Istilah
Prosedur Operasional Standar
prosedur operasi yang baku
PROTAP atau Prosedur Tetap
Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures,
SOP
prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan
konsisten
pengendalian mutu terhadap proses kegiatan
organisasi.
Definisi
International Conference on Harmonisation (ICH)
Definisi
Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan
fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif,
konsisten, standar, dan sistematis
Persiapan SOP
SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki
Jenis SOP
Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan
Bentuk SOP
Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)
Standard Operating
Procedures:
Kedudukannya dalam Organisasi
dan Manajemen
Organisasi
Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih
yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat
yang sama yang kemudian secara sah membentuk
badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama
(Siagian,2006)
Tagline Continued:
Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas
Controlling
Planning &
decision
making
Organizing
Fungsi-fungsi
Manajemen
Dituangkan
dalam Prosedur
yang dibakukan
melalui SOP
Aktivitas
Tujuan
Organisasi
Operasi
Efektif
Mewujudkan
Visi
Leading
Efisien
Menjalankan
Misi
Standard Operating
Procedures:
dalam Kerangka Sistem Mutu
Pengertian Mutu
Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara
konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung
dari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah
dalam penggunaan, estetika dan sebagainya
Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah:
The totality of characteristics of an entity that bear
on its ability to satisfy stated or implied needs
(Totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjukkan
kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang
ditentukan atau yang tersirat
Manajemen Mutu
Menurut standard internasional ISO 8402:
Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang
menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan
tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya
diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti
rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan
perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu
FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah:
PDCA Plan, Do, Check, and Act
Sistem Mutu
Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality
system) didefinisikan sebagai :
The organisation structure, procedures,
processes and resources needed to
implement quality management. (Struktur
organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang
diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)
3.
4.
Efektif :
mengerjakan pekerjaan yang benar atau
tepat
Efisien :
mengerjakan pekerjaan dengan benar atau
tepat
Specific
Lengkap prosedur
Jelas dan mudah dipahami
Layak Terap (Applicable)
Controllable
Layak Audit
Layak Ubah (Changeable and flexible)
Spesifik
33
Lengkap prosedur
34
Layak Terap
36
Controllable
37
organisasi
Layak Ubah
38
Contd
40
Hambatan Manajerial
Tips
41
kemudian ceritakan
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik
yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk
menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan
kegiatan
Contd
42
pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa
dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika
membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal
yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Contd
43
Panjang vs Pendek
Panjang:
Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda
dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg
basah
Pendek:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
Contd
44
Contd
45
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua
tinta yg pernah digunakan sebelum Anda
menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya
Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna
lain
Tingkat Rincian
46
dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting
akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua
pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan
training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus
berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa
digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart
utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya
pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
Format SOP
Nama modul
Tujuan
Ruang lingkup
Referensi/Pedoman
Sarana
Prosedur kerja
Flowchart
Mulai
Decision:
Proses :
Penguhubung Prosedur
berbeda halaman/ Off-Page
Connector
Penguhubung Prosedur dalam
satu halaman On-Page
Connector
Multidokumen
Kegiatan Manual
Data:
Input Manual:
Kartu:
Tampilan
Sortir
Penghubung
Delay
Penggabungan
Penguraian
Arsip Tetap
Arsip sementara
Pemaduan
Pilihan Langkah/Or
Penyimpanan Internal
Disket Magnetik