República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Instituto Universitario Tecnológico de Ejido
Programa de Formación Nacional en Informática

Módulo de Gestión de Recursos Humanos

para la Dirección Estadal del Poder Popular
de Educación, Cultura y Deporte
(DEPPECD)

Participantes:
Parra Mariely C.I.: 16.934.234
Márquez Luis C.I.:15.031.097
Reinoza Eibert C.I.: 17.027.780
Araque Juan C.I.: 14.806.655
Martínez Jesús C.I.: 11.951.997

Ejido, Agosto de 2009

 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Es realmente sorprendente mirar a cualquier lugar y darse cuenta que la

humanidad vive en un mundo que cada día avanza más rápidamente hacia el

futuro, que día a día existen mas y mejores invenciones que ayudan al ser

humano a vivir mejor, a tener un desarrollo mas amplio y cómodo en muchas

áreas, como lo expresa Matías (2008) cuando dice que “El avance de la

tecnología no se detiene, abarca nuevos ámbitos y perfecciona otros con el

objetivo de hacer la vida del ser humano más fácil y placentera. Se

encuentran inventos en desarrollo en rubros como la medicina, los

electrodomésticos, el transporte...”; es aún más sorprendente darse cuenta

que hace solo poco más de 110 años el mundo no conocía la

industrialización y mucho menos la informática; y por ello aunque parezca

mentira la población mundial era sólo una cuarta parte de la cantidad que es

hoy en día, poco mas de 1600 millones de personas; también entre 1914 y

1945 se vivieron las dos guerras más grandes que ser alguno allá visto

jamás en la tierra, sin embargo, los principales desarrollos tecnológicos que

han beneficiado a las personas a lo largo de la historia, se han creado

precisamente durante guerras, para satisfacer necesidades de guerra, o

durante impactos sociales enormes que han cambiado el rumbo de los

acontecimientos, tal es el caso de las primeras máquinas de cálculos

complejos que se utilizaron para descifrar mensajes enemigos durante la

segunda guerra mundial; y que antecedieron a las computadoras que se

conocen en la actualidad y que ayudan tanto en el quehacer diario, claro

está, pasaron primero por algo llamado evolución tecnológica.

Si se revisa la historia de la tecnología hasta hace unos treinta años más o

menos, es posible observar que existía una gran diferencia entre los sencillos

sistemas operativos presentes en las computadoras de la época, y los

complejos y fascinantes sistemas operativos que se manejan hoy día, los

cuales no podrían correr de ninguna forma en un computador de hace 30 o

40 años, ya que hasta una simple calculadora científica de bolsillo actual

tiene mas poder de procesamiento que la computadora presente en el Apolo

11, el primer vehículo terrestre en aterrizar en la Luna; en un artículo

publicado en Internet, Andrés Borbón dice: “La modernísima computadora

tenía 1 KB de memoria RAM, 12 KB de memoria ROM y funcionaba a la

increíble velocidad de 1 MHz. El programa que corría se llamaba Colussus

249 y era el que realizaba los cálculos para los detalles del vuelo.”, entonces

es realmente posible hacerse a la idea de cuanto han cambiado las cosas

desde entonces, simplemente si se comparan esos datos con las

características de un computador promedio en la actualidad.

Continuando con la idea del uso del software, actualmente existe un gran

debate en el mundo sobre que tipo de sistema operativo utilizar, si uno de

estándares abiertos o uno privativo; por supuesto existen ventajas y

desventajas de cada lado, sin embargo, durante la última década, las

distribuciones de estándares abiertos también denominadas Linux o

GNU/Linux, han ido escalando posiciones importantes dentro de los

conceptos ideales que debe cubrir un Sistema Operativo excelente.

