Unsur-Unsur Internal Control

Struktur Pengendalian Intern terdiri atas lima (5) unsur atau elemen yaitu :
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi,
mempengaruhi
kesadaran
pengendalian
orang-orangnya.
Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen
pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Beberapa
faktor yang berpengaruh di dalam lingkungan pengendalian antara
lain:
Integritas dan Nilai Etik
Merupakan etika entitas yang dimiliki dan standar perilaku yang
berlaku serta bagaimana mereka mengkomunikasikan dan
mengaplikasikan dalam praktik.
Komitmen terhadap kompetensi
Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Dewan Direksi dan Komite Audit
Jajaran direktur yang efektif adalah yang independen terhadap
manajemen. Komite audit bertanggung jawab sebagai
komunikator, baik bagi internal auditor maupun eksternak
auditor.
Gaya Manajemen dan Gaya Operasi
Pemahaman dan aspek-aspek tentang filosofi manajemen dan
gaya operasi memberi auditor suatu pemahaman mengenai
sikap manajemen terhadap pengendalian intern.
Struktur Organisasi
Pemahaman struktur organisasi memberi gambaran bagi auditor
mengenai manajemen dan elemen-elemen fungsional dari bisnis
dan bagaimana pengendalian diimplementasikan.
Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab
Memberi pemahaman mengenai pengendalaian dan cara-cara
yang digunakan untuk pengendalian, perencanaan formal
organisasi dan operasi, penugasan karyawan dan kebijakan
yang dimiliki entitas
Praktek dan Kebijakan Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan aspek penting dalm
pengendalian intern. Pengendalian intern yang dikembangkan
entitas berusaha untuk mengatur, menjaga tindakan-tindakan
yang dilakukan manusia dalam entitas.
b. Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap
risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu
dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penetuan
risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi,
analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan
laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi

yang berterima umum. Risiko dapat timbul atau berubah karena

keadaan sebagai berikut:
Perubahan dalam lingkungan operasi
Personel baru
Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki
Teknologi baru
Lini produk, produk, atau aktivitas baru
Restrukturisasi korporasi
Operasi luar negeri
Standar akuntansi baru
Semua entitas memiliki risiko tergantung dari ukuran, struktur,
sifat, atau jenis dari perusahaan. risiko tersebut dapat berupa risiko
eksternal dan internal dan semua harus bisa dikendalikan.
Perubahan ekonomi, industri, regulasi serta kondisi operasi
memungkinkan timbulnya risiko berbeda yang harus segera dapat
diatasi oleh manajemen.
Auditor berkepentingan untuk memahami mengenai pengetahuan
tentang penilaian risiko yang dilakukan oleh manajemen, seperti
pengidentifikasian
risiko
terhadap
laporan
keuangan,
pengevaluasian kemungkinan terjadinya, keputusan manajemen
atas tindakan yang akan dilakukan.
c. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang
membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan
audit dapat digolongkan sebagai kebijkan dan prosedur yang
berkaitan dengan berikut ini:
Review terhadap kinerja
Pengolahan informasi
Pengendalian fisik
Pemisahan tugas
Pengembangan atas aktivitas pengendalian berkaitan dengan kebijakan
dan prosedur dapat dijabarkan dalam lima (5) aktivitas pengendalian
berikut:
1.
2.
3.
4.
5.

Pemisahan tugas
Otorisasi yang jelas atas transaksi dan aktivitas
Pendokumentasian dan pencatatan
Pengendalian fisik atas assets dan catatan
Pengecekan secara independen atas kinerja

d. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan
pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan
orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem

informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami:

Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi

laporan keuangan
Bagaimana transaksi tersebut dimulai
Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam
laporan keuangan yang tercakupalam pengolahan dan pelaporan
transaksi
Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak transaksi dimulai sampai
dengan dimasukkan ke dalam laporan keuangan, termasuk alat
elektronik (seperti komputer dan electronik data interchange) yang
digunkan
untuk
mengirim, memproses,
memelihara, dan
mengakses informasi

e. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja
pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan
desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan
koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara
terus menerus (ongoing activities), evaluasi secara terpisah (separate
periodic evaluations), atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.
Auditor perlu memahami mengenai pemantauan untuk mengetahui
aktivitas pemantauan seperti apakah yang digunakan perusahaan dan
bagaimana aktivitas tersebut dapat digunakan untuk mengembangkan
pengendalian internal bila dibutuhkan.

