Anda di halaman 1dari 25

PROJECT

MANAGEMENT

WHAT IS PROJECT
Aktivitas yg sejak dahulu dilakukan manusia
Pengertian proyek terkait dengan tujuan, kompleksitas,
keunikan, siklus aktivitas
Project : aktivitas yang telah ditetapkan tujuannya, akhir
atau hasilnya, anggarannya, jadwalnya, dan persyaratan
kinerjanya
Project : pemanfaatan keterampilan dan bakat, lintas
organisasi, disiplin, profesi dukungan teknologi dan
interdependensi tugas
Project : selalu bersifat unik (berbeda dengan sebelumnya)
vs pekerjaan rutin
Project : aktivitas yang temporer (ad hoc)
Project : proses pekerjaan untuk mencapai tujuan (goal)
melewati fase-fase yg disebut project life cycle

ORGANIZATION BEHAVIOR
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
PERAN, TANGGUNG JAWAB DAN
KEWENANGAN
PARTISIPASI DAN KERJA TIM (TEAMWORK)
PENGELOLAAN KONFLIK DAN STRESS DI
PROYEK

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

STRUKTUR ORGANISASI FORMAL :


- Hubungan atasan-bawahan normatif
- Rantai komando
- Pembagian divisi, grup, elemen
- Tipe pekerjaan dan tanggung jawab
berbeda untuk setiap divisi
- Garis kewenangan dan komunikasi yang
resmi (tertinggi terendah)

SRUKTUR ORGANISASI INFORMAL :


- Hubungan berdasarkan keinginan/kebutuhan
DESAIN ORGANISASI BERDASARKAN
DIFERENSIASI DAN INTEGRASI
:
Tradisional (kurang antisipatif thdp perubahan,
kurang lentur, sulit dilakukan integrasi) :
1. Diferensiasi Fungsional
2. Diferensiasi Geografis
3. Diferensiasi Produk
4. Diferensiasi Konsumen
5. Diferensiasi Proses

PERSYARATAN BAGI ORGANISASI


PROYEK
Lingkungan proyek memiliki ciri :
- Kompleks
- Perubahan
- Ketidakpastian
- Sulit diprediksi
Organisasi proyek memiliki kondisi :
- Integrasi/keterpaduan subunit menggunakan
hubungan horisontal
- Struktur organisasi sesuai untuk kebutuhan yang
unik bagi proyek dan lingkungannya

Project Office
(Supporting Staff & Kantor)
1.
2.

Kelompok staf pendukung yang melapor kepada manajer


proyek
Tempat (kantor) dimana tim pelaksana proyek melakukan
pertemuan/rapat
Pengertian yang lebih sering digunakan adalah (1)

Manajer Proyek
Perencanaan &
Pengendalian

Project Engineer

Contract
Administrator

Project Controller

Staff

Staff

Syst Eng. Config . Mgt


Staff

Staff

Staff

Peran Manajer Proyek

Integrator
Communicator
Decision Maker
Motivator
Evangelist
Entrepreneur
Change agent (agent of change)

Tahapan Perencanaan
Planning

Plans + Schedules + Budget


Unik

Lingkup Tugas dari Tim Proyek


a.

What has to be done

b.

How it has to be done

c.

By whom

d.

In what order

e.

For how much

f.

By when

1.

Tetapkan tujuan dan persyaratan proyek (a, c, f) Hasil


akhir proyek, waktunya, biayanya, dan target

2.

Aktivitas kerja yang spesifik, tugas dan pekerjaan


untuk mencapai tujuan dirinci, didefinisikan dan
didaftar (a)

3.

Tetapkan organisasi proyek (c)

4.

Siapkan jadwal untuk setiap aktivitas, batas waktu


dan milestones (f, d)

5.

Siapkan anggaran dan rencana sumberdaya, sesuai


kebutuhan, jenis aktivitas dan waktu (e, f)

6.

