MANAJEMEN

MANAJEMEN
DAN
TUGAS MANAJER

Buku referensi
1.

2.

3.

4.

5.

6.

Basu Swasta, Azas Manajemen Modern,

BPFE, Yogyakarta
George R Terry, Prinsip-prinsip Manajemen,
Bumi Aksara, Jakarta, 2000
Hani Handoko, Manajemen, BPFE,
Yogyakarta.
James AF Stoner, Manajemen, Erlangga ,
Jakarta, 1992
Ricky W Griffin, (Texas A & M University),
Manajemen, Erlangga, Jakarta, 2002
Winardi, Kepemimpinan Dlm Manajemen,
Rineka Cipta, 2000
2

Bagian I
PENGANTAR MANAJEMEN
1. Proses Manajemen
2. Jenis-jenis Manajer
3. Peran dan Keahlian Manajerial Dasar
4. Sumber Keahlian Manajerial
5. Lingkup Manajemen

Siapa yg membutuhkan manajemen ?

Perusahaan ?
Pemerintah ?
Yayasan ?
Universitas ?
Semua kegiatan yang terorganisir !
ORGANISASI

What is an organization?
Sekelompok orang yang bekerja bersama dlm
suatu struktur yang terkoordinasi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

15

 Apa hubungan organisasi dgn

manajemen ?
1. Manajemen dibutuhkan utk mencapai tujuan
organisasi
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan
yang mungkin berbeda diantara para
stakeholder (Pemilik, Karyawan, Konsumen,
Kreditur, Suplier, Pemerintah, Asosiasi dsb)
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dlm
mencapai tujuan.

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

16

What is Management
Seni dlm menyelesaikan pekerjaan melalui orang
lain ( the art of getting things done through the
others (Mary Parker Follet)
Is the process directing and facilitating the work of
people organized in formal group to achieve a
desired end (John D Millet)
Proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian kegiatan anggota
organisasi dgn menggunakan sumber daya
organisasi untuk mencapai tujuan yg telah
ditetapkan (James AF Stoner)
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

17

 Proses : cara sistematis utk melakukan sesuatu

1. Perencanaan (Planning) : sebelum melakukan

2.

3.
4.

sesuatu manajer memikirkan apa tujuan organisasinya,

bagaimana mencapainya, bagaimana sumber dayanya,
kapan selesainya.
Pengorganisasian (Organizing): bagaimana
manajer mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang ada
dlm organisasinya, menempatkan orang-orang dan
mengalokasi sumber daya
Kepemimpinan /mengarahkan (Leading) :
bagaimana manajer mempengaruhi bawahan agar mau
bekerja dlm mancapai tujuan organisasi
Pengendalian (Controlling) : bagaimana manajer
mengawal seluruh aktivitas dlm organisasinya agar
tetap berada pada jalur yang benar (on the right track)

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

18

PROSES MANAJEMEN
(James AF Stoner)

MANAJEMEN
P
E
R
E
N
C
A
N
A
A
N

P
E
N
G
O
R
G
N
S

P
E
N
G
A
R
A
H
A
N

P
E
N
G
E
N
D
A
LI
A
N

TUJUAN ORGN
9

Other def : Management

A set of activities
(planning and decision making, organizing, leading, and
controlling)

directed at an organizations resources

(human, financial, physical, and information)

with the aim of achieving organizational goals in

an efficient and effective
manner.
(RW Griffin)

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

110

Management in Organizations

Inputs from the environment

Planning
and decision
making

Organizing

Human resources
Financial resources
Physical resources
Information resources

Goals attained
Efficiently
Effectively
Controlling

Leading

Figure 1.1
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

111

Sumber Daya Organisasi

Human resources
Managerial talent and labor

Financial resources
Capital investments to support
ongoing and long-term operations

Physical Assets
Raw materials; office and
production facilities,
and equipment

Information
Usable data, information linkages
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

112

Contoh Sumber Daya Organisasi

Orgns

UNDIP

Human
Resources

Financial
Resources

Physical
Resources

Dosen,
Karywan

SPP, DIPA
Gedung ,
(Daftar Isian Peralatan
Pelaksanaa
n Anggara)

Information
Resources
Laporaran
Penelitian,
Jurnal

PERUSAHA Manajemen, Modal

AN
Karyawan
Sendiri,
Modal
Asing, Laba

Tanah,
Bangunan,
Mesin,
Peralatan

Rencana
Penjualan,
Laporan
Keuangan

Pemkot

Tanah,
Bangunan,
Peralatan

Data Badan
Statistik

Karyawan
(PNS)

