Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai.
Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata
ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :
a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak
yang sependek mungkin
b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
e. Pegawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yagn bersangkutan mendapat kesan yang
baik tentang organisasi
g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktuwaktu diperlukan
Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan
penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :
a. Persyaratan peratutan perundangundangnya dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayananpelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan
lainlain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
BAB III
LINGKUNGAN ( FISIK ) KANTOR
Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout
perkantoran, yaitu :
a. Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama
terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif
dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan
berpengaruh pada kinerja perusahaan..Pegawai sebagai pelanggan internal
perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas
meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang yang
representative.
b. Ruang konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan
tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat
yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan
ruang kantor sehingga keberadaanya ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika
perusahaan menggunakan kantor yang menggunakan konsep ruang kantor terbuka.
c. Ruang computer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena
harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardwere
serta software yang dibeli aman serta dapat bermanfaat sebagaimana mestinya..
dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat proyeksi kebutuhan akan
computer dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan.
d. Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika
perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu
sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu
gedung, bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor. Umumnya terdiri dari tiga
area :
i. Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat dan diteruskan pada area
seleksi.
ii. Area seleksi, di mana surat dipilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak
yang dituju.
iii. Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya distempel, diberi nomor, dan
sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.
e. Ruang panggandaan. Ruang ini biasanya dipakai untuk layanan fotokopy dan
printer dengan kecepatan tinggi. Sebaiknya terletak di tempat yang bias diakses
oleh mayoritas pengguna layanan ini.
f. Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak
dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di
pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengaksesnya.
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus
menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C =
61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang
perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta
terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang
basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran
kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan
untuk tangan, dan bagianbagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane
memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya
dipaerhatikan letak alat alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar
yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dindingnya dipakai lapisan
penyerap suara. Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobanglobang.
Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik dibawahnya diberi
alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang
dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara
mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat
jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga
tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya.
Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi
kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa
lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan
kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.
4.1 Kesimpulan
Pada sebagian besar organisasi, manejer mempunyai kecenderungan lebih banyak
kemampuan daripada karyawan lain untuk merencanakan dan merancang layout.
Alasan ini dikarenakan manajer lebih akrab dengan banyak faktor yang harus
dipertimbangkan dalam proses perencanaan dan desain. Tidak ada karyawan lain
yang mungkin seakrab itu dengan pola aliran kerja dan proses komunikasi
organisasi secara luas.
Proyek layout melibatkan lebih dari sekedar meletakkan fitur dan peralatan pada
area yang disediakan. Perusahaan yang mengaggap bahwa proyek layout hanya
sekedar mengatur furnitur dan peralatan akan menyadari bahwa hasilnya tidak
seperti yang diharapkan. Satu satunya cara untuk memperbaiki adalah dengan
memperhatikan faktor lain yang mempengaruhi layout kantor dan membuat
perubahan yang diperlukan. Kecuali, manajer itu mempunyai latihan mendesain
layout kantor secara dalam, manajer sebaiknya berkonsultasi demgam orang yang
mempunyai keahlian di bidang tersebut. Biaya konsultasi mungkin akan lebih
efisien dan menghasilkan layout yang lebih efektif sejak awal. Dibandingkan dengan
layout yang dikembangkan dengan proses percobaan yang lama.
Pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki membuat manajer layak dan mampu
membantu perusahaan dalam mendesain lingkungan yang efektif. Tidak hanya
karyawan yang mungkin lebih akrab dengan komponen dasar lingkungan yang
efektif. Pada banyak instansi, lingkungan tempat mereka bekerja akan berpengaruh
lebih banyak dari pada layout tempat mereka. Kecuali beberapa elemen dasar
manajemen, lingkungan kerja akan berpegnaruh cukup besar terhadap tingkat
produktivitas karyawan dibandingkan faktor lainnya.
Lingkungan yang efektif adalah lingkungan yang seimbang, dalam arti
meningkatkan 1 elemen lingkungan sedangkan elemen yang lain mengecewakan
akan membuat hasil tidak sesuai dengan karyawan yang diharapkan. Untuk itu,
pemahaman dan pengertian akan kebutuahn fisik dan psikologi karywaan, yang
dapat dipenuhi dengan penciptaan lingkungan kerja yang kondusif, akan membantu
pegawai mencapai tingkat produktivitas yang diinginkan.