BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam suatu perusahaan atau organisasi, untuk bisa mendapatkan pegawai atau
karyawan yang berkompeten dalam masing-masing bidangnya, pasti akan melalui proses
rekruitmen dan seleksi tenaga kerja yaitu dengan menentukan jenis atau kualitas pegawai
yang diinginkan pada masing-masing jabatan sehingga nantinya perusahaan atau
organisasi tidak salah dalam memilih pegawai atau karyawan yang sesuai dengan
ketentuan dan kebutuhan perusahaan atau organisasi tersebut.
Didasarkan hal tersebut, analisa jabatan diperlukan utuk mengetahui batasan-batasan
peran, tugas, maupun tanggung jawab masing-masing anggota. Setiap anggota dalam
organisasi akan mampu bekerja dengan baik apabila ditempatkan pada posisi yang sesuai
dengan kemampuan yang dimilikinya. Sedangkan, tanpa pengetahuan dan keterampilan
yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh para anggotanya, organisasi tidak mampu
secara efektif untuk menentukan batasan tugas anggotanya dan juga tidak mampu
melakukan pengembangan organisasi. Untuk memenuhi beberapa hal tersebut dibutuhkan
analisa jabatan dan dalam proses pengumpulan data diwajibkan penganalisa data
memahami beberapa metode analisa jabatan yang ada guna memperoleh data yang
dibutuhkan secara spesifik dan akurat.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana metode dalam analisa jabatan?
2. Apa saja metode-metode baru dalam analisa jabatan?
C. Tujuan
1. Mengetahui dan memahami metode analisa jabatan.
2. Mengetahui metode baru dalam analisa jabatan.

BAB II
PEMBAHASAN

MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 1

Melakukan analisa jabatan dalam setiap organisasi bisa saja dilakukan dengan cara
yang berbeda-beda, pemilihan metode yang berbeda didasarkan pada tujuan penggunaan
informasi yang didapat dan pendekatan yang cocok dalam organisasi. Metode ini disebut
metode analisa jabatan yaitu metode untuk mendapatkan informasi jabatan.
A. BEBERAPA METODE YANG SERING DILAKUKAN DALAM ORGANISASI
1. Kuisioner
Daftar pertanyaan (kuesioner) adalah metode yang berkaitan dengan instrument riset
yang dilakukannya dengan memberikan beberapa pertanyaan yang disusun secara
sistematis dan juga dengan cara yang terstruktur kepada karyawan mengenai tugas dan
pekerjaan yang dilakukan. Metode ini dibagikan kepada pegawai-pegawai (pemegang
jabatan) untuk mengetahui kemampuan yang dimiliki dalam mengorganisasikan laporan
jabatan. Jika informasi yang diterima dengan metode kuesioner tidak lengkap, tidak
terorganisasi, dan membingungkan maka informasi dapat digunakan sebagai latar belakang
dilakukannya

wawancara

agar

dapat

menganalisa

jabatan

lebih

lengkap.

(Komaruddin,1990)
Macam-macam kuesioner yaitu :
a. Kuesioner Terstruktur, dimana kuesioner ini menggunakan pertanyaan yang konkrit,
tegas, dan diberikan pertanyaan-pertanyaan tambahan yang dibatasi hanya untuk
memperjelas jawaban yang kurang jelas agar mendapatkan jawaban yang rinci.
b. Kuesioner Tak Terstruktur, kuesioner dengan menggunakan pertanyaan terbuka dan
jawaban yang bersifat terbuka pula. Kuesioner tak terstruktur bertujuan untuk
mendapatkan informasi tentang sebab-akibat mengenai sesuatu (peristiwa) dengan
menggunakan penjelasan secara rinci. Dalam hal ini, kuesioner tak terstruktur

digunakan sebagai pedoman dalam wawancara.

Ada 3 macam kuesioner tak terstruktur, yaitu :
Kuesioner mendalam kuesioner yang khusus digunakan untuk hal-hal tertentu.
Kuesioner terpusat kuesioner yang memusatkan pada pertanyaan dan jawaban pada

suatu hal yang bersifat intensif dan terbatas.

Kuesioner tak berarah kuesioner yang memberikan kebebasan pada respon untuk
menjawab pertanyaan yang sudah disediakan.
Dengan adanya metode kuesioner ini, karyawan diharapkan dapat memberikan

informasi-informasi yang bermanfaat mengenai :

Pertanyaan tentang deskripsi jabatan :
a. Pengetahuan atau ilmu-ilmu apa saja yang diperlukan dalam sebuah jabatan.
b. Pengalaman yang dibutuhkan dalam jabatan, dan
c. Persiapan apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugasnya.

MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 2

 Pertanyaan tentang tugas rutin harian, tugas mingguan, tugas bulanan, tugas khusus,
dan informasi lainnya dalam sebuah jabatan.
Namun pada umumnya, kuesioner juga memuat pertanyaan-pertanyaan mengenai :
a.
b.
c.
d.

Kewajiban-kewajiban dalam memegang suatu jabatan.

Tanggung jawab dalam jabatan tersebut.
Kondisi kerja.
karakter orang yang diperlukan untuk jabatan itu.

Kuesioner juga hendaknya memenuhi syarat-syarat antara lain :

Pertanyaan sesuai dengan tujuan analisa jabatan.

Pertanyaan disusun secara sistematis dan teratur.
Pertanyaan meskipun singkat, juga harus jelas.
Jawaban tidak perlu panjang lebar, cukup singkat tetapi jelas.
Tempat atau kolom untuk menjawab pertanyaan harus mencukupi.
Jawaban telah disediakan dan pegawai tinggal memilih jabawan yang sesuai dan tepat.

Adapun keuntungan dan kelemahan dalam metode kuesioner ini, antara lain :
Keuntungan :
a. Kemungkinan untuk menyelidiki semua jabatan lebih cepat daripada penggunaan
b.
c.
d.
e.

metode lainnya.
Biaya murah dan waktu lebih efisien.
Dapat memberikan latar belakang informasi guna menganalisis jabatan yang lebih baik.
Lebih sistematis.
Membantu pencatatan data dengan cara yang di standardisasi sehingga lebih mudah
pengerjaannya.

Kelemahan :

Metode ini hanya dapat digunakan untuk pegawai yang dapat membaca dan menulis,

sedangkan untuk pegawai yang buta huruf, metode ini tidak dapat digunakan.
Informasi yang diperoleh kurang lengkap dan tidak teratur.
Menyusun daftar pertanyaan sulit (tidak mudah)
Tidak ada kontak langsung antara orang pencari informasi dengan orang yang member

informasi.
Penafsiran seragam sehingga dalam mengisi daftar pertanyaan sulit.

2. Observasi
Menurut Komaruddin, 1990. Observasi adalah kegiatan yang direncanakan, disengaja,
dan bersistem mengenai gejala-gejala tertentu melalui pengamatan dan pencatatan
MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 3

langsung ke lapangan yang biasanya dilakukan oleh penganalisis jabatan (job analyst) yang
telah memperoleh pelatihan secara khusus yang juga dilakukannya observasi untuk
mengamati pekerjaan karyawan. Pada umumnya seorang analis jabatan tidak hanya
menggunakan metode observasi saja, namun juga mengkombinasikan dengan metodemetode lainnya (kuesioner, deskripsi naratif, dan wawancara).
Seorang analis jabatan dapat melakukan 2 alternatif ketika dia melakukan obaservasi
yaitu :
- Mengadakan observasi non-partisipan dengan cara mengambil jarak tertentu antara
-

pengamat dengan pekerja.

Melakukan pengamatan partisipan dengan cara ikut serta dalam objek penelitian.
Sedangkan sifat-sifat observasi menurut C.V.Good,A.S.Barr dan D.E.Scates (dalam

Komaruddin, 1990) antara lain :

a. Mempunyai arah dan tujuan yang khusus.
b. Tidak bersifat untung-untungan dan sesuka hati dalam mendekati objek dan situasinya,
c.
d.
e.
f.

tetapi bersistem dan terencana.

Kuantitaif.
Pencatatn dengan cepat dan tidak mengandalkan diri terhadap ingatan.
Menuntut keadilan.
Hasilnya dapat diperiksa dan dibuktikan kebenarannya.

Observasi memiliki keuntungan dan juga kelemahan. Antara lain :

Keuntungan :
Adanya keseragaman baik mengenai informasi yang dikumpulkan maupun mengenai
standar yang digunakan guna menilai kecakapan, pengetahuan, pelatihan, tanggung
jawab, kondisi kerja, dst.
Informasi yang diperoleh lebih lengkap dan teliti.
Kelemahan :
-

Tidak dapat memperoleh informasi tentang kegiatan-kegiatan rohaniah, seperti : inisiatif,

kesiapan mental, kewaspadaan pertimbangan, dsb.