Sin lugar a duda, la filosofía inmersa dentro de los modelos de software libre

ha abierto posibilidades de progreso a países que no habrían podido

consolidarse como altos potenciales en materia de desarrollo de tecnologías;

González y otros (2007), dicen que “Las libertades de uso, distribución,

estudio y modificación que caracterizan a los sistemas libres, los han hecho

merecedores de innumerables reconocimientos a nivel mundial y en la

actualidad se posicionan como los ideales para la Administración Pública

Nacional de países como España, Brasil, Colombia, México y Venezuela.”;

No obstante, la reducción de costos, independencia tecnológica, seguridad y

estabilidad, la posibilidad de ser evaluados por la ciudadanía, el aporte a la

industria nacional y la garantía de perpetuidad del conocimiento, son sólo

algunos de los beneficios que pueden ser aportados por la inclusión de este

modelo de desarrollo.

En Venezuela, las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y

Software Libre han desatado una línea continúa de políticas públicas,

reflejadas en leyes y reglamentos como por ejemplo el articulo 110 de la

constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la ley de

Telecomunicaciones, la Ley contra Delitos Informáticos, la Ley Orgánica para

la Ciencia la Tecnología y la Innovación, el decreto 3.390 que establece el

uso prioritario del Software Libre, el decreto 825 que es sobre el uso del

Internet, entre otras; dichas leyes y decretos han estado dando cada vez más

importancia a las tecnologías hasta el punto de reconocerlas como

herramientas fundamentales para el desarrollo económico, social y político

del país.

El estado Mérida, no escapa a las políticas de desarrollo del Gobierno, ya

que ante la necesidad de cumplir con las propuestas legales, culturales,

sociales y tecnológicas presentes en la región, algunas instituciones buscan

resolver problemas en las comunidades u organizaciones que hacen vida en

las diferentes partes del estado, con la principal finalidad de mejorar la

calidad de vida de las personas y además de hacer más rápidos y eficientes

los procesos y actividades que se realizan en dichas comunidades.

La Real Academia de la Lengua Española, en una de las definiciones que le

da a la palabra problema dice que es el “Planteamiento de una situación cuya

respuesta desconocida debe obtenerse a través de métodos científicos.”,

esto puede ser muy fácilmente relacionado con la tecnología, ya que la

misma es una ciencia, y por lo tanto puede ser perfectamente aplicada en la

solución de problemas, principalmente en el ámbito tecnológico por ser el

más directamente relacionado a ella.

El problema al que se quiere hacer referencia es el que se presenta en la

Dirección Estadal del Poder Popular de Educación, Cultura y Deporte

(DEPPECD), específicamente en el Departamento de Recursos Humanos,

debido a que este departamento en la actualidad opera una nomina de

personal docente de 2.100 fijos, 1.300 contratados y 456 suplentes por tal

motivo se pudo observar que no se lleva a cabo un manejo eficiente en la

data existente, que corresponde a la información de todo el personal docente

que labora en las instituciones educativas dependientes de la Gobernación

del Estado Mérida, las causas principales por las cuales se presenta este

inconveniente son:

En primer lugar que existe un esparcimiento de los datos por varias oficinas

de la DEPPECD, ya que se tienen varias bases de datos, prácticamente una

por oficina, lo que hace que la información presente en una de ellas no

necesariamente es la misma información presente en otra, producto a que

cada oficina actualiza la información solo de la base de datos que posee;

gracias a eso, se genera lo que es llamado falta de integridad en los datos,

es decir, que la información no es enteramente confiable.

En segundo lugar, para poder extraer la información de la base de datos

existente, se utilizan varias herramientas complejas, como por ejemplo se

tienen que hacer las consultas en la consola SQL para realizar un reporte o

consulta haciendo que la misma no este disponible con la mayor calidad y

eficiencia.

En tercer lugar La actualización de la información es bastante complicada ya

que la misma se hace de manera directa sobre la base de datos sin existir

ningún módulo de registro de datos que permita realizar ese proceso; esto

último, lleva también a que no todos los usuarios tengan acceso al sistema,

debido a que cualquier persona no puede realizar cambios directamente

sobre el mismo. Es necesaria una correcta administración de usuarios que

les permita a los involucrados, poder ingresar a la información con los

permisos correspondientes y sin tener miedo de dañar o afectar la

información presente de manera negativa.

