Evaluasi UTD PMI Kab.

Blora
Dasar :
Hasil Munas berkaitan dengan status UTD
( penghapusan statuta tentang UDD)berkaitan dengan perubahan struktur
organisasi dari pusat sampai daerah.
Hasil Rakernis UTD tentang penghapusan
statuta.
Hasil tindaklanjut Rakorwil tentang
penyesuaian struktur organisasi yang
baru.

 Hasil Raker bidang Organisasi

PMI (membahas tentang
perubahan struktur organisasi
PMI secara keseluruhan- Markas,
UTD, UPJ, UPT).
Hasil rapat pengurus menyikapi
perubahan struktur organisasi
PMI dari pusat hingga Propinsi.

 Instruksi dan tugas dari Ketua

PMI kabupaten Blora &
himbauan dari pelindung PMI
kabupaten Blora (Bp. Bupati ).
Evaluasi kinerja karyawan UTD
oleh pengurus untuk memenuhi
tuntutan layanan prima kepada
masyarakat.

Temuan hasil evaluasi

Mutu Pelayanan.
Teknis.
Administrasi umum.
Administrasi keuangan.
Pola kinerja pegawai UTD.
Sarana dan Prasarana, dan
bangunan fisik.

Temuan Mutu Pelayanan

1. Waktu layanan kantor belum 24 jam( 08.0013.00, 15.00-20.00,/mlm oncall) Keluarga
pasien diminta menghubungi petugas jaga
yg tidak ditempat ketika kantor tutup
dengan menempelkan nomor telp salah satu
petugas jaga UTD, Penjaga malam diminta
oleh petugas jaga UTD untuk on call jika ada
masyarakat yg membutuhkan darah karena
petugas jaga UTD berada dirumah.
. Standar layanan 24 jam petugas standby
ditempat.

Alur distribusi darah belum

memenuhi
standar
mutu
(sistem terbuka) baik Blora /
Cepu. tidak memenuhi aspek
keamanan dan terlihat kurang
etis
dikarenakan
memakai
kantong plastik/ kresek.
Standarnya: BDRS hidup

 Pemenuhan permintaan darah oleh pihak RS, tidak

dipenuhi
secara
utuh
oleh
UTD.
Hal
diatas
menyebabkan keluarga pasien menyediakan darah
pengganti
atas
permintaan
UTD,
Dalam
hal
pemenuhan kebutuhan darah oleh masyarakat , pihak
UTD menerapkan pola MENUNGGU , dalam arti tidak
optimal dalam penyediaan darah (MU), sehingga
menyebabkan tingginya angka donor pengganti dan
MEMBELI darah dari luar wilayah Blora ( Madiun).

Standarnya : sesuai permintaan === Hal ini perlu

optimalisasi peran P2DDS

 Performen karyawan UTD baik Blora/ Cepu saat

melayani masyarakat dinilai belum memenuhi aspek
pelayanan prima,
Dalam waktu layanan pemrosesan uji silang serasi
masih belum sesuai standar sehingga dirasakan
terlalu lama oleh pihak pengguna layanan, dalam hal
ini adalah keluarga pasien.
Minimnya layanan informasi.
Standarnya : 5 S ( Senyum, Sapa, Salam, Sopan,
Santun).
Waktu sesuai standar 30 menit.
Papan informasi, kotak saran.

 Pengaturan jadwal petugas belum merata.

Laporan tertulis timbang terima belum
dilaksanakan.
Petugas masih menggunakan tenaga diluar
karyawan
UTD
tanpa
sepengetahuan
pengurus (analis).
Dokter tidak hadir dalam pelayanan Mobile
Unit, (ada bukti penerimaan transport).
Petugas MU tidak menggunakan SOP.
Contoh: pemakaian Alat Pelindung Diri
tidak tertib, cek Hb jarang dilakukan.

Temuan Teknis
SOP laboratorium baik Blora maupun
Cepu
belum
dilaksanakan
dengan
tertib.(memakai alas kaki luar ke dalam
lab), Tidak terdapat APD laboratorium.
Pembuangan sampah medis belum
memenuhi standar.
Standarnya : APD berupa jas lab, tutup
kepala, celemek, alas kaki khusus.
Tempat sampah medis : kerjasama
dengan pihak RSU

 Pelaporan jumlah kantong darah tiap bulan belum

sesuai antara realisasi dengan pelaporan secara
administrasi.
Pembagian darah komponen (PRC, Plasma, PRT, Tc,
etc)
dalam
hal
pelaporan
tidak
terdapat
transparansi.
Pemusnahan
darah
rusak/gagal/kontaminasi/tidak
terpakai,
tidak
dilakukan pencatatan yg sesuai prosedur dan
tanpa berita acara pemusnahan yg sesuai.
Standar
:
pembenahan
SOP
berita
acara
pemusnahan darah. ( terbuku & tercatat)
Pengendalian jumlah kantong darah yang keluar.