Apabila pengamatan dilakukan dalam waktu yang terbatas (1 minggu sekali) sehingga

informasi yang diperoleh kurang lengkap.

Sebagai metode tunggal, yaitu tidak dapat digabung dengan metode wawancara.

3. Wawancara

MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 4

Wawancara dianggap sebagai metode primer (Komaruddin, 1990). Wawancara sendiri

adalah proses tanya-jawab dalam bentuk lisan antara 2 orang yaitu 1 sebagai pewawancara
(penggali informasi) dan 1 lagi sebagai terwawancara (pemberi informasi) dengan cara
bertatap muka langsung. Dengan wawancara dapat membantu dalam mendeskripsikan
tugas secara detail dan mengcross check informasi yang dperoleh dan menambah
informasi yang kurang didapat.
Berikut tahapan-tahapan wawancara untuk keperluan analisa jabatan :
Pendahuluan untuk menjelaskan maksud wawancara.
Atau disebut dengan pembukaan. Misalnya : mengatur sasaran, cara menyambut
pekerja, percakapan yang menyenangkan dan lugas, kemudian diakhiri dengan
memberikan

penjelasan

mengenai

tujuan

wawancara

dan

bagaimana

proses

selanjutnya.
Membangun minat bersama serta menjelaskan minat yang berkaitan dengan tema

wawancara.
Menggali dan memperdalam pengetahuan tentang tema wawancara hingga bagian-

bagian yang sulit.

Menutup wawancara.
Dalam menutup wawancara, pewawancara harus berhati-hati kepada pekerja dalam
mengambil setiap keputusan. Pewawancara sebaiknya memerlukan beberapa pendapat
dari orang sekitar lingkungan bekerja agar pekerjanya juga bisa lebih bekerja sama
dengan orang lain.
Selanjutnya etika-etika dalam wawancara agar pewawancara dapat memperoleh data

dan informasi yang diperlukan, diantaranya :

-

Pewawancara diharuskan menjamin segala rahasia pribadi responden.

Pewawancara harus menjamin bahwa responden tidak dirugikan oleh wawancara yang

dilakukan.
Pewawancara juga harus dapat menjamin responden bahwa pendapat yang
dikemukakan olehnya tidak diketahui oleh siapapun dengan cara menyangkut nama
pribadinya dengan wawancara.

Beberapa keuntungan dan kelemahan wawancara antara lain :

Keuntungan :
1. Dapat memperoleh Informasi yang lengkap dan jelas.
2. Dapat digunakan untuk mengcross check informasi yang belum jelas dari apa yang
diperoleh responden melalui metode-metode sebelumnya.
3. Dapat terhindar dari salah pengertian atau dapat segera diteliti bila terjadi kesalahan.
MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 5

Kelemahan :
1. Menghabiskan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih besar.
2. Dapat menimbulkan prasangka-prasangka pada terwawancara karena privasinya
sedang diselidiki.
3. Istilah-istilah yang digunakan dalam wawancara oleh analis jabatan terlalu bersifat
akademis sehingga hanya dipahami kalangan tertentu saja.
4. Buku Catatan Harian
Teknik ini dilakukan dengan cara meminta setiap karyawan untuk mencatat dan
mendeskripsikan setiap kegiatan, serta tugasnya sehari-hari dari apa yang dikerjakan saat
itu, berapa waktu yang digunakan, kapan dimulai, dan kapan selesainya kedalam sebuah
buku catatan. Adanya keuntungan dan kelemahan pada buku catatan harian (catatan
karyawan), yaitu :
Keuntungan :
a. Pegawai mungkin akan bekerja lebih baik, karena hasil kerjanya tiap hari harus dicatat
dalam buku catatan harian yang kemudian diperiksa oleh atasannya.
b. Metode ini dapat mengurangi waktu yang digunakan oleh penganalisa jabatan dalam
mengadakan pengamatan dan wawancara, apabila sebelumnya sudah mempelajari
buku catatan harian.
Kelemahan :
a. Pada umumnya informasi diperoleh tidak lengkap, karena tidak memasukkan data-data
lain yang diinginkan, misalnya data-data tentang alat-alat yang digunakan, kondisi kerja,
dsb.
b. Metode ini memakan waktu yang lama, karena harus dilakukan minimum jangka waktu
satu bulan.
B. METODE BARU ANALISA JABATAN.
Menurut Veithzal Rivai dan Ella Jauvani Sagala dalam buku manajemen Sumber Daya
Manusia Edisi Kedua, ada beberapa metode baru dalam analisa jabatan, yaitu :
1. Pendekatan Peristiwa Genting
Pendekatan peristiwa genting menceritakan umpan balik yang objektif sebagai standar
untuk suksesnya suatu pekerjaan. Tahapan dalam menulis keadaan genting yaitu :

MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 6

a. Menerjemahkan organisasi tentang objektif departemen ke dalam pekerjaan dasar yang

bertanggung jawab.
b. Memberikan devinisi tentang aktivitas keadaan genting dan mendahulukan prioritas
untuk mensukseskan pekerjaan.
c. Mengidentifikasi dari aktifitas esensial susunan tiap respon peristiwa penting.
d. Mengembangkan standar pekerja dengan ukuran pekerja sukses dan menceritakan
aktivitas pekerjaan.
2. Skala Penilaian Tingkah Laku
Poin dalam skala penilaian di definisikan dalam riwayat pekerjaan dan masa tingkah
laku. Dasar dari teknik skala penilaian tingkah laku ini dijadikan sebagai orientasi tingkah
laku bagi karyawan dalam suatu Organisasi. Metode Pendekatan Peristiwa Genting dan
penilaian tingkah laku dapat dipergunakan bersama sama dalam menyusun SDM dengan
jalan :
-

Memproses lebih konsisten, lebih baik, lebih subjektif sebagai dasar untuk penilaian

sistematis dari supervisor.

Mereka membantu dalam mengidentifikasi kreteria tingkah laku untuk keputusan

sekleksi.
- Mereka profit objektif tingkah laku sebelum program penelitian.
- Mereka konsisten sekali di program kompetisi.
- Organisasi manajemen karir merupakan fasilitas.
- Taksiran dan potensi individu juga merupakan fasilitas.
3. Position Analysis Questionnaire (PAQ)
Merupakan kuesioner analisis jabatan yang terstruktur terdapat daftar checklist untuk
mengidentifikasi elemen pekerjaan. Terdapat 194 deskripsi yang dievaluasi pada skala yang
ditetapkan.
4. The Hay System
Metode ini cocok untuk pendekatan dalam mengevaluasi dan konvensasi pekerjaan. Ada 3
aspek penafsiran pekerjaan dalam metode ini, yaitu:
a. Bagaimana tahu
b. Jalan keluar
c. Akuntabilitas
C. Metode Menurut US Departement of Labor
1. Functional Job Analysis
Analisis ini merupakan metode dalam bentuk kuantitatif yang menyediakan informasi
tambahan mengenai tugas, tujuan dan latihan yang dibutuhkan. Pendekatan ini melihat
hasil dari pekerjaan yang spesifik dan melihat tugas dari pekerjaan dalam bentuk
pernyataan tugas.
2. Position Analysis Questionnaire (PAQ)

MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 7

Merupakan kuesioner analisis jabatan yang terstruktur terdapat daftar checklist untuk
mengidentifikasi elemen pekerjaan. Terdapat 194 deskripsi yang dievaluasi pada skala yang
ditetapkan.
3. Management Position Description Questionnare
Metode ini dirancang untuk posisi manajemen dengan menggunakan checklist. Metode ini
digunakan untuk mencari kebutuhan-kebutuhan pelatihan yang disiapkan untuk posisi
manajer, untuk mengevaluasi dan menetapkan pekerjaan manajer.
4. Guidelines Oriented Job Analysis
Analisis ini mempengaruhi penyediaan staff dan mewajibkan prosedur yang sistematik pada
klasifikasi pekerjaan tertentu. Digunakan untuk mengembangkan alat seleksi dan
mendokumentasikan kepatuhan terhadap berbagai aturan. Informasi yang diperoleh dari
metode ini yaitu: peralatan dan teknologi, supervise, kontak, kewajiban, pengetahuan,
keterampilan, persyaratan fisik dan persyaratan spesifik.

BAB III
PENUTUP
Kesimpulan

MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 8

Mehami dan mengerti tentang metode dalam analisa jabatan sangatlah penting untuk
pengambilan data. Agar data yang diperoleh mendapatkan validitas yang tinggi sehingga
bila digunakan dalam melakukan analisa jabatan tidak ada kesalahan yang fatal. Terdapat
berbagai macam metode pengumpulan data mulai dari observasi, interview, buku catatan,
kuesionner, dsb. Biasanya perusahaan atau organisasi menggunakan satu atau lebih
metode untuk pengumpulan data dalam menganalisa jabatan.

MAKALAH ANALISA JABATAN METODE ANALISA JABATAN | 9