TATA RUANG KANTOR (LAYOUT)

2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor

Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta
mapu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan,
maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai.
Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan
dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia. Menurut Terry (1966),
layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan an tentang
penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya yang layak.
Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif
b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan
perencanaan layout yang fleksibel.

Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout

organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu :
1. Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa ini penggunaan tim menjadi
andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara
dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan
pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi
dalam perencanaan layout.
2. Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di
rumah atau tempat yang bukan kantor formal. Walaupun kebutuhan akan ruanga
kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang
dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang
mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi
dengan telecommuter harus tetap disediakan.
3. Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapagan
(terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena
hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan.

2.2 Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan
dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan
keuntungan sebagai berikut :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolakbalik yang seharusnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu
dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyakbanyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui
suatu bagian tertentu.

Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai.
Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata
ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :
a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak
yang sependek mungkin
b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
e. Pegawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yagn bersangkutan mendapat kesan yang
baik tentang organisasi
g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktuwaktu diperlukan

Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan
penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :
a. Persyaratan peratutan perundangundangnya dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayananpelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan
lainlain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja

f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara
g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar
h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan
i. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan
j. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu

2.3 Asas Tata Ruang Kantor

Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang
terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya
menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah
beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu
diantaranya ialah :
a. Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan halhal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah
yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang
terpendekpendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang
terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alatalat hendaknya
asas ini dijalankan sejauh mungkin.
b. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan halhal khusus, tata ruang yang baik adalah yang
menempatkan para pegawai dan alatalat kantor menurut rangkaian yang sejalan
dengan uruturutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini
merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu
pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai
selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti bahwa
jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah
proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat
berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U.
c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang
yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar).
Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana
mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai
d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan halhal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah
yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak
memakan biaya yang sangat besar.

2.4 Macam Tata Ruang Kantor

Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu :
1. Tata ruang kantor terpisah
Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagibagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena
disegaja dibauat pemisah buatan
2. Tata ruang kantor yang terbuka
Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

2.5 Konsep Kantor Terbuka

Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain
layout perkantoran adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau
konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya. Konsep kantor konvensional
banyak menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung merefleksikan
struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi. Sedangkan konsep kantor
terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi
hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu
sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing
pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang
diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone
(2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antarpegawai
dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka,
sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga
menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan
dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif.
Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan oleh lebih dari dua
pertiga kantor di dunia dan juga yang menggabungkannya dengan konsep
konvensional (Myerson, 2005). Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada
efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan
gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam
bekerja juga perlu mendapat perhatian. Menurut Quible (2001), ada beberapa factor
yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep ini :
a. Penggunaan dinding permanent yang minim
b. Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work
backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan

c. Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara guna

menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik
apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.
d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.
e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan
kerja kondusif bagi pegawai. Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable
akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.
a. Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih
mudah menampungnya.
b. Kelebihan dan kekurangan
Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :
1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.
2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan
penggunaan ruang yang tersedia.
4. meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan
komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta
meningkatkan kenyamanan mereka.
5. menghemat energi
Kelemahannya konsep ini antara lain :
1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor
2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya
yang cenderung otokratis
3. Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti
departemen administrasi keuangan.
c. Model kantor dengan konsep terbuka
1. Landscape. Konsep ini dikembangkan oleh Quickboner Team dari Jerman dan
mulai diimplementasikan sejak tahun 1960-an dan hingga sekarang digunakan
secara missal di Jerman. Konsep ini merupakan gabungan dua konsep berikut serta
masih menyisakan penempatan tanaman sebagai dekorasi ruangan sehingga
ruangan lebih hidup.

2. Modular workstation Unit. Karakteristik model ini adalah penggunaan komponen

furniture yang menggunakan panel untuk menciptakan ruangan kerja yang
individual.
3. Movable Cluster Workstation Unit. Konsep ini diterapkan dengan
mengelompokkan ruangan kerja menjadi kumpulan panel-panel yang menggunakan
roda bergerak, sehingga pengguna bias bebas bergerak. Model ini menyediakan
fleksibilitas dalam mengubah layout dan mendesain ulang tempat kerja pegawai.

BAB III
LINGKUNGAN ( FISIK ) KANTOR

3.1 Dasar Penentuan Tempat

Dalam pemilihan lokasi kantor/tempat kantor terdapat beberapa faktor yang perlu
dipertimbangkan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Terry (Dalam
Gie 2000) faktorfaktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih tempat/lokasi
kantor ialah :
a. Corak Gedung, termasuk warna gedung, ukuran, reputasi, usia, usia gedung ,
pelayanan yang tersedia
b. Fasilitas gedung yaitu fasilitas fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik
seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar dll
c. Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan para pelanggan,
fasilitas pengakutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dll
d. Biaya . Semua faktor yang menimbulkan biaya tetepi dipertimbangkan biaya
yang minimal
e. Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas
penyewaan (lama penyewaan). Perpindahan kantor sering dilakukan akan
berdampak negatif, terutama pada perusahaaan yang sudah besar.
f. Flexsibelitas ruangan. Meliputi ruang yang memungkinkan pengaturan yang cocok
untuk bermacammacam bagian kantor, ukuran diesign yang cocok untuk tempat
peralatan, mesinmesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya dilakukan
perubahanperubahan terhadap ruang itu sendiri
g. Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapat penerangan alam,
ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup
h. Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah kebersihan udara,
lingkungan dan suara gaduh, karena itu akan dapat menggangu pekerjaan kantor

Dalam melakukan penetuan tata letak kantor diperluakan sebuah perencanaan.

