Anda di halaman 1dari 85

DAFTAR

ISI

DAFTAR ISI
.......................................................................................
.............. 1
MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN ......................... 2
A.
Administrasi
.................................................................................................2
B.
Kantor
......................................................................................................
....3
C.
Pengertian Administrasi
Perkantoran..........................................................3
D. Ruang Lingkup Administrasi
Perkantoran....................................................4
MODUL 2 MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
............................ 6
A.
Pengertian Organisasi
..................................................................................6
B.
Prinsip-Prinsip Organisasi
............................................................................6
C.
Bentuk-Bentuk Organisasi
...........................................................................7
D. Pengertian Pekerjaan Kantor
.....................................................................10
E.
Fungsi Pekerjaan Kantor
............................................................................10
MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN
KANTOR........................................10
A.
Jenis-Jenis Pekerjaan
Kantor......................................................................10
B.
Ciri-Ciri Pekerjaan
Kantor...........................................................................11
C.
Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan
Kantor...................................................11
MODUL 4 MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA
ADMINISTRASI
PERKANTORAN................................................................
1

..............................15
A.
Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana
Kantor...................................................15
B.
Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Kantor................................................20
MODUL 5 MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL
ADMINISTRASI
PERKANTORAN................................................................
..............................25
A.
Pengertian Personil Kantor
........................................................................25
B.
Macam-Macam Personil Kantor
................................................................25
C.
Tugas dan Tanggung Jawab Personil
Kantor..............................................26
D. Perangkat Kerja Personil Kantor
................................................................26
E.
Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil
Kantor..........................................27
F.
Syarat-syarat personil
kantor.....................................................................34
G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor
.........................................35
H. Mutasi Personil Kantor
..............................................................................38
I.
Pemberhentian Personil Kantor
................................................................43
DAFTAR
PUSTAKA.........................................................................
.................45

MODUL
1
MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
A. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
a.
Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad
artinya intensif dan ministrare artinya melayani,
membantu, atau memenuhi
b.
Dalam bahasa inggris
administration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan
tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan
pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang
berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;
kegiatan kantor dan tata usaha
d.
Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak
yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh
kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan
satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha
e.
Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan
pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur
organisasi dengan mendayagunakan sumber daya
yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien.
2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut
The
Liang
Gie
dalam
buku
Adminitrasi Perkantoran
Modernterdiri dari delapan
unsur:
a.
Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Tata
hubungan d.

Kepegawaian
e.
Keuangan
f.
Perbekalan
g.
Tata
usaha
h.
perwakilan
3. Fungsi Adminitrasi
Menurut Quible ada lima
yaitu:
a.
Fungsi
rutin:
fungsi
administrasi
yan
membutuhkan
pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan
b.
Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan
pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran
yang memadai

c. Fungsi
analisis:
fungsi
administrasi
yang
membutuhkan
pemikiran yang kritis dan kreatif
disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti
membuat keputusan pembelian
d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang
membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan serta ketrampilan yang berhubungan
dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim
e. Fungsi
manajerial:
fungsi
administrasi
yang
membutuhkan
perencanaan,
pengorganisasian,
pengukuran dan pemotivasian
B. Kantor
1. Pengertian
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan);
tempat bekerja
b.
Kantor merupakan suatu unit organisasi yang
terdiri dari tempat
personil dan operasi ketatausahaan.
2. Tujuan kantor
Memberikan pelayanan komunikasi dan
perekaman
3. Fungsi kantor
a.
Menerima
informasi
b.
Merekam
informasi
c.
Mengatur informasi
d.
Memberi
informasi
e.
Melindungi
aset/harta
C. Pengertian Administrasi
Perkantoran
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku Principles of Business Organization
and Operation,
manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh

terhadap kegiatan- kegiatan


seperti
transportasi,
manufakturing, pergudangan, dan penjualan
2. George R. Terry
Dalam bukuOfce Management and Control, manajemen
kantor
adalah
perencanaan,
pengorganisasian,
pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan
pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3.

Arthur Granger

Dalam buku National Ofce Management Association


Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata
penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman
dari suatu organisasi.
4. William Lefngwell dan Edwin Robinson
Dalam bukuTextbook of Ofice Management, manajemen
kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari
seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun
dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Dalam
buku
Administrasi
Perkantoran
Modern,
administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan
dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi
dan memori organisasi
6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua
kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang
mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan
bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran
perkembangan organisasi
D. Ruang Lingkup Administrasi
Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a.
Perencanaan perkantoran (ofice
planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b.
Pengorganisasian perkantoran (ofice
organizing)

1)

Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih


efisien dalam organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan
atasan ataupun bawahan

3)

Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,


sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan
karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (ofice actuating)
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan
pengawasan terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan
motivasi terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam
memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan
dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan
karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan
bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam
memberikan gaji kepada
karyawan
d. Pengawasan perkantoran (ofice controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja
Perkantoran a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan
lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan
biaya dan keuntungan)

c.

Peralatan

1)
Perabotan kantor (ofice furniture): meja, kursi,
rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor (ofice supplies): kertas, pena,
tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai
lainnya
d.
Interior
Adalah
tatanan perabot/perangkat
menunjang pelaksanaan kerja dalam
seperti penerangan, ventilasi, plafon,
hiasan kantor
e.
Mesin-mesin
kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja,
dan kebutuhan
kanto
r

kantor yang
ruang kantor,
jendela, dan

metode kerja

MODUL
2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI
PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Organisasi
1. Asal kata dari bahasa yunani, Organon. Dalam
bahasa latin
Organumartinya alat, bagian, anggota
atau badan
2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas
bagian-bagian (orang)
dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu;
kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan
untuk mencapai tujuan bersama.
3.
James D. Mooney (Dalam buku The Principles
of
Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia
untuk mencapai suatu tujuan bersama.
4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive)
adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama
yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari

orang-orang, bendabenda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala


sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam
hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu
tujuan yang diinginkan.
6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi
sebagai berikut:
1.
Terdapat sekelompok orang (dua
atau lebih)
2.
Ada kerja
sama
3.
Ada tujuan
bersama
B. Prinsip-Prinsip
Organisasi
1. Prinsip perumusan tujuan

2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Tingkat pengawasan
5. Rentang manajemen
6. Kesatuan perintah
7. Koordinasi
C. Bentuk-Bentuk
Organisasi
Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang
dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:
1.

Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat
pada tingkat- tingkat jenjang yang diperlukan
- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung
kepada
para pemimpin unit pada tata jenjang
organisasi
Masing-masing unit memegang wewenang dan
tanggung jawab
penu
h
- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk
langsung dari pimpinan unit
- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan
tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan
berada pada satu tangan
Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih
cepat
- Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi
karena lebih saling kenal
Kekurangan:
- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang
sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka
akan terancam jatuh organisasi tersebut.
Pimpinan lebih cenderung otoriter
Karyawan lebih sulit berkembang
1
3

Pimpina
n

1
4

Pimpinan
Pimpinan

Kepala
Seksi
2.

Kepala
Seksi

Pimpinan

Kepala
Seksi

Kepala
Seksi

Kepala
Seksi

Kepala
Seksi

Organisasi Garis dan Staf


Ciri-ciri:
Pimpinan mengangkat tenaga staf
Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus
Kelebihan:
- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang
tepat karena adanya staf ahli
- Cocok digunakan pada organisasi besar yang
memiliki tugas dan tujuan yang luas
Lebih mudah untuk menerapkan The Right man on the
right place
Kekurangan:
- Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena
luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang
banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan
organisasi

Pimpina
n
Akunta
n
publik
Bagia
n
pemasar
an

Penaseh
at
hukum
Bagia
n
keuanga
n

Kepal Kepal Kepal Kepal


a
a
a
a
seksi seksi seksi seksi
3.

Bagia
n
SDM

Kepal Kepal
a
a
seksi seksi

Bagian
produksi

Kepal Kepal
a
a
seksi seksi

Organisasi fungsional
Ciri-ciri:
Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang
jelas
Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah
- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan
dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kelebihan:
Pembagian tugas lebih jelas
- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan
dimanfaatkan semaksimal mungkin
Kekurangan:
Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
- Karyawan merasa ahli sehingga sulit
bekerjasama dan lebih mementingkan
spesialisasinya
Tidak ada kesatuan perintah

pimpina
n

Kepala bagian
Kepala bagian

Kepala
seksi

Kepala bagian

Kepala bagian

Kepala seksi
Kepala seksi

D.

Pengertian Pekerjaan Kantor


1.
George
R.
Terry,
pekerjaan
kantor
meliputi
penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara
untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan
2. Willian Lefngwell dan Edwin Robinson, menekankan
kepada warkatwarkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan
pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di
kemudian hari
3. Geofrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan
kepada fungsi
kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai
komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat,
mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta
kekayaan.
E. Fungsi Pekerjaan Kantor
1.
Memberikan
pelayanan
terhadap
pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan
organisasi untuk
membuat
keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara
keseluruhan
MODUL
3

MENGIDENTIFIKASI
PEKERJAAN KANTOR
A. Jenis-Jenis Pekerjaan
Kantor a.
Menghimpun
Contoh:
mengumpulkan
data,
mencari
informasi,
membuat kliping, serta
mengumpulkan berita dan
menyusunnya. b. Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan
membuat tulisan di berbagai media
c. Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer


atau risograph d. Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan
mendistribusikan informasi e. Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan
data/informasi ke komputer dan menyusun buku di
perpustakaan
f. Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan
teleconference g. Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan
jumlah sarana dan prasarana
h. Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan
kantor
Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor
untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :
1. Typing
: 24,6%
2. Calculating
: 19,5%
3. Checking
: 12,3%
4. Filling
: 10,2%
5. Telephoning
: 8,8%
6. Duplicating
: 6,4%
7. Mailing
: 5,5%
8. Other
:
12,7% Total
: 100%
B. Ciri-Ciri Pekerjaan
Kantor
1. Bersifat pelayanan
2. Terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1. Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran
atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk
mendapatkan tanggapan. Kegunaan surat:
Sebagai alat komunikasi secara tertulis
Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
Dapat menjadi nilai historis

Sebagai duta
organisasi
Sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan pimpinan
Hal yang perlu diperhatikan dalam
membuat surat
- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk
perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk
pemerintahan
- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang
terstruktur dan bentuk yang dipilih
- Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas,
padat dan tidak bertele-tele
Gunakan bahasa indonesia yang baik
dan benar
2. Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau
berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan
terdapat
kegiatan
pencatatan,
pengumpulan,
pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
1)
Fungsi
laporan:
Sebagai bahan pertanggungjawaban
Alat menyampaikan informasi
Alat pengawasan
Bahan penilaian
Bahan pengambilan keputusan
2)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
membuat laporan:
Harus jelas dan cermat
Mengandung kebenaran dan objektifitas
Lengkap
Tegas dan konsisten
Langsung mengenai sasaran
Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang
tepat
Disertai dengan saran-saran
Tepat waktu
3)
Jenis-jenis
laporan:
a. Laporan berdasarkan waktu
- Laporan berkala laporan yang dibuat secara
periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu

(laporan harian, mingguan, bulanan, atau


tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan
setiap bulan.
Laporan insidental laporan yang dibuat
apabila diperlukan b. Laporan berdasarkan bentuk

Laporan berbentuk surat laporan yang


dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya
antara satu sampai empat halaman. Contoh:
laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu
sekolah
- Laporan
berbentuk
naskah
laporan
disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah
pendek maupun panjang. Contoh: laporan
kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
- Laporan
berbentuk
memo

laporan
yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi
laporan pendek, untuk keperluan intern dan
dilakukan antar pejabat/pimpinan.
c. Laporan berdasarkan penyampaian
Laporan lisan laporan yang disampaikan secara
langsung
Laporan tertulis contoh: surat, naskah dan
memo
- Laporan
visual

laporan
yang
disampaikan
melalui penglihatan. Contoh:
disampaikan melalui media presentasi (power
point)
d. Laporan berdasarkan sifat
- Laporan biasa laporan yang isinya bersifat
biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan
terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak
negatif
- Laporan penting laporan yang isinya bersifat
penting dan rahasia, sehingga hanya orang
tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
e. Laporan berdasarkan isinya
- Laporan informatif laporan yang isinya
hanya berisi informasi saja
- Laporan rekomendasi laporan yang isinya
bersifat
penilaian
sekilas
tanpa
adanya
pembahasan lebih lanjut
- Laporan analisa laporan yang isinya berupa
hasil analisa secara mendalam
- Laporan kelayakan laporan yang isinya berisi
tentang
hasil
penentuan
kelayakan
atau
pemilihan mana yang terbaik
Laporan pertanggungjawaban laporan
yang berisi

pertanggungjawaban tugas seseorang atau


kelompok kepada atasan yang memberi tugas
tersebut.
4) Langkah-langkah membuat
laporan
Menentukan masalah yang akan dilaporkan

