Anda di halaman 1dari 4

Tugas I

Menejemen Proyek dan Perubahan


Semester III 2012/2013

Project Charter

Disusun Oleh :
Rina Trisminingsih (23511080)

MAGISTER INFORMATIKA
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
2012

Project
Charter
Project Charter

IDENTIFICATION
PROJECT NAME

PROJECT DESCRIPTION

PROJECT ID

UKM
IPB UKM DOMAS merupakan sistem informasi
Document
untuk mengelola dokumen pada setiap UKM
2012Management
(Unit Kegiatan Mahasiswa) IPB yang dapat 10
System
diakses melalui web. Sistem tersebut
(UKM DOMAS)
memungkinkan pengurus UKM-UKM di IPB
untuk
memasukkan,
meng-update,
dan
mengelola dokumen sehingga dapat diakses
oleh pihak eksternal melalui web.
VERSION

Version 1.0

DATE

02 Oktober 2012

STRATEGIC GOAL

Goal 1: Menyediakan sarana bagi UKM-UKM di IPB untuk menyimpan dan


menemukan kembali softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan
suatu dokumen kepada pihak eksternal.
Goal 2: Mewujudkan sistem pengelolaan dokumen UKM-UKM di IPB yang berisi
dokumen yang reliable.
Goal 3: Meningkatkan jalinan kerja sama dengan pihak eksternal hingga 40%.
Goal 4: Meningkatkan bantuan dana dari pihak eksternal hingga 30%.
Goal 5: Mewujudkan transparansi dokumen-dokumen yang perlu dipublikasikan
dari UKM-UKM di IPB.

Dokumen ini adalah sebuah dokumen yang berisi penjelasan proyek pembangunan UKM IPB
Document Management System yaitu sebuah proyek pembangunan sistem informasi yang
bertujuan untuk mempermudah proses pengelolaan dokumen dalam UKM-UKM di IPB.
Dokumen ini secara umum dibagi menjadi 4 bagian. Bagian pertama menjelaskan mengenai
pernyataan masalah, peluang, dan kebutuhan bisnis yang ada dalam projek. Bagian kedua
adalah mengenai deskripsi produk. Bagian ketiga mengenai cakupan projek dan bagian
keempat mengenai asumsi.

I.

ORGANIZATION REQUIREMENT (PROBLEM, OPPORTUNITY OR BUSINESS REQUIREMENT)

UKM DOMAS dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja dan transparansi UKM-UKM di IPB
melalui website. Problems, opportunities, dan directives dalam pengelolaan dokumen dalam
UKM-UKM di IPB adalah sebagai berikut:
1. Penyampaian informasi antar anggota UKM (secara internal) belum berjalan dengan
lancar
2. Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik
3.
Dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan dokumen tidak di-update secara rutin

4. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra yang baik tentang UKM-UKM di IPB kepada
pihak luar (eksternal)
5.
Adanya tuntutan transparansi dalam segala kegiatan yang dilakukan UKM-UKM di IPB,
misalnya transparansi laporan keuangan, laporan penerimaan dana dan lain-lain.
II. PRODUCT OR SERVICE DESCRIPTION
COM

Untuk mengatasi masalah-masalah yang dipilih tersebut, maka akan dikembangan UKM
DOMAS (Unit Kegiatan Mahasiswa IPB Document Management System)
yang akan
mendukung fungsi-fungsi berikut :
1. Repository online
Repository online memungkinkan UKM-UKM di IPB untuk menyimpan dokumen atau
arsip, menemukan dokumen atau arsip yang telah tersimpan, serta meng-upload
dokumen atau arsip agar dapat diakses oleh pihak eksternal.
2. Pelayanan respond online
Pelayanan respond online memungkinkan pihak eksternal untuk mengkontak biro/bidang
tertentu ataupun semua biro/bidang secara online, memungkinkan UKM-UKM di IPB
untuk untuk memberikan respon secara online, dan memungkinkan pihak eksternal
untuk membaca respon yang diberikan oleh UKM-UKM di IPB secara online.
3. Fungsi Update
Fungsi ini memungkinkan pengguna untuk dapat meng-update dokumen yang telah
diunggah.
User UKM DOMAS dapat digolongkan menjadi user internal dan user eksternal. User internal
adalah anggota UKM-UKM di IPB, sedangkan user eksternal adalah pengguna sistem di luar
anggota UKM.
III. CONSTRAINTS

Project constraints pengembangan UKM DOMAS adalah sebagai berikut :


1. Schedule: UKM DOMAS harus diselesaikan paling lama pada saat berakhirnya semester
perkuliahan, yaitu sekitar Bulan Januari.
2. Cost: Biaya pengembangan UKM DOMAS tidak boleh melebihi biaya yang telah
dialokasikan oleh Direktorat Kemahasiswaan IPB yaitu sekitar Rp 25.000.000,3. Policy: UKM DOMAS harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perguruan tinggi,
termasuk teknik/ peraturan-peraturan mengenai alur proses bisnis universitas.
4. Technology: UKM DOMAS harus kompatibel dengan software yang sudah ada.
IV.

ASSUMPTIONS

Asumsi dari pelaksanaan projek ini adalah sebagai berikut :


1. Asumsi bahwa proyek akan diberhentikan selama tidak ada pihak yang bersedia secara
internal
2. Asumsi bahwa proyek akan dimulai sejak tanggal 10 Oktober 2012
3. Asumsi bahwa terdapat kebijakan dan prosedur yang ditetapkan seiring implementasi
sistem.

ACCEPTANCE

NAME
TITLE

Rimbawan, Direktur
Kemahasiswaan IPB

Rina Trisminingsih, Direktur


Proyek

02 Oktober
2012

SIGNATURE
VERSION

Version 1.0

02 Oktober
2012

CHANGE
DESCRIPTION

Inisialisasi Project Charter. Rina Trisminingsih

DATE

10 Oktober 2012

Referensi :
The Ivory Owl Learning Company, Ltd. (2005) : Project Charter. Diakses 30 September 2012 dari
http://www.ivoryowl.com/samples/project charter.pdf