PAD, DAU,
DAK

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

113

Manfaat dasar Management

EFFICIENTLY
Using resources
wisely and
And
in a cost-effective
way
EFFECTIVELY
Making the right decisions and
successfully implementing them

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

114

Efektif - Efisien
Efektif : membuat keputusan yang tepat dan
melaksanakannya dengan berhasil
Efisien : menggunakan berbagai sumber daya
secara tepat dengan cara yang hemat biaya
Perusahaan berhasil membuat mobil dengan harga yang
murah, tapi disain/bentuknya tidak disukai masyarakat,
sehingga tidak laku efisien tapi tidak efektif

Efektif efisien berarti tepat sasaran dan hemat

biaya
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

115

 Efektivitas
Kemampuan (seorang manajer) utk
memilih/menggunakan cara, metode, peralatan
yang tepat, guna mencapai tujuan tertentu

Efisiensi
Kemampuan utk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan benar

Seorang manajer yang efisien ialah :

Manajer yang mampu mencapai hasil (output) lebih
tinggi dibanding masukan (input) yang digunakan
Dengan sumber daya (input) sekecil-kecilnya bisa
memperoleh hasil (output) tertentu atau dengan
sumber daya (input) tertentu memberikan hasil
(output) sebesar-besarnya.
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

116

Efektif dan efisien sbg tolok ukur

keberhasilan/kinerja manajemen
Seorang manajer yg dapat memproduksi mobil
(suatu produk) dgn efisien (biaya murah), akan
tetapi mobil tsb tidak laku dijual , dia bukan
manajer yang berhasil
Seorang manajer yang produknya laku dipasar,
tetapi tidak memberikan profit, sama saja dia
bukan manajer yang berhasil
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

117

What is a Manager ?
Seseorang yang tanggung jawab utamanya
melaksanakan proses manajemen
Seseorang yang merencanakam dan membuat keputusan
, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan
sumber daya manusia, finansial, fisik dan informasi.

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

118

Proses Manajemen (Fungsi Dasar

Manajemen)
1. Planning and Decision Making
Menetapkan tujuan organisasi dan menentukan bagaimana
cara terbaik untuk mencapainya
Pemilihan suatu tindakan dari serangkaian alternatif

2. Organizing
Menentukan bagaimana cara mengelompokkan berbagai
aktifitas dan sumber daya

3. Leading
Serangkaian proses yang dilakukan agar anggota organisasi
bekerja bersama demi pencapaian tujuan organisasi

4. Controlling
Pemantauan perkembangan organisasi dalam mencapai
tujuannya

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

119

The Management Process (contd)

Planning and
Decision Making
Setting the organizations goals and
deciding how best
to achieve them

Organizing
Determining how
best to group
activities and
resources

Controlling
Monitoring
and correcting
ongoing activities
to facilitate goal
attainment

Leading
Motivating members
of the organization
to work in the best
interests of the
organization

20

Figure 1.2

Jenis Manajer Berdasarkan

Tingkatannya

1. Top Managers

Sekelompok kecil eksekutif yang mengelola keseluruhan

organisasi, mereka menciptakan tujuan organisasi, strategi
pencapaian dan kebijakan operasional (CEO, Pres Dir, Wk)

2. Middle Managers
Kelompok manajer yang paling banyak dlm organisasi,
bartanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan
dan rencana yang dikembangkan oleh manajer puncak serta
untuk mengevaluasi, supervisi dan mengkoordinasikan
pekerjaan manajer bawahannya.

3. First-Line Managers
Mengawasi/supervisi dan mengkordinasikan aktifitas
karyawan

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

121

Jenis Manajer Berdasarkan Bidang

Tugas

1. Marketing Managers
Bekerja pada bidang yang berhubungan dengan
fungsi pemasaran (pengembangan produk baru,
promosi, distribusi, jaringan klien, konsumen)
2. Financial Managers
Terutama berhubungan dengan pengelolaan sumber
daya keuangan (acounting, manajemen kas, investasi)
3. Operations Managers
Berurusan dengan penciptaan dan pengelolaan
sistem yang menciptakan produk / jasa perusahaan
(pengendalian produksi, pengendalian persediaan,
pengendalian kualitas, lay out pabrik dan pemilihan
lokasi)
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

122

4. Human Resource Managers

Bertanggung jawab untuk menerima dan
mengembangkan karyawan ( human resource
planning, recruiting and selecting employees, training
and development, designing compensation and benefit
systems, formulating performance appraisal systems,
and discharging low-performing employees.)
5. Administrative Managers
Lebih bersifat umum, akrab dengan semua bidang
manajemen dari pada berspesialis pada satu bidang
6. Other Kinds of Managers
Sesuai dengan bidang usaha/tujuan organisasi
( Public relations managers, R & D managers etc).
23

Jenis Manajer berdasarkan Tingkatan &

Bidang tugas
Levels of Management
Top managers

Middle managers

O
th
er

M
ar
ke

tin
g

Fi
na
nc
e
O
pe
ra
H
tio
um
ns
an
re
so
ur
Ad
ce
m
s
in
is
tr
at
io
n

First-line managers

Areas of Management

24

Figure 1.3

Peran Manajerial (H Mintzberg)

Interpersonal Roles
Figurehead, leader, and liaison (perantara) roles
involve dealing with other people.

Informational Roles
Monitor, disseminator (spread the news), and
spokesperson roles involve the processing of
information.

Decisional Roles
Entrepreneur, disturbance handler, resource
allocator, and negotiator are managerial roles
primarily related to making decisions.

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

125

Ten Basic Managerial Roles

Category

Role

Sample Activities

Interpersonal

Figurehead
Leader
Liaison

Attending ribbon-cutting ceremony for new plant

Encouraging employees to improve productivity
Coordinating activities of two projects

Informational

Monitor

Scanning industry reports to stay abreast of

developments
Sending memos outlining new organizational
initiatives
Making a speech to discuss growth plans

Disseminator
Spokesperson

Decisional

Entrepreneur
Disturbance
handler
Resource allocator
Negotiator

Developing new ideas for innovation

Resolving conflict between two subordinates
Reviewing and revising budget requests
Reaching agreement with a key supplier or labor
union

Table 1.2
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

126

Managerial Skills
1. Technical
Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau
memahami jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam
suatu organisasi

2. Interpersonal
Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan
berkomunikasi dengan individu maupun kelompok

3. Conceptual
Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi
sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dlm
organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang
berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi

4. Diagnostic
Keahlian untuk memvisualisasikan jawaban yang paling
sesuai untuk situasi tertentu
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

127

Managerial Skills (contd)

5. Communication
Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi
secara efektif kpd orang lain dan menerima ide dan
informasi dari orang lain

6. Decision-Making
Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan
masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu
tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah tsb.

7. Time-Management
Keahlian manajer utk memprioritaskan pekerjaan ,
mengendalikan waktu bekerja secara efisien ,
mendelegasikan pekerjaan secara tepat

Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

128

Managerial Skills (R Katz)

.
Top

Middle

Lower
Conseptual

Human relations

Teknical

Robert L Katz
29

Pekerjaan Manajerial
How CEOs spend a typical day.
Desk Work
22%

Scheduled
Meetings
59%

Unscheduled
Meetings
10%
Telephone
6%
Touring Facilities
3%
30

Management : Science or Art?

Science of Management
Banyak masalah manajemen diselesaikan dgn cara
rasional, logis, obyektif dan sistematis
Dgn menggunakan metode ilmiah masalah manajemen
bisa diselesaikan ( model kuantitatif dan berbagai teknik
pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah).

Art of Management
Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sering
juga diambil atas dasar intuisi, pengalaman, insting dan
pandangan pribadi.
Dgn keahlian konseptual, komunikasi, manajemen waktu,
seorang manajer dpt memecahkan masalah yang
kadang-kadang tidak bisa dipecahkan dgn dasar ilmu
pengetahuan.
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

131

Menjadi seorang Manajer

Sumber keahlian Management
Dasar pendidikan
yang baik, dilanjutkan
Dgn pengalaman pen
didikan seumur hidup
Perolehan dan peng
Gunaan keahlian
Manajemen dasar
Yang sukses
Pengalaman pekerjaan
Yang pertama, dilanjut
Kan dgn pengalaman
Dlm berbagai jenis tu
gas

Kombinasi Pendidikan &

Pengalaman
Figure 1.4
32

Lingkup Manajemen dlm

Organisasi
For-profit
Organizations
Large businesses

Industrial firms, commercial banks, insurance companies,

retailers, transportation companies, utilities, communication
companies, service organizations

Small businesses and start-up businesses

International management

Not-for-profit Organizations
Governmental organizations : local, state.
Educational organization : public and privat schools,
colleges, and universities
Healthcare facilities : public hospitals
Nontraditional settings : community, social, spiritual
groups
Copyright by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

133