 Penataan letak penyimpanan,

antara darah belum
diolah(karantina), darah yg
sudah siap pakai, dan reagen
masih bercampur aduk sehingga
menyebabkan resiko human
error.
Standar : penambahan blood
bank

 Penggunaan reagen antara

bantuan PMI pusat dan
pengadaan UTD dalam hal
pemeriksaan/ realisasi , belum
dapat dipertanggung jawabkan,
sehingga hal ini menyebabkan
celah penyimpangan reagen.
Dalam penggunaan reagen
belum tercatat antara proses
pengadaan dan realisasi

 Solusi :
sentralisasi pengadaan & hibah
( BHP, reagen)
pengadministrasian penggunaan
reagen secara tertib.

 Pengerjaan
pengolahan
darah
fase
skrining penyakit cenderung ditunda ,baik
dalam hal kapan waktu pemeriksaan dan
lama waktu pemeriksaan dilakukan. Hal
ini dilakukan karena petugas teknis
mencari tambahan lembur di lain waktu.
Sehingga merugikan masyarakat , karena
pemenuhan kebutuhan darah pasien jadi
tertunda.
Standar : kepatuhan terhadap standar
(4jam)

 Belum
terdapat
perencanaan
pemeliharaan
alat( kartu kontrol pemeriksaan berkala dan
kalibrasi)
Petugas
teknis
Tidak
semua
mempunyai
kompetensi untuk melakukan uji skrining/ saring
MAMPU & MAU melakukan pemeriksaan tersebut.
Petugas teknis dinilai cenderung lepas tanggung
jawab trhdp hasil pemeriksaan yg dilakukannya.
Ketika diminta oleh dokter pelaksana untuk
ditindaklanjuti ke UTD prov berkaitan hasil HIV
Reaktif, hasil tidak difollow up dengan bermacam
alasan dan kesan ditutup-tutupi oleh petugas
teknis.

 Ditemukan penyampaian informasi

hasil pemeriksaan yg tidak kredibel
berkaitan
dgn
HIV,
hal
ini
memunculkan rasa tidak percaya
terhadap pemeriksaan yg dilakukan
UTD.
Sehingga
menimbulkan
gangguan
psikis kejiwaan terhadap pendonor
berkaitan dengan status penyakit HIV
dan stigma di masyarakat.

 Dominasi keikutsertaan Pelatihan teknis,

Sehingga menyebabkan kurang terampilnya
petugas yg lain, baik dari sisi keilmuan,
pengetahuan,
sikap,
dan
manajemen
pengolahan darah petugas teknis.
Terdapat
petugas
teknis
yang
selalu
mendominasi di segala bidang layanan( 1 di
blora, 1 di cepu) .
Masih terdapat petugas teknis yg tidak
memenuhi kualifikasi minimal UTD. Hal ini
dapat menyebabkan munculnya pertanyaan
dari masyarakat jika sampai tersiar ke luar.

Temuan Administrasi umum

Form permintaan darah antara kantor blora dan
cepu belum terdapat keseragaman.
Form
pelaporan
ke
propinsi
tidak
terdapat
keseragaman antara kantor Blora dan Cepu. (masih
banyak ditemukan form2 lain yg tidak seragam).
form absensi, form lembur, form ijin cuti, form
inventaris( daftar barang ruangan) dan daftar BHP,
form surat tugas MU.
Hal ini menunjukkan tidak terdapat koordinasi
antara masing masing kantor.
Standarnya
:
administrasi.

Sentralisasi

pengadaan

logistik

 Bentuk database pendonor tidak

tercatat dengan baik.
Kerjasama antara UTD dengan pihak
luar belum dilaporkan ke pengurus
dan belum tercatat di markas. (Dgn
RS)
Kebijakan diambil tanpa melibatkan
kepala UTD & Pengurus. Contoh
standarisasi penambahan gaji
Rencana Mobile Unit tidak
terprogram, dan hanya dilakukan
sifatnya insidental.

 Pengisian laporan administratif

masih ditemukan berupa manual
tulis tangan di buku tulis
( belum mengoptimalkan ketik
komputer) .