Mengumpulkan bahan, data dan fakta


Mengklasifikasi data
Mengevaluasi dan mengolah data
Membuat kerangka laporan
Kerangka laporan terdiri dari:
a. Pendahuluan
Maksud dan tujuan penulisan laporan
Masalah pokok yang dilaporkan
Sistematika laporan
b. Batang tubuh
Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
Masalah yang terjadi
Pembahasan
masalah c. Penutup
Kesimpulan, dan
Saran
3. Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran
tertentu yang
didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat
tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi
dengan informasi yang tidak tetap
a. Keuntungan membuat formulir
1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal
penulisan serta menghemat biaya dalam hal
penggunaan kertas
2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
3) Adanya keseragaman
4) Mengurangi kegiatan
foto kopi b. Fungsi formulir
1) Mencari suatu keterangan
2) Menghimpun data yang sama
3) Menyampaikan informasi yang sama
4) Sebagai bukti fisik
5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat
formulir
1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai
kegunaan yang jelas
2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis


dan praktis
5) Dibuat secara sederhana
6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu
disediakan ruang kosong yang cukup
7) Harus ada judul nama formulir
8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar
kantor
10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik
mungkin dan direncanakan secara matang
4. Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar,
buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau
kegiatan memberikan informasi secara langsung
5. Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak
atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau
berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu
cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan
dengan lebih baik dan lebih lama.
MODUL
4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA
ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
atau tujuan; alat
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)
1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Ofece Supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang
digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan
kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang
diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya
1) Berbentuk lembaran

2)
3)

Berbentuk non lembaran


Berbentuk buku
b.
Peralatan/perlengkapan dilihat dari
penggunaannya
1) Barang habis pakai

2.
3.
4.
5.
6.

2) Barang tidak habis pakai


Mesin-Mesin Kantor (Ofce Machine)
Mesin Komunikasi Kantor
Perabot Kantor (Ofice Furniture)
Interior Kantor (Office Arrangement)
Tata Ruang Kantor (Ofce
Lay Out) Definisi ruang
kantor:
1.
Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi
perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada
letak yang tepat serta pengaturan kerja yang
memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan
2.
Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Ofce
Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan
sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang
yang tersedia
a. Tujuan tata ruang
1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan
2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal,
sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan
6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja
7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
9) Memberikan pencitraan yang baik kepada
pelanggan maupun tamu perusahaan
b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor
1) Ruang kantor terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan
karyawan dilakukan
bersama-sama dalam satu ruangan tanpa
dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu
a)
Keuntungan
Mudah merubah
ruangan
Mudah dalam
berkomunikasi
Mudah dalam
pengawasan
Menghemat

penggunaan
Memudahkan penempatan, penggunaan dan
perawatan peralatan kerja

Cahaya mudah masuk dan udara


mudah beredar, sehingga suasana lebih
segar
b) Kerugian
Sulit melakukan pekerjaan rahasia
Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja
terganggu
Karyawan kurang leluasa dalam hal
menyangkut pribadi
2) Ruang kantor tertutup
Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau
penyekat yang terbuat dari kayu
a) Keuntungan
Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja
lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan
Karyawan lebih leluasa dalam bekerja
b) Kerugian
Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh
penyekat
- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit
beredar sehingga suasana lebih pengap dan
gerah.
Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
3) Ruang kantor semi tertutup
Ruangan yang disekat hanya setinggi
1,5 meter. a) Keuntungan: menjaga
privasi kerja
b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit
dilakukan c. Pedoman pembuatan tata ruang
kantor
1) Asas-asas tata ruang
kantor a) Asas jarak
terpendek
b) Asas rangkaian kerja
c) Asas penggunaan seluruh ruangan
d) Asas integrasi kegiatan
e) Asas perubahan susunan tempat kerja
f) Asas keamanan dan kepuasan karyawan
2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor
a) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan
ditempatkan berdekatan
b) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan

dalam garis lurus


c) Alur kerja harus sederhana

d)

Perlengkapan kantor diletakan dekat


karyawan yang menggunakannya
e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu
bagian mempunyai ukuran yang sama
f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada
karyawan yang menghadap cahaya langsung
g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan
masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian
terdepan
h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan
kebisingan,
sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian
yang lain dan ditempatkan dekat jendela
3) Faktor yang mempengaruhi tata
ruang kantor a) Sistem
pencahayaan/penerangan
Ada
empat
jenis
pencahayaan:

Natural lighting= sinar


matahari

Task
lighting

Ambient lighting= lampu-lampu


langit-langit

Accent lighting=daerah-daerah
tertentu
Sistem
pencahayaan/penerangan
ada empat:

Penerangan
direct

Penerangan semi
direct

Penerangan
indirect
Penerangan semi
indirect b) Sistem warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang
lembut akan cocok dengan suasana kerja,
diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading
(broken white), dan warna lainnya yang memiliki
tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam

warna:
Warna primer: merah, biru, kuning
Warna sekunder: warna yang
dihasilkan dari campuran warna primer
Warna tersier: campuran dari warna
primer dan sekunder
Arti warna dan efek psikologis:
Merah:berani, sensual, merah
Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

Hijau: alami
Biru: harmonis, tenang, lapang
Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram,
nyaman, terang
Merah muda: ceria, romantis
Oranye: bersahabat, hampir sama dengan
merah, dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
Ukuran ruang
Lokasi bangunan
Lokasi ruangan
Tipe ruang
Bentuk ruang
Tinggi ruang
Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
Kantor lebih menarik dan menyenangkan
Ruangan tidak terlalu silau akibat
cahaya yang berlebihan
Karyawan dapat bekerja lebih semangat,
tenang, dan gembira
Produktivitas kerja karyawan akan
meningkat
Karyawan merasa lebih lega dan rasa
tertekan dapat berkurang
Dapat meningkatkan citra yang baik bagi
perusahaan
c)

Sistem pengaturan udara


ruangan
Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi
Fakultas Kedoktera UI menyatakan beban panas
yang berlebihan dapat menurunkan prestasi
kerja. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengan
nyaman adalah 25,60C.
Cara mengatasi udara yang panas dan
lembab, yaitu:
- Ruangan kantor menggunakan AC yang
dapat mengatur suhu secara otomatis
Membuat ventilasi (lubang udara)
yang cukup

Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan


kondisi ruang
Keuntungan pengaturan udara yang
tepat dan baik:

Karyawan lebih nyaman


dalam bekerja
Semangat kerja karyawan dapat
meningkat
Kesehatan karyawan lebih
terpelihara
Produktivitas kerja lebih
meningkat
Kualitas kerja menjadi
lebih baik
Memberi kesan yang baik
kepada tamu d) Sistem penataan
suara
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah
tenang
terutama
yang
membutuhkan
konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan
produktivitas menurun.
Berikut hal yang ditimbulkan akibat
suara gaduh:
Konsentrasi karyawan
terganggu
Semangat kerja karyawan
menuru
Dapat terjadi gangguan mental/saraf
karyawan
Karyawan tambah
lelah
Kesalahan kerja banyak
terjadi
Produktivitas kerja
rendah
Cara
mengurangi
tingkat
kebisingan:
Ruangan diberi
penyadap suara
- Di bawah mesin tik diberi alas karet.
Sehingga suaranya dapat diredam
Pengadaan printer usahakan tidak terlalu
bersuara (laser)
Gerakan disiplin karyawan harus
mendapat perhatian
Tempat pesawat telepon usahakan di
tempat khusus

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor


Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor
meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan,
inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana
(perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun
perencanaan sarana dan prasarana kantor:
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan
prasarana yang dibutuhkan
Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan
operasional
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana


Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan
prosedur yang berlaku
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan
kebutuhan
2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk
pengadaan barang
3) Menyusun rencana
pengadaan barang b. Barang tak
habis pakai
1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan
sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan
perlengkapan yang masih ada
2) Memperkirakan biaya perlengkapan
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang
tersedia
4) Menyusun rencana pengadaan
tahunan c. Barang tidak bergerak
1) Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a) Menyusun rencana pengadaan tanah
b) Mengadakan survei untuk menentukan
lokasi tanah c) Mengadakan survei
terhadap adanya sarana jalan
d) Mengadakan survei harga dilokasi
e)
Mengajukan rencana anggaran kepada satuan
organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun
pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari
hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a) Mengadakan survei tentang keperluan
bangunan b) Mengadakan perhitungan
luas bangunan
c) Menyusun rencana anggaran biaya
d)
Menyusun tahapan rencana anggaran yang
disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang
disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan


kantor;
a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat
permohonan atau daftar permintaan barang ke
bagian gudang
b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau
stok barang di
gudang

c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian,


bendahara akan memeriksa kebutuhan
barang/bahan kantor
d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada
pimpinan/kepala
e. Sebelum barang diterima, barang tersebut
diperiksa atau diuji
(kuantitas dan
kualitasnya)
f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di
gudang untuk didistribusikan ke unit yang
membutuhkan
2. Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor,
baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang
diperoleh dari bantuan
a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:
1) Agar barang tidak cepat rusak
2) Agar tidak terjadi kehilangan barang
3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan
apabila barang tersebut dicari
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam analisa
b. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya
memperhatikan:
1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang
ditentuka
3) Sifat barang yang disimpan
4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5) Prosedur dan tata kerja
6) Biaya yang disediakan
7) Tenaga yang diperlukan
8) Jangka waktu penyimpanan
c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis,
berat, merek dan satuan barang)
2) Barang disimpan dalam keadaan bersih
3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4) Barang disimpan ditempat yang memadai
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah

ditentukan agar mudah dicari


6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan
matahari atau siraman air

7)
8)

Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci


Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan
dicatat dalam buku persediaan
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat
sebaiknya diletakkan di
bagian terdepan sebaliknya barang yang
dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam
3. Pemeliharaan
Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan
agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau
siap untuk dipakai
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;
Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca
Agar barang tidak mudah hilang
Agar barang tidak kadaluarsa
Agar barang tidak mudah susut
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat
dilakukan dengan berbagai cara:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1) Pemeliharaan
sehari-hari
2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu
tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto,
mesin kantor dan alat elektronik
2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan
debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya
dilakukan setiap hari
Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:
Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama
atau lakukan penyemprotan
Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu
Sediakan alat pemadam kebakaran
Jangan menyimpan bahan bakar
Pasang pengumuman dilarang merokok
Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP
(Standard Operating
Procedure)
Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

Perbaiki barang-barang yang rusak

Simpan barang-barang dengan baik dan benar


Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat
semula
Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera
Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah
masuk
Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja
4. Inventarisasi
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;
Agar peralatan tidak mudah hilang
Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan
pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan
Memudahkan dalam pengecekan barang
Memudahkan dalam pengawasan
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan
mutasi/penghapusan barang Untuk memudahkan
inventarisasi diperlukan buku-buku atau format
pencatatan
a. Buku induk inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua
barang inventaris
yang sudah/pernah dimiliki oleh
suatu kantor. b. Buku golongan barang
inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
barang-barang inventaris menurut golongan yang telah
ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode
barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk
mencatat barang yang tidak habis pakai.
c. Buku catatan barang noninventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua
barang noninventari
(barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki
oleh suatu kantor.
5. Laporan sarana dan prasarana
Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan
keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan,
mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana
tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya
dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu

tahun.
a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana
1)
Sebagai
bahan
pertanggungjawaban
2)
Sebagai pengendali
persediaan
3) Memberikan informasi tentang barang yang
tersedia dan mutasi barang
4)
Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan
keputusan pimpinan

b.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada


pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau
catatan pendukung, diantaranya:
1) Bukti penerimaan barang
2) Bukti pembelian barang
3) Bukti pengeluaran barang
4) Kartu barang
5) Kartu persediaan
6) Daftar inventaris
7) Daftar rekapitulasi barang inventaris
c.
Teknik pembuatan laporan dapat disusun
sebagai berikut;
1) Memeriksa barang
2) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4) Menghitung pengeluaran barang
5) Menghitung sisa persediaan
6) Mencatat mutasi barang
7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
MODUL
5
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL
ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Personil Kantor
Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah;
awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah
karyawan.
1.
Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi
pemerintah dan digaji oleh pemerintah
2. Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan
swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh
perusahaan swasta tersebut
3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi
memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap,
baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orangorang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau
melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor
pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan
tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan
tunjangan.
B. Macam-Macam Personil
Kantor

1.
Administrator atau petugas pelaksana
administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan


dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai
pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan
2.
Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja,
menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan
mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana
kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3.
Staf
atau
pembantu ahli
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan
kemampuan dalam
bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer
dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
4.
Worker
atau
pegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh
manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil,
tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara
umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai
berikut;
1.
Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas
memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran
aktivitas kantor secara keseluruhan
2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga
kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan
semua warkat atau surat keluar dan masuk
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap
pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas
masuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan
jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di
bagian lainnya, serta membuat surat keluar
5.
Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan
terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai
kepentingan terhadap kantor
D. Perangkat Kerja Personil Kantor
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa

meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas


tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain
sebagainya.

Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses


tugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa
kemudahan penggunaan komputer;
1.
Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot
berulang kali mengetik
sura
t
2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat
memudahkan pengerjaan laporan keuangan
3.
Aplikasi data
base
4.
Alat
scanner
5.
Lokal area
networking
6.
Email
E. Tahapan-Tahapan Pengadaan
Personil Kantor
1.
Analisis
jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu
peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui
keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan
informasi mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job
description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan
evaluasi pekerjaa (job evaluation)
Analisis jabatan berguna
untuk:
a. Perekrutan dan seleksi
karyawan b. Kompensasi
gaji karyawan
c.
Evaluasi
jabatan
d. Penilaian prestasi kerja
karyawan e. Pelatihan
(training)
f. Promosi dan pemindahan
karyawan g. Organisasi
h.
Memperkaya

pekerjaan
i.
Penyederhanaan
pekerjaan j.
Penempatan karyawan
2.
Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah
tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk
mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau
melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu
perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun
pemerintah. a. Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen
harus
berpedoman
pada spesifikasi
pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan
tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar
pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang
dibutuhkan.
b. Penentuan sumber-sumber
rekrutmen
1)
Sumber
internal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan
mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam
perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau
pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke
suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk
mengisi tugas baru
Keunggulan
sumber
internal:
a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan
karyawan, karena terdapat peluang untuk
promosi
b) Loyalitas
karyawan
menjadi
besar/tinggi
terhadap perusahaan
c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak
perlu biaya untuk iklan
d) Waktu perekrutan relatif
singkat
Kelemahan
sumber
internal:
a) Kurang membuka kesempatan untuk
angkatan kerja baru yang berada di luar
perusahaan
b) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang
dimutasikan
2)
Sumber
eksternal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan
mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar
perusahaan, antara lain sebagai berikut:
a)
Pelamar datang
sendiri
b)
Kantor dinas
tenaga kerja
c) Lembaga-lembaga

pendidikan d) Pemuatan
iklan/advertising
e) Referensi seseorang/rekanan
karyawan f) Mengambil dari
perusahaan lain
g)
Nepotisme
Keunggulan
sumber
eksternal
a) Kewibawaan karyawan yang diterima
relatif baik b) Kemungkinan akan
membawa sistem kerja baru

Kelemahan
sumber
eksternal
a)
Kurang ada kesempatan bagi karyawan
untuk promosi
b) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya
iklan dan biaya tahapan seleksi
c)
Waktu rekrutmen
akan lama
d) Loyalitas terhadap perusahaan belum
bisa diketahui c. Metode-metode rekrutmen
1) Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas,
hanya untuk
karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga
lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian
akan sulit memperoleh karyawan yang baik
2) Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan
melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk
mendapatkan
banyak
lamaran,
sehingga
kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan
andal menjadi lebih besar
d. Kendala-kendala rekrutmen
1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji
2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan
yang dipenuhi semakin sedikit minat.
3) Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan
dan soliditasnya
4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka
dan tertutup mempengaruhi minat pelamar
5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya
tingkat penawaran tenaga kerja
6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi
perekonomian dan banyak pesaing
3. Seleksi
Menurut
KBBI,
seleksi
adalah
pemilihan
(untuk
mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang
dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk
mengisi lowongan pekerjaan
Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan
hal-hal berikut:
Seleksi harus efisien dan

efektif
Harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah
yang berlaku

Petugas seleksi harus cerdas


dan jujur

Pengertian orang yang tepat pada tempat yang


tepat harus
diperhatikan dan diartikan secara
dinamis a. Proses seleksi
Penyaring
pelamar
Tes
Wawancara
awal
Evaluasi latar belakang dan
referensi
Wawancara
mendalam
Tes
kesehatan/fisik
Pengambilan
keputusan b. Langkah-langkah seleksi
personil kantor
1) Seleksi administratif
Biasanya dilihat dari kebenaran informasi
surat lamaran
2) Penarikan tenaga kerja
3) Klasifikasi jabatan
4) Tes dan
wawancara a)
Tes
Tujuan diadakan tes untuk mengetahui tingkat
kepandaian,
kecakapan dan kepribadian pelamar/calon
karyawan
Tes terdiri dari sebagai berikut:
Tes individutes kemampuan yang
dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan
dengan praktik
Tes kelompoktes kemampuan yang
dilakukan secara bersama, biasa dilakukan

dengan praktek atau tertulis


Tes
intelegensites
untuk
mengetahui
tingkat kecerdasan
Tes minattes untuk mengetahui minat
pelamar
Tes kepribadianuntuk mengetahui
kepribadian pelamar
Tes bakatuntuk mengukur bakat pelamar
Tes kesehatantes untuk mengetahui
kesehatan pelamar

b)

Wawancara
Tujuan wawancara:
Memastikan bahwa pelamar benar-benar
berminat untuk bekerja
Memastikan kebenaran data tertulis pelamar
Memastikan pelamar yang dipilih adalah orang
yang tepat
Memberikan
informasi
kepada
pelamar
tentang perusahaan
Ajang promosi bagi perusahaan
Umumnya ada dua jenis wawancara
Wawancara subjektif
Dalam wawancara ini terkadang masih
terjadi unsur
subjektivitas.
Walau
bagaimanapun
pewawancara juga manusia biasa, kadang
pewawancara cenderung melihat hal-hal
negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak
suka, sehingga wawancara tidak berjalan
secara objektif.
Wawancara objektif
Agar wawancara berlangsung secara objektif,
harus memperhatikan hal-hal berikut:
Pewawancara bersikap netral, tidak
berpihak pada
salah satu pelamar, tidak membedakan
suku bangsa dan agama pelamar.
Pewawancara adalah seorang ahli dan
mempunyai
pengetahuan umum yang baik serta
pengetahuan yang luas tentang
perusahaan.
- Pewawancara
sebaiknya
menyimak
dengan baik setiap jawaban pelamar dan
tidak bersikap acuh tak acuh
- Pewawancara
sebaiknya
mencatat
semua
hasil wawancara secara singkat,
jelas dan sistematis.
- Tempat wawancara sebaiknya di ruang
tertutup dan diusahakan menciptakan
suasana bersahabat, sehingga diharapkan
pelamar
bisa
bebas
mengemukakan

pendapatnya.
5) Penempatan personil kantor
Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar
yang diterima ditempatkan di suatu bagian
tertentu.

Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan


baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang
mengalami mutasi.
c. Tujuan seleksi
Untuk memperoleh karyawan yang:
1) Qualified dan profesional
2) Jujur dan disiplin
3) Inovatif dan bertanggung jawab
4) Cakap dengan penempatan yang tepat
5) Kreatif dan dinamis
6) Berdedikasi tinggi
7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan
8) Dapat bekerja sama
9) Dapat bekerja mandiri
10) Mudah berkembang
11) Mempunyai budaya dan perilaku malu
d.

Cara-cara seleksi
1) Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan
kepada standarstandar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan
pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan
kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman
saja.
Unsur-unsur
yang
diseleksi:
a)
Surat lamaran bermaterai
atau tidak
b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari
kursus-kursus c) Surat keterangan pengalaman
pekerjaan
d) Surat referensi dari seseorang atau instansi
sebagai bahan pertimbangan
e)
Wawancara tatap
muka/langsung
f)
Penampilan secara fisik si pelamar
(appearance)
g) Garis keturunan si
pelamar h) Bentuk
tulisan si pelamar
2) Ilmiah
Yaitu
seleksi
yang
didasarkan
kepada
job

specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan


yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria
tertentu.
Unsur-unsur
seleksi
ilmiah:

a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata


karyawan baru b) Berorientasi kepada
prestasi kerja
c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas
dan sistematis d) Berdasarkan pada job analysis
dan ilmu sosial lainnya
e) Berpedoman pada undang-undang
perburuhan e. Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:
1) Umur
2) Keahlian
3) Pendidikan
4) Kesehatan fisik
5) Jenis kelamin
6) Bakat
7) Tampang/wajah
8) Karakter
9) Pengalaman kerja
10) Kejujuran
11) Kerja sama
12) Kedisiplinan
13) Inisiatif dan
kreatif f. Tingkatan
seleksi
Ada 3, yaitu:
1) Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan
seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai
pelamar dinyatakan diterima
2)
Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan
dengan status masa percobaan, lama masa
percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun
3) Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan
pra jabatan,
kemudian mereka akan dipromosikan menjadi
karyawan tetap. Secara umum langkah-langkah
pengadaan personil kantor:
1) Menetapkan perencanaan kepegawaian
2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber
tenaga kerja, baik intern maupun ekstern
3) Membuat iklan lowongan kerja
4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja
5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif
6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja

yang masuk

7)

Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soalsoal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan
yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian
9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes
lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes
kesehatan jasmani.
10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking
serta jumlah calon yang lulus.
11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk
mengikuti masa
percobaan.
12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan,
dalam status masa percobaan.
13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa
percobaan
14) Melakukan penilaian selama calon karyawan
mengikuti masa orientasi
15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi
16) Membuat surat keputusan pengangkatan
karyawan berstatus karyawan tetap
17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan
tertentu dengan
tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai
karyawan tetap
18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan
terhadap karyawan, agar para karyawan
berkembang dan dapat bertahan bekerja
F. Syarat-syarat personil
kantor
1. Persyaratan pengetahuan
Biasanya
diukur
dengan
tingkat
pendidikan formal
2. Persyaratan ketrampilan
Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi
perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan
terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut
telah mampu dengan baik melaksanakan tugas- tugas
pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
a.
Menghimpun
b. Mencatat

c.
Mengolah
d.
Menggandakan
e. Mengirim
f.
menyimpan
3. Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat


seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian:
Cara berbicara dan cara berjalan
Sikap badan pada saat duduk
Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi
disesuaikan dengan waktu dan acaranya
Sifat bersih dan rapi
Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari
ketrampilan dalam bekerja
Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian
Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil
kantor:
a.
Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga
tercipta sense of belonging atau rasa memiliki dan
saling menjaga
b. Tekun dan
rajin c.
Kesabaran
d. Kerapian
e. Dapat menyimpan rahasia
G. Pelatihan dan pengembangan
Personil Kantor
1. Pengertian pelatihan dan
pengembangan
a. Menurut KBBI, pelatihan adalah proses, cara,
perbuatan melatih.
b.
Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan
pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor
untuk melaksanakan pekerjaan tertentu
c. Adalah
kegiatan
yang
dilaksanakan
oleh
perusahaan/instansi pemerintah atau swasta yang
bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian,
ketrampilan dan mental personil kantor.
d. Menurut intruksi presiden no. 15 tahun 1974 pelatihan
adalah bagian
pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk
memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar
sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif
singkat dengan metode yang lebih mengutamakan
praktik daripada teori.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan

bawah pelatihan
adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan
keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan
pekerjaan.
Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi
dan psikologi personali, pengembangan adalah
peningkatan kemampuan dalam

pengambilan keputusan dan memperluas hubungan


manusia (human relation) bagi karyawan tingkat
menengah dan atas.
2. Manfaat pelatihan
Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan
ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun
yang baru. Manfaat pelatihan lainnya:
a. Dapat meningkatkan kinerja
personil/karyawan kantor b. Karyawan dapat
berkembang dengan lebih cepat
c. Memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat
menyesuaikan
dengan
perkembangan
organisasi
d. Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan
tugas dengan baik, efisien dan efektif
e.
Karyawan
diberi
kesempatan
untuk
mengembangkan potensi diri
f. Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja
karyawan dan meningkatkan produktivitas
3.