En cuarto y último lugar, no existe ni módulo de gestión de reportes ni de

estadísticas que le permitan a la gerencia tener un control más detallado de

la efectividad de la DEPPECD, a la hora de generar documentos. Un ejemplo

claro de ello es, en primer lugar, que todos los docentes deben dirigirse hasta

la sede principal de la DEPPECD para poder retirar una copia de sus

contratos, o una constancia, o cualquier otro documento, que podrían

perfectamente descargar por Internet sin necesidad de tener que trasladarse

desde un lugar muy alejado hasta la sede antes nombrada.

Es necesario también aclarar que todas estas causas, generan efectos muy

negativos sobre el trabajo que se realiza en la DEPPECD, como por ejemplo:

Incremento en los tiempos de respuesta y ejecución de las actividades, falta

de datos estadísticos, atraso en la presentación de la información pertinente

a la dirección, ejecución de trabajo innecesario, falta de integridad de los

datos como antes se mencionó, entre otros; todo lo anterior a la larga genera

como consecuencia inconvenientes tanto al equipo de trabajo por no poder

ejecutar las actividades de una manera rápida, eficiente y eficaz, como a los

docentes que deben realizar gastos innecesarios de tiempo, dinero y

esfuerzo para poder tramitar documentos.

OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar el modulo de Gestión de Recursos Humanos para la agilización de los

procesos administrativos llevados a cabo en el Departamento de Recursos

Humanos de la DEPPECD.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1. Estudiar la situación actual de los procesos administrativos llevados en el

área de Recursos Humanos de la DEPPECD.

2. Analizar los resultados obtenidos durante el estudio de los procesos llevados

a cabo en el área de Recursos Humanos de la DEPPECD.

3. Diseñar y programar los submódulos de Registro de Datos, Gestión de

documentos, Reportes, estadísticas e información para el área de Recursos

Humanos de la DEPPECD.

4. Implantar e implementar el modulo de Gestión de Recursos Humanos en el

área de Recursos Humanos de la DEPPECD.

5. Evaluar los resultados de la implantación e implementación del modulo de

Gestión de Recursos Humanos en el área de Recursos Humanos de la

DEPPECD.
ACTORES DEL SISTEMA:

Dueño: Director de Educación

Otros actores:

Jefa de Recursos Humanos de la Gobernación.

Jefa del Área de Administración de Personal

Analistas de la Unidad de Remuneraciones

Analistas de la Unidad de Movimiento de Personal

Analistas de la Unidad de Gestión de Personal

Docentes del Ejecutivo dependientes de la Gobernación del Estado Mérida

Analistas, Diseñadores y Programadores: ET PNFI

Usuarios Finales:

Jefa del Área de Administración de Personal

Analistas de la Unidad de Remuneraciones

Analistas de la Unidad de Movimiento de Personal

Analistas de la Unidad de Gestión de Personal

Docentes del Ejecutivo dependientes de la Gobernación del Estado Mérida

 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN

Las tecnologías en el mundo de hoy, representan una de los mayores niveles

evolutivos de la sociedad mundial, al permitir la utilización práctica y flexible

del conocimiento desarrollado por la ciencia; en ese mismo orden de ideas,

el desarrollo del software ha sido un instrumento fundamental para el

surgimiento de inmensos avances en materia de tecnología, pues

paralelamente junto al desarrollo de hardware cada vez más y más potente,

sus usos y prestaciones han ido aumentando para ir en conjunto.

