Jika Anda sudah memilih badan sertifikasi yang sesuai, saatnya Anda

memahami proses sertifikasi ini. Proses sertifikasi tiap badan sertifikasi bisa
berbeda, terutama istilah yang digunakan, tetapi alur utamanya tidak akan
jauh berbeda dengan apa yang kami tampilkan.

Anda juga dapat mendownloadnya disini, jika Anda membutuhkan file

powerpoint untuk kepentingan presentasi ke atasan ataupun rekan Anda (file
ini kami dapatkan dari beberapa rekan di badan sertifikasi).Anda dapat
melihat pada ilustrasi di atas bahwa proses audit sertifikasi ini sendiri dapat
dikelompokkan menjadi 3 tahap utama. Tahap A adalah aktivitas-aktivitas
pra-sertifikasi, B adalah proses sertifikasi, dan C adalah proses paskasertifikasi.

Tahap A (Pra-Sertifikasi)
Aktivitas utama disini adalah desk-audit atau ada juga yang menyebutnya
preliminary-audit atau stage-1 audit. Disini, badan sertifikasi akan meminta
kita untuk mengirimkan beberapa dokumentasi yang mereka butuhkan,
umumnya Pedoman Mutu, Prosedur-Prosedur, Business Process Mapping,
Struktur Organisasi.

Nah, Anda dapat berkomunikasi dengan mereka terkait apa yang DAPAT
(baca: boleh) Anda berikan dan apa yang TIDAK DAPAT (baca: tidak boleh)
Anda berikan. Jika Anda merasa bahwa ada beberapa dokumentasi yang tidak
boleh keluar dari organisasi Anda, sampaikan kepada mereka, walaupun
mereka sendiri memiliki perjanjian kerahasiaan data.

Jika tidak ada hal-hal yang menurut mereka tidak sesuai atau tidak konsisten
pada saat preliminary audit ini, mereka akan meminta kita untuk melakukan
tindakan perbaikan yang relevan. Setelah hal ini acceptable bagi mereka,
maka kita akan lanjut ke tahap Sertifikasi.

Oh ya, jika Anda merasa bahwa Anda memerlukan pre-audit, Anda juga dapat
meminta badan sertifikasi untuk melakukan hal ini. Audit ini tidak
mempengaruhi keputusan sertifikasi, audit ini hanya bertujuan memberikan
gambaran kondisi implementasi QMS organisasi kita saat ini. Pre-Audit ini
merupakan sesuatu yang tidak wajib (optional). Ingat, proses ini

membutuhkan biaya dan waktu. Pertimbangkan kebutuhan Anda.

Tahap B (Sertifikasi)
Aktivitas utama disini tentu saja proses sertifikasi. Pada hari terakhir audit,
mereka akan mengnformasikan kepada kita apakah mereka melihat ketidak
sesuaian yang dikategorikan major atau tidak. Jika pada tahap ini kita
dianggap memiliki ketidak sesuaian major, maka kita akan diminta untuk
melakukan tindakan perbaikan terlebih dahulu.

Jika hasilnya memuaskan setelah mereka melakukan verifikasi di tempat

Anda lagi, maka organisasi Anda akan direkomendasikan oleh mereka untuk
mendapatkan sertifikasi ISO dari badan sertifikasi dan juga dari badan
akreditasi (kami akan membahasnya lebih lanjut di artikel lain).

Tahap C (Paska Sertifikasi)

Ada pepatah mempertahankan suatu prestasi lebih sulit daripada
mencapainya pada saat pertama kali. Nah, surveillance audit adalah audit
yang dilakukan dalam interval yang teratur untuk melihat bagaimana kinerja
sistem manajemen mutu setelah sertifikasi.

Umumnya, badan sertifikasi menentukan jadwal surveillance audit 6 bulanan.

Beberapa badan sertifikasi menentukannya untuk periode tahunan. Kami
menyarankan Anda untuk melakukan setiap 6 bulan.

Di setiap surveillance audit selalu ada 2 kemungkinan keputusan. Entah disuspend atau sertifikasi dilanjutkan. Suspense terjadi (sama seperti pada
audit sertifikasi) yakni jika terjadi temuan major.