 Kerjasama
antara
internal
masing

masing
petugas
administrasi
dan
dengan
petugas teknis kurang optimal.
Sehingga
ditemukan
kesan
saling lempar tanggung jawab.

Temuan Administrasi keuangan

Penyusunan
RAB
dilakukan
tanpa
koordinasi dengan kepala UTD dan
pengurus.
Pos anggaran dalam RAB , angka-angka
yang dimunculkan tidak terinci dengan
jelas.
Sistem keuangan antara Kantor Blora
dan cepu tidak terkoordinasi (dikelola
di masing-masing kantor), sehingga
menjadi terpisah antara masing-masing
kantor. Hal ini menyulitkan kepala UTD
untuk mengontrol keuangan di UTD.

 Uang BPPD terjadi pengendapan di tangan

teknis, dikarenakan kurangnya kesadaran
dan kurangnya tanggung jawab antara
petugas teknis dan administrasi.
Standarnya : disetor ke bendahara H+1
Terdapat ketidak cocokan jumlah pengeluaran
uang dengan peraturan pengurus.
Ditemukan penyimpangan di kantor Blora
senilai 60 juta , dan di kantor Cepu senilai 50
juta. (dalam piutang) bukti pengeluaran uang
dan pengembalian uang tidak tercatat dan
pihak peminjam tidak jelas.
Diduga BPPD (Blora) pada bulan tertentu
sebagian utk menutup piutang tsb diatas.

 Uang disimpan dalam bentuk

Deposito kantor Cepu. Tetapi
Bunga deposito tidak masuk
khas

 Ditemukan
petugas
teknis
menjadi pengelola keuangan.
Sedangkan petugas administrasi
yang
ada
tidak
diberikan
wewenang
untuk
mengelola
tanggung
jawab
administrasi
keuangan. Dimungkinkan adanya
modus
penyimpangan
oleh
petugas teknis.

 Pencatatan pengadaan reagen,

pertanggung
jawaban
hanya
berupa faktur pembelian. Tidak
terdapat
pelaporan
realisasi
penggunaan reagen. Hal ini
memungkinkan
terjadi
penyimpangan reagen.

 KSO
(kerjasama
operasional)
dilakukan
oleh
salah
satu
petugas teknis tanpa melibatkan
Dokter pelaksana, kepala UTD,
Panitia
pengadaan,
dan
pengurus.
Memungkinkan
terdapat kepentingan tertentu.

 Komisi & Diskon KSO tidak

pernah dilaporkan ,baik kepada
kepala UTD maupun kepada
pengurus.
Petugas administrasi keuangan
ketika
mengeluarkan
uang,
tanpa
melibatkan
dokter
pelaksana, kepala UTD, maupun
pengurus.

 Terdapat laporan Uang untuk koperasi Bima

senilai 10 juta di Blora dan 10 juta di cepu ,
pihak pemegang uang yg bertanggung jawab
dinilai tidak jelas. (kepengurusan lama).
Terdapat piutang senilai 10 juta ke salah
satu personal karyawan UTD Blora.
Petugas
penerima
uang
BPPD
tidak
mempunyai brankas/ tempat simpan yg
layak. Sedangkan nominal uang yg dipegang
besar. Pola penyetoran ke kas belum jelas.

 Pengeluaran uang transport MU

antara kantor Blora dan cepu
nominalnya dan pembagiannya
berbeda
untuk
petugas
pelaksana dan jarak tempuh
lokasi. Ditemukan petugas tidak
ditugaskan untuk ikut tim MU ,
tetapi menerima uang. Juga
ditemukan pelaksana di Cepu
tidak
melakukan
tanggung

 Terdapat pengambilan keputusan

keuangan di tingkat petugas
administrasi keuangan dalam hal
jumlah
gaji,
insentif,
dan
tunjangan lain karyawan UTD.
Hal ini dimungkinkan karena
belum diatur oleh kebijakan /
peraturan pengurus, sehingga
menjadi
celah
penyimpangan
keungan. Hal ini dilandasi oleh
faktor dominasi oleh salah satu
petugas teknis di masing masing

Temuan Pola kinerja pegawai UTD

Kurangnya
pemahaman
karyawan UTD tentang visi, misi
PMI dan ke UTD an.
Kurangnya
mutu
komunikasi
antara petugas UTD dengan
pemakai layanan.
Saling tumpang tindih tugas dan
wewenang antar petugas UTD.