Las posibilidades que ofrecen los nuevos modelos de desarrollo de software

incluyendo los lenguajes de programación, y las técnicas y herramientas de

diseño, han constituido para las personas que utilizan las computadoras una

nueva era tecnológica, donde todo poco a poco adquiere la necesidad de ser

automatizado; se les permite a las personas en la actualidad, tener sistemas

de alta calidad, con óptimos rendimientos, con altos niveles de seguridad, y

sobre todo, con una infinita lista de usos, disponibles en medios portables y

accesibles a cualquier persona, sobre todo si se habla de software de

estándares abiertos, cuyas posibilidades de uso, estudio, modificación y

distribución, lo hacen perfecto para crear sistemas que satisfagan las

necesidades de las comunidades, además de que cuenta con una gran

cantidad de herramientas de desarrollo de aplicaciones.

Las nuevas tendencias de programación y diseño de software han hecho que

las personas a las que interesa la vigencia de sus herramientas de trabajo,

las cuales representan el medio fundamental para el ejercicio de sus

funciones y el cumplimiento de sus objetivos, se actualicen e interesen cada

vez más en la automatización de las actividades que realizan, de manera que

con la implementación de sistemas computacionales, puedan agilizar los

procesos y hacerlos mas eficientes, y así ponerse a la par o si es posible a la

cabeza del ambiente competitivo de las organizaciones; lo mismo sucede

con los países del mundo, los cuales diariamente tratan de colocarse en la

competencia por el desarrollo de tecnologías que ayuden a solucionar los

problemas de las comunidades que conforman.

Las funciones de la tecnología son fundamentales para los seres humanos

como se expresa en el articulo de Wikipedia sobre la definición de

Tecnologías, “Históricamente las tecnologías han sido usadas para satisfacer

necesidades esenciales (alimentación, vestimenta, vivienda, protección

personal, relación social, comprensión del mundo natural y social), para

obtener placeres corporales y estéticos (deportes, música, hedonismo en

todas sus formas) y como medios para satisfacer deseos …” [consulta: Junio

2009].
Tomando en cuenta todo lo anterior, la sociedad venezolana no está fuera de

este ámbito, y requiere de ciudadanos capacitados y de patriotas interesados

en alcanzar y lograr las metas que como país Venezuela se ha planteado.

Las tecnologías, y sobre todo la independencia tecnológica, representan para

Venezuela, actualmente, las bases fundamentales para alcanzar el desarrollo

económico, político, social, cultural, educativo y recreativo de la nación, es

por ello que se han creado un conjunto de leyes y decretos, que reconocen la

importancia de la tecnología, para cumplir con los objetivos de crecimiento de

la República como por ejemplo: la Ley Orgánica para la Ciencia la Tecnología

y la Innovación, el decreto 3.390 que establece el uso prioritario del Software

Libre, el decreto 825 que es sobre el uso del Internet, entre otras;

En consecuencia, ya que existe una serie de argumentos históricos, sociales,

culturales, legales, entre otros, es totalmente sustentable el hecho de crear

herramientas tecnológicas que ayuden en una organización a hacer más

eficientes los procesos que se realizan en la misma; tal es el caso de la

DEPPECD, donde se propone crear módulos de gestión y control para el

manejo de la data que se encuentra en la coordinación de Recursos

Humanos, de esa manera se pretende agilizar las actividades que allí se

realizan, reduciendo los tiempos de ejecución de las actividades, además de

lograr una plena integridad en los datos para reducir posibles errores que se

pueden presentar en el momento de pasar la información requerida por

cualquier oficina. Otro elemento fundamental es que se quiere reducir los

gastos de tiempo, esfuerzo y dinero, tanto de parte del equipo de trabajo de

la Dirección de Educación como de los docentes que tramitan documentos

por la oficina de Recursos Humanos los cuales en muchos casos deben

viajar grandes distancias para realizar dichos tramites. Con la creación de los

módulos correspondientes, el personal docente podrá solicitar documentos a

través de Internet, con lo cual sólo tendrá que ingresar a la dirección

correspondiente donde estará ubicado.

