DIKTAT PELATIHAN ADMINITRASI

SEKRETARIS & BENDAHARA ORGANISASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMAN INFORMATIKA & KOMPUTER

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
ASIA MALANG
Mei 2011

BAB I
SURAT MENYURAT

Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

A. Media Cetak
1. Ukuran kertas adalah A4 dengan ukuran dalam satuan inchi adalah 8.27 x 11.69
atau 21 x 29,7 cm,
2. Menggunakan font Arial Narrow ukuran 12pt dan spasi 1 dan tanpa penambahan
garis setelah spasi,
3. Margin top,bottom,left & right masing-masing 0.8.
B. Kop/ Kepala Surat
1. Berupa gambar/ file JPG sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :
2. Logo STMIK-STIE Asia Malang disebelah kiri atas dan logo organisasi kepanitiaan
disebelah kanan (sejajar), sesuai buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan,
3. Nama lengkap dan singkatan organisasi/ kepanitiaan,
4. Alamat kesekretariatan organisasi/ kepanitiaan,
5. Berukuran penuh/ bukan hasil pengecilan dan sesuai dengan ukuran margin. Dalam
beberapa aplikasi pengolah kata dapat menggunakan fasilitas Header,
6. Dicetak berwarna sesuai warna asli kop surat dan warna asli logo organisasi,
7. Garis pembatas dibawah kop surat berukuran sama persis dengan ukuran panjang kop
surat dan berupa single line berukuran 1 pt,
C. Tanggal Surat
1. Berada di posisi paling awal setelah kop surat, terletak di pojok kanan atas, dengan
tata cara penulisan sebagai berikut :
a) Nama kota/kabupaten tempat terbit surat diakhiri tanda koma,
b) Tanggal pembuatan surat, ditulis dengan 2 digit, jika angka tanggal bukan 2 digit
maka ditambahkan 0 (nol) didepan angka tersebut,
c) Bulan dan tahun terbit dalam ejaan Indonesia sesuai Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan & Pedoman Umum Pembentukan Istilah,
Contoh :

Malang, 05 Mei 2011 benar

Malang, 06 May 2011 Salah

D. Nomor Surat
Contoh penulisan nomor surat, selanjutnya sebagai pembahasan :
10.8/S-15/BEM/VII/2011
1
2 3
4
5
1. Merupakan nomor surat dengan ketentuan sebagai berikut :
a) Berurutan dari surat pertama keluar, nomor ini berganti setiap akhir tahun dan
kembali ke no 01 pada tiap 1 Januari setiap tahunnya, sehingga bisa diketahui
jumlah surat yang diterbitkan dalam kurun waktu satu tahun, bukan 1 periode
kepengurusan,
b) Terdapat sub nomor (dipisahkan dengan tanda titik) jika :
1) Surat yang diterbitkan sama persis dalam isi,
2) Diterbitkan untuk diterima oleh berbagai pihak dengan nama tujuan yang
berbeda, Contoh : surat undangan, surat keterangan aktif organisasi, surat
pemberitahuan dll,
3) Sub nomor tidak dibatasi jumlah maksimal.
c) Nomor ditulis dengan huruf/ angka latin, bukan romawi,
d) Diakhiri dengan garis miring.
2. Jenis Surat, dengan ketentuan sebagai berikut :
Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

a) Ditulis huruf latin kapital/ bukan romawi,

b) Menjadi otoritas organisasi dalam membuat kode surat, diperbolehkan dengan
kode yang dibuat sendiri atau menggunakan kode sesuai yang tertulis seperti
ketentuan dibawah,
c) Diakhiri dengan garis miring,
d) Aturan kode secara umum adalah sebagai berikut :
1) Merupakan gabungan huruf dan angka dan
2) Anrata huruf dan angka dihubungkan dengan tanda hubung,
3) setiap surat memiliki kode tunggal yang tidak dapat dipakai oleh surat lain,
kode surat ditampilkan dalam tabel,
4) Jika ada surat yang belum masuk dalam list kode, maka dapat ditambahkan
sesuai urutan yang sudah ada dibagian paling akhir dan demikian seterusnya,
Tabel Kode Surat :
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

Kode
S-01
S-02
S-03
S-04
S-05
S-06
S-07
S-08
S-09
S-10
S-11
S-12
S-13
S-14
S-15
S-16
S-17
S-18

Nama Surat (Surat)