Jenis dan tujuan


pelatihan a.
Supervisory training
Adalah
pelatihan
yang
bertujuan
membantu
perusahaan untuk
membimbing para karyawan, dimana para peserta
pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih
karyawan
b.
Administrative
training
Adalah
pelatihan
yang
bertujuan
memberikan
pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan
teknik-teknik
kerja
yang
berhubungan
dengan
pekerjaan kantor
c.
Ofce method
training
Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan
tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan
rutin, khususnya bidang kesekretariatan
d.
Refreshing
training
Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan

tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan


sebelumnya
Tujuan
pelatihan:
1)
Meningkatkan
pengetahuan
dan
ketrampilan karyawan
2) Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat
bekerja secara efisien dan efektif
3) Mengubah dan membentuk sikap
karyawan

4)

Mengembangkan semangat, kesenangan, dan


kemauan kerja karyawan
5) Memudahkan pengawasan terhadap karyawan
4. Prinsip-prinsip pelatihan
a. Prinsip perbedaan individu (setiap individu memiliki
kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan
pengalaman
b. Prinsip pengembangan karyawan
5. Komponen pelatihan dan pengembangan
a. Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan
harus disesuaikan
dengan sasaran dan tujuan yang
akan dicapai
b. Materi pelatihan dan pengembangan harus
disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
c. Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang
telah ditentukan d. Para pelatih (trainers) harus
memiliki kualifikasi yang memenuhi
syarat
6. Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan
Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip-prinsip
pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:
a. Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap
b. Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan
dengan tujuan yang hendak dicapai.
c. Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan
menyebarkan respon yang berhubungan dengan
serangkaian materi pelajaran
d. Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif
dari peserta
e. Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku
7. Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan
pengembangan
a. Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan
pengembangan b. Mengidentifikasi kebutuhan
pelatihan dan pengembangan
c. Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan
d. Menetapkan kriteria keberhasilan beserta
alat ukurnya e. Melakukan percobaan (try
out) dan melakukan revisi
f. Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan
8. Tujuan pelatihan dan pengembangan
a. Meningkatkan produktivitas dan

kualitas kerja b. Meningkatkan


ketetapan sumber daya manusia c.
Meningkatkan sikap moral dan semangat
kerja
d. Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat
berprestasi maksimal

e.
Meningkatkan penghayatan jiwa
dan ideologi
f. Meningkatkan kesehatan dan
keselamatan kerja g. Meningkatkan
perkembangan karyawan
h.
Menghindarkan
keusangan
9. Faktor-faktor
yang
harus
diperhatikan
dalam
pelatihan
dan pengembangan
a. Perbedaan masing-masing
karyawan b. Hubungan dengan
analisis jabatan
c.
Motivasi
d.
Partisipasi
aktif
e.
Seleksi peserta
pelatihan
f.
Metode pelatihan dan
pengembangan
10. Kebutuhan pelatihan dan pengembangan
Ernest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi
psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan
pengembangan
adalah bawah organisasi/perusahaan
perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada
aktivitas pelatihan.
H. Mutasi Personil
Kantor
1. Pengertian mutasi
Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari
satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara
horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi
dan demosi)
Mutasi
dilakukan
karena:
a.
Atas keinginan
perusahaan
Alasannya:
1) Perusahaan tengah melakukan upaya
untuk
menjamin
kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan
ingin menunjukkan bahwa karyawan tersebut

dimutasi bukan karena hukuman


2) Perusahaan
ingin
meyakinkan
bawah
karyawan
tidak diberhentikan
3) Dilakukan untuk penyegaran
suasana kerja b. Atas keinginan sendiri
Alasan mutasi:
1) Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan
keinginan dan kondisi fisiknya

2)

Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa


bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau
bahkan dengan atasannya
2. Cara mutasi
a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi /
jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan /
tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti
dengan kenaikan atau penurunan jabatan. Manfaat
rotasi/mutasi biasa:
1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian
lain, sehingga
tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.
2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan
dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan
kemampuannya
3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan
karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana
tempat kerja
4) Untuk
memberikan
motivasi
kepada
karyawan
dalam mengembangkan
kemampuannya
b. Vertikal (promosi dan demosi)
1) Promosi
a) Pengertian promosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan
ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan
wewenang dan tanggung jawa yang lebih besar.
Promosi dapat juga diartikan
sebagai:
Promosi adalah perubahan dalam kekuasaan,
derajat, dan pangkat
Promosi adalah perubahan jabatan lama ke
jabatan baru yang lebih tinggi tanggung
jawab dan kekuasaannya
Promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan/
yang
disertai
dengan
kekuasaan
dan
tanggung jawab yang lebih besar daripada
kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya
Promosi
adalah
kemajuan
seorang
karyawan
dalam melaksanakan tugas,
sehingga diberi tugas dan tanggung jawab

yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih


besar pula.
b) Manfaat promosi

Untuk meningkatkan semangat dan gairah


kerja karyawan

Untuk
menciptakan
persaingan
yang
sehat
antar karyawan dalam melaksanakan
tugas pekerjaan
Untuk membina jenjang karir karyawan
Untuk mengembangkan kemampuan
karyawan
Untuk
mengisi
formasi
jabatan
tertentu
dengan memanfaatkan sumber
daya manusia dari dalam/internal perusahaan
Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa
setiap karyawan akan diberi kesempatan
untuk maju
c) Syarat-syarat promosi
Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya
karena ada karyawan yang mengundurkan
diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia
Karyawan
yang
bersangkutan
sudah
memenuhi
syarat yang telah ditetapkan
dalam analisis jabatan
Karyawan tersebut telah lulus seleksi
Karyawan
mempunyai
kemampuan/kecakapan
untuk mengisi
posisi/jabatan tersebut
Promosi
harus
dilakukan
berdasarkan
metode penilaian objektif
Kebijakan pelaksanaan program promosi
harus terbuka dan disampaikan kepada
seluruh karyawan
d) Evaluasi promosi
Evaluasi dilakukan dengan membuat
kuesioner (daftar pertanyaan) dan
menjawabnya. Hal-hal yang perlu di evaluasi:
Apakah promosi juga diikuti kenaikan
pangkat/jabatan?
Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian
yang ada lowongan jabatan atau pada
lowongan jabatan di semua bagian?
Bagian/bidang apa saja yang akan menjadi
persaingan?
Apakah
promosi
diperuntukkan
bagi
karyawan di bagian tertentu ssaja, atau di

bagian-bagian lain dalam suatu


perusahaan?
Apakah
karyawan
di
luar
perusahaan
diperkenankan ikut bersaing dalam promosi
jabatan?

