Anda di halaman 1dari 22

1

CONTOH
PANDUAN AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL
(AMAI)
9.1 Pengertian Umum
Audit Mutu Akademik Internal STIE XYZ (selanjutnya disebut AMAI)
adalah audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif
terhadap kegiatan operasional akademik atau proses akademik. Kegiatan ini
bertujuan untuk :
a.

Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik tepat


dan efektif serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu
akademik secara berkelanjutan.

b.

Memberikan

nilai

tambah

dan

memperbaiki

kegiatan

operasional akademik atau proses akademik STIE XYZ.


c.

Mengindentifikasi akar permasalahan, lingkup perbaikan, dan


pengembangannya secara profesional serta berkelanjutan.
Dalam pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal perlu diketahui terlebih

dahulu sistem mutu dari unit yang akan diaudit.


9.2 Sistem Mutu
Sistem mutu adalah sistem yang mencakup hal-hal sebagai berikut :
a.

Struktur Organisasi

b.

Tanggung Jawab

c.

Prosedur

d.

Proses

e.

Sumber daya

9.3 Standar Mutu Akademik Internal


Standar mutu atau sering disebut dengan Standar Akademik adalah
dokumen yang harus diacu, dipenuhi atau dipatuhi dalam melaksanakan
suatu kegiatan.
Standar mutu yang digunakan oleh Unit Pelaksana Akademik STIE
XYZ dalam menjalankan kegiatan akademik/proses pendidikan antara lain
diantaranya :
a.

Kebijakan Akademik STIE XYZ

b.

Standar Akademik STIE XYZ

2
c.

Peraturan Akademik STIE XYZ

d.

Rencana Strategis STIE XYZ

e.

Spesifikasi Program Studi

f.

Kompetensi Lulusan

g.

Kurikulum

h.

Silabus

i.

Rencana Program Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS)

j.

Panduan Akademik STIE XYZ

k.

Surat Keputusan

l.

Dan lain-lainnya

9.4 Karakteristik Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)


a.

Suatu metode pemeriksaan untuk mencari akar penyebab suatu


permasalahan yang mungkinmuncul, yang dilakukan secara independen
dan objektif terhadap suatu ranah kegiatan akademik.

b.

Didasarkan atas kerangka pertanyaan yang berasal dari


masalah mendasar sebagai berikut;
(1)

Apa yang anda kerjakan ?

(2)

Mengapa anda mengerjakan hal tersebut ?,

(3)

Sudahkan yang anda kerjakan memenuhi harapan ?

(4)

Bagaimana anda dapat meningkatkan kualitas pekerjaan yang


sudah anda kerjakan ?

c.

Diperlukan

untuk

klarifikasi

dan

verifikasi

bahwa

harapan sesuai dengan standar mutu akademik telah terpenuhi secara


sistematis.
d.

Verifikasi dilakukan secara periodik untuk memastikan


bahwa harapan sesuai standar mutu akademik selalu dipenuhi.

e.

Melibatkan pendapat mitra (peer) berdasarkan hasil


pembandingan dan evaluasi bukti audit terhadap harapan dan kriteria
sesuai standar mutu akademik.

9.5 Kontribusi Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)


AMAI memberikan kontribusi peningkatan sistem penjaminan mutu
akademik dengan cara :

3
a.

Mengurangi

birokrasi

prosedur

penjaminan

mutu

akademik dan membuat sistem penjaminan mutu akademik lebih efektif


dan efisien
b.

Meningkatkan fokus dan penekanan pada peningkatan


dan pengembangan yang terencana, tidak hanya untuk memonitoring dan
evaluasi, tetapi juga bertujuan untuk akuntabilitas.

c.

Memberikan

dukungan

pendelegasian

untuk

penjaminan mutu di tingkat program studi dan/atau bagian


9.6 Fokus Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
AMAI dapat dilakukan pada berbagai tingkat unit pelaksana akademik,
akan tetapi dengan fokus yang berbeda yaitu :
a.

Audit Institusi/Proses Akademik


1) Audit Program Studi/Bagian
2) Audit Unit Perpustakaan
3) Audit Unit Laboratorium
4) Audit Unit Penunjang Akademik

b.

