Anda di halaman 1dari 24

MENGELOLA RAPAT SECARA EFEKTIF

Posted by sjafri mangkuprawira under Kepemimpinan, Komunikasi,


mental, MSDM, Mutu, organisasi
Rapat di tiap unit kerja adalah forum untuk mengambil keputusan
tertentu. Setiap keputusan yang ingin dibuat tentunya yang terbaik. Hal
itu berkait dengan kepentingan unit, individu karyawan, dan perusahaan.
Dalam prakteknya proses penyelenggaraan dan hasil rapat mungkin
kurang memuaskan. Dalam arti bahwa ketika rapat berlangsung sering
tidak memiliki agenda dan arah yang jelas, pembicaraan ngalor-ngidul,
waktu bicara sulit diatur, pimpinan rapat tidak mampu memimpin rapat
dsb. Akibatnya hasil rapat tidak optimum.
Rapat adalah salah satu bentuk komunikasi. Di dalamnya ada interaksi
antarpeserta rapat dan antara pimpinan rapat dengan peserta. Interaksi itu
berupa tukar pikiran, diskusi, dan debat. Dari interaksi itu maka
dihasilkan keputusan rapat. Seberapa jauh rapat berjalan dan dengan hasil
efektif antara lain akan sangat dipengaruhi oleh persiapan rapat, peran
pimpinan rapat, partisipasi aktif peserta, dan penerapan metode rapatnya
serta fasilitas pendukung. Dalam hal ini manajer suatu unit kerja harus
sudah memersiapkan beberapa hal yaitu:
1.
2.
3.

4.

5.
6.

agenda yang akan dibahas; harus fokus dan jelas butir-butir bahasan yang
akan didiskusikan, apakah bersifat umum atau spesifik, dan apa yang
ingin diputuskan;
siapa saja yang akan diundang rapat; akan sangat bergantung pada jenis
rapat, lingkup bahasan, dan tujuan rapat; apakah juga melibatkan mereka
yang di luar unit kerja
bagaimana tatakerja rapat diselenggarakan; termasuk di dalamnya
tatacara dan tatatertib berdiskusi dan pengambilan keputusan rapat;
misalnya tentang pembagian giliran bicara, bagaimana kalau terjadi
deadlock, dan apakah setiap keputusan melalui musyawarah atau
pemunggutan suara;
siapa yang memimpin rapat; siapapun yang memimpin rapat bukan
sekedar pengatur waktu giliran bicara namun harus memahami apa isi
agenda, piawai memimpin rapat, komunikatif, bijaksana dalam mengatur
waktu dan giliran bicara, mampu meredakan konflik, dan mampu
menyimpulkan hasil rapat yang bisa diterima semua peserta rapat;
siapa yang menjadi sekertaris; yaitu dia yang mewakili pimpinan rapat,
memahami isi agenda, membuat catatan pembicaraan, dan membuat
konsep keputusan rapat;
siapa yang menjadi notulis; yaitu bisa berjumlah 1-2 orang yang bertugas
untuk mencatat keseluruhan isi pembicaraan setiap peserta rapat; dan
membuat catatan rapat untuk diberikan kepada sekertaris sebagai bahan

7.

8.
9.
10.

perumusan keputusan rapat;


