Anda di halaman 1dari 18

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN


3.1 Umum
Sistem informasi pada saat ini mengalami perkembangan yang amat pesat yang
telah mempengaruhi seluruh bidang baik itu bidang usaha dagang atau jasa. Sistem
informasi itu sendiri adalah elemen elemen yang saling berkaitan satu dengan
yangg lain untuk melakukan semua pengolahan data yang berguna bagi organisasi,
dimana organisasi juga akan memberi dukungan bagi pengambilan keputusan dari
tingkat rendah hingga tingkat tertinggi didalam suatu organisasi.
Oleh karena itu, suatu usaha harus selalu siap berkompetisi dengan usaha lain dalam
mendapatkan dan menguasai sistem informasi yang ada. Hal yang paling penting
dalam menguasai sistem informasi mengenai keakuratan dan kecepatan pengolahan
data. Maka dari itu, diperlukan suatu sistem komputerisasi untuk lebih mempermudah
pelaksanaan penjualan secara tepat, cepat dan akurat.
Didalam suatu usaha pada masa sekarang ini, komputer diharapkan akan mampu
menjawab berbagai macam tantangan yang terjadi di berbagai usaha, oleh sebab itu
komputer diharapkan dapat mempermudah pekerjaan baik dalam pengolahan data,
penyimpanan data serta dapat menghemat tenaga atau biaya apabila perwujudannya
berjalan dengan lancar dan terdapat pengolahan data yang cepat dan tepat maka
tujuannya pun mudah tercapai. usaha atau perusahaan yang bergerak di bidang jasa di
Indonesia cukup berkembang dan memiliki prospek bisnis yang baik, salah satunya

31

anak perusahaan dari Bank BCA yaitu PT. Armorindo Artha dimana perusahaan ini
dinaungi sebagai perantara dalam pengolahan kas untuk pengiriman ke ATM
(Anjungan Tunai Mandiri) dalam hal pelayanan usaha ini sangat dibutuhkan ketelitian
penghitungan kas karena dalam jumlah yang banyak serta juga untuk memenuhi
keuangan yang cepat dan cepat yang diperlukan oleh masyarakat.

3.2 Tinjauan Perusahaan


Dilihat dari kegiatan usahanya maka dapat diklasifikasikan sebagai media yang
bergerak dibidang jasa. Bila dilihat dari lamanya berdiri maka perusahaan ini bisa
dikategorikan sebagai usaha yang cukup lama berdiri. Sehingga memungkinkan
untuk tetap bertahan sampai sekarang bahkan mengalami kemajuan yang cukup
bagus. Sistem pengeluaran kas untuk pengisian ATM pada PT. Armorindo Artha yang
dilakukan secara manual sering terjadi masalah dalam proses pencatatan datanya
sebagai contoh dalam melakukan pencatatan masih menggunakam media kertas dan
dalam penyimpanan datanya tidak tersusun secara rapi, sehingga menyebabkan data
jadi bertumpuk tumpuk dan mengakibatkan tidak teliti dalam hal kerangkapan data
dan dokumen yang kurang lengkap. Perusahaan ini berbadan hukum dengan memiliki
No. Hukum :

3.2.1 Sejarah Perusahaan


PT. Armorindo Artha yang berlokasi di Jalan Sunan Giri No. Rawamangun,
Jakarta Timur. Armorindo melayani pengolahan kas untuk pengisian ATM,
pemeliharaan mesin ATM, merelokasi saldo ATM, serta memperbaiki uang
32

tersangkut, kartu ATM tertelan. Usaha yang dirintis sejak tahun 2000 tersebut saat ini
memperkerjakan lebih dari 100 orang ini sesuai bidangnya.
Sejak tahun 2000, PT. Armorindo Artha mulai membangun cabang cabangnya yang
berada di Slipi, Otto iskandar dinata dan dalam proses pembangunan sekarang ini di
Bekasi, lambat laun beberapa Bank mulai mempercayai Armorindo sebagai
perusahaan yang cukup handal dan teliti dalam pengolahan kas seperti Bank BCA.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi


Keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan oleh sistem manajemen yang
diterapkan dan dukungan dari orang orang yang bertugas mengelola organisasi
tersebut. Dimana diperlukan struktur organisasi yang baik agar perusahaan dapat
berjalan dengan lancar.
Bentuk struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang disertai dengan
pembagian tugas, tanggung jawab serta wewenang yang jelas dalam melaksanakan
kegiatannya masing masing.
Organisasi adalah salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi
dapat didefinisikan sebagai suatu sistem intraksi keputusan antara dua individu atau
lebih yang diarahkan dalam rangka mencapai tujuan tujuan tertentu.
Bentuk struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang disertai dengan
adanya pembagian tugas, tanggung jawab, serta wewenang yang jelas dalam
melaksanakan kegiatannya masing masing.

33

A. Struktur Organisasi
KEPALA
OPERASIONAL
HERRY
NOVIANDRY
DIVISI

DIVISI ADMIN

OPERASIONAL

DIVISI

PRIYONO

SANDI

DATA
ANTONIUS

CENCO

VIDEO

EJ

N
STOK KUNCI

CPC

REPLENIS

DATA ADMIN

SERVICE

H
Sumber : SOP (Struktur Organisasi Perusahaan) PT. Armorindo Artha
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Armorindo Artha
B. Tugas Dan Wewenang Struktur Organisasi
34

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda. Struktur dibuat tiap
tiap bagian dalam perusahaan agar dapat mengetahui tugas dan fungsinya masing
masing. Berikut penulis sajikan struktur organisasi PT. Armorindo Artha dari tiap
fungsi, wewenang dan tugasnya adalah sebagai berikut :
1.

Kepala Operasional
a.

Mengendalikan semua kegiatan yang ada perusahaan

b.

Mengurus perizinan usaha

c.

Bertanggung jawab penuh atas pengiriman uang dari Bank BCA ke


Armorindo

2.

3.

d.

Menandatangani Form Balancing CIT BCA

e.

Memantau kinerja karyawan

Divisi Operasional
a.

Mengatur kegiatan masuknya kas yang belom diolah ke CPC

b.

Memonitoring aktivitas saldo ATM

c.

Membuat form trip pengisian sesuai aktivitas saldo

Divisi Data
a.

Pengecekan cartridge / reject

b.

Pengecekan ruang CPC

c.

Memantau pengecekan data untuk saldo tidak bergerak pada tiap lokasi
ATM

d.

Membuat laporan posisi saldo dan status problem ATM

4. Divisi Admin
a.

Melakukan pembeitahuan saldo minim ke BCA


35

b.

Menyimpan data - data yang dibutuhkan karyawan.

c.

Menyusun data arsip untuk data data perusahaan

3.3 Prosedur Sistem Berjalan


PT. Armorindo Artha adalah suatu usaha yang bergerak dibidang jasa. Usaha ini
melayani pengisian dan service ATM. Kami berusaha agar customer dapat terlayani
dengan baik dan terpuaskan dengan ruang lingkup atau batasan masalah, maka dalam
Tugas Akhir ini penulis menggambarkan sistem pengeluaran kas untuk pengisian
ATM yang berjalan pada PT. Armorindo Artha ini sebagai berikut :
1. Prosedur permintaan (request) pengisian
Bagian monitoring memberikan form pemberitahuan aktivitas saldo minim dibawah
30% ke bagian admin. Oleh admin diberitahukan ke BCA sesuai laporan aktivitas
saldo tersebut via telepon sesuai jumlah ATM dan saldo minim. Setelah BCA terima
laporan armorindo. BCA langsung mengirimkan email ke G4S untuk mengirimkan
sejumlah uang sesuai laporan aktivitas saldo armorindo. G4S Acc email BCA. Setelah
BCA terima acc email dari G4S, BCA memberikan informasi via telepon untuk
pemberitahuan laporan info saldo dan admin menyimpan form aktivitas saldo dan di
arsipkan dalam arsip FAS.
2. Prosedur Pengiriman kas
Lalu pihak G4S mengirimkan uang kas sesuai permintaan, sampai di armorindo uang
kas diambil alih oleh CPC dan G4S memberikan report kas 2 rangkap yaitu (putih,
hijau) untuk tanda bukti uang kas telah diterima, dan di tanda tangani oleh CPC. Satu
lembar diberikan ke G4S report kas (hijau), satu lagi ke CPC report kas (putih).