Hay que tener en cuenta además la necesidad de información que posee la

sociedad actualmente, ya las distancias no son ni deben ser un problema

para enviar o recibir información desde cualquier parte del mundo a cualquier

otra parte, como se expresa Huidobro (Año desconocido) cuando dice que

“La expansión de redes informáticas ha hecho posible la universalización de

los intercambios y relaciones, al poner en comunicación a amplios sectores

de ciudadanos residentes en espacios geográficos muy distantes entre sí.”

En fin, la creación de estos módulos de gestión de datos, se fundamenta

unido a lo que ya se dijo, en el simple hecho de que se necesitan para poder

administrar los datos de personal docente de la DEPPECD, por otro lado,

con la creación de los mismos, se logrará mejorar los procesos de trabajo de

la coordinación de Recursos Humanos, y a su vez las actividades de todas

las oficinas que utilizan la información que genera ésta coordinación.

Existe un marco legal creado para dar pie al mejoramiento de las

instituciones y el desarrollo del país con la utilización de las tecnologías

(libres principalmente), y también existen fundamentos históricos que dicen

que la humanidad siempre ha evolucionado tecnológicamente para satisfacer

sus propias necesidades.

 ALCANCES

Con este sistema se pretende conseguir agilizar los procesos administrativos

del Dpto. de Recursos Humanos de la DEPPECD, minimizando los tiempos

de realización de los mismos y aumentando el tiempo de atención y el

número de docentes atendidos.

Lograr reducir los procesos administrativos y organizar la data en un servidor

centralizado de tal manera que este accesible a todos los actores

involucrados y reducir así el esparcimiento de la data y el tener que imprimir

y guardar tanta documentación redundante del personal docente.

Lograr reducir la presencia de los docentes por trámites menores, logrando

así reducción de costos a los usuarios, de riesgos al trasladarse, disminución

de personas en la sede para poder brindar una atención personalizada y de

calidad a los casos más urgentes y críticos, un canal de comunicación más

cercano de los docentes con la institución para dar sugerencias o responder

a muchas inquietudes, entre otros muchos beneficios.

 LIMITACIONES

Podemos encontrar en el desarrollado de este proyecto de sistematización

del Dpto. de Recursos Humanos de la DEPPECD, las siguientes

limitaciones:

1.- Falta de disponibilidad de tiempo de los analistas de personal para

atender al equipo de desarrollo a la solicitud de información en la

construcción del sistema automatizado.

2.- Falta de asignación de un equipo de computación y de un espacio físico

donde el Equipo de Trabajo (ET) pueda desarrollar el proyecto.

3.- Acceso restringido a información crítica para la sistematización.

4.- Carencia de tiempo dedicado a la toma de información in situ para el

desarrollo del sistema por las múltiples ocupaciones de los integrantes del

ET.

5.- Tiempo que la DEPPECD nos puede asignar para atendernos.

 MARCO METODOLOGÍCO

En el campo de la investigación, la metodología es el área del conocimiento

que estudia los métodos de la disciplina científica. Barrera, J. (1998, p. 47)

señala “La metodología incluye los métodos, las técnicas, las estrategias y

los procedimientos que utilizará el investigador para lograr los objetivos de su

estudio”

En este capítulo se hace referencia a las tácticas necesarias para la

obtención y recolección de datos estadísticos que sustentarán la

investigación. Para tal efecto se desarrollará los siguientes aspectos: tipo y

diseño de la investigación, población y muestra, sistema de variables, técnica

e instrumento de recolección de datos, procedimientos para la recolección de

datos.

Diseño de a Investigación

En la literatura especializada en metodología de la investigación se

encuentran diferentes conceptos de diseño, entre los cuales destaca el de

Fidias G. Arias (2006), lo define en los siguientes términos:

“El diseño de investigación es la estrategia general que adopta el

investigador para responder al problema planeado. En atención al
diseño, la investigación se clasifica en: documental, de campo y
experimental”.
De acuerdo a los expuesto y a las características metodológicas de esta

investigación, el diseño que se utilizará fue de campo, ya que se realizó un

análisis descriptivo de resultados, además la investigación se efectuará

durante un período de tiempo determinado; donde sus resultados serán

considerados como validos sólo para esa realidad social delimitada en

función de espacio y tiempo.

