Excel Avanzado 07

Manual Excel Avanzado
Facebook: cursos & talleres de Informtica Irais Otero
Instructor: iraisotero@hotmail.com Facebook: cursos & talleres de Informtica Irais Otero

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Contenido
Funciones Estadsticas..........................................................................................................................................5
Promedio.......................................................................................................................................................5
Mximo.........................................................................................................................................................6
Mnimo.........................................................................................................................................................7
Moda.............................................................................................................................................................9
Contar.si......................................................................................................................................................10
Contara.......................................................................................................................................................10
Contar. Blanco............................................................................................................................................10
Contar.........................................................................................................................................................10
Funcin Lgica SI..............................................................................................................................................10
Funcin Lgica Y...............................................................................................................................................12
Anidar una Funcin Si con una Funcin Y........................................................................................................13
Funciones Financieras........................................................................................................................................14
Pagos Anuales.............................................................................................................................................14
Intereses Anuales........................................................................................................................................15
Tabla de Amortizacin................................................................................................................................16
Funciones Bsqueda...........................................................................................................................................21
BuscarV......................................................................................................................................................21
BuscarH......................................................................................................................................................22
Buscar.........................................................................................................................................................23
Filtros..................................................................................................................................................................25
Autofiltro....................................................................................................................................................25
Pasos para un Filtro en el mismo Lugar.....................................................................................................25
Quitar el Filtro............................................................................................................................................25
Filtro Avanzados.........................................................................................................................................26
Ordenar...............................................................................................................................................................27
Ordenar por Formato Condicional..................................................................................................................27
Ordenar por Fila o Columna...........................................................................................................................28
Validar.................................................................................................................................................................28
Tipos de Alertas de Validacin.......................................................................................................................28
Tipos de Validacin........................................................................................................................................28
Mensaje de Error............................................................................................................................................29
Mensaje Entrante............................................................................................................................................29
Eliminar Validacin........................................................................................................................................29
Funciones de Texto.............................................................................................................................................29
Concatenar......................................................................................................................................................29
Hallar y Extraer..............................................................................................................................................30
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3
Ficha Revisar y Proteger....................................................................................................................................32
Bloquear.........................................................................................................................................................32
Ocultar Frmulas............................................................................................................................................32
Proteger el Libro.............................................................................................................................................33
Desproteger Hojas y/o Libros.........................................................................................................................33
Comentario.........................................................................................................................................................33
Mostrar Comentarios......................................................................................................................................33
Buscar Comentarios........................................................................................................................................33
Eliminar Comentarios.....................................................................................................................................33
Imprimir Comentarios....................................................................................................................................33
Formato Condicional..........................................................................................................................................34
Administrador de Formato Condicional.............................................................................................................34
Nombre de Columnas.........................................................................................................................................35
Asignar Nombres........................................................................................................................................35
Administrador de Nombres........................................................................................................................35
Sub Totales.........................................................................................................................................................36
Tablas Dinmicas................................................................................................................................................37
Mostrar Vista Clsica.................................................................................................................................37
Actualizar Datos en una Tabla Dinmica...................................................................................................38
Cambiar la Funcin en una Tabla Dinmica..............................................................................................38
Crear Campos en una Tabla Dinmica.......................................................................................................39
Filtros en una Tabla Dinmica....................................................................................................................39
Diseo de Tabla Dinmica.........................................................................................................................39
Totales Generales de la Tabla Dinmica....................................................................................................40
Grficos Dinmicos....................................................................................................................................40
Escenarios...........................................................................................................................................................42
Paso Nro. 1: Introducir Datos.........................................................................................................................42
Paso Nro. 2: Agregar los escenarios...............................................................................................................42
Paso Nro. 3: Mostrar los escenarios...............................................................................................................44
Consolidar...........................................................................................................................................................45
Solver..................................................................................................................................................................47
Paso nro. 1: Introducir los Datos y establecer las restricciones.....................................................................47
Paso nro. 2: Seleccionar la Herramienta y establecer los parmetros............................................................47
Macros................................................................................................................................................................49
Crear una Macro.........................................................................................................................................49
Eliminar Macro...........................................................................................................................................49
Asignar Macro............................................................................................................................................49
Seguridad de las Macros.............................................................................................................................50
Guardar un Libro como Macros Habilitadas..............................................................................................50
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4
Formularios.........................................................................................................................................................51
Activar la Ficha Programador....................................................................................................................51
Cuadro Combinado.....................................................................................................................................51
Botn de Formulario...................................................................................................................................51
Casilla de Verificacin................................................................................................................................51
Botn de Opcin.........................................................................................................................................51
Trabajar con Hojas..............................................................................................................................................53
Insertar Hojas..............................................................................................................................................53
Mover Hojas...............................................................................................................................................53
Eliminar Hojas............................................................................................................................................53
Cambiar el Nombre a las Hojas..................................................................................................................53
Color de Etiqueta........................................................................................................................................53
Ocultar Hojas..............................................................................................................................................53
Mostrar Hojas.............................................................................................................................................53

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Funciones Estadsticas
Son las funciones de Excel que te permiten realizar clculos estadsticos, como promedio, mediana, moda,
desviacin estndar, entre otras. Se utilizan principalmente para calcular o determinar tendencias en los
nmeros (datos) que luego te permiten predecir o encontrar determinados patrones y entender la informacin
mejor.
Explicaremos esta funcin a travs del siguiente ejemplo:
Paso Nro. 1: Introducir Datos
Introducir los siguientes datos a partir de la celda A1, presione Enter para ir bajando en la filas.
Guardemos la
informacin para no perder los datos. Presione con su teclado CTRL y la letra G indique el nombre
del archivo ejemplo Funciones Estadsticas y haga clic en el botn Guardar.
Promedio
El promedio es la sumatoria de la informacin de la cantidad de los datos obtenidos, dividido por esa misma
cantidad.
Paso Nro. 2: Calcular el Promedio
Respetando las reglas de una frmula recuerde que el 1er paso es colocarse donde debe aparecer el
resultado, en este caso el promedio de Carmen debe aparecer en la celda E2 haga clic dentro de esa
celda para colocar all el cursor:
En la Barra de Frmula haga clic en