36

Namun oleh CPC report kas tadi diberikan ke admin untuk disimpan di arsipkan
dalam arsip penerimaan kas.
3. Prosedur Pengolahan kas
Uang kas yang sampai di armorindo akan di balancing oleh bagian CPC dengan form
balancing yang dikirim BCA melalui Fax untuk diisi CPC saat mengolah kas. Selesai
bagian CPC mengolah kas dan mengisi form balancing dan ditanda tangani oleh
leader. Form balancing tersebut diberikan lagi ke admin untuk disimpan dan
diarsipkan dalam arsip balancing.
4. Prosedur pengisian uang kas ke mesin ATM
Uang kas yang sudah balance akan dimasukkan ke dalam cartridge oleh CPC untuk
langsung dimasukkan ke dalam mesin. Namun sebelum berangkat bagian monitoring
memberikan form trip ke CPC untuk alur pengiriman kas ke lokasi ATM dan ditanda
tangani oleh leader. Form trip akan dibawa oleh CPC. CPC ke lokasi ATM dan
mengisi dan memasukkan cartridge ke dalam mesin. CPC pun kembali ke kantor dan
mengisi form pengisian sesuai form trip tadi. Form trip yang disimpan dan di Acc
leader di arsipkan di Arsip Form trip. Sedangkan form pengisian diberikan ke admin
untuk disimpan dan di arsipkan pada Arsip pengisian.
5. Prosedur pembuatan laporan
Pada proses pembuatan laporan data data yang nantinya akan dijadikan ke dalam
bentuk laporan adalah diambil dari arsip Form aktivitas saldo (FAS), arsip
penerimaan kas, arsip balancing, arsip form trip, dan arsip pengisian. Dari data data
tersebut bagian Admin membuat Laporan Pengeluaran kas untuk Leader.
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram alir data adalah suatu bentuk model yang memungkinkan sistem
rancangan yang menggambarkan suatu sistem sebagai suatu network proses dan
fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh suatu pengembang yang disebut arus
37

data atau (data flow). Diagram Alir Data juga dapat digunakan untuk mengetahui
komponen kunci tentang sistem dan menentukan fungsi fungsi yang dapat dipakai
kembali dan mengetahui hubungan antara berbagai sistem, serta membantu
perkembangan aplikasi secara efektif.
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Pengeluaran Kas Untuk Pengisian ATM
pada PT. Armorindo Artha Jakarta adalah :

Keterangan:
Email_is = email info saldo
FT = Form trip
RK = Report kas
FB = Form balancing
FP = Form pengisian
FAS = Form aktivitas saldo
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan

38

Keterangan:
Email_is = email info saldo
FT = Form trip
RK = Report kas
FB = Form balancing
FP = Form pengisian
FAS = Form aktivitas saldo
Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan


Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan di urutkan sebagai berikut :
1. Kamus Data Sistem Berjalan Dokumen Masukkan
a. Nama Arus

: FAS
39

Alias
Bentuk Data

: Form Aktivitas Saldo


: Cetakan komputer

Arus Data

: Proses 1.0 permintaan pengisian


Proses 1.0 arsip FAS

Penjelasan

: Sebagai tanda bukti lokasi ATM dengan saldo minim

Periode

: Saat ada lokasi ATM dengan saldo minim

Volume

: 1 lembar per hari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Judul + tanggal