kapan dan dimana diadakan; lamanya rapat akan bergantung pada jenis,
lingkup rapat, dan keputusan yang diambil; bisa beberapa jam sampai 1-2
hari; dan diadakan di tempat yang nyaman (cukup luas, tidak panas atau
lembab, cahaya yang terang, meja dan kursi yang cukup, dan fentilasi
yang baik);
alat-alat yang perlu disediakan, seperti komputer, pengeras suara, LCD,
alat tulis menulis,dsb;
konsumsi berupa makanan (kecil dan atau besar) dan minuman sesuai
kebutuhan; semakin panjang waktu rapat semakin dibutuhkan konsumsi;
penyampaian undangan rapat (agenda terinci, waktu yang jelas, dan
lokasi rapat) berikut bahan-bahan rapat; idealnya undangan rapat telah
sampai seminggu ke peserta sebelum waktu rapat dimulai; maksudnya
agar semua peserta sudah memrioritaskan untuk hadir dan sudah dapat
memersiapkan diri dengan gagasan-gagasan,
Dengan asumsi rapat sudah dipersiapkan dengan matang maka
keberhasilan proses dan keputusan rapat sangat bergantung pada dua
pemain utama yakni pimpinan dan peserta rapat. Karena itu pimpinan
rapat harus melakukan beberapa hal berikut :
1. sebaiknya hadir lebih awal ketimbang peserta rapat untuk
menunjukkan kesungguhan dalam memimpin rapat;
2. sebelum rapat, pimpinan dan peserta rapat di lokasi rapat melakukan
obrolan-obrolan rileks dalam rangka membangun suasana hangat;
3. membuka rapat kalau jumlah yang hadir sudah dianggap memenuhi
persyaratan rapat; dan menguraikan tentang tatacara dan tatatertib rapat;
namun yang sangat perlu diperhatikan adalah ketepatan waktu dimulainya
rapat;
4. menjelaskan latarbelakang, maksud dan tujuan rapat; kemudian diikuti
dengan penjelasan butir-butir bahasan yang akan didiskusikan; dan lalu
diperlukan kesepakatan kolektif atas agenda tsb;
5. memberikan kesempatan kepada siapapun untuk berbicara; bisa secara
langsung atau berdasarkan tiap sesi (maksimum 4 orang persesi);
6. mengatur proses diskusi misalnya melakukan kontrol agar pembicaraan
fokus pada inti bahasan atau tidak bertele-tele, menghindari konflik
antarpeserta dengan cara arif (tidak memihak) menjelaskan perbedaanperbedaan yang ada diarahkan pada inti dan tujuan rapat; kalau terjadi
kemacetan maka bisa dilakukan skors untuk waktu tertentu;
7. merumuskan konsep keputusan rapat dan kemudian disampaikan

kepada forum untuk memeroleh tanggapan dan persetujuan; untuk


membantu pimpinan rapat maka jika dianggap perlu dapat dibentuk tim
perumus.
Sementara itu agar proses dan hasil rapat berlangsung efektif maka peran
peserta sangat penting. Mereka diharapkan sudah memersiapkan diri
dengan isyu dan gagasan, ikut aktif memelihara jalannya rapat seperti
tidak mendominasi pembicaraan, bertoleransi dengan setiap perbedaan,
tidak menyinggung masalah-masalah pribadi dan SARA, tidak hanya
mengritik pembicaraan orang lain tetapi juga memberikan gagasan, dan
hadir dengan tertib. Dan lebih dari itu mereka harus sudah siap menerima
setiap keputusan yang sudah disepakati. Tentu saja merealisasikannya
dalam bentuk kerja nyata.
Rapat merupakan salah satu media untuk berkomunikasi dari dan ke
manajer. Rapat juga membantu para manajer memantau keseluruhan
operasional dalam organisasi. Rapat yang efektif bisa meningkatkan
kesehatan organisasi dan moral karyawan. Secara umum, rapat
merupakan kegiatan yang mengeluarkan biaya, energi dan menyita
banyak waktu Keberhasilan sebuah rapat pada umumnya dipengaruhi
oleh pemimpin rapat dan persiapan serta tehnik yang digunakan peserta
rapat. Bagaimana membuat rapat-rapat anda efektif? Untuk
mengetahuinya kita bisa belajar dari berbagai sebab kenapa rapat tidak
efektif. Pada umumnya, rapat tidak efektif karena:
1.
Sasaran dan tujuan rapat yang tidak jelas. Hal ini bisa terjadi karena
rapat di selenggarakan berdasarkan kesepakatan waktu bahwa kita
selalu rapat pada hari senin sehingga ada tujuan atau tidak setiap hari
senin mengadakan rapat.
2.
Agenda tidak ada. Karena tidak ada agenda yang jelas maka tidak
ada arah yang jelas, peserta tidak mempunyai gambaran tujuan rapat,
keputusan-keputusan yang diambil serta kewajiban-kewajiban yang harus
di emban.
3.
Kumunikasi satu arah. Pemimpin rapat menyampaikan informasiinformasi dan dilanjutkan pertanyaan dari semua peserta di akhir rapat.
Dalam kasus ini mungkin dengan mengirimkan surat edaran atau memo
lebih efektif dilakukan.
4.
Peserta biasanya enggan bicara. Keengganan ini bisa di sebabkan
karena peserta malu-malu menyampaikan sumbang pikirnya atau karena
takut apa yang di sampaikan akan menimbulkan reaksi negative dari