Audit program studi/mata kuliah/program pembelajaran


1) Audit program pendidikan
2) Audit program penelitian
3) Audit program pengabdian kepada masyarakat
4) Audit program pembelajaran
5) Audit materi pembelajaran

c.

Audit

sistem

penjaminan

mutu,

prosedur

manajemen mutu.
1) Ketepatan informasi pada leaflet, buku panduan, websitei dll.
2) Kebijakan, informasi, prosedur penerimaan mahasiswa
3) Pembukaan dan evaluasi program studi
4) Prosedur evaluasi hasil belajar
5) Pembimbingan terhadap tugas-tugas mahasiswa
6) Prosedur penanganan keluhan mahasiswa
7) Prosedur penunjukan penguji eksternal
8) Evaluasi dosen
9) Prosedur penilaian kinerja staf

dan

4
10)Prosedur pemberian penghargaan bagi dosen/karyawan/mahasiswa
yang berprestasi
11) Prosedur rekruitmen staf, program pengembangan sumber daya
manusia
12)Kerjasama dengan institusi lain dalam proses pembelajaran
13)Penyelenggaraan kegiatan di luar kampus
14)Implementasi dari kode etik
9.7 Organisasi Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
Pada saat ini organisasi AMAI berada di bawah kendali Ketua Sekolah
Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) XYZ, dengan pimpinan Ketua Satuan
Penjaminan Mutu (SPM), struktur organisasi AMAI akan ditentukan kemudian.
9.8 Kegiatan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
AMAI adalah kegiatan audit yang berkesinambungan dan dilakukan
secara periodik. Alur pelaksanaan AMAI dapat dilakukan dengan mengaitkan
beberapa proses audit. Kegiatan AMAI meliputi dua kegiatan yaitu Pelayanan
Penjaminan dan Pelayanan Konsultasi.
Pelayanan Penjaminan mencakup kegiatan verifikasi terhadap tujuan
atas bukti-bukti yang ada oleh auditor internal, guna memperoleh suatu
kesimpulan independen tentang mutu kegiatan akademik, atau hal-hal lain
yang berkaitan dengan kegiatan unit pelaksana akademik. Sifat dan ruang
lingkup kegiatan pelayanan

penjaminan ditentukan oleh auditor internal

sesuai dengan permintaan klien.


Pelayanan Konsultasi adalah suatu pemberian saran yang dilakukan
atas permintaan khusus klien yang sifat dan ruang lingkupnya ditentukan oleh
klien. Kegiatan konsultasi melibatkan dua fihak, yaitu :
a) Orang atau kelompok yang memberikan saran (auditor)
b) Orang atau kelompok yang membutuhkan atau menerima saran (klien)
9.9 Alasan Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
a.

Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan


prosedur penjaminan mutu.

b.

Meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu


dan standar yang telah ditentukan.

5
c.

Meningkatkan
memprioritaskan

lingkup

tertentu

kemampuan
dan

institusi

memfasilitasi

untuk

pengambilan

keputusan.
d.

Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan


lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta
menilai mutu.

e.

Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang


baik untuk disebarluaskan.

f.

Merupakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan


pengembangan mutu

9.10

Dokumen Acuan Dalam Kegiatan Audit Mutu Akademik Internal


(AMAI)
Pelaksanaan AMAI di STIE XYZ menyangkut berbagai fihak yaitu

Unit Pelaksana Akademik, unsur dalam sivitas akademika, teraudit, klien dan
auditor, yang masing-masing memiliki karakter, kondisi dan budaya yang
berbeda-beda. Semuanya akan berpengaruh terhadap praktik Audit Mutu
Akademik Internal (AMAI). Agar pelaksanaan AMAI dapat berlangsung seperti
yang diharapkan, maka STIE XYZ menyusun dokumen AMAI yaitu Piagam
AMAI, Standar AMAI, Manual Prosedur AMAI dan Kode Etik Auditor.
a.

Piagam AMAI
Piagam AMAI adalah suatu dokumen tertulis yang secara formal

mendefinisikan tujuan kegiatan AMAI di STIE XYZ dan kewenangan serta


tanggung jawab dalam kegiatan AMAI di STIE XYZ. Piagam AMAI antara
lain memuat :
1) Misi, tujuan, dan sasaran AMAI-STIE XYZ
2) Lingkup kegiatan AMAI-STIE XYZ
3) Dasar Hukum Pelaksanaan AMAI-STIE XYZ
4) Kedudukan, fungsi dan peran kegiatan AMAI di dalam organisasi STIE
XYZ
5) Tanggung jawab dan kewenangan akses ke rekanan, personil, dan
kepemilikan fisik yang relevan terhadap kinerja kegiatan AMAI-STIE XYZ
b.

Standar AMAI
Standar AMAI adalah suatu pernyataan profesional yang diterbitkan

oleh STIE XYZ untuk memberikan gambaran tentang persyaratan yang

6
diperlukan dalam melakukan kegiatan AMAI dan evaluasi pelaksanaannya di
STIE XYZ. Adapun tujuan standar AMAI-STIE XYZ adalah untuk :
1) Menggambarkan prinsip dasar praktek AMAI di STIE XYZ
2) Memberikan kerangka kerja kegiatan AMAI
3) Membantu memperbaiki kinerja dan proses organisasi klien

Standar AMAI STIE XYZ terdiri dari :


1) Standar Ciri
2) Standar Kinerja
3) Standar Implementasi
c.

Manual Prosedur AMAI


Merupakan acuan bagi semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan

AMAI, yaitu auditor, teraudit dan klien baik di tingkat Program Studi, Bagian
maupun Sekolah Tinggi.
Tujuan penyusunan manual prosedur AMAI adalah agar pelaksanaan
AMAI di STIE XYZ sesuai dengan standar AMAI yang ditetapkan STIE
XYZ
d.

Kode Etik Auditor

Tujuan disusunnya kode etik auditor adalah :


1) Membantu auditor menafsirkan asas-asas kode etik auditor akademik
dalam penerapan praktis
2) Agar tercipta budaya etis di kalangan profesi auditor akademik
3) Menumbuhkan kembangkan kepercayaan bagi auditor yang akan
melaksanakan tugas audit mutu akademik
9.11 Tujuan dan Fungsi
a.

Tujuan Audit
Audit dirancang untuk salah satu tujuan atau lebih dari hal-hal sebagai

berikut :
1) Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu
dengan standar yang telah ditentukan
2) Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan
3) Menemukan akar penyebab dari suatu ketidaksesuaian yang ada

7
4) Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-langkah peningkatan
mutu
5) Memfasilitasi teraudit untuk memperbaiki sistem mutu
6) Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundang-undangan
b.

Fungsi AMAI
AMAI memiliki dua fungsi yaitu, fungsi akuntabilitas yang dilakukan

dalam kegiatan penjaminan dan fungsi peningkatan yang dilakukan dalam


kegiatan konsultasi. Di dalam menjalankan fungsi akuntabilitas, AMAI
melaksanakan kegiatan klarifikasi dan verifikasi yang independen dan objektif
sebagai upaya mempertahankan dan meningkatkan mutu kegiatan akademik.
Kegiatan akademik tersebut harus sesuai dengan standar mutu akademik
STIE XYZ secara tepat dan efektif serta dilaksanakan secara bertanggung
jawab. Fungsi peningkatan dilakukan untuk membantu unit kerja yang
bersangkutan agar lebih memahami kondisinya serta dapat mengidentifikasi
kekuatan dan kelemahan dalam kebijakan, praktik, dan prosedur, sehingga
dapat merumuskan usaha peningkatan mutu secara berkelanjutan.
9.12 Pelaksanaan AMAI
A.

Satu Siklus AMAI


Satu siklus AMAI dapat dinyatakan secara sistematis pada gambar

berikut ini :

B.

Beberapa Istilah Dalam Kegiatan AMAI

8
1) Teraudit adalah orang atau kelompok yang secara langsung terlibat di
dalam proses kegiatan akademik, sistem akademik atau hal lain yang
berkaitan dengan kegiatan akademik yang diaudit terhadap standar mutu
yang ditetapkan.
2) Auditor adalah orang atau kelompok yang mempunyai kualifikasi untuk
melakukan audit mutu akademik.
3) Klien adalah orang atau kelompok yang meminta dilaksanakan kegiatan
audit. Klien dalam kegiatan AMAI ini dapat berupa Program Studi/Bagian
atau unit kerja lainnya yang meminta sistem mutu akademiknya diaudit
terhadap standar mutu yang telah ditentukan sendiri oleh Sekolah Tinggi,
program studi/bagian dan atau unit kerja lainnya yang meminta
dilaksanakan audit bagi unit-unit yang berada di bawah kewenangannya.
4) Unit Pelaksana Akademik (UPA) STIE XYZ adalah Program Studi,
Pusat Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat yang bertugas
melaksanakan Tridarma Perguruan Tinggi
5) Observasi (OB) adalah pernyataan tentang temuan selama audit
didasarkan atas bukti objektif yang menunjukkan ketidaklengkapan atau
ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat.
6) Bukti Objektif adalah informasi baik yang bersifat kualitatif maupun
kuantitatif, catatan atau pernyataan tentang fakta mengenai mutu
pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu yang
didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi
7) Ketidaksesuaian

(KTS)

adalah

tidak

terpenuhinya

persyaratan

karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan.


8) Borang
9) Dokumen Pendukung.
C.

Karakteristik, Tanggung Jawab, Independensi dan Kriteria


Auditor Mutu Akademik Internal.
1) Karakteristik Auditor.
a) Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang
menjadi tanggung jawabnya.
b) Tidak bias terhadap teraudit

9
c) Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan dan bila
diperlukan dapat melibatkan pakar atau pengamat yang dapat
diterima oleh klien, teraudit dan ketua tim audit.
2) Tanggung jawab Ketua Tim Audit
a) Membuka dan menutup rapat
b) Memilih anggota tim audit
c) Menyiapkan jadwal dan program audit
d) Memimpin audit
e) Membuat keputusan akhir atas temuan audit
f) Menyerahkan laporan audit
g) Memantau tindaklanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)
3) Tanggung Jawab Auditor
a) Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit
b) Mengumpulkan dan menganalisis bukti
c) Menjawab pertanyaan teraudit
d) Melaksanakan tugas sesuai kode etik
4) Independensi auditor
Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi
objektivitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam
pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan
integritas auditor.
5) Kriteria kualifikasi Auditor Mutu Akademik Internal.
a) Pendidikan Minimun
Auditor minimal berpendidikan sarjana atau ditentukan oleh
Manajer Program AMAI (MP-AMAI) STIE XYZ
b) Pelatihan
Auditor telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor Bersertifikat yang
diselenggarakan dan atau diakui oleh STIE XYZ
c) Atribut Personal
Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil
keputusan, memiliki keterampilan analitis dan keteguhan hati,
memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang
kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit
organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi.

10
d) Kemampuan Manajemen
Auditor

harus

menunjukkan

pengetahuan

dan

keterampilan

manajemen yang diperlukan dalam melaksanakan audit.


e) Meningkatkan kompetensi
Auditor meningkatkan kompetensinya dengan :
(1)

Memutakhirkan

pengetahuannya

tentang

syarat-syarat,

standar sistem mutu, metode dan prosedur audit.


(2)

Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan

(3)

Mengevaluasi kinerja auditor secara berkala oleh MP-AMAI


STIE XYZ

Auditor menerapkan atribut tersebut di atas untuk :


(1)

Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar

(2)

Tetap melaksanakan audit dengan benar

(3)

Mengevaluasi secara ajeg pengaruh pengamatan audit dan


interaksi personal selama audit

(4)

Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh


hasil audit terbaik

(5)

Melaksanakan proses audit tanpa penyimpangan

(6)

Menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit

(7)

Tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit

(8)

Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima

(9)

Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan

f) Kriteria Ketua Tim Auditor


Ketua tim auditor dipilih oleh MP AMAI dan para auditor yang
memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai
berikut :
(1)

Calon sudah bekerja sebagai auditor

(2)

Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara


efektif baik secara lisan maupun tulisan

g) Kriteria MP-AMAI
MP- AMAI tingkat Sekolah Tinggi atau Program Studi dipilih dari
para auditor oleh Ketua STIE XYZ dan ditetapkan dengan Surat
Keputusan yang berlaku untuk rentang waktu tertentu. MP-AMAI

11
adalah

auditor

yang

memenuhi

kualifikasi

dengan

mempertimbangkan kriteria sebagai berikut :


(1)

Calon sudah bekerja sebagai auditor dengan masa kerja


yang cukup lama.