Peringatan
Peminjaman Alat Kampus
Peminjaman Ruang Kampus
Peminjaman Alat non Kampus
Peminjaman non Alat non
Kampus
Keterangan Aktif Anggota
Keterangan Aktif Organisasi
Pemanggilan
Pengajuan Kerjasama
Pengantar
Balasan
Perjanjian
Pernyataan
Pengajuan Delegasi
Undangan
Pemberitahuan
Keputusan
Tugas
Dst

3. Nama Organisasi
a) Adalah nama singkatan dari organisasi penerbit surat,
b) Ditulis dengan huruf latin kapital/ bukan romawi,
c) Diakhiri tanda garis miring.
4. Bulan Penerbitan Surat
a) Adalah bulan yang sama dengan yang tertera pada tanggal surat,
b) Ditulis dengan angka bulan dan huruf romawi,
c) Diakhiri dengan garis miring.
5. Tahun
a) Ditulis dengan huruf latin/ bukan romawi,
b) Angka lengkap tahun, bukan berupa singkatan atau penulisan sebagian,
Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

c) Diakhiri dengan spasi dan tercetak tanpa tanda di print out

E. Lampiran Nomor
1. Jika surat tidak memiliki lampiran maka ditulis tanda hubung/ strip,
2. Jika surat memiliki lampiran maka :
a) Ditulis jumlah total lampiran, halaman surat tidak masuk hitungan,
b) Memakai satuan lembar, erdasarkan jumlah halaman lampiran
Contoh :

Lampiran : 3 lembar

F. Hal
1. Ditulis Hal, bukan Perihal, meskipun penulisan Perihal diperbolehkan dalam
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan & Pedoman Umum
Pembentukan Istilah,
2. Merupakan jenis surat yang sama dengan yang tertulis di kode pada nomoe surat.
G. Isi Surat
1. Disesuaikan dengan maksud dan tujuan surat,
2. Menggunakan Bahasa Indonesia resmi yang baik dan benar sesuai Pedoman Umum
Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan & Pedoman Umum Pembentukan
Istilah, termasuk aturan jika terdapat istilah maupun sisipan bahasa asing ditulis
miring (italic),
3. Isi sesuai tema dapat diperoleh dari berbagai referensi pedoman surat menyurat resmi,
4. Isi surat ditulis rata kanan dan kiri (alignmenr justify).
H. Tanda Tangan
1. Nama organisasi penerbit surat lengkap dengan singkatan atau nama kegiatan yang
diadakan, cukup pada tanda tangan ketua,
2. Jabatan penanda tangan surat,
3. Nama lengkap penada tangan, jika nama kurang dari atau sama dengan tiga (<= 3)
kata maka harus tertulis nama lengkap. Nama dapat disingkat jika nama lebih dari 3
kata dan tetap terdapat 3 kata bukan singkatan,
4. Nama ditulis tebal (Bold) tanda garis bawah (Underline), atau dengan garis bawah
namun tanpa penebalan,
5. Nomor identitas penanda tangan,
6. Jika surat diterbitkan oleh organisasi maka harus ada tanda tangan ketua umum dan
sekretaris, demikian juga dengan surat yang diterbitkan oleh panitia event harus ada
tanda tangan ketua pelaksana dan sekretaris pelaksana.
I. Stempel
1. Ketentuan umum stempel :
a) Berwarna biru tua, merah atau hijau,
b) Merupakan simbol organisasi atau event,
c) Terletak disebelah kiri nama dan tanda tangan serta mengenai sedikit bagian dari
tanda tangan dan nama,
d) Stempel organisasi berada pada nama dan tanda tangan ketua umum organisasi
dan stempel event berada pada nama dan tanda tangan ketua pelaksana,
e) Tidak sah jika terjadi offside atas penyetempelan yang dilakukan dua kali atau
lebih.
Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