Perencanaan ini sangat penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan
berikutnya. Dan yang jauh lebih penting lagi adalah apakah layout membuat kerja
berlangsung secara efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk
menilai apa yang dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan
informasi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya ke
dalam bentuk layout yang aktual. Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang
harus diperhatikan, antara lain :
a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan
mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna
pengoptimalan kinerja mereka. Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah
hendaknya perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas
sehingga layout mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam
beradaptasi dengan lingkungan.
b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan
informasi dan tugas secara horizontal atau vertical terutama sangat diperlukan
dalam perancangan layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang efisien akan
menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga
akan mengeliminasi backtracking maupun crisscrossing pekerjaan.
c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi
akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal
ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai dilevel yang sama dan
membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area
yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di
masa depan.
e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan
untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat
membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan
yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya.
f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya
bedasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan
penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara
mereka.
g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor private akan
menunjukkan prestisse dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata
masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada
pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih murah.
h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan ruangan minimum
yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan

dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar

dibandingkan yang tidak.
i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi
pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus
dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat.
j. Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat diaktakan bahwa investasi perusahaan
dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, dimana hubungan positif
dari keduanya sangat dibutuhkan.

3.2 Prinsip layout yang efektif

Menurut Martinez (1990) dan Quible (2001), ada beberapa prinsip yang harus
diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain :
1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus
kerja
2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan
meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtacking.
3. Pegawai maupun tim, kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan
dalam area yang berdekatan
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan public harus ditempatkan
berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan
diruang kerja yang suasananya lebih tenang.
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan
khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien
dari pekerja.
9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruang kecil yang tertutup.
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi AC, kelembaban dan kontrol
suara
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

3.3 Area khusus

Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout
perkantoran, yaitu :
a. Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama
terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif
dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan
berpengaruh pada kinerja perusahaan..Pegawai sebagai pelanggan internal
perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas
meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang yang
representative.
b. Ruang konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan
tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat
yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan
ruang kantor sehingga keberadaanya ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika
perusahaan menggunakan kantor yang menggunakan konsep ruang kantor terbuka.
c. Ruang computer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena
harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardwere
serta software yang dibeli aman serta dapat bermanfaat sebagaimana mestinya..
dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat proyeksi kebutuhan akan
computer dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan.
d. Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika
perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu
sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu
gedung, bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor. Umumnya terdiri dari tiga
area :
i. Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat dan diteruskan pada area
seleksi.
ii. Area seleksi, di mana surat dipilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak
yang dituju.
iii. Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya distempel, diberi nomor, dan
sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.
e. Ruang panggandaan. Ruang ini biasanya dipakai untuk layanan fotokopy dan
printer dengan kecepatan tinggi. Sebaiknya terletak di tempat yang bias diakses
oleh mayoritas pengguna layanan ini.
f. Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak
dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di
pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengaksesnya.

3.4 Meyiapkan Tata Ruang Kantor

Setelah menyelesaikan riset dan analisis, manajer administrasi disarankan untuk
membuat model hasil analisis dan rekomendasi perancangan ruang kantor. Model

yang telah dibuat dapat dikomunikasikan kepada pegawai yang akan

menggunakan, apakah desain kantor baru tersebut dapat ditrerima oleh pegawai
yang dimaksud dan saran apa yang dapat diakomodasikan dalam perancangan
ruang kantor tersebut. Hal ini sesuai dengan saran Brydone (2002), bahwa
perancangan ruang kantor baru harus mendapatkan tanggapan yang positif dari
pegawai yang akan menempati ruangan tersebut. Langkah pertama adalah
melakukan penskalaan dan letak setiap peralatan serta furniture yang
menggunakan skala yang sama. Ada beberapa alat yang bisa digunakan :
a. Templates.
Terdiri atas versi skala kecil dari furniture dan peralatan kantor yang biasanya
terbuat dari plastic atau kertas.
b. Cutouts
Terbuat dari kertas maupun plastic yang dilekatkan, juga merupakan versi skala
kecil furniture dan peralatan kantor.
c. Plastic Models.
Versi kecil dari furniture dan peralatan kantor yang berupa model tiga dimensi yang
dapat diletakkan di lantai perencanaan.
d. Magnetic Boaard.
Yang terdiri dari model yang bermagnet dan biasa dilekatkan di papan
perencanaan..
e. Computer Aided Desain(CAD)
Penggunaan program computer (CAD) dalam membuat layout kantor yang
memungkinkan tampilan tiga dimensi kantor. CAD semakin memudahkan diskusi
yang dilakukan antara desainer, kontraktor, dan manajer kantor yang melakukan
perencanaan dan pembangunan kantor perusahaan. Kita juga bias membuat kantor
secara virtual dengan bantuan game computer, misalnya Simulations dengan
gambar.