(2)

Calon

menunjukkan

kemampuan

memimpin

dan

berkomunikasi secara efektif baik secara lisan maupun tulisan.


D.

Tugas

Berbagai

Pihak

Dalam

Kegiatan Pengauditan
a.

Manajer Program AMAI (MPAMAI) bertugas :


(1)

Mempersiapkan rencana
audit tahunan

(2)

Memilih,

melatih

dan

menetapkan kualifikasi auditor


(3)

Menunjuk tim auditor

(4)

Melaksanakan

program

audit
(5)

Mengelola laporan audit

(6)

Melaporkan hasil audit


untuk bahan kajiulang (evaluasi) manajemen
Ketua Tim Audit bertugas :

b.
(1)

Menentukan keprluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi


auditor yang diperlukan

(2)

Merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota


tim dan mengarahkan tim auditor

(3)

Mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang berlaku


untuk menentukan kecukupannya (audit system/desk evaluation)

(4)

Membuat jadwal audit kepatuhan yang disepakati oleh teraudit

(5)

Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis


kepada teraudit.

(6)

Melaporkan setiap hambatan besar yang dihadapi dalam


melaksanakan audit kepada MP-AMAI

(7)

Melaporkan segera hasil audit dan kesimpulannya secara jelas


kepada MP-AMAI

12
c.

Auditor bertugas
(1)

Mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat


menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit.

(2)

Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang


mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut.

(3)

Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan


tentang :
(a)

Prosedur,

dokumen

atau

informasi

lain

yang

menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu


yang diperlukan, diketahui, tersedia, difahami, dan digunakan
oleh teraudit.
(b)

Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan


untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk
mencapai tujuan mutu

d.

Klien bertugas
(1)

Menentukan

keperluan/permintaan

dan

tujuan audit serta saat proses audit dimulai


(2)

Menentukan unit organisasi yang akan


diaudit

(3)

Menentukan lingkup umum audit, misalnya


standar mutu atau dokumen yang digunakan.

(4)

Menerima laporan hasil audit melalui Ketua


STIE XYZ

(5)

Memberitahu teraudit untuk menindaklanjuti


hasil temuan audit

e.

Teraudit bertugas :
(1)

Menginformasikan kepada penanggung jawab unit organisasi


atau kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit.

(2)

Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit

(3)

Menyediakan sumberdaya yang diperlukan tim auditor untuk


menjamin keefektifan dan keefisienan proses audit

(4)

Membuka askses ke fasilitas dan bukti material yang diminta


auditor

(5)

Melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai

13
(6)

Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi


berdasarkan laporan audit.

E.

Tahapan Pelaksanaan Audit


a. Inisiasi Audit
Lingkup Audit
(1)

Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi,


aktivitas unit organisasi, dan waktu audit.

(2)

Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit.

(3)

Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus


dipatuhi

(4)

Teraudit menunjukkan bukti yang cukup tersedia pada saat audit

(5)

Teraudit menyediakan sumber daya yang memadai sesuai lingkup


dan kedalaman audit

Frekuensi Audit
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit
adalah :
(1)

Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh klien dengan


mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu.

(2)

Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik


atau teknologi yang dapat mempengaruhi atau mengubah sistem
mutu dan mengubah hasil audit terdahulu

(3)

Audit internal dapat dilakukan secara teratur.

Telaah Awal Sistem Mutu Teraudit.


(1)

Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah


metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu
teraudit

(2)

Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi


persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai
persyaratan tersebut dipenuhi

b.

Persiapan Audit
Perencanaan Audit
Rencana audit disusun oleh ketua tim auditor, disetujui oleh
klien dan dikumunikasikan kepada auditor dan teraudit. Rencana audit
dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi

14
yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan
sumberdaya yang efektif. Rencana audit meliputi :
(1)

Tujuan dan lingkup audit

(2)

Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung


terhadap tujuan dan lingkup audit

(3)

Identifikasi dokumen acuan yang berlaku antara lain standar


sistem mutu dan manual mutu teraudit

(4)

Identifikasi anggota tim auditor

(5)

Tanggal dan tempat audit dilakukan

(6)

Identifikasi unit organisasi teraudit

(7)

Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit

(8)

Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit

(9)

Jadwal penyerahan laporan audit


Jika terjadi terjadi keberatan terhadap rencana audit segera

memberitahukan kepada ketua tim auditor dan harus diselesaikan


sebelum pelaksanaan audit.
Penugasan Tim Auditor
Masing-masing anggota tim auditor mengaudit unsur sistem
mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan melalui rapat tim
auditor
Dokumen kerja
Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim
auditor adalah :
(1)

Daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim auditor

(2)

Borang untuk melaporkan pengamanan audit dan


mendokumentasikan bukti pendukung.
Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit

tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang


terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi
rahasia harus dijaga oleh organisasi audit.
c.