Tipo de Investigación

En cuanto al tipo de la investigación en función al propósito del estudio, la

investigación será de tipo descriptiva y diseño de campo. Según Arias, Fidias

(2006), “La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un

hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o

comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un

nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere”.

De igual manera señala que la investigación de campo “Es aquella que

consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados,

o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o

controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero

no altera las condiciones existentes. De allí su carácter de investigación no

experimental”.
Esta metodología facilitará la comprensión de los procesos actuales en la

Dirección de Educación ya que se tendrá contacto directamente con el

personal que allí labora y con los docentes que dependen de la misma,

donde se tendrá un perfil de la realidad existente por medio de los resultados

que se recopilarán en el instrumento de recolección de datos.

Población y Muestra

La población constituye la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las

unidades de análisis poseen una característica común y dan origen a los

datos de la investigación.

Para Ramírez (1999) “La población es un grupo de personas, u organismos

de una especie particular, que viven en una área geográfica, o espacio, y

cuyo número se determina normalmente por un censo. Esta constituida por

características o estratos que permiten distinguir los sujetos unos de otros.”

La población objeto en estudio de la presente investigación está constituida

por los trabajadores que laboran en el área de Recursos Humanos de la

Dirección de Educación y los docentes que dependen de la misma. Como la

población que labora en el área de Recursos Humanos no es numerosa (20

individuos) se tomara la misma como muestra; y la población de los docentes

es de unos 3.856 individuos, se tomará una muestra de 100.

Para Fidias (2006) “La muestra es un subconjunto representativo y finito que

se extrae de la población accesible.” Por lo tanto una muestra representativa

es aquella que por su tamaño y características similares a las del conjunto,

permite hacer inferencias o generalizar los resultados al resto de la población

con un gran margen de error conocido.

Técnicas e Instrumentos

Para adquirir la información para Desarrollar el modulo de Gestión de

Recursos Humanos para la agilización de los procesos administrativos

llevados a cabo en el Departamento de Recursos Humanos de la

DEPPECD, se empleará las técnicas de la encuesta y la entrevista, de la

primera se realizaron dos; una conformada una por (10) ítems y otra

conformada por siete (7) ítems cada una con sus respectivas opciones

cerradas de selección simple y la entrevista con cuatro (4) preguntas de

respuestas abiertas. En tal sentido Alvarado (2004), expresa “Una encuesta

es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra

representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados

de opinión o hechos específicos.” (p.130).

Procedimiento para la Recolección de Datos

Para la obtención de la información será necesario acudir a la DEPPECD

ubicada en la Gobernación del Estado Mérida, empleando la encuesta

diseñada directamente al personal que allí labora y la otra encuesta a los

docentes que dependen de este departamento.

Determinación de los instrumentos:

Dos encuestas escritas, de preguntas con respuestas cerradas y una

entrevista.

Una de las encuestas de 10 ítems, aplicada a los analistas del área de RRHH

de la DEPPECD, otra encuesta de 07 ítems, aplicada a los Docentes

dependientes de la DEPPECD y una entrevista aplicada a la jefa del área de

RRHH.

Determinar Variables:

- Desempeño del sistema actual

- Conformidad del usuario con el sistema actual

- Posibilidad de Cambio.
Diseño del Cuestionario Aplicado a los analistas del Departamento de

RRHH de la DEPPECD:

Cargo que desempeña: ________________________________________

Nombre de la Institución: _______________________________________

Ubicación de la Institución: ______________________________________

Fecha: ________/___________/_______________

Variable: Desempeño del Sistema Actual

1 ¿Existe un manual de procedimientos?