INTERNAL CONTROL : KAS

Pengendalian intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedurprosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun
pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut
hendaknya diperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian :

Terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang

bertanggung jawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas
tidak merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas
Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank
secara harian
Semua
pengeluaran
kas
hendaknya
dilakukan
dengan
menggunakan cek; kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya
dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas
kecil

Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbedabeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal ini

tergantung pada berbagai factor, seperti besarnya perusahaan, jumlah

karyawan, sumber-sumber kas, dan sebagainya.
Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya
dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan
terjadi. Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan
tunai dan penerimaan kas melalui kas, merupkan hal yang penting akan
tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui
transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau
dengan menggunakan faktur fiktif (palsu). Oleh karena itu pengawasan
atas pengeluarn kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih
penting daripada penerimaan kas
Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas harus
dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengaturan yang
jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan unuk
menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang
ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan
pencatatan transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan
dalam pengeluaran kas yang tidak nampak dalam catatan
Laporan bank pada akhir bulan, bank biasanya mengirimkan laporan bank
bulanan kepada pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal dan
saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang
bersangkutan. Transaksi tersebut meliputi penyetoran dan penarikan cek
(pengambilan), serta penambahan dan pengurangan lain yang dilakukan
bank atas rekening giro. Setoran didaftar menurut tanggal penyetorannya
dan sedangkan cek didaftar menurut tanggal pembayarannya oleh bank.
Rekonsiliasi bank apabila perusahaan membuka rekening giro di bank,
maka perusahaan akan mempunyai dua catatan mengenai kas yang
dimilikinya, yaitu : rekening kas yang terdapat dalam pembukuan
perusahaan dan laporan bank yang diteriima perusahaan secara periodic
dari bank. Saldo kas yang ditunjukkan dalam rekening kas biasanya jarang
sama jumlahnya dengan saldo yang terdapat dalam laporan bank.

Beberapa penyebab perbedaan antara saldo menurut

perusahaan dengan laporan bank adalah sebagai berikut :

pembukuan

1.

Bank belum mencatat transaksi tertentu :

Setoran dalam perjalanan, perusahaan telah mencatat
setoran ke bank, tetapi bank belum mencatatnya,
Cek dalam perjalanan (cek masih beredar), cek yang ditarik
dan telah dibukukan oleh
perusahaan, tetapi bank belum
mencatatnya.

2.

Perusahaan belum mencatat transaksi tertentu :

Penerimaan kas melalui bank, bank kadang-kadang

melakukan penerimaan kas untuk dibukukan ke dalam
rekening giro perusahaan,
Biaya administrasi bank, bank biasanya membebankan
sejumlah biaya untuk menangani transaksi-transaksi yang
dilakukan pemegang giro,
Pendapatan bunga atau jasa giro, bank memberikan bunga
atas saldo giro yang dihitung atas dasar persentase tertentu
dari saldo giro rata-rata per bulan,

Cek kosong dari konsumen atau debitur, perusahaan sering menerima

pembayaran dari para konsumen atau debitur dalam bentuk cek yang
diperlakukan sama dengan uang tunai. Cek tersebut bersama-sama
dengan uang tunai disetorkan tiap hari ke bank yang diterima
menggunakan bank yang sama dengan bank perusahaan, maka cek bisa
langsung diuangkan dan langsung dibukukan ke rekening giro perusahaan.
Cek kosong adalah cek yang tidak cukup dananya (jumlah rupiah dalam
cek lebih besar dari saldo giro si pemegang giro di bank pada saat ia
menarik cek tersebut).
Cek dikembalikan kepada penyetor karena alas an lain (bukan cek
kosong), bank kadang-kadang mengembaliikan cek kepada penyetor
karena alasan-alasan berikut :

Rekening penarik cek telah ditutup,

Cek telah kedaluwarsa (cek tertentu kadang-kadang hanya dapat
diuangkan dalam jangka waktu tertentu, apabila selama jangka
waktu tersebut tidak diuangkan dalam jangka waktu yang telah
ditentukan, apabila selama jangka waktu tersebut tdak diuangkan,
maka cek menjadi tidak berlaku lagi),
Tandatangan yang tercantum pada cek tidak sah,
Terdapat kesalahan dalam penulisan cek.
Bank atau perusahaan (atau kedua-duanya) telah melakukan
kesalahan pencatatan.