Melakukan prakiraan : waktu, biaya dan kinerja


penyelesaian pekerjaan

Peralatan Perencanaan Proyek


Work break down structure & work packages --pekerjaan proyek tugas spesifik
Responsbility matrix : organisasi proyek, penempatan
tugas dan tanggungjawabnya
Events and milestones : Untuk mengidentikasi titik
kritis dan pencapaian utama pada jadwal proyek
Gantt charts / CPM-PERT : Jadwal induk proyek dan
jadwal rincian tugas

Struktur & Tanggung Jawab dalam


Organisasi Proyek
Memadukan WBS dengan organisasi proyek
- Memberi gambaran lingkup tanggung jawab fungsional
dan anggaran dari suatu unit kerja dalam organisasi
proyek (work package)

Responsibility matrix
- Suatu posisi fungsional untuk satu work package

Struktur tanggung jawab


Besarnya tanggung jawab dari setiap elemen works
package dikualifikasikan :
P : Tanggung jawab primer
S : Tanggung jawab sekunder
N : Harus diketahui
A : Harus ada persetujuan

Fungsi Manajemen (pengelola)


Manajer memutuskan apa yang harus dilakukan fungsi
perencanaan (planning)
Manajer memutuskan bagaimana pekerjaan dilaksanakan
Organizing
Manajer mengarahkan, memotivasi agar tujuan tercapai
leadership
Manajer mengevaluasi kinerja (efektifitas, efisiensi,
standard, jadwal) dan memberi umpan balik control
Sejarah manajemen proyek == sejarah manajemen
(deskriptif-perilaku-system approach-contingency)

Jenis Manajer Proyek


1. Project Expeditors penghubung antara proyek
dengan general manager unity of
communication
2. Project coordinators unity of control dari semua
aktivitas proyek
3. Full range management function dengan
otoritas perencanaan, motivasi, mengarahkan
dan mengendalikan pekerjaan proyek unity of
direction
4. Pure project managers memimpin secara penuh
pelaksanaan proyek unity of command

Berbagai Bentuk Manajemen Proyek


Basic Management Project posisi yang
setara antara manajer proyek dan unit
fungsional (pure dan matriks)
Program Management proyek (lebih singkat)
New Venture Management
Product Management
Ad hoc committees and Task Force
(reorganisasi, merger, acquisition etc.)

Lingkungan Proyek
Commercial/For Profit Project Management
Government dan Nonprofit (Not for profit)
Project Management
Military Project Management

PROJECT SCHEDULING
MODELS
Gantt Charts
A Gantt charts is a bar chart that shows the
relationship of activities over time
Table 9.1 Gantt chart symbols
symbol
[
]
[
v

Symbol meaning

Start of activity
End of an activity
Actual progress of the activity
Point in time where the project is now

Manajemen Proyek di Industri


Product development; pengembangan
produk x Bagian dari Marketing untuk
jadi market leader atau survival
R&D Project Management; pengembangan
teknologi mencari teknologi inovatif,
proses produksi yang efisien
dll

a. Gantt Charts (Bar Charts) -- Henry L. Gantt (1861 1919)


Horizontal : unit waktu
Vertical

: elemen kerja, tugas, aktifitas, paket pekerjaan


(work package)

Pada proyek besar, dengan kemungkinan sering


terjadinya perubahan data, dapat mengakibatkan
secara periodik harus direvisi

FIGURE 9.1 Gantt chart for project scheduling

Project activity
Study English 1
Study History
102

Week 1

]
[

Study math 5
Study concepts
since last exam
Study material
on exams 1.2
Study
psychology

[
]
[ ]

Manfaat dari Gantt Charts


- Perencanaan TK
- Alokasi Sumberdaya
- Penganggaran
- Sesuai untuk proyek yang kecil & tidak rumit

Kekurangan dari Gantt Charts


- Hubungan antar elemen kerja tidak tergambarkan secara
eksplisit
- Tidak dapat membedakan mana yang bisa ditunda mana
yang tidak
- Hirarki Gantt Charts memerlukan penyesuaian yang rumit
jika terjadi perubahan

Contoh Gant Chart


Job

Day
1

Day
2

Day
3

Day
4

Day
5

Day
6

Day
8

Start of an
activity
End of an
activity

Day
7

Scheduled
activity time
allowed
Maintenance

Actual work
progress
Nonproduction
time

Now

Point in time
when chart is
reviewed

Hari
Work
Center
Pengerjaan
logam

Senin

Selasa

Job 349
Job 349
Job 408

Pengecatan

Pemrosesan

Kamis

Jumat

Job 350

Mekanik
Elektronik

Rabu

Job 408
Job 349

Job 295

Tidak
dijadwalkan

Job 408

Job 349

Tidak bekerja