Isi

: 1 { No + kode_mesin + lokasi + jam + nama_mesin +


Denom }
Keterangan : No *nomor urut saldo*
Kode_mesin *terdiri dari 10 karakter*
Denom *pecahan mata uang*
: Report kas

b. Nama Arus
Alias
Bentuk Data

:: Cetakan komputer

Arus Data

: Proses 2.0 pengiriman kas


Proses 2.0 arsip RK

Penjelasan

: Bukti penerimaan kas

Periode

: Setiap penerimaan kas

Volume

: 2 lembar setiap penerimaan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Judul + run date + vehicle + night + run code + client


Sub client + service + form + to
Keterangan : Judul *Official Receipt*
Run date *tanggal+bulan+tahun*
Vehicle *no_kendaraan*
Run code *terdiri dari 5 digit*
Client *diisi nama yang berwenang*
Sub client*diisi nama yang berwenang*
40

Isi

: 1 {type + seal + inner + currency + amount }N


Keterangan : Type *terdiri dari 5 digit*
Seal *terdiri dari 5 digit*
Inner *terdiri dari 5 digit*
Currency *terdiri dari 10 karakter*
Amount *diisi dengan jumlah saldo
Permintaan*

Footer

: Approval by + from + to

Keterangan

: Approval by *tandatangan CPC*


From *diisi dari yang mengirim*
To *diisi untuk yang dikirim*

c. Nama Arus

: Form Trip

Alias

:-

Bentuk Data

: Cetakan Manual

Arus Data

: Proses 4.0 pengisian uang kas ke mesin ATM


Proses 4.0 Arsip Form Trip

Penjelasan

: Untuk bukti alur pengiriman kas ke lokasi ATM

Periode

: Setiap terjadi pengisian ke lokasi

Volume

: 1 lembar

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Judul + tanggal

Isi

: 1{Trip + nama + act leader + no + kode_mesin +


Keterangan}N

Keterangan

: Trip *terdiri dari 20 karakter*


Nama *terdiri dari 15 karakter*
Act leader *diisi nama leader yang menyetujui*
No *terdiri dari 5 digit*
Kode_mesin *terdiri dari 5 digit*
Keterangan *diisi problem yang ada*

Footer

: Tanggal + Tanda tangan leader


41

1. Kamus Data Sistem Berjalan Dokumen Keluaran


a.
Nama Arus
: Form Balancing
Alias

:-

Bentuk

: Cetakan komputer

Arus Data

: Proses 4.0 pengisian uang kas ke mesin ATM


Proses 4.0 Arsip FB

Penjelasan

: sebagai bukti pengolahan kas

Periode

: setiap ada penerimaan kas masukan

Volume

: setiap kali kas keluar untuk pengisian ke satu wilayah

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Judul + to

Isi

: 1{uraian + denom + selipan + total + tanggal +


saldo awal + total + prediksi pengisian + saldo
akhir + rencana pengebonan}N

Keterangan

: uraian *diisi dengan penyortiran uang*


Selipan *diisi bila uang tidak sesuai
Denom*
Saldo awal *terdiri dari 15
Karakter*
Total *diisi jumlah saldo awalSelipan*
Prediksi
pengisian
*jumlah saldo pengisian satu wilayah lokasi*
Saldo akhir *total prediksi pengisian*
Pengebonan *dilakukan bila ada selipan*

b.