INTERNAL CONTROL : PIUTANG

Tujuan Sistem Pengendalian Intern atas Piutang
Pemberian piutang dimaksudkan untuk meningkatkan volume penjualan
bagi sebuah perusahaan. Diharapkan dengan meningkatnya volume
penjualan, maka sebuah perusahaan dapat memperoleh keuntungan.
Namun ada beberapa resiko atas keberadaan piutang itu sendiri yang
dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu perlu adanya pengendalian
terhadap piutang tersebut.
Untuk mengendalikan piutang, sebuah perusahaan perlu menetapkan
kebijakan kreditnya. Kebijakan ini kemudian berfungsi sebagai standar.
Apabila kemudian dalam pelaksanaan penjualan kredit dan pengumpulan

piutang tidak dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,

maka perusahaan perlu melakukan perbaikan.
Adapun tujuan melakukan pengendalian intern piutang adalah sebagai
berikut :

Meyakini kebenaran jumlah piutang yang ada yang benar-benar

menjadi hak milik perusahaan,
Meyakini bahwa piutang yang ada dapat ditagih (collectable),
Ditaatinya kebijakan-kebijakan mengenai piutang,
Piutang aman dari penyelewengan.
Karakteristik Sistem Pengendalian Intern atas Piutang

Output dari sistem pengendalian intern piutang adalah berupa informasi

dalam bentuk laporan keuangan atau laporan manajemen lain, sehingga
karakteristik sistem pengendalian intern piutang identik dengan
karakteristik informasi. Seperti yang telah diungkapkan oleh Romney,dkk
karakteristik informasi yang baik adalah :

Relevan
Reliable
Complete
Timelines
Understandable
Verrifyable
Pada prinsipnya sistem pengendalian harus meminimalkan dan
mendeteksi serta memperbaiki kesalahan ketika terjadi. Pelaksanaan
sistem pengendalian intern untuk piutang harus menghasilkan suatu
kepastian bahwa semua transaksi piutang telah dibukukan dan dapat
dipertanggung jawabkan.
Pengendalian intern terhadap piutang dimulai dari penerimaan order
penjualan terus ke persetujuan atas order, persetujuan pemberian kredit,
pengiriman barang, pembuatan faktur, verifikasi faktur, pembukuan
piutang, penagihan piutang, yang akhirnya akan mempengaruhi saldo kas
atau bank. Dalam hal ini harus diperhatikan pula retur penjualan secara
periodik harus dibuat perincian piutang menurut golongan usianya untuk
menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan dan menilai apakah
bagian kredit dan bagian inkaso telah bekerja dengan efisien.
Adapun sistem pengendalian intern atas piutang secara keseluruhan
antara lain sebagai berikut :
Memisahkan fungsi pegawai atau bagian yang menangani transaksi
penjualan (operasi) dari Fungsi Akuntansi Untuk Piutang ,

Pegawai yang menangani akuntansi piutang, harus dipisahkan dari

fungsi penerimaan hasil tagihan piutang,

Semua transaksi pemberian kredit, pemberian potongan dan

penghapusan piutang, harus mendapatkan persetujuan dari pejabat
yang berwenang,
Piutang harus dicatat dalam buku-buku tambahan piutang
(Accounts Receivable Subsidiary Ledger),
Perusahaan harus membuat daftar piutang berdasarkan umurnya
(Aging Schedule).

INTERNAL CONTROL : UTANG

Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban
perusahaan
timbul
sampai
dengan
pencatatannya
dalam
perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang
atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait
dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.
Unsur pengendalian intern dalam utang :
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur
pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu
fungsi tersebut.
3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh
fungsi pengiriman barang.
5. Pencatatan berkurangnya utang jarena retur pembelian didasarkan
pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman
barang.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku
besar.

PENTINGNYA PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern menjadi penting berkaitan dengan:
a. Lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin kompleks.
Hal ini mengakibatkan manajemen harus mengandalkan laporan
dan analisis yang banyak jumlahnya agar peranan pengendalian
dapat berjalan efektif.

b. Pemeriksaan dan penelaahan bawaan dalam sistem yang baik

memberikan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan
mengurangi kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang
terjadi.
c. Pengendalian intern yang baik akan mengurangi beban pelaksanaan
audit sehingga dapat mengurangi biaya ataupun fee audit.
Bagi perusahaan, struktur pengendalian intern dapat digunakan secara
efektif untuk mencegah penggelapan maupun penyimpangan. Auditor
berkepentingan
untuk
memperoleh
pemahaman
atas
struktur
pengendalian intern, yang akan digunakan kemudian untuk melakukan
penaksiran resiko pengendalian untuk asersi yang terdapat dalam saldo
akun, golongan transaksi, dan komponen pengungkapan dalam laporan
keuangan. Setelah memperoleh pemahaman dan menaksir resiko
pengendalian, auditor dapat mencari pengurangan lebih lanjut tingkat
resiko pengendalian taksiran untuk asersi tertentu.