BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Umum Tentang Manajemen Obat di UPTD Pengelolaan

Obat Kabupaten/Kota
Manajemen obat merupakan suatu aspek yang sangat penting
dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena ketidakefesiennya akan
memberi dampak negative terhadap pelayanan kesehatan secara
medis maupun ekonomis.
Pelaksanaan manajemen obat di Kabupaten/Kota mempunyai
tugas pokok melaksanakan semua aspek manajemn obat yang
meliputi (Depkes RI, 2007) :
1. Perencanaan
Dalam proses perencanaan terhadap apa yang akan
dilaksanakan, maka prinsip perencanaan harus mencerminkan
terhadap nilai-nilai islami yang bersumberkan pada al-Qur'an dan
al-Hadits. Dalam hal perencanaan ini al-Qur'an mengajarkan
kepada manusia :
(77 : )...
.2
Artinya : Dan berbuatlah kebajikan supaya kamu mendapatkan
keberuntungan (Al-Hajj : 77)
Perencanaan kebutuhan obat adalah salah satu fungsi yang
menentukan dalam proses pengadaan obat. Tujuan perencanaan
kebutuhan obat adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai
dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar
termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan

10

kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan diawali dari data yang
disampaikan Puskesmas (LPLPO) ke IF (UPTD Pengelolaan Obat) di
Kabupaten/Kota yang selanjutnya dikompilasi menjadi rencana kebutuhan
obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota yang dilengkapi
dengan teknik-teknik perhitungannya. Selanjutnya dalam perencanaan
kebutuhan buffer stok Pusat maupun Provinsi dengan menyesuaikan
terhadap kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan di
Kabupaten/Kota (Depkes, 2007). Di dalam perencanaan dibutuhkan
beberapa data yaitu:
1.
2.
3.
4.

Data kebutuhan puskesmas.

Data rekap pengeluaran dan pemakaian 1 tahun.
Data penyakit kurun waktu 1 tahun.
Sata stok yang ada di UPTD Pengelolaan Obat Kota Makassar
yang dibuat setiap 2 bulan sekali.
Adapun tujuan dari perencanaan kebutuhan obat adalah untuk
mendapatkan :
a) Jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan
b) Menghindari terjadinya kekosongan obat
c) Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
d) Meningkatkan efesiensi penggunaan obat
Menurut Depkes RI (2007), berbagai kegiatan yang dilakukan

dalam perencanaan kebutuhan obat meliputi :

a. Tahap Pemilihan Obat
Fungsi dari pemilihan atau menyeleksi obat adalah untuk
menentukan apakah obat benar-benar diperlukan dan sesuai
dengan jumlah penduduk serta pola penyakit, untuk mendapatkan
pengadaan obat yang baik, sebaiknya diawali dengan dasar-dasar
seleksi kebutuhan obat yaitu meliputi :

11

1) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik, dan statistik

yang memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan
resiko efek samping yang akan ditimbulkan.
2) Jenis Obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara
menghindari duplikasi dan kesamaan jenis.
3) Jika ada obat baru harus ada bukti yang spesifik untuk efek
terapi yang baik.
4) Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat
kombinasi mempunyai efek yang lebih baik disbanding obat
tunggal.
5) Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat
pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
Pada tahap seleksi obat harus pula dipertimbangkan antara
lain seperti : dampak administratif, biaya yang ditimbulkan,
kemudahan dalam mendapatkan obat, kemudahan dalam
penyimpanan obat, kemudahan obat untuk di distribusikan, dosis
obat sesuai dengan kebutuhan terapi, obat yang dipilih sesuai
dengan standar mutu yang terjamin. Sedangkan untuk
menghindari risiko yang dapat terjadi harus pula
mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga
efek samping obat.
b. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui
pemakaian bulanan masing-masing jenis obat di Unit Pelayanan
Kesehatan / Puskesmas selama setahun dan sebagai data

12

pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapatkan dari

kompilasi pemakaian obat adalah :
1) Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada tiap Unit Pelayanan
Kesehatan/ Puskesmas.
2) Presentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total
pemakaian setahun Unit Pelayanan Kesehatan/
Puskesmas.
3) Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat
kabupaten/ kota.
c. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat
yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi/apoteker yang bekerja
di Gudang Obat (UPTD Pengelolaan Obat) Kabupaten/ kota
maupun di Unit Pelayanan Kesehatan/puskesmas. Masalah
kekosongan obat atau kelebihan obat dapat terjadi apabila
informasi semata-mata hanya berdasarkan informasi yang
teoritis kebutuhan pengobatan. Dengan koordinasi dan proses
perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta
melalui tahapan seperti diatas, maka diharapkan obat yang
direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah serta tepat waktu
dan tersedia pada saat dibutuhkan.
Pendekatan dalam menentukan kebutuhan obat dapat
dilakukan dengan berbagai metode, yaitu antara lain :
a. Metode Konsumsi
Didasarkan atas analisa data konsumsi atau pemakaian obat
tahun sebelumnya. Untuk menghitung jumlah obat yang

13

dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi perlu diperhatikan

hal-hal sebagai berikut, yaitu :
1) Pengumpulan dan pengolahan data.
2) Analisis data untuk informasi dan evaluasi.
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi
dana.

b. Metode Morbiditas
Didasarkan atas perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola
penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead
time). Langkah-langkah dalam metode ini adalah :
1) Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.
2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi
3)
4)
5)
d.

penyakit.
Menyediakan standar / pedoman pengobatan yang digunakan.
Menghitung perkiraan kebutuhan obat.
Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah :
1) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan
datang. Rancangan akhir diperkirakan sama dengan hasil
perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian
rata-rata/ bulan ditambah stok penyangga.
2) Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang
akan datang.
3) Perencanaan pengadaan obat tahun yang akan datang
dapat dirumuskan sebagai berikut, yaitu : a= b+c+d-e-f.
Keterangan :
a: Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang.

14

b: Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (JanuariDesember).

c: Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.
d: Rancangan stok akhir.
e: Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember
Gudang obat (farmasi)
f: Rancangan penerimaan obat pada periode berjalan
(Januari-Desember).
4) Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat
dengan cara :
a. Melakukan analisis VEN.
b. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian.
c. Menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuaian
kebutuhan berdasarkan data 10 penyakit terbesar.
Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran dapat
dilakukan kegiatan berikut, yaitu :
1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing
obat bersumber per anggaran.
2) Menghitung presentase belanja untuk masing-masing
obat terhadap masing-masing sumber anggaran.
3) Menghitung presentase anggaran masing-masing obat
terhadap total anggaran dari semua sumber.

e. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat

Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan
obat dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang
didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas
masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana
pengadaan obat tahun yanga akan datang.

15

Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektifitas

dan efesiensi adalah dengan cara :
1) Analisis ABC
Merupakan pengelompokan item obat berdasarkan
kebutuhan dananya. Dimana dibagi beberapa kelompok,
yaitu :
a. Kelompok A adalah kelompok jenis obat yang jumlah
rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana
sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.
b. Kelompok B adalah kelompok jenis obat yang jumlah
nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan
dana sekitar 20% dari jumlah dana obat keseluruhan.
c. Kelompok C adalah kelompok jenis obat yang jumlah
nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan
dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat keseluruhan.

2) Analisis VEN
Merupakan pengelompokan obat didasarkan kepada
dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Bertujuan untuk
meningkatkan efesiensi penggunaan dana obat yang
terbatas dengan semua jenis obat yang tercantum yang
tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga
kelompok berikut :
a. Kelompok V
Kelompok obat-obatan yang harus tersedia (vital)
karenal dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup

16

manusia, atau untuk pengobatan penyakit yang

menyebabkan kematian. Obat yang termasuk dalam
kelompok ini antara lain, obat penyelamat (lifesaving
drug), obat untuk pelayanan kesehatan dasar dan obat
untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian
terbesar.
b. Kelompok E
Kelompok obat-obatan esensial yang banyak digunakan
dalam tindakan atau dipakai diseluruh unit di Rumah
Sakit dan Puskesmas, biasanya merupakan obat yang
bekerja secara kausal atau obat yang bekerja pada
sumber penyebab penyakit.
c. Kempok N
Kelompok obat penunjang atau pelengkap yaitu obat
yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk
menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi
keluhan ringan.
3) Analisis ABC-VEN
Selain Menggunakan analisis ABC atau VEN dalam
penyesuaian jumlah obat dengan dana yang tersedia untuk
mengatasi perkiraan kebutuhan yang lebih besar dari dana
yang tersedia dapat digunakan pula analisis ABC-VEN yaitu
merupakan analisis yang menggabungkan analisis ABC dan
VEN ke dalam suatu matriks sehingga analisis menjadi lebih
tajam.
2. Penyimpanan

17

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan

memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima
pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik
yang dapat merusak mutu obat. Penyimpanan obat bertujuan
untuk:
a. Memelihara mutu obat
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
c. Menjaga kelangsungan persediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan
Menurut WHO dalam pengaturan penyimpanan obat
persediaan adalah sebagai berikut :
a. Simpan obat-obatan yang mempunyai kemasan secara
bersamaan diatas rak. Kemasan dalam berarti dalam cara
pemberian obat ( luar, oral, suntikan) dan bentuk ramuannya
(obat kering atau cair).
b. Simpan obat sesuai tanggal kadaluarsa dengan menggunakan
prosedur FEFO (First Expiry First Out . Obat dengan tanggal
kadaluarsa yang lebih pendek ditempatkan di depan obat yang
berkadaluarsa lebih lama. Bila obat mempunyai tanggal
kadaluarsa sama, tempat obat yang baru diterima dibelakang
obat yang sudah ada.
c. Simpan obat tanpa tanggal kadaluarsa dengan menggunakan
prosedur FIFO (First In First Out). Barang yang baru diterima
dibelakang obat yang sudah ada.
d. Buang obat yang kadaluarsa dan rusak dengan dibuatkan
catatan pemusnahan obat, termasuk tanggal, jam, saksi, dan
cara pemusnahan.
Kegiatan penyimpanan obat meliputi :
a. Pengaturan Tata Ruang

18

Bertujuan untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,

penyusunan, pencarian, dan pengawasan obat-obatan, maka
diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktorfaktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang
adalah sebagai berikut :
1. Kemudahan Bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai
berikut :
a. Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan
menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi
pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi
dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
b. Berdasarkan arah urus penerimaan dan pengeluaran
perbekalan farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan
sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.
2. Sirkulasi udara yang baik
Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan
gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam
ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan
umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam
memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya
dalam gudang terdapat AC, namun biaya akan menjadi mahal
untuk ruang gudang yang luas. Alternative lain adalah
menggunakan kipas angin, apabila kipas angin belum cukup
maka perlu ventilasi melalui atap.
3. Rak dan Pallet

19

Penempatan rak yang dapat dan penggunaan pallet akan

dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok obat.
Keuntungan penggunaan pallet :
a. Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap
banjir.
b. Peningkatan efisiensi penanganan stok.
c. Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak.
d. Pallet lebih murah dari rak.
4. Kondisi Penyimpanan Khusus
Obat memiliki beberapa jenis barang yang dalam proses
penyimpanannnya harus di tempatkan di tempat khusus,
diantaranya :
a. Vaksin memerlukan Cold Chain khusus dan harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
b. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam
lemari khusus dan selalu terkunci.
c. Bahan- bahan mudah terbakar seperti alkhohol dan eter
harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan
di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.
5. Pencegahan Kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang
mudah terbakar seperti dus, karton dan lain-lain. Alat pemadam
kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau
dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran
agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih
berfungsi atau tidak.
b. Penyusunan Stok Obat
Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk
memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah
sebagai berikut :