J. Lampiran
1. Unsur-unsur lampiran :
a) Nomor surat, sesuai yang tercantum pada nomor surat,
b) Indeks lampiran atas jumlah total lampiran. Contoh : Lampiran 2 dari 3
2. Tata cara penulisan :
a) Nomor dan indeks terletak di kiri atas,
b) Antara nomor dan indeks dengan isi lampiran dibatasi dengan garis (single line)
yang sama persis dengan garis pembatas surat dengan kop surat,
c) Ditulis pada kerta seukuran surat (jika print out),
d) Tidak diperkenankan adanya lampiran pada halaman surat,
K. Tembusan
Tidak semua surat mengandung tembusan, tembusan diberikan jika
memiliki kriteria sebagai berikut :
1. Tembusan bersifat pemberitahuan,
2. Dikirim pada jenjang atau jabatan yang lebih tinggi dari pengirim surat. Misalkan
tembusan yang dikirim pada Ketua Umum dengan pengirim kepanitiaan sebuah acara,
3. Tembusan bukan merupakan undangan, sehingga jika tembusan berjenis surat
undangan maka pihak yang menerima tembusan bukanlah pihak yang diundang,
4. Format penulisan tembusan adalah sebagai berikut :
a) Ditulis dengan posisi dibawah tanda tangan penanggung jawab surat, sesuai
dengan ketentuan yang telah diatur sebelumnya,
b) Mengandung judul diikuti tanda titik dua (:) dan nomor sebanyak tembusan
dikirim, pengurutan sesuai jenjang paling tinggi di nomor teratas, seperti tertulis
pada contoh berikut.
Tembusan :
1 Presiden BEM
2 Ketua Umum Organisasi
3 Arsip
L. Penulisan/ Penambahan NB
1. Penulisan NB pada sutar menyurat sangat tidak disarankan, sehingga sebisa mungkin
dihindari penulisan NB,
2. Hal-hal yang semestinya tertulis pada NB diharapkan masuk dalam bagian badan
surat,
3. Jika berupa penjelasan panjang (lebih dari atau sama dengan 3 alenia atau lebih dari
sama dengan 15 poin termasuk sub poin) maka sebagai lampiran surat.
M. Ketentuan Lain
1. Ketentuan lain penulisan surat dijelaskan dalam contoh,
2. Contoh surat ditulis dengan aplikasi seluruh ketentuan diatas dan dengan ukuran asli,
baik ukuran kertas, font, dan jarak spasi.

Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

BAB II
NOTULEN & DAFTAR HADIR
A. Notulen
1. Ketentuan Umum
a) Jika ditulis tangan : ditulis pada kertas/ buku folio garis dengan tulisan tangan dan
merupakan catatan berita acara rapat,
b) Jika diketik : diketik pada kertas dengan ukuran dan ketentuan sama seperti surat
menyurat,
2. Unsur-unsur
a) Tanggal dan tempat rapat diadakan serta jam mulai dan jam selesai,
b) Hasil rapat,
c) Daftar hadir peserta rapat,
d) Tanda tangan dan nama terang pemimpin rapat,
e) Stempel organisasi atau event pada tanda tangan dan nama terang pemimpin rapat.
B. Daftar Hadir
1. Ketentuan Umum
a) Dapat berupa form kosong print out yang kemudian sebagai lampiran notulen
rapat yang bersangkutan,
b) Dapat berupa tulis tangan dan menjadi satu dengan notulen,
2. Unsur-unsur
a) Judul, berkaitan dengan rapat dan agendanya,
Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

b)
c)
d)
e)
f)

Tanggal, tempat pelaksanaa, sama dengan yang tertulis di notulen,

Nomor urut, untuk mengetahui jumlah peserta,
Nama,
Delegasi/ jabatan,
Tanda tangan,

C. Ketentuan Lain
1. Notulen pada dasarnya adalah catatan atas keputusan yang didapat dari rapat, maka
dari itu notulen setidaknya terdapat daftar hadir, pemimpin rapat dan daftar hadir
beserta tanda tangan,
2. Form atau ketentuan lain dalam notulen dan daftar hadir dapat disesuaikan dengan
kebutuhan organisasi masing-masing, ketentuan ini tidak mengikat karena notulen
adalah dokumen pribadi setiap organisasi/ bukan untuk dipublikasikan,
3. Ketentuan ini dibuat untuk memberi pandangan atas pentingnya keberadaan notulen.