 Terdapat dominasi oleh 1 petugas UTD di

masing masing kantor. Menyebabkan semua
pengambilan keputusan terpusat di petugas
tersebut,
di
semua
aspek
pelayanan
(
admin,
teknis).
Yang
menyebabkan
petugas yg lain menjadi tidak mandiri dan
kurang
bertanggung
jawab
terhadap
tugasnya. Serta menciptakan suasana yang
tidak kondusif dikarenakan munculnya rasa
takut oleh petugas UTD terhadap satu
petugas
UTD
tersebut.
Memunculkan
kelompok-kelompok tersendiri.

 Pemahaman
jobdesk
dan
kemandirian rendah. Terdapat
saling lempar tugas.
Petugas
UTD
tidak
mengindahkan garis komando
kebijakan organisasi. Sebagai
contoh
ketika
terdapat
pengambilan keputusan yang
berhubungan dengan pihak luar
UTD.

Sarana dan Prasarana, dan

bangunan fisik
Bangunan fisik belum memenuhi
standar sesuai permenkes no 83
th. 2014 kategori UTD madya.
Sarana Prasarana belum
terlengkapi, misal genset, alatalat teknis(blood bank,
hemoscale)

 Proses pengadaan barang belum

tertib dan belum melalui proses
sesuai aturan.
Pembagian pengadaan barang ke
pihak propinsi, ke pihak luar,
atau
ke
PMI
pusat(bantuan
reagen)

Lemahnya fungsi P2D2S

Dari pencarian donor, pelestarian
donor,
dan
promosi
ke
masyarakat.
Minimnya
sosialisasi
tentang
donor
darah.
(seminar,
penyuluhan,
brosur,
leaflet,
spanduk,
media
komunikasi
elektronik)
Identitas UTD minim, sehingga
terdapat
kesulitan
pencarian
letak kantor UTD.

 Kesan bangunan UTD belum

menunjukkan
ke
PMI
an
sehingga masyarakat tidak tahu.
Website UTD belum aktif
Petugas
belum
aktif
mengingatkan pendonor ketika
sudah
tiba
saatnya
untuk
berdonor.
Pemetaan
wilayah
pendonor
belum optimal. Masih terdapat

STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONIL UTD PMI KAB. BLORA

PENGURUS PMI KAB.

BLORA
KEPALA UTD
dr.
dr. Fatkhur
Fatkhur

DOKTER PELAKSANA
dr.
dr.
dr.
dr.
dr.
dr.

KOORD.PELAYANAN
DARAH
------------STAFF MANAJEMEN
KUALITAS
--------

STAFF PELAYANAN
DONOR
Ika candra

STAFF PELAYANAN
DARAH
Charisa
Charisa Amd.AK
Amd.AK
Indah
Indah Amd.AK
Amd.AK
Umi
Umi B.
B. Amd.
Amd. AK
AK
Mulyono
Djulianto
Djulianto
Priyeni
Priyeni sugik
sugik
Puji
Puji
Mirah
Mirah
Ari
Sutarmi
Sutarmi

Oktantia
Oktantia
Irsyad
Irsyad
Puji
Puji Basuki
Basuki

KOORD.
ADMINISTRASI
-------------

KOORD.
KEUANGAN
-------------

STAFF
ADMINISTRASI
Endang
Endang Safitri,
Safitri,
Amd.
Erika,
Erika, Amd.
Amd.
Ika
Ika Candra
Candra
Suyanto
Suyanto

STAFF
KEUANGAN
Endang
Endang H
H
Umi
Umi Saadah
Saadah

STAFF
LOGISTIK
Ika candra

STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONIL

UTD PMI KAB. BLORA
PENGURUS PMI KAB.
BLORA
KEPALA UTD
dr. Fatkhur
DOKTER PELAKSANA
dr.
dr.
dr.
dr.
dr.
dr.
STAFF PELAYANAN

STAFF PELAYANAN
DONOR
Ika candra

STAFF MANAJEMEN
KUALITAS

STAFF PELAYANAN
DARAH
Charisa Amd.AK
Indah Amd.AK
Umi B. Amd. AK
Mulyono
Djulianto
Priyeni sugik
Puji
Mirah
Ari
Sutarmi

Oktantia
Oktantia
Irsyad
Irsyad
Puji
Puji Basuki
Basuki

STAFF ADMINISTRASI&
KEUANGAN

STAFF ADMINISTRASI
Endang Safitri, Amd.
Erika, Amd.
Ika Candra
Suyanto

STAFF KEUANGAN
Endang H
Umi Saadah

STAFF LOGISTIK