Perkembangan EO

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kotakota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil,
komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu
pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering,
anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan
sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing
sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar
lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan
apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan
singkatnya sebagai berikut.
Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi,
melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training,
transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting
melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus
fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop,
raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah
ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer
independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan
pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula
hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi
sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi
apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.
Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau
pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang
berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin
luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang
dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi,
leadership dll.
Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan
dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menekuni
profesi Event Organizer. Berikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event Organizer:
Kemampuan

Tuntutan Tugas

Analis

Mampu mengidentifikasi persoalan memilah dan Desain,

Situasi yang dihadapi

Segmentasi

milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskanpeserta,

dan mencari alternatif-alternatif solusi

Sistematis

pengajar, rekomendasi

Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaianMendesain

aktivitas

yang

dilakukan

secara

memilih

bersamaanpertemuan,

training,

merencanakan

jadwal

menghitung

untuk terselanggaranya sebuah event training

mundur

semua

aktivitas

untuk

terselenggaranya

training,

menyampaikan

gagasan dalam On-stage

Customer Oriented

Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut Di

kelas:

AC

kurang

gerak cepat karena ada kebutuhan customerdingin,

untuk segera dilayani dengan tetap bersikap habis,
ramah

minuman
situasi

belajar

membosankan,

meja

berantakan,

spidol

habis,

berdesis,

speaker

mic

mati,

kertas flipcard habis dll

Dinamis

Memiliki image penampilan, cara bertindak danMenjadi

cara

bicara

yang

bersemangat,

cekatan, ce

ekspresif, memiliki selera humor

MC,

breaker,

energizer,

pemimpin

game,

leadership

situasional

dll

Up-date Knowledge/informasi

Tuntutan

untuk

background

tahu

Trainee

dan

dan

memahamiDesain,

Report,

perusahaannya, Rekomendasi

menghendaki TEO selalu harus meng-up date

pengetahuan dan informasi yang menunjang
kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi
(buku, brosur, internet, diskusi)

Administratif

Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek Surat-menyurat,

pekerjaan seorang EO training, selalu terkaitpendataan
dengan kemampuan yang satu ini

peserta,

record

training,

perbanyakan

materi,

sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll

Komunikatif

Memiliki

keterampilan

public

interpersonal

communication

menyediakan

waktu

untuk

speaking,Menjadi

yang
gaul,

di

kelas,

supel,memimpin
mampudan

menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang meeting

mudah dipahami audience

MC

mengendus
persoalan Trainee

melakukan
TNA,

EVENT ORGANISER
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara.
Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra yang baik. Pada
prinsipnyaEvent Organizer berfungsi mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide
atau kebutuhannya.
Dalam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama,
pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut, seperti apakah Event Organizer tersebut
mengenal sekali cara-cara membuat orang? terkenal, memiliki akses-akses ke tempat-tempat
promosi atau kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah punya akses ke
radio, TV atau koran dengan baik. Kemudian apakah mereka punya akses yang baik ke hotelhotel atau tempat-tempat penyelenggaraan acara lainnya. Apakah mereka punya orang-orang
yang berwenang dalam bidang perijinan. Kedua, lihatlah cara pendekatannya, taste /
seleranya, apakah mereka bisa mewakili citra bisnis yang baik, apakah mereka berada pada
level propinsi atau nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan karena pemilihan
suatu Event Organizermempengaruhi citra perusahaan yang memakai jasanya. Untuk
membangun citra, selain profesionalisme dan integritas, adalah kredibilitas, kualitas yang
terbuktikan karena pemakaian berulang-ulang .
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Event Organizer (EO) adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang
menyelenggarakan
sebuah
acara
agar
ter-organize
dengan
baik
dan
lancar sedangkanManfaatnya dapat menambah wahana ilmu pengetahuan khususnya
tentang bagaimana melihat kemampuan sebuah Event Organizer
BAB II
PEMBAHASAN
1. Peran Informasi dan Tekonologi Dalam Dunia Event Organizer.
Peran Informasi dan Teknologi dalam dunia EO amat sangat penting, karena Informasi dan
Teknologi selalu dipakai untuk menunjang bisnis ini, baik untuk manajemen maupun dalam
proses membuat event.
Sebagai contoh peran IT dalam membuat event sebagai berikut :
a. Membuat Proposal.
Proposal sebaiknya di buat semenarik mungkin, karena proposal yang menarik bisa menjadi
salah satu kunci ketertarikan pihak sponsor atau klien untuk mensponsori acara kita. Untuk
membuat proposal yang menarik usahakan tidak membuat proposal yang monoton atau kuno.
Gunakanlah program-program penunjang seperi Power Point, Flas, Maind Map atau yang
lainnya sehingga proposal yang kita buat menjadi lebih menarik.
b. Presentasi.
Pada saat presentasi adalah momen yang sangat penting untuk membuat calon klein percaya
dan yakin untuk bekerjasama dengan EO kita, karena pada momen inilah akan terlihat apakah
EO tersebut profesioanal atau hanya EO kacangan yang sekedar mengandalkan kemampuan
presentasi, meskipun kemampuan presentasi yang baik juga merupakan hal yang sangat
menentukan.

