TUGAS SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN METHOD

Disusun oleh:
Adelaide Debora

120110120166

Ahmad Nurzhafra

120110120174

Abdul Harist Muqorrobin

120110120176

Laksmita Dewi

120110120182

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PADJADJARAN
2015

PT Zoya
Information System Service
Phone: 08782575252
Internet: http://zoya.co.id
Intranet: http://zoya.co.id

DATE OF REQUEST
April 1, 2015

REQUEST FOR
INFORMATION
SYSTEM
SERVICES
SERVICE REQUESTED FOR DEPARTMENT(S)
All Zoyas Departments

SUBMITTED BY (key user contact)

Name
Ahmad Nurzhafra
Title Business Analyst, Project Manager
Office1234
Phone
085722726361

EXECUTIVE SPONSOR
Name Reza
Title Vice President,
Member Services
Ofiice G123
Phone 021-1234567

TYPE OF SERVICE REQUESTED

Existing Application
Information Strategy Planning
Enhancement
Business Process Analysis and
Existing Application Maintenance
Redesign
(problem fix)
New Application Development
Not sure
Other (please specify)
___________________________
BRIEF STATEMENT OF PROBLEM, OPPORTUNITY, OR DIRECTIVE (attach additional
documentation as necessary)
Perencanaan informasi strategis dari kelima siklus yang ada pada perusahaan
yang bersangkutan (Sales, production, expenditure, HR and payroll and
reporting) ditujukan kepada member sevices proses bisnis. Dalam analisis yang
telah dilakukan, beberapa masalah dan peluang yang ada mengarahkan pada
sistem yang baru maupun pengembangan sistem yang sudah ada. Berhubungan
dengan sistem informasi yang ada, kualitas dari implementasinya belum
mencapai target dari manajemen, ditambah dengan lini bisnis yang banyak pada
perusahaan. Perbaikan yang dibutuhkan terjadi ditujukan untuk menangani
aktivitas pengendalian internal pada masing-masing siklus. Jadi, dibutuhkan
sistem otomatis dalam mengembangkan sistem yang terintegrasi satu dengan
yang lainnya.
BRIEF STATEMENT OF EXPECTED SOLUTION
Secara keseluruhan, kami merencanakan adanya sistem baru yang mampu
mengintegrasikan seluruh siklus bisnis sehingga dapat meningkatkan efisiensi
dan efektivitas dalam implementasi, yang secara garis besar berbicara tentang
pengendalian internal oleh anggota. Sistem yang baru diharapkan tidak sulit
untuk diterapkan oleh SDM kami sehingga tidak membutuhkan pengeluaran
tambahan. Begitu pula, sistem baru diharapkan dapat digunakan pada teknologi
informasi yang saat ini kami gunakan sesuai dengan perusahaan jasa rancang
dan implementasikan. Hal ini konsisten dengan perencanaaan dalam
menggantikan sistem informasi yang lama dengan rancangan yang baru.
ACTION ( (PT Zoya Use Only)

Feasibility assessment approved

Feasibility assessment waived
Request delayed
Request rejected
Authorized Signatures:
____________________________________
Chair, (PT Zoya) Executive Steering Body

FORM

Assigned to Ahmad
Nurzhafra____
Approved Budget Rp
100.000.000
Start Date ASAP
Deadline
ASAP
Backlogged until date:
__________
Reason: _____________________

____________________________
Project Executive Sponsor
(PT Zoya)-100-RPSS (Last revised April, 2015)

Project

: Revenue Cycle Information System

Project Manager

: Ahmad Nurzhafra

Created By

: Laksmita Dewi Asastani

Last Updated by

: Laksmita Dewi Asastani

Date Created

: 29 March 2015

Date Last Updated

: 30 March 2015

Pernyataan singkat
masalah atau
kesempatan

Urgensi

Visibilitas

1. Informasi pemesanan
yang dilakukan oleh
customer kurang
lengkap.

Segera

2. Kesalahan dalam
pencatatan account
receivable.

Keuntunga
n tahunan

Prioritas

Solusi yang diusulkan

Tinggi

Quick fix

1 bulan

Sedang

New development

3. Memberikan kredit
pada customer
memiliki credit
record buruk.

2 minggu

Sedang

New development

4. Kehilangan uang
setelah ditagih.

2 minggu

Sedang

New development

5. Kurang cepat dalam

memberikan respon.

Segera

Tinggi

New development

Project

: Revenue Cycle Information System

Project Manager

: Ahmad Nurzhafra

Created By

: Laksmita Dewi Asastani

Last Updated by

: Laksmita Dewi Asastani

Date Created

: 29 March 2015

Date Last Updated

: 30 March 2015

Analisis sebab dan akibat

Masalah atau
kesempatan
1. Informasi
pemesanan yang
dilakukan oleh
customer kurang
lengkap.

Tujuan-tujuan perbaikan sistem

Sebab dan akibat

Tujuan sistem

Batasan sistem

1. Menyebabkan
kesalahan
pengiriman dan
ketidakpuasan
customer .
2. Menyebabkan
kemungkinan
pengiriman
inventory yang lebih
murah.

1. Membuat sistem
pencatatan transaksi
yang akurat dan
lengkap
2. Memberikan sistem
peringatan kepada
customer apabila
informasi inquiry yang
diberikan tidak
lengkap.
3. Melakukan training
human error.

Biaya yang digunakan tidak

sedikit untuk implementasi
sistem dan biaya tersebut
dapat dialokasikan untuk
kepentingan lain.

2. Kesalahan dalam
pencatatan
account
receivable.

Adanya human error

pada karyawan
menyebabkan saldo
akun receivable tidak
relevan dan penurunan
pendapatan.

Mencatat account
receivable dengan real time.

Memberikan integrasi
account receivable terhadap
customer .

3. Memberikan
kredit pada
customer
memiliki credit
record buruk.

Tidak adanya
penelusuran histori
terhadap kredit
customer menyebabkan
piutang tidak tertagih.

Mengetahui customer
mana yang berhak
diberikan piutang oleh
perusahaan.

Memberikan early warning

kepada perusahaan.

4. Kehilangan uang
setelah ditagih.

Kurangnya
pengendalian
manajemen
menyebabkan
penurunan aset
perusahaan.

1. Membuat sistem yang

memiliki otorisasi
khusus dalam
pengambilan kas.
2. Dilakukan nya
pemisahan tugas dalam

Biaya yang digunakan tidak

sedikit untuk implementasi
sistem dan biaya tersebut
dapat dialokasikan untuk
kepentingan lain.

pencatatan kas.
5. Kurang cepat
dalam
memberikan
respon.

Kurangnya personil
dalam memberikan
feedback kepada
customer dan sistem
order yang tidak
mendukung
menyebabkan delaynya
order yang dilakukan
oleh customer .

Merespon cepat kepada

customer .

Beralihnya customer ke
kompetitor akibat respon
yang lambat.

Dekomposisi Diagram Revenue Cycle

Revenue
Cycle

1.0

2.0

3.0

4.0

Sales Order
Entity

Shipping

Billing

Cash
Collection

Context Diagram

Customer

Finance
Revenue Cycle

Sales

Pengiriman

Produ
k

Orde
r

Invoic
e

Sales

Produk

Bill
Of
Ladin
Sales
Order
Entity

DFD Level 1 Revenue Cycle

Bukti
Pengirim
an

Entity relationship Diagram (ERD)

Matrix Business Function and Entity

Entity
Business
Function
Sales Order Entity
Shipping
Billing
Cash Collection

Customer

Inventory

Employee

Sales Order

Bill of Lading

V
V
V
V

V
V
V
V

V
V
V
V

V
V

Metadata Revenue Cycle

Customer
Name
Id_customer

Type
Varchar

Length
10

Nama_customer
Alamat_customer
No_telp_customer

Varchar
Varchar
Numeric

35
50
13

Email_customer

Varchar

35

Description
Nomor id
customer
Nama customer
Alamat customer
Nomor telpon
customer yang
bisa dihubungi
Alamat e-mail
customer yang
bisa dihubungi

Inventory
Name
Id_inventory

Type
Varchar

Length
10

Nama_inventory
Kuantitas_inventor
y

Varchar
Numeric

35
3

Jenis_inventory

Varchar

10

Harga_beli

Numeric

10

Harga_jual

Numeric

10

Description
Nomor id
inventory
Nama inventory
Kuantitas
inventory yang
tersedia
Jenis inventory
secara umum
Harga perolehan
inventory
Harga penjualan
inventory

Employee

Name
Id_employee

Type
Varchar

Length
10

Nama_employee
Tanggal_lahir_employ
ee
Alamat_employee

Varchar
Date

35

Varchar

50

No_telp_employee

Numeric

13

Email_employee

Varchar

35

Gaji_employee

Numeric

10

Description
Nomor id
employee
Nama employee
Tanggal lahir
employee
Alamat
employee
Nomor telpon
employee yang
bisa dihubungi
Alamat e-mail
employee yang
bisa dihubungi
Gaji employee
yang sudah
ditetapkan

Sales_order
Name
Id_sales_order

Type
Varchar

Tanggal_sales_order

Date

Nama_inventory
Kuantitas_sales_orde
Name
r
ID_BoL

Varchar
Numeric Type

Tanggal_BoL
Harga_jual
ID_Pegawai

Date
Numeric
Integer

ID_SalesOrder

Length
10

Not null

35
3

Integer

Integer

Description
Nomor id
penjualan
Tanggal
dilakukannya
sales order
Nama inventory
Kuantitas Null
inventory yang
Not null
dijual
Notjual
null
Harga
inventory
Not null

Length
8

10

Entity Relationship Diagram Revenue Cycle ( ERD )

Sales Order

Bill of Lading

Shipping

Billing

Customer

Cash Collection

Project : Expenditure Cycle Information System

Project Manager : Ahmad Nurzhafra

Created By : Abdul Harist M.

Last Updated by : Abdul Harist M.

Date Created : 29 March 2015

Date Last Updated : 30 March 2015

Pernyataan singkat
masalah atau
kesempatan
1

Membeli atau
memesan barang
yang tidak sesuai
dengan spesifikasi
yang dibutuhkan.

Urgensi

Visibilitas

1 minggu

Tinggi

Keuntunga
n tahunan

Prioritas

Solusi yang diusulkan

Quick fix

Vendor yang tidak

kompeten.

1 bulan

Sedang

Quick fix, new

development

Kesalahan dalam
perhitungan.

2 minggu

Tinggi

Quick fix

Kesalahan dalam
penyimpanan.

1 bulan

Sedang

Quick fix, new

development

Project : Expenditure Cycle Information System

Project Manager : Ahmad Nurzhafra

Created By : Abdul Harist M.

Last Updated by : Abdul Harist M.

Date Created : 29 March 2015

Date Last Updated : 30 March 2015

Analisis sebab dan akibat

Masalah atau
kesempatan
1. Membeli atau
memesan barang
yang tidak sesuai
spesifikasi.

2. Vendor yang
tidak kompeten.

Tujuan-tujuan perbaikan sistem

Sebab dan akibat

Tujuan sistem

Batasan sistem

1. Tidak teliti dalam

memesan barang.
2. Pemesanan barang
tidak melalui
otorisasi.

1. Meningkatkan
ketelitian dalam
memesan barang.
2. Mengurangi tingkat
kesalahan pesanan.

Mengurangi tingkat
kesalahan pesanan.

1. Vendor tidak
melalui proses
seleksi yang baik.
2. Kurangnya kontrol
berkala terhadap
vendor dan barang
yang di-supply.

Memeriksa data performa

vendor selama 3 bulan, 6
bulan dan 1 tahun terakhir.

Mengikutsertakan
vendor dalam fit and
proper test.
Memeriksa data
performa vendor secara
berkala.

3. Vendor tidak diikat

denggan kontrak
yang kuat.
3

Kesalahan dalam
perhitungan.

Kesalahan dalam
penyimpanan.

1. Memasukkan entry
yang sama lebih dari
satu kali.
2. Tidak teliti dalam
melakukan entry.
3. Tidak melakukan
verifikasi dokumen
sebelum melakukan
entry.

1. Tidak
mengelompokkan
barang sesuai
jenisnya.
2. Terjadinya
pencurian
persediaan.

Mengurangi kesalahan
dalam perhitungan
kuantitas barang.
Memastikan jumlah
barang yang ada di
penyimpanan sebelum
pemesanan dilakukan.

Mengupdate list jumlah

persediaan barang secara
berkala.

Mengelompokkan
barang sesuai
klasifikasinya.
Mengawasi alur masuk
dan keluar barang di
penyimpanan.

Mengelompokan
barang sesuai waktu
masuknya.
Mengelompokkan
barang sesuai
ukurannya.

Decomposition Diagram Expenditure Cycle

Expenditure
Cycle

1.0
Purchasing

2.0
Receiving and Storing

3.0
Paying

Context Diagram

Vendors

Goods and
services

Inventory
control

Receipt of
goods

I
Invoice

Purchase
orders

Expenditure
cycle

Payme
nts
Receipt of
goods

Revenue Cycle

Purhase

Back
orders

Purchase and
payments
data

General ledger
and reporting
system

DFD level 1: Expenditure Cycle

Purchase
order

Reque
st
Copy of
PO

1.0 Order
Goods

Open Purchase orders

Inventory

Back
orders

Suppliers

Copy of
PO

Suppliers
Goods
and
packing

General Ledger

Inventor
y
Control

Receipt
of
goods

Revenue
cycle

2.0 Receiving
and Storing

Goods
and
receivin
g report

Acounts payable

Inventory
stores
(warehous
e)

Receiving
reports

3.0 Paying
Invoic
es
Paymen
t

Copy of
PO

Matriks Buusiness Function and Entity

entity Vendor

Purchase order

Employee

Inventory

V
V
V

V
V

Business
prcoess
Purchasing
Receiving and storing
Paying

V
V
V

Entity Relationhip Diagram

Puchase

Receiving and Storing

Paying

Project : Human Resources and Payroll Cycle

Information System

Project Manager : Ahmad Nurzhafra

Created By : Ade Laide Debora

Last Updated by : Ade Laide Debora

Date Created : April 1, 2015

Date Last Updated : April 1, 2015

Brief
Statements of
Problem,
Opportunity, or
Directive
1. Database
karywan
tidak diupdate
secara realtime.
2. Akses terbatas
untuk manajer
tertentu yang
dapat
mengakses
database
karyawan.
3. Adanya
pemisahan
fungsi pada
pencatatan,
pembayaran
dan pelaporan
gaji karyawan,
namun
otorisasi
masih belum
jelas.

Priori
ty or
Rank

Proposed
Solution

Rp
50.000.00
0

New development

High

Rp
15.000.00
0

Mediu
m

Unknown

Setelah
pengembangan
sistem database
baru, manajer
diberikan
pelatihan terkait
penggunaan
sistem yang baru.
Quick fix

Urgenc
y

Visibi
lity

Annual
Benefits

ASAP

High

3 bulan

12
bulan

Project : Human Resources and Payroll Cycle

Information System

Project Manager : Ahmad Nurzhafra

Created By : Ade Laide Debora

Last Updated by : Ade Laide Debora

Date Created : April 1, 2015

Date Last Updated : April 1, 2015

Analisis Sebab dan Akibat

Masalah atau
Sebab dan
Peluang
Akibat
1. Database
Jumlah atau data
karywan
karyawan tidak
tidak diakurat (seperti,
update
karyawan yang
secara realtelah keluar tetap
time.
berada di dalam
database)
sehingga
berdampak pada
pencatatan
pembayaran gaji.
2. Akses
Dengan sistem
terbatas
databse yang
untuk
real-time,
manajer
dibutuhkan kontrol
tertentu
terhadap
yang dapat
penggunaannya
mengakses
sehingga
database
database
karyawan.
karyawan tidak
disalahgunakan
oleh pihak tidak
bertanggung
jawab.
3. Adanya
Salah satu bentuk
pemisahan
pengendalian
fungsi pada
internal untuk

Tujuan Perbaikan Sistem

Tujuan Sistem
Batasan Sistem
Menjadikan
database
karyawan lebih
akurat
informasinya.

Memerlukan
pengawasan ketika
perbaruan informasi
database karyawan
sehingga data personal
karyawan tidak bocor.

Menjadikan
database
karyawan lebih
akurat
informasinya dan
terkendali.

Memerlukan pergantian
kode akses atau
semacamnya supaya
tidak dapat dilacak atau
hacking.

Menjadikan siklus
payroll berjalan
tepat sasaran.

Perbaikan SOP mungkin

dapat berakibat culture
shock pada karyawan

pencatatan,
pembayaran
dan
pelaporan
gaji
karyawan,
namun
otorisasi
masih belum
jelas.

menghindari
adanya fraud atas
gaji karyawan.

Dekomposisi Diagram Human Resources & Payroll Cycle

bidang keuangan.

Context Diagram

Data Flow Diagram Level 1

Data Flow Diagram Level 2

Matrix Business Function and Entity

Entity
Business
Function
Update Master Data
Validate Date
Andattendance data
Prepare Payroll
Disburse Payroll
Disburse taxes and
deductions

Employee

Time Sheet

V
V

V
V
V

V
V
V

Deductions

Payroll

Salary

V
V
V

V
V
V

V
V
V

Metadata Human Resources and Payroll Cycle

Employee
Name
Employee_ID
SSN_ID
Name
Position
Telephone
Address
City

Type
Varchar
Varchar
Varchar
varchar
numeric
varchar
varchar

Length
10
20
20
35
13
20
10

Description

Type
Varchar
date
time
ttime
numeric

Length
10
10
2
2
2

Description

Type
Varchar
numeric
numeric
varchar

Length
10
8
8
10

Description

Time sheet
Name
Employee_ID
Date
Time_in
Time_out
Hours

deductions
Name
SSN_ ID
State_income_tax
Fed_income_tax
Social_security

payroll
Name
SSN_ ID
Payroll_ID
Salary_ID
Net_payroll

Type
Varchar
varchar
numeric
Numeric

Length
10
10
8
8

Description

Type
Varchar
numeric
varchar

Length
10
8
10

Description

salary
Name
salary_ ID
Rate_per_hour
Position

Entity Relationship Diagram

Project:
General Ledger
information system
Created by: Ade Laide Debora
Date created:
April 1, 2015

Project manager: Ahmad

Nurzhafra
Last updated by:
Date last updated: April 1, 2015

Brief
Statements of
Problem,
Opportunity, or
Directive
1. Desain
pelaporan
yang belum
mencakup
keselurahan
proses
bisnis.
2. Buku besar
yang tidak
diperbarui
harian.
3. Bukti-bukti
transaksi
yang tidak
diarsip dan
pencatatan
jurnalnya
tidak
terintegrasi.

Visibility

ASAP

Low

Rp
100.000.00
0

Quick fix,
dilanjutkan
dengan
pengembangan
sistem yang
baru.

1 bulan

Med

Rp
30.000.000

New
development

12
bulan

Low

Rp150.000.
000

New
development

Project:
General Ledger
information system
Created by: Ade Laide Debora
Date created:
April 1, 2015
Analisis Sebab dan Akibat
Masalah atau
Sebab dan
Peluang
Akibat
1. Desain
Perusahaan tidak
pelaporan
dapat
yang belum
mengevaluasi
mencakup
kinerja selama
keselurahan
satu periode
proses
sehingga tidak
bisnis.
dapat
menentukan
perbaikan maupun
keputusan yang
berkaitan dengan

Annual
Benefits

Priorit
y or
Rank

Urgenc
y

Proposed
Solution

Project manager: Ahmad

Nurzhafra
Last updated by:
Date last updated: April 1, 2015
Tujuan Perbaikan SIstem
Tujuan Sistem
Batasan Sistem
Mengolah datadata proses bisnis
menjadi informasi
yang relevan dan
berguna bagi
pengambil
keputusan.

Prinsip yang
diterapkan dalam
pelaporan
perusahaan
memiliki
perlakuan khusus,
tidak sama
dengan
perusahaan go
public.

2. Buku besar
yang tidak
diperbarui
harian.

3. Bukti-bukti
transaksi
yang tidak
diarsip dan
pencatatan
jurnalnya
tidak
terintegrasi.

kinerja di periode
selanjutnya.
Lebih baik
dilakukan secara
harian sehingga
mengurangi risiko
tidak tercatat dan
kesalahan lainnya.
Belum
menerapkan siklus
pelaporan yang
baik sehingga
informasi belum
akurat, tidak
dapat diverifikasi
dan andal,
terdapat banyak
kesalahan
pencatatan.

Dekomposisi Diagram Revenue Cycle

Menjadikan buku
besar sebagai
master file yang
andal.

Mencatat semua
transaksi tanpa
terkecuali.

Memerlukan
operator sendiri
dan tenaga
komputerisasi
yang kurang lebih
12 jam non-stop.
Perbaikan SOP
mungkin dapat
berakibat culture
shock pada
karyawan bidang
keuangan dan
pembiayaan
sistem
komputerisasi
yang tidak kecil.

Context Diagram

Data Flow Diagram Level 1

Matrix
Metadata

Entity Relationship Diagram