el botn Pegar o Insertar Funcin

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Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Promedio y Acepte
El Asistente de funcin le indicar el Rango que va a calcular, por defecto se asume los valores a la
izquierda de donde est el cursor en este caso est sealando el rango de notas del primer alumno, en
caso de no ser el rango a calcular con el mouse seleccione los datos:
Acepte y copie la frmula con el cursor Cruz Negra , deje el cursor en la celda E2, coloque el cursor
en el punto de intercepcin que se encuentra en la parte derecha inferior de la celda, cuando aparezca
una cruz negra haga doble clic o arrastre la frmula hasta el ltimo alumno.
Mximo
Calcula el Valor ms alto de una lista de valores.
Paso Nro. 3: Calcularemos cual fue el promedio ms Alto
Introducir los siguientes datos a partir de la celda A11, presione Enter para ir bajando en la filas
Como queremos calcular el Valor mximo haga clic en la celda B12, al lado de Mximo
En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar Funcin

Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Mx. y Acepte

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El Asistente de funcin le indicar el

Rango que va a calcular, por defecto
se asume los valores a la izquierda de
donde est el cursor, en este caso est
sealando el rango de notas arriba, Evaluacin 1, como no es el rango a calcular con el mouse
seleccione los valores del Promedio es decir desde E2 hasta E8 y Acepte:
El Resultado obtenido seria:
Mnimo
Calcula el Valor ms pequeo de una lista de valores.
Paso Nro. 4: Calcularemos cual fue el promedio ms Bajo
Como queremos calcular el Valor mnimo haga clic en la celda B13, al lado de Mnimo

Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Min. y Acepte
izquierda de donde est el cursor, en este caso est sealando el rango de notas arriba de donde est
el cursor Evaluacin 1, como no es el rango a calcular con el mouse seleccione los valores del
Promedio es decir desde E2 hasta E8 y Acepte:

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Mediana
Calcula el Valor central (el valor del centro o del medio) de una lista de valores.
Paso Nro. 5: Calcularemos cual es el valor central
Como queremos calcular el Valor central haga clic en la celda B14, al lado de Mediana

Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Mediana. y Acepte
izquierda de donde est el cursor, en este caso est sealando el rango de notas arriba Evaluacin
1, como no es el rango a calcular con el mouse seleccione los valores del Promedio es decir desde
E2 hasta E8 y Acepte:

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Moda
Devuelve el Valor que se repite en una lista de valores. En la versin de Excel 2010 a funcin es
MODA.UNO
Paso Nro. 6: Calcularemos cual es el valor repetido
Como queremos calcular el Valor repetido haga clic en la celda B15, al lado de Moda

Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Moda. y Acepte
izquierda de donde est el cursor en este caso est sealando el rango de notas arriba, Evaluacin
1, como no es el rango a calcular con el mouse seleccione los valores del Promedio es decir desde
E2 hasta E8 y Acepte:
En este caso no aplica significa que no se repite ningn Valor.

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Contar.si
Esta funcin cuentas celdas basndose en una condicin. Supongamos que queremos contar cuantos alumnos
obtuvieron promedios mayor o igual 15
En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar

Funcin
Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Contar.Si y
Acepte
Con el mouse seleccione los valores a calcular.
Contara
Cuenta celdas no vaca de la tabla.

Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Contara y Acepte
Contar. Blanco
Cuenta el nmero de celdas en blanco.

Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Contar. Blanco y Acepte
Contar
Esta funcin cuentas celdas que contengan nmeros.
Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Contar. y Acepte
Funcin Lgica SI
Las funciones lgicas son de gran utilidad
en Excel ya que podemos obtener
diferentes resultados segn la condicin
que apliquemos. Empezaremos con un
ejemplo sencillo.
Supongamos que tenemos un listado de
alumnos con sus notas y promedio y
queremos calcular algunos resultados
basndonos en una condicin.

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Paso Nro. 1: Agregar los siguientes encabezado
Columna F1 Resultado 1 y en la Columna G1 Resultado 2.

Copie el Formato de la columna E en las columnas F y G
Apliquemos ahora una funcin lgica simple. Supongamos que queremos obtener como resultado
que aquellos alumnos que tengan un Promedio >=12; estn Aprobados sino estn Reprobados.
Para ello utilizaremos la funcin Lgica SI

Sintaxis: =SI(Condicin;Verdadero;Falso)
Donde la condicin en el criterio que se debe cumplir, en este caso que el Promedio sea >=12
Verdadero, es si se cumple esa condicin que pasara, en este caso APROBADO
Falso, es el caso contrario que pasara sino se cumple esa condicin, en nuestro caso
REPROBADO
Si se fija en la sintaxis cada argumento es separado por un punto y coma (;) sin espacios en blanco tambin se
abre y cierra con una parntesis.
Plateemos la frmula final, hacemos clic en la celda F2 que es donde aparecer el resultado y creamos la
frmula respetando la sintaxis:
=SI(E2>=12;APROBADO;REPROBADO)
Dnde:
Condicin = E2>=12 (donde est el primer promedio)
Verdadero = APROBADO
Falso = REPROBADO
Nota: Cuando los resultados a obtener son Textos esto deben ser encerrado entre comillas ()
Copie la Frmula hasta la Fila 5
Ahora vamos a anidar dos funciones lgicas Si, supongamos que queremos obtener como resultado lo
siguiente: Si el Promedio >=17; Notable pero si el Promedio >=13 Aprobado sino Reprobado.
Toda funcin lgica debe tener su sintaxis completa es decir una Condicin, una Verdad y un Falso.
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12

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13
La frmula seria:
Resultado 2 =SI(E2>=17;"NOTABLE";SI(E2>=13;"APROBADO";"REPROBADO"))
En este caso los resultados estn
encerrados entre comillas porque son
texto
Funcin Lgica Y
Esta funcin se utiliza cuando queremos obtener como respuesta si
varias condiciones se cumplen, en este caso utilizamos la funcin
lgica Y
Ejemplo: Supongamos en la siguiente tabla que queremos obtener
como resultado, los vendedores que pertenezcan a la Zona
Porlamar y sus ventas >=5000
La frmula seria: =Y(A2="Porlamar;C2>=5000)

Interpretacin: Sintaxis de la Funcin Y
=Y(C; C; C.)
La funcin Y solo tiene como argumentos puras condiciones,
todas estas condiciones deben cumplirse para obtener el
resultado, al cumplirse todas estas condiciones la funcin
devuelve VERDADERO si se cumple y devuelve FALSO sino
se cumple.
En el caso de la Funcin Lgica O, se platea de la misma forma

pero solo se cumplen una de las condiciones:
=O(A2="Porlamar;C2>=5000).