c. Time Table.
Dalam membuat time table bisa menggunakan bermacam software, seperti Microsoft Project,
Mind Map, Microsoft Excel atau yang lainnya. Yang terpenting isi dari time table tersebut
harus detail, mulai dari item pekerjaan, penanggung jawab, dateline, prioritas dan
perkembangan dari project. Karena hal tersebut bisa dijadikan bahan untuk di diskusikan atau
di evaluasi pada saat meeting.

d. Internet.
Pada era globalisasi saat ini Internet sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar,
karena dengan internet kita bisa mencari apa yang kita butuhkan. Untuk sebuah EO sebaiknya
tidak lepas dari internet, di dunia maya ini kita bisa melihat peluang-peluang yang bisa
diambil, kita bisa mencari bahan-bahan untuk membuat konsep bahkan kita bisa melihat arah
dari pasar dan para pesaing bisnis. Selama kita bisa memanfaatkan informasi yang ada di
internet maka EO kita tidak akan ketinggalan dengan EO yang lain, dan konsep-konsep yang
kita tawarkan ke klien tidak akan menjadi konsep yang monoton atau kuno.
2. Meeting
a. Pengertian Meeting
Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.
Menurut Kesrul (2004:8), Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan
oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan
tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang
kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan
kemasyarakatan.
b. Jenis Jenis Meeting
Investigasi Meeting
Pertemuan yang dilakukan untuk melakukan wawancara atau pertemuan antara penyidik dan
perwakilan
Work Meeting
Pertemuan yang menghasilkan sebuah produk yaitu berupa keputusan.
Staff Meeting
Pertemuan yang dilakukan oleh manajer dan karyawannya dalam suatu perusahaan
Team Meeting
Pertemuan yang dilakukan oleh rekan-rekan bekerja pada berbagai aspek dari proyek tim.
Ad-Hoc Meeting
Pertemuan yang disebut dengan tujuan khusus.
Management Meeting
Pertemuan yang dilakukan antar manajer.
Board Meeting
Pertemuan yang dilakukan oleh direksi dalam suatu perusahaan.
One-on-one meeting
Pertemuan yang dilakuakan antar individu.
3. Kiat Menyusun Acara Showbiz/ Pentas Musik
a. Menyusun Acara Showbiz / Pentas Musik Outdoor / Indoor.
Dalam event model ini ada beberapa hal yang bisa dipertimbangkan dalam menyusun acara,
yaitu :

 Event Outdoor, Biasanya ini event yang besar dan mengharapkan jumlah penonton yang relatif
banyak, rata-rata lebih dari 1000 penonton
Penonton dengan membeli tiket masuk atau gratis susunan acara tetaplah sama.
Pada pentas outdoor, atraksi kembang api jauh bisa lebih leluasa, tetapi untuk indoor bisa-bisa
justru menganggu kenyamanan penonton, sehingga untuk atraksi panggung bisa diganti
alternatif lain, misalnya dengan permainan lampu.
4. Teknik Membuat Judul Dan Tema Event
Dalam membuat judul atau tema event tidak perlu bertele-tele, karena yang akan membaca
adalah para manajer yang akan mengambil keputusan untuk menjadi sponsor.
Judul merupakan hal khusus yang perlu di perhatikan bergantung pada thema atau dengan
kata lain judul adalah kalimat yang menjelaskan lebih sempit tentang thema. saat kita
membuat sebuah judul, hendaknya kita terlebih dahulu memperhatikan thema yang telah kita
buat agar judul yang kita tentukan berkaitan dengan tema
Keterkaitan tema dan judul penting karena itu kita perlu mencermati event apa yang sedang
kita buat lalu kita cocokan dengan thema kemudian kita tentukan judul yang mendukung
tema tersebut.
Contoh : Pada suatu event perayaan HUT RI dengan TEMA: Satu hati membangun Indonesia
danJUDUL : Bergandengan tangan menuju Indonesia yang lebih baik.

