Anda di halaman 1dari 4

BSE telah mengandalkan pada itu sendiri sistem warisan ERP disebut Rigel sejak

tahun 1988 untuk mendukung itu proses bisnis corp . Namun Rigel telah
dirancang khusus untuk distributor penjualan listrik , dan pada pertengahan
1990-an , sistem yang tidak dapat mendukung BSE dari bisnis dan pertumbuhan
yang luas .
Pada saat itu manajemen BSE memutuskan untuk menerapkan sistem ERP baru
dan memilih perangkat lunak dari SAP AG . Solusi ERP termasuk modul SAP
untuk penjualan dan distribusi , manajemen material, keuangan , dan sumber
daya pengendalian dan manusia.
BSE awalnya menganggarkan 6 juta untuk sistem baru , yang dimulai pada
tanggal 1 November
1998 . Manajemen senior bekerja dengan IBM dan
konsultasi SAP mengimplementasikan sistem . Meskipun, keterlibatan erat
manajemen adalah salah satu kunci dalam sistem kesuksesan dari hari ke hari
sementara manajer yang bekerja pada proyek .
BSE juga memutuskan untuk mengubah sistem secara ekstensif . Ini membuat
perangkat lunak sendiri untuk mengaktifkan sistem ERP untuk antarmuka secara
otomatis dengan sistem dari vendor lain , termasuk sistem taxware Inc , Innovis
Inc , dan TOPCALL internasional GmbH .
Adapun sistem taxware diaktifkan BSE untuk memenuhi ketentuan pajak
penjualan dari semua negara bagian dan kota di mana terdapat bisnis . Sistem
Innovis didukung oleh elektronik data interchange ( EDI ) sehingga BSE bisa
melakukan pertukaran pembelian secara elektronik dan transaksi pembayaran
dengan pemasok . Sistem TOPCALL diaktifkan BSE untuk fax pelanggan dan
vendor secara langsung dari sistem SAP .
Pada saat pelaksanaan ini , BSE tidak memiliki pengalaman dengan perangkat
lunak SAP , dan beberapa konsultan mengetahui tentang versi software SAP
yang digunakan oleh BSE. Alih-alih untuk mengadopsi praktik terbaik tentang
proses bisnis tertanam dalam perangkat lunak SAP , BSE menyewa konsultan
untuk lebih mengubah perangkat lunak SAP untuk membuat sistem SAP baru
yang terlihat seperti Sistem Rigel lama di daerah tertentu . Misalnya, mencoba
untuk membuat faktur pelanggan menyerupai faktur yang dihasilkan oleh Sistem
Rigel lama .
Dalam penerapan perubahan ini,diperlukan begitu banyak perubahan perangkat
lunak SAP dan BSE harus menunda tanggal peluncuran untuk sistem ERP baru
sampai dengan 1 Pebruari 1999. Pada saat itu , perubahan ini dilanjutkan dan
penyetelan meningkatkan jumlah biaya implementasi menjadi $ 9 juta ( pada
kenaikan 50 persen ) .
Pengonversian dan pembersihan data dari sistem warisan BSE itu mengambil
lebih lama daripada yang telah diantisipasi oleh manajemen. Kelompok pertama
" pengguna ahli " telah dilatih sejak dini dalam proyek dan harus dilatih ulang
ketika sistem baru akhirnya diaktifkan. BSE tidak pernah menguji secara