Footer

: Approval by

Keterangan

: Approval by *tandatangan leader*

Nama Arus Data

: Form Pengisian
42

Alias

:-

Bentuk Data

: Cetakan manual

Arus Data
Penjelasan

: Proses 4.0 pengisian kas ke mesin ATM


Proses 4.0 arsip FP
: sebagai bukti untuk mengisi ks ke ATM

Periode

: Setiap ada pengisian ATM ke satu wilayah

Volume

: 1 lembar setiap pengisian ke ATM

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Judul + tanggal + jam berangkat +


no_kendaraan +
Km_berangkat + km_kembali + trip_ke + staff
+ NIK

Keterangan

: Judul *Form Pengisian*


Tanggal *tanggal+bulan+tahun*
Jam_berangkat *waktu pengisian*
No_kendaraan *diisi plat mobil yang dipakai*
Km_berangkat *diisi jarak ke lokasi pengisian*
Km_kembali *diisi jarak kembali ke kantor*
Trip ke *diisi nama lokasi*
Staff *diisi nama petugas*
NIK *berisi 15 karakter*

Isi

: 1{no_tas + no_mesin + lokasi atm + msn +


denom + cartridge + saldo + cencon +
no_cartridge + total_sisa_lokasi + jam + km}N

Keterangan

: No_tas *terdiri dari 5 digit*


No_mesin *terdiri dari 5 digit*
Lokasi_atm *nama lokasi*
msn *terdiri dari 10 karakter*
cartridge *terdiri dari 5 digit*
saldo *jumlah saldo pengisian*
cencon *terdiri dari 5 digit*
no_cartridge *terdiri dari 5 digit*
total_sisa_lokasi *jumlah lebih saldo pengisian*
43

Footer

: Pengesahan petugas kas + kontrol pengisian

Keterangan

:pengesahan petugas kas *tandatangan bagian


pengiriman*
kontrol pengisian *tandatangan bagian petugas
yang ikut dalam pengisian*

c. Nama Arus Data

: Laporan Pengeluaran Kas

Alias

:-

Bentuk Data

: Cetakan komputer

Arus Data

: Proses 5.0 Pembuatan Laporan Pngeluaran


Kas

Penjelasan

: Sebagai bukti hasil keadaan setiap satu bulan


Pengisian dan stock opname

Periode

: Setiap akhir bulan

Volume

: 1 lembar setiap bulan

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header
Keterangan

: Judul
: Judul *Laporan Pengeluaran kas*

Isi

:1{Tanggal+No_Perkiraan+nama_perkiraan
+Debet+Kredit}N

Keterangan :

Tanggal *tanggal + bulan + tahun *


No_Perkiraan*Terdiri dari5 digit*
Debet*Jumlah uang yang didebet*
Kredit*Jumlah uang yang dikredit*

Footer

: dibuat + Approval by

Keterangan

: dibuat *oleh bagian Admin*


44

Approval by *tandatangan leader*


3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Speifikasi sistem akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses proses yang
terjadi didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukkan (input) untuk
mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran
(output).
Adapun spesifikasi sistem pengeluaran kas yang ada pada PT. Armorindo Artha
meliputi hal hal sebagai berikut :
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan (Input)
Berbentuk dokumen input adalah segala bentuk input atau masukkan yang
diperlukan dalam sistem data berjalan yang akan diolah sesuai dengan kebutuhan.
Adapun masukkan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
a. Nama Dokumen
: Form Aktivitas Saldo
Fungsi
: Sebagai bukti saldo minim
Sumber
: Monitoring
Tujuan
: Admin
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 lembar
Frekuensi
: Setiap terjadi permintaan pengisian
Bentuk
: Lampiran A.1
b. Nama Dokumen
: Form trip
Fungsi
: Sebagai bukti alur pengisian kas
Sumber
: Monitoring
Tujuan
: Bagian CPC
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 lembar
Frekuensi
: Setiap melakukan pengisian ke lokasi
Bentuk
: Lampiran A.2
c. Nama Dokumen
:Report kas
Fungsi
: Sebagai bukti pengiriman kas dari pihak kedua
Sumber
: G4S
Tujuan
: CPC
Media
: Kertas
Jumlah
: 2 lembar
Frekuensi
: Setiap melakukan pengiriman kas
Bentuk
: Lampiran A.3
45