5. Teknik Dan Contoh Membuat Proposal Dalam Sebuah Event

Gambaran Umum
Berbicara mengenai musik tidak terlepas dari keselarasan, harmonisasi dan perasaan. Musik
merupakan bahasa yang global dimana musik sebagai wujud menyampaikan perasaan, situasi
dan keadaan yang digambarkan secara imajinatif dengan satu keselarasan dan perekat satu
kesatuan dan kebersamaan, karena musik tidak memandang perbedaan. Dalam peningkatan
dan kemampuan dan penguasaan tenik dalam bermusik sudah barang tentu dibutuhkan suatu
wadah atau event yang diharapkan mampu menampung dan mengembangkan bakat yang
dimiliki oleh generasi muda sekaligus memacu kreativitas generasi muda kearah yang lebih
positif dan bermanfaat.
6. Teknik Membuat Desain Grafik Dalam Presentasi
a. Pengertian Grafik
Grafik adalah merupakan visualisasi table. Table yang berupa angka angka dapat disajikan /
ditampilkan ke dalam bentuk gambar.
Grafik sering juga disebut sebagai diagram, bagan, mauoun chart. Pada dasarnya grafik
berfungsi memberikan penjelasan kepada para pembaca grafik atau orang yang membutuhkan
data. Grafik itu sendiri bisa memudahkan pembaca untuk mengetahui dan membaca data
tanpa menggunakan kata - kata yang bertele-tele karena grafik menyajikan data dam bentuk
angka dalam sebuah lembar kerja dalam bentuk visualisasi grafik.
b. Jenis Grafik
Jenis grafik, ada beberapa macam grafik diantaranya adalah
Grafik batang (histogram) merupakan dipakai untuk menekankan perbedaan tingkat nilai dan
beberapa aspek contohnya grafik Penyesuaian barang.
Grafik garis merupakan dipakai untuk menggambarkan perkembangan / perubahan dari
waktu ke waktu contohnya grafik kesehatan anak.
Peta
dan
Denah
Peta adalah penyajian visual tentang suatu wilayah dalam bentuk gambar
Denah adalah penyajian visual suatu tempat / ruangan dalam bentuk gambar.

c. Kegunaan Grafik Dalam Presentasi

Presentasi akan semakin menarik dan representatif apabila dilengkapi dengan berbagai objek
pendukung seperti tabel, grafik, gambar, audio, atau video.
7. Segmentasi Dalam Kegiatan Event Organiser
Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara alamiah
terjadi segmentasi EO. Ada EO yang mengkhususkan diri pada acara anak-anak, ada pula
yang menjadi spesialis dalam acara pernikahan atau kegiatan korporasi.
Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola dengan
benar. Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu. Apabila akhirnya memiliki
sebuah "nama" di pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau
kita kemudian ingin memasuki event - event lain ketika kita sudah punya nama karena yang
dilihat nanti adalah dampak dari upayanya. Di dalam konteks bisnis yang cukup kompleks
seperti sekarang ini, orang dianjurkan untuk ter-spesialisasi mungkin, se-mahir mungkin dan
se-setia mungkin di bidang itu. Karena bisnis itu membutuhkan orang yang melayani dengan
sungguh-sungguh di satu bidang yang sangat dikuasainya.
8. Menyusun LayOut (Tata Letak) Dalam Event
1) Gaya Tata Letak
Keterangan pada buku Pengantar Desain Komunikasi Visual oleh Adi Kusrianto,
menceritakan dasar bangunan bidang-bidang atau blok dalam suatu halaman cetak secara
umum dapat dibagi menjadi empat elemen, yaitu kepala berita (headlines), teks/naskah,
gambar dan bidang kosong (bidang yang tidak berisi tiga elemen yang lain)
Walaupun warna unsur yang penting tetapi tidak termasuk elemen dasar. Pengaturan keempat
elemen dasar tersebut dapat mengekspresikan berbagai gaya (style) sesuai sasaran dan
keinginan publik yang akan menerimanya.
2) Naskah Pada Tata Letak Artikel
Naskah merupakan elemen layout yang memberikan informasi terhadap topik bacaan. Ada
beberapa bagian dalam naskah, antara lain:
Margin Pada Halaman Tunggal
Margin Pada Dua Halaman Terbuka
3) Pendukung Elemen Naskah Dalam Layout Artikel Majalah
Elemen naskah dsalam layout bisa bermanfaat dan bisa dipergunakan untuk membantu
pembaca dalam menjelaskan, memahami maksud dan tujuan redaksi maupun penulisan
secara rinci adalah sebagai berikut:
Keterangan Penulis (Writers Credit/Credit Line)
Kutipan/Cuplikan Tulisan (Pull Quotes/Liftouts
BAB III
PENUTUP
Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang
laindaripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui
proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan
sebuah Event Organizer.
Semoga dengan tersusunnya makalah ini dapat memberikan gambaran dan menambah
wawasan kita tentang bagaimana terjun di bidang event organizer, lebih jauhnya penyusun
berharap dengan memahami Event Organizer kita semua dapat memahami membangun
sebuah event organizer.