BAB III
PROPOSAL KEGIATAN & DELEGASI
Seluruh format dan aturan penulisan Proposal baik untuk kegiatan maupun delgasi
sudah tercantum dalam Buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaa. Sehingga dalam bab ini akan
membahas unsur-unsur yang biasanya banyak sekali terdapat kesalahan. Diharapkan dengan
pemabahasan dalam satu bab ini, kesalahan yang biasanya terjadi dapat diminimalkan.
A. Penjelasan Lanjutan Format Penulisan Proposal
1. Halaman Sampul
a) Judul Berkas
1) Nama berkas berada di paling awal rangkaian judul sampul. Proposal/ Laporan
Pertanggungjawaban/ Kontrak Kerjasama Sponsor dll,
2) Ditulis dengan font Arial Narrow ukuran 14, tebal dan pada posisi tengah,
3) Seluruhnya ditulis dengan huruf kapital,
4) Berjarak tiga kali spasi (enter) dari posisi (kursor) awal halaman.
b) Nama Kegiatan
1) Nama Kegitan merupakan nama umum kegiatan, misalnya kegiatan
pendidikan dan latihan penyambutan anggota baru organisasi, liga futsal antar
kampus, seminar perekonomian dll,
2) Nama kegiatan ditulis dengan jarak 1 kali spasi (enter) dari judul berkas,
3) Ditulis dengan font Arial Narrow ukuran 14, tebal dan pada posisi tengah,
4) Seluruhnya ditulis huruf kapital,
c) Tema Kegiatan
1) Adalah penjabaran secara spesifik dari nama kegiatan dan memberi ciri khas
atas kegiatan yang dilaksanakan,
2) Berada di posisi tepat dibawah nama kegiatan tanpa jarak,
3) menggunakan font Arial Narrow ukuran 14, tebal dan pada posisi tengah,
Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

4) penulisan tema sesuai dengan aturan EYD,

jika huruf kapital, maka seluruhnya huruf kapital termasuk kata hubung
dan seru,
jika bukan kapital, maka pada tiap awal kata ditulis dengan huruf kapital
namun tidak berlaku pada kata hubung maupun seru.
5) diawali dan diakhiri tanda petik ganda.
d) Logo Organisasi
1) Adalah logo asli organisasi dengan warna asli, bukan gradient maupun
pengembangan dua waran hitam dan putih,
2) Berukuran minimal 4 inch x 4 inch pada ujung-ujung terluar, dan maksimal
berukuran 7 inch x 7 inch,
3) Berjarak 8 spasi (enter) dari tema kegiatan dan di posisi tengah.
e) Nama Organisasi
1) Nama organisasi lengkap bukan singkatan, diikuti identitas kampus, contoh
pada Buku Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan,
2) Ditulis dengan font Arial Narrow ukuran 14, tebal dan pada posisi tengah,
3) Seluruhnya ditulis dengan huruf kapital,
4) Berjarak 8-10 spasi (enter) dari posisi logo organisasi,
f) Bulan dan Tahun Penulisan Proposal
1) Bulan dan tahun penulisan proposal yang tercantum pada halaman sampul
harus sama dengan yang tercantum dalam lembar pengesahan,
2) Bulan ditulis dengan format dan ejaan Bahasa Indonesia, diawali huruf kapital
diakhiri tanda koma (,) dan diikuti tahun ditulis lengkap, bukan singkatan
tahun,
3) Ditulis dengan font Arial Narrow 14, tebal dan pada posisi tengah,
4) Bulan dan tahun berada dibawah nama organisasi tanpa jarak spasi (enter).
5) Penulisan bulan dan tahun berada pada bagian paling bawah halaman dan
menyentuh margin bawah. Ini bisa dilakukan dengan menambah jarak spasi
antara nama organisasi dengan logo organisasi.
2. Kop Surat
a) Pada setiap halaman proposal, harus terdapat kop surat kecuali pada halaman
sampul,
b) Kop surat adalah asli, warna dan ukuran sesuai dengan ketetapan, bukan hasil foto
copy.
3. Penjilidan
a) Penjilidan proposal seluruh organisasi pada dasarnya sama dengan sampul depan
plastik mika tanpa warna (bening),
b) Sampul belakang penjilidan proposal mengikuti aturan yang sudah ditetapkan dan
tercantum dalam Buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan.
4. Penggandaan Proposal
a) Setiap kegiatan yang diajukan dan mendapat persetujuan dari seluruh pihak
terkait, maka proposal tersebut harus digandakan dengan ketentuan sebagai
berikut :
1) Asli : Staf PK3 kemudian dilanjutkan ke Bag Keuangan
2) Foto Copy 1 : Staf PK3
3) Foto Copy 2 : BEM
4) Foto Copy 3 : Arsip Organisasi
B. Penomoran (Numbering)
Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

