Teknologi Informasi Komputer -2 Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda se ‘a cepat dan mudeh, Fitur ini sangat ‘membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebaganya Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat Selain itu: Lebih mudah mengontrol dan menambeh data baru Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain, Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih keurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru Langkeh-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut: * Tahap I Membuat Data Source 1 Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat. A B 1 Nama |Alamat 2 [Anita eal 3 Jann lpandung 4 [Benyamin [Jakarta 5 Pri Medan * Tahap II Membuat Dokumen Master prepared by Endang Kurniawan, kurniawan1911@¢mail com 1Teknologi Informasi Komputer -2 2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master. * Tahap II Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master 3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge Ls ie Start Mal Selec ait Merge~ Recipients Recipient ist Start Mail Merge 4. Selanjutnya kita akan memilih data so Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients. 6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian Klik Open untuk menampilken kotak dialog Select Table. 7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang Kemudian klik OK. 8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya 9. Taruh di kursor di baweh tulisan Kepada Yth, kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. 10. Lakuken juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <> prepared by Endang Kurniawan, kurniawan1911@¢mail comTeknologi Informasi Komputer -2 kepada Yth., «Namen Di «Alamat» Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya + Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakuken cara berikut 1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List. 2. Dikotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah in. + Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar Ths isthe lit of recbierts that willbe used in your ergs. Uscthe checkboxes to add cr remove recirients from themerge. When vo Data Source data surat vex ann Bardung data surat xh [- Beryamin Jakarta, cata surat sh I Fisting Medan computert01 blogspot.com DataSource Reine econ 2) some ter. Se 25 rinses BD Validate actresses, ‘© Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults Surat akan ditampilkkan per data, Klik tanda panah untuk berpindah antar data prepared by Endang Kurniawan, kurniawan1911@¢mail comTeknologi Informasi Komputer -2 Jika masih ada yang ingin diubeh, Klik lagi tombol PreviewResults dan lalcukan perubahan yang diinginkan [5a] | 4 | 2 [> >i] 2jrina Recioient sus] | 9 Auto Check for Erors Preview Resuits * Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge 3) Esit individual Documents By _ Erint Dowuments Qa) Send é-mail Messages. ‘Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih: + Print Documents, untuk mencetak surat Ada 3 pilihan: ‘All untuk mencetak semua surat (Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif Isi nomor urut data pada kotak: From dan To, untuk mencetale surat yang dipilih saja (eres Print recorde om Ocuarert record Of rem: + _ Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggebungan ke dokumen ‘baru, Pilihan sama dengan di atas (AIL, Current record dan nomor urut tertentu) Pada dokumen baru, setiap surat alan ditampilkan per halaman, Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut prepared by Endang Kurniawan, hurniaw an1911@emailcom 4Telologi Informasi Komputer -2 Membuat mail merge di MS WORD 2007 Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft word 2003 ke Microsoft Word 2007, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada Tutorial Kali ini, kita akan membahas langkah-angkeh sedeshana menggunakan mail merge pada Microsoft Word 2007: 1, Tuliskan kata Kepada dan ai pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar 2. Pilih menu Mailings @nves i = Dome met marin Means gon” te te Seti prepared by Endang Kurniawan, hurniaw an1911@emailcomTelologi Informasi Komputer -2 3, Pilih menut start Mail Merge Bi wecon cali ee EA. step by step Mail Merge Ward. 4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard 5, Di sebelah kanan aken muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat, Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah prepared by Endang Kurniawan, hurniaw an1911@emailcom 6Telologi Informasi Komputer -2 6, Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat Setelah itu dilanjutken dengan menekan tombol next yang ada di baweh. 7. Pilih Ich Typea new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create. Mail Merae vx Select recipients Use an evising it select fom outlook coneaces © Type anewlist Type new lst Type the names and sdcresses of reciierts. Bose. stepsofe > ‘Neste Write your letter Previous Starting document prepared by Endang Kurniawan, hurniaw an1911@emailcomTelologi Informasi Komputer -2 8. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan 9.Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete. Customize Address List | es Feld Hames silane a Last slane Company Name lett AddressLine 1 adress Line 2 cy State ZIP Code ‘Country oF Regon ome Phone York Phane E-mal Address prepared by Endang Kurniawan, hurniaw an1911@emailcomTelologi Informasi Komputer -2 10. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh » nama, tempat (lihat gambar) Customize Address Lict eles eld Names Name Add Field Pelee Type s nano for your field [Feneatl 11. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy Untuk mengakhirt tekan OK Pierepetlomtonn etal, Toads ets, did Nevenry New viTenga [eomcetnoy=)cstonge sobre ha) (ian prepared by Endang Kurniawan, hurniaw an1911@emailcom 9Telologi Informasi Komputer -2 12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen, Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients, Jika sudeh yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK ae Se eacae. ih miata shin ies, 13. Namun jika anda menemulkan ada data yang salah saat anda masukan, maka Klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit. 14. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field. aoe ia Poet acc ae oma [i To es Drsoestma 9) Gs | Wed? | Bates Bovearaime 43 | 8 prepared by Endang Kurniawan, hurniaw an1911@emailcom 10Telologi Informasi Komputer -2 15. Masulcan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada, prepared by Endang Kurniawan, hurniaw an1911@emailcom i