Pelaksanaan Audit
Pertemuan Pembukaan
Tujuan pertemuan pembukaan untuk :

15
(1)

Memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpinan


teraudit

(2)

Menelaah lingkup dan tujuan audit

(3)

Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang


digunakan dalam melaksanakan audit

(4)

Menegaskan hubungan formal antara tim auditor dan


teraudit

(5)

Menginformasikan

ketersediaan

sumberdaya

yang

diperlukan
(6)

Menginformasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan


penutupan audit

(7)

Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas

Pemeriksaan Lapangan

Pengumpulan bukti.
(1)

Bukti

dikumpulkan

melalui

wawancara,

pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di


lokasi.

Jika

ada

indikasi

yang

mengarah

kepada

ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar


pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus
diuji dengan mencari informasi tentang hal yang sama dari
sumber lain yang independen.
(2)

Selama kegiatan audit, ketua tim auditor dapat


megubah tugas kerja tim auditor dan rencana audit dengan
persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin
pencapaian tujuan audit yang optimal.

(3)

Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim


auditor memberitahukan alasannya kepada teraudit.

Hasil pengamatan audit


Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah
semua aktivitas diaudit, tim auditor menelaah semua hasil
pengamatannta untuk menentukan adanya ketidaksesuaian
yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim
auditor dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian dan

16
hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim dan pimpinan
teraudit.

Pertemuan penutupan
Sebelum menyiapkan laporan audit, tim auditor mengadakan
pertemuan

penutupan

dengan

teraudit.

Tujuan

utama

pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatancatatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan.
F.

Dokumen Audit
Persiapan laporan audit
Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim auditor yang
bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya.
Isi Laporan
Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan
audit harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim auditor dan
pimpinan teraudit. Laporan audit berisi hal-hal sebagai berikut :
(1)

Tujuan dan lingkup audit

(2)

Rincian dan rencana audit, tanggal audit,


dan identitas unit organisasi teraudit.

(3)

Identitas dokumen standar yang dipakai


dalam audit antara lain; Standar Mutu Akademik, dan Manual Mutu
Akademik teraudit.

(4)

Temuan ketidaksesuaian

(5)

Penilaian tim auditor mengenai keluasan


kesesuaian teraudit dengan standar sistem mutu yang berlaku dan
dokumen terkait.

(6)

Kemampuan sistem mutu untuk mencapai


tujuan yang telah ditentukan

(7)

Daftar distribusi laporan audit.

Distribusi Laporan
Laporan audit dikirim ke MP-AMAI oleh ketua tim auditor untuk diteruskan
ke klien. Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh MP-AMAI dan klien.
Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati

17
maka perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan
alasan penundaan kepada MP-AMAI.
G.

Kelengkapan Pelaksanaan Audit


Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah
diserahkan kepada MP-AMAI

H.

Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi


Ketua STIE XYZ memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan
koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang
disepakati oleh pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan MP-AMAI.

I.

Prosedur Implementasi AMAI Program Studi oleh Auditor


Sekolah Tinggi
1

Ketua memerintahkan atau mendisposisikan


permintaan Ketua Program studi/Unit
Kerja/Bagian kepada MP AMAI STIE XYZ
untuk menunjuk Ketua Tim Auditor

MP AMAI menunjuk Ketua Tim Auditor


untuk melaksanakan audit

Ketua Tim AMAI STIE XYZ membentuk tim


auditor STIE XYZ minimal 3 orang auditor
terdiri dari Ketua, Sekretaris dan anggota,
dan meminta persetujuan teraudit.

Ketua STIE XYZ menerbitkan surat tugas


untuk tim auditor STIE XYZ

Tim auditor STIE XYZ menyusun tujuan.