SI___ NO___

2 ¿Cómo se llevan a cabo los procesos actualmente?

Manual___ Automatizado___

3 Describa cronológicamente la secuencia en la que se realizan las

actividades dentro de su departamento.

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________
 4 ¿Existe consistencia en los datos manipulados en los distintos

departamentos?

SI____ NO___

5 ¿Cuál de las siguientes opciones cree usted que se ajusta a los

tiempos de ejecución de las actividades llevadas a cabo en el

departamento actualmente?

Muy Lentos__ Lentos__ Normales __

Rápidos __ Muy Rápidos__

Variable: Conformidad del usuario con el sistema actual

6 ¿Considera usted que los trámites se realizan en los tiempos

determinados para los mismos?

SI___ NO___

7 ¿Cuál de las siguientes opciones considera usted que se ajusta a

la eficiencia del intercambio de información entre departamentos

de la DEPPECD?

Deficiente__ Regular__ Normal__ Eficiente__ Optimo__

8 ¿Cuál de las siguientes opciones, cree usted que se ajusta al nivel

de dificultad que encuentra usted para enviar información a otras

dependencias?

Difícil__ Normal __ Fácil __

Variable: Posibilidad de Cambio

9 ¿Le gustaría reducir el tiempo empleado para efectuar los

tramites?

SI___ NO___

10 ¿Está dispuesto a realizar los trámites a través de sistemas

automatizados?

SI___NO___
Diseño del Cuestionario Aplicado a los Docentes dependientes de la

DEPPECD:

Cargo que desempeña:_____________________________________________

Nombre de la Institución:_____________________________________________

Ubicación de la Institución:___________________________________________

Fecha:________/___________/_______________

Variable: Desempeño del Sistema Actual

1 ¿Al solicitar algún documento ante la DEPPECD, ha notado

errores en la información contenida en dicho documento?

SI____ NO___

2 ¿Cuál de las siguientes opciones cree usted que se ajusta a los

tiempos de los trámites que realiza usted ante la DEPPECD?

Muy Lentos__ Lentos__ Normales __ Rápidos __ Muy

Rápidos__

Variable: Conformidad del usuario con el sistema actual

3 ¿Todos los trámites que usted realiza ante la DEPPECD debe

hacerlos Personalmente en la oficina principal?

SI___NO___
 4 ¿Cuánto tiempo le toma dirigirse hasta la oficina principal de la

DEPPECD?

__ Menos de 01 hora.

__ Entre 01 y 02 horas.

__ Entre 02 y 03 horas.

__ 03 horas o más.

Variable: Posibilidad de Cambio

5 ¿Le gustaría reducir el tiempo que usted emplea para efectuar

trámites ante la DEPPECD?

SI___ NO___

6 ¿Está dispuesto a realizar los trámites a través de sistemas

automatizados?

SI___NO___

7 ¿Le gustaría poder hacer seguimiento al estado en que se

encuentran sus solicitudes a través de sistemas automatizados?

SI___ NO___
Diseño del Cuestionario Aplicado a la Jefa del Área de RRHH de la DEPPECD:

Fecha: ________/___________/_______________

1 Describa las principales actividades que se llevan a cabo en el área de

RRHH

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

___________________________________

2 ¿Qué otras dependencias requieren información de este

departamento?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________
 3 ¿Cuáles son los reportes o informes que usted maneja?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

4 ¿Cada cuanto tiempo son requeridos los reportes o informes,

mencionados en la pregunta anterior?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________
 ARBOL DEL PROBLEMA

Problemas de Pago Incremento de

tiempo de ejecución
de actividades.