20

1) Gunakan prinsip FEFO (First Expiry First Out) dan FIFO

(First In First Out) dalam menyusun perbekalan farmasi
yaitu perbekalan yang masa kadaluarsanya lebih awal atau
diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab
umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal
biasanya juga di produksi lebih awal dan umumnya relative
lebih tua dan masa kadaluarsanya lebih awal.
2) Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas
pallet secara rapi dan teratur.
3) Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika.
4) Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh
temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada
tempat yang sesuai.
5) Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor
kode, pisahkan perbekalan farmasi dalam dengan
perbekalan farmasi untuk luar.
6) Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada
rak dengan rapi.
7) Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka
biarkan perbekalan farmasi tetap dalam box masing-masing.
8) Perbekalan farmasi memiliki batas waktu penggunaan perlu
dilakukan rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak
selalu berada dibelakang sehingga dimanfaatkan sebelum
masa kadaluarsa habis.
9) Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu
lokasi walaupun dari sumber anggaran yang berbeda.
c. Pengamatan Mutu Obat

21

Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami

perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan
mutu obat dapat diamati secara visual dan jika dari pengamatan
visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan
cara organoleptic, harus dilakukan sampling untk pengujian
laboratorium. Tanda-tanda perubahan mutu obat :
1.
Tablet
Terjadi perubahan warna, bau atau rasa. Kerusakan berupa
noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak, dan atau
terdapat benda asing , jadi bubuk dan lembab. Kaleng atau
2.

botol rusak sehingga dapat mempengaruhi mutu obat.

Kapsul
Perubahan warna isi kapsul, kapsul terbuka,kosong, atau

3.

melekat satu sama lainnya.

Tablet Salut
Pecah-pecah, terjadi perubahan warna, basah dan lengket
satu dengan yang lainnya, kaleng atau botol rusak sehingga

menimbulkan kelainan fisik.

4.
Cairan
Menjadi keruh atau timbul endapan, konsistensi berubah,
warna atau rasa berubah dan botol-botol plastic rusak atau
5.

bocor.
Salep
Warna berubah, konsistensi berubah, pot atau tube rusak

6.

atau bocor dan bau berubah.

Injeksi
Kebocoran wadah (vial, ampul), terdapat partikel asing pada
serbuk injeksi, larutan yang seharusnya jernih tampak keruh
atau ada endapan dan warna larutan berubah.

22

Tindak lanjut terhadap obat yang rusak adalah dikumpulkan

dan disimpan terpisah, dikembalikan/diklaim sesuai aturan yang
berlaku serta dihapuskan sesuai aturan yang berlaku.
3. Pendistribusian
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin
keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara
merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan
kesehatan. Tujuan dari distribusi adalah terlaksananya distribusi
obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan serta terjaminnya kecukupan persediaan obat di unit
pelayanan kesehatan/puskesmas.
Kegiatan distribusi obat UPTD Pengelolaan Obat
kabupaten/Kota terdiri dari :
a. Kegiatan Distribusi Rutin
Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi rutin yang
mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit
pelayanan kesehatan/puskesmas.
a) Perencanaan Distribusi
UPTD Pengelolaan Obat Kabupaten/kota merencanakan dan
melaksanakan pendistribusian obat-obatan ke unit pelayanan
kesehatan/puskesmas diwilayah kerjanya. Untuk itu dilakukan
kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Perumusan Stok Optimum
Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan
memperhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian,
waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman.
Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan

23

termasuk rencana tingkat ketersediaan, didasarkan kepada

besarnya stok optimum setiap jenis obat disetiap unit
pelayanan kesehatan/ puskesmas.

Stok Optimum = Stok Kerja + stok

Keterangan :
o Stok kerja : rata-rata pemakaian obat dalam

pengaman

satu periode tertentu.

o Stok pengaman : obat cadangan
Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan
sebesar stok pengaman disetiap unit pelayanan kesehatan.
Rencana tingkat ketersediaan di UPTD pengeloalaan obat
Kabupaten/Kota tiap akhir periode juga dapat ditetapkan.
Tujuan dari penetapan rencana ketersediaan pada
persediaan obat di UPTD Pengelolaan obat kabupaten/kota
cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode
distribusi tersebut. Posisi persedian yang direncanakan
tersebut diharapkan dapat mengatasi setiap pelayanan
kesehatan atau pengiriman obat oleh UPTD Pengelolaan
obat di kabupaten/kota.
2. Penetapan frekuensi pengiriman obat-obatan ke unit
pelayanan kesehatan
Frekuensi pengiriman obat-obatan ke unit pelayanan
kesehatan / puskesmas ditetapkan dengan memperhatikan :
a. Anggaran yang tersedia.
b. Jarak UPK/puskesmas dari UPTD Pengelolaan obat
c. Fasilitas UPK
d. Sarana yang ada di UPTD Pengelolaan obat
e. Jumlah tenaga di UPTD Pengelolaan obat