keseluruhan sistem baru tersebut karena akan digunakan dalam lingkungan


produksi yang bagus sebelum sistem benar-benar diaktifkan.
Selama lima tahun ke depan , BSE terus menggunakan sistem ERP SAP dan
berhasil karena mengakuisisi beberapa perusahaan kecil dan memperluas
infrastruktur kantor cabangnya menjadi 24 negara . Sebagai bisnis yang
pertumbuhannya
berkelanjutan , keuntungan dan perputaran persediaan
meningkat . Namun, internet telah membawa tentang perlunya perubahan
tambahan , sebagai pelanggan berusaha untuk bertransaksi bisnis dengan BSE
melalui toko penjualan secara online . BSE secara otomatis memroses kartu
kredit dan perjanjian harga khusus ( SPA ) yang dirancang untuk pelanggan.
Sayangnya , perangkat lunak SAP yang ada tidak mendukung perubahan ini ,
sehingga perusahaan harus memproses ribuan SPA secara manual .
Untuk memproses transaksi dengan kartu kredit di kantor cabang , karyawan
BSE harus meninggalkan meja kerja mereka , dan berjalan ke sistem pemrosesan
kartu kredit khusus di kantor bagian belakang, secara manual memasukkan
nomor kartu kredit , menunggu persetujuan transaksi , dan kemudian kembali ke
meja kerja mereka untuk terus memproses transaksi penjualan .
Pada tahun 2004 , BSE mulai meningkatkan sistem ERP ke versi yang lebih baru
dari perangkat lunak SAP . Perangkat lunak ini termasuk dukungan baru untuk
tagihan material dan perlengkapan , yang tidak tersedia pada sistem yang lama .
Fungsi ini memungkinkan BSE untuk memberikan dukungan yang lebih baik dan
berguna untuk pelanggan karena bisa mempersiapkan peralatan yang dapat
disampaikan secara langsung ke situs.
Kali ini perusahaan terus menjaga perubahan untuk meminimalkan dan
menggunakan praktik terbaik SAP untuk distribusi grosir yang tertanam dalam
perangkat lunak . Hal ini juga diganti TOPCALL dengan perangkat lunak dari
Esker untuk mengefaks dan menge-mailkan faktur dari luar , pengakuan
pemesanan, dan pesanan pembelian dan penambahan kemampuan dari Vistex
Inc untuk mengotomatisasi proses klaim potongan harga SPA. Proses BSE ini
mengklaim lebih dari 360.000 SPA setiap tahunnya , dan perangkat lunak Vistex
dapat digunakan BSE untuk mengurangi potongan harga dalam waktu
pemenuhan 72 jam dan waktu pemrosesan transaksi sebesar 63 persen . Di
masa lalu, butuh waktu 15 sampai 30 hari untuk BSE untuk menerima potongan
harga dari vendor .
BSE menganggarkan $ 1.600.000 dan 4,5 bulan untuk melaksanakannya , di
mana manajemen percaya bahwa waktu tersebut cukup untuk proyek sebesar.
Kali ini tidak ada masalah . Sistem baru akan diaktifkan pada data target dan
biaya diperkirakan hanya $ 1,4 juta untuk melaksanakan atau - 14 persen di
bawah yang dianggarkan .
Pada akhir 2006 , BSE mengakuisisi sebuah perusahaan besar yang diantisipasi
untuk meningkatkan volume penjualan sebesar 20 persen setiap tahun . Akuisisi
ini menambah 19 cabang baru untuk BSE . Cabang baru ini mampu menjalankan