1. Angka romawi tidak diperkenankan sebagai angka penomoran dalam badan proposal,
angka romawi hanya untuk Bab,
2. Format penomoran adalah seperti yang tercantum pada contoh berikut, sesuai
Pedoman Umum Bahasa Indonesia yang Disempurnakan & Pedoman Umum
Pembentukan Istilah :
A. Latar Belakang
1. Judul/ isi sub nomor A.
Kalimat-kalimat sub nomor A. Kalimat-kalimat sub nomor
A. Kalimat-kalimat sub nomor A. Kalimat-kalimat sub nomor A.
Kalimat-kalimat sub nomor A.
a. Judul/ isi sub nomor 1
Kalimat-kalimat sub nomor 1. Kalimat-kalimat sub
nomor 1. Kalimat-kalimat sub nomor 1.
Judul/ isi sub nomor a
Kalimat-kalimat sub nomor a. Kalimat-kalimat sub
nomor a. Kalimat-kalimat sub nomor a. Kalimat-kalimat sub
nomor a. Kalimat-kalimat sub nomor a. Kalimat-kalimat sub
nomor a.
3. Contoh diatas adalah bentuk aplikasi penomoran pada penulisan proposal dengan
bentuk tangga tingkat (level). Dengan penjelasan sebagai berikut sesuai level :
1) Huruf kapital diakhiri tanda titik (.) dan ditebalkan,
2) Angka latin (bukan romawi) diakiri tanda titik (.) tanpa penebalan,
3) Huruf latin bukan kapitan diakiri tanda titik (.),
4) Simbol (bullet),
Jika terdapat kalimat penjelasan, maka kalimat berupa alenia dengan awal
menjorok ke dalam sekitar 3 langkah dari garis paling kiri alenia. Alenia
ditempatkan lurus dengan tab awal judul nomor atau sun nomor.
Antar nomor satu dengan lainnya pada level satu, diberikan jarak satu kali
spasi (enter).
C. Susunan Panitia
1. Ketentuan elemen susunan kepanitiaan
a) Mencantumkan nama lengkap kepanitiaan, nama boleh disingkat jika nama yang
bersangkutan terdiri lebih dari tiga (3) kata,
b) NIM seluruh panitia,
c) Penulisan NIM dengan format pembatas tanda titik dua (:),
d) No telp/ hp ketua panitia, sekretaris dan bendahara sebagai kontak person.
2. Format penulisan
a) Posisi kepanitiaan di pisahkan dengan tanda titik dua (:) dengan nama lengkap,
b) Posisi NIM lurus dengan nama lengkap,
c) No telp/ hp lurus dengan tab paling kiri dari nama lengkap,
d) Jika kepanitiaan untuk sie/ seksi/ divisi, maka nama lengkap koordinator divisi
terletak diposisi paling atas penulisan berada dibawah nama sie dan nama sie
ditulis tebal.
Contoh :
Ketua Panitia :

Budi Fajar Supriyanto

No HP : 0856 4800 4xxx

Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

NIM : 08211240

Sekretaris

Sie Kesehatan
Koordinator :

Nitia Putri
No HP : 0856 xxxx xxxx

NIM : 10xxxxxx

Miftaqul Munir
Nila Putri
Meirina Marta

NIM : 082xxxxx

D. Susunan Peserta Delegasi

1. Ketentuan elemen susunan kepanitiaan
a) Mencantumkan nama lengkap delegasi, nama boleh disingkat jika nama yang
bersangkutan terdiri lebih dari tiga (3) kata,
b) NIM seluruh delegasi, setiap baris penulisan identitas delegasi diberikan batas
satu kali spasi,
c) Penulisan NIM dengan format pembatas tanda titik dua (:),
d) No telp/ hp seluruh delegasi,
Contoh
Daftar Peserta Pelatihan Sekretaris
Aulia Putri Rahmawati
No Hp : 082 xxx xxx