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Anidar una Funcin Si con una Funcin Y

Es la unin de una funcin Si o con otras funciones, por ejemplo Y, supongamos en el caso anterior que Si la
Zona=Porlamar y la Venta >=5000 vamos a dar un bono del 10% sino ningn bono.
La frmula seria: =SI(Y(A2=Altamira;C2>=5000);C2*10%;0)
Dnde:
Y(A2=Altamira;C2>=5000) sera la condicin.
C2*10% el valor verdadero si se cumple la condicin.
0 el resultado falso sino se cumple la condicin.
Como regla general las otras funciones pasan a ser la condicin de la funcin lgica SI.

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Funciones Financieras
La funcin financiera es la actividad por la cual el administrador financiero planea, organiza, integra, dirige y
controla. En este curso vamos a utilizar las funciones financieras relacionadas con prstamos lineales.
Paso Nro. 2: Vamos a Calcular los Pagos Anuales y lo Intereses Anuales

Pagos Anuales
Calcula el Pago de un Prstamo basado en pagos e intereses constantes.
Sintaxis: =PAGO(TASA;NPER;VA)
Donde:
TASA: Es el porcentaje de inters a pagar, en este ejemplo el valor de la celda B2=10%
NPER: Es en cuanto tiempo se realizar el pago (tiempo total), en este ejemplo el valor de la celda B3= 2
VA: Es el monto del prstamo el valor actual, en este ejemplo el valor de la celda B1=50.000.000,00
Haga clic en la celda B6

Ficha Frmulas - Financieras PAGO
Los Argumentos serian:
=PAGO(B2;B3;B1)

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Obteniendo el siguiente resultado - 28.808.523,81 incluye capital e intereses:
Paso Nro. 3: Vamos a Calcular los Intereses Anuales

Intereses Anuales
Devuelve el inters pagado por una inversin basado en pagos y tasas de inters constantes.
Sintaxis: =PAGOINT(TASA;PERIODO;NPER;VA)
Donde:
TASA: Es el porcentaje de inters a pagar, en este ejemplo el
valor de la celda B2
PERIODO: Es el periodo para el cual se quiere calcular el
inters. En nuestro caso se est pagando e 2 aos, Periodo 1
significa primer ao y periodo 2 significa segundo Ao y as
sucesivamente.
NPER: Es en cuanto tiempo se realizar el pago (tiempo
total), en este ejemplo el valor de la celda B3
VA: Es el monto del prstamo el valor actual, en este ejemplo es el valor de la celda B1
=PAGOINT(B2;1;B3;B1)
Paso Nro. 4: Vamos a Calcular los Pagos Mensuales y lo Intereses Mensuales
La nica diferencia para el clculo mensual es Dividir la Tasa/12 y el Nper*12

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Tabla de Amortizacin
Vamos a explicarlo a travs del siguiente ejemplo, supongamos que tenemos un prstamo de 50 mil para ser
pagados en 2 aos al 10% de inters. Lo primero es introducir los Datos para crear la tabla mensual:
Introducir los siguientes datos a partir de la celda A1, presione Enter para ir bajando en la filas,
coloque los datos en la misma referencia de celda segn la imagen para dar continuidad al ejemplo:

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Paso Nro. 2: Calcular los Pagos Mensuales
Haga clic en la celda B6

Ficha Frmulas - Financieras PAGO
Debemos fijar las celdas y convertirlas en referencias Absolutas (F4) para fijar el valor a buscar, esto es
debido a que los valores inciales de la frmula siempre estn en las celdas B2; B3 y B1.
Observe tambin que anteponemos el signo menos (-) al valor actual para que se realice una multiplicacin de
signo y nos devuelva el resultado positivo, ya que luego realizaremos una operacin de resta.
Acepte la frmula y cpiela con el cursor Cruz Negra hasta el mes 24.

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Paso Nro. 3: Calcular los Intereses Mensuales
Haga clic en la celda C6

Ficha Frmulas - Financieras PAGOINT
Debemos fijar las celdas y convertirlas en referencias Absolutas (F4) para fijar el valor a buscar, esto es
debido a que los valores inciales de la frmula siempre estn en las celdas B2; B3 y B1. Excepto el periodo
ya que esta varia a partir de la celda A6 (recuerde que es para qu cuota se calcula el inters).
Observe tambin que anteponemos el signo menos (-) al valor actual para que se realice una multiplicacin de
signo y nos devuelva el resultado positivo, ya que luego realizaremos una operacin de resta. A medida que
amortizamos capital los intereses van disminuyendo.
Acepte la frmula y cpiela con el cursor Cruz Negra hasta el mes 24

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Paso Nro. 4: Amortizacin
Haga clic en la celda D6

La Amortizacin seria restarle el Pago menos los Intereses
Frmula: =B6-C6

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Paso Nro. 5: Saldo Pendiente
Haga clic en la celda E6

El Saldo Pendiente seria restar el Valor Actual menos la 1era Amortizacin.
Frmula: =B1-D6
Para la segunda cuota seria el Saldo Pendiente del mes Anterior menos la 2da Amortizacin.
Frmula: =E6-D7