software SAP BSE dalam waktu sehari setelah akuisisi selesai . BSE kini
memantau 1,5 juta barang-barang unik dengan perangkat lunak.
Sejak BSE pertama kali menggunakan perangkat lunak SAP pada tahun 1998 ,
penjualan telah meningkat 300 persen , laba telah naik lebih dari 500 persen , 60
persen dari rekening transaksi hutang berlangsung secara elektronik dengan
menggunakan EDI , dan pengolahan SPA telah berkurang sebesar 63 persen .
Perusahaan ini ternyata mengalami peningkatan
persediaannya lebih dari
empat kali per tahun . Daripada menunggu 15 sampai 20 hari untuk laporan
keuangan bulanan , dan hasil keuangan per tahun
tersedia dalam satu hari
setelah tutup buku . Pekerjaan
secara manual untuk penanganan surat
elektronik yang masuk , mempersiapkan deposito bank , dan mengambil cek fisik
ke bank telah berkurang secara signifikan . Lebih dari 60 persen dari faktur
vendor tiba secara elektronik , yang telah mengurangi jumlah staf dalam hutang
dan jumlah kesalahan transaksi . Biaya transaksi yang lebih rendah .
Jumlah karyawan BSE mengalami peningkata pada bagian sistem informasi
untuk mendukung perangkat lunak SAP . BSE awalnya diharapkan memiliki 3 staf
TI yang mendukung sistem, tetapi dibutuhkan 8 orang ketika implementasi ERP
pertama kali diaktifkan pada tahun 1999 dan 11 pada tahun 2006 untuk
mendukung perangkat lunak SAP tambahan dan akuisisi baru . Teknologi
informasi biaya teknologi informasi BSE (TI ) naik secara langsung sebesar $ 3
juta per tahun setelah pelaksanaan SAP pertama kali . Namun, penjualan
diperluas selama periode yang sama , sehingga peningkatan biaya overhead
meningkat untuk sistem produksi yang menghasilkan peningkatan biaya hanya
0,5 persen dari total penjualan
Manajemen BSE telah menunjukkan bahwa banyak pekerjaan yang otomatis oleh
sistem ERP telah ada di departemen akuntansi dan kegiatan yang murni
transaksional . Ini telah mengurangi sumber daya untuk menambahkan lebih
banyak karyawan yang bekerja secara langsung dengan pelanggan dan
berusaha untuk mengurangi biaya dan meningkatkan penjualan.
Di masa lalu, BSE telah mempertahankan banyak data di luar sistem perusahaan
besar dengan menggunakan PC berbasis Microsoft Acces databese dan
perangkat lunak spreadsheet Excel . Manajemen tidak memiliki versi secara
keseluruhan
data perusahaan karena data yang terpecah kedalam begitu
banyak sistem yang berbeda-beda . Sekarang perusahaan telah menstandarkan
pada satu platform umum dan informasi selalu tersedia untuk saat ini dan
manajemen . Manajemen dapat memperoleh gambaran tentang bagaimana
seluruh bisnis tampil di setiap saat dalam waktu . Karena sistem SAP membuat
semua perencanaan dan penganggaran Data BSE yang tersedia secara online ,
manajemen mampu membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat .
Pada tahun 2006 , Konsultan Gartner Group melakukan evaluasi independen
terhadap implementasi pelaksanaan ERP BSE itu . Gartner mewawancarai
eksekutif puncak dan menganalisis data BSE tentang dampak dari sistem ERP
biaya proses bisnis BSE , menggunakan biaya sebagai persentase dari penjualan
sebagai matrik akhir untuk menilai dampak keuangan dari perangkat lunak

SAP . Biaya kategori menganalisis biaya termasuk harga pokok penjualan ,


biaya overhead dan administrasi , biaya pergudangan , dukungan IT , dan
pengiriman .
Analisis Gartner menyimpulkan bahwa biaya pelaksanaan perangkat lunak SAP
dari tahun 1998-2001 menghabiskan jumlah $ 9.000.000 dan bahwa investasi ini
telah terbayar kembali dengan menghemat dari sistem ERP baru dalam waktu
2,5 tahun . Antara 1988 dan 2006 , perangkat lunak SAP yang dilaksanakan oleh
BSE menghasilkan penghematan total sebesar $ 30 juta, sekitar sepertiga dari
pendapatan kumulatif BSE selama periode yang sama . Sebagai persentase
dari ,penjualan , biaya gudang turun 1 persen , biaya pengiriman mengalami
penurunan sebesar 0.5 persen , dan jumlah biaya overhead menurun 1,5
persen . Gartner menghitung antara tahun 1998 dan 2006 adalah $ 3.300.000
per tahun , atau 37 persen dari investasi awal .
BSE saat ini memfokuskan pada penyediaan lebih banyak dukungan untuk
penjualan internet , termasuk pemesanan online, persediaan , status pemesanan
, dan review faktur , semua itu terdapat dalam lingkungan perangkat lunak SAP .
Perusahaan menerapkan SAP NetWeaver Master Data Management untuk
mengelola dan memelihara data katalog dan menyiapkan data untuk publikasi
online dan media cetak tradisional . Perusahaan ini menggunakan lingkungan
pengembangan Web Dynpro SAP untuk mengaktifkan penyimpanan
dan
kegiatan manajemen persediaan untuk berinteraksi dengan perangkat lunak SAP
. Dan itu menggunakan software SAP NetWeaver Business Intelligence untuk
mempelajari lebih lanjut tentang pelanggan , kebiasaan membeli mereka , dan
peluang untuk penjualan silang dan tukar tambah produk .
Sumber : Border States Industries , " Sistem Operasi - SAP Software , " 2010; Jim
Shephered dan Aurelie Cordier , " Grosir Distributor Menggunakan Solusi ERP
untuk Bahan Bakar Pertumbuhan Pesat , " AMR Memberdayakan Grosir
Distributor , " 2008; www.borderstateselectric.com , diakses Juli 7 , 2009, dan
"Negara Perbatasan ( BSE ) , " 2008 ASUG Dampak Award.