NIM : 091xxxx

Tien Apriliani
No Hp : 0812 xxx xxx

NIM : 081xxxx

E. Penggandaan Proposal
1. Jika pengajuan proposal kegiatan maupun pengajuan delegasi selesai (finis), maka
wajib mengirimkan foto copy dan arsip proposal sebanyak 1 arsip dan 3 foto copy
dengan tujuan sebagai berikut :
a) Arsip : staf PK 3 untuk diteruskan ke bagian keuangan,
b) Foto copy 1 : staf PK 3,
c) Foto copy 2 : BEM,
d) Foto copy 3 : Arsip organisasi,
Seluruh Foto copy yang diberikan termasuk arsip organisasi berupa jilid resmi
sesuai ketentuan dengan sampul belakang sesuai ketentuan dalam Buku Pedoman
Kegiatan Kemahasiswaan. Foto copy boleh diberikan dalam bentuk bukan jilid jika
proposal terdiri kurang dari atau sama dengan 5 lembar.
Sebagai
tambahan informasi, dikutip dari Buku Pedoman Kegiatan
Kemahasiswaan, ketentuan warna sampul belakang proposal adalah sebagai berikut :
Warna Kuning BPM & BEM
Warna Biru
UKM & OK
Warna Hijau HMJ
Sampul belakang proposal adalah bahan plastik mika. Bukan kertas berwarna
termasuk sampul depan. Tidak diperkenankan sampul depan menggunakan plastik
mika berwarna.
Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

10

F. Susunan Acara
1. Format penyusunan run down acara harus memenuhi unsur-unsur sebagai berikut :
a) No acara,
b) Hari, Tanggal,
c) Jam
d) Nama acara/ kegiatan,
e) Penanggung jawab, berisi nama panitia yang bertanggung jawab atas acara
tersebut,
f) Pemateri/ pengisi/ pembicara jika ada,
g) Keterangan, detail acara jika perlu dijelaskan.
Contoh:

G. Hal-hal yang sering direvisi diluar ketentuan diatas (Proposal)

1. Kalimat
a) Tata kalimat yang dipergunakan tidak sesuai, banyak ditemui kalimat berbelitbelit, tidak sesuai dengan tema kegiatan atau delegasi, bahkan ditemui banyak tata
kalimat ngawur dan gak nyambung sama sekali. Dalam penulisan Latar Belakang
dan elemen lain dalam format proposal tidak diperlukan banyak atau tidaknya,
namun lebih pada kesesuaian tema dengan penulisan latar belakang,
b) Tata letak. Direvisi jika tata letak tidak sesuai Sistematika Penyusunan Proposal
Kegiatan yang tertuang dalam Buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan. Banyak
ditemui kasus terbalik antar satu elemen dengan elemen yang lain,
c) Tabel pengajuan dana kurang lengkap atau tidak sesuai dengan ketetapan.
Ketetapan dalam tabel pengajuan dana ditetapkan dan dipublikasikan pada
pelatihan sekretaris,
d) Kesesuaian harga pasar. Banyak ditemui dana yang dianggarkan jauh dari kisaran
harga pasar.

Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

11

BAB IV
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN DAN DELEGASI
Poin A E pada penjabaran BAB III diatas tentang proposal juga berlaku untuk
Laporan Pertanggungjawaban. Berikut akan dibahas hal-hal dalam LPJ yang belum terbahas
pada bahasan BAB III.
A. Laporan Penggunaan Dana
B. Penyusunan Nota
1. Tata cara penyusunan nota/ kwitansi bukti pembayaran sebagai kelengkapan Laporan
Pertanggungjawaban,
a) Nota ditempel pada bagian akhir halaman Laporan Pertanggungjawaban,
b) Setiap penempelan nota, tidak diperbolehkan nota yang satu menutupi nota yang
lain. Setiap nota yang ditempelkan harus terlihat jelas seluruhnya termasuk saat di
foto copy,
c) Ketentuan nota/ kwitansi tanda pembayaran :
1) Jika nota/ kwitansi dari toko, harus terdapat stempel resmi toko,
2) Jika nota/ kwitansi bukan dari toko, misalkan dari kepanitiaan, disarankan
adalah kwitansi umum, bukan nota pengganti. Dengan ketentuan penulisan
sebagai berikut :
Jika tertulis : Telah Terima Dari : _______________, maka diisi oleh
kepanitiaan, Ketua Umum atau Bendahara kepanitiaan, dengan tanda
tangan pihak penerima,
Jika tertulis : Diberikan Kepada : __________________, maka diisi pihak
penerima dengan pembayaran untuk apa, ditandatangani panitia. Untuk
pilihan kedua ini tidak disarankan. Karena mbulet, sulit dimengerti.

Standart Adminitrasi Organisasi STIMIK-STIE ASIA MALANG

12