Nama : Agustina puji lestari

Kelas :X-AP3
No.abs : 03

PENGURUSAN SURAT PENTING DENGAN SISTEM KARTU KENDALI MASUK DAN

KELUAR
1. prosedur pengurusan surat masuk penting sistem kartu kendali
Pengurusan surat amasuk penting dengan sistem kaaartu kendali sebagai berikut:
a. Penerimaan surat
1) Menerima surat masuk melalui unit kearsipan baik melalui kurir pos atau instansi lain
dan menanda tangani surat pengantarnya.
2) Menyortir surat-surat berdasarkan unit yang dituju dan sifat surat,
3) Memeriksa surat-surat dan kelengkapannya,
4) Membubuhi cap tanggal dan waktu diterima pada sampul serta menyertakan kepada
pencatat surat.
b. Pencatat surat, bertugas:
1) Mencatat surat penting ke dalam kartu kendali III ( kolom indeks/subjek, kode dan
pengolah yang tercantum pengarah pad kaartu kendali dapat dikosongkan untuk diisi
oleh pengarah).
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat dengan clep paper dan meneruskan kepada
pengarah.
c. Pengarah /pengandali surat, bertugas:
1) Menerima surat yang telah dilampiri 3 lembar kartu kendali
2) Menentukan arah surat. kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks/ subjek, kode dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengambil kaaartu kendali lembar I (putih) dan disimpan di kotak kartu indeks
yang berfungsi sebagi alat pengendali surat (kartu kendali lembar I ini setelah saaaatu
tahun dijlid).
5) Surat, kartu kendali lembar II daan III (kuning dan merah muda) diteruskan ke unit
pengolah).
d. Unit pengolah
unit pengolah terdiri dari:
1) Tata usaha unit pengolah
2) Pimpinan unit pengoalah
3) Pengolah surat berdasarkan disposisi pimpinan.
1) TU unit pengolah, brtugas:
a) Menerima surat, kartu kendali II dan III (kuning da merah muda) serta
mamarafnya.
b) Kartau kendali II (kuning) setelah diparaf kembalikan kepada pengarah untuk
diteruskan kepada penata arsip.
c) TU unit pengolah melampiri surat tersebut dengan dua lembar disposisi.
d) Menyerahkan surat, kartu kendali III (merah muda) dan dua lembar disposisi surat
kepada pimpinan unit pengolah.
e) Menerima kembali surat, kartu kendali III dan 2 lembar disposisi dari pimpinan
unit pengolah.
f) Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua ditambah surat serta
meneruskan suraaaat da lembar disposisi I kepada pengolah surat.
2) Pimpinan unit pengolah, bertugas:
1) Menerima surat, kaartu kendali III dan dua lembar disposisi serta memberi
disposisi surat tersebut.
2) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III dan dua lembar disposisi kepada TU
unit pengolah. (TU unit pengolah mengambil kartu kendali II dan lemmbamr
disposisi dua serta menyimpannya).
3) Meneruskan surat dan lembar disposisi I kepada pengolah surat.
3) Pengolah

1) Menerima surat dan lembar disposisi I yang telah diparaf pimpinan unit pengolah,
2) Memproses surat menurut isi disposisi,
3) Selesai surat di proses, unit pengolah mengembalikan sura dan lembar disposisi I
ke TU unit pengolah, (TU unit pengolah menerima surat, lembar disposisi I dan
mencocokkan dsengan lembar disposisi II, lembar disposisi I dan II disatukan da
disimpan pada kotak lembar disposisi). sedangakan surat dan kartu kendali III
yang sebelumnya disimpan pada TU unit pengolah diteruskan kepada penata
arsip untuk disimpan. sesbagai gantinnya kartu kendali II yang disimpan pada
penata arsip sebelumnya, diserahkan kembali kepada TU unit pengolah pertanda
surat telah diserahkan.
e. Penata arsip, bertugas:
1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh TU unit pengolah dan disimpan
dikotak KK (sebagai bukti bahwa surat sedang di proses di unit pengolah)
2) Menerima surat yang selesai diproses oleh unit pengolah dari TU unit pengolah
dan menukar kartu kendali II dengan karu kendali III.
3) Menyimpan surat dengan sistem tertentu.
2. Prosedur pengurusan surat keluar penting sistem kartu kendali
Langakah-langkah pekerjaan yang dilakukan dalam pengurusan surat keluar sistem kartu
kendali sebagai berikut:
a. Unit pengolah
1) Kepala tata usaha segera mengonsep surat setelah di setujui oleh pimpinan.
2) Setelah disetujui oleh pimpinan surat itu diketik oleh juru tik sebanyak 2 rangkap
(lembar pertama asli) menggunakan kertas HVS, lembar kedua (tindasan /tembusan
mempergunakan kertas dorslag).
3) Surat yang selesai diketik diperiksa oleh kepala tata usaha. jika terdapat kesalahan
atau kejanggalan harus diketik ulang. sebaliknya jika surat itu telah benar, maka
kepala tata usaha membubuhkan paraf disebelah kiri salam penutup pada lembar
kedua (tindasan) surat itu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
4) Diserahkan kepada pencatat surat.
b. Pencatat suat, bertugas:
1) Menerima dan melampiri surat itu dengan dua lembar kartu kendali dan mengisinnya.
2) Memberi nomor
3) Meneruskan kepada pengarah.
c. Pengarah surat, bertugas:
1) Menerima surat dari pencatat surat
2) Mengisi kolom indeks/subjek, kode pada lembar kartu kendali
3) Mengambil satu lembar kartu kendaliI disimpan pada kotak KK.
4) Meneruskan surat aali, tindasan, kartu kendali II dan III kepada pengirim surat.
d. Pengirim surat (ekspeditur)
1) Menerima dua lembar surat (asli dan tindasan), kartu kendal II dan III
2) Memberi stempel pada lembar asli dan tindasan.
3) Melipat dan memasukkan surat asli ke dalam amplop untuk dikirim.
4) Surat lembar kedua (tindasan) dan kartu kendali III diteruskan kapada tata usaha
pengolah untuk disimpan. sedangkan kartu kandali II ditruskan kepada penata arsip.
e. Penata arsip, bertugas:
1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh unit pengolah dan
menyimpanannya pada kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa tinnnnnndasan surat
masih berbeda di unit pengolah.
2) Jika tindasan surat yang berada di unit pengolah telah in aktif maka tindasan ssurat
dan kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan kartu kendali II yang berada
pada penata arsip dikembalikan kepada unit pengolah sebagai bukti bahw aarsip telah
diserahkan kepada penata arsip di unit kearsipan.
3. Pengurusan surat biasa masuk
Pengurusan suat biasa masuk dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan surat, bertugas:

