Anda di halaman 1dari 4

PEMBAYARAN GAJI

Kebanyakan pegawai dibayar dengan cek atau transfer langsung ke rekening bank
mereka. Tidak seperti pembayaran dengan kas, kedua metode diatas menyediakan sarana
untuk mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan.
Proses
Setelah cek gaji disiapkan, bagian utang memeriksa kembali dan mensetujui
pencatatan penggajian. Slip gaji lalu disiapkan untuk mengotorisasi pentransferan dana dari
rekening perusahaan ke rekening pegawai. Slip gaji dipakai untuk memperbarui jurnal umum
Setelah memeriksa kembali pencatatan penggajian dan pencairan slip gaji, bagian
kasir menyiapakn dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan transaksi electronic
funds transfer (EFT)) untuk mentransfer dana kepada rekening bagian penggajian. Apabila
perusahaan masih menggunakan cek dalam bentuk kertas maka kasir memeriksa kembali,
menandatangani dan membagikan slip gaji pegawai. Daftar dari slip gaji yang belum
dicairkan akan dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki lebih lanjut.
Transfer langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan
mengurangi biaya dari pemrosesan gaji. Pegawai yang dibayar dengan transfer langsung
umumnya akan mendapat duplikat dari slip gaji yang mencantumkan berapa jumlah yang
ditransfer. Sistem pembayaran harus memiliki sekumpulan file pentransferan gaji, masingmasing untuk setiap bank yang digunakan untuk transfer gaji. Setiap catatan memuat nama
pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah bersih yang dibayarkan.
Data-data tersebut dikirim secara elektronik menggunakan electronic data interchange (EDI)
ke masing-masing bank yang terlibat. Dana kemudian secara elektronik di transfer dari
rekening bank pemberi kerja ke rekening pegawai. Transfer langsung akan mengeliminasi
kebutuhan tanda tangan kasir untuk masing-masing slip gaji. Tetapi kasir tetap harus
mengotorisasi pengeluaran dana dari akun pemeriksaan perusahaan.
Transfer langsung akan membantu perusahaan dalam menghemat dengan cara
menghilangkan biaya pembelian, pemrosesan dan pembagian slip gaji. Hal ini juga
mengurangi biaya bank dan biaya pengiriman. Akibatnya sekarang kebanyakan perusahaan
menawarkan kepada pegawainya pilihan untuk transfer langsung dan mengarahkan mereka
untuk memilih jenis pembayaran ini.

Ancaman Dan Kontrol


Kontrol yang berhubungan dengan pengajian secara tunai, dapat mengurangi ancaman
adanya pencurian slip gaji atau dikeluarkannya slip gaji untuk pegawai fiktif, misalnya
dengan cara:
a. Akses ke slip gaji kosong dan ke mesin pemeriksa tanda tangan seharusnya dibatasi.
Selain itu, kemampuan untuk mengotorisasi transaksi EFT harus dibatasi dan
dikontrol melalui otentikasi multifaktor yang kuat.
b. Semua slip gaji harus secara diurutkan dengan diberi nomor dan setiap periode
dihitung kembali. Apabila penggajian dilakukan via transfer langsung, maka semua
transaksi EFT harus diperiksa kembali.
c. Kasir hanya menandatangani slip gaji apabila didukung oleh adanya dokumen yang
memadai (pendaftaran gaji dan voucher pencairan gaji)
Sebagai salah satu bentuk kontrol, slip gaji sebaiknya tidak dikeluarkan atas nama
rekening regular perusahaan, tetapi menggunakan rekening penggajian yang terpisah. Hal ini
akan mempermudah dalam melakukan rekonsiliasi gaji dan mendeteksi pemalsuan slip gaji.
Selain itu, pemisahan tugas juga merupakan salah satu kontrol yg penting. Bagian utang
(account payable) memiliki tanggung jawab untuk mencatat penggajian dan kasir bertugas
untuk membagikan slip gaji.
Penggunaan otentikansi multifaktor dan kontrol lainnya untuk membatasi akses ke
database penggajian akan mengurangi resiko dibuatnya slip gaji palsu untuk pegawai fiktif.
Selain itu, pegawai yang bertanggung jawab untuk membagikan slip gaji harus dapat
mengidentifikasi secara pasti orang yang menerima slip gaji sesuai dengan nama yang
tercantum di slip gaji. Slip gaji yang tidak dicairkan harus dikembalikan ke kantor bendahara
agar segera dilakukan pengembalian deposit.
MENHITUNG DAN MENCAIRKAN PEMBAYARAN PAJAK PEMBERI KERJA
DAN PENGURANGAN PEGAWAI SUKARELA
Aktivitas penggajian yang terahkir adalah menghitung dan mengirimkan pembayaran
pajak penghasilan dan imbalan kerja karyawan kepada lembaga pemerintah yang
bersangkutan atau lembaga lain.
Proses

Pemberi kerja harus membayar pajak jaminan sosial sesuai jumlah yang dipotong dari
gaji pegawai. Pemberi kerja bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dana yang
dipotong dari gaji pegawai sudah dihitung dan disetorkan secara benar dan tepat waktu
kepada lembaga yang bersangkutan. Banyak pemberi kerja juga berkontribusi dalam
pembayaran jaminan kesehatan, disabilitas, asuransi jiwa dan dana pensiun pegawai.
Sebagian besar pemberi kerja juga menawarkan flexible benefits plan, yaitu program
dimana setiap pegawai menerima hak untuk pembayaran minimum yang ditanggung
perusahaan untuk asuransi jiwa dan dana pensiun, juga manfaat tambahan yang dapat
digunakan untuk waktu cuti ekstra atau tambahan asuransi kesehatan.
Ancaman dan Kontrol
Ancaman utama dari aktivitas ini adalah kegagalan dalam melakukan pengiriman
uang yang diperlukan, pengiriman uang yang tidak tepat waktu atau kesalahan dalam
pengiriman uang. Masalah ini dapat menyebabkan denda dari pemerinta dan keluhan pegawai
apabila ada kesalahaan yang mempengaruhi dana pensiun mereka atau manfaat lainnya.
Untuk mengurangi resiko atas pengiriman uang yang tidak tepat waktu, informasi
yang tercantum dalam Circular E (Employers Tax Guide yang diterbitkan oleh IRS) dapat
digunakan untuk mengkonfigurasi sistem penggajian untuk secara otomatis mengeluarkan
dana saat penggajian diproses. Melakukan kontrol integritas misalnya pengecekan ulang
untuk slip gaji dan dokumen untuk meminimalkan resiko kesalahan. Pemeriksaan ulang oleh
supervisor secara rutin atas laporan penggajian dapat digunakan sebagai kontrol deteksi.
Selain itu, menyediakan laporan pendapatan pegawai diperlukan agar mereka dapat
mendeteksi dan melaporkan apabila terjadi masalah secara tepat waktu.
PILIHAN OUTSOURCING: BIRO LAYANAN PENGGAJIAN DAN ORGANISASI
PEMBERI KERJA PROFESIONAL
Sebagai usaha untuk mengurangi biaya, banyak perusahaan melakukan outsourcing
untuk fungsi penggajian dan sumber daya manusia kepada biro layanan penggajian. Biro
layanan penggajian (Payroll Service Bureau) adalah sebuah organisasi yang menjaga
dokumen utama penggajian untuk masing-masing kliennya dan melakukan aktivitas
penggajian dengan tarif tertentu. Jasa outsourcing lainnya adalah organisasi pemberi kerja
profesional (Professional Employer Organization), yaitu organisasi yang memproses

penggajian dan juga menyediakan jasa manajemen sumber daya manusia misalnya
merancang dan mengatur administrasi untuk manfaat yang diterima pegawai.
Biro layanan penggajian dan organisasi pemberi kerja profesional khususnya menarik
bagi bisnis kecil atau menengah karena alasan-alasan berikut:
a. Mengurangi biaya: jasa outsourcing tersebut biasanya menetapkan tarif yang lebih
murah apabila dibandingkan dengan memproses penggajian sendiri. Jasa yang
disediakan oleh outsourcing ini biasanya lebih hemat karena menghilangkan biaya
untuk membangun dan menjaga keahlian yang dibutuhkan akibat peraturan pajak
yang terus berganti.
b. Cakupan manfaat yang lebih luas: jasa outsourcing seperti Professional Employer
Organization mengumpulkan biaya administrasi manfaat semua klien mereka. Karena
itu mereka memudahkan perusahaan kecil untuk menawarkan cakupan manfaat yang
sama dengan yang disediakan oleh perusahaan besar
c. Membebaskan dari sumber daya komputer: jasa outsourcing dapat menghilangkan

satu atau lebih aplikasi sistem informasi akuntansi (sistem penggajian dan manajemen
manfaat). Bebasnya perusahaan atas kebutuhan komputer dapat dipakai untuk
meningkatkan layanan di area lainnya.