BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang
atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan
dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat
sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau
maksud dari surat tersebut.
1.1 MASALAH
Permasalahan yang akan penulis bahasa dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1.

Bagaimanakah sejarah dan perkembangan surat menyurat ?

2.

Apa saja jenis-jenis surat ?

3.

Bagaimanakah tata cara penulisan surat yang baik dan benar ?

1.2 TUJUAN PENULISAN

Sebagaimana yang kta ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini
dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar
serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.
1.3 MANFAAT PENULISAN
Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa
sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi maupun tidak resmi.
1.4 METODE PENULISAN
Dalam penyusunan makalah ini, perlu sekali pengumpulan data serta sejumlah informasi aktual
yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. Sehubungan dengan masalah tersebut
dalam penyusunan makalah ini, penulis menggunakan dua metode pengumpulan data, yang
pertama dengan membaca buku sumber dan yang kedua dengan pengetahuan yang penulis
miliki.

1.5 TINJAUAN PUSTAKA

Dalam metode ini penyusun membaca sebuah buku dan beberapa Website, Blog yang
berkaitan dengan penulisan makalah ini.

BAB II
2

PEMBAHASAN TEORI

a.) ARTI SURAT

Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya , yang
berisi tulisan , pernyataan , suatu kabar , harapan , dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan
dari penulis surat tersebut . Itu arti surat secara umum atau yang biasanya masyarakat tahu .
b.) FUNGSI SURAT
Adapun fungsi surat yaitu sebagai alat komunikasi antar seseorang , sebagai wakil penulis ,
sebagai penghemat waktu dan biaya , sebagai curahan hati dari seseorang , sebagai sarana
informasi dari seseorang .
c.) JENIS-JENIS SURAT
Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi
di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa
menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi . Sebelumnya masyarakat hanya
mengetahui surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam surat jenis apa .
Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat pribadi , surat
resmi , dan surat niaga .
1.)

SURAT RESMI

Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik perseorangan ,
instansi , maupun organisasi .
Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat edaran , dan surat pemberitahuan . Adapun
ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Berikut ini merupakan bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui , adalah :

Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi .

Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .

Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .

Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .

3

Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslah menyesuaikannya .

Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya
disertai NIP .

Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya

suatu kegiatan .

2.)

SURAT PRIBADI

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat
yang tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan antara sesama teman atau
keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat , tidak ada nomor surat ,
salam pembuka dan penutup bervariasi , menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari
si penulis , dan format tulisan surat bebas . Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam
surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak
boleh menggunakan bahasa yang semaunya .
Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta dari
pasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat , dan lain-lain yang masih belum
bisa disebutkan di makalah ini .
3.)

SURAT NIAGA

Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan
usaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa . Biasanya surat niaga dibuat oleh
perusahaan untuk mencari keuntungan . Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar . Ada beberapa macam yang
termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli , kwitansi , dan perdagangan . Surat niaga
juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi .
d.) BENTUK-BENTUK SURAT
Ini merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau kurangnya suatu surat adalah dari
bentuk surat itu sendiri . Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat .
Terdapat beberapa bentuk surat yang ada , yaitu bentuk lurus , bentuk setengah lurus , dan
bentuk lekuk . Mari kita bahas satu persatu-satu ;

1.)

BENTUK LURUS

Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir
kiri . Selain tempat dan tanggal serta salam penutup , nama perusahaan (kantor) , nama dan
jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi
kiri kertas . Saya beri contoh agar kita bisa tahu seperti apa bentuknya .
Contoh:
Tulungagung , 3 Mei 2013
Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK BRI
Cabang Tulungagung
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 6 Mei 2013, Bank BRI Cabang
Tulungagung akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek
dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani
satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima
kasih.
Hormat kami,
PT BankBRI
Drs. Suwarno
Pimpinan

2.)

BENTUK SETENGAH LURUS

Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus namun
perbedaannya terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi .
Bentuknya akan terlihat pada contoh di bawah ini ;
Contoh surat setengah lurus :
Tulungagung , 29 April 2013
Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Cirebon
Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offset
telah kami terima dengan baik pada tanggal 1 Mei 2013.
Kemudian mulai tanggal 2 Mei 2013 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat
berproduksi.
Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan
setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan
menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Penerbit TRIGUNA

3.)

BENTUK LEKUK

Bentuk surat ini agak sedikit berbeda dengan bentuk yang lainnya . Pada bentuk surat lekuk
tempat dan tanggal , salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan , sedangkan
isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri , dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru
masuk ke dalam lima spasi . Kita masuk contoh sebagai berikut :
Contoh bentuk lekuk :
Surabaya, 9 Maret 2013
PT ANANAS
Jalan Cantel 112
SRAGEN
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea
untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2013 Tulungagung hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai
tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan
tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang
kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami
PT ANEKA PUPUK

BAB III
SIMPULAN dan SARAN
3.1 Simpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan
organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk
lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Suryanto , Alex , Haryanta , Agus . 2006 . Bahasa dan Sastra Indonesia . Tangerang:Erlangga
Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya
.www.google.co.id
. www.wikipedia.com
. www.google.com

.www.scribd.com
.www.blogger.com