pimpinan rapat atau peserta lain. Mereka memilih bungkam dan apabila
di minta melaporkan akan menjawab bahwa tidak ada yang perlu
dilaporkan.
5.
Setiap ide baru yang diketengahkan di hancurkan atau di terima
tanpa diskusi. Hal ini bisa terjadi pada suasana rapat yang negative
sehingga orang enggan menyampaikan ide baru. Setiap ide yang muncul
tidak disetujui oleh pimpinan rapat tanpa diskusi lebih dahulu. Sebaliknya
kalau ada usulan dari pimpinan atau orang yang berpengariuh langsung di
setujui tanpa dibahas secara memadai.
6.
Konflik pribadi. Hal ini bisa terjadi karena konflik pribadi di bawa
dalam rapat. Orang-orang saling menyerang untuk menari muka di
hadapan pemimpin rapat.
7.
Hasil rapat tidak ada tindakan. Akibat dari tidak ada tindak lanjut
dari rapat, maka pasalah yang sama bisa di bahas dalam rapat demi rapat
dan menghabiskan banyak waktu. Tidak adanya kejelasan siapa yang
bertanggung jawab untuk memfolow up menjadi salah satu factor tidak
adanya tindak lanjut.
Rapat yang efektif akan memberikan banyak manfaat baik bagi pemimpin
rapat maupun peserta rapat yang lain. Bagi pemimpin, rapat bisa
memberikan manfaat yaitu:
1.
Meningkatkan keefektifan tim dan komunikasi dalam unit anda.
Ketika hubungan hanya dibangun dalam kerja, memungkinkan kita tidak
seimbang dalam memberikan perhatian kepada anggota unit kita. Dalam
rapat, kita bisa member perhatian kepada semua staf kita baik secara
individu maupun kelompok.
2.
Mendorong orang untuk mengulas kembali apa yang sedang mereka
kerjakan dan kemanjuan dalam pencapaiannya.
3.
Meningkatkan kualitas kita dalam mengambil keputusan.
Keputusan yang baik sering tergantung pada bagaimana peserta rapat
memberikan masukan dan mendiskusikannya dengan bebas dan penuh
semangat dari berbagai pandangan yang berbeda.
4.
Membantu mengembangkan staf. Peserta rapat bisa menyampaikan
usulannya, laporan tentang pekerjaan mereka dengan presentasipresentasi kecil sehingga menjadi peluang mereka untuk berkembang.

Bagi peserta rapat, manfaat yang bisa diperoleh adalah :


1.
Mendapatkan gambaran sekilas tentang organisasi dan gambaran
masa depan. Rapat bisa membantu karyawan baru untuk menyesuaikan
diri dengan cepat.
2.
Mendorong kerja sama tim dan semangat tim. Dalam rapat yang
efektif, setiap peserta bisa merangsang peserta yang lain untuk ikut
memberikan sumbang sarannya.
3.
Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan
umpan balik kepada manajer dan pada satu sama lain. Peserta bisa belajar
tentang manajerial dan tentang masalah lain dari peserta lain.
Bagaimana penyelenggaraan rapat yang efektif? Ada 10 langkah untuk
mengelola rapat yang efektif.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.

Mulailan tepat waktu.


Nyatakan tujuan dengan jelas dan materi yang akan di bahas.
Mencatat jalannya rapat
Pastikan semua topic dibahas
Arahkan pertemuan kearah pengambilan keputusan
Mengelola penggunaan waktu
Mengelola konflik
Mengendalikan rapat
Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan.
Akhiri tepat waktu.

Fungsi rapat
Merencanakan dan Melakukan Pertemuan
PENGERTIAN RAPAT

20.
21.
22.

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi


kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan
oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk
mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh
beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan
tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan
dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering
kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering
mendengar adanya keluhan dari pengawai,Apa sih, gunanya rapat?.
Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat
karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini
terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain:
Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa
dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam
rapat.
Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran
ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti
selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi
yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah
dengan rapat.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa
ahli:
1.
Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu
alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
2.
Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan
pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:
a.
Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang
bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi,
baik swasta maupun pemerintah.
b.
Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui
musyawarah kelompok.
c.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara
musyawarahn untuk mufakat.
d.
Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok
secara resmi.
e.
Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan
kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f.
Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan

para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang


berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:
1.
Menurut tujuannya,yaitu:
a)
Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan
penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh
pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru,
untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b)
Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan
tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai
problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan
masalah-masalah lain, saling mengait.
c)
Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari
timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling
merugikan keduabelah pihak.
2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi
mendapat undangan.
b.
Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu
perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja
dengan siapa saja.
3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:
a. Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang
membahas maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh
masing-masing manajer.
b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi
pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
c. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya,
rapat Dewan Komisaris.
4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:
a.
Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan,
bulanan, tahunan.
b.
Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal,
tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat
urgen yang perlu dipecahkan bersama.

Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah
yang sedang terjadi.

5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.


6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta
rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu
bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.

Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya


Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik
ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat
tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
3. Rapat Perundingan.
b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
2. Rapat informal.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat semester.
4. Rapat tahunan.
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
2. Rapat insidental.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
2. Rapat dinas.
3. Musyawarah kerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah
yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan
terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku
peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat
perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat
mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi
dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting
adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan
sebaik-baiknya.

Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan
stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk
membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini
biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk
mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya
membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi
kesimpulan.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila
tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan
rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia
penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi
kriteria berikut, yaitu:
a.
Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan
organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus
dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b.
Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c.
Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka
( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d.
Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator,
peserta rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat
harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang
baik, antara lain :
a)
Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia
penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus
dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.


8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.

Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur,
diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.

Tata Tertib Rapat


Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus
dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang
memenuhi kriteria sbb:
1.Tepat waktu dalam memulai rapat.
2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta
rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta
lain.
4.Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta
lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap
peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau
emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas
yang lainnya.
8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara
singkat, jelas dan lugas.
9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat
walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin
rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat
dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
10.Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen
yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat
susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai
dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

1.
2.
3.
4.
5.

Pembukaan
Pembacaan susunan acara rapat
Pembahasan materi rapat
Lain-lain
Penutup
Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan
kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui
agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan
dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang
biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat
dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan
tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan
mendengar lagi keluhan pegawai, Apa sih, gunanya rapat?.
Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai
Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan
( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan
diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu
masalah.
Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud
dengan rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan
membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk
memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus
mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang
disepakati/disetujui bersama.
Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat
ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan
atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah
baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil
kesepakatan bersama.
Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat
tertentu sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ),
temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi
formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat,
syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam
keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya
penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai
( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain.
Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan
dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat
harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif,
sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat
dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan )

tercapai.

Prosedur Rapat
Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat
maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak
penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau
tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku
dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai
berikut :
a.
Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan
masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat,
mengirimkan notula rapat sebelumnya.
b.
Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan
acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan
perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat
yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat,
menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
c.
Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam
pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan
kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak
untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil
pemikiran.
d.
Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat
jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama
berlangsungnya acara rapat.
e.
Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus
mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula
rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan
dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir
maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak
luar/ekstern.
Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau
pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :
1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian.
Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang
mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika
tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau adanya
pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan,
kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan

penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar


seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk
analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di
auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali
digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide
show.

Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.


Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat.
Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka
perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat
adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika
melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada
saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan
gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan.
Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa
persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
1.
Persepsi.
2.
Ketepatan.
3.
Kredibilitas.
4.
Pengerndalian.
5.
Kecocokan/keserasian.
Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan
diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi
seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa
hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :
1.
Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2.
Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3.
Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat
dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4.
Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya
komunikasi seseorang.
5.
Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat halhal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal
menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :
1.
Pakaian.
2.
Pandangan mata.
3.
Mimik wajah.
4.
Sikap badan.
5.
Suara.
6. Tulisan.
Teknik Membuka Dan Menutup Rapat

Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :


1.
Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2.
Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi
para pendengar secara cermat.
3.
Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik
yang akan dibahas.
4.
Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5.
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik
perhatian para pendengar.
6.
Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
a)
Penggunaan data.
b) Anekdot.
c)
Membuat pertanyaan.
d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
e)
Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.
PENGENDALIAN RAPAT
1.
Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta
berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa
pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil
inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera
mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.
2.
Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin
pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.
3.
Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan
secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat
TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara
rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan
sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat
berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada
pimpinan rapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana
pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif
anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak
boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan
rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana
persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter,

mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang


pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan
keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai
membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya.
Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak
sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak
mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen.
Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai
penentu akhir.
Rapat akan menjadi efektif bila :
Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat
Perencanaan dan Persiapan Rapat

Apakah Rapat diperukan ?


Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat
yang semestinya
tidak diperlukan.
Temukan apa yang terjadi
Anda memerlukan keputusan yang cepat
Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
Anda ingin melibatkan setiap orang
Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

Siapa yang harus diundang?


Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Perlu memberikan persetujuan
Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok
menghasilkan gagasan yang dibuat
Akan melaksanakan keputusan
Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
Secara langsung akan terpengaruh.

Informasi Latar Belakang

Menciptakan sebuah agenda

Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan


meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.

Mengantisipasi dan mencegah masalah.


Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Orang-orang yang bermasalah

Topik-topik panas
Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda,
bahkan sebelum
rapat dimulai.
Menilai butir-butir agenda

menilai Permasalahan

menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau


memutuskan?

menilai Kpentingan rapat


Butir-butir standar

Notulen rapat terakhir

Meminta maf karena tidak hadir

Permasalahan-permasalahan

Lain-lain

Tangal dan waktu berikutnya

Urutan

Hal paling penting pertama

Hal kurang penting pertama

masalah-masalah rutin.
Penentuan waktu
Menjaga agar rapat tetap pada jalur
memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
Memotivasi orang
Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan
Diskusi dan Partisipasi
1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan
Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat

1.
2.
3.

Biaya Rapat

Mengambil Tanggungjawab

Memikirkan ulang rapat

Penyebab kegagalan rapat

Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih


efektif

Agenda
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan
pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam
hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat
mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya :
a.
Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat.
Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang
yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
b.
Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan
menebar pandangannya ke segala penjuru.
c.
Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan
pertanyaan tersebut.
d.
Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang
dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah
diajukan sebelumnya.
Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :
Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
Menuju ke arah kesepakatan bersama.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta
rapat Muktamar . Konferensi
Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja.
Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah
lanjutan
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat:

1.

DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu


masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan
biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn
siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang
dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik,
pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang
pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan.
Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia
tahun 2003.
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat
teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah
didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema Meningkatkan
Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah.
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang
memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud
dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh :
Lokakarya sistem pendidikan di SMK
SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan
perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang
pemasungan kreatifitas.
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul
biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu
Megawati.
PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/
meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran
pengurus OSIS Se Samarinda.
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka
meningkatkan
pengetahuan
sambil
menyempurnakan
konsep
pengetahuan yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang
peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat.
Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris
dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan
kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk

mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya


diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah
ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris
harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah
dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya
diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah
memperispakan spanduk misalnya : Selamat Datang Para Peserta
Rapat . . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan
general check terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaikbaiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :
Jumlah partisipan
Hubungan masing-masing partisipan
Level keintiman
Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Aministrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat
tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat
hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat
pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau
menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku
tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk
mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa
berupa :
Hasil rapat yang lalu
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
Peraturan-peraturan yang diperlukan
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan
sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk
keperluan rapat seperti :
Papan dan alat tulis
Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya

1.
2.
3.
4.
5.

1.
2.
3.

OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft


PowerPoint.
Sound system, tape recorder
Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
Block note, ballpoint
Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
NOTULA
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau
keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan
rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat
berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam
rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan
keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta
rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang
dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat
perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan
kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat
oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar
sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :
Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak
menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara
penulisannya agar tidak membingungkan
Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa
penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta
materi yang berupa keputusan
Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula
ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula,
kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk
menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :
Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan,
dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut
merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau
rapat pengambilan keputusan.
Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda

4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.

tangan pimpinan dan notulis rapat


Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara
perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan
tentang .........
Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
Persiapan dalam pembuatan notula :
Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan
Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan
notula.
Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat
Isi Notula Rapat
1.
Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang
menyelenggarakan rapat.
2.
Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3.
Pemimpin rapat
4.
Sifat rapat.
5.
Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
6.
Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
7.
Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
8.
Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9.
Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat.
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
13. Catatan khusus.
14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
15. Pembuat notula (sekretaris)
16. Pengesahan notula oleh ketua rapat
Praktik
PT Sandika Citra Cendikia bermaksud hendak mengadakan
pertemuan/rapat berupa program training penjualan dengan metode baru,
pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti oleh 6 karyawan. Agenda
rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris
adalah :
1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :
Peserta 6 orang
Ukuran Meja 50 x 80 cm
Ukuran kursi 50 x 50 cm
Bentuk tata ruang letter O
Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat

2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini


3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan
4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan
rapat

Langkah dalam memecahkan masalah pada saat rapat


Problem Solving menjadi salah satu kriteria seseorang untuk
mendapatkan kesempatan Promosi dalam sebuah Fungsi dan Jabatan.
Untuk itulah setiap Assessment akan selalu disertai dengan Metode
mencari Pemecahan Masalah (Problem Solving). Setelah mendapatkan
cara menyelesaikan sebuah masalah, akan dilanjutkan dengan menguji
kemampuan Pengambilan Keputusan (Decision Making). Terkadang
seorang ahli akan berkata Therere no Problems just Opportunities,
namun hal ini jusru memperjelas kondisi bahwa dia belum menemukan
Akar Masalah (Root Cause) sehingga tampak hanya menutupi stress agar
terlihat optimis. Pada akhirnya setiap Masalah harus Dipecahkan dan
Keputusan harus Diambil. Dalam pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan harus dilakukan Tahap Demi Tahap (Step-by-Step) yakni:

23.
24.
25.
26.
27.
28.