1) Menerima surat masuk
2) Menyortir surat masuk
3) Membuka dan memeriksa kelengkapannya
4) Membubuhi sap, tanggal, dan waktu pada sampul dan meneruskan kepada pencatat
surat.
b. Pencatat surat, bertugas:
1) Mencatat surat pada 2 lembar pengantar surat biasa
2) Mempersatukan surat dengan 2 lembar pengantar dan meneruskannya kepada unit
pengolah. setelah diparaf, lembar pengantar I dikembalikan kepada pencatat untuk
disimpan.
c. Unit pengolah, bertugas:
1) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap 2
2) Menyimpan lembar pengantar 2
3) Meneruskan surat kepada pimpinan bila diperlukan atau menyerahkan kepada yang
dituju/pengolah.
4. Prosedur pengurusan surat biasa keluar
a. Unit pengolah, bertugas:
1) Mencatat surat biasa keluar dengan menggunakan lembar pengantar rangkap 2
2) Menyatukan surat dengan lembaran pengantar dan meneruskan kepada pencatat surat.
b. Pencatat surat, bertugas:
1) Menerima surat yang telah dilampiri lembar pengantar dari unit pengolah.
2) Memberi stempel dan membubuhkan tanggal pengirim pada tindasan surat, serta
mengembalikan tindasan itu bersama pengantar II kepada pencatat.
3) Menyimpan lembar pengantar I sebagai bukti penyampaian.
4) Memasukkan surat asli ke dalam sampul dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk
dikirim ke alamat yang dituju.
5. Pengurusan surat rahasia masuk
Surat rahasia masuk adalah surat yang bisa diketahui oleh yang tidak berhak dapat merugikan
organisasi, pengurusan surat rahasia menggunakan lembaran pengantar surat rahasia.
Pengurusan surat rahasia masuk dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerima surat
1) Menerima surat rahasia
2) Mengelompokkan menurut bagian yang ada
3) Menyerahkan kepada pencatat dalam keadaan tertutup
b. Pencatat sarat
1) Menerima surat dari penerima surat
2) Mencatat dan melampiri surat rahasia dengan 2 lembaran pengantar surat rahasia
3) Menyerahkan kepada pengarah
c. Pengarah surat
1) Menerima surat beserta 2 lembar pengantar surat rahasia
2) Mengambil satu lembar pengantar dan menyimpannya sebagai bukti bahwa surat
rahasia bberada di unit pengolah
3) Menyerahkan kepada unit pengolah
d. Unit pengolah
1) Menerima surat dari pengarah
2) Memarah lembar pengantar dan menyerahkan lembar pengantar I kepada pengarah
3) Menyimpan surat rahasia dan lembar pengantar I di unit pengolah
6. Pengurusan surat rahasia keluar
Sama halnya dengan pengurusan surat rahasia masuk, pengurusan rahasia keluar juga
menggunakan lembar pengantar.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia sebagai berikut:
a. Surat rahasia dapat diketik sendiri, diberi nomor dan stempel oleh pimpinan unit
pengolah

b.
c.
d.
e.

Masukkan ke dalam sampul

Diberi 2 lembar pengantar
Diteruskan kepada ekspeditur
Setelah diparaf oleh bagian ekspedisi lembar pengantar I diambil kembali oleh unit
pengolah untuk disatukan dengan tindasan dan disimpan di unit pengolah. Sedangkan
lembar pengantar II disimpan pada bagian ekspedisi. Surat yang telah diberi sampul tadi
dikirimkan oleh bagian ekspedisi.