Panduan Penggunaan Sistem Informasi Kampus

Modul Keuangan

Disusun oleh: Sisfo Sukses Mandiri

Sisfo Kampus 2005

Desember 2004

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

Daftar Isi
Daftar Isi ....................................................................................................................................................... 2
Master Biaya ................................................................................................................................................ 3
Konsep Keuangan Mahasiswa .............................................................................................................. 3
Master Biaya .......................................................................................................................................... 3
Membuat dan Mengedit Master Biaya ................................................................................................... 4
Membuat Akun Biaya............................................................................................................................. 6
Menyalin Akun Biaya dari Master Biaya Lain ........................................................................................ 8
Master Keuangan Mahasiswa .................................................................................................................... 9
Konsep Master Keuangan Mahasiswa .................................................................................................. 9
Mengubah Master Biaya Mahasiswa..................................................................................................... 9
Keuangan Mahasiswa............................................................................................................................... 11
Konsep Keuangan Mahasiswa ............................................................................................................ 11
Keuangan Mahasiswa.......................................................................................................................... 11
Menambah Biaya Mahasiswa Secara Manual .................................................................................... 12

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

Master Biaya
Konsep Keuangan Mahasiswa
SisFo Kampus memiliki desain arsitektur software yang sangat luwes. Ini tidak hanya meliputi modul
keuangan saja, tetapi semua modul-modul memiliki sifat luwes yang sama. Inti dari keuangan mahasiswa
ini adalah adanya setup Master Biaya. Master Biaya ini melekat pada data mahasiswa sehingga setiap
mahasiswa memiliki set biaya sesuai dengan yang telah ditentukan.

Master Biaya
Master Biaya adalah sebuah template biaya-biaya yang harus ditanggung oleh seorang mahasiswa.
Seorang mahasiswa dapat memiliki Master Biaya yang berbeda dengan mahasiswa lain dari angkatan
yang berbeda. Ini ditentukan oleh kebijakan Perguruan Tinggi. Sebagai contoh adalah Master Biaya
diberlakukan bagi tiap angkatan mahasiswa. Dan angkatan berikutnya akan dibuatkan Master Biaya
sendiri.
Biaya-biaya dalam Master Biaya ini memiliki beberapa properti yang menentukan bagaimana biaya-biaya
tersebut akan dikenakan kepada mahasiswa. Dengan menset beberapa properti tersebut, maka kita
dapat menentukan sifat dari biaya-biaya tersebut dan cara pengenaannya kepada mahasiswa. Berikut
adalah beberapa properti tersebut:
1. Saat Penarikan. Biaya-biaya dapat ditentukan kapan akan dikenakan kepada mahasiswa.
Apakah pada awal masuk, saat matrikulasi, tiap semester/cawu, saat lulus, atau dimasukkan
secara manual, dll.
2. Pengenaan Denda. Biaya yang terlambat dibayarkan dapat terkena denda. Batas akhir
pembayaran ditentukan oleh Kalendar Akademik. (Lihat: Modul Akademik > Kalendar
Akademik)
3. Otomatisasi Penarikan. Penarikan dapat dilakukan otomatis. Jika properti Otomatis diset, maka
biaya-biaya akan ditambahkan secara otomatis ketika dilakukan proses.
4. Dikenakan Bagi Mahasiswa dengan Program Tertentu. Biaya dapat hanya dikenakan bagi
mahasiswa dengan Program tertentu. Jika tidak diset, maka biaya berlaku bagi semua program.
Contohnya: Mahasiswa Reguler, Eksekutif, dll.
5. Dikenakan Bagi Mahasiswa dengan Status Tertentu. Biaya hanya dikenakan bagi mahasiswa
dengan Status tertentu. Jika tidak diset, maka biaya berlaku bagi semua Status Mahasiswa.
Contohnya: Mahasiswa Aktif, Pasif, Cuti, dll.
Panduan Penggunaan Modul Keuangan

6. Dikenakan Bagi Mahasiswa dengan Status Awal Tertentu. Biaya hanya dikenakan bagi
mahasiswa dengan Status Awal tertentu. Jika tidak diset, maka biaya berlaku bagi semua Status
Awal Mahasiswa. Contohnya: Mahasiswa Baru, Pindahan, dll.
7. Dikenakan Bagi Mahasiswa dengan Status Potongan Tertentu. Biaya hanya dikenakan bagi
mahasiswa dengan Status Potongan tertentu. Jika tidak diset, maka biaya dikenakan bagi semua
Status Potongan. Contohnya: Mahasiswa dengan Beasiswa Kalbe, dll.
8. Penggunaan Script External. Jika diset, maka ketika proses SisFo Kampus akan menjalankan
script yang ditunjuk.

Membuat dan Mengedit Master Biaya

Master Biaya dapat dibuat berdasarkan tiap Jurusan. Dalam tiap jurusan dapat dibuat satu atau lebih
master biaya. Misalnya dibuat master biaya untuk setiap angkatan mahasiswa. Dengan demikian tiap
angkatan mahasiswa memiliki master biaya sendiri. Hal ini dapat dilakukan sehingga perubahan
kebijakan keuangan dapat dilakukan untuk tiap angkatan. Tetapi karena keluwesan SisFo Kampus,
Perguruan Tinggi dapat menentukan kebijakannya sendiri dalam memberlakukan Master Biaya ini.

Gambar Master Biaya

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

Gambar Master Biaya di atas adalah contoh setup Master Biaya. Secara default tampilan dibagi menjadi
2 kolom. Kolom kiri menunjukkan daftar Master Biaya, sedangkan kolom kanan menunjukkan daftar
biaya-biaya yang termasuk dalam Master Biaya tersebut.
Di atas kedua kolom ini terdapat pilihan Jurusan. Pilihlah jurusan sesuai yang diinginkan. Bila pada
jurusan tersebut belum memiliki Master Biaya, kita dapat membuatnya dengan mengklik link Tambah
Master Biaya. Dengan mengklik link ini, maka akan dibuat Master Biaya baru untuk Jurusan tersebut.
Setelah itu akan timbul dialog Tambah Master Biaya seperti gambar di bawah ini.

Gambar Tambah Master Biaya

Isikan field Tahun dan Keterangan untuk Master Biaya tersebut. Setelah semua field diisi, kita dapat
menyimpan Master Biaya baru ini dengan menekan tombol Simpan. Tekan tombol Batal jika ingin
membatalkan proses penambahan atau penyuntingan Master Biaya.
Setelah kita menyimpannya, maka Master Biaya yang baru saja kita buat akan timbul di kolom sebelah
kiri, yaitu kolom yang memuat daftar Master Biaya. Perlu dicatat bahwa kita dapat melihat daftar biayabiaya dari tiap Master Biaya dengan mengklik link Tahun di daftar Master Biaya. Master Biaya yang aktif
ditunjukkan dengan indikator segitiga maroon di sebelah kiri Master Biaya. Jika indikator ini tidak ada,
maka belum dipilih Master Biaya yang akan kita lihat daftar biayanya, dan kolom sebelah kanan akan
kosong.
Suatu saat kita ingin mengubah field keterangan pada Master Biaya. Ini dapat kita lakukan dengan
mengklik link ed yang merupakan singkatan dari edit. Cuma yang perlu diperhatikan adalah bahwa
pengeditan ini hanya dapat dilakukan untuk mengubah field keterangan dan mengaktifkan atau
menonaktifkan Master Biaya tersebut. Field Tahun tidak dapat diubah karena ini merupakan referensi
bagi daftar biaya yang terdapat di dalam Master Biaya tersebut. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan
perubahan dan tekan tombol Batal untuk membatalkan perubahan.
Dalam daftar Master Biaya terdapat kolom na. Kolom ini menunjukkan aktif tidaknya Master Biaya
tersebut. Jika pada Master Biaya terdapat icon buku terbuka, maka Master Biaya tersebut aktif dan dapat

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

digunakan. Tetapi jika Master Biaya tersebut memiliki icon buku tertutup, maka Master Biaya tersebut
tidak aktif dan tidak tersedia.

Gambar Edit Master Biaya

Master Biaya yang aktif dan yang paling baru akan dipakai sebagai referensi Master Biaya bagi
mahasiswa-mahasiswa baru. Jika diinginkan setiap angkatan memiliki Master Biaya sendiri, maka
sebelum penerimaan Mahasiswa Baru sebaiknya telah dibuatkan sebuah Master Biaya baru baginya.

Membuat Akun Biaya

Setelah kita mengklik link Tahun pada daftar Master Biaya, maka akan timbul daftar Akun Biaya di
kolom sebelah kanan (Gambar Master Biaya). Kita dapat membuat akun biaya baru dengan mengklik link
Tambah Biaya. Setelah mengklik link tersebut, maka akan timbul dialog Tambah Biaya2 seperti pada
gambar Tambah Biaya.

Gambar Tambah Biaya

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

Isikan field-field pada dialog ini. Perhatikan bahwa setiap field dengan tanda *) di sebelah kanannya,
berarti field ini harus diisi. Sedangkan jika memiliki tanda **) di sebelah kanannya, berarti field ini tidak
harus diisi. Tetapi jika field tersebut tidak diisi, maka akun biaya akan dikenakan bagi semua mahasiswa.
Contohnya field Program, jika field ini dikosongkan, maka biaya akan dikenakan pada semua mahasiswa
tanpa memandang programnya. Tetapi jika field diisi dengan salah satu program, misalnya program
Reguler, maka biaya tersebut hanya dikenakan bagi mahasiswa dengan program Reguler.
Field lain yang juga sama adalah field Status Mahasiswa, Status Awal Mahasiswa, dan Status Potongan.
Kita dapat mengkombinasikan field-field ini sehingga suatu biaya yang kita buat dikenakan hanya bagi
mahasiswa dengan kriteria tertentu. Misalnya kita ingin membuat biaya dengan nama Biaya Matrikulasi,
maka pada field Nama kita masukkan 'Biaya Matrikulasi', kemudian field Otomatis kita isi dengan
'Otomatis', field Jenis Penarikan kita isikan dengan 'Sebelum Masuk', field Program kita kosongkan, field
Status Mahasiswa kita isi dengan 'Aktif', field Status Awal Mahasiswa kita isi dengan 'Baru' dan field
Status Potongan kita kosongkan. Maka biaya ini akan dikenakan bagi mahasiswa Baru dari setiap
program yang mengikuti Matrikulasi. Pengenaan biaya ini akan otomatis dikenakan bagi setiap
mahasiswa dengan kriteria sesuai pada semester 0 (Sebelum Masuk Kuliah). Sebagai catatan, semester
0 mengindikasikan semester sebelum semester perkuliahan berlangsung.
Isikan pula field Jumlah dengan nilai berapa rupiah biaya tersebut akan dikenakan. Selain itu Akun Biaya
dapat memiliki field Denda. Field ini mengindikasikan bahwa bila Biaya tersebut tidak/belum dibayar
sampai pada batas akhir pembayaran yang berlaku (lihat Kalendar Akademik), maka akan dikenakan
denda sesuai dengan harga denda x berapa hari keterlambatan pembayaran.
Catatan: Dalam implementasinya di STIE LPPI, field ini tidak berlaku karena denda dikenakan secara
global tidak memandang denda diberlakukan dari Akun Biaya yang mana. Setup diberlakukannya denda
dan harga denda terdapat di menu Kalendar Akademik.
Field Not Active mengindikasikan aktif tidaknya Biaya2 ini. Bila kita beri tanda centang pada field ini,
maka Biaya2 tersebut tidak aktif dan tidak akan dikenakan pada mahasiswa. Tetapi jika field ini kosong,
maka Biaya2 ini akan aktif dan dapat dikenakan pada mahasiswa, pengenaannya dapat dilakukan secara
otomatis mau pun manual. Dalam Daftar Biaya2, suatu Biaya yang aktif digambarkan dengan icon Buku
Terbuka pada field NA. Sedangkan icon Buku Tertutup mengindikasikan kalau Biaya tersebut tidak aktif.
Field Script Pengolah mengindikasikan bahwa penarikan biaya dilakukan dengan mengeksekusi suatu
script external atau script tambahan. Beri tanda centang pada Field Gunakan Script Pengolah, dan
masukkan lokasi dan nama script tersebut di field Script Pengolah.
Catatan: Konsultasikan dengan Departemen PUSKOM/MIS/IT atau vendor SisFo Kampus jika akan
menggunakan atau menambahkan fasilitas Script Pengolah ini.
Panduan Penggunaan Modul Keuangan