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran


Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses yang terjadi
pada sistem usulan. Adapun spesifikasi dari dokumen keluaran adalahs ebagai
berikut :
a. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Benttuk
b. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk
c. Nama Dokumen
Fungsi
Sumber
Tujuan
Media
Jumlah
Frekuensi
Bentuk

: Form Balancing
: Sebagai bukti pengolahan kas
: BCA
: CPC
: Kertas
: 1 lembar
: Setiap kali ada kas yang masuk untuk di olah
: Lampiran B.1
: Form pengisian
: Sebagai bukti pengisian ke lokasi ATM
: CPC
: Admin
: Kertas
: 1 Lembar
: Setiap selesai pengolahan kas
: Lampiran B.2
: Laporan Pengeluaran kas
: Sebagai data pengeluaran kas dan hasil stock opname
: Admin
: Leader
: Kertas
: 1 Lembar
: Setiap akhir bulan
: Lampiran B.3

3.7 Permasalahan
Dari hasil pengamatan penulis melihat adanya kekurangan di dalam pengolahan
data penyimpanan beberapa bukti tanda terima yang masih menggunakan media
kertas, kesimpulan bahwa PT. Armorindo Artha Jakarta saat ini masih menggunakan
sistem manual dalam penyimpanan data bukti pengeluaran kas, belum menggunakan
media komputer secara langsung sehingga menghambat proses pengolahan data
dalam penyajian laporan.
46

Adapun permasalahan yang terjadi pada proses yang masih manual akan
mengakibatkan :
1. Sistem pengeluaran kas pada PT. Armorindo Artha masih manual sehingga
memungkinkan terjadinya kesalahan atau coretan
2. Campur tangan manusia sangat dominan, karena daya tahan manusia sifatnya
tidak stabil mengakibatkan sering terjadinya kesalahan pada manusia sebagai
pelaku sistem.
3. Adanya tuntutan waktu yang cepat, seiring dengan semakin besarnya volume
transaksi di Indonesia yang harus dipenuhi, disamping itu karena proses
pengolahan uang kas masih maual maka kecepatan kerja masih jauh dari
ketuntutan yang dikehendaki
4. Uang kas sangat dominan dalam hal penggelapan dan pencurian, contoh di
armorindo artha sudah beberapa kali terjadi pencurian yang menyebabkan
kerugian perusahaan, dalam pencarian datanya pun menjadi lamban ketika
perusahaan mengecek karena data yang diarsipkan bertumpuk tumpuk namun
karyawan di tuntut teliti dalam pencarian data.
5. Seiring dengan banyaknya transaksi pengisian ke lokasi ATM, sehingga
diperlukan penyimpanan data yang lebih besar.
3.8 Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, guna
mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem maka penulis mengajukan sistem
pemecahan masalah yaitu berupa pembangunan komputerisasi sistem pengeluaran
kas. Dengan pembangunan sistem yang baru, maka akan diperoleh manfaat dan
keuntungan nyata bagi kelangsungan suatu usaha. Adapun alternatif untuk masalah
masalah diatas yaitu :

47

1. Adanya penanganan data dengan menggunakan sistem baris data yang baik. Maka
proses pengolahan datanya akan lebih cepat sehingga informasi dan kebutuhan
data yang digunakan lebih cepat pula.
2. Keakuratan dan kecepatan pelayanan lebih tinggi dan cermat karena untuk semua
proses transaksi telah digunakan sistem aplikasi
3. Faktor kesalahan ditekan karena dominasi manusia atau manual diseimbangkan
dengan keperluan sistem.
4. Apabila terjadi pencurian tidak perlu mengecek data lewat media kertas yang di
tata rapi dalam tumpukan.
5. Karena banyak transaksi tentunya penyimpanan di komputer lebih baik untuk
penyimpanan data yang banyak dan lebih besar.

48