses pengiriman produk.

PM Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan

peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan
mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang
berjalan.

QM Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi

dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan
rekomendasi dari ISO-9000 series.

PS Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

Perencanaan terhadap waktu dan nilai

 Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost

element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian
aktivitas dan penjadwalan
Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material,
manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia
Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek
berjalan
Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
c. Human Resources
Berfungsi untuk:

Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu

terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM

perusahaan
Melindungi data personalia dari pihak luar
Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien
melalui manajemen karir

BAB 3
KESIMPULAN
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk
kelangsungan hidup perusahaan. ERP ada untuk medukung fungsi bisnis dan
meningkatkan produktivitas dan tujuan implementasi ERP adalah untuk
meningkatkan daya saing perusahaan.
Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis
yang dianggap best practice, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru.

10

DAFTAR PUSTAKA
http://ayie1927.blogspot.com/2013/05/enterprise-resource-planning
erp.html#sthash.NkwZ6DJM.dpuf
http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/21/no-4-enterprice-resourceplanning erp-dan-implementasi-sistem-informasi-berbasis-erp/
http://ahmad-keindahandunia.blogspot.com/2011/11/erp-siklus-produksi-ke-scmsia.html

11

12