Menyalin Akun Biaya dari Master Biaya Lain

Dalam membuat Master Biaya baru, terkadang tidaklah efektif dan efisien jika kita harus selalu
memasukkan akun-akun biaya satu persatu. Alangkah lebih efektif dan efisien jika kita dapat menyalin
akun-akun ini dan mengubahnya di akun yang perlu saja. Kita dapat melakukan penyalinan (copy) akun2
ini dari Master Biaya lain dengan mengklik link Salin Dari Master Lain (Gambar Master Biaya).
Catatan: Penyalinan hanya dapat dilakukan jika Master Biaya tempat Akun2 tersebut adalah kosong,
atau Master Biaya tersebut baru dibuat. Jika Master Biaya itu tidak kosong (telah memiliki beberapa akun
Biaya), maka proses penyalinan tidak dapat dilaksanakan dan akan timbul pesan kesalahan.

Gambar Penyalinan Akun Biaya

Gambar di atas adalah gambar dialog penyalinan Biaya dari Master Biaya lain. Terdapat dua bagian
dalam dialog ini, yaitu bagian Copy Ke yang merupakan informasi dimana akun2 biaya akan disalin, dan
bagian Copy Dari yang merupakan informasi dari Master Biaya mana akun2 biaya akan diambil. Pilihlah
nama jurusan dan nama Master Biaya dimana akun2 biaya akan diambil. Tekan tombol Proses Copy
untuk memulai proses penyalinan, tekan tombol Reset untuk mengembalikan semua field dalam dialog
ke nilai-nilai defaultnya, dan tekan tombol Batal untuk membatalkan proses penyalinan. Setelah proses
penyalinan Master Biaya berhasil, kita akan kembali ke tampilan Master Biaya dan Akun2 Biaya.
Catatan: Penyalinan akan berhasil jika kita mengisikan field Jurusan dan nama Master Biaya dengan
tepat. Jika ternyata Master Biaya tidak ditemukan, maka proses tidak akan dilaksanakan.

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

Master Keuangan Mahasiswa

Konsep Master Keuangan Mahasiswa
Setiap mahasiswa memiliki Master Biaya yang telah ditentukan. Kita dapat melihat dan mengubah Master
Biaya dari Mahasiswa dengan utility Master Keuangan Mahasiswa ini. Perubahan Master Biaya
mahasiswa efektif berlaku pada semester/cawu berikutnya. Jadi jika ingin dilakukan perubahan untuk
semester/cawu yang berjalan (saat ini), maka seharusnya Master Biaya mahasiswa telah diubah sebelum
semester/cawu tersebut berlaku.
Catatan: Penentuan Master Biaya mahasiswa pertama kali ditentukan pada saat proses Penerimaan
Mahasiswa Baru (PMB). Pastikan kalau telah dibuat Master Biaya baru untuk setiap jurusan sebelum
dilakukan proses Penerimaan Mahasiswa Baru.