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Funciones Bsqueda
Podemos buscar datos de una manera rpida utilizando las funciones de bsqueda y referencia, en este
ejemplo mencionaremos las 3 ms utilizadas BuscaV, BuscarH y Buscar.
BuscarV
Busca un Valor en la primera columna de la izquierda de una tabla, la bsqueda es vertical y de manera
predeterminada se ordena los datos por el campo de bsqueda en forma ascendente. En la versin de excel
2010 la funcin se llama ConsultaV
Paso Nro. 2: En este ejemplo dado el Nombre del Alumno buscaremos su Promedio
Haga clic en la celda C11 y escriba el nombre de un Alumno de la Tabla. Ejemplo Nancy
Haga clic en la celda C12 donde aparecer el resultado.
Ficha Frmula - Insertar Funcin - Categora Bsqueda y Referencia o haga clic en el botn
Insertar funcin de la Barra de Frmula.
Seleccione la Funcin BuscarV

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Donde:
Valor_buscado: Es el nombre del Alumno que escribimos en la celda C11
Matriz_buscar_en: Toda la Tabla desde la celda A1 hasta la celda F9
Indicador_columnas: En la posicin que ocupa la columna donde est el resultado a
buscar, tome en cuenta la posicin segn la matriz o tabla seleccionada, no en relacin a la
hoja de clculo.
Ordenado: Escriba Falso, esto significa que se realizara una bsqueda exacta y no la ms
cercana.
BuscarH
Busca un Valor en la primera fila de la izquierda de una tabla, la bsqueda es horizontal y de manera
predeterminada se ordena los datos por el campo de bsqueda ascendentemente.
Haga clic en la celda C10 y escriba el nombre de un Alumno de la Tabla.

Haga clic en la celda C11 donde aparecer el resultado buscado, en este caso el Promedio.
Seleccione la Funcin BuscarH

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Dnde:
Matriz_buscar_en: Toda la Tabla desde la celda A2 hasta la celda I6
Indicador_filas: En la posicin que ocupa la fila donde est el resultado a buscar, tome en
cuenta la posicin segn la matriz o tabla seleccionada, no en relacin a la hoja de clculo.
Ordenado: Escriba Falso, esto significa que se realizara una bsqueda exacta y no la ms
cercana.
Buscar
Busca valores de un rango de una columna o de una fila o desde una matriz. Debe tomar en cuenta que esta
funcin no ordena la tabla de manera predeterminada, por tal motivo para que la bsqueda sea exacta ordene
la tabla ascendentemente por el campo de bsqueda (el campo clave)

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Haga clic en la celda C12 y escriba el nombre de un Alumno de la Tabla.

Haga clic en la celda C13 donde aparecer el resultado buscado, en este caso el Promedio.
Seleccione la Funcin Buscar, seleccione buscar por vector.
Donde:
Vector_de_Comparacin: La Columna donde esta el campo de comparacin a buscar,
desde la celda A1 hasta la celda A9
Vector_Resultado: La Columna donde esta el campo Resultado a obtener en este caso el
promedio, desde la celda E1 hasta E9

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Filtros
Autofiltro
Esta herramientas nos permite extraer informacin basndonos en uno o varios criterios, podemos aplicar dos
tipos de filtros uno sobre los mismos datos o el filtro avanzado que nos permite copiar a otro lugar los datos a
extraer.
Supongamos el siguiente Ejemplo que queremos mostrar solo los alumnos Aprobados:
Pase estos datos a una hoja de clculo de Excel a partir de la celda A1:
Pasos para un Filtro en el mismo Lugar
Haga clic dentro de la Tabla y seleccione de la Ficha Inicio Ordenar y Filtrar - Filtro
Abra la Flecha de la Columna Resultado
Seleccione Filtro de Texto - Es Igual a
Seleccione Aprobado
Quitar el Filtro
Haga clic en el cono Filtro de la Columna Resultado

Seleccione Borrar Filtro de Resultado

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Filtro Avanzados
1.
Seleccione el encabezado de la Tabla Original
2.
Cpielo
pguelo ms abajo
3.
Escriba el Criterio que se va a filtrar en la tabla copiada, ejemplo: Reprobado en la Columna

Resultado.
4.
5.
Seleccione toda su Tabla Original A1:E6

En la Ficha Datos, seleccione Avanzadas, ya aparece el rango de la lista que fue previamente
seleccionado.
En Rango de Criterio: selecciona el encabezado y la primera fila de la Tabla Copiada A8:E9
Active la Casilla Copiar a Otro Lugar y en Copiar A: Seleccione una Celda en Blanco y Acepte.
Si no desea copiarlo a otro lugar sino aplicar el filtro sobre la misma tabla original deje activado la
casilla Filtrar la lista sin moverla a otro lugar
6.
7.
8.
Observe los rangos a seleccionar:

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Ordenar
Podemos ordenar nuestros datos en forma ascendente o descendentemente por el campo o columnas que
queramos, es decir podramos ordenar una tabla en orden alfabtico, o de menor a mayor segn sus ventas.
Seleccione los datos que desea ordenar.

En la Ficha Inicio seleccione Ordenar y Filtrar.
Seleccione ordenar de la A a la Z o de la Z a la A de acuerdo si
lo quiere ascendentemente o descendentemente.
Tambin puede ordenar sus datos por ms de un criterio para ello:
Seleccione los datos que desea ordenar y en Ordenar y Filtrar seleccione Orden
personalizado.
Seleccione el primer criterio y luego Agregar Nivel y coloque el segundo criterio y as
sucesivamente.
Ordenar por Formato Condicional

Aplique el Formato condicional a sus celdas, tambin puede ordenar es por el color de la celda, o por el icono
segn el formato condicional que aplico.
Seleccione los datos que desea ordenar y en Ordenar y Filtrar seleccione Orden
personalizado.
Seleccione Orden segn Color de celda y en criterio de ordenacin seleccione el color.

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Ordenar por Fila o Columna

De acuerdo al diseo de la tabla se puede ordenar por columnas cuando los datos de la tabla van verticalmente
o por filas cuando los datos de la tabla van horizontalmente.
Seleccione Ordenar de la Ficha Inicio.

Seleccione Orden Personalizado Haga clic en el botn
Opciones.
Seleccione de Arriba hacia abajo o de izquierda a derecha de
acuerdo al diseo de la tabla.
Validar
Se validan datos para poder solo introducir informacin que exista en la base de datos, y as evitar errores de
introducir datos que no correspondan. Ejemplo, supongamos que solo podemos introducir notas entre 1 y 20,
tambin se utiliza mucho para seleccionar campos claves utilizando la funciones de Bsqueda.
Seleccione los datos o celdas que desea validar, en este

caso todas las notas.
Seleccione en la Ficha Datos Validacin de Datos y
seleccione el criterio de validacin, ejemplo, decimal entre
mnimo 1 mximo 20.
Tipos de Alertas de Validacin

Grave o Detener: Este tipo de mensaje impide que el usuario introduzca valores que
no sean los validados, si comete un error le pedir que reintente hasta introducir los
valores correctos o cancelar para no introducir ningn valor.
Advertencia: Este tipo de mensaje solo nos ofrece una sugerencia de que tipo de datos
deberamos introducir pero no nos limita, nos permite seleccionar a travs de un Si o
No
Informacin: Este tipo de mensaje solo nos ofrece una sugerencia de que tipo de datos deberamos introducir
pero no nos limita, nos permite seleccionar a travs de un Aceptar o Cancelar
Tipos de Validacin
Los tipos de validacin depender del tipo de datos a validar, si observamos en
Permitir por defecto dice cualquier valor esta opcin permite introducir
cualquier tipo de datos en las celdas, pero podemos seleccionar para datos
numricos, valores enteros o decimales, en el caso de una serie seleccionaremos
listas.

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Mensaje de Error
Se utiliza para colocar un comentario indicando el motivo del error cuando se introduzcan datos que no
cumplen con la validacin.
Seleccione las celdas que tienen la validacin.

Seleccione la Ficha Datos Validacin de Datos
Validacin.
En la Ficha Mensaje de Error, escriba el ttulo y el
mensaje relacionado con la validacin de los datos.
Mensaje Entrante
Se utiliza para indicar un comentario de cual son los criterios de validacin de una celda o un rango de celdas
especficos.

Seleccione la Ficha Datos Validacin de Datos Validacin.
En la Ficha Mensaje Entrante, escriba el criterio de validacin a utilizar (como si fuera un
comentario).
Eliminar Validacin
Si quiere eliminar una validacin realice los siguientes pasos.

Seleccione la Ficha Datos Validacin de Datos y en Permitir indique Cualquier calor.
Funciones de Texto
Concatenar
Esta funcin nos permite unir el contenido de celdas en una.
Supongamos el siguiente Ejemplo:
Pase estos datos a una hoja de clculo de

Excel a partir de la celda A1:

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Vamos a unir el Nombre que se encuentra en la celda A2 con un espacio en Blanco y luego con el
Apellido que se encuentra en la celda B2:
Haga clic en la celda C2 y seleccione Pegar o Insertar Funcin

Seleccione la Categora Texto y haga clic en la funcin Concatenar
En Texto1: Haga clic en la celda A2
En Texto 2: Con su teclado presiona barra espaciadora
En Texto 3: Haga clic en B2
Acepte la frmula y cpiela hasta la fila 9
Hallar y Extraer
Explicaremos estas dos funciones a travs del siguiente Ejemplo:
Pase estos datos a una hoja de clculo de Excel a partir de la celda A1:
Vamos separar el apellido del nombre, pero debemos primero hallar a partir de qu carcter comienza el
apellido, es este caso comienza a partir del espacio en blanco.
Utilizremos la funcin Hallar:
Haga clic en la celda B2 y seleccione Pegar o Insertar Funcin

Seleccione la Categora Texto y haga clic
en la funcin Hallar
En Texto_buscado: de un espacio en
blanco (es el carcter que debemos hallar
en qu posicin se encuentra, para que a
partir de all podamos extraer el apellido)
En Dentro_del_texto: Haga clic en la
celda A2 (es donde se encuentra este espacio en blanco)
En Nm_inicial: coloque 1(a partir de qu posicin va a empezar la bsqueda, a partir de la 1era
letra hacia la derecha)
Acepte la frmula y cpiela hasta la fila 9

Telf. 04248428148
32
Resultado: Vamos a obtener en qu posicin se encuentra el espacio en blanco de cada celda:

Telf. 04248428148
33
Ficha Revisar y Proteger

Esta opcin nos permite establecer que es lo que queremos que modifiquen los usuarios finales y que no.
Seleccione los datos que quiere que se modifiquen.

Seleccione la Ficha Inicio Grupo Nmero Ficha Proteger y desactive la casilla
Bloqueada.
Ejemplo, solo vamos a permitir introducir las notas.
Se van a desbloquear el rea seleccionada.
Seleccione la Ficha Revisar Proteger Hoja.

Desactive la casilla seleccionar celdas bloqueadas.
Coloque la contrasea y acepte.
Bloquear
Si no queremos que se modifiquen ciertas celdas, antes de protegerlas deben estar bloqueadas, por defecto ya
todas las celdas de Excel vienen bloqueadas, pero en caso que quiera verificarla o bloquear celdas que antes
fueron desbloqueadas siga los siguientes paso:
Seleccione las celdas que desea bloquear (no puedan modificarse)

Active la casilla Bloqueado.
Ocultar Frmulas
Podemos permitir que seleccionen las celdas donde estn las formulas pero no mostrarlas, para ello la
ocultamos antes de proteger y al proteger indicamos que pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccione las celdas que desea ocultar

Active la casilla Bloqueado (para no modificarla).
Active la casilla Oculta (para no mostrarla).
Cuando proteja indique que permite seleccionar celdas bloqueadas.

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34
Proteger el Libro
Podemos proteger el libro, esto solo permitir modificar aquellas celdas que fueron desbloqueadas en todas
las hojas del libro y no las celdas que quedaron bloqueadas.
Seleccione la Ficha Revisar Proteger Libro.

Coloque la contrasea.
Desproteger Hojas y/o Libros

Debe desproteger el Libro y luego las Hojas.
Seleccione la Ficha Revisar Desproteger Hoja.

Coloque la contrasea.
Comentario
Los comentarios son acotaciones o notas que colocamos en una o varias celdas, indicando algn tipo de
observacin con relacin a esas celdas o datos.
Haga clic en la celda donde desea que aparezca el comentario.

Ficha Revisar Nuevo Comentario.
Escriba el Comentario y luego haga un clic en cualquier parte de la cuadricula.
Aparecer el indicador del comentario un pequeo triangulo rojo en la esquina superior derecha de la celda.
Mostrar Comentarios
Cuando se crean los comentarios lo que aparece es el indicador de comentarios pero si queremos ver el
comentario realice los siguientes pasos:
Coloque el cursor en la celda donde est el comentario y presione botn contrario (derecho) del
mouse Mostrar Comentario.
Buscar Comentarios
Haga clic en la Ficha Revisar y seleccione en el Grupo comentario Anterior o

siguiente.
Eliminar Comentarios
Coloque el cursor en la celda donde est el comentario y presione botn contrario (derecho) del
mouse Eliminar Comentario.
Imprimir Comentarios
Para imprimir los comentarios primero debe mostrarlos y luego por diseo de pgina activar la impresin.
Haga clic en la Ficha Revisar Mostrar

Todos los Comentarios.
Seleccione la Ficha Diseo de Pgina
Imprimir Ttulos y en comentarios
seleccione Al Final de la Hoja o como en la
hoja.
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Telf. 04248428148
36
Formato Condicional
El formato condicional nos permite resaltar datos basndonos en una
condicin, por ejemplo podemos resaltar los resultados de los alumnos
aprobados en un Color y reprobados en otro color.
Seleccione los Datos al que s ele va aplicar el formato condicional.

Ficha Inicio Formato Condicional
Se muestra una lista con diferentes criterios, seleccione el criterio

correspondiente y aplique el formato que desee.
Administrador de Formato Condicional
El administrador del formato condicional se utiliza para editar (modificar), eliminar o agregar formatos
condicionales.
Seleccione los Datos que tienen el formato condicional.

Seleccione la Ficha Inicio Formato Condicional Administrar Reglas.
Se abrir la ventana del administrador seleccione el formato que quiere editar o eliminar ty realice los
cambios, o si quiere agregar otro nuevo formato seleccione Nueva Regla

Telf. 04248428148
37
Nombre de Columnas
Asignar Nombres
Se utiliza para asignarle un nombre a un rango de columnas y as utilizarlo para las frmulas
Seleccione la columna B y en el cuadro de nombre coloque el nombre Ingresos, en la columna C el

nombre Egresos.
Para calcular el Saldo mensual colocaramos los nombres asignados a cada columna y no las referencias de
celda, =Ingresos - Egresos
Administrador de Nombres
Si necesitamos modificar los nombres asignados o sus rangos seleccionamos el administrador de nombres.
Seleccione la Ficha Frmula Administrador de Nombre. Puede Crear un rango nuevo, editar un
rango anterior o eliminar alguno existente.

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Sub Totales
Esta herramienta s ele aplica a datos que estn agrupados por
un campo en comn, supongamos la siguiente tabla, donde
tenemos impresoras, mouse y teclado:
La tabla debe estar ordenada por el grupo comn, en

este caso Productos.
Seleccione la tabla, Ficha Datos herramienta Sub Total.
El cambio se va a realizar a los productos y queremos que

totalice los precios, estos datos aparecern debajo de los datos y
con saltos de pgina para que se impriman por grupos.
Si observa en el lado izquierdo aparece un esquema si

le damos al nro. 1 solo nos muestra el total general, 2
los totales por grupo y 3 el detalle.
Si queremos quitar los sub totales solo entre a Datos
Sub Totales y haga clic el botn Quitar.

Telf. 04248428148
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Tablas Dinmicas
Los informes de tabla dinmica se usan para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Los
informes de grfico dinmico pueden ayudarlo a visualizar los datos de resumen de los informes para poder
ver fcilmente las tendencias, los modelos y las comparaciones. Se utilizan en su mayora cuando las tablas
son muy amplias y debemos analizar y obtener diferentes resultados de una forma rpida y ptima.
Seleccione la tabla de datos (origen).

Seleccione la Ficha Insertar Tabla Dinmica, deje activado Nueva Hoja de Clculo
Haga clic en la Ficha Opciones (el cursor debe estar dentro de la tabla dinmica).
Seleccione el Botn Opciones Ficha Mostrar y active la casilla Diseo de Tabla Dinmica
Clsica. (si quiere utilizar este diseo, sino no realice este paso)
Cada rea de la tabla dinmica la podemos interpretar de la siguiente manera:
Campos de Filtro: Se coloca el campo criterio por el cual se quiere filtrar la informacin.
Campo de Fila: Para mostrar el detalle de los datos con diseo vertical de la tabla.
Campo de Columna: Para mostrar el detalle de los datos con diseo horizontal de la tabla.
Campo de Valor: Se colocan los campos que se desean calcular, en caso de campos numricos la
funcin por defectos en SUMA, en caso de colocar campos Texto la funcin por defecto es
CONTAR.
Lo que debe hacer es arrastrar los campos que quiere visualizar en la tabla.
Mostrar Vista Clsica
Haga clic dentro de la tabla dinmica para activar sus fichas.

Seleccione la Ficha Opciones Grupo Opciones Comando Opciones.
En la Ficha Mostrar active la casilla de verificacin, diseo de tabla
dinmico clsico.

Telf. 04248428148
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Actualizar Datos en una Tabla Dinmica

Si se cambian los datos de la tabla de origen para que estos se reflejen en la tabla dinmica deben
ser actualizados.
Haga clic dentro de la tabla dinmica para activar sus fichas.

Seleccione la Ficha Opciones Actualizar.
Cambiar la Funcin en una Tabla Dinmica

Por defecto las funciones que aplica la tabla dinmica en sus clculos son Suma para nmero y contar para
texto, estas funciones son fciles de cambiar.
Haga doble clic en el encabezamiento de la funcin dentro de la tabla dinmica y seleccione la nueva
funcin aplicar.

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Crear Campos en una Tabla Dinmica

Podemos crear nuevos campos sin alterar la base de datos
original, y calcular frmulas en ellos.
Haga clic dentro de la tabla dinmica y seleccione

clculo.
Seleccione Campos, elementos y conjunto y haga
clic en campo calculado.
En Nombre coloque el nombre del campo.
En Frmula platela insertando los campos de la
ventana inferior.
Filtros en una Tabla Dinmica

Los filtros en la tabla dinmica son muy sencillo de aplicar solo tiene que arrastrar el campo que se va a
utilizar como criterio al rea de Filtro de Informe o abrir el indicador de flecha y aplicar el criterio.
Diseo de Tabla Dinmica

Haga clic en la Ficha Diseo y seleccione un estilo. (El cursor
siempre debe estar dentro de la tabla dinmica para que las
herramientas Opciones y Diseo se activen)

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Totales Generales de la Tabla Dinmica

Si queremos mostrar los Totales ya sea por columnas o filas, seleccione la Ficha Diseo y luego Totales
Generales.
Grficos Dinmicos
Haga clic dentro de la tabla dinmica.

En la Ficha Opciones seleccione Grfico Dinmico.

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Contenido
Escenarios...........................................................................................................................................................42
Paso Nro. 1: Introducir Datos........................................................................................................................42
Paso Nro. 2: Agregar los escenarios..............................................................................................................42
Paso Nro. 3: Mostrar los escenarios..............................................................................................................44

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Escenarios
Podemos utilizar los escenarios para mostrar diferentes resultados en una misma tabla explicaremos esta
herramienta de anlisis a travs del siguiente ejemplo.
Introducir los siguientes datos a partir de la celda A1, apliquemos la frmula de los sub totales as
como la del total, la celdas de las cantidades la vamos a dejar vacas son las variables que
utilizaremos en los escenarios.
Paso Nro. 2: Agregar los escenarios
Seleccione en la Ficha Datos en el Grupo Herramientas de datos Anlisis Y haga clic en la

herramienta Administrador de Escenarios
Haga clic en el botn Agregar en nombre escriba el nombre del primer Escenario y en celdas
cambiantes seleccione las celdas vacas de la tabla de datos donde aparecern las cantidades desde
B2 hasta B4 y haga clic en Aceptar.

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45
Introduzca los valores de las primeras cantidades por ejemplo, para Monitores 10, Teclados 20 y
Impresoras 3 y haga clic en el botn aceptar:
Ya en este punto hemos agregado nuestro primer escenario.
Repita los pasos para Agregar un segundo escenarios coloquemos las siguientes cantidades como nuevas
variables de las cantidades.

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Paso Nro. 3: Mostrar los escenarios
Seleccione el escenario que quiere mostrar y haga clic en el botn Mostrar, los valores aparecern en
la tabla de datos, como ya dejamos anteriormente las frmulas plateadas se realizaran los clculos,
luego seleccione el segundo escenario y haga clic en mostrar para los nuevos clculos.
Escenario 1
Escenario 2

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Consolidar
Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de clculo e informar de ellos, puede consolidar los
datos de cada hoja de clculo independiente en una hoja de clculo (u hoja de clculo maestra). Las hojas de
clculo que se consolidan pueden estar en el mismo libro como una hoja de clculo maestra o en otros libros.
Al consolidar datos en una hoja de clculo, puede actualizarlos y agregarlos ms fcilmente de forma regular
o puntual.
Supongamos que tenemos las ventas del mes de Enero y Febrero y queremos consolidar el total de las ventas
por cada vendedor.
En una hoja nueva copiar los datos de la tabla que

tienen el campo comn, tantas veces como funciones
quiera aplicar, esta tablas deben copiarse una debajo
de la otra y no hacia la derecha.

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Seleccione Datos Consolidar, como queremos el

total de las ventas por vendedor dejamos la funcin
sumar.
Haga clic en el botn agregar y vaya a la tabla
original de datos y seleccione las ventas, repita los
pasos y agregue las ventas del mes de febrero.
Active la casilla Crear vnculos con los datos de
origen, esto es por si se realizan modificaciones en
los datos de la tabla original automticamente los
datos de la tablas consolidadas se actualice. Acepte
Para la segunda tabla solo haga clic donde va a ir el

resultado, y en la ventana de consolidar solo cambie
la funcin suma por Max, y as calcularamos por
vendedor cual fue su venta mas alta.

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Solver
Es una de las herramientas ms potentes de Excel, ya que permite hallar la mejor solucin a un problema,
modificando valores e incluyendo condiciones o restricciones.
Realicemos un ejercicio simple para entender esta herramienta.
Paso nro. 1: Introducir los Datos y establecer las restricciones
Copie esta tabla de datos a partir de la celda A1 para mantener la misma referencia en la prctica.
Planteamiento:
Tenemos una tabla de Productos y queremos obtener
como objetivo que el total de las ventas se mayor o
igual a 6.000.000,00 tomando en cuenta las
restricciones de que las cantidades deben estar entre 2
y 25 y deben ser valores enteros..
Paso nro. 2: Seleccionar la Herramienta y establecer los parmetros.
Seleccione en la Ficha Datos - Solver, por defecto esta no se instala automticamente, sino aparece
realice los siguientes pasos para activarla.
1.
2.
Botn Office Opciones de Excel

Complementos En administrar haga clic en el botn Ir
3.
Active la casilla de SOLVER y acepte

Telf. 04248428148
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Establezca los siguientes parmetros:
1.
2.
3.
4.
Celda Objetivo: Es donde debe aparecer el

objetivo a lograr en este caso queremos
aumentar el Total, haga clic en la celda D5.
Valor de: el objetivo a lograr 6000000
Cambiando las celdas variables: $B2:$B$4
Sujetos a las restricciones; Agregar las 3
restricciones establecidas:
$B2:$B$4<=25
$B2:$B$4=entero
$B2:$B$4>=2
Haga clic en el botn Resolver

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Macros
Las macros son procesos o instrucciones que se gravan y luego se asignar por ejemplo a un botn de
formulario, para realizar en forma automtica las instrucciones gravadas anteriormente. Para poder trabajar
con las macros debe activar la Ficha Programador en las opciones avanzadas o en personalizar cintas de
opciones.
Crear una Macro
Seleccione la Ficha Programador Grabar Macro.