24

3. Penyusunan peta lokasi, jalur, dan jumlah pengiriman

Agar alokasi biaya distribusi dapat dipergunakan secara
efektif dan efesien maka UPTD Pengelolaan obat perlu
membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan /
puskesmas diwilayah kerjanya. Jarak (Km) antara Gudang
Obat (UPTD PO) dengan setiap unit pelayanan kesehatan
dicantumkan pada peta lokasi.
Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi
atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan
rayonisasi dari wilayah pelayanan distribusi. Disamping itu
pula upaya untuk memanfaatkan kegiatan-kegiatan tertentu
yang dapat membantu pengangkutan obat ke unit pelayanan
kesehatan/puskesmas, misalnya kunjungan rutin petugas
Kabupaten/kota ke unit pelayanan kesehatan, pertemuan
dokter puskesmas yang diselenggarakan di Kabupaten/kota
dan sebagainya. Atas dasar ini dapat ditetapkan jadwal
pengiriman untuk setiap rayon distribusi misalnya ada rayon
distribusi yang dapat dilayani sebulan sekali, ada rayon
distribusi yang dapat dilayani triwulan dan ada yang hanya
dapat dilayani tiap enam bulan disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia dan alokasi unit pelayanan
kesehatan. Buatlah daftar rayon dan jadwal distribusi tiap
rayon dengan nama unit pelayanan kesehatan di rayon
tersebut dengan lengkap dengan nama dokter kepala unit

25

pelayanan kesehatan serta penanggung jawab pengelola

obatnya.
b. Kegiatan distribusi khusus
Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat program
dan pelayanan kesehatan dasar (PKD) diluar jadwal distribusi rutin.
Kegiatan distribusi khusus di UPTD pengeloaan obat Dinas
kesehatan Kabupaten/kota dilakukan sebagai berikut :
1. UPTD PO kabupaten/kota menyusun rencana distribusi
obat untuk masing-masing program sesuai dengan rencana
pelaksanaan kegiatan program yang diterima dari Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota bekerjasama dengan
penanggung jawab program mengusahakan pendistribusian
obat sebelum pelaksanaan kegiatan masing-masing
program.
2. Distribusi obat program kepada puskesmas dilakukan atas
permintaan penanggung jawab program yang diketahui oleh
Kepala Dinas Kesehatan Kota Makassar.
3. Untuk melaksanakan program penanggulangan penyakit
tertentu seperti malaria, frambusia dan penyakit kelamin,
bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program
kepada UPTD PO kabupaten/kota tanda melalui
Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus
membuat laporan permintaan dan pemakaian obat yang
diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
4. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas
program kepada penderita dilokasi sasaran,

26

diperoleh/diminta dari puskesmas yang membawahi lokasi

sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat,
bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas
yang bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan
ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang
pengadaannya diatur oleh Puskesmas.

Tata cara pendistribusian Obat :

1. UPTD PO Kabupaten/Kota melaksanakan distribusi obat ke
Puskesmas di wilayah kerjanya sesuai dengan kebutuhan
masing-masing unit pelayanan kesehatan.
2. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan
untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling dan unit
Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada diwilayah binaannya
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari
UPTD PO kabupaten/kota ke Puskesmas Pembantu sesuai
dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala
Dinas Kesehatan Kota.
4. Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat
dilakukan dengan cara dikirim oleh UPTD PO atau diambil oleh
Unit Pelayanan Kesehatan.
5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai
dengan LPLPO (laporan pemakaian dan lembar permintaan