Mengubah Master Biaya Mahasiswa

Modul Master Keuangan Mahasiswa akan menampilkan dialog pencarian mahasiswa seperti pada
gambar Pencarian Mahasiswa. Kita dapat menyaring mahasiswa yang dicari dengan memilih jurusan
yang sesuai. Dengan demikian pencarian hanya akan dilakukan pada jurusan tersebut. Pencarian
mahasiswa dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu berdasarkan Nama mahasiswa atau pun
berdasarkan NIM-nya. Masukkan Nama atau NIM mahasiswa dan tekan tombol Name untuk mencari
mahasiswa berdasarkan namanya, atau tekan NIM untuk mencari mahasiswa berdasarkan NIM-nya.

Gambar Pencarian Mahasiswa

Setelah salah satu tombol ditekan, yaitu tombol Name atau pun NIM, maka akan timbul daftar hasil
pencarian seperti contoh gambar di samping ini. Kita dapat mengubah Master Biaya mahasiswa yang
bersangkutan dengan mengklik link NIM mahasiswa yang bersangkutan. Setelah link diklik, maka akan
timbul tampilan seperti pada gambar Master Keuangan Mahasiswa.

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

Gambar Master Keuangan Mahasiswa

Untuk mengubah Master Biaya dari mahasiswa yang dipilih, klik link pada NIM mahasiswa tersebut.
Setelah itu akan tampak dialog Edit Master Biaya.

Gambar Edit Master Biaya

Kita dapat mengubah Master Biaya mahasiswa dengan memilih nilai yang tersedia di field Master Biaya.
Nilai yang tersedia merupakan Master2 Biaya yang terdapat pada jurusan mahasiswa tersebut. Nilai-nilai
ini memiliki format Tahun - Keterangan (Aktif/Not). Tahun: merupakan tahun dari Master
Biaya. Tahun ini mungkin akan sejalan dengan Tahun masuk mahasiswa. Keterangan: merupakan
keterangan dari Master Biaya. (Aktif/Not): menunjukkan kalau Master Biaya aktif atau tidak aktif.
Catatan: Master Biaya mahasiswa yang baru akan berlaku efektif pada semester/cawu berikutnya.

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

10

Keuangan Mahasiswa
Konsep Keuangan Mahasiswa
Setiap mahasiswa akan dikenakan biaya-biaya sesuai dengan ketentuan (sesuai dengan Master
Biayanya). Biaya-biaya ini dicatat dalam Keuangan Mahasiswa. Selain itu Modul Keuangan Mahasiswa
ini juga mencatat pembayaran-pembayaran yang dilakukan oleh Mahasiswa. Pembayaran ini sesuai
dengan biaya-biaya yang dikenakan padanya dan juga denda (jika ada denda). Jika terdapat kelebihan
pembayaran, maka kelebihan tersebut dapat diambil kembali oleh mahasiswa yang bersangkutan.

Keuangan Mahasiswa
Ketika modul ini dijalankan, maka akan timbul dialog untuk mencari Mahasiswa berdasarkan NIM-nya.
Masukkan NIM mahasiswa dan tekan tombol Cari. Jika mahasiswa tersebut ditemukan, maka akan
timbul daftar semester/cawu mahasiswa yang bersangkutan beserta dengan informasi Status, Kode
Biaya (Master Biaya), Jumlah Total Biaya pada semester/cawu tersebut, Jumlah Total Pembayaran pada
semester/cawu tersebut, dan Jumlah Kekurangan Pembayaran.

Gambar Dialog Cari Mahasiswa

Gambar Keuangan Mahasiswa menunjukkan daftar biaya dan pembayaran mahasiswa tersebut dalam
tiap semester/cawunya. Tampak bahwa tiap semester/cawu mahasiswa tersebut dapat dipantau total
biaya dan total pembayaran yang telah dilakukannya. Dan dibawah daftar ini terdapat Total Biaya, Total
Pembayaran dan Total Kekurangan dari seluruh semester/cawu mahasiswa. Untuk melihat lebih detil
tentang biaya-biaya yang dibebankan dan pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan mahasiswa
tersebut, klik link Tahun pada semester/cawu yang diinginkan. Setelah itu akan timbul tampilan seperti
pada gambar Detail Keuangan Mahasiswa.

