A.

DEFINISI DAN PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan dalam sebuah perusahaan dan oprganisasi merupakan hal penting yang
harus dilakukan agar program-program tersebut dapat menunjang terlaksananya tujuan dari
perusahaan atau organisasi yang tentunya ditentukan bagaimana cara seorang manager menyusun
sebuah perencanaan tersebut. Seperti halyang yang dikatakan oleh Stephen Robins dan Mary
Coulter perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi,
menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk
mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan
organisasi.
Menurut Robbins dab Coulter perencanaan tersebut ada dua macam bentuknya yaitu :
a. Rencana formal adalah rencana tertulis yang telah ditetapkan dan harus dilaksanakan
suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu dan merupakan rencana
bersama anggota korporasi. Maksunya setiap anggota harus mengetahui dan
menjalankan rencana itu agar tujuan dapat diwujudkan. Rencana formal ini dibentuk
untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan untuk tujuan bersama sebuah organisasi atau perusahaan.
b. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan
bersama anggota suatu organisasi. Rencana informal ini biasanya mencakup pada
kemampuan anggota dalam hubungannya dengan seorang manager. Maksudnya tidak
tertulis disini adalah rencana yang tidak ada dalam ADRT sebuah perusahaan atau
organisasi, rencana ini bersifat tidak tetap hanya berada pada kondisi tertentu saja.
Pada sebuah rencana formal atau rencana bersama tentunya memiliki tujuan tertentu agar
mengikat anggota untuk tetap berada pada komitmen menjalankan sebuah tugas bersama. Oleh
karena itu perencanaan tersebut memiliki tujuan seperti yang dikemukakan lagi oleh Robbins
dan Coulter yaitu :

a. Pengarahan Pada Manager dan Anggota atau Karyawannya

Melalui sebuah perencanaan, anggota sebuah organisasi atau karyawan sebuah
perusahaan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja

sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan
menghasilkan usaha yang terkoordinasi, dimana dengan sebuah perencanaan seorang manager
dengan sendirinya akan bekerja sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan termasuk
dalam mengarahkan anggotanya dalam target yang ditentukan. Sehingga anggota dan karyawan
bekerja sesuai arah koordinasi seorang manager yang tidak terlepas dari perencanaan awal.
Karyawan dan anggota pun akan melakukan apaupun untuk mencapai sasaran program.

b. Pengurangan Ketidakpastian
Perencanaan yang dibuat dapat mengurangi ketidakpastian dengan mendorong seorang
manajer untuk melihat arah kedepan. Artinya seorang manager dapat mengantisipasi perubahan,
mempertimbangkan dampak perubahan, dan menyusun tanggapan yang tepat terhadap perubahan
tersebut. Perencanaan juga dapat menjelaskan akibat dari berbagai tindakan yang mungkin
dilakukan oleh manajer dalam rangka menanggapi perubahan. Meskipun perencanaan tidak
dapat menghapuskan perubahan, merencanakan supaya dapat mengantisipasi perubahan dan
membuat tanggapan yang paling efektif dan tepat.

c. Peminimalisiran Pemborosan.
Perencanaan yang terarah dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan maka
anggota atau karyawan akan bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Perencanaan
juga dapat mengurangi kegiatan-kegiatan yang tumpang tindih dan sia-sia. Jika berbagi kegiatan
kerja dikoordinasikan perencana yang mapan, pemborosan waktu dan sumber daya serta
berbagai kegiatan rangkap dapat diminimalkan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga
dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan ketidakefesiensian
dalam perusahaan.

d. Penetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya

Perencanaan juga bertujuan agar dalam menentukan standar pada tahap selanjutnya
berjalan dengan baik, karena melaui perencanaan yang matang secara tidak langsung akan
ditemukan proses pengontrolan dan pengevaluasian yang matang pula. Perencanaan digunakan
sebagai sasaran atau standar untuk mengendalikan. Apabila kita tidak pasti mengenai apa yang
ingin kita capai, kita tidak akan mengetahui apakah kita sudah benar-benar mencapainya atau
belum. Dalam perencanaan, kita menyusun sasaran dan rencana itu. Kemudian melalui fungsi
pengendalian,

kita

memperbandingkan

kinerja

aktual

terhadap

sasaran

tersebut,

mengindentifikasi setiap penyimpangan yang besar, dan mengambil tindakan koreksi yang perlu.
Tanpa perencanaan tidak akan ada cara untuk mengendalikan.

B. FUNGSI PERENCANAAN
Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa fungsi perencanaan ada empat yaitu :
a) Perencanaan sebagai pengarah
b) Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
c) Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya
d) Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
1. Perencanaan sebagai Pengarah
Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih
terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau guide dalam usaha untuk
mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan terarah.
2. Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan. Perubahan-perubahan
yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi. Kadang perubahan tersebut sesuai dengan
apa yang kita inginkan akan tetapi tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang
kita inginkan. Ketidak pastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya perencanaan,
ketidak pastian yang akan terjadi di kemudian hari diantisipasi sebelumnya.
3. Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya, dengan adanya perencanaan, sebuah
organisasi di awal sudah melakukan perencanaan mengenai penggunaan sumber daya sehingga
diharapkan tidak terjadi pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada sehingga
organisasi tersebut bisa meningkatkan tingkat efisiensinya.
4. Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.
Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas yang harus dicapai
oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam
perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan
tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan berusaha membandingkan antara tujuan yang telah
ditetapkan dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang
mungkin terjadi, sehingga bisa mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk
memperbaiki kinerja perusahaan.

C. BEBERAPA ALAT BANTU PERENCANAAN

-

Perencanaan dengan Flow Chart

Pada dasarnya, pendekatan ini lebih seribg digunakan bagi mereka yang mendalami teknik
komputer, teknik, dan sistem informasi. Flow Chart adalah model grafis yang menunjukkan
model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan (sequencial) dan
keputusan ya atau tidak.

Perencanaan dengan Jaringan PERT (PERT Network)

PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technuique yang merupakan
alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kroniogis
dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar dan kompleks. Ada 4
konsep yang harus dipahami dalam PERT yaitu :

Event atau Kejadian, adalah indikator dari ferforma pekerjaan baik sebelum maupun sesudah
pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat
dialakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini. Contoh, bagian produksi menerima
bahan baku.

Activity atau Kegiatan, adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam pengerjaan

dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan.

Time atau Waktu, menunjukkan perkiraan masa pengerjaan dari keseluruhan kegiatan

sebagaimana diatur dalam PERT.

Critical Path atau indikator kritis, menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam
rangka path yang dapat diterima.