27

obat) dan atau SBBK. Sebelum dilakukan pengepasan atas

obat-obatan yang akan dikirim, maka perlu dilakukan
pemeriksaan terhadap : jenis dan jumlah obat, kualitas/kondisi
obat, isi kemasan dan ketentuan sediaan, kelengkapan dan
kebenaran dokumen pengiriman obat, No. Batach dan tanggal
kadaluarsa.
6. Tiap pengeluaran obat dari Gudang obat Kabupaten/kota harus
segera dicatat pada kartu stok obat dan kartu stok induk obat
serta Buku Harian Pengeluaran Obat.
b) Pencatatan Pendistribusian Obat
Pencatatan harian penerimaan Obat, obat yang diterima
harus segara dicatat pada Buku Harian Penerimaan Obat.
Memiliki fungsi :
1. Sebagai lembar kerja bagi pencatatan penerimaan obat.
2. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi
ke unit pelayanan.
3. Sebagai sumber data untuk menghitung presentase realisasi
kontrak pengadaan obat.
Pencatatan harian pengeluaran obat, obat-obatan yang
telah dikeluarkan harus segara dicatat dan dibukukan pada
Buku Harian Pengeluaran Obat mengenai data obat dan
dokumen obat tersebut. Memiliki fungsi : sebagai dokumen
yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data
obatnya maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat
tersebut.

28

Manfaat melakukan Pencatatan Harian Penerimaan dan

pencatatan harian Pengeluarann Obat yaitu sebagai sumber
data untuk perencanaan dan pelaporan.

4. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di UPOPPK
Kabupaten/Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan,
didistribusikan maupun digunakan di unit pelayanan kesehatan
seperti Puskesmas.
a. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan
Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan,
persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu
dari seluruh rangkaian kegiaan mutasi obat. Sebagian dari
pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masingmasing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara
ringkas kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu
dilakukan oleh UPOPPK
b. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan
Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah
dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota, maka UPOPPK memiiki kewajiban
untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang
dilaksanakan. Laporan yang perlu disusun UPOPPK terdiri dari:
a) Laporan mutasi obat.
b) Laporan kegiatan distribusi.
c) Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran.
d) Laporan tahunan/profil pengelolaan obat di Kabupaten/Kota.

29

1. Laporan Mutasi Obat

a) Petugas pencatatan ,pelaporan dan evaluasi
mempersiapkan/membuat laporan mutasi obat berdasarkan
data penerimaan dan pengeluaran obat
b) Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai
mutasi obat yang dilakukan per triwulan yang memuat jumlah
penerimaan, pengeluaran dan dilakukan sisa persediaan di
UPOPPK, kecuali Narkotika dan Psykotropika yang dilaku
kan setiap bulan.
c) Kegunaan laporan mutasi obat ini adalah :
1. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran
obat per triwulan.
2. Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir
triwulan.
3. Untuk pertanggung jawaban Kepala IF/Bendaharawan
Barang sesuai peraturan perundangan berlaku.
d) Bagian judul pada formulir laporan Mutasi Obat diisi :
Triwulan I (Januari s/d Maret)
Triwulan II (April s/d Juni)
Triwulan III ( Juli s/d September)
Triwulan IV ( Oktober s.d Desember)
Tempat, Tanggal dan penandatanganan laporan tersebut
Nama Kepala Gudang Obat
e) Kolom pada formulir laporan mutasi obat diisi sebagai berikut :
Kolom (1) , Nomor urut obat
Kolom (3) , Nama obat yang akan dilaporkan
Kolom (4) , Satuan kemasan obat (dos, kaleng , botol dan
lain-lain)
Kolom (5) , Sisa permulaan triwulan
Kolom (6) , Penerimaan selama satu triwulan
Kolom (7) , Pengeluaran selama satu triwulan
Kolom (8) , Sisa pada akhir triwulan
Kolom (9) , Bila diperlukan
2. Laporan Kegiatan Distribusi