Problem Recognition
Problem Labeling
Problem Cause Analysis
Optional Solution
Decision Making
Action Planning
Langkah 1, Problem Recognition (Pengakuan Masalah)
Dengan mengakui bahwa terdapat situasi yang harus diperbaiki,
walaupun kondisi serius dan sangat kritis. Jangan pula menganggap
sepele sebuah permasalahan sehingga cenderung sedikit mengabaikan
potensi masalah berikutnya. Pengakuan yang Jujur akan adanya Masalah
Kecil atau Besar akan berdampak terhadap keseluruhan proses yang akan
berjalan kemudian. Individu dan Tim perlu Mengenali dan Mengakui
terdapat sebuah Gejala yang berpotensi menjadi Masalah berkelanjutan,
sedemikian Pemecahan Masalah dan Pengabilan Keputusan dapat
terwujud.
Langkah 2, Problem Labeling (Identifikasi Masalah)
Setelah menyelesaikan langkah pertama, Anda perlu memiliki banyak
data pendukung masalah tersebut. Ini mungkin akan membingungkan
Anda dengan begitu banyaknya masalah dan jenis masalah yang ada.
Namun identifikasi masalah ini perlu dilakukan agar mendapat persepsi
yang sama dari semua orang walau dari sudut pandang yang berbeda.
Hasil identifikasi masalah ini agar ada sebuah Kesepakatan Bersama
tentang Masalah Utama yang perlu Resolusi.
Langkah 3, Problem-Cause Analysis (Analisa Penyebab Masalah)
Dengan berhasilnya Identifikasi Masalah, maka Anda akan mulai mencari
Definisi Masalah sebenarnya. Anda tidak mungkin menyelesaikan
masalah secara bersamaan, dimana hal tersebut akan sangat menguras
waktu dan pikiran. Maka dengan memilah-milah pada Langkah 2,
konsentrasi dan fokus Anda terhadap Akar Penyebab Masalah Utama
makin mengerucut. Langkah ketiga ini adalah Langkah yang Terkontrol
dan Terpecahkan dan dapat menjelaskan kenapa masalah tersebut timbul.
Langkah 4, Optional Solution (Solusi Pilihan)

Langkah ini menggambarkan bagaimana Langkah penyelesaian masalah


dengan berbagai cara dan alternatif. Anda tentu mencari strategi
penyelesaian masalah satu untuk semua, namun daftar lengkap alternatif
akan sangat penting sebelum berlanjut pada langkah berikutnya. Carilah
daftar lengkap cara-cara yang mungkin dalam penyelesaian masalah
Anda.
Langkah 5, Decision Making (Pengambilan Keputusan)
Disini akan memungkinkan Anda memilih salah satu alternatif solusi
yang ada dalam tindakan perbaikan. Langkah ini menjadi Filosofi
Analisa dan Evaluasi, dimana Anda perlu mempertimbangkan Prioritas
dan Alternatif pilihan sehingga akan terkaji Proses yang Praktis dan
Ilmiah. Pengambilan Keputusan ini harus mendapatkan tempat dari
semua pihak sehingga dapat mengesampingkan Alternatif Solusi lainnya
dari Langkah empat.
Langkah 6, Action Planning (Perencanaan Aksi)
Sebuah Solusi tidak menjadi senjata ampuh jika hanya sebagai wacana
dan tidak terbukti dalam tindakan. Sebaik apapun solusi pilihan bersama
tidak akan berhasil tanpa adanya eksekusi. Tahapan ini memerlukan Apa
yang akan dilakukan (What to Do), Dimana dilakukan (Where) dan
Kapan dilakukan (When).
Mekanisme Pengawasan sangat penting dalam memastikan sebuah
rencana berjalan baik dan berhasil. Tidak peduli seberapa hebat Anda
dalam memprediksi masa depan, namun lebih baik mengantisipasi
masalah dan mempersiapkan diri sebaik mungkin, menghindari efek
terburuk, dengan memikirkan Urutan Pelaksanaan, Estimasi Waktu dan
Sumber Daya terkait.
- See more at: http://ikhtisar.com/teknik-pemecahan-masalah-danpengambilan-keputusan/#sthash.S5DJyYtI.dpuf