Kewenangan dan tanggung jawab AMAI
sesuai dengan Piagam Audit STIE XYZ
dan ruang lingkupnya merujuk surat perintah
Ketua STIE XYZ atau permintaan klien.

Pengesahan tujuan,
kewenangan dan
tanggung jawab AMAI

Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab


AMAI disahkan oleh Ketua STIE XYZ

Penyusunan rencana dan


jadwal AMAI

Tim auditor STIE XYZ menyusun rencana


dan jadwal AMAI bersama teraudit

Penyerahan dokumen
yang diperlukan kepada
Ketua Tim Auditor STIE
XYZ

Teraudit menyerahkan dokumen yang


diperlukan kepada Ketua tim auditor STIE
XYZ sesuai dengan waktu yang telah
disepakati

Perintah audit dari Ketua


STIE XYZ
Penunjukkan Ketua Tim
Auditor oleh MP-AMAI
STIE XYZ
Pembentukan Tim AMAI
STIE XYZ dengan
persetujuan teraudit
Penerbitan surat tugas

Penyusunan tujuan
Kewenangan dan
Tanggung Jawab AMAI

18
Rapat Tim AMAI untuk
audit sistem

Pembagian tugas tim auditor STIE XYZ


untuk audit sistem

Pelaksanaan audit sistem

10 Melaksanakan audit dokumen (MM,MP)


yang tersedia sesuai dengan standar yang
disepakati
dan
menyusun
daftar
pengecekan
untuk
persiapan
audit
kepatuhan

Penyampaian jadwal
visitasi

11 Ketua
tim
auditor
STIE
XYZ
mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada
teraudit untuk disetujui

Pelaksanaan Audit
Kepatuhan (Visitasi)

12 Berdasarkan daftar pengecekan, bukti


dikumpulkan
melalui
wawancara,
pemeriksaan dokumen (IK,Dpdan BO),
pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi
secara komprehensif. Ketidaksesuaian yang
signifikan dicatat walaupun tidak tercakup
dalam daftar pengecekan

Diskusi hasil temuan audit

9.13

13 Semua hasil temuan audit didiskusikan


dengan
teraudit
untuk
mendapatkan
persetujuan. Ketidaksesuaian minor (OB)
harus segera diperbaiki dalam jangka waktu
yang disepakati

Pembuatan Laporan audit

14 Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan


hasil temuan yang telah disetujui oleh
teraudit (Piagam AMAI)

Penyerahan laporan audit

15 Laporan audit diserahkan kepada MP AMAI


untuk diteruskan kepada klien (Ketua STIE
XYZ). Ketua STIE XYZ mengirmkan
laporan
kepada
Ketua
Program
Studi/Bagian/Unit Kerja disertai Permintaan
Tindakan Koreksi (PTK)

Pembubaran Tim AMAI

16 Tim auditor STIE XYZ dibubarkan oleh


Ketua STIE XYZ atas permintaan MPAMAI dengan SK Pemberhentian

Implementasi AMAI Tingkat Program Studi/Bagian/Unit Kerja


Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) di tingkat Prpgram Studi/Bagian

dan unit kerja dapat mencakup :


A. Pada Sistem Penjaminan Mutu Akademik
(1)

Tujuan Audit

19
a) Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik internal
tingkat program studi/bagian/unit kerja terhadap standar akademik,
manual

mutu

akademik,

dan

manual

prosedur

implementasi

penjaminan mutu internal


b) Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik
internal tingkat program studi/bagian/unit kerja terhadap standar
akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur implementasi
penjaminan mutu internal
c) Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan
yang ditetapkan oleh program studi.
(2)

Ruang Lingkup Audit


a) Meneliti
(a)

Spesifikasi Program Studi (SP), termasuk di dalamnya


Kompetensi Lulusan (KL)

(b)

Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja (IK) program studi


yang sesuai dengan Standar Akademik (SA), Manual Mutu
Akademik (MM) dan Manual Prosedur.

b) Meneliti proses pembelajaran yang bermutu sesuai SP,KL, MP dan IK


c) Meneliti penyempurnaan SP,KL, MP dan IK secara berkelanjutan
d) Meneliti keberadaan dan kinerja Gugus Kendali Mutu Program Studi
(3)

