0712500024

Gisela Arti Petranella Katuuk (SI)

Sistem Informasi Akuntansi (Kel. KU)
Production Cycle (Siklus Produksi)
PT. Total Solution

PT. Total Solution merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang distribusi
hardware yang menjual peralatan -peralatan komputer, seperti PC, jaringan dan software yang
dibentuk pada tanggal 28 Agustus 1991 di kota Yogyakarta.
Awalnya perusahaan ini berdiri dalam bentuk FIRMA yang didirikan oleh Bapak
Ahmad Setiawan sebagai manajer produk penghasil kosmetik yang bekerja sama dengan Bapak
Bisma Nur Zaman yang bertugas sebagai manajer pemasaran pada perusahaan yang sama.
namun setelah diamati ternyata perusahaan distribusi yang sejenis sangatlah berperan
penting dalam melayani toko-toko kecil yang tidak mampu untuk memperoleh diskon dari
sejumlah pabrik-pabrik, maka kedua pemilik perusahaan ini memulai usaha di bidang peralatan
komputer pada tahun 1994, dengan memberikan masing-masing kontribusi modal yang sama dan
membagi laba yang sama besar.
Perusahaan tersebut membeli barang dari berbagai supplier dalam partai besar. Sejumlah
barang-barang di perusahaan tersebut dikemas dan didistribusikan ke sejumlah retailer seluruh
wilayah DIY dan Jawa Tengah.
Bagian penerimaan biasanya langsung menerima barang-barang kiriman dari pabrik
supplier dalam bentuk paket yang terdiri atas 24 unit secara rutin, seperti small tool dan suku
cadang untuk kebutuhan reparasi computer di perusahaan tersebut.
Setelah itu, semua barang yang telah dibeli disimpan oleh bagian gudang untuk kemudian
dilakukan pengepakan sebelum dikirim ke pelanggan. Jumlah barang yang keluar dari gudang
hanya dapat berlangsung pada saat adanya suatu pemesanan dari pelanggan (customer).
Barang yang telah sesuai dengan pesanan pelanggan (customer) selanjutnya akan
dilakukan proses pengepakan sesuai spesifikasi pelanggan oleh bagian pengepakan. Semua
jumlah barang yang keluar dari pabrik harus melalui bagian pengiriman untuk dibuatkan dahulu
laporan pengiriman atas semua barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan (customer).

Untuk proses pengiriman barang perusahaan menyediakan armada mobil, truk dan
container untuk melakukan proses penjualan, namun sebelumnya mobil yang digunakan
diservice dahulu oleh pegawai bagian bengkel. Semua mobil dan alat-alat forklit serta alat-alat
yang lain yang diservice di bagian ini.
Jumlah karyawan yang ada di perusahaan tersebut saat ini telah berjumlah 140 pegawai.
Semua pekerja pabrik akan diawasi oleh bagian supervisor. Para pekerja pabrik akan dibayar
berdasarkan jam kerja yang telah diatur juga oleh supervisor.
Setiap staff dibagian penjualan dalam perusahaan tersebut diwajibkan harus mengunjungi
para pelanggan (customer) seminggu sekali. Setiap adanya pemesan pasti selalu diberikan
katalog oleh bagian pemasaran, sehingga pelanggan (customer) dapat langsung melakukan
pemesanan ke kantor administrasi.
Order dari pelanggan langsung diterima oleh staff penjualan yang selanjutnya akan
memasukkan order pelanggan dengan melakukan update secara online untuk dapat menghasilkan
laporan transaksi penjualan kepada setiap pelanggan (customer). Semua penjualan dalam
perusahaan tersebut dilakukan secara cash atau kredit.
Setiap transaksi penjualan manajer penjualan akan mencetak laporan penjualan dan
diberikan pengesahan kepada setiap pelanggan (customer). Selanjutnya, manajer kredit akan
memberikan tanda bukti kepada pelanggan yang melanggar batas kredit dan menunda proses
pengolahan faktur. Bila order penjualan yang diinginkan mencapai target, maka pengolahan
order penjualan dapat dilanjutkan.
Namun, apabila terdapat kesalahan jumlah pemesanan barang bagian persediaan barang
perlu membuat koreksi, kemudian mengambil kembali persediaan barang di gudang yang
dipesan dan mengirimkan barang dan faktur ke bagian pengepakan, artinya barang yang dipesan
bisa dipenuhi dalam sekali kirim, tetapi bila barang yang dipesan tidak ada dalam persediaan di
gudang penyimpanan, maka pelanggan diminta untuk memesan dilain waktu.
Setelah melakukan pemesanan pelanggan (customer) mengisi kuitansi yang diberikan
oleh staff bagian pengepakkan untuk diserahkan ke bagian pengiriman. Saat barang dikirim
pelanggan (customer), staff bagian pengiriman barang perlu menyertakan formulir stock request
copy sebagai packing slip.
Selanjutnya staff pengiriman memasukkan data stock request copy untuk dapat
menghasilkan laporan pengiriman (bill of lading) dan meng-update seluruh data bahwa proses
order barang yang dipesan oleh pelanggan (customer) telah berhasil dikirimkan sesuai
permintaan waktu pengiriman barang.

Bagian akuntan di perusahaan tersebut setiap harinya wajib memproses laporan item-item
barang yang telah dikirim dan mengirimkan faktur asli kepada pelanggan (customer). Setelah itu,
akan di-update secara otomatis data-data penjualan dan data pelanggan yang memiliki hutang.
Data tersebut diperlukan agar pada saat waktu pemberian kredit telah melebihi batas waktu akan
segera dilakukan proses penagihan kepada pelanggan (customer).
Intinya setiap transaksi dapat berlangsung atau dilakukan setelah di otorisasi oleh
masing-masing bagian yang memiliki wewenang, karena setiap transaksi telah melalui prosedur
pencatatan yang sesuai dan tepat. Suatu prosedur dapat dikatakan sesuai apabila dapat menjamin
bahwa hasil pencatatannya akan mempunyai tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi.
Setiap barang yang telah dipesan oleh pelanggan (customer) diperiksa lebih dahulu
apakah mengalami kerusakan atau layak untuk dikirimkan ke alamat pelanggan (customer). Tapi,
jika ada kerusakan dari fisik barang yang akan dikirim barang tersebut langsung ditukar dengan
persediaan barang lainnya yang disimpan di dalam gudang penyimpanan.
Pada perusahaan tersebut juga masih mengandalkan sistem pencatatan Formulir
Pemesanan secara manual yang sangat memiliki peran penting. Formulir Pemesanan yang
dilakukan secara manual tersebut dapat berfungsi sebagai media perekam data setiap transaksi
yang terjadi sekaligus sebagai media pemberian otorisasi.