30

Digunakan kartu per Unit Pelayanan Kesehatan. Berfungsi

untuk Laporan Puskesmas atas mutasi obat dan kunjungan
resep per tahun. Bertujuan untuk mengetahui Jumlah obat yang
tersedia (stok akhir). Jumlah obat yang diterima dan Jumlah
kunjungan resep. Petunjuk Pengisian laporan :
Kolom pada formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan
data yang diperoleh dari dokumen LPLPO
Kolom 1 : diisi dengan nomor urut
Kolom (2/3) : diisi sesuai dengan dokumen LPLPO
Kolom 4 : diisi dengan stok pada awal bulan
Kolom 5 : diisi dengan penerimaan obat
Kolom 6 : diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan
kolom 4+5
Kolom 7 : diisi dengan pemakaian selama satu bulan
Kolom 8 : diisi dengan kolom 7 dibagi 12
Kolom 9 : diisi dengan sisa stok pada akhir bulan Desember
Kolom 10 : diisi dengam kolom 9 dibagi dengan kolom 8
Kolom total kunjungan resep (11 s/d 13) : diisi dengan data
kunjungan data kunjungan yang mendapat resep satuan kerja
bersangkutan selama 1 tahun.
3. Laporan Pencacahan Persedian Akhir Tahun Anggaran (31
Desember )
a. Petugas Pencatatan dan Evaluasi mempersiapkan/membuat
Berita Acara Pencacahan Obat Akhir Tahun Anggaran
(Formulir IX) dan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir
Tahun Anggaran (Formulir X).
b. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran
dibuat pada setiap akhir tahun anggaran yang memuat
jumlah penerimaan dan pengeluaran selama 1 tahun

31

anggaran dan sisa persediaan pada akhir tahun anggaran

yang bersangkutan.
c. Kegunaan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun
Anggaran adalah : Untuk mengetahui jumlah penerimaan
dan pengeluaran obat selama 1 tahun anggaran, Untuk
mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun
anggaran, serta sebagai pertanggung jawaban dari Kepala
Gudang Obat /Bendaharawan Barang kepada Dinkes
Kabupaten/Kota.
4. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat
rangkap 2 untuk : Asli dikirim kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dan Arsip.
5. Penghapusan
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan
obat dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan Negara
dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Yang berlaku. Tujuan penghapusan sediaan obat adalah sebagai
berikut :
a. Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas
terhadap obat-obatan yang diurusinya, yang sudah ditetapkan
untuk dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
b. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan,
pemeliharaan, penjagaan, dan lain-lain) atau barang yang
sudah tidak layak untuk dipelihara.
c. Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran
lingkungan.

32

Kegiatan penghapusan Obat :

a. Membuat daftar obat-obatan yang akan dihapuskan beserta
alasan-alasannya.
b. Pisahkan obat-obatan yang kadaluarsa/rusak pada tempat
tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
c. Pisahkan narkotika dan psikotropika dari obat lainnya.
d. Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan obat-obatan
yang dihapuskan.
e. Membentuk panitia pemeriksaan obat-obatan melalui Surat
Keputusan Bupati/Walikota.
f. Membuat berita acara hasil pemeriksaan obat-oabatan oleh
panitia pemeriksaan dan penghapusan obat-obatan.
g. Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang/
pemilik obat.
h. Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang
berwenang.
Kepala dinas kesehatan Kabupaten/kota mengajukan usul
penghapusan obat-obatan kepada bupati/walikota disertai berita
acara hasil pemeriksaan obat-obatan. Prosedur penghapusan
barang milik daerah :
a. Bupati/walikota menindaklanjuti sesuai dengan
ketentuan/peraturan yang berlaku (Surat Mentri Dalam Negeri
No.88 Tahun 1975 tentang pelimpahan wewenang
penghapusan barang).
b. Surat Keputusan penghapusan diterbitkan bupati/walikota.
c. Kepala dinas kesehatan kabupaten/kota membentuk
pelaksanaan penghapusan.
d. Melaksanakan penghapusan sesuai SK penghapusan.
Bupati/Walikota mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan
Obat. Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan

33

yaitu dengan jalan memusnahkan obat. Prosedur penghapusan

dengan cara pemusnahan :
a. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, membentuk Panitia
pemusnahan, dengan tugas-tugas antara lain :
1. Menentukan cara-cara pemusnahan dengan
memperhatikan ketentuan yang berlaku dan koordinasi
dengan balai POM.
2. Menyiapakan obat-obat yang akan dimusnahkan.
3. Meyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata
cara yang disetujui, misalnya obat sediaan tablet dengan
cara direndam, ditanam atau dibakar dengan mengunakan
ensinerator, larutan dengan cara dituang isinya.
4. Menetapkan lokasi pemusnahan yang jauh dari pemukiman
dan lokasi tersebut memang tempat pembuangan.
5. Membuat berita acara pemusnahan.
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kapada
Bupati/walikota setempat.
b. Berdasarkan laporan dari panita pemusnahan, Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/walikota, tentang pelaksanaan Surat
Keputusan Pemusnahan, yaitu :
1. Laporan pelaksanaan dari panitia pemusnahan.
2. Berita acara pemusnahan.
B. Tinjauan Umum Tentang UPTD Pengelolaan Obat
Kabupaten/Kota
a. Tugas UPTD Pengelolaan Obat Kabupaten/kota
Salah satu tujuan pengelolaan obat adalah agar dana yang
tersedia dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan
berkesinambungan guna memenuhi kepentingan masyarakat yang
berobat ke Unit Pelayanan Kesehatan Dasar (puskesmas). Agar
tujuan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka diantara

34

semua yang terlibat dalam pengelolaan obat khususnya di

Kabupaten/Kota memiliki tugas dan peran sebagai berikut :
1. Mengadakan dan mensosialisikan KepMenkes serta informasi
lain tentang obat dan perbekalan kesehatan pada instalasi
terkait dan lintas program.
2. Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar
disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem
bottom up.
3. Perhitungan rencana kebutuhan obat untuk satu tahun
anggaran disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan
atau epidemiologi.
4. Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa
sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan
sesuai kebutuhan dan tidak tumpang tindih.
5. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan rencana
kebutuhan obat kepada Pemerintah Kebupaten/Kota, Pusat,
dan sumber lainnya.
6. Melakukan pelatihan petugas pengelola obat dan perbekalan
kesehatan untuk puskesmas dan sub unitnya.
7. Melakukan bimbingan teknis, monitoring, dan evaluasi
ketersediaan obat publik dan perbekalan kesehatan puskesmas
dan sub-unitnya.
8. Melaksanakan advokasi penyediaan anggaran kepada
pemerintah kabupaten/kota.
9. Dinas kesehatan kota bertanggungjawab terhadap
pendistribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar.

35

10. Dinas kesehatan kab/kota bertanggungjawab terhadap

penanganan obat dan perbekalan kesehatan yang rusak, hilang
dan kadaluarsa.
11. Dinas kesehatan Kab/Kota bertanggungjawab terhadap jaminan
mutu obat yang ada di Gudang obat dan Unit Pelayanan
Kesehatan.
b. Landasan Kebijakan
Untuk mencapai tujuan dalam rangka meningkatkan
ketersediaan, keterjangkauan, pemerataan dan kualitas pelayanan
kesehatan kesehatan khususnya pelayanan kefarmasian/obatobatan sebagai komponen yang tidak terpisahkan dalam upaya
meningkatkan status kesehatan masyarakat, maka ditetapkan
landasan kebijakan yaitu :
1. Kebijakan pembangunan kesehatan di Kabupaten/Kota
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kebijakan
rencana pembangunan kesehatan secara keseluruhan.
2. Pembangunan kesehatan di kab/kota dilakukan secara
bertahap, terpadu, dan berkesinambungan.
3. Status sarana pelayanan kesehatan dasar (puskesmas) di
kab/kota ditingkatkan menjadi puskesmas perawatan.
4. Pemerintah menjamin keamanan, khasiat, dan mutu obat serta
perlindungan masyarakat dari penggunaan yang salah dan
penyalahgunaan obat.
5. Pemerintah kab/kota bertanggungjawab atas ketersediaan,
keterjangkauan dan pemerataan obat esensial yang dibutuhkan
masyarakat di kab/kota dibantu oleh pemerintah provinsi dan
pusat.

36

6. Sarana pelayanan kesehatan pemerintah bertanggung jawab

untuk menjamin agar msayarakat mendapat pengobatan yang
rasional.
7. Pengembangan program kesehatan dengan melibatkan peran
dan tanggungjawab Pemerintah Kab/Kota, lintas sektor dan
swasta.