Falta de integridad de Atraso en la Carencia de datos

los datos presentación de estadísticos
datos

Subutilización de la Data del Sistema del

Departamento de Recursos Humanos de
la Dirección Estadal del Poder Popular de
Educación, Cultura y Deporte
DEPPECD

No hay módulos Actualización No todos los

de Reportes Complicada usuarios tienen
acceso

Esparcimiento de Utilización de
los datos distintos
programas
 MATRÍZ DE MARCO LÓGICO

Resumen Narrativo Indicadores Medios de Verificación Supuestos

Fin: Mejorar el uso de la • Integración de los •
data del Departamento de departamentos de
Recursos Humanos de la de Recursos Humanos de la
la Dirección Estadal del Gobernación del Estado •
Poder Popular de Educación, Mérida y de la DEPPECD
Cultura y Deporte. en la manipulación de los
datos a través del
sistema.
• Información Actualizada.
Reportes de control de • Los departamentos
Acceso al sistema. cuentan con acceso al
sistema.
Control de Actualización.
• Se incentiva el uso del
sistema a los actores.

Propósito: Agilizar los ♦ Tiempo de ejecución en ♦ Reporte de control de ♦ Todos los trámites de
procesos administrativos el que se tramita cada trámites. documentos se gestionen a
llevados a cabo en el proceso. través del sistema.
Departamento de Recursos ♦ Entrevista aplicada al
Humanos de la DEPPECD. ♦ Cantidad de trámites personal del ♦ Se otorga validez legal a
concluidos al mes. Departamento de documentos emitidos por el
Recursos Humanos de la sistema.
♦ Información suministrada Gobernación del Estado
a tiempo al Mérida.
Departamento de
Recursos Humanos de la
Gobernación del Estado
Mérida.
Componentes: ♦ Número de beneficiarios ♦ Encuestas. ♦ Todos los actores
del sistema. participan en la
1.- Módulo de Registro de ♦ Lista de Cotejos determinación de
Datos. ♦ Reducir el traslado de (Observación). necesidades.
los docentes a la sede
2.- Módulo de gestión de principal de la ♦ Reporte de trámites ♦ Se simplifican los procesos
documentos DEPPECD. emitidos por el sistema. administrativos.

3.- Módulo de Reportes

4.- Módulo de estadísticas e

información para el
departamento de recursos
humanos de la Gobernación
del Estado Mérida.

5.- Establecimiento de
normas y políticas de uso y
actualización.

6.- Capacitación al personal

involucrado.
 MATRÍZ DE MARCO LÓGICO

Resumen Narrativo Indicadores Medios de Verificación Supuestos

Actividades: Insumos:

1.- Estudiar la situación ♦ Control y Registro de ♦ Se provee al grupo de los

actual de los procesos ♦ Grupo de Analistas. Actividades. recursos necesarios.
administrativos llevados en la
DEPPECD. ♦ Grupo de Diseñadores. ♦ Diagrama de Gantt. ♦ Se cumple con las
actividades según lo
2.- Analizar los resultados ♦ Grupo de ♦ Revisión de Manuales. planificado.
obtenidos durante el estudio Desarrolladores.
de los procesos llevados a ♦ Prueba piloto por ♦ Se recibe colaboración por
cabo en la DEPPECD. ♦ Material de Oficina. módulo. parte de los Departamentos
de personal de la
3.- Diseñar y programar los ♦ Formularios, planillas, ♦ Material utilizado para DEPPECD y de Recursos
submódulos de Registro de recibos, formatos de realizar la investigación Humanos de la
Datos, Gestión de documentos llevados (Encuestas, entrevistas, Gobernación del Estado
documentos, Reportes, actualmente. Fotografías. Etc.). Mérida.
estadísticas e información
para el departamento de ♦ Servidor y estaciones de ♦ Material de evaluación
recursos humanos de la trabajo. utilizado para la
Gobernación del Estado capacitación.
Mérida. ♦ Software de desarrollo.

4.- Implantar e implementar ♦ Espacio físico.

el modulo de Gestión de
Recursos Humanos. ♦ Costo de capacitación de
Personal.
5.- Evaluar los resultados de
la implantación e
implementación del modulo
de Gestión de Recursos
Humanos.