Analisis Beban Kerja Metoda Ilyas (Workload Analysis)

Senin, 02 Mei 2011

Menghitung beban kerja unit organisasi yang padat karya merupakan suatu hal yang
penting tapi sekaligus juga sangat sulit. Banyak para manager personel maupun manager Unit
kesulitan ketika ditanya: Berapakah beban kerja personel untuk menghasilkan produk atau
jasa utama dan penunjang di unit saudara? Metoda ilmiah yang telah dikembangkan para
ahli seperti: Work Sampling dan Time and Motion Study sebenarnya dapat menghasilkan hasil
yang akurat. Masalahnya, pada metoda ini dibutuhkan tenaga ahli, pengamat yang banyak
dan waktu yang panjang. Hal ini membawa konsekwensi terhadap biaya dan biasanya harus
dilaksanakan oleh pihak lain seperti: kosultan dan lembaga riset. Pihak manajemen rumah
sakit akan kesulitan untuk melaksanakan metoda ini sendiri karena kesulitan instrumen dan
pelaksanaan penelitiannya sendiri. Disamping itu, adanya kemungkinan bias karena faktor
personel menghitung beban kerja sendiri. Pada metoda daily log yang mencatat dan
menghitung beban kerja sendiri sangat diragukan akurasinya sehingga dari aspek validitas
dan reabilitas sulit dipakai sebagai ruujukan beban kerja pegawai.

Untuk menjawab pertanyaan ini Metoda Ilyas memberikan alternatif solusi yang akurat
dan mudah diterapkan. Metoda ini dapat menghitung beban kerja personel dengan cepat
dengan tingkat akurasi yang tinggi sehingga menghasilkan informasi yang dapat dipercaya
untuk pengambilan keputusan manajemen.

Metoda Ilyas memberikan solusi terbaik untuk menghitung kebutuhan personel

organisasi dengan mudah, murah, cepat dan tepat. Secara ilmiah hasil perhitungan kebutuhan
personel dengan Metoda Ilyas memiliki tingkat validitas dan reabilitas yang tinggi dan telah
diuji coba baik oleh sejumlah institusi dengan hasil yang dapat dipercaya oleh manajemen
organisasi. Disamping itu, Metoda Ilyas juga telah digunakan oleh sejumlah mahasiswa
Pascasarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia sebagai metoda menghitung
SDM dalam Tesis mereka untuk meraih gelar Master Ilmu Kesehatan Masyarakat dan Master
Administrasi Rumah Sakit.

Apakah Dasar Pemikiran Metoda Ilyas?

Menghitung kebutuhan SDM pada dasarnya adalah mengetahui secara benar beban
kerja setiap unit atau setiap personel di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja di setiap
unit organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari pelaku
ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri. Informasi yang didapatkan dari pelaku ahli yang
telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali akan dapat memberikan informasi dengan akurat
waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap unit produk atau jasa. Metoda Ilyas
menggunakan pendekatan demand. Artinya, metoda ini menghitung beban kerja yang harus
dikerjakan atas dasar permintaan untuk menghasilkan unit produk atau jasa per waktu yang
dibutuhkan. Dengan demikian, beban kerja tergantung juga volume transaksi bisnis yang
harus dilakukan oleh setiap tenaga kerja atau unit organisasi.

Sebagai contoh: seorang perawat rumah sakit mempunyai sejumlah transaksi bisnis
memandikan pasien setiap hari 2 kali sebanyak 10 orang dan membutuhkan waktu 20 menit
untuk sekali kegiatan. Dengan demikian beban kerja memandikan pasien = 2 x 20 menit x10
orang = 400 menit/hari.

Apakah komponen metoda Ilyas?

Untuk menghitung beban kerja personel organisasi dibutuhkan informasi yang akurat
tentang hal berikut:
a. Kejelasan transaksi bisnis utama atau penunjang setiap personel dan unit organisasi.
b. Kejelasan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi bisnis utama atau penunjang
c. Jenis dan jumlah transaksi bisnis per hari, per minggu, per bulan atau per tahun
d. Jumlah jam kerja efektif (produktif) per hari pada organisasi
e. Jumlah hari kerja efektif dalam setahun organisasi

Untuk memudahkan menghitung beban kerja; sebaiknya dibuat matrix beban kerja unit
yang memasukkan semua jenis kegiatan yang dilakukan unit RS untuk menghasilkan produk
atau jasa unit. Dengan merinci setiap transaksi bisnis pada unit RS maka akan dihasilkan
beban kerja perhari dalam satuan waktu menit atau jam dar unit tersebut. Bila pekerjaan
bersifat mingguan maka beban kerja per hari dibagi hari kerja RS. Sebagai contoh: rapat

mingguan unit selama 2 jam ( 120 menit) per minggu, maka beban harian rapat tersebut
adalah 120 menit : 5 hari per minggu = 24 menit/hari. Demikian juga, bila pekerjaan bersifat
bulanan maka beban kerja harian tersebut dibagi dengan 22 hari kerja per bulan. Sebagai
contoh: rapat bulanan 3 jam (180 menit), maka beban harian adalah 180 menit : 22 hari =
8,18 menit/hari.

Matrix Transaksi Bisnis Unit Keperawatan RS

No

Transaksi bisnis

Waktu

Volume

Beban

Transaksi

Transaksi kerja/hari

Membuat Resume asuhan keperwatan

10 mnt

20 pasien 200 mnt

Menyuluh pasien

15 mnt

10 pasien 150 mnt

Memandikan pasien

20 mnt

20 pasien 400 mnt

Memberikan obat pada pasien

2 mnt

20 pasien 40 mnt

Mendampingi Visite dokter

10 mnt

20 pasien 200 mnt

dll

--

--

--

Bagaimana formula hitung beban kerja metoda Ilyas?

Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab
pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak
terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam
satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat
dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut:

Beban kerja /hari = B.K i-j = J T x W.T

B.K i-j = Jenis Beban Kerja
J.T. = Jumlah Transaksi per hari
W.T.= Waktu( menit atau jam) untuk setiap jenis Transaksi

Diposkan oleh PRIDE TRANS YASINDO di 10:32

Label: Beban Kerj