Gambar Keuangan Mahasiswa

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

11

Tampak dari gambar Detail Keuangan Mahasiswa bahwa tampilan dibagi menjadi 2 kolom, yaitu kolom
Biaya-biaya dan kolom Daftar Pembayaran. Kolom Biaya-biaya berisi daftar biaya-biaya yang dibebankan
pada mahasiswa tersebut pada semester/cawu tertentu. Sedangkan kolom Daftar Pembayaran berisi
daftar pembayaran yang telah dilakukan oleh mahasiswa. Sedangkan di bawah kedua kolom ini terdapat
informasi Total Biaya-biaya, Total Pembayaran, dan Kekurangan pembayaran mahasiswa. Jika terdapat
kekurangan dalam pembayaran, maka field Kekurangan akan berwarna merah.

Gambar Detail Keuangan Mahasiswa

Di atas kedua kolom ini terdapat beberapa link, di antaranya adalah link Kembali. Klik link ini jika ingin
kembali ke daftar semester/cawu mahasiswa.
Link Proses Biaya2 digunakan untuk memproses secara otomatis semua biaya yang dikenakan secara
otomatis pada mahasiswa. Klik link ini dan secara otomatis biaya-biaya yang otomatis akan dikenakan
pada mahasiswa. Menjalankan proses ini untuk kedua kalinya tidak akan menambahkan biaya-biaya
tersebut untuk yang kedua kalinya. Jadi biaya2 yang telah dikenakan tidak akan dikenakan ulang. Tetapi
jika nilai/jumlahnya berubah, maka nilai yang terbaru akan mengubah nilai yang lama.
Catatan: Pada kolom Biaya-biaya ini juga ditunjukkan jumlah yang telah dibayarkan oleh mahasiswa
untuk setiap akun biaya. Jika jumlah Biaya dengan jumlah Bayar tidak sama (Bayar lebih kecil dari pada
Biaya = Belum lunas), maka kolom Bayar akan berwarna merah.

Menambah Biaya Mahasiswa Secara Manual

Kita dapat menambahkan biaya-biaya mahasiswa dengan cara manual. Tentu biaya-biaya ini adalah
biaya-biaya dengan kategori Penarikan Manual. Lihat pada panduan Master Biaya untuk informasi akun
biaya manual dan akun biaya yang dikenakan secara otomatis.
Panduan Penggunaan Modul Keuangan

12

Klik link Tambah Biaya untuk menambahkan biaya secara manual. Setelah link ini diklik, maka akan
timbul dialog Tambah Biaya Mahasiswa. Kita dapat menambahkan biaya-biaya dari Master Biaya yang
berlaku atau pun membuat akun biaya baru yang akan dikenakan pada mahasiswa yang tidak terdapat
dalam Master Biaya. Jika ingin menambahkan biaya yang telah terdapat di Master Biaya, maka pilihlah
opsi Dari Master Biaya dan pilih salah satu pilihan yang terdapat di field Jenis Biaya. Tetapi jika
diinginkan membuat akun biaya secara manual, maka pilih opsi Manual dan masukkan nama
akun/keterangan pada field Nama Biaya.

Gambar Tambah Biaya Mahasiswa

Setelah itu masukkan berapa jumlah penarikannya. Secara default adalah 1 (satu). Kemudian masukkan
berapa biaya yang akan dikenakan pada mahasiswa (dalam rupiah). Contohnya: berapa SKS yang
diambil diisikan ke field Jumlah, dan berapa harga tiap semester ke field Biaya. Dengan demikian jumlah
biaya untuk akun ini adalah Jumlah x Biaya.
Catatan: Tambahkan catatan pada field Catatan untuk memperjelas akun biaya ini. Sebaiknya informasi
yang dicatat seinformatif mungkin sehingga kelak tidak membuat bingung.
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan, tekan tombol Reset untuk mengembalikan nilai
setiap field ke nilai semula (default), dan tekan tombol Batal untuk membatalkan penambahan Biaya
Mahasiwa secara manual.

Panduan Penggunaan Modul Keuangan

13