Daftar Pengecekan
a) Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Program Studi
b) Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi
c) SK Pengangkatan Gugus Kendali Mutu (GKM) Program Studi
d) Laporan Rencana Tindakan Koreksi proses pembelajaran dan
pelaksanaannya.
e) Pelaksanaan peningkatan mutu proses pembelajaran oleh Gugus
Kendali Mutu (GKM) Program Studi
f) Laporan penilaian program studi dan kegiatan program studi oleh
Gugus Kendali Mutu (GKM) Program Studi ke Ketua STIE XYZ
melalui Ketua Satuan Penjaminan Mutu.

B. Pada Program Pembelajaran di Program Studi


(1)

Tujuan Audit

20
a) Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di
program studi terhadap Standar Mutu Akademik yang telah ditetapkan
oleh STIE XYZ
b) Untuk

memastikan

konsistensi

penjabaran

kurikulum

dengan

kompetensi program studi


c) Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses pembelajaran
program studi terhadap pencapaian kompetensi lulusan program studi.
d) Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumber daya pembelajaran
(2)

Ruang Lingkup Audit


a) Spesifikasi Program Studi dan Kompetensi Lulusan
b) Kurikulum Program Studi
c) Pelaksanaan Pembelajaran Program Studi
d) Sumberdaya Pembelajaran Program Studi
e) Kemajuan belajar mahasiswa
f) Upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan hasil
evaluasi diri berkelanjutan.

(3)

Daftar Pengecekan
a) Tujuan pendidikan program studi
b) Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal (kurikulum
nasional, standar pendidikan nasional/internasional)
c) Keterkaitan tujuan pendidikan dengan misi program studi
d) Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi program
studi
e) Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang disajikan
dalam bentuk peta kurikulum
f) Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada sivitas akademika,
tenaga penunjang dan penguji eksternal.
g) Mahasiswa memahami dan memenuhi kewajibannya
h) Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan terakhir

metode

pembelajaran pembelajaran dan ilmu pengetahuan.


i) Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi formatif dalam
mengembangkan kemampuan mahasiswa
j) Ketersediaan kriteria yang memudahkan penguji internal dan eksternal
untuk membedakan berbagai kategori pencapaian kompetensi lulusan.

21
k) Penilaian

hasil

belajar

mahasiswa

menunjukkan

pencapaian

kompetensi lulusan
l) Ketersediaan

bukti-bukti

yang

menunjukkan

bahwa

mahasiswa

mencapai standar kompetensi minimal program studi


m) Tindakan kajiulang untuk mencapai standar kompetensi minimal
program studi
n) Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi kurikulum dan
kompetensi lulusan program studi
o) Penerapan hasil-hasil penelitian dosen dalam pembelajaran
p) Partsisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran
q) Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran
r) Peningkatan mutu pembelajaran melalui program pengembangan staf,
kajian pembelajaran oleh mitra atau sejawat, integrasi tim pengajar
yang efektif, program magang dan tutorial untuk staf yunior.
s) Efektivitas pembelajaran dinilai dari :
i) Keluasan dan kedalaman materi, tempo dan tantangan yang
diberikan dalam proses pembelajaran
ii) Variasi metode pembelajaran
iii) Substansi ilmu
iv) Keterampilan spesifik dan praktis
v) Kesesuaian fasilitas sumber belajar dengan beban mahasiswa.
t) Strategi yang menunjang kegiatan akademik yang konsisten dengan
profil mahasiswa dan tujuan program pendidikan
u) Peraturan penerimaan mahasiswa baru dan program pengenalan
kampus yang difahami oleh staf dan mahasiswa
v) Efektivitas

dalam

pembimbingan

akademik,

umpan

balik

dan

mekanisme supervisi
w) Staf akademik pelaksana program pendidikan adalah orang yang
kompeten
x) Program pengembangan profesional staf akademik untuk meningkatan
kepakaran dan profesionalisme sebagai dosen
y) Dukungan teknis dan administrasi yang memadai untuk staf akademik
z) Strategi penyediaan sumber-sumber belajar
aa) Fasilitas proses pembelajaran memadai

22
bb) Sumber belajar (buku, jurnal ilmiah, laboratorium dan sebagainya)
relevan dan memadai