Bagaimana
sistem
penilaian
untuk
menentukan kemampuan karyawan yang
berhak mendapatkan promosi?
e) Senioritas dalam promosi
Adalah kenaikan jabatan atau promosi yang
diberikan atas dasar masa kerja karyawan.
Artinya dalam pelaksanaan promosi, masa kerja
atau
lamanya
karyawan
bekerja
lebih
diutamakan
atau
karyawan
yang
telah
lama bekerja mendapat prioritas utama dalam
memperoleh promosi jabatan.
Sistem senioritas ini bertujuan agar karyawan
tidak pindah dan tetap bekerja pada suatu
perusahaan
f) Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan
Sebelum promosi jabatan, sebaiknya pihak
manajemen mempersiapkan terlebih dahulu
dengan
melakukan
pengaderan
karyawan,
karena melalui pengaderan:
Karyawan
diberi
kesempatan
untuk
mempersiapkan diri dalam hal kemampuan,
kecakapan maupun mental dengan sebaikbaiknya
Diharapkan dapat membentuk watak dan
sikap karyawan, sebelum karyawan tersebut
menduduki jabatan yang baru
Dapat menciptakan loyalitas yang tinggi,
disiplin, dan semangat kerja bagi karyawan
yang akan dipromosikan
Diharapkan karyawan yang dipromosikan
dapat
meraih
keberhasilan
dalam
melaksanakan tugasnya
g) Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan
promosi
Berpengaruh positif, apabila dilaksanakan
secara objektif melalui persaingan yang
sehat.
Berpengaruh
negatif,
apabila
dilakukan
secara
tidak
objektif,
sehingga
mengakibatkan hal-hal berikut:
Pertentangan antarsesama karyawan
Pertentangan antara atasan dan bawahan

Sikap saling curiga antar karyawan dan


antara atasan dan bawahan sehingga
suasana kerja tidak harmonis lagi
- Rendahnya semangat kerja, disiplin,
dan loyalitas karyawan
Terdapat karyawan yang ambisius dalam
mengejar jabatan,
sehingga
karyawan
tersebut menghalalkan segala cara

2)
Demosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan
ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu
organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab,
pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih
rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak
mampu melaksanakan pekerjaan
Penurunan terjadi karena beberapa
hal, antara lain:
a.
Karyawan melakukan tindakan yang
merugikan
perusahaan,
sehingga
perlu
diberikan hukuman
b.
Membangkang, contoh: menolak jabatan
baru, ingin tetap di jabatan lama. Terjadi
karena jabatan baru tidak cocok(misal: secara
fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab
terlalu besar, atau gaji tidak sesuai)
c.
Perusahaan
tengah
mengalami
krisi
keuangan sehingga
perusahaan melakukan reorganisasi atau
perampingan
karyawan,
untuk
penghematan, beberapa karyawan diberi
jabatan lebih rendah
d. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja,
dimana supply
(penawaran) melebihi demand
(permintaan)
e. Karyawan
tidak
mampu
mengerjakan
tugas dan pekerjaannya.
3. Macam-macam mutasi
a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan
1) Mutasi antarurusan
2) Mutasi antarseksi

3) Mutasi antarbagian
4) Mutasi antarbiro
5) Mutasi antarinstansi
b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
1) Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan
yang sama, karena produksi di tempat yang lama
menurun

2)

Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan


yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di
bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang
belum
lama
bekerja
atau
karyawan
yang
diberhentikan
3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang
satu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuan
karyawan yang bersangkutan
4)
Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang
sama. Misalnya, shift A (malam) pindah ke shift B
(pagi)
5) Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke
bagian mana saja
untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama
antarkaryawan c. Ditinjau dari masa kerja karyawan
1)
Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat
sementara untuk mengganti karyawan yang cuti
atau berhalangan
2) Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat
tetap
I.
Pemberhentian Personil
Kantor
1. Penyebab terjadinya pemutusan
hubungan kerja a. Pemberhentian
atas kehendak perusahaan
Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan
fatal (misal:
korupsi/tindak pidana penipuan)
b.
Dalam
rangka
melaksanakan
perampingan/pengurangan karyawan
(karena perusahaan mengalami kerugian terus
menerus)
c. Karena permintaan
sendiri/inisiatif sendiri d. Karena
sudah mencapai usia pensiun
e.
Karena sakit, sehingga tidak dapat
melaksanakan tugas lagi
f. Tidak cakap jasmani dan
rohani
g.
Melakukan pelanggaran peraturan
disiplin karyawan
h.
Meninggal

dunia
i.
Terkena wajib
militer
j.
Tersangkut partai
terlarang
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada
dua macam:
1.
pemberhentian dengan hormat
(misal:pensiun)
2. pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karena
kesalahan fatal)
2. Hak dan kewajiban personil kantor yang
diberhentikan
Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK,
pemberhentian karyawan negeri, dikenal istilah pensiun,
akan menimbulkan hak bagi karyawandan kewajiban bagi
perusahaan/instansi.

Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE04/MEN/1986, yaitu:


a. Uang pesangon
1) Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1 bulan upah
bruto/kotor
2) 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun: 2
bulan upah bruto
3) 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun: 3
bulan upah bruto
4) 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun: 4
bulan upah bruto
5) 4 tahun atau lebih: 5 bulan upah bruto
Untuk pensiun pegawai negeri ditetapkan sebagai
berikut
1) Apabila yang bersangkutan masih hidup,
pembayarannya sebesar
75% dari gaji pokok
2) Untuk istri atau suami yang ditinggal sebesar 40%
x 75% dari gaji pokok
3) Untuk anak yang ditinggal, sebesar 255 x 75% dari
gaji pokok
b.

Uang jasa
1) Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10
tahun adalah
2 bulan upah bruto
2) Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15
tahun adalah
3 bulan upah bruto
3) Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20
tahun adalah
4 bulan upah bruto
4) Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25
tahun adalah
5 bulan upah bruto
5) Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6
bulan upah bruto c. Uang ganti rugi
1) Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun
1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi
adalah kepada tenaga kerja yang mendapat
kecelakaan dan atau menderita penyakit
akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan

dan rehabilitasi. Dalam hal ini seorang tenaga


kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau
penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak
menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti
kerugian diatur oleh undang-undang
2) Menurut UU kecelakaan tahun 1951:
a) Sementara tidak mampu bekerja, uang
tunjangan besarnya sama degan upa tiap ari,
terhitung mulai pada hari buruh tidak

menerima upah lagi, baik penuh maupun


sebagian dibayar paling lambat 120 hari. Jikalau
lewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja,
maka uang tersebut menjadi 50% dari upah
sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama
buruh tidak mampu bekerja
b) Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian
uang tunjangan, karena itu ditetapkan sekian %
dari upah sehari untuk tiap-tiap hari

DAFTAR
PUSTAKA
Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan
Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga