Pengawasan Penerimaan Kas

Dalam sebuah perusahaan penerimaan uang kas berasal dari berbagai macam sumber. Sumber
penerimaan uang kas yang lazim dari penjualan tunai untuk perusahaan dagang atau industri,
penerimaan tunai untuk perusahaan jasa, pelunasan piutang, disamping penerimaan lainnya seperti
hasil penjualan investasi-investasi sementara atau aktiva tetap perusahaan ataupun penerimaan
pinjaman karena pinjaman yang diterima dari kreditur. Agar semua hasil penerimaan ini dapat
diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan kas terdapat prosedur kegiatan
administrasi yang melibatkan beberapa orang haruslah dipatuhi.
Dalam upaya melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, peusahaan patutlah
mengawasi kas mulai dari saat penerimaannya hingga penyetorannya ke bank. Catatan dari semua
penerimaan kas haruslah dibuat sesegera mungkin. Jikalau penerimaan-penerimaan kas dicatat dengan
cara tepat waktu dan akurat, maka jumlah uang yang hilang dapat dideteksi dengan membandingkan
saldo aktual dengan saldo buku.
Untuk tujuan pengawasan intern kas dapat dipergunakan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Segi penerimaan uang. Penerimaan uang biasanya dapat berasal dari penerimaan piutang,
penjualan tunai dan pinjaman. Prosedur penerimaan uang dapat dipergunakan antara lain:
1. Setiap penerimaan kas harus segera dibuat bukti pencatatannya dan disetorkan ke bank
dengan jumlah yang utuh.
2. Harus dipisahkan antara pejabat yang menyimpan, mecatat dan mengesahkan penerimaan kas.
Dengan memperhatikan bahwa penerimaan kas yang diperoleh dari berbagai sumber, maka tindakan
pengamanan menurut Sudarsono (1996:5) adalah sebagai berikut :
1. Petugas yang memegang kas, perlu dipisahkan dengan petugas yang melakukan pencatatan
penerimaan uang.
2. Perlu dibuat ketentuan yang tegas untuk masing-masingpetugas mengenai batas-batas tugas
yang harus dilaksanakan.
3. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka setiap ada transaksi penerimaan uang
harus segera dicatat.

4. Penggunaan kas register untuk kas langsung diterima oleh kasir. Ini dimaksudkan agar kasir
tidak dapat mengubah catatan jumlah uang yang diterimanya, demikian juga pembayar dapat
mengawasi uang yang dibayarkan apakah sesuai dengan yang ada pada layar kas register.
Penerimaan tunai dari penjualan barang dan jasa mungkin diterima melalui kiriman pos atau
langsung dalam bentuk cek dan uang tunai, apapun bentuknya. Penerimaan kas atau uang tunai harus
segera dicatat pada saat penerimaan. Dua peralatan yang umum digunakan dalam mengawasi
penjualan tunai yaitu melalui penggunaan kas register dengan beberapa faktor penjualan
Seperti yang telah disebutkan pada pokok bahasan sebelumnya bahwa perusahaan seperti super
market dan sejenisnya, sumber penerimaan kas utamanya adalah dari penjualan tunai barang
dagangan kepada langganan, yang mana penerimaan kasnya adalah melalui register kas (cash
register).
Menurut Simamora (2000:212) bahwa :
Salah satu pengawasan yang paling penting untuk melindungi kas yang diteima melalui kasa
adalah regidter kas ( cash register). Pada waktu kasir memasukkan jumlah penjualan, register kas akan
menunjukkan jumlah tersebut pada tampilannya sehingga konsumen dapat sekaligus memeriksa
akurasi angka tersebut.
Selain hal tersebut diatas, konsumen juga menerima slip pembelian yang juga membatu
mengecek akurasi perhitungan pembelian sekalian berfungsi sebagai pengawasan tambahan. Setiap
register kas haruslah mempunyai pita terkunci diatasnya tercetak transaksi-transaksi hari itu. Pada
akhir jam kerja kasir akan menghiting kas yang ada di dalam register kas dan menyerahkannya kepada
bagian penerimaan uang. Karyawan lainnya (bukan kasir) akan mengambil pita tadi dari register kas
dan mencatat penerimaan-penerimaan kas selama hari itu di dalam jurnal penerimaan kas. Jumlah
uang yang diterima oleh bagian penerimaan uang mestilah sama dengan jumlah yang tercatat dalam
register kas, jika terdapat perbedaan, maka jumlah tersebut haus dipertanggung jawabkan oleh kasir.
Dalam prosedur penerimaan kas ada dua kegiatan pokok yang harus diperhatikan yaitu :
1. Pengurusan penerimaan phisik dan pengawasan terhadap :
a. Penerimaan kas
b. Penyimpanan dan penyetorannya ke bank
c. Kontrol periodik dan penjagaan keamanan uang yang disimpan

2. Pengurusan administrasi seperti :

a. Pembuatan bukti-bukti
b. Pencatatan terperici dari transaksi yang terjadi untuk menunjukan kapan diterima, dari siapa
diterima berapa jumlahnya dan untuk apa penerimaan itu.
c. Posting ke buku besar dan buku pembantu.
Pengawasan Pengeluaran Kas
Jikalau ada penerimaan pasti ada pengeluaran, begitu juga halnya dengan perusahaan, yang
mempunyai jenis pengeluaran yang cukup banyak dan jumlah yang cukup besar, oleh karena hal
tersebut kas perlu pengawasan terhadap pengeluaran kas atau pembayaran kas dalam suatu perusahan.
Menurut Simamora (2000:212) bahwa :Pengendalian intern atas pembayaran-pembayarn kas
hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran-pembayaran dilakukan hanya
untuk transaksi-transaksi yang sah. Selai itu, pengawasan haruslah memastikan bahwa kas
dipergunakan secara efisien.
Karena transaksi pembayaran kas merupakan peristiwa yang sering terjadi dan pembayaran
itu bermacam-macam keperluan, maka perlu tindakan pengamanan. Menurut Sudarsono (1996:6)
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam tindakan pengamanan pengeluaran kas adalah :
1. Untuk pembayaran-pembayaran dalam jumlah tertentu perlu menggunakan cek dan
pembayaran pembayaran tersebut harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap dan kuat.
2. Pengeluaran-pengeluaran yang melalui kas kecil perlu diawasi dengan ketat.
3. Perlu adanya ketentuan yang tegas dalam pengesahan pembayaran. Harus ada ketetapan siapa
yang berhak menulis cek, siapa yang berhak menandatangani cek. Bila dipandang perlu
dipisahkan petugas yang menulis cek dengan petugas yang meneliti kebenaran,kelengkapan
dan keabsahan atas bukti-bukti pendukungnya.
4. Perlu adanya pemeriksaan kas dalam waktu-waktu tertentu. Pemeriksaan ini dapat
memperkecil kemungkinan adanya kesalahan, baik kesalahan yang disengaja maupun tidak
disengaja. Bila terjadi kesalahan dapat segera diketahui dan dapat segera dibetulkan.
Dunia (2005 : 111) dalam Buku Ikhtisar Lengkap Pengantar Akuntansi menyebutkan aspekaspek pengendalian internal yang baik atas pengeluaran kas sebagai berikut :

Setiap pengeluaran dilakukan dengan cek, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dalam

jumlah kecil dilakukan melalui kas kecil (Petty cash)

Pengeluaran-pengeluaran besar harus diotorisasi oleh Dewan Komisaris atau Dewan Direksi.

Karyawan yang menangani cek harus terpisah dengan yang mencatat pengeluaran kas.

Auditor Internal (jika ada) memeriksa transaksi-transaksi perusahaan, apakah sesuai dengan
kebijaksanaan manajemen.

Adanya dokumen pendukung dan pencatatan, seperti faktur pembelian untuk pembayaran,
rekening koran bank ( mengenai data pembayaran dengan cek dan transfer) untuk rekonsiliasi.

Buku cek yang digunakan harus disimpan dalam kotak besi dan dibawah pengawasan pejabat
yang bukan menangani akuntansi.
Dalam praktek tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam

jumlah kecil misalnya tidak dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil misalnya
tidak dapat dapat dilakukan dengan cek, oleh karena tidak praktis untuk mengatasi-mengatasi
pengeluaran-pengeluaran semacam itu perusahan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut
dana kas kecil (Petty cash), Menurut Mahfoedz (1999: 55) bahwa : Salah satu bagian dari
pengawasan dan pengendalian kas yang baik adalah dengan membentuk dana kas kecil sistem
Imprest, sistem ini menghendaki adanya saldo rekening kas yang selalu berjumlah tetap dan
pengeluaran-pengeluaran rutin dilakukan dengan mengisi voucher kas kecil.
Menurut Harnanto (1992;104) secara umum ada dua metode pembukuan untuk kas kecil yaitu :
1. Metode imprest, ialah metode yang menentukan jumlah petty cash yang selalu konstan dan
tidak berubah-ubah. Biasanya petty cash diisi (dari kas besar) dengan cek sejumlah uang
tertentu untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu. Bila jangka waktu
tertentu. Bila jangka waktu telah habis atau jumlah uangnya sudah menipis, maka petty cash
diisi kembali dari kas besar sampai mencapai jumlah yang ditentukan besarnya.
2. Metode fluktuasi, ialah metode yang tidak menentukan petty cash dalam jumlah konstan
melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah (berfluktuasi) oleh sebab itu pengisian
atau dropping uang dari kas besar ke dalam petty cash tidak dikaitkan dalam jangka waktu
tertentu. Pengisian tersebut akan dilakukan sewaktu-waktu bila persediaan dalam petty cash
sudah dirasakan menipis.

Sistem Voucher dan Pengawasan Pengeluaran Kas

Mengapa harus menggunakan sistem voucher?.Pada dasarnya sistem voucher tersebut sengaja
dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas. Menurut
(Royan,2003:231) sistem ini menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan) oleh
orang yang diberi wewenang oleh perusahaan.
2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban,yang meliputi verifikasi,
pengesahan dan pencatatan,harus ditetapkan.
3. Cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan,
dan dicatat dengan benar.
4. Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan
sebagai transaksi yang independen. Ketentuan ini harus dipenuhi, meskipun terjadi lebih dari
satu transaksi pembelian dari suplier yangsama dalam satu bulan atau periode faktur lainnya.
Jika perusahaan menggunakan sistem voucher, maka pengawasan terhadap pengeluaran kas
dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar. Hanya karyawan bagian tertentu yang
diberi kewenangan oleh pihak pemilik perusahaan untuk mengesahkan transaksi yang menimbulkan
kewajiban. Ada kemungkinan kewenangan tersebut dibatasi jumlahnya. Misalnya, pada supermarket
besar, hanya bagian pembelian yang diberi kewenangan untuk menimbulkan kewajiban (utang)
sebagai akibat pembelian barang dagangan yang dilakukannya. Namun, hal ini tidak berarti bahwa
hanya pada bagian pembelian yang terlibat dalam transaksi pembelian.
Pada sebagian supermarket seperti Ramayana, Matahari,Hero, Indomart, Hartani dan Nanda
(supermarket dua terakhir adalah supermarket lokal yang menggunakan bujet) akan memberikan bujet
pada bagian pembeliannya dalam periode tertentu. jika bujet yang diberikan habis, maka bagian
pembelian tidak dapat menggunakan wewenangnya untuk membeli sejumlah produk tertentu
meskipun produk tersebut sudah tidak ada di rak. oleh karena itu, bagian pembelian dalam hal ini
dituntut untuk pandai-pandai menggunakan bujetnya sesuai dengan kewenangannya serta
mengalokasikan bujet sesuai kebutuhan
(Royan,2003 :232)
Jadi, untuk meningkatkan pengawasan, maka prosedur-prosedur pembelian, penerimaan
barang dan pembayaran harus dibagi-bagi pada berbagai bagian. Bagian-bagian tersebut meliputi :

bagian yang memerlukan barang, bagian pembelian, penerimaan barang, dan bagian akuntansi. Agar
terdapat kordinasi dan pengawasan terhadap bagian-bagian tersebut. Diperlukan sejumlah dokumen
(business paper).
Dana Kas Kecil
Perusahaan sebaiknya memisahkan secara tersendiri pembayaran kas untuk keperluan-keperluan yang
rutin yang jumlahnya relatif kecil. Kas yang dipisahkan tersendiri tersebut dinamakan kas kecil (petty
cash). Prosedur pengeluaran melalui kas keci dapat dilihat pada gambar 3.
Uang yang disisihkan untuk dana kas kecil dipegang oleh kasir yang ditunjuk jenis dan jumlah
pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dana kas kecil. Jika dana kas
kecil telah menyusut jumlah minimum tertente, kasir kas kecil mengajukan permintaan penggatian.
Walaupun belum sampai batas minimum, tiap akhir bulan kasir pemegang kas kecil harus membuat
pertanggung jawaban tentang pengeluaran uang melalui dana kas kecil yang dipegangnya. Sumber
penerimaan satu-satunya bagi kas kecil adalah dari bank atau kas umum. Permintaan penggantian ini
dilakukan dengan melampirkan buku kas kecil beserta bukti-bukti yang mendukungnya.
Seperti yang disinggung dalam sub bab sebelumnya, bahwa ada dua metode pembukuan untuk kas
kecil, yaitu :
1. Fluktuating Fund Methode.
2. Imprest Fund Methode.
Dimana kedua metode ini sama-sama merupakan bagian dari dana kas kecil yang digunakan
untuk menjaga kemungkinan terjadinya penyelewengan-penyelewengan. Tetapi ditinjau dari segi
pengawasan intern imprest fund methode lebih baik digunakan sebab :
1. Setiap pengisian kembali dana kas kecil, dilakukan pemeririksaan atas bukti-bukti
pengeluaran kas kecil dari yang baru lalu, sebab jumlah pengisian kembali itu tergantung
pada jumlah nilai bukti pengeluaran kas kecil dari periode yang baru lalu.
2. Jumlah uang tunai ditambah dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus sama dengan
jumlah dana kas kecil menurut buku kecil.
Setiap hari harus dibuat laporan penerimaan kas hari dan percocokan antara pencatatan dengan fisik
Segi pengeluaran uang

Pengeluaran perusahaan dapat dilakukan untuk bermacam-macam transaksi. Untuk itu perlu
pengawasan yang lebih ketat lagi. Prosedur pengawasan pengeluaran uang dapat dilakukan sebagai
berikut :
1. Semua pengeluaran harus dapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
2. Harus dipisahkan antara pejabat operasional, penyimpanan pencatatan.
3. Semua pengeluaran dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran rutin yang jumlahnya
kecil.
4. Dibentuk dana kas kecil untuk membayar pengeluaran yang jumlanya kecil-kecil.
5. Diadakan pemeriksaan kas secara mendadak.
6. Dipisahkan antara pejabat yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek,
yang menandatangani cek dan yang mencatat dalam peneluaran kas.
Pemeriksaan oleh Internal Auditor
Salah satu cara dari sistem pengawasan intern adalah dengan melakukan pemeriksaan secara
mendadak pada waktu-waktu tertentu. Pembukuan yang ada diperiksa oleh internal auditor dan
meneliti kegiatan-kegiatan dari karyawan yang menangani kas perusahaan sekaligus memastikan
apakah sistem yang dianjurkan telah benar-benar dilaksanakan sebagai mana mestinya. Bila
ditemukan antara perbedaan saldo kas dengan catatan menurut pembukuan, maka internal auditor
dapat mengambil tindakan yang diperlakukan bagi kelancaran operasi perusahaan