3.5 Standar Ruang Kantor

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan
diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai
contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang undang mengenai
kantor (THE OFFICE ACT) yagn antara lain menetapkan prsayratan atau stadar yang
harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus
menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C =
61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang
perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta
terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang
basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran
kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan
untuk tangan, dan bagianbagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane
memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban

berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan
pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus
disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari
3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib
Demikianlah sekedar contoh mengenai beberapa ketat dan lengkap persyaratan
minimum yang harus dipenuhi oleh suatu kantor di negara maju saat ini.

3.6 Faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor

Selain standart ruang kantor tersebut pula hal penting yang mempengaruhi efesinsi
dalam pekerjaan perkantoran akan diuraikan lebih lanjut.
1. Cahaya.
Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah
efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat,
sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidak beresan
perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau
gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.
Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampulampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam
ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur
penerangan dalam suatu kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu
a. Cahaya langsung seperti lampu-lampu
b. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
c. Cahaya setengah tak langsung
d. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak
langsung karena akan memelihara kesejukan mata.
2. Warna

Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk

memperbesar efisiensi kerja pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi
keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan
alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan
terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang
mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3 warna pokok
yaitu:merah, kuning dan biru.
a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat
menimbulkan emosi
b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan
syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira
c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan,
keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan
otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran
yaitu :
88% warna putih
88% campuran warna putih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya
pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan
sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan
produktivitas diperlukan warna putih.
3. Udara.
Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan
stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila
tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan dapat
ditingkatkan dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat
dikurangi dan pada beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik,
sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan .
Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat
yaitu :
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
4. Suara

Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya
dipaerhatikan letak alat alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar
yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dindingnya dipakai lapisan
penyerap suara. Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobanglobang.
Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik dibawahnya diberi
alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang
dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara
mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat
jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga
tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya.
Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi
kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa
lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan
kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.

3.7 Perpindahan Kantor

Suatu ruang kantor sebaiknya tidak merupakan suatu benda mati yang tidak dapat
diubah lagi. Apabila suatu saat nanti suatu tata ruang ternyata masih dapat
diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak raguragu untuk menyempurnakan.
Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap tata ruang kantor,
misalnya setiap tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan
mengenai kantor / organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu saat terjadi
perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap kantor itu, peninjauan kembali
merupakan keharusan.
Halhal yang umumnya mengharuskan perpidahan kantor ialah :
a. penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan
b. penambahan atau penggatian perabot kantor atau alat alat kerja lainnya
c. perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan
d. penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang
bersangkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya.
BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Pada sebagian besar organisasi, manejer mempunyai kecenderungan lebih banyak
kemampuan daripada karyawan lain untuk merencanakan dan merancang layout.
Alasan ini dikarenakan manajer lebih akrab dengan banyak faktor yang harus
dipertimbangkan dalam proses perencanaan dan desain. Tidak ada karyawan lain

yang mungkin seakrab itu dengan pola aliran kerja dan proses komunikasi
organisasi secara luas.
Proyek layout melibatkan lebih dari sekedar meletakkan fitur dan peralatan pada
area yang disediakan. Perusahaan yang mengaggap bahwa proyek layout hanya
sekedar mengatur furnitur dan peralatan akan menyadari bahwa hasilnya tidak
seperti yang diharapkan. Satu satunya cara untuk memperbaiki adalah dengan
memperhatikan faktor lain yang mempengaruhi layout kantor dan membuat
perubahan yang diperlukan. Kecuali, manajer itu mempunyai latihan mendesain
layout kantor secara dalam, manajer sebaiknya berkonsultasi demgam orang yang
mempunyai keahlian di bidang tersebut. Biaya konsultasi mungkin akan lebih
efisien dan menghasilkan layout yang lebih efektif sejak awal. Dibandingkan dengan
layout yang dikembangkan dengan proses percobaan yang lama.
Pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki membuat manajer layak dan mampu
membantu perusahaan dalam mendesain lingkungan yang efektif. Tidak hanya
karyawan yang mungkin lebih akrab dengan komponen dasar lingkungan yang
efektif. Pada banyak instansi, lingkungan tempat mereka bekerja akan berpengaruh
lebih banyak dari pada layout tempat mereka. Kecuali beberapa elemen dasar
manajemen, lingkungan kerja akan berpegnaruh cukup besar terhadap tingkat
produktivitas karyawan dibandingkan faktor lainnya.
Lingkungan yang efektif adalah lingkungan yang seimbang, dalam arti
meningkatkan 1 elemen lingkungan sedangkan elemen yang lain mengecewakan
akan membuat hasil tidak sesuai dengan karyawan yang diharapkan. Untuk itu,
pemahaman dan pengertian akan kebutuahn fisik dan psikologi karywaan, yang
dapat dipenuhi dengan penciptaan lingkungan kerja yang kondusif, akan membantu
pegawai mencapai tingkat produktivitas yang diinginkan.