Coloque el Nombre de la Macro (no debe tener caracteres
especiales ni espacio en blanco)
Realice los pasos del proceso a grabar, una vez terminado
haga clic en Detener Grabacin
En este caso estamos grabando una macro que disee

una tabla con el cierre del primer trimestre de una
empresa, dejando definida las frmulas que calculan
el saldo mensual, as como el total del saldo, diseo
de la tabla y formato de las celdas.
Eliminar Macro
Seleccione la Ficha Programador Macro.

Seleccione la Macro que quiere Eliminar y haga
clic en Eliminar.
Asignar Macro
Seleccione la Ficha Programador Insertar Botn Control.

Dibuje el Botn del formulario y se abrir automticamente el Libro
Macros.
Asigne la Macro.
de
Seguridad de las Macros
Seleccione Programador Seguridad de Macros y seleccione la configuracin correspondiente.

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Guardar un Libro como Macros Habilitadas
Seleccione Archivo Guardar Como y en tipo seleccione Libro de Excel habilitado para macros.

Telf. 04248428148
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Formularios
La Ficha Programador nos permite a travs de una serie de comando disear un formulario de datos, en este
curso disearemos un formulario sin utilizar programacin.
Activar la Ficha Programador
Haga clic en Archivo o Botn Office / Opciones Avanzadas o Personalizar Cintas de Opciones
(depende de la versin de Excel 2007 / 2010).
Active la casilla Ficha de Programador.
Cuadro Combinado
El cuadro combinado se utiliza para seleccionar listas.
Seleccione la Ficha Programador - Insertar - Control de Formulario.

Dibuje el Botn en la hoja de clculo.
Una vez dibujado presionamos el botn contrario del mouse sobre el objeto y
seleccionamos propiedades.
En la Ficha Control introducimos en rango de entrada los datos que deben
aparecer en el cuadro combinado. (la lista).
Botn de Formulario
Este botn se utiliza para asignar una macro, que al pulsar sobre el la ejecute
automticamente.
Seleccione la Ficha Programador - Insertar - Botn.

Dibuje en la hoja de clculo y asigne la macro.
Casilla de Verificacin
Esta opcin se utiliza cuando queremos escoger dentro de un formulario varias opciones, es decir seleccin
mltiple.
Seleccione la Ficha Programador / Insertar / Casilla de Verificacin.

Dibjela en la hoja de clculo.
Botn de Opcin
Esta opcin se utiliza cuando queremos escoger dentro de un formulario una de varias opciones, es decir
seleccin simple.
Seleccione la Ficha Programador / Insertar / Botn de Opcin.

Dibjelo en la hoja de clculo.

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Ejemplo:

Telf. 04248428148
55
Trabajar con Hojas

Las Hojas se encuentran en la parte inferior de la hoja de clculo, podemos cambiarle el nombre, moverlas,
eliminarlas e insertar nuevas hojas.
Insertar Hojas
Haga clic en el Botn Insertar Hoja en la parte inferior de la hoja de clculo.
Mover Hojas
Coloque el cursor dentro del nombre de la hoja que quiere desplazar, deje
presionado el botn del mouse y arrastre la hoja hacia su nueva posicin.
Eliminar Hojas
Coloque el cursor dentro de la hoja que quiere eliminar presione el botn

contrario del mouse y seleccione Eliminar.
Cambiar el Nombre a las Hojas
Coloque el cursor dentro de la hoja a la cual

le quiere cambiar el nombre, presione el
botn contrario del mouse y seleccione
Cambiar Nombre.
Escriba el nombre y haga clic en cualquier
rea de la cuadricula para aceptarlo.
Color de Etiqueta
Coloque el cursor dentro de la hoja a la cual

le quiere colocar color, presione el botn
contrario del mouse y seleccione Color de
etiqueta.
Haga clic en el color de su preferencia.
Ocultar Hojas
Coloque el cursor dentro de la hoja a la cual le quiere colocar color, presione el

botn contrario del mouse y seleccione Ocultar.
Mostrar Hojas
Coloque el cursor dentro de cualquier etiqueta de hoja, presione el botn

contrario del mouse y seleccione la hoja que quiere mostrar ya acepte.

Telf. 04248428148

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Seleccione la Categora Estadsticas Funcin Promedio y Acepte

En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar Funcin

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El Asistente de funcin le indicar el

El Resultado obtenido seria:

En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar Funcin

El Resultado obtenido seria:

En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar Funcin

El Resultado obtenido seria:

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En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar Funcin

El Resultado obtenido seria:

En este caso no aplica significa que no se repite ningn Valor.

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En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar

En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar Funcin

En la Barra de Frmula haga clic en el botn Pegar o Insertar Funcin

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Paso Nro. 1: Agregar los siguientes encabezado

Columna F1 Resultado 1 y en la Columna G1 Resultado 2.

Para ello utilizaremos la funcin Lgica SI

Copie la Frmula hasta la Fila 5

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La frmula seria: =Y(A2="Porlamar;C2>=5000)

En el caso de la Funcin Lgica O, se platea de la misma forma

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Anidar una Funcin Si con una Funcin Y

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Paso Nro. 2: Vamos a Calcular los Pagos Anuales y lo Intereses Anuales

Haga clic en la celda B6

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Paso Nro. 3: Vamos a Calcular los Intereses Anuales

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Paso Nro. 1: Introducir Datos

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Paso Nro. 2: Calcular los Pagos Mensuales

Haga clic en la celda B6

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Paso Nro. 3: Calcular los Intereses Mensuales

Haga clic en la celda C6

Acepte la frmula y cpiela con el cursor Cruz Negra hasta el mes 24

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Paso Nro. 4: Amortizacin

Haga clic en la celda D6

Acepte la frmula y cpiela con el cursor Cruz Negra hasta el mes 24

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Paso Nro. 5: Saldo Pendiente

Haga clic en la celda E6

Acepte la frmula y cpiela con el cursor Cruz Negra hasta el mes 24

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Los Argumentos serian:

Haga clic en la celda C10 y escriba el nombre de un Alumno de la Tabla.

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Haga clic en la celda C12 y escriba el nombre de un Alumno de la Tabla.

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