Penyususnan pesan-pesan bisnis meliputi tahap, yaiitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. PERENCANAAN Dalam fase perencanaan perlu diperhatikan yaitu mendefinisikan tujuan , menganalisis audiens dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan. PENGORGANISASIAN Tahap selanjutnya adalah pengorganisasian dimana ide ide selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Tahap ini dimulai dengan penyusun kata, kalimat, dan paragraf dan memilih ilustrasi yang cocok untuk mendukung ide pokok bahasannya. REVISI Dilakukan pengecekan pengecekan terhadap tulisan yang telah dibuat yang bertujuan agar maksud yang direncanakan dapat tercapai dengan seefektif mungkin. PENENTUAN TUJUAN Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antaralain: a. b. c. d.
Keputusan untuk meneruskan pesan
Keputusan untuk menanggapi audiens Keputusan untuk memusatkan isi pesan Keputusan untuk menentukan media yang akan digunakan
Tujuan komunikasi bisnis :
a) Memberi informasi Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. b) Melakukan Persuasi Melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. c) Melakukan kolaborasi
Tujuan ketika dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
Cara Menguji Tujuan bisnis
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang ditetapkan sudah baik atau belum maka diperlukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut ini: 1. 2. 3. 4.
Apakah tujuan tersebut realistis?
Apakah waktunya tepat? Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
ANALISIS AUDIENS Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens nyang akan dihadapi, untuk itu kita perlu mengetahui cakupan materi apa yang akan diberikan pada audiens dan bagaimana cara mengatasi audiens. Berikut akan dibahas bagaimana cara mengembangkan profil audiens. Cara mengembangkan profil audiens Mengembangkan suatu profil audiens akan mudah apabila audiens tersebut merupakan orang yang sudah kita kenal namun akan sangat sulit apabila yang menjadi audiens merupakan orang-orang yang samasekali belum kita kenal, untuk itu investigasi dilakukan untuk mengantisipasi reaksi mereka. a. b. c. d. e.
Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Siapa audiensnya Reaksi audiens Tingkat pemahaman audiens Hubungan komunikator dengan audiens
Cara memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
Lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens: 1. 2. 3. 4. 5.
Temukan/cari apa yang diinginkan oleh audiens
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan Berikan semua informasi yang diperlukan Pastikan bahwa informasinya akurat Tekankan ide ide yang paling menarik bagi audiens
Cara memuaskan kebutuhan Motivasi Audiens
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah pemikiiran mereka, akan tetapi pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan , hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang
ada dengan hal yang baru. Mengatasi kendala tersebut dengan cara mengatur pesan pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah ,salah satu pendekatan yang dapat dilakukan dengan pendekatan pemberian argumentasi yang rasional. PENENTUAN IDE POKOK Setiap pesan pesan bisnis akan bermuara pada satu ide pokok, untuk itu maka kita akan mempelajari teknik untuk mengidentifikasikan ide pokok Teknik Curah Pendapat (brainstorming) Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan ,audiens, dan fakta yang ada.beberapa teknik curah yang dapat digunakan antara lain: a. Storytellers Tour Hidupkan tape recorder kemudian telaah pesan pesan yang disampaikan,fokuslah pada alasan berkomunikasi ,butir utama nada,rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. b. Random List Pendekatan random list untuk dapat menemukan ide ide pokok ,anda perlu menuliskan ide ide pokok pada kertas kosong kemudian anda bisa memisahkan butir yang penting dan tidak. c. CFR Teknik pemecahan masalah dengan menggunakan sebuah worksheet yang dapat menjelskan hubungan antara temuan,kesimpulan dan rekomendasi. d. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. e. Question and Answer Chain Barangkali pendekatan yang paling tepat adalah pendekatan yang melihat dari sisi perspektif audiens.dengan cara memberikan pertanyaan yang nanti akan menuntun kita pada ide pokok. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA Komunikasi Lisan Kebaikann dari komunikasi lisan adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana ,tidak diperlukan catatan permanen dan audiens dapat dibuat lebih nyaman, kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonimis.
Komunikasi tertulis Pesan pesapesan pesan tertulis memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat,proposal,dan laporan.salahsatu kelebihan dari komunikasi tertulis adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dokumen Serupa